採用見送りを伝える方法（コツと例文）
Science of People
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この記事の内容
共感とプロフェッショナリズムを持って不採用通知を送る方法を学びましょう。このガイドは、採用担当者がたとえ不採用であってもポジティブな評判を築くのに役立ちます。
採用担当者や上司として、誰かに不採用を伝えるのは、役割の中でも難しい部分の一つです。
誰も悪い知らせを伝える役回りや、誰かの夢を壊すような存在にはなりたくないものです。さらに、不採用の連絡を怠ったり、不適切な方法で行ったりすると、会社の評判を損なう可能性もあります。
しかし、誰かを採用するということは、本質的に他の多くの人に「ノー」と言うことを意味します。
いくつかのコツを取り入れることで、応募者を励まし、会社への敬意を持ち続けてもらえるような方法でこのニュースを伝えることができます。
この記事では、難しい知らせを伝えるための戦術とテンプレートを紹介します。
不採用を伝える際の11の重要なヒント
求職者の60%1が応募プロセスで不快な経験をしたと報告しており、72%がその経験をGlassdoorやSNS、あるいは同僚と共有しています。
不採用を潔く扱うことには大きな意味があります。それは見落とされがちですが、あなたのブランド、アイデンティティ、そして評判を表す重要な要素なのです。
メッセージを作成する際は、以下のヒントを念頭に置いてください。
通知を遅らせない
決定が下されたら、すぐに不採用のメッセージを送りましょう。
候補者は結果を心待ちにしていることを忘れないでください。迅速な連絡は、彼らの時間と感情的な投資を尊重することになり、彼らがすぐに次の仕事探しに進むのを助けます。
メッセージが適切な時間に届くよう、タイムゾーンや勤務時間にも配慮しましょう。
適切な手段を選ぶ（メール vs. 電話）
ほとんどの状況において、メールは実用的な選択肢です。 候補者がプライベートな空間で、自分のペースでニュースを受け止めることができるからです。
ただし、以下のような状況では電話を検討することもあります。
- 最終選考に残った候補者： 面接プロセスに多大な時間を費やした候補者、特に最終段階まで進んだ候補者には、電話で直接決定を伝え、フィードバックを提供することが有益な場合があります。
- デリケートな、または複雑なフィードバック： 不採用の理由に、会話を通じて伝えるのが最適なデリケートな内容や複雑なフィードバックが含まれる場合、電話の方が建設的で共感的な対話を促進できます。
- ポジティブな関係構築： その候補者が将来の役割に対して強いポテンシャルを持っている場合や、連絡を取り続けたい場合は、電話をかけることでポジティブで永続的な関係を築くことができます。
努力をねぎらう
応募に費やした時間、努力、そして熱意を認めましょう。
ポジションへの関心に対して感謝の意を表します。彼らの献身を認めることは、結果にかかわらず、応募者を尊重し、会社に対してポジティブな印象を維持してもらうために非常に重要です。
明確かつ簡潔に
候補者は透明性と率直さを高く評価します。
最初の数文以内に決定事項を伝えましょう。「他の候補者を選出いたしました」という丁寧な表現でも、「残念ながらお知らせしなければなりません」という言葉でも構いません。
軍隊では、要点を伝える最も透明性が高く効果的な方法として、BLUF2（Bottom Line Upfront：結論を先に）というコミュニケーションツールを使用しています。このモデルを参考に、結論をできるだけ早く伝えましょう。
決定事項を明確に述べた後、必要であれば簡潔で礼儀正しい説明を添え、関心を持ってくれたことに感謝します。候補者を混乱させたり、圧倒したりするような長々とした説明は避けましょう。
応募者にとって不採用を受け入れるのは十分に辛いことです。言葉の山をかき分けて結果を探させるようなことはしないでください。
フィードバックを提供する
基本的なフィードバックを提供し、より詳細なフィードバックが必要かどうかを尋ねます。
このヒントは、面接プロセスが進めば進むほど重要になります。面接前の段階であればフィードバックは必ずしも必要ありませんが、共有できることがあれば喜ばれるでしょう。
一度面接を行った候補者にとっては、なぜ採用されなかったのかを知ることは、区切りをつけるためにも、今後の改善点を知るためにも役立ちます。
改善点に関する具体的なフィードバックは、候補者の専門的な成長に役立ちます。
個人の欠点に固執するのではなく、スキルや資格、そしてどのように候補者としての資質をさらに高められるかに焦点を当てましょう。
具体的なフィードバックを求める人もいれば、そうでない人もいます。そのため、詳細なフィードバックを希望するかどうかを尋ね、希望された場合はできる限り力になりましょう。
これを、彼らのキャリアの旅を支援する機会だと捉えてください。
共感と敬意を示す
