Erwartungen managen (Damit sie nicht Sie managen)

Lernen Sie Strategien für das Erwartungsmanagement am Arbeitsplatz als Führungskraft und Angestellter; Außerdem Tipps zum Umgang mit Enttäuschungen.

Klare Erwartungen können zu Höchstleistungen bei der Arbeit führen. Doch allzu oft sind Erwartungen unklar oder werden nicht erfüllt, was zu Enttäuschungen führt. Vielleicht haben Sie eine Beförderung nicht erhalten, nicht das Büro mit dem tollen Tageslicht bekommen oder den Vertrag mit einem neuen Kunden nicht gewonnen.

In diesem Artikel werden wir alle Möglichkeiten besprechen, wie Sie Erwartungen managen können. Lesen Sie den Abschnitt, den Sie gerade am dringendsten benötigen:

• Erwartungsmanagement am Arbeitsplatz
• Die Erwartungen anderer managen
• Mitarbeitererwartungen festlegen und managen
• Erwartungen in Beziehungen managen

Egal, in welchem Bereich Sie Hilfe benötigen, es ist wichtig, in der Kommunikation so klar wie möglich zu sein. Verwenden Sie wann immer möglich dieses Konzept:

Kommunizieren Sie nach der „SMART“-Formel (Spezifisch, Messbar, Erreichbar, Realistisch und Terminiert).

• Spezifisch: Als Team müssen wir unsere Kaltakquise-Anrufe um 20 % steigern, um die Quote zu erfüllen.
• Messbar: Ich wünsche mir mehr Hilfe im Haushalt. Können wir jeden Abend einen Timer auf 15 Minuten stellen, um so viel wie möglich im Haus aufzuräumen?
• Erreichbar: Unsere anderen Verkäufer machen durchschnittlich 40 Anrufe pro Monat, und ihre Konversionsrate ist höher. Das können wir absolut auch schaffen!
• Relevant: Ich weiß, dein Ziel ist es, mehr neue Dinge auszuprobieren. Lass uns vornehmen, jede Woche in 1 neues Restaurant zu gehen.
• Terminiert: Lass uns in einem Monat darüber sprechen.

Erwartungsmanagement am Arbeitsplatz

Es liegt auf der Hand, dass das Management von Erwartungen am Arbeitsplatz viele Vorteile bietet, darunter eine bessere Kommunikation in Teams und eine höhere Produktivität.

Tun Sie dies:

• Seien Sie klar in Ihren Erwartungen. Sagen Sie, was Sie brauchen, und sagen Sie es freundlich.
• Überkommunizieren Sie. Sprechen Sie oft darüber, was funktioniert und wo es Verbesserungspotenzial gibt.

Falls angemessen, lassen Sie eine schriftliche Zusammenfassung des Gesprächs folgen. Manche Menschen lernen durch Hören, andere durch Lesen. Das Nachbereiten eines Gesprächs deckt beides ab.

• Seien Sie offen für Kompromisse. Wenn Sie helfen wollen und können, aber nicht auf die spezifische Weise, um die Sie gebeten wurden, überlegen Sie, was Sie stattdessen tun können.
• Managen Sie die Erwartungen an sich selbst. Wenn Sie dazu neigen, hart zu sich selbst zu sein, arbeiten Sie an Ihrem Selbstmitgefühl. Seien Sie nachsichtig mit sich selbst, wenn Sie Fehler machen.

Lassen Sie das:

• Dinge persönlich nehmen. Wenn es zu einer Fehlkommunikation kommt, geht es meistens nicht um Sie. Bitten Sie um Klärung, damit die Situation gütlich gelöst werden kann.
• Annahmen treffen. Niemand kann wissen, was der andere denkt, und wenn Annahmen getroffen werden, stehen oft beide Parteien schlecht da.
• Überstürzt reagieren. Manchmal ist die beste Reaktion, innezuhalten. Wenn ein Gespräch hitzig wird oder Ihre „Knöpfe drückt“, fragen Sie, ob Sie darüber nachdenken können. Kühlen Sie sich ab und kommen Sie dann auf die Person zurück – das führt zu einem besseren Ergebnis für beide Seiten.

Auf der grundlegendsten Ebene möchte jeder Mitarbeiter die Details der körperlichen und geistigen Anforderungen, die Bürokultur und potenzielle Stressfaktoren kennen. Sie möchten wissen, was in ihrer Stellenbeschreibung steht, aber auch, was die unausgesprochenen Erwartungen sind.

