8 consejos para dar retroalimentación constructiva en el trabajo (con guiones)

Aprende a crear una conversación de retroalimentación positiva y alentadora. Estos 8 consejos te convertirán en un profesional de la retroalimentación en tu lugar de trabajo.

Dar feedback da miedo. Puede ser difícil de comunicar con elegancia. Y podría provocar conflictos.

Sin embargo, las investigaciones sugieren[^1] que aceptar el conflicto en el lugar de trabajo puede impulsar la formación de equipos, generar ideas innovadoras y mejorar las habilidades de pensamiento crítico.

Vale la pena aprender a dar feedback correctamente. Puede hacer que te sientas más cerca de tu equipo, mejorar tu cultura laboral y hacer que todo sea más eficiente.

En este artículo, repasaremos los 8 pasos fundamentales (para directivos y empleados) para dar feedback de una manera que la otra persona pueda recibir.

¡Serás un profesional del feedback en poco tiempo!

Pasos rápidos para dar feedback

Si necesitas un guion rápido para dar feedback, prueba esto:

• Pide con antelación planificar una reunión para dar el feedback
• Empieza compartiendo un agradecimiento genuino por la otra persona
• Habla de forma objetiva sobre la situación
• Comparte cómo te impactó a ti o al equipo
• Empatiza con ellos
• Busquen soluciones juntos

Aquí tienes un ejemplo de guion:

“Hola Tammy, tengo algunos comentarios que quiero revisar contigo. ¿Tienes unos minutos más tarde hoy para que hablemos?…

Primero, quiero agradecer todo el esfuerzo que pusiste en el proyecto. Hiciste un trabajo muy detallado y no pasó desapercibido…

Solo quiero hablar sobre el hecho de que entregaste el proyecto 3 días después de la fecha límite…

Esto causó un retraso acumulado y algo de estrés para otros miembros del equipo, y podría afectar la forma en que nuestro cliente nos ve…

Entiendo que tenías mucho trabajo y que dedicaste mucho tiempo extra.

Y me pregunto qué causó el retraso en la entrega y si podemos buscar soluciones juntos. ¿Qué te parece?”

Ahora, repasemos los pasos con un poco más de detalle.

Ten claro tu feedback con antelación

Antes de iniciar la conversación de feedback, es fundamental tener una idea clara de por qué lo estás dando. ¿Es porque una acción tuvo un impacto desagradable en el equipo? ¿O has notado un área potencial de mejora que podría impulsar la carrera de alguien?

Una vez que hayas reflexionado sobre el “porqué” de tu feedback, también es útil practicar qué vas a decir. Hacer un ensayo puede ayudarte a aclarar tus pensamientos y descubrir cualquier sentimiento oculto del que no eras consciente.

Paso de acción 1: Reflexiona sobre por qué quieres dar este feedback. Podría ser por uno de los siguientes motivos:

• Has notado una forma en la que podrían desempeñarse mejor
• Sus acciones te están impactando negativamente
• Hay un conflicto relacional que aclarar
• Has detectado una oportunidad de desarrollo profesional para ellos
• Cometieron un error en un proyecto

Paso de acción 2: Practica decir todo lo que quieras decir sin filtros antes de tener la conversación real.

No te lo guardes

Cuanto más oportuno sea el feedback, mejor. Este grupo de investigadores[^2] descubrió que es mejor compartir el feedback lo antes posible después del incidente.

Si esperas demasiado, el evento específico puede volverse difuso y difícil de referenciar.

Un enfoque rápido también ayuda a prevenir la recurrencia de comportamientos no deseados o problemas de rendimiento, lo que conduce a ajustes y mejoras más veloces.

Y como directivo, el feedback oportuno muestra a tus empleados que su trabajo está siendo notado y valorado en tiempo real.

Paso de acción: ¿Tienes feedback que dar pero estás esperando el momento adecuado? Considera enviar un correo electrónico ahora mismo a la otra persona preguntándole si tiene tiempo para charlar mañana.