候補者の努力を認め、この決定がプロフェッショナルとしての彼らの価値を反映するものではないことを強調しましょう。
ニュースを伝える前に、「これはお伝えするのが心苦しいメッセージなのですが」といった一言を添えるのも効果的です。これにより、あなたが悪い知らせを伝えたくないと思っていることが伝わり、相手も心の準備をする機会が得られます。
不採用メッセージ全体を通して、共感的で敬意のあるトーンを維持してください。丁寧な言葉を使い、厳しい表現や否定的な言葉を避け、応募が真剣に検討されたことを保証します。
「このような知らせを受け取るのがいかに難しいことか、お察しいたします」といった一文を含めてもよいでしょう。
このような思いやりのあるアプローチは、失望や拒絶感を和らげ、ポジティブな印象を残します。
ポジティブな表現を心がける
不採用のメッセージをポジティブな視点で構成しましょう。
求職者の約半数3が、5回目の不採用の後に自信を失い始めます。だからといって不採用を伝えるべきではないという意味ではありませんが、相手が勇気づけられるような形で決定を伝える工夫が必要です。
候補者の素晴らしい点を共有し、それが将来彼らを遠くまで連れて行ってくれるだろうと伝えるのも一つの方法です。
あるいは、全応募者の上位何％に入っていたかを伝えることもできます。
あるいは単に、彼らのエネルギーが素晴らしく、どのチームにいても優れた貢献者になれると感じたことを伝えるだけでも十分です。
ただし、このヒントには注意が必要です。あまりにも「良いニュース」のように聞こえさせようとしたり、大げさすぎたりすると、恩着せがましく、あるいは無神経に感じられる可能性があります。
数年前に私が受け取った不採用メールの一節を紹介します。
あなたのエネルギーと関心に感謝し、お会いできたことを嬉しく思いますが、このポジションは、あなたが持つ才能と経験のユニークな組み合わせにとって完璧なフィットではありません。
私たちは、すべての人に素晴らしいポジションが必ず存在すると心から信じており、あなたが一生に一度のチャンスを掴むのを邪魔したくないと考えています。
彼らが提示した視点には可能性がありますが、言い回しが大げさすぎて、まるで不採用にすることで私に恩を売っているかのように感じられました。
その視点を伝えるなら、次のような言い回しの方が良いでしょう。
このようなメールを受け取るのは辛いことだと思いますが、あなたにとって完璧な、もしかしたらこのポジションよりもさらに良い仕事が必ずどこかにあります。
最終面接の後に受け取った別のメールの一節です。
残念ながら、現時点では選考を進めないことになりました。
私たちは共有し、人々を助けることが大好きなので、あなたに何かを共有することにしました。以下に、非常に刺激的なTEDトークのリンクを貼ります。不採用を失敗としてではなく、学び成長する機会として捉える方法を示しています。
TEDトーク:
繰り返しになりますが、不採用を成長の機会として捉え直すのは役立つことですが、この例では少し押し付けがましく感じられました。YouTube動画を提案するのではなく、押し付けているように感じたからです。
その角度から伝えたいのであれば、次のような言い回しの方が適切かもしれません。
これはおそらく、受け取って嬉しいメッセージではないでしょう。望んでいた仕事に就けないのは辛いことです。私のキャリアでも何度もあったことです。私にとって役立ったのは、こうした状況をレジリエンス（回復力）を養う機会だと考えることでした。もしお役に立てばと思い共有しますが、そうでなければ聞き流してください。
視点をどう構成するかは、強力な影響力のツールです。影響力の法則についてもっと知りたい方は、こちらの無料特典をどうぞ：
門戸を開いておく（適切な場合）
組織の求人情報を引き続きチェックするよう促し、将来の応募を歓迎しましょう。 ただし、本心である場合に限ります。そうでなければ、相手に無駄な期待を抱かせるだけです。
求職者の80%4が、応募状況の通知をくれなかった会社には二度と応募しないと回答しています。逆に、通知を受け取った求職者は、その会社に再応募する可能性が3.5倍高くなります。
誠実な意図を持ち、候補者に真のポテンシャルを感じるなら、これはタレントプールを構築し、ブランドのポジティブなイメージを作るための貴重なステップとなります。
一人称単数（「私」）で書き、よりパーソナルにする
候補者が面接段階を通過しており、面接官が不採用メールを送る場合は、「私たち（弊社）」ではなく「私」を使いましょう。
これによりメッセージがパーソナライズされ、あなた個人が候補者の努力に心から感謝し、その状況に共感していることが強調されます。一対一のつながりが生まれ、あなたが配慮と敬意のある対応をしようとしていることが伝わります。
「私たち」という表現は、より一般的で事務的な印象を与えます。
感情的に中立な視点で書く
過度に謝罪したり、弁解したりするのは避けましょう。
