8 conseils pour donner un feedback constructif au travail (avec scripts)

Apprenez à créer une conversation de feedback positive et encourageante. Ces 8 conseils feront de vous un pro du feedback sur votre lieu de travail.

Donner du feedback fait peur. Il peut être difficile de le formuler avec tact. Et cela pourrait mener à un conflit.

Pourtant, la recherche suggère[^1] que le fait d’accepter le conflit sur le lieu de travail peut stimuler le renforcement de l’équipe, susciter des idées innovantes et améliorer les capacités de réflexion critique.

Cela vaut la peine d’apprendre à bien donner du feedback. Cela peut vous permettre de vous sentir plus proche de votre équipe, d’améliorer votre culture de travail et de rendre les choses plus efficaces.

Dans cet article, nous passerons en revue les 8 étapes critiques (pour les managers et les employés) pour donner du feedback de manière à ce que l’autre personne puisse le recevoir.

Vous serez un pro du feedback en un rien de temps !

Raccourcis pour donner du feedback

Si vous avez besoin d’un script rapide pour donner du feedback, essayez ceci :

• Demandez à l’avance de planifier une réunion pour donner du feedback
• Commencez par exprimer une appréciation sincère envers l’autre personne
• Parlez factuellement de la situation
• Partagez l’impact que cela a eu sur vous ou sur l’équipe
• Faites preuve d’empathie à leur égard
• Cherchez des solutions ensemble

Voici un exemple de script :

“Salut Tammy, j’ai un feedback que j’aimerais examiner avec toi. As-tu quelques minutes plus tard aujourd’hui pour qu’on en discute ?…

Tout d’abord, je tiens à saluer tous les efforts que tu as consacrés au projet. Tu as fait un travail très approfondi, et cela n’est pas passé inaperçu…

Je voulais juste discuter du fait que tu as rendu le projet 3 jours après la date limite…

Cela a causé un retard et du stress pour les autres membres de l’équipe et pourrait influencer la perception qu’a le client de nous…

Je comprends que tu avais beaucoup de pain sur la planche et que tu as consacré beaucoup de temps supplémentaire.

Et je me demande ce qui a causé ce retard de livraison et si nous pouvons chercher des solutions ensemble. Qu’en penses-tu ?”

Maintenant, passons en revue les étapes un peu plus en détail.

Soyez au clair sur votre feedback à l’avance

Avant d’entamer la conversation de feedback, il est crucial de bien comprendre pourquoi vous le donnez. Est-ce parce qu’une action a eu un impact désagréable sur l’équipe ? Ou avez-vous remarqué un domaine d’amélioration potentiel qui pourrait propulser la carrière de quelqu’un ?

Une fois que vous avez réfléchi au « pourquoi » de votre feedback, il est également utile de pratiquer ce que vous allez dire. Faire un essai peut aider à clarifier vos pensées et à découvrir des sentiments cachés dont vous n’aviez pas conscience.

Étape d’action 1 : Réfléchissez à la raison pour laquelle vous voulez donner ce feedback. Cela pourrait être l’un des points suivants :

• Vous avez remarqué une façon dont ils pourraient être plus performants
• Leurs actions ont un impact négatif sur vous
• Il y a un conflit relationnel à régler
• Vous avez repéré une opportunité de développement professionnel pour eux
• Ils ont fait une erreur sur un projet

Étape d’action 2 : Entraînez-vous à dire tout ce que vous voulez dire sans filtre avant d’avoir la conversation réelle.

N’attendez pas

Plus le feedback est rapide, mieux c’est. Ce groupe de chercheurs[^2] a découvert qu’il est préférable de partager votre feedback le plus tôt possible après l’incident.

Si vous attendez trop longtemps, l’événement spécifique pourrait devenir flou et difficile à évoquer.

Une approche rapide aide également à prévenir la récurrence de comportements indésirables ou de problèmes de performance, ce qui permet des ajustements et des améliorations plus rapides.

Et en tant que manager, un feedback rapide montre à vos employés que leur travail est remarqué et valorisé en temps réel.

Étape d’action : Avez-vous un feedback à donner mais attendez-vous le bon moment ? Envisagez d’envoyer un e-mail dès maintenant à l’autre partie pour lui demander si elle a un moment pour discuter demain.

Créez un climat de sécurité autour du feedback

Créer une atmosphère sûre et de soutien pour le feedback ne dépend pas seulement de ce que vous dites, mais aussi de comment et où vous le dites.

Plus l’environnement que vous créez autour de votre feedback est sûr, plus il a de chances d’être accepté et moins l’autre personne risque d’être sur la défensive.

Créer un environnement sûr repose sur trois facteurs principaux :

1. Prévenez à l’avance. Si quelqu’un est pris au dépourvu par un feedback, il se peut qu’il ne soit pas dans l’état d’esprit adéquat pour le recevoir. Une approche préventive élimine l’élément de surprise et lui permet de se préparer mentalement à la conversation.
2. Confidentialité. Un espace privé garantit la confidentialité et montre du respect pour ses sentiments, rendant l’expérience moins intimidante.
3. Temps suffisant. Une session de feedback précipitée peut sembler méprisante, apporter un air de stress inutile lié au temps et pourrait ne pas laisser assez de place pour une conversation constructive.

