8 dicas para dar feedback construtivo no trabalho (com roteiros)

Aprenda a criar uma conversa de feedback positiva e encorajadora. Estas 8 dicas vão transformar você em um especialista em feedback no seu local de trabalho.

Dar feedback é assustador. Pode ser difícil transmiti-lo com elegância. E pode levar a conflitos.

Embora pesquisas sugiram¹ que abraçar o conflito no local de trabalho pode impulsionar a construção de equipes, estimular ideias inovadoras e melhorar as habilidades de pensamento crítico.

Vale a pena aprender a dar feedback bem. Isso pode fazer você se sentir mais próximo da sua equipe, melhorar a cultura de trabalho e tornar as coisas mais eficientes.

Neste artigo, passaremos pelos 8 passos críticos (para gestores e funcionários) para fornecer feedback de uma forma que a outra pessoa consiga receber.

Você será um profissional do feedback em pouco tempo!

Passos de Atalho para Feedback

Se você precisa de um roteiro rápido para dar feedback, tente isto:

• Peça com antecedência para planejar uma reunião para dar feedback
• Comece compartilhando uma apreciação genuína pela outra pessoa
• Fale factualmente sobre a situação
• Compartilhe como isso impactou você ou a equipe
• Tenha empatia com eles
• Façam um brainstorm de soluções juntos

Aqui está um exemplo de roteiro:

“Oi Tammy, eu tenho um feedback que quero revisar junto com você. Você tem alguns minutos mais tarde hoje para nos conectarmos?…

Primeiro, quero agradecer por todo o esforço que você dedicou ao projeto. Você fez um trabalho muito cuidadoso, e isso não passou despercebido…

Eu só quero falar sobre o fato de você ter entregue o projeto 3 dias após o prazo…

Isso causou um acúmulo de trabalho e certo estresse para outros membros da equipe, e pode impactar a forma como nosso cliente nos vê…

Eu entendo que você estava com muita coisa acumulada e dedicou muito tempo extra.

E eu gostaria de saber o que motivou o atraso na entrega e se podemos fazer um brainstorm de soluções juntos. O que você acha?”

Agora, vamos examinar os passos com um pouco mais de detalhes.

Tenha Clareza Sobre o Seu Feedback com Antecedência

Antes de entrar na conversa de feedback, é crucial ter uma compreensão clara de por que você o está dando. É porque uma ação teve um impacto desagradável na equipe? Ou você notou uma área potencial de melhoria que poderia impulsionar a carreira de alguém?

Depois de refletir sobre o “porquê” por trás do seu feedback, também é útil praticar o que você vai dizer. Fazer um ensaio pode ajudar a esclarecer seus pensamentos e descobrir quaisquer sentimentos ocultos dos quais você não estava ciente.

Passo de Ação 1: Reflita sobre por que você deseja dar esse feedback. Pode ser um dos seguintes:

• Você notou uma maneira de eles terem um desempenho melhor
• As ações deles estão impactando você negativamente
• Há um conflito relacional para resolver
• Você identificou uma oportunidade de desenvolvimento profissional para eles
• Eles cometeram um erro em um projeto

Passo de Ação 2: Pratique dizer tudo o que você quer dizer sem filtro antes de ter a conversa real.

Não Guarde para Depois

Quanto mais oportuno for o feedback, melhor. Este grupo de pesquisadores² descobriu que é melhor compartilhar seu feedback o mais rápido possível após o incidente.

Se você esperar muito tempo, o evento específico pode se tornar vago e difícil de referenciar.

Uma abordagem imediata também ajuda a prevenir a recorrência de comportamentos indesejáveis ou problemas de desempenho, levando a ajustes e melhorias mais rápidos.

E, como gestor, o feedback oportuno mostra aos seus funcionários que o trabalho deles está sendo notado e valorizado em tempo real.

Passo de Ação: Você tem um feedback para dar, mas está esperando o momento certo? Considere enviar um e-mail agora mesmo para a outra parte perguntando se ela tem um tempo para conversar amanhã.

Crie Segurança em Torno do Feedback

Criar uma atmosfera segura e de apoio para o feedback não se trata apenas do que você diz, mas também de como e onde você diz.

Quanto mais seguro for o ambiente que você conseguir criar em torno do seu feedback, maior será a probabilidade de ele ser bem recebido e menor será a probabilidade de a outra pessoa ficar reativa.