Crea seguridad en torno al feedback

Crear una atmósfera segura y de apoyo para el feedback no se trata solo de lo que dices, sino también de cómo y dónde lo dices.

Cuanto más seguro sea el entorno que puedas crear en torno a tu feedback, más probable será que sea bien recibido y menos probable que la otra persona reaccione a la defensiva.

Crear un entorno seguro se reduce a tres factores principales:

1. Aviso previo. Si alguien es tomado por sorpresa por un feedback, es posible que no esté en el estado mental adecuado para recibirlo. Un enfoque preventivo elimina el elemento sorpresa y les permite prepararse mentalmente para la conversación.
2. Privacidad. Un espacio privado garantiza la confidencialidad y muestra respeto por sus sentimientos, haciendo que la experiencia sea menos intimidante.
3. Amplitud de tiempo. Una sesión de feedback apresurada puede parecer despectiva, generar un aire innecesario de estrés por el tiempo y podría no dar suficiente espacio para una conversación significativa.

Guiones para usar:

• “Me encantaría que nos sentáramos a revisar juntos los objetivos del año pasado. ¿Cuándo te vendría bien?”
• “Ahora que hemos terminado el proyecto, me preguntaba si te gustaría que nos reuniéramos para hacer un análisis post-mortem y compartir reflexiones.”
• “Surgió algo en la reunión del otro día que quiero compartir contigo. ¿Tienes tiempo para una reunión corta esta semana?”

Consejo profesional: Si tienes feedback que dar, hay dos formas de dar un aviso previo y preparar a la otra persona.

1. Planifica un momento. Una vía es planificar una reunión en torno al feedback. Por ejemplo, podrías enviar un correo electrónico que diga: “Hola Jim, tengo algunos comentarios que me gustaría compartir contigo y me preguntaba si estarías abierto a que nos reuniéramos mañana para hablar de ello”.
2. Obtén su consentimiento. O si ya estás en una reunión y notas que tienes algún feedback en tiempo real que dar en ese momento, podrías decir: “Me acabo de dar cuenta de que tengo un comentario que me gustaría compartir contigo. ¿Estás abierto a escucharlo ahora mismo?”.

Ahora que el escenario está listo, los siguientes pasos te ayudarán a conducir la conversación real. Ten en cuenta que la mayoría de las conversaciones no son lineales y es posible que alternes entre cada uno de los siguientes pasos varias veces.

Describe la situación de forma objetiva

Al dar feedback, es útil anclar tus puntos en ejemplos específicos y descripciones concretas de lo que sucedió. Cuando empiezas con los hechos, no estás culpando ni acusando. Ambos simplemente se están poniendo en la misma sintonía sobre lo que ocurrió.

Por ejemplo, en lugar de decir: “Siempre llegas tarde a las reuniones”, podrías decir: “Noté que llegaste 15 minutos tarde a las últimas tres reuniones de equipo”.

Empezar con lo que sucedió objetivamente hace que el feedback sea menos personal y se centre más en el comportamiento que debe abordarse.

Centrarse en el comportamiento específico permite al receptor ver el problema concreto sin sentirse atacado, lo que le facilita aceptar y trabajar en el feedback.

Consejo profesional: Al compartir tu feedback, ¿puedes describir el evento como si fuera un caso en un libro de texto?

• ¿Cuándo sucedió?
• ¿Dónde sucedió?
• ¿Qué sucedió exactamente?

Guiones para usar:

• “Quería hablar sobre el momento en la reunión de hoy en el que dijiste que no había tiempo para que yo compartiera mi informe”.
• “Quería abordar el proyecto que entregaste 3 días después de la fecha límite acordada”.
• “Quería hablar sobre el momento en que tú y Sam entraron en conflicto frente al cliente”.

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Comparte el impacto

Este paso implica articular claramente cómo sus acciones te afectaron a ti, al equipo o al proyecto.

Guion para usar:

• “Cuando no pude presentar mi informe, me sentí decepcionado porque le dediqué mucho tiempo”.
• “Al no cumplir con la fecha límite, el equipo tuvo que trabajar horas extras, lo que afectó el equilibrio entre la vida laboral y personal de todos”.
• “Cuando entraste en ese conflicto, pudo haber causado que el cliente perdiera la confianza en nosotros, lo que podría afectar nuestra asociación con ellos en el futuro”.

