職場で建設的なフィードバックを与えるための8つのコツ（スクリプト付き）
Science of People
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前向きで励みになるフィードバックの対話を行う方法を学びましょう。これら8つのコツを実践すれば、職場でのフィードバックのプロになれるはずです。
フィードバックをするのは怖いものです。上手に伝えるのは難しいかもしれませんし、対立につながる可能性もあります。
しかし、研究[^1]によれば、職場での対立を受け入れることは、チームビルディングを促進し、革新的なアイデアを生み出し、批判的思考スキルを向上させることが示唆されています。
フィードバックを上手に伝える方法を学ぶ価値は十分にあります。それによってチームとの距離が縮まり、職場文化が改善され、業務の効率化にもつながります。
この記事では、相手が受け入れやすい形でフィードバックを伝えるための（マネージャーと従業員の両方に役立つ）8つの重要なステップをご紹介します。
あなたもすぐにフィードバックのプロになれるはずです！
フィードバックのショートカット・ステップ
すぐに使えるフィードバックの台本が必要な場合は、こちらを試してみてください。
- 事前にフィードバックのためのミーティングを依頼する
- 相手への心からの感謝を伝えることから始める
- 状況について事実に基づいて話す
- 自分やチームにどのような影響を与えたかを共有する
- 相手に共感する
- 一緒に解決策をブレインストーミングする
台本の例：
「タミーさん、一緒に確認したいフィードバックがあります。今日この後、少し話す時間はありますか？…
まず、このプロジェクトに注いでくれたすべての努力に感謝しています。とても思慮深い仕事をしてくれましたね。それは皆も気づいていますよ…
ただ、プロジェクトの提出が締め切りから3日遅れたことについてお話ししたいんです…
その結果、業務が滞り、他のチームメンバーにストレスがかかってしまいました。また、クライアントからの評価にも影響するかもしれません…
タミーさんが多くの仕事を抱え、多くの時間を割いてくれていたことは理解しています。
提出が遅れた原因は何だったのか、そして一緒に解決策を考えられないかと思っています。どう思いますか？」
では、各ステップをもう少し詳しく見ていきましょう。
事前にフィードバックの内容を明確にする
フィードバックの会話に臨む前に、なぜそれを行うのかを明確に理解しておくことが重要です。ある行動がチームに不快な影響を与えたからでしょうか？それとも、誰かのキャリアを前進させるための改善の余地に気づいたからでしょうか？
フィードバックの背後にある「なぜ」を考えたら、何を言うかを練習しておくことも役立ちます。リハーサルをすることで、考えが整理され、自分でも気づかなかった隠れた感情が見えてくることがあります。
アクションステップ1： なぜこのフィードバックを伝えたいのかを考えます。以下のような理由が考えられます。
- 相手がより良いパフォーマンスを発揮できる方法に気づいた
- 相手の行動が自分に否定的な影響を与えている
- 解消すべき人間関係の対立がある
- 相手にとっての専門能力開発の機会を見つけた
- 相手がプロジェクトでミスをした
アクションステップ2： 実際の会話の前に、フィルターを通さずに言いたいことをすべて口に出して練習してみましょう。
先延ばしにしない
フィードバックは早ければ早いほど良いです。ある研究グループ[^2]は、出来事の直後にフィードバックを共有するのが最善であることを発見しました。
待ちすぎると、特定の出来事が曖昧になり、言及しにくくなってしまいます。
迅速な対応は、望ましくない行動やパフォーマンスの問題の再発を防ぎ、より早い調整と改善につながります。
また、マネージャーとしてタイムリーなフィードバックを行うことは、従業員に対して、彼らの仕事がリアルタイムで注目され、評価されていることを示すことになります。
アクションステップ： 伝えたいフィードバックがあるのに、タイミングを待っていませんか？今すぐ相手に、明日少し話す時間があるか尋ねるメールを送ることを検討してください。
フィードバックを伝えやすい安全な環境を作る
フィードバックのための安全で協力的な雰囲気を作ることは、何を言うかだけでなく、どのように、どこで言うかも重要です。
フィードバックの周囲に安全な環境を作れば作るほど、相手に受け入れられやすくなり、相手が反発を感じる可能性も低くなります。
安全な環境作りには、主に3つの要素があります。
- 事前に予告する。 不意打ちでフィードバックを受けると、相手はそれを受け入れる心の準備ができていないかもしれません。事前に伝えておくことで、驚きを取り除き、会話のための心の準備をさせることができます。
- プライバシー。 個室などのプライベートな空間は機密性を確保し、相手の感情を尊重していることを示します。これにより、威圧感を軽減できます。
- 時間的なゆとり。 急かされたフィードバックセッションは、軽視されているように感じさせ、不必要な時間的ストレスを与えます。意味のある会話をするための十分なスペースを確保しましょう。
使えるフレーズ：
- 「昨年の目標を一緒に振り返る時間がほしいのですが、いつが良いですか？」
- 「プロジェクトが終わったので、振り返りのミーティングをして感想を共有しませんか？」
- 「先日の会議で気になったことがあり、共有したいと思っています。今週、短いミーティングの時間はありますか？」
プロのヒント： フィードバックを伝える際、相手に心の準備をさせるには2つの方法があります。
- 時間を設定する。 フィードバックのためのミーティングを計画する方法です。例えば、「ジム、共有したいフィードバックがあるんだけど、明日話す時間はありますか？」といったメールを送ります。
- 同意を得る。 すでにミーティング中で、その場でリアルタイムのフィードバックを伝えたい場合は、「今、一つフィードバックしたいことに気づいたのですが、今聞いてもらえますか？」と言ってみましょう。
