8 Tipps, um am Arbeitsplatz konstruktives Feedback zu geben (mit Skripten)

Lernen Sie, ein positives und ermutigendes Feedbackgespräch zu führen. Diese 8 Tipps machen Sie zu einem Feedback-Profi an Ihrem Arbeitsplatz.

Feedback zu geben ist beängstigend. Es kann schwierig sein, es taktvoll zu vermitteln. Und es könnte zu Konflikten führen.

Untersuchungen legen jedoch nahe¹, dass die Akzeptanz von Konflikten am Arbeitsplatz die Teambildung fördern, innovative Ideen anstoßen und die Fähigkeiten zum kritischen Denken verbessern kann.

Es lohnt sich zu lernen, wie man Feedback gut gibt. Es kann dazu führen, dass Sie sich Ihrem Team näher fühlen, Ihre Arbeitskultur verbessern und die Abläufe effizienter gestalten.

In diesem Artikel gehen wir die 8 entscheidenden Schritte durch (für Manager und Mitarbeiter), um Feedback so zu vermitteln, dass die andere Person es annehmen kann.

Sie werden in kürzester Zeit ein Feedback-Profi sein!

Feedback-Abkürzungsschritte

Wenn Sie ein schnelles Skript benötigen, um Feedback zu geben, versuchen Sie es hiermit:

• Fragen Sie im Voraus nach einem Termin für ein Feedback-Gespräch.
• Beginnen Sie mit einer aufrichtigen Wertschätzung für die andere Person.
• Sprechen Sie sachlich über die Situation.
• Teilen Sie mit, wie es sich auf Sie oder das Team ausgewirkt hat.
• Empathieren Sie mit der Person.
• Entwickeln Sie gemeinsam Lösungen.

Hier ist ein Beispielskript:

“Hallo Tammy, ich habe ein Feedback, das ich gerne mit dir durchgehen würde. Hast du später heute ein paar Minuten Zeit für ein Gespräch?…

Zuerst möchte ich all die Mühe anerkennen, die du in das Projekt gesteckt hast. Du hast sehr gründliche Arbeit geleistet, und das ist nicht unbemerkt geblieben…

Ich möchte nur darüber sprechen, dass du das Projekt 3 Tage nach der Frist abgegeben hast…

Das hat zu einem Rückstau und Stress für andere Teammitglieder geführt und könnte beeinflussen, wie unser Kunde uns wahrnimmt…

Ich verstehe, dass du viel zu tun hattest und viel zusätzliche Zeit investiert hast.

Und ich frage mich, was zu der verspäteten Lieferung geführt hat und ob wir gemeinsam Lösungen finden können. Was denkst du?”

Lassen Sie uns nun die Schritte etwas detaillierter durchgehen.

Werden Sie sich im Vorfeld über Ihr Feedback klar

Bevor Sie in das Feedback-Gespräch gehen, ist es entscheidend, ein klares Verständnis davon zu haben, warum Sie es geben. Liegt es daran, dass eine Handlung unangenehme Auswirkungen auf das Team hatte? Oder haben Sie einen potenziellen Verbesserungsbereich bemerkt, der die Karriere von jemandem vorantreiben könnte?

Sobald Sie über das „Warum“ hinter Ihrem Feedback nachgedacht haben, ist es auch hilfreich zu üben, was Sie sagen werden. Ein Probelauf kann helfen, Ihre Gedanken zu klären und verborgene Gefühle aufzudecken, derer Sie sich nicht bewusst waren.

Aktionsschritt 1: Reflektieren Sie, warum Sie dieses Feedback geben möchten. Es könnte einer der folgenden Gründe sein:

• Sie haben bemerkt, wie die Person ihre Leistung verbessern könnte.
• Ihre Handlungen wirken sich negativ auf Sie aus.
• Es gibt einen zwischenmenschlichen Konflikt zu klären.
• Sie haben eine berufliche Entwicklungschance für die Person entdeckt.
• Die Person hat bei einem Projekt einen Fehler gemacht.

Aktionsschritt 2: Üben Sie, alles, was Sie sagen wollen, ohne Filter auszusprechen, bevor Sie das eigentliche Gespräch führen.

Schieben Sie es nicht auf

Je zeitnaher das Feedback, desto besser. Diese Gruppe von Forschern² fand heraus, dass es besser ist, Ihr Feedback so bald wie möglich nach dem Vorfall zu teilen.

Wenn Sie zu lange warten, kann das spezifische Ereignis verschwimmen und schwer zu referenzieren sein.

Ein prompter Ansatz hilft auch, das Wiederauftreten von unerwünschtem Verhalten oder Leistungsproblemen zu verhindern, was zu schnelleren Anpassungen und Verbesserungen führt.