Resaltar estos impactos ayuda al receptor a comprender las implicaciones más amplias de sus acciones y por qué es importante tener esta conversación.

Además, al conectar las acciones individuales con resultados más grandes, el feedback se vuelve más significativo. Puede animar a los empleados a ver su trabajo en el contexto del éxito y los desafíos colectivos del equipo.

Consejo profesional: Al dar el feedback, comparte cualquiera de los siguientes impactos que sean relevantes:

• Cómo su comportamiento te impactó a ti

Ej.: “Cuando descartaste mi idea en la reunión, me sentí desanimado”.

• Cómo su comportamiento impactó al equipo

Ej.: “Cuando no terminaste tu tarea, el resto del equipo tuvo que trabajar horas extra”.

• Cómo su comportamiento impactó al proyecto

Ej.: “Cuando no se cumplió el hito, el proyecto se retrasó y eso dañó nuestra reputación ante los ojos del cliente”.

Aunque el feedback constructivo es útil, ¡recuerda también compartir feedback positivo! Los estudios sugieren[^3] que cuando el estrés laboral es alto, dar feedback positivo a los compañeros puede ayudarles a acceder a más creatividad.

Comprende su experiencia

Una vez que hayas compartido tu parte, es hora de escuchar, comprender y empatizar.

Es posible que se pongan a la defensiva, sientan la necesidad de explicarse o se cierren. Pero cuanto más puedas empatizar con su experiencia, más se sentirán comprendidos y estarán abiertos a buscar un cambio juntos.

Este tipo de escucha no solo proporciona información valiosa sobre sus procesos de pensamiento y posibles obstáculos, sino que también indica que te importa su experiencia.

Guiones para usar:

Prueba a hacer una de las siguientes preguntas en algún momento después de dar tu feedback:

• “¿Cómo estás recibiendo todo esto?”
• “¿Cómo fue la experiencia desde tu perspectiva?”
• “¿Qué sería útil que yo supiera para entender mejor tu experiencia de la situación?”

Busquen soluciones juntos

Este enfoque hace que te pongas en el mismo equipo que la otra persona y analicen la situación juntos. Lo hace menos acusador y más colaborativo.

Por ejemplo, después de resaltar un área de mejora, podrías preguntar: “¿Qué piensas sobre cómo podemos abordar este problema?”.

Preguntas como esta invitan a la otra persona a ser un participante activo en su propio proceso de desarrollo.

Este enfoque también puede fortalecer la relación entre quien da el feedback y quien lo recibe. Cambia la dinámica de ser jerárquica a estar orientada a la colaboración, donde ambas partes están interesadas en encontrar el mejor camino a seguir.

Guion para usar:

En algún momento del diálogo abierto, haz la pregunta: “¿Quieres que busquemos juntos algunas posibles soluciones?”.

Seguimiento

El seguimiento es un aspecto crítico del proceso de feedback que a menudo se pasa por alto. En lugar de proporcionar feedback y pasar a otra cosa, puede ser útil volver a hablar para asegurarse de que el feedback conduzca a una mejora tangible.

Hacer un seguimiento podría significar programar una reunión futura para retomar la conversación, o podría implicar consultar de manera informal para ver cómo les va con el plan de acción.

Mantenerse al tanto del problema también demuestra que estás genuinamente interesado en su desarrollo.

Como directivo, brinda la oportunidad de reconocer el progreso y ajustar las estrategias si es necesario. Tal vez ambos son conscientes del problema, pero su primer intento de mejorar no cambió nada. Pueden volver a revisarlo juntos y seguir buscando ideas.

Tomar el pulso al elemento de feedback también crea responsabilidad. Así, el feedback no es una conversación esporádica y aislada, sino algo integrado en tu relación con esa persona.

Paso de acción: Pon un evento en tu calendario para dos semanas después de tu conversación de feedback para consultar