Lernen Sie, Absagen auf Stellenanzeigen mit Empathie und Professionalität zu übermitteln. Unser Leitfaden hilft Personalverantwortlichen, auch bei Enttäuschungen einen positiven Ruf aufzubauen.
Als Personalverantwortlicher oder Vorgesetzter kann es ein schwieriger Teil Ihrer Rolle sein, jemandem mitzuteilen, dass er die Stelle nicht bekommen hat.
Niemand möchte der Überbringer schlechter Nachrichten oder der „Hoffnungszerstörer“ sein. Ganz zu schweigen davon, dass es dem Ruf Ihres Unternehmens schaden kann, wenn Sie es versäumen, die Leute zu informieren, oder wenn Sie es ungeschickt anstellen.
Und doch bedeutet die Einstellung einer Person zwangsläufig, dass man vielen anderen absagen muss.
Sie können ein paar Tipps beherzigen, um diese Nachricht so zu übermitteln, dass sie den Bewerber ermutigt und ihn dazu bringt, Ihr Unternehmen weiterhin zu respektieren.
Dieser Artikel bietet Taktiken und Vorlagen, die Ihnen helfen, die schwierige Nachricht zu überbringen.
60 % der Arbeitssuchenden1 berichten von schlechten Erfahrungen in ihrem Bewerbungsprozess, und 72 % haben ihre schlechten Erfahrungen auf Glassdoor, in sozialen Medien oder mit Kollegen geteilt.
Es steht einiges auf dem Spiel, wenn es darum geht, Absagen würdevoll zu handhaben – es ist ein oft vernachlässigter, aber wichtiger Ausdruck Ihrer Marke, Identität und Ihres Rufs.
Beachten Sie diese Tipps bei der Gestaltung Ihrer Kommunikation.
Senden Sie die Absage, sobald die Entscheidung gefallen ist.
Denken Sie daran, dass die Kandidaten sehnsüchtig auf eine Rückmeldung warten. Dies respektiert ihre Zeit und ihren emotionalen Einsatz und hilft ihnen, ihre Jobsuche zeitnah fortzusetzen.
Achten Sie auf Zeitzonen und Arbeitszeiten, um sicherzustellen, dass die Nachricht zu einem angemessenen Zeitpunkt empfangen wird.
In den meisten Situationen ist die E-Mail eine praktische Wahl, da sie es den Kandidaten ermöglicht, die Nachricht privat und in ihrem eigenen Tempo zu verarbeiten.
Es gibt Situationen, in denen Sie ein Telefonat in Betracht ziehen sollten, wie zum Beispiel:
Erkennen Sie die Zeit, die Mühe und den Enthusiasmus an, den sie in die Bewerbung gesteckt haben.
Drücken Sie Ihre Wertschätzung für das Interesse des Kandidaten an der Position aus. Die Anerkennung ihres Engagements trägt viel dazu bei, den Bewerber zu respektieren und einen positiven Eindruck von Ihrem Unternehmen zu hinterlassen, unabhängig vom Ergebnis.
Kandidaten schätzen Transparenz und Geradlinigkeit.
Kommen Sie innerhalb der ersten Sätze zur Entscheidung – sei es ein höfliches „wir haben uns für einen anderen Kandidaten entschieden“ oder ein „wir bedauern, Ihnen mitteilen zu müssen“.
Das Militär verwendet ein Kommunikationstool namens Bottom Line Upfront2 (BLUF) als transparenteste und effektivste Methode, um einen Punkt auf den Punkt zu bringen. Lassen Sie sich von diesem Modell inspirieren und setzen Sie Ihr Fazit so früh wie möglich.
Nachdem Sie Ihre Entscheidung klar dargelegt haben, lassen Sie bei Bedarf eine kurze, höfliche Erklärung folgen und danken Sie ihnen für ihr Interesse. Vermeiden Sie langatmige Erklärungen, die Kandidaten verwirren oder überfordern könnten.
Für den Bewerber ist eine Absage schon schwer genug; machen Sie es nicht noch schlimmer, indem Sie ihn zwingen, sich durch Textwüsten zu wühlen, um die eigentliche Nachricht zu finden.
Geben Sie ein grundlegendes Feedback und fragen Sie, ob sie ein detaillierteres Feedback wünschen.
Dieser Tipp gilt umso mehr, je weiter ein Kandidat im Interviewprozess fortgeschritten ist. Ein Feedback zu geben, wenn noch kein Vorstellungsgespräch stattgefunden hat, ist nicht zwingend erforderlich, könnte aber dennoch geschätzt werden, wenn es etwas Relevantes mitzuteilen gibt.