不採用を伝えることは、あなたにとっても感情的に難しいことかもしれません。メールを作成する際に、共感、不安、悲しみ、あるいは失望を感じることは自然なことです。
しかし、それらの感情は自分自身で処理し、メールはプロフェッショナルな内容に留めるのが最善です。候補者にあなたの感情をケアさせるようなことがあってはなりません。
フォローアップには迅速に対応する
候補者からフォローアップの依頼があった場合は、たとえ相手が不満や失望を表していても、迅速かつプロフェッショナルに対応しましょう。
追加の情報、フィードバック、または説明を提供できる場合は、そうしてください。
不採用のコミュニケーションは、最初のメールで終わるわけではありません。不採用後のやり取りも組織の評判に寄与するため、常に助けになり、敬意を払う姿勢を維持しましょう。
不採用通知のサンプルスクリプト
以下は、面接プロセスの異なる段階に応じたテンプレートです。インスピレーションとして活用したり、ニーズに合わせて調整したりしてください。
1. 書類選考後の標準的な不採用通知
通常、このシナリオの候補者は会社との接点が限られています。履歴書しか見ていない場合が多いため、メッセージは詳細に踏み込まず、簡潔で礼儀正しいものにします。
[候補者名] 様
[会社名] の [ポジション名] 職にご関心をお寄せいただき、誠にありがとうございます。慎重に検討いたしました結果、誠に残念ながら今回は他の候補者の方との選考を進めることとなりました。
ご応募いただいたことに感謝するとともに、今後の就職活動でのご健勝をお祈り申し上げます。
敬具
[あなたの氏名]
[役職]
[会社名]
2. 面接（電話または対面）後の不採用通知
候補者は面接に多くの時間と努力を費やしているため、その努力を認め、可能であればより多くのフィードバックを提供します。
[候補者名] 様
[会社名] の [ポジション名] 職にご関心をお寄せいただき、心より感謝いたします。慎重な検討、および先日の面接の結果、誠に残念ながら今回は採用を見送らせていただくこととなりました。
面接プロセスに費やしていただいた時間と努力に感謝いたします。お話しさせていただいた中で、[候補者名] 様が多くの素晴らしい資質をお持ちであることを確信いたしました。多くの優秀な候補者の中のお一人でしたが、残念ながら今回は弊社の求めている経験と完全には一致いたしませんでした。
面接に関するさらなるフィードバックやご質問がございましたら、遠慮なくご連絡ください。このようなメールを受け取るのは心苦しいことと存じますが、今後のキャリアでのご成功を心よりお祈り申し上げます。
敬具
[あなたの氏名]
[役職]
[会社名]
3. 複数回の面接やアセスメント後の不採用通知
候補者は長期にわたる評価プロセスを経てきたため、その献身を認め、より詳細なフィードバックを提供します。
[候補者名] 様
[会社名] の [ポジション名] 職の選考プロセスにおける、これまでの献身と努力に深く感謝いたします。
このお知らせが残念なものであることは重々承知しておりますが、今回は別の候補者の方と選考を進めることとなりました。
面接での [候補者名] 様のプロフェッショナリズムと [ここに長所を記載] には、心から感銘を受けました。今後のキャリアにおいて、素晴らしい成果を上げられることに疑いの余地はありません。
今回は、このポジションにおいてより幅広いスキルセットを持つ候補者を選出いたしました。今回の結果は、将来的に [候補者名] 様が [会社名] にフィットする可能性を否定するものではありません。今後、関心のある募集がございましたら、ぜひまたご応募いただければ幸いです。
ご質問や詳細なフィードバックをご希望の場合は、いつでもご連絡ください。今後のご活躍を心よりお祈り申し上げます。
敬具
[あなたの氏名]
[役職]
[会社名]
4. 最終選考での不採用通知
これらの候補者は最終段階まで到達しているため、強力な候補者であったことを認め、適切であれば将来的な検討を提案します。
[候補者名] 様
[会社名] の [ポジション名] 職の選考プロセスを最後まで進めていただき、多大なる努力と献身をいただいたことに感謝いたします。長い道のりでしたね！
お伝えするのが非常に心苦しいのですが、今回は別の候補者の方を採用することに決定いたしました。
あなたのエネルギーは素晴らしく、非常にスキルの高いプロフェッショナルであると感じました。今後もキャリアにおいて印象的な活躍を続けられることと確信しています。今回の結果は、将来的に [会社名] で活躍できる可能性を損なうものではありません。興味のある新しい求人が出た際には、ぜひまた挑戦してください！
今回は、より幅広い業界知識を持つ応募者を選出いたしました。しかし、[候補者名] 様が XXX 名の応募者の中で上位 Y% に入っていたことは、ぜひ知っておいていただきたい事実です。
ご質問や詳細なフィードバックをご希望の場合は、遠慮なくご連絡ください。