Eine Gallup-Arbeitsplatzstudie untersuchte 12 verschiedene Bedürfnisse von Mitarbeitern, und „zu wissen, was von ihnen bei der Arbeit erwartet wird“, stand ganz oben auf der Liste. Genauer gesagt ergab die Studie, dass nur jeder zweite Mitarbeiter voll und ganz zustimmte, zu wissen, was von ihm bei der Arbeit erwartet wird. Weiter hieß es, dass Unternehmen durch eine Erhöhung dieses Verhältnisses auf acht von zehn eine Reduzierung der Fluktuation um 22 %, eine Verringerung der Sicherheitsvorfälle um 29 % und eine Steigerung der Produktivität um 10 % erreichen könnten.

Wenn Erwartungen klar sind, sind Mitarbeiter zufriedener, engagierter und bleiben eher im Unternehmen. Die Arbeitsmoral steigt und das gesamte Arbeitsumfeld ist produktiver. Es ist ein offensichtlicher Weg, das Unternehmen zu verbessern, ohne einen Cent auszugeben.

Klare Erwartungen zu haben, bewirkt außerdem:

• Baut Vertrauen zwischen Manager und Mitarbeiter auf

Wenn eine Führungskraft klare Erwartungen formuliert, baut dies Verbindung und Vertrauen auf. Laut einer Studie der Harvard Business Review geben 58 % der Menschen an, dass sie Fremden mehr vertrauen als ihrem eigenen Chef. Das ist nicht gut für die Zusammenarbeit, die Mitarbeiterbindung und die Produktivität. Daher ist es für den Geschäftserfolg entscheidend, Zeit in das Festlegen und Bekräftigen von Erwartungen zu investieren.

• Unterstützt das persönliche Wohlbefinden

Zu verstehen, was andere von Ihnen erwarten – Kollegen, Manager, Kunden oder Lieferanten –, kann Stress reduzieren und das allgemeine mentale Wohlbefinden verbessern, indem Unklarheiten und Unbekannte verringert werden. Wäre es nicht besser, die mentale Energie für die Aufgabe aufzuwenden, anstatt sich zu fragen, ob sie überhaupt wichtig ist?

• Inspiriert zu einem Wachstumsdenken (Growth Mindset)

Über Erwartungen zu kommunizieren, ist etwas, das die meisten Menschen nicht vorgelebt bekommen haben, aber das bedeutet nicht, dass man es nicht verbessern kann. Die Bereitschaft zu lernen zeigt ein Wachstumsdenken, bei dem man glaubt, dass man seine Fähigkeiten durch harte Arbeit und Engagement entwickeln und steigern kann. Menschen mit einem Wachstumsdenken sind tendenziell glücklicher, erfolgreicher und erfüllter. Erfahren Sie mehr über diese Möglichkeit zur Selbstverbesserung in The Growth Mindset: How to Learn.

• Verfeinert Ihre Fähigkeiten

Das Setzen und Managen angemessener Erwartungen ist eine Fähigkeit, die auf exzellenter Kommunikation basiert, ebenso wie das souveräne Geben und Empfangen von Feedback. Das Üben mit Kollegen, Managern und Teammitgliedern hilft Ihnen, weiter zu wachsen und Ihre Fähigkeiten sowie Ihre Position innerhalb des Unternehmens auszubauen.

• Schafft Verantwortlichkeit

Zu wissen, wohin die Reise geht, schafft Standards und Kennzahlen für Sie selbst und Ihr Team, um die Unternehmensziele zu erreichen. Wenn alle mit dem gleichen Verständnis der Aufgaben und Zeitpläne handeln, steigen Zusammenarbeit und Produktivität, was zu besseren Ergebnissen führt.

Die Erwartungen anderer managen (als Mitarbeiter)

Es ist eine Herausforderung, die Erwartungen anderer zu managen, insbesondere bei der Arbeit. Schließlich erledigen Sie Aufgaben, um Ihr Gehalt zu erhalten, und es ist angemessen, dass Ihr Manager Leistungserwartungen in Schlüsselbereichen hat.

Aber manchmal – egal, ob Ihr Chef fragt, ob Sie ein weiteres großes Projekt übernehmen können, oder der Kollege erwartet, dass Sie jeden Tag mit ihm Mittagessen gehen – können sich Erwartungen (ob ausgesprochen oder wahrgenommen) wie zu viel anfühlen.