Sobald ein Kandidat ein Vorstellungsgespräch mit Ihnen geführt hat, ist es hilfreich zu wissen, warum er den Job nicht bekommen hat. Sowohl damit er damit abschließen kann, als auch um zu erfahren, woran er arbeiten muss.
Konstruktives Feedback zu Bereichen, in denen sich Kandidaten verbessern können, kann ihrer beruflichen Entwicklung zugutekommen.
Konzentrieren Sie sich auf ihre Fähigkeiten, Qualifikationen und darauf, wie sie ihre Eignung weiterentwickeln können, anstatt bei persönlichen Unzulänglichkeiten zu verweilen.
Manche Leute wünschen sich spezifisches Feedback, das sie umsetzen können. Andere hingegen nicht. Sie können also fragen, ob sie ein detaillierteres Feedback wünschen, und wenn ja, seien Sie so hilfreich wie möglich.
Betrachten Sie dies als eine Gelegenheit, sie auf ihrem Karriereweg zu unterstützen.
Erkennen Sie die Bemühungen des Kandidaten an und betonen Sie, dass die Entscheidung nicht seinen Wert als Fachkraft widerspiegelt.
Bevor Sie die Nachricht überbringen, kann es auch hilfreich sein, sie mit einem Satz wie „Dies ist eine schwierige Nachricht, die ich senden muss“ einzuleiten. Dies vermittelt, dass Sie die schlechte Nachricht nicht gerne überbringen, und gibt ihnen die Chance, sich darauf einzustellen.
Behalten Sie während der gesamten Absage einen empathischen und respektvollen Ton bei. Verwenden Sie eine höfliche Sprache, vermeiden Sie harte oder negative Begriffe und versichern Sie ihnen, dass ihre Bewerbung ernst genommen wurde.
Sie könnten sogar eine Zeile einfügen wie: „Ich weiß, dass es schwierig sein kann, eine solche Nachricht zu erhalten.“
Dieser mitfühlende Ansatz kann die Enttäuschung lindern und einen positiven Eindruck hinterlassen.
Formulieren Sie die Absage in einem positiven Licht.
Etwa die Hälfte der Arbeitssuchenden3 beginnt nach der fünften Absage, das Vertrauen zu verlieren. Das bedeutet nicht, dass Sie den Leuten nicht sagen sollten, dass sie den Job nicht bekommen haben, aber es könnte Sie dazu inspirieren, Ihre Entscheidung so zu formulieren, dass sie ein Gefühl der Ermutigung hinterlässt.
Vielleicht teilen Sie etwas mit, das Sie an dem Kandidaten bewundern, und lassen ihn wissen, dass ihn das weit bringen wird.
Oder Sie könnten ihn wissen lassen, dass er unter den Top X % der Bewerber war.
Oder einfach, dass Sie seine Energie geliebt haben und das Gefühl haben, dass er eine hervorragende Bereicherung für jedes Team wäre, in dem er arbeitet.
Bei diesem Tipp sollten Sie vorsichtig sein: Wenn Sie zu sehr versuchen, die Absage wie eine gute Nachricht klingen zu lassen, oder wenn Sie zu überschwänglich sind, könnten Sie herablassend oder unsensibel wirken.
Hier ist ein Ausschnitt aus einer Absage-E-Mail, die ich vor einigen Jahren erhalten habe:
Obwohl wir Ihre Energie und Ihr Interesse schätzen und es genossen haben, Sie kennenzulernen, ist diese Position nicht die perfekte Besetzung für die einzigartige Kombination aus Talent und Erfahrung, die Sie mitbringen.
Wir glauben von ganzem Herzen, dass es für jeden Menschen eine phänomenale Position gibt, und wir weigern uns, Sie von der Chance Ihres Lebens abzuhalten.
Obwohl der Rahmen, den sie boten, Potenzial hatte, war ihre Wortwahl übertrieben und erweckte den Eindruck, als täten sie mir einen Gefallen, indem sie meine Bewerbung ablehnten.
Eine bessere Formulierung für diese Perspektive könnte sein:
Ich weiß, dass E-Mails wie diese schwer zu verdauen sein können, aber es gibt da draußen eine Stelle, die perfekt zu Ihnen passt, vielleicht sogar besser als diese hier.
Hier ist ein Ausschnitt aus einer anderen E-Mail, die ich nach einem abschließenden Vorstellungsgespräch erhalten habe:
Leider haben wir uns entschieden, an dieser Stelle nicht weiterzumachen.