Criar um ambiente seguro resume-se a três fatores principais:

1. Dê um aviso prévio. Se alguém for pego de surpresa por um feedback, pode não estar no estado de espírito adequado para recebê-lo. Uma abordagem preventiva remove o elemento surpresa e permite que a pessoa se prepare mentalmente para a conversa.
2. Privacidade. Um espaço privado garante a confidencialidade e mostra respeito pelos sentimentos da pessoa, tornando a experiência menos intimidante.
3. Tempo suficiente. Uma sessão de feedback apressada pode parecer desdenhosa, trazer um ar desnecessário de estresse temporal e pode não dar espaço suficiente para uma conversa significativa.

Scripts para Usar:

• “Eu adoraria sentar e revisar as metas do ano passado juntos. Quando é um bom momento para você?”
• “Agora que terminamos o projeto, eu queria saber se você gostaria de se reunir para um post-mortem para compartilharmos reflexões.”
• “Surgiu algo na reunião do outro dia que eu quero compartilhar com você. Você tem tempo para uma reunião curta esta semana?”

Dica Pro: Se você tem um feedback para dar, existem duas maneiras de avisar e preparar a outra pessoa.

1. Planeje um horário. Uma rota é planejar uma reunião em torno do feedback. Por exemplo, você pode enviar um e-mail dizendo: “Ei Jim, eu tenho um feedback que gostaria de compartilhar com você e queria saber se você estaria aberto a nos reunirmos amanhã para conversar sobre isso?”
2. Peça o consentimento. Ou, se você já estiver em uma reunião e perceber que tem um feedback em tempo real para dar no momento, você pode dizer: “Acabei de perceber que tenho um feedback que gostaria de compartilhar com você. Você está aberto a ouvi-lo agora?”

Agora que o cenário está montado, os próximos passos ajudarão você a conduzir a conversa propriamente dita. Considere que a maioria das conversas não é linear e você pode alternar entre cada um dos seguintes passos várias vezes.

Descreva a Situação de Forma Factual

Ao dar feedback, é útil ancorar seus pontos em exemplos específicos e descrições concretas do que aconteceu. Quando você começa com os fatos, não está culpando ou acusando. Vocês estão apenas entrando em sintonia sobre o que aconteceu.

Por exemplo, em vez de dizer “Você está sempre atrasado para as reuniões”, você poderia dizer: “Notei que você chegou 15 minutos atrasado nas últimas três reuniões de equipe”.

Começar com o que aconteceu de fato torna o feedback menos pessoal e mais focado no comportamento que precisa ser abordado.

Focar no comportamento específico permite que o destinatário veja o problema em questão sem se sentir atacado, tornando mais fácil para ele aceitar e trabalhar no feedback.

Dica Pro: Ao compartilhar seu feedback, você consegue descrever o evento como um evento em um livro didático?

• Quando aconteceu?
• Onde aconteceu?
• O que exatamente aconteceu?

Scripts para Usar:

• “Eu queria falar sobre o momento na reunião de hoje em que você disse que não havia tempo para eu compartilhar meu relatório.”
• “Eu queria abordar o projeto que você entregou 3 dias após o prazo acordado.”
• “Eu queria falar sobre o momento em que você e o Sam entraram em conflito na frente do cliente.”

Compartilhe o Impacto

Este passo envolve articular claramente como as ações deles afetaram você, a equipe ou o projeto.

Script para Usar:

• “Quando não consegui apresentar meu relatório, me senti decepcionado porque dediquei muito tempo a ele.”
• “Ao perder o prazo, a equipe teve que fazer horas extras, o que afetou o equilíbrio entre vida pessoal e profissional de todos.”
• “Quando você entrou em conflito, isso pode ter feito o cliente perder a confiança em nós, o que pode afetar nossa parceria com eles no futuro.”

Destacar esses impactos ajuda o destinatário a entender as implicações mais amplas de suas ações e por que esta é uma conversa importante a se ter.

Além disso, ao conectar ações individuais a resultados maiores, o feedback torna-se mais significativo. Isso pode encorajar os funcionários a ver seu trabalho no contexto do sucesso e dos desafios coletivos da equipe.

Dica Pro: Ao dar o feedback, compartilhe qualquer um dos seguintes impactos que sejam relevantes:

• Como o comportamento deles impactou você

Ex: “Quando você descartou minha ideia na reunião, me senti desanimado.”

• Como o comportamento deles impactou a equipe

Ex: “Quando você não terminou sua tarefa, o resto da equipe teve que trabalhar horas extras.”