Und als Manager zeigt zeitnahes Feedback Ihren Mitarbeitern, dass ihre Arbeit in Echtzeit wahrgenommen und geschätzt wird.

Aktionsschritt: Haben Sie Feedback zu geben, warten aber auf den richtigen Zeitpunkt? Erwägen Sie, der anderen Partei jetzt eine E-Mail zu senden und zu fragen, ob sie morgen Zeit für ein kurzes Gespräch hat.

Schaffen Sie Sicherheit rund um das Feedback

Eine sichere und unterstützende Atmosphäre für Feedback zu schaffen, hängt nicht nur davon ab, was Sie sagen, sondern auch wie und wo Sie es sagen.

Je sicherer die Umgebung ist, die Sie um Ihr Feedback herum schaffen können, desto wahrscheinlicher ist es, dass es ankommt, und desto unwahrscheinlicher ist es, dass die andere Person in eine Abwehrhaltung gerät.

Die Schaffung einer sicheren Umgebung hängt von drei Hauptfaktoren ab:

1. Geben Sie Bescheid. Wenn jemand von Feedback überrumpelt wird, ist er möglicherweise nicht in der richtigen Verfassung, um es anzunehmen. Ein präventiver Ansatz nimmt das Überraschungsmoment und lässt die Person sich mental auf das Gespräch vorbereiten.
2. Privatsphäre. Ein privater Raum gewährleistet Vertraulichkeit und zeigt Respekt vor den Gefühlen der Person, was die Erfahrung weniger einschüchternd macht.
3. Zeitlicher Spielraum. Eine überstürzte Feedback-Sitzung kann abwertend wirken, unnötigen Zeitstress erzeugen und bietet möglicherweise nicht genug Raum für ein bedeutungsvolles Gespräch.

Verwendbare Skripte:

• “Ich würde mich gerne zusammensetzen und die Ziele des letzten Jahres gemeinsam durchgehen. Wann passt es dir gut?”
• “Da wir mit dem Projekt fertig sind, habe ich mich gefragt, ob du dich für eine Nachbesprechung treffen möchtest, um Reflexionen auszutauschen.”
• “In der Besprechung neulich ist etwas aufgekommen, das ich gerne mit dir teilen würde. Hast du diese Woche Zeit für ein kurzes Treffen?”

Profi-Tipp: Wenn Sie Feedback zu geben haben, gibt es zwei Möglichkeiten, Bescheid zu geben und die andere Person vorzubereiten.

1. Planen Sie eine Zeit ein. Ein Weg ist, ein Treffen rund um das Feedback zu planen. Zum Beispiel könnten Sie eine E-Mail schreiben: „Hey Jim, ich habe ein Feedback, das ich gerne mit dir teilen würde, und ich habe mich gefragt, ob du offen für ein Treffen morgen wärst, um darüber zu sprechen?“
2. Holen Sie die Zustimmung ein. Oder wenn Sie bereits in einem Meeting sind und bemerken, dass Sie in diesem Moment ein Echtzeit-Feedback geben möchten, könnten Sie sagen: „Mir ist gerade aufgefallen, dass ich ein Feedback habe, das ich gerne mit dir teilen würde. Bist du offen dafür, es jetzt zu hören?“

Nun, da die Bühne bereitet ist, helfen Ihnen die nächsten Schritte, das eigentliche Gespräch zu führen. Bedenken Sie, dass die meisten Gespräche nicht linear verlaufen und Sie möglicherweise mehrmals zwischen den folgenden Schritten wechseln.

Beschreiben Sie die Situation sachlich

Wenn Sie Feedback geben, ist es hilfreich, Ihre Punkte an spezifischen Beispielen und konkreten Beschreibungen dessen, was passiert ist, zu verankern. Wenn Sie mit den Fakten beginnen, beschuldigen oder bezichtigen Sie niemanden. Sie bringen sich beide nur auf den gleichen Stand darüber, was passiert ist.

Anstatt zum Beispiel zu sagen: „Du kommst immer zu spät zu Meetings“, könnten Sie sagen: „Mir ist aufgefallen, dass du bei den letzten drei Team-Meetings 15 Minuten zu spät gekommen bist.“

Mit dem zu beginnen, was faktisch passiert ist, macht das Feedback weniger persönlich und konzentriert sich mehr auf das Verhalten, das angesprochen werden muss.

Die Konzentration auf das spezifische Verhalten ermöglicht es dem Empfänger, das Problem zu sehen, ohne sich angegriffen zu fühlen, was es ihm erleichtert, das Feedback anzunehmen und daran zu arbeiten.