Scripts à utiliser :

• “J’aimerais que nous nous asseyions pour revoir ensemble les objectifs de l’année dernière. Quel moment te conviendrait ?”
• “Maintenant que nous avons terminé le projet, je me demandais si tu aimerais que nous nous rencontrions pour faire un bilan et partager nos réflexions.”
• “Quelque chose est apparu lors de la réunion l’autre jour et j’aimerais t’en parler. As-tu du temps pour une courte réunion cette semaine ?”

Conseil de pro : Si vous avez un feedback à donner, il y a deux façons de prévenir et de préparer l’autre personne.

1. Planifiez un moment. Une option consiste à planifier une réunion autour du feedback. Par exemple, vous pourriez envoyer un e-mail disant : « Salut Jim, j’ai un feedback que j’aimerais partager avec toi, et je me demandais si tu serais ouvert à ce qu’on se voie demain pour en parler ? »
2. Obtenez son consentement. Ou si vous êtes déjà en réunion et que vous remarquez que vous avez un feedback en temps réel à donner sur le moment, vous pourriez dire : « Je viens de réaliser que j’ai un feedback que j’aimerais partager avec toi. Es-tu ouvert à l’entendre maintenant ? »

Maintenant que le décor est planté, les étapes suivantes vous aideront à mener la conversation proprement dite. Considérez que la plupart des conversations ne sont pas linéaires et que vous pourriez passer par chacune des étapes suivantes plusieurs fois.

Décrivez la situation de manière factuelle

Lorsque vous donnez du feedback, il est utile d’ancrer vos points dans des exemples spécifiques et des descriptions concrètes de ce qui s’est passé. Lorsque vous commencez par les faits, vous ne blâmez pas et n’accusez pas. Vous vous mettez simplement d’accord sur ce qui s’est passé.

Par exemple, au lieu de dire « Tu es toujours en retard aux réunions », vous pourriez dire « J’ai remarqué que tu es arrivé avec 15 minutes de retard aux trois dernières réunions d’équipe ».

Commencer par ce qui s’est factuellement passé rend le feedback moins personnel et plus axé sur le comportement à traiter.

Se concentrer sur le comportement spécifique permet au destinataire de voir le problème précis sans se sentir attaqué, ce qui lui permet d’accepter plus facilement le feedback et de travailler dessus.

Conseil de pro : Lorsque vous partagez votre feedback, pouvez-vous décrire l’événement comme s’il s’agissait d’un cas d’école ?

• Quand cela s’est-il passé ?
• Où cela s’est-il passé ?
• Que s’est-il passé exactement ?

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Scripts à utiliser :

• “Je voulais parler du moment, lors de la réunion d’aujourd’hui, où tu as dit qu’il n’y avait pas de temps pour que je partage mon rapport.”
• “Je voulais aborder le projet que tu as rendu 3 jours après la date limite convenue.”
• “Je voulais parler du moment où Sam et toi avez eu un conflit devant le client.”

Partagez l’impact

Cette étape consiste à articuler clairement comment leurs actions vous ont affecté, vous, l’équipe ou le projet.

Script à utiliser :

• “Quand je n’ai pas pu présenter mon rapport, je me suis senti déçu parce que j’y avais consacré beaucoup de temps.”
• “En manquant la date limite, l’équipe a dû faire des heures supplémentaires, ce qui a affecté l’équilibre entre vie professionnelle et vie privée de chacun.”
• “Quand vous êtes entrés en conflit, cela a pu faire perdre la confiance du client envers nous, ce qui pourrait affecter notre partenariat avec lui à l’avenir.”

Souligner ces impacts aide le destinataire à comprendre les implications plus larges de ses actions et pourquoi cette conversation est importante.

De plus, en reliant les actions individuelles à des résultats plus vastes, le feedback devient plus significatif. Cela peut encourager les employés à voir leur travail dans le contexte des succès et des défis collectifs de l’équipe.

Conseil de pro : Lorsque vous donnez le feedback, partagez les impacts suivants s’ils sont pertinents :

• Comment leur comportement vous a impacté

Ex. : “Quand tu as rejeté mon idée en réunion, je me suis senti découragé.”

• Comment leur comportement a impacté l’équipe

Ex. : “Quand tu n’as pas terminé ta tâche, le reste de l’équipe a dû faire des heures supplémentaires.”

• Comment leur comportement a impacté le projet

Ex. : “Quand tu as manqué cette étape clé, le projet a pris du retard, et cela a nui à notre réputation auprès du client.”

Bien que le feedback constructif soit utile, n’oubliez pas non plus de partager des feedbacks positifs ! Des études suggèrent[^3] que lorsque le stress au travail est élevé, donner un feedback positif à ses collègues peut les aider à accéder à plus de créativité.

Comprenez leur expérience

Une fois que vous avez partagé votre part, il est temps d’écouter, de comprendre et de faire preuve d’empathie.

Ils pourraient devenir défensifs, ressentir le besoin de se justifier ou se refermer. Mais plus vous ferez preuve d’empathie envers leur expérience, plus ils se sentiront compris et seront ouverts à la recherche de changements ensemble.

Ce type d’écoute fournit non seulement des informations précieuses sur leurs processus de pensée et les obstacles potentiels, mais signale également que vous vous souciez de leur expérience.

Scripts à utiliser :

Essayez de poser l’une des questions suivantes à un moment donné après avoir donné votre feedback :

• “Comment reçois-tu tout cela ?”
• “Quelle a été l’expérience de ton point de vue ?”
• “Qu’est-ce qu’il serait utile que je sache pour mieux comprendre ton expérience de la situation ?”

Cherchez des solutions ensemble

Cette approche vous place dans la même équipe