• Como o comportamento deles impactou o projeto

Ex: “Quando você perdeu o marco, o projeto atrasou e isso prejudicou nossa reputação aos olhos do cliente.”

Embora o feedback construtivo seja útil, lembre-se também de compartilhar feedback positivo! Estudos sugerem³ que, quando o estresse no trabalho é alto, dar feedback positivo aos colegas pode ajudá-los a acessar mais criatividade.

Entenda a Experiência Deles

Depois de compartilhar sua parte, é hora de ouvir, entender e ter empatia.

Eles podem ficar defensivos, sentir a necessidade de se explicar ou se fechar. Mas quanto mais você puder ter empatia com a experiência deles, mais eles se sentirão compreendidos e estarão abertos a buscar mudanças juntos.

Este tipo de escuta não apenas fornece insights valiosos sobre seus processos de pensamento e obstáculos potenciais, mas também sinaliza que você se importa com a experiência deles.

Scripts para Usar:

Tente fazer uma das seguintes perguntas em algum momento após dar seu feedback:

• “Como tudo isso está sendo recebido por você?”
• “Como foi a experiência sob a sua perspectiva?”
• “O que seria útil eu saber para entender melhor a sua experiência na situação?”

Façam um Brainstorm de Soluções Juntos

Esta abordagem faz com que você se coloque na mesma equipe que a outra pessoa e olhem para a situação juntos. Isso torna o processo menos focado em culpa e mais colaborativo.

Por exemplo, após destacar uma área de melhoria, você poderia perguntar: “Quais são seus pensamentos sobre como podemos resolver esse problema?”

Perguntas como essa convidam a outra pessoa a ser um participante ativo em seu próprio processo de desenvolvimento.

Essa abordagem também pode fortalecer o relacionamento entre quem dá e quem recebe o feedback. Ela muda a dinâmica de hierárquica para orientada à parceria, onde ambas as partes estão investidas em encontrar o melhor caminho a seguir.

Script para Usar:

Em algum momento do diálogo aberto, faça a pergunta: “Você quer fazer um brainstorm de algumas soluções possíveis juntos?”.

Acompanhamento (Follow-Up)

O acompanhamento é um aspecto crítico, mas muitas vezes negligenciado, do processo de feedback. Em vez de fornecer o feedback e seguir em frente, pode ser útil retomar o assunto para garantir que o feedback leve a uma melhoria tangível.

O acompanhamento pode significar o agendamento de uma reunião futura para revisitar a conversa, ou pode envolver um contato informal para ver como a pessoa está se saindo com o plano de ação.

Manter contato com o problema também mostra que você está genuinamente investido no desenvolvimento dela.

Como gestor, isso oferece uma oportunidade de reconhecer o progresso e ajustar as estratégias, se necessário. Talvez ambos estejam cientes do problema, mas a primeira tentativa de melhoria não mudou nada. Vocês podem revisitar o assunto juntos e continuar o brainstorm.

Manter o acompanhamento do item de feedback também cria responsabilidade. Assim, o feedback não é uma conversa esporádica e isolada, mas algo integrado ao seu relacionamento com essa pessoa.

Passo de Ação: Coloque um evento em seu calendário para duas semanas após sua conversa de feedback para verificar (formal ou informalmente) com a outra pessoa como as coisas estão indo.

Dar um bom feedback é uma habilidade profissional crítica. No entanto, existem outras habilidades importantes para adicionar ao seu kit de ferramentas profissionais. Se você estiver interessado em aprender como impulsionar sua trajetória profissional, pode se interessar por este treinamento gratuito:

6 Dicas Bônus Para Lideranças Criarem uma Cultura de Feedback

O feedback é muito mais fácil de dar se a sua cultura empresarial tiver o feedback incorporado nela. Se não tiver, toda vez que você tentar oferecer feedback a alguém, isso pode soar como uma surpresa ou parecer indesejado.

Além disso, considere que 70% das diferenças⁴ no engajamento dos funcionários no trabalho estão relacionadas aos comportamentos de seu gestor. Suas ações têm um impacto enorme. Criar uma cultura de trabalho aberta e transparente pode ajudar sua equipe a se sentir mais engajada e feliz no trabalho.

Se você é um gestor ou líder de empresa e deseja criar uma cultura de feedback em sua empresa, considere as seguintes dicas.