Da wir es lieben, Dinge zu teilen und Menschen zu helfen, haben wir uns entschieden, etwas mit Ihnen zu teilen. Unten finden Sie einen Link zu einem super inspirierenden TED-Talk, der zeigt, dass Absagen nicht als Misserfolge, sondern als Chancen zum Lernen und Wachsen verstanden werden sollten.
Auch hier könnte es hilfreich sein, eine Absage als Chance für Wachstum darzustellen, aber wie es hier gemacht wurde, fühlte sich belehrend an. Teilweise, weil ich das Gefühl hatte, dass sie mir das YouTube-Video aufdrängten, anstatt es mir anzubieten.
Wenn Sie diesen Ansatz wählen wollten, wäre eine bessere Formulierung:
Dies ist wahrscheinlich nicht die schönste Nachricht, die man erhalten kann. Einen Job nicht zu bekommen, den man möchte, ist hart – das ist mir in meiner Karriere dutzende Male passiert. Eine Sache, die mir geholfen hat, ist, diese Situationen als Chance zu sehen, Resilienz aufzubauen. Ich dachte mir, ich teile das mal mit Ihnen, falls es hilfreich ist – und falls nicht, ignorieren Sie es bitte einfach.
Wie Sie eine Perspektive rahmen, ist ein mächtiges Werkzeug der Einflussnahme. Wenn Sie neugierig sind, mehr über die Gesetze der Beeinflussung zu erfahren, könnte Ihnen dieses kostenlose Extra gefallen:
Ermutigen Sie sie, die Stellenausschreibungen Ihrer Organisation im Auge zu behalten, und begrüßen Sie zukünftige Bewerbungen. Aber nur, wenn Sie es ernst meinen. Andernfalls wecken Sie nur falsche Hoffnungen.
80 % der Arbeitssuchenden4 geben an, dass sie sich nicht erneut bei einem Unternehmen bewerben würden, das sie nicht über ihren Bewerbungsstatus informiert hat. Und wenn ein Bewerber über seinen Status informiert wird, ist die Wahrscheinlichkeit, dass er sich erneut bei diesem Unternehmen bewirbt, 3,5-mal höher.
Seien Sie aufrichtig in Ihrer Absicht, und wenn Sie wirklich Potenzial in dem Kandidaten sehen, kann dies ein wertvoller Schritt sein, um einen Talentpool aufzubauen und ein positives Image für Ihre Marke zu schaffen.
Wenn jemand die Interviewrunde überstanden hat und der Interviewer auch die Absage-E-Mail versendet, verwenden Sie „ich“ statt „wir“ in Ihrer Kommunikation.
Dies personalisiert die Nachricht und unterstreicht, dass Sie als Einzelperson die Bemühungen des Kandidaten aufrichtig schätzen und mit seiner Situation mitfühlen. Es schafft eher eine Eins-zu-eins-Verbindung und zeigt, dass Ihnen eine rücksichtsvolle und respektvolle Antwort wichtig ist.
„Wir“ wirkt oft generischer.
Vermeiden Sie es, in Ihrer Kommunikation übermäßig entschuldigend oder defensiv zu sein.
Absagen zu erteilen, kann auch für Sie emotional herausfordernd sein. Beim Verfassen Ihrer E-Mail ist es völlig okay, Empathie, Angst, Traurigkeit oder Enttäuschung zu empfinden.
Aber es ist am besten, diese Emotionen unabhängig zu verarbeiten und die E-Mail professionell zu halten. Sie möchten nicht, dass der Kandidat das Gefühl hat, Raum für Ihre Gefühle schaffen zu müssen.
Antworten Sie prompt und professionell, wenn Sie eine Follow-up-Anfrage erhalten, selbst wenn der Kandidat Frustration oder Enttäuschung ausdrückt.
Tun Sie dies, wenn Sie zusätzliche Informationen, Feedback oder Klarstellungen geben können.
Ihre Absage-Kommunikation endet nicht mit Ihrer ersten E-Mail. Interaktionen nach einer Absage tragen ebenfalls zum Ruf Ihres Unternehmens bei, bewahren Sie also eine hilfreiche und respektvolle Haltung.
Unten finden Sie einige Vorlagen für verschiedene Phasen des Interviewprozesses. Nutzen Sie diese als Inspiration oder passen Sie sie an Ihre Bedürfnisse an.
In der Regel hatten Kandidaten in diesem Szenario nur begrenzten Kontakt zum Unternehmen. Sie haben vielleicht nur ihren Lebenslauf gesehen, daher sollte die Nachricht kurz und höflich sein, ohne zu sehr ins Detail zu gehen.