Profi-Tipp: Können Sie das Ereignis beim Teilen Ihres Feedbacks so beschreiben, wie ein Ereignis in einem Lehrbuch?

• Wann ist es passiert?
• Wo ist es passiert?
• Was genau ist passiert?

Verwendbare Skripte:

• “Ich wollte über den Moment im heutigen Meeting sprechen, als du sagtest, es sei keine Zeit für mich, meinen Bericht vorzustellen.”
• “Ich wollte das Projekt ansprechen, das du 3 Tage nach der vereinbarten Frist abgegeben hast.”
• “Ich wollte über den Moment sprechen, als du und Sam vor dem Kunden in einen Konflikt geraten seid.”

Teilen Sie die Auswirkungen mit

In diesem Schritt geht es darum, klar zu artikulieren, wie sich die Handlungen der Person auf Sie, das Team oder das Projekt ausgewirkt haben.

Verwendbares Skript:

• “Als ich meinen Bericht nicht präsentieren konnte, war ich enttäuscht, weil ich so viel Zeit investiert habe.”
• “Durch das Verpassen der Frist musste das Team Überstunden machen, was die Work-Life-Balance aller beeinträchtigt hat.”
• “Als ihr in den Konflikt geraten seid, könnte das dazu geführt haben, dass der Kunde das Vertrauen in uns verliert, was unsere Partnerschaft in Zukunft beeinträchtigen könnte.”

Das Hervorheben dieser Auswirkungen hilft dem Empfänger, die größeren Zusammenhänge seines Handelns zu verstehen und zu begreifen, warum dies ein wichtiges Gespräch ist.

Zudem wird Feedback bedeutungsvoller, wenn individuelle Handlungen mit größeren Ergebnissen verknüpft werden. Es kann Mitarbeiter dazu ermutigen, ihre Arbeit im Kontext des kollektiven Erfolgs und der Herausforderungen des Teams zu sehen.

Profi-Tipp: Teilen Sie beim Geben von Feedback alle relevanten Auswirkungen mit:

• Wie sich das Verhalten auf Sie ausgewirkt hat

Z.B.: „Als du meine Idee im Meeting abgetan hast, fühlte ich mich niedergeschlagen.“

• Wie sich das Verhalten auf das Team ausgewirkt hat

Z.B.: „Als du deine Aufgabe nicht erledigt hast, musste der Rest des Teams Überstunden machen.“

• Wie sich das Verhalten auf das Projekt ausgewirkt hat

Z.B.: „Als du den Meilenstein verpasst hast, verspätete sich das Projekt, und das hat unserem Ruf in den Augen des Kunden geschadet.“

Während konstruktives Feedback hilfreich ist, denken Sie auch daran, positives Feedback zu geben! Studien legen nahe³, dass das Geben von positivem Feedback an Kollegen bei hohem Arbeitsstress helfen kann, mehr Kreativität freizusetzen.

Verstehen Sie deren Erfahrung

Sobald Sie Ihren Teil mitgeteilt haben, ist es Zeit zuzuhören, zu verstehen und sich einzufühlen.

Die Person könnte defensiv werden, das Bedürfnis verspüren, sich zu erklären, oder sich verschließen. Aber je mehr Sie sich in ihre Erfahrung einfühlen können, desto mehr wird sie sich verstanden fühlen und offen dafür sein, gemeinsam nach Veränderungen zu suchen.

Diese Art des Zuhörens liefert nicht nur wertvolle Einblicke in Denkprozesse und potenzielle Hindernisse, sondern signalisiert auch, dass Ihnen die Erfahrung der Person wichtig ist.

Verwendbare Skripte:

Versuchen Sie, an einem Punkt nach Ihrem Feedback eine der folgenden Fragen zu stellen:

• “Wie kommt das alles bei dir an?”
• “Wie war die Erfahrung aus deiner Sicht?”
• “Was wäre für mich hilfreich zu wissen, um deine Sicht der Situation besser zu verstehen?”

Entwickeln Sie gemeinsam Lösungen

Dieser Ansatz sieht vor, dass Sie sich mit der anderen Person in ein Team begeben und die Situation gemeinsam betrachten. Das macht es weniger vorwurfsvoll und kollaborativer.

Nachdem Sie beispielsweise einen Verbesserungsbereich aufgezeigt haben, könnten Sie fragen: „Was sind deine Gedanken dazu, wie wir dieses Problem angehen können?“

Fragen wie diese laden die andere Person ein, ein aktiver Teilnehmer an ihrem eigenen Entwicklungsprozess zu sein.