1. Ativamente dê feedback em cada 1-on-1 (tanto positivo quanto construtivo)

Toda vez que você tiver uma 1-on-1 com alguém da sua equipe, faça questão de compartilhar:

• Uma apreciação, celebração, elogio ou reconhecimento (estudos mostram⁵ que compartilhar apreciação por alguém faz com que a pessoa se sinta mais valorizada)
• Uma oportunidade de crescimento

Você também pode tentar o clássico sanduíche de feedback, onde você tem um tipo de feedback positivo para os pães e um tipo construtivo para o recheio.

2. Ativamente peça feedback em cada 1-on-1

Se você for o único que dá feedback, isso por si só não criará uma cultura de feedback. Você também precisa ajudar o resto da sua equipe a se sentir confortável em dar feedback.

Uma ótima maneira de fazer isso é fazer com que eles pratiquem com você.

Em cada 1-on-1, considere fazer uma das seguintes perguntas:

• O que você apreciou na minha gestão desde a última vez que conversamos?
• O que eu poderia fazer melhor como gestor?
• Se você tivesse o meu cargo, o que faria de diferente?

É muito melhor fazer perguntas diretivas como essas em vez de perguntar: “Você tem algum feedback?”. Porque, com uma pergunta assim, eles podem simplesmente dizer “não”.

Lembre-se, você está criando uma oportunidade para eles praticarem dar feedback. Portanto, mesmo que eles não tenham nenhum feedback grande ou óbvio para dar, compartilhar qualquer feedback (mesmo coisas pequenas!) é uma prática útil.

3. Estabeleça mecanismos de feedback anônimo.

Outra forma de integrar o feedback na cultura da sua empresa é desenvolver um sistema de feedback anônimo.

Isso pode ser feito com pedaços de papel que as pessoas colocam em uma caixa de sapatos, ou podem ser entradas de um Formulário Google.

4. Crie sistemas de recompensa para pessoas que dão feedback

Os seres humanos são motivados por recompensas⁶.

Se você reconhecer ou recompensar os funcionários por darem feedback a você, à equipe ou uns aos outros, estará fazendo uma declaração forte de que “Nós queremos que você dê feedback!!!” e isso provavelmente incentivará o comportamento.

5. Organize uma sessão de treinamento sobre feedback construtivo

Você também pode considerar trazer um terceiro para liderar sessões de treinamento de feedback.

Isso cria um terreno de prática seguro para que todos experimentem dar feedback e cultivem o conjunto de habilidades de dar e receber.

6. Crie espaços seguros para comunicação aberta.

Uma última ideia é criar espaços de fórum aberto onde as pessoas possam falar abertamente sobre o trabalho, a empresa e a gestão. Pode ser melhor se você não participar dessas reuniões, para dar aos funcionários uma experiência de maior liberdade sobre o que podem compartilhar.

Isso pode ajudar a promover uma cultura de honestidade que permeará todos os aspectos da cultura da empresa.

Principais Conclusões sobre Como Dar Feedback

Boa sorte ao dar seu feedback! Apenas lembre-se das seguintes dicas:

• Tenha clareza sobre o seu feedback com antecedência: Entender por que você está dando feedback é crucial para uma conversa focada e eficaz.
• Não guarde para depois: Forneça o feedback prontamente.
• Crie segurança em torno do feedback: Dê um aviso prévio, reúna-se em um local privado e reserve tempo suficiente para a reunião.
• Descreva a situação de forma factual: Começar com descrições factuais dos eventos torna o feedback menos pessoal e mais focado em comportamentos específicos.
• Compartilhe o impacto: Compartilhe como as ações deles impactaram você, a equipe ou o projeto.
• Entenda a experiência deles: Ouça, tenha empatia e esforce-se para entender. Isso torna o processo mais colaborativo e diminui a chance de a pessoa ficar reativa.
• Façam um brainstorm de soluções juntos: Colaborar em soluções torna o processo de feedback menos sobre culpa e mais sobre parceria e melhoria.
• Acompanhamento: Retome o assunto em duas semanas para ver como as coisas estão indo.

Dar feedback a alguém em sua organização é considerado “feedback interno”. Se você também estiver interessado em “feedback externo” ou em obter feedback de pessoas fora de sua organização, talvez se interesse por este artigo.

Referências

Footnotes (6)

1. ncbi.nlm.nih.gov ↩

2. ncbi.nlm.nih.gov ↩

3. sciencedirect.com ↩

4. news.gallup.com ↩

5. umkc.edu ↩

6. frontiersin.org ↩