Sehr geehrte(r) [Name des Kandidaten],
vielen Dank für Ihr Interesse an der Position als [Name der Stelle] bei [Name des Unternehmens]. Nach sorgfältiger Prüfung müssen wir Ihnen leider mitteilen, dass wir uns entschieden haben, mit anderen Kandidaten fortzufahren. Wir danken Ihnen für Ihre Bewerbung und wünschen Ihnen alles Gute für Ihre weitere Jobsuche.
Mit freundlichen Grüßen,
[Ihr Name]
[Ihr Titel]
[Name des Unternehmens]
Die Kandidaten haben mehr Zeit und Mühe in die Interviews investiert, daher sollte die Nachricht ihre Bemühungen anerkennen und mehr Feedback geben, sofern verfügbar.
Sehr geehrte(r) [Name des Kandidaten],
wir danken Ihnen herzlich für Ihr Interesse an der Position als [Name der Stelle] bei [Name des Unternehmens]. Nach sorgfältiger Überlegung und unserem letzten Gespräch muss ich Ihnen leider mitteilen, dass wir uns entschieden haben, Ihre Bewerbung nicht weiter zu verfolgen.
Ich schätze die Zeit und Mühe, die Sie in den Interviewprozess investiert haben, sehr. Nach unserem Gespräch bin ich aufrichtig davon überzeugt, dass Sie viel zu bieten haben. Sie gehörten zu einer Gruppe sehr starker Kandidaten, aber leider passte Ihre Erfahrung nicht ganz zu dem, was wir aktuell suchen.
Bitte zögern Sie nicht, sich zu melden, wenn Sie weiteres Feedback zum Gespräch wünschen oder Fragen haben. Ich weiß, dass E-Mails wie diese unangenehm sein können, aber ich wünsche Ihnen viel Erfolg bei Ihren zukünftigen Karriereschritten.
Mit freundlichen Grüßen,
[Ihr Name]
[Ihr Titel]
[Name des Unternehmens]
Die Kandidaten haben einen längeren Bewertungsprozess durchlaufen, daher sollte die Nachricht ihr Engagement anerkennen und detaillierteres Feedback geben, sofern verfügbar.
Sehr geehrte(r) [Name des Kandidaten],
ich möchte mich für Ihr Engagement und Ihren Einsatz während des gesamten Interviewprozesses für die Stelle als [Name der Stelle] bei [Name des Unternehmens] bedanken.
Ich verstehe, dass diese Nachricht enttäuschend sein kann – wir haben uns entschieden, mit einem anderen Kandidaten fortzufahren.
Ich war von Ihrer Professionalität und [hier Attribute erwähnen] in unserem Gespräch wirklich beeindruckt. Ich habe keinen Zweifel daran, dass Sie in Ihrer Karriere Bemerkenswertes erreichen werden.
Wir sind mit einigen Kandidaten fortgefahren, die für diese spezifische Position ein breiteres Spektrum an Fähigkeiten mitbrachten. Bitte wissen Sie, dass ein Nicht-Weiterkommen in diesem Prozess nicht bedeutet, dass Sie in Zukunft nicht gut zu [Name des Unternehmens] passen könnten. Ich ermutige Sie, sich erneut zu bewerben, wenn Sie zukünftige Ausschreibungen sehen, die Sie interessieren.
Bitte zögern Sie nicht, mich zu kontaktieren, wenn Sie Fragen haben oder ein detaillierteres Feedback wünschen. Ich wünsche Ihnen alles Gute für Ihren weiteren Weg.
Mit freundlichen Grüßen,
[Ihr Name]
[Ihr Titel]
[Name des Unternehmens]
Diese Kandidaten haben die fortgeschrittenen Phasen erreicht, daher sollte die Nachricht ihre starke Kandidatur anerkennen und gegebenenfalls eine zukünftige Berücksichtigung anbieten.
Sehr geehrte(r) [Name des Kandidaten],
vielen Dank für all Ihre Mühe und Ihren Einsatz beim Abschluss dieses Interviewprozesses für die Stelle als [Jobtitel] bei [Name des Unternehmens]. Es war ein langer Weg!
Dies ist eine schwierige Nachricht – wir haben uns entschieden, mit einem anderen Kandidaten fortzufahren.
Ich fand Ihre Energie toll, und Sie sind eine sehr kompetente Fachkraft. Ich habe keinen Zweifel, dass Sie in Ihrer Karriere weiterhin beeindruckende Dinge tun werden. Dass es dieses Mal nicht geklappt hat, bedeutet nicht, dass Sie in Zukunft nicht gut zu [Name des Unternehmens] passen würden – wenn neue Stellenanzeigen auftauchen, die Sie interessieren, bewerben Sie sich bitte wieder!