Dieser Ansatz kann auch die Beziehung zwischen dem Feedbackgeber und dem Feedbackempfänger stärken. Er verschiebt die Dynamik von einer hierarchischen zu einer partnerschaftlich orientierten, bei der beide Parteien daran interessiert sind, den besten Weg nach vorne zu finden.

Verwendbares Skript:

Stellen Sie an einem Punkt im offenen Dialog die Frage: „Wollen wir gemeinsam ein paar mögliche Lösungen brainstormen?“.

Nachfassen

Das Nachfassen ist ein kritischer, aber oft übersehener Aspekt des Feedback-Prozesses. Anstatt Feedback zu geben und zur Tagesordnung überzugehen, kann es hilfreich sein, noch einmal nachzuhaken, um sicherzustellen, dass das Feedback zu einer spürbaren Verbesserung führt.

Nachfassen könnte bedeuten, ein zukünftiges Treffen zu vereinbaren, um das Gespräch erneut aufzugreifen, oder es könnte ein informelles Nachfragen sein, um zu sehen, wie es mit dem Aktionsplan läuft.

Mit dem Thema in Kontakt zu bleiben, zeigt auch, dass Sie wirklich an der Entwicklung der Person interessiert sind.

Als Manager bietet es die Gelegenheit, Fortschritte anzuerkennen und Strategien bei Bedarf anzupassen. Vielleicht sind Sie sich beide des Problems bewusst, aber der erste Versuch der Besserung hat nichts bewirkt. Sie können es gemeinsam erneut aufgreifen und weiter brainstormen.

Am Feedback-Thema dranzubleiben, schafft auch Verbindlichkeit. So ist Feedback kein sporadisches, isoliertes Gespräch, sondern etwas, das in Ihre Beziehung zu dieser Person integriert ist.

Aktionsschritt: Tragen Sie zwei Wochen nach Ihrem Feedback-Gespräch einen Termin in Ihren Kalender ein, um (formell oder informell) bei der anderen Person nachzufragen, wie es läuft.

Gutes Feedback zu geben, ist eine entscheidende berufliche Fähigkeit. Es gibt jedoch noch einige andere Schlüsselkompetenzen, die Sie Ihrem beruflichen Werkzeugkasten hinzufügen sollten. Wenn Sie daran interessiert sind zu erfahren, wie Sie Ihre berufliche Laufbahn vorantreiben können, könnte dieses kostenlose Training für Sie interessant sein:

6 Bonus-Tipps für Führungskräfte zur Schaffung einer Feedback-Kultur

Feedback ist viel einfacher zu geben, wenn in Ihrer Unternehmenskultur Feedback fest verankert ist. Wenn dies nicht der Fall ist, könnte es jedes Mal, wenn Sie versuchen, jemandem Feedback anzubieten, als Überraschung empfunden werden oder unerwünscht sein.

Bedenken Sie außerdem, dass 70 % der Unterschiede⁴ beim Mitarbeiterengagement am Arbeitsplatz mit dem Verhalten ihres Managers zusammenhängen. Ihr Handeln hat eine enorme Auswirkung. Die Schaffung einer offenen und transparenten Arbeitskultur kann Ihrem Team helfen, sich engagierter und glücklicher bei der Arbeit zu fühlen.

Wenn Sie ein Manager oder Unternehmensleiter sind und eine Feedback-Kultur in Ihrem Unternehmen schaffen wollen, beachten Sie die folgenden Tipps.

1. Geben Sie aktiv Feedback in jedem Einzelgespräch (sowohl positives als auch konstruktives)

Jedes Mal, wenn Sie ein Einzelgespräch mit jemandem aus Ihrem Team führen, sollten Sie darauf achten, Folgendes zu teilen:

• Eine Wertschätzung, Feier, Lob oder Anerkennung (Studien zeigen⁵, dass das Teilen von Wertschätzung für jemanden dazu führt, dass sich die Person wertgeschätzter fühlt).
• Eine Wachstumschance.

Sie könnten auch das klassische Feedback-Sandwich ausprobieren, bei dem Sie eine positive Art von Feedback für die Brötchenhälften und eine konstruktive Art von Feedback für die Füllung verwenden.

2. Fragen Sie in jedem Einzelgespräch aktiv nach Feedback

Wenn Sie der Einzige sind, der Feedback gibt, wird dies allein keine Feedback-Kultur schaffen. Sie müssen auch dem Rest Ihres Teams helfen, sich wohl dabei zu fühlen, Feedback zu geben.

Ein großartiger Weg, dies zu tun, ist, sie an sich selbst üben zu lassen.