舞台が整ったら、次のステップで実際の会話を進めます。ほとんどの会話は直線的ではないため、以下のステップを何度も行き来することになるかもしれません。
状況を事実に基づいて説明する
フィードバックを伝えるときは、具体的な例や何が起こったかの具体的な描写に基づいて話すと効果的です。事実から始めることで、相手を責めたり非難したりすることなく、何が起こったのかについて共通の認識を持つことができます。
例えば、「いつも会議に遅れていますね」と言う代わりに、「直近3回のチームミーティングに15分遅れて参加されましたね」と言うことができます。
何が事実として起こったかから始めることで、フィードバックは個人攻撃ではなく、対処すべき行動に関するものになります。
特定の行動に焦点を当てることで、受け手は攻撃されていると感じることなく特定の問題を把握でき、フィードバックを受け入れて改善に取り組むことが容易になります。
プロのヒント： フィードバックを共有するとき、その出来事を教科書に載っている出来事のように描写できますか？
- いつ起こったか？
- どこで起こったか？
- 具体的に何が起こったか？
使えるフレーズ：
- 「今日の会議で、私のレポートを共有する時間がないとおっしゃった時のことについてお話ししたいです。」
- 「合意した締め切りから3日遅れて提出されたプロジェクトについてお話ししたいです。」
- 「クライアントの前であなたとサムが対立した時のことについてお話ししたいです。」
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影響を共有する
このステップでは、相手の行動が自分、チーム、またはプロジェクトにどのような影響を与えたかを明確に伝えます。
使えるフレーズ：
- 「レポートを発表できなかったとき、多くの時間を費やしていたので、がっかりしました。」
- 「締め切りに間に合わなかったことで、チームは残業を余儀なくされ、全員のワークライフバランスに影響が出ました。」
- 「あの対立によって、クライアントからの信頼を失った可能性があり、今後のパートナーシップに影響するかもしれません。」
これらの影響を強調することで、受け手は自分の行動がもたらす広範な意味と、なぜこの会話が重要なのかを理解できるようになります。
さらに、個人の行動を大きな成果に結びつけることで、フィードバックはより意味のあるものになります。従業員が自分の仕事を、チーム全体の成功や課題という文脈で捉えるきっかけにもなります。
プロのヒント： フィードバックを伝える際、関連する以下の影響を共有してください。
- その行動があなたに与えた影響 例：「会議で私のアイデアを却下されたとき、落胆しました。」
- その行動がチームに与えた影響 例：「タスクが終わらなかったことで、他のメンバーが残業しなければなりませんでした。」
- その行動がプロジェクトに与えた影響 例：「マイルストーンを逃したことでプロジェクトが遅れ、顧客の目には私たちの評判が下がってしまいました。」
建設的なフィードバックも大切ですが、ポジティブなフィードバックを共有することも忘れないでください！研究[^3]によれば、仕事のストレスが高いとき、同僚にポジティブなフィードバックを伝えることで、相手の創造性を引き出す助けになることが示されています。
相手の経験を理解する
自分の意見を伝えたら、次は相手の話を聞き、理解し、共感する番です。
相手は防御的になったり、言い訳をしたり、口を閉ざしたりするかもしれません。しかし、あなたが相手の経験に共感すればするほど、相手は理解されていると感じ、一緒に変化を模索することに前向きになります。
このような傾聴は、相手の思考プロセスや潜在的な障害についての貴重な洞察を与えるだけでなく、あなたが相手の経験を大切に思っているというサインにもなります。
使えるフレーズ：
フィードバックを伝えた後のどこかのタイミングで、以下の質問を投げかけてみてください。
- 「今の話を聞いて、どう感じますか？」
- 「あなたの視点からは、どのような状況でしたか？」
- 「あなたの状況をよりよく理解するために、私が知っておくべきことはありますか？」
一緒に解決策をブレインストーミングする
このアプローチでは、相手と同じチームになり、一緒に状況を見つめます。これにより、非難のニュアンスが減り、より協力的になります。
例えば、改善すべき点を指摘した後、「この問題にどう取り組めばいいか、何か考えはありますか？」と尋ねることができます。
このような質問は、相手が自分自身の成長プロセスの積極的な参加者になるよう促します。
このアプローチは、フィードバックの送り手と受け手の関係を強化することもできます。上下関係からパートナーシップへとダイナミクスが変化し、双方が最善の道を見つけることに投資するようになります。
使えるフレーズ：
対話の中で、「一緒に解決策をいくつか考えてみませんか？」と尋ねてみましょう。
フォローアップ
フォローアップは、フィードバックのプロセスにおいて重要でありながら、見落とされがちな側面です。フィードバックを伝えて終わりにするのではなく、それが具体的な改善につながっているかを確認するために、再度連絡を取ることが役立ちます。
フォローアップとは、会話を再開するために将来のミーティングをスケジュールすることかもしれませんし、アクションプランがどう進んでいるかカジュアルに確認することかもしれません。
問題に関心を持ち続けることは、あなたが相手の成長に心から関心を持っていることを示します。
マネージャーとしては、進捗を認め、必要に応じて戦略を調整する機会になります。双方が問題を認識していても、最初の改善の試みがうまくいかなかったかもしれません。その場合は、一緒に再検討し、ブレインストーミングを続けましょう。
フィードバック項目を継続的に把握しておくことで、責任感も生まれます。フィードバックは、散発的で孤立した会話ではなく、その人との関係に統合されたものになります。
アクションステップ： フィードバックの会話から2週間後のカレンダーに、相手の様子を確認する（