In diesem Fall haben wir uns für einen Bewerber mit tieferen Branchenkenntnissen entschieden. Aber bitte wissen Sie, dass Sie unter den Top Y % von XXX Bewerbern waren.
Bitte zögern Sie nicht, sich zu melden, wenn Sie Fragen haben oder ein detaillierteres Feedback wünschen.
Es bedeutet uns viel, dass Sie Ihre Energie in die Aussicht auf eine Arbeit bei [Name des Unternehmens] gesteckt haben. Im Namen des gesamten Teams, mit dem Sie gesprochen haben: Wir alle wünschen Ihnen das Beste für Ihre zukünftigen beruflichen Abenteuer.
Beste Grüße,
[Ihr Name]
[Ihr Titel]
[Name des Unternehmens]
Diese Rollen betreffen oft Kandidaten am Anfang ihrer Karriere, daher sollte die Nachricht ermutigend sein und Vorschläge für die Weiterentwicklung bieten.
Sehr geehrte(r) [Name des Kandidaten],
vielen Dank für Ihr Interesse an dem Praktikum / der Einstiegsposition als [Name der Stelle] bei [Name des Unternehmens]. Wir schätzen Ihre Bemühungen bei der Bewerbung sehr, haben uns jedoch entschieden, andere Kandidaten für diese Position zu interviewen.
Wir wissen, dass Nachrichten wie diese schwer zu verdauen sein können, aber wir hoffen, dass Sie weiterhin am Ball bleiben, Erfahrungen sammeln und Ihre Fähigkeiten ausbauen, denn wir sehen bei Ihnen großes Potenzial.
Zögern Sie nicht, sich bei zukünftigen Gelegenheiten erneut bei uns zu bewerben.
Falls Sie Fragen haben, können Sie sich gerne an uns wenden. Wir wünschen Ihnen alles Gute für Ihre Zukunft.
Mit freundlichen Grüßen,
[Ihr Name]
[Ihr Titel]
[Name des Unternehmens]
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Um einen Kandidaten zu informieren, dass er den Job nicht bekommen hat, sendet man am besten eine höfliche und kurze Erklärung per E-Mail, die Wertschätzung für das Interesse ausdrückt, die Entscheidung klar kommuniziert und die Tür für potenzielle zukünftige Gelegenheiten offen lässt.
Der beste Zeitpunkt für eine Absage ist zeitnah nach der Entscheidung. Dies respektiert die Zeit der nicht erfolgreichen Kandidaten und ihren emotionalen Einsatz im Prozess.
Feedback zu geben ist wichtig, da es den Kandidaten helfen kann, sich beruflich weiterzuentwickeln. Lassen Sie sie durch spezifisches, konstruktives Feedback zu ihren Fähigkeiten und Qualifikationen wissen, warum sie nicht die beste Besetzung waren, um ihre Karriereentwicklung zu unterstützen.
Empathie ist entscheidend, da sie die Bemühungen des Kandidaten anerkennt und Respekt zeigt. Sie mildert den Schlag der Enttäuschung ab und hinterlässt bei den Kandidaten einen positiven Eindruck von Ihrem Unternehmen. Zudem bewerben sie sich vielleicht später erneut, was Ihren Talentpool vergrößert.
Häufige Fehler sind vage Formulierungen, übermäßig detaillierte Erklärungen oder ein Mangel an Respekt im Tonfall. Halten Sie die Nachricht klar, höflich und empathisch.
Eine Absage kann positiv gestaltet werden, indem man Ermutigung und positive Bemerkungen ausspricht, die Tür für die Zukunft offen lässt und wann immer möglich konstruktives Feedback gibt. Wenn die Erfahrung des Kandidaten positiv ist, kann dies seine Moral stärken und ihn in Ihrem Talentpool halten.
Es ist wichtig, sich der rechtlichen Rahmenbedingungen (wie dem AGG in Deutschland) bewusst zu sein. Stellen Sie sicher, dass Ihre Absage keine diskriminierende Sprache oder Voreingenommenheit enthält, und konsultieren Sie bei Bedenken Ihre Rechtsabteilung.
Wenn Sie E-Mails versenden, um Leuten mitzuteilen, dass sie den Job nicht bekommen haben, denken Sie an diese Tipps:
Viel Erfolg bei Ihrer Kommunikation! Sie schaffen das! 💪
Wenn Sie weitere Vorstellungsgespräche in Ihrem Einstellungsprozess führen müssen, wird Ihnen dieser Leitfaden gefallen, der die besten Fragen für Interviewer aufschlüsselt.
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