In jedem Einzelgespräch, sollten Sie in Erwägung ziehen, eine der folgenden Fragen zu stellen:

• Was hast du an meiner Führung geschätzt, seit wir das letzte Mal gesprochen haben?
• Was könnte ich als Manager besser machen?
• Wenn du meinen Job hättest, was würdest du anders machen?

Es ist viel besser, solche gezielten Fragen zu stellen, anstatt zu fragen: „Hast du irgendein Feedback?“ Denn auf eine solche Frage könnten sie einfach „Nein“ sagen.

Denken Sie daran, dass Sie eine Gelegenheit für sie schaffen, das Geben von Feedback zu üben. Selbst wenn sie kein großes, offensichtliches Feedback haben, ist das Teilen von jeglichem Feedback (selbst Kleinigkeiten!) eine hilfreiche Übung.

3. Richten Sie Mechanismen für anonymes Feedback ein.

Ein weiterer Weg, Feedback in Ihre Unternehmenskultur zu integrieren, ist die Entwicklung eines Systems für anonymes Feedback.

Dies könnten Zettel sein, die die Leute in einen Schuhkarton werfen, oder Einträge in einem Google-Formular.

4. Schaffen Sie Belohnungssysteme für Menschen, die Feedback geben

Menschen werden durch Belohnungen motiviert⁶.

Wenn Sie Mitarbeiter anerkennen oder belohnen, die Ihnen, dem Team oder einander Feedback geben, setzen Sie ein deutliches Zeichen: „Wir wollen, dass ihr Feedback gebt!!!“, und es wird dieses Verhalten wahrscheinlich fördern.

5. Richten Sie eine Schulung zu konstruktivem Feedback ein

Sie könnten auch in Erwägung ziehen, einen Dritten hinzuzuziehen, um Feedback-Schulungen zu leiten.

Dies schafft ein sicheres Übungsfeld für alle, um das Geben von Feedback auszuprobieren und die Fähigkeiten des Gebens und Nehmens zu kultivieren.

6. Schaffen Sie sichere Räume für offene Kommunikation.

Eine letzte Idee ist die Schaffung von offenen Foren, in denen die Leute offen über die Arbeit, das Unternehmen und das Management sprechen können. Es könnte am besten sein, wenn Sie an diesen Treffen nicht teilnehmen, um den Mitarbeitern das Gefühl größerer Freiheit bei dem zu geben, was sie teilen können.

Dies kann helfen, eine Kultur der Ehrlichkeit zu fördern, die alle Aspekte der Unternehmenskultur durchdringen wird.

Fazit zum Thema Feedback geben

Viel Erfolg beim Geben Ihres Feedbacks! Denken Sie einfach an die folgenden Tipps:

• Werden Sie sich im Vorfeld über Ihr Feedback klar: Zu verstehen, warum Sie Feedback geben, ist entscheidend für ein fokussiertes und effektives Gespräch.
• Schieben Sie es nicht auf: Geben Sie Feedback zeitnah.
• Schaffen Sie Sicherheit rund um das Feedback: Geben Sie vorher Bescheid, treffen Sie sich an einem privaten Ort und planen Sie genügend Zeit für das Treffen ein.
• Beschreiben Sie die Situation sachlich: Mit sachlichen Beschreibungen von Ereignissen zu beginnen, macht Feedback weniger persönlich und konzentriert sich mehr auf spezifische Verhaltensweisen.
• Teilen Sie die Auswirkungen mit: Sagen Sie, wie sich die Handlungen auf Sie, das Team oder das Projekt ausgewirkt haben.
• Verstehen Sie deren Erfahrung: Hören Sie zu, fühlen Sie sich ein und bemühen Sie sich um Verständnis. Das macht es kollaborativer und verringert die Wahrscheinlichkeit einer Abwehrhaltung.
• Entwickeln Sie gemeinsam Lösungen: Die Zusammenarbeit an Lösungen macht den Feedback-Prozess weniger zu einer Schuldzuweisung und mehr zu einer Partnerschaft und Verbesserung.
• Nachfassen: Haken Sie nach zwei Wochen noch einmal nach, um zu sehen, wie es läuft.

Feedback an jemanden in Ihrer Organisation zu geben, gilt als „internes Feedback“. Wenn Sie auch an „externem Feedback“ interessiert sind oder Feedback von Personen außerhalb Ihrer Organisation erhalten möchten, könnte Sie in diesem Artikel. interessieren.

Referenzen

Footnotes (6)

1. ncbi.nlm.nih.gov ↩

2. ncbi.nlm.nih.gov ↩

3. sciencedirect.com ↩

4. news.gallup.com ↩

5. umkc.edu ↩

6. frontiersin.org ↩