[会社名] で働くことにエネルギーを注いでくださったこと、そして面接を担当したチーム全員を代表して感謝申し上げます。あなたの今後のキャリアの冒険が素晴らしいものになるよう、一同応援しております。
敬具
[あなたの氏名]
[役職]
[会社名]
5. インターンシップまたはエントリーレベルの不採用通知
これらの役割はキャリアの初期段階にある候補者が多いため、メッセージは励ましを含み、成長のための提案を行うものにします。
[候補者名] 様
[会社名] の [ポジション名] インターンシップ／エントリーレベル職にご関心をお寄せいただき、ありがとうございます。ご応募いただいた努力に感謝いたしますが、今回は他の候補者の方と面接を進めることとなりました。
このようなメッセージを受け取るのは辛いことだと思いますが、[候補者名] 様には大きなポテンシャルがあります。ぜひ今後も挑戦を続け、経験を積み、スキルを磨いていってください。
将来、別の機会がございましたら、ぜひまたご応募ください。
ご質問がございましたら、お気軽にご連絡ください。今後のご活躍を心よりお祈り申し上げます。
敬具
[あなたの氏名]
[役職]
[会社名]
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不採用の伝え方に関するよくある質問
候補者に不採用であることをどのように伝えればよいですか？
候補者に不採用を伝えるには、メールで丁寧かつ簡潔な説明を送るのが最善です。関心を持ってくれたことへの感謝を表し、決定を明確に伝え、将来の機会のために門戸を開いておくようにします。
不採用を伝えるのに最適なタイミングはいつですか？
不採用を伝える最適なタイミングは、決定が下された直後です。不採用となった候補者の時間と、プロセスへの感情的な投資を尊重しましょう。
不採用になった候補者にフィードバックを提供すべきですか？
不採用になった候補者にフィードバックを提供することは、彼らのプロフェッショナルとしての成長を助けるため、非常に意義があります。スキルや資格に焦点を当てた具体的で建設的なフィードバックを通じて、なぜ最適ではなかったのかを伝え、キャリア開発を支援しましょう。
不採用通知における共感の重要性は何ですか？
不採用通知における共感は、候補者の努力を認め、敬意を示すために不可欠です。失望の衝撃を和らげ、会社に対してポジティブな印象を残します。また、将来の求人に対して再び応募してくれる可能性も高まり、タレントプールの拡大にもつながります。
不採用メッセージで避けるべき一般的な間違いは何ですか？
避けるべき一般的な間違いには、内容が曖昧であること、過度に詳細な説明をすること、敬意を欠いたトーンになることなどが挙げられます。知らせは明確、丁寧、かつ共感的に保ちましょう。
不採用をポジティブな経験に変えるにはどうすればよいですか？
励ましやポジティブなコメントを添え、将来の機会のために門戸を開き、可能な限り建設的なフィードバックを提供することで、不採用をポジティブな経験に変えることができます。候補者の経験がポジティブであれば、彼らの士気を高め、タレントプールに留まってもらうことができます。
候補者を不採用にする際、どのような法的考慮事項に注意すべきですか？
候補者を不採用にする際は、法的な考慮事項を認識しておくことが重要です。不採用メッセージに差別的な表現や偏見が含まれていないことを確認し、潜在的な法的問題について懸念がある場合は、法務顧問に相談してください。
不採用の伝え方のまとめ
不採用を知らせるメールを送る際は、以下のヒントを思い出してください。
- 通知を急ぐ： 決定後速やかにメッセージを送り、候補者の時間と感情を尊重する。
- 適切な手段を選ぶ： ほとんどの場合はメール、最終候補者やデリケートなフィードバックの場合は電話など、状況に適した方法を検討する。
- 努力をねぎらう： 候補者の献身を認め、関心を持ってくれたことに感謝する。
- 明確かつ簡潔に： 最初の数文で決定を伝え、透明性を確保する。
- フィードバックを提供する： スキルや成長の可能性に焦点を当てた建設的なフィードバックを提供する。
- 共感と敬意を示す： 共感的で敬意のあるトーンを維持し、否定的な表現を避ける。
- ポジティブな表現を心がける： 候補者が自信を持てるような形でメッセージを構成する。
- 門戸を開いておく（適切な場合）： 誠実な態度で将来の機会への応募を促し、雇用主ブランドを維持する。
- 一人称で書く： 面接をした場合は「私」を使う。「私たち」は事務的に聞こえる場合がある。
- 感情的に中立な視点で書く： 伝える側として辛くても、メールはプロフェッショナルに保つ。
- フォローアップに対応する： 質問や依頼には迅速かつ丁寧に対応し、組織の評判を維持する。
あなたのコミュニケーションがうまくいくことを願っています！あなたなら大丈夫です 💪
採用プロセスでさらに面接を行う予定がある場合は、面接官として尋ねるべき最適な質問をまとめたこちらのガイドも役立つかもしれません。