Wie Sie die Erwartungen eines Vorgesetzten managen, unterscheidet sich wahrscheinlich von denen eines Kollegen. Es erfordert Ihr bestes Urteilsvermögen und eine klare Kommunikation, um das richtige Gleichgewicht zwischen Ehrlichkeit und Integrität zu finden, ohne Ihr Wohlbefinden oder Ihre Werte zu gefährden.

1. Sie können Klärungsfragen stellen.

Nachdem Sie die Bitte gehört haben, ist es angemessen, nach weiteren Informationen zu fragen, bevor Sie entscheiden, wie Sie reagieren. Nachdem Sie wiederholt haben, was Sie gehört haben, und bestätigt haben, dass es korrekt ist, können Sie weitere Fragen stellen:

• Bis wann muss es fertig sein?
• Wie dringlich ist es?
• Wer muss konsultiert oder in das Projekt einbezogen werden?
• Was genau ist das Ergebnis (Deliverable)?
• Gibt es Flexibilität bei der Vorgehensweise?
• Was genau benötigen Sie?

Drei großartige Formulierungen zur Klärung sind:

• Um klarzustellen…
• Nur zur Verdeutlichung…
• Was Sie meiner Meinung nach fragen, ist…

2. Sie müssen nicht zu allem Ja sagen, um sympathisch zu sein.

Es ist natürlich, dass man von anderen gemocht werden möchte. Und manchmal fühlt es sich so an, als müsste man sich „für das Team opfern“. Aber laut einer UCLA-Studie sind Aufrichtigkeit, Transparenz und die Fähigkeit zum Verständnis die wichtigsten Adjektive (von mehr als 500), die mit Sympathie in Verbindung gebracht werden. Sie können aufrichtig und transparent sein und eine Bitte ablehnen.

Sie könnten zum Beispiel sagen:

• Es tut mir leid, das passt gerade nicht bei mir. Kann ich Ihnen helfen, eine andere Lösung zu finden?
• Ich würde gerne helfen, aber ich habe gerade eine wichtige Deadline. Bitte lassen Sie mich wissen, wenn sich diese Gelegenheit das nächste Mal ergibt. Wenn es in meinen Zeitplan passt, unterstütze ich Sie gerne.
• Oh, ich wünschte, ich könnte, aber mein Partner zieht mich immer damit auf, dass ich nicht Nein sagen kann. Wir haben eine Wette laufen, ob ich es einen Monat lang schaffe, nichts Neues in meinen Zeitplan aufzunehmen – und ich will gewinnen!
• Ich bin sicher, das Theaterprogramm Ihres Kindes wird wunderbar, aber ich bin dieses Wochenende leider nicht abkömmlich.
• Ich würde die Geburtstagsfeier des Kollegen gerne unterstützen, aber ich bin nicht wirklich ein Bäcker. Kann ich stattdessen Einweggeschirr mitbringen?
• Fantasy Football klingt lustig, aber ich kann einen Quarterback nicht von einem Cornerback unterscheiden. Aber wenn der nächste epische Fantasy-Film herauskommt, bin ich voll dabei.

Wenn Sie ehrlich zu den Menschen sind, werden sie auch echter zu Ihnen sein. Erfahren Sie wie, indem Sie Be More Likable Using These 5 Science-Backed Strategies lesen, und vielleicht hören Sie dann öfter die drei schönsten Worte: „Ich mag dich!“

3. Sie müssen nicht sofort antworten.

Auch wenn Sie sich vielleicht gezwungen fühlen, sofort zu antworten, ist es akzeptabel, um Bedenkzeit zu bitten. Die Bitte um zusätzliche Zeit und Informationen zeigt, dass Sie die Sache ernsthaft in Erwägung ziehen und prüfen wollen, was Sie bereits zu tun haben. Es ist besser, eine fundierte Antwort zu geben als eine schnelle, die das Projekt gefährden oder dazu führen könnte, dass Sie die Leistung nicht erbringen können.

Beispiel-Skript: Danke, dass Sie mich gefragt haben, ob ich dieses Projekt übernehmen kann. Ich würde Ihnen gerne bis morgen Abend Bescheid geben, nachdem ich die Gelegenheit hatte, meine aktuelle Arbeitsbelastung zu prüfen und mögliche Probleme zu identifizieren. Wäre das für Sie in Ordnung?

4. Sie können einen Kompromiss finden.

Anstatt Nein zu sagen, finden Sie vielleicht einen Weg für einen Kompromiss