Comment annoncer à quelqu'un qu'il n'a pas obtenu le poste (conseils et modèles)

Apprenez à annoncer un refus de candidature avec empathie et professionnalisme. Notre guide aide les responsables du recrutement à se forger une réputation positive, même en cas de déception.

En tant que responsable du recrutement ou patron, annoncer à quelqu’un qu’il n’a pas obtenu le poste peut être une partie difficile de votre rôle.

Personne ne veut être le porteur de mauvaises nouvelles ou celui qui brise les rêves. Sans compter que si vous ne prévenez pas les gens qu’ils n’ont pas été retenus, ou si vous le faites maladroitement, cela pourrait nuire à la réputation de votre entreprise.

Pourtant, embaucher quelqu’un signifie intrinsèquement dire non à beaucoup d’autres personnes.

Vous pouvez intégrer quelques conseils pour annoncer cette nouvelle d’une manière qui encourage le candidat et l’incite à respecter votre entreprise.

Cet article vous proposera des tactiques et des modèles pour vous aider à communiquer cette nouvelle difficile.

11 conseils cruciaux pour annoncer à quelqu’un qu’il n’a pas obtenu le poste

60 % des chercheurs d’emploi¹ déclarent avoir eu une mauvaise expérience lors de leur processus de candidature, et 72 % ont partagé leurs mauvaises expériences sur Glassdoor, les réseaux sociaux ou avec des collègues.

Gérer les refus avec élégance comporte des enjeux : c’est une expression souvent négligée mais importante de votre marque, de votre identité et de votre réputation.

Gardez ces conseils à l’esprit lors de la rédaction de votre communication.

Ne tardez pas à annoncer la nouvelle

Envoyez le message de refus dès que la décision est prise.

N’oubliez pas que les candidats attendent avec impatience une mise à jour. Cela respecte leur temps et leur investissement émotionnel, et les aide à avancer rapidement dans leur recherche d’emploi.

Tenez compte des fuseaux horaires et des heures de travail pour vous assurer que le message soit reçu à un moment opportun.

Choisissez le support approprié (e-mail ou appel téléphonique)

Dans la plupart des situations, l’e-mail est un choix pratique car il permet aux candidats de traiter la nouvelle en privé et à leur propre rythme.

Il existe des situations où vous pourriez envisager un appel téléphonique, telles que :

• Candidats au stade final : Les candidats qui se sont investis de manière significative dans le processus d’entretien, en particulier ceux qui ont atteint les dernières étapes, peuvent bénéficier d’un appel téléphonique personnel pour communiquer la décision et fournir un retour.
• Retours sensibles ou complexes : Lorsque le refus implique des commentaires sensibles ou complexes qu’il est préférable de transmettre de vive voix, un appel téléphonique peut faciliter un dialogue plus constructif et empathique.
• Construction d’une relation positive : Si le candidat présente un fort potentiel pour de futurs rôles ou si vous souhaitez rester en contact, un appel téléphonique peut aider à établir une relation positive et durable.

Saluez leurs efforts

Reconnaissez le temps, les efforts et l’enthousiasme qu’ils ont consacrés à leur candidature.

Exprimez votre gratitude pour l’intérêt du candidat pour le poste. Reconnaître leur dévouement contribue grandement à respecter le candidat et à maintenir une impression positive de votre entreprise, quel que soit le résultat.

Soyez clair et concis

Les candidats apprécient la transparence et la franchise.

Annoncez la décision dès les premières phrases — qu’il s’agisse d’un poli “nous avons choisi un autre candidat” ou d’un “nous avons le regret de vous informer”.

L’armée utilise un outil de communication appelé “Bottom Line Upfront”² (BLUF - l’essentiel d’abord) comme le moyen le plus transparent et le plus efficace de faire passer un message. Inspirez-vous de ce modèle et placez votre conclusion le plus tôt possible.

Après avoir clairement énoncé votre décision, poursuivez par une brève explication courtoise si vous le souhaitez et remerciez-les de leur intérêt. Évitez les explications interminables qui pourraient embrouiller ou accabler les candidats.

Pour le candidat, faire face à un refus est déjà assez difficile ; ne l’aggravez pas en l’obligeant à passer au crible des paragraphes entiers pour trouver l’information.

Proposez un retour (feedback)

Fournissez un retour de base et demandez s’ils souhaitent un retour plus détaillé.

Ce conseil s’applique d’autant plus que le candidat avance dans le processus d’entretien. Donner un retour s’ils n’ont pas encore passé d’entretien n’est pas nécessaire, mais cela pourrait tout de même être apprécié s’il y a quelque chose à partager.

Une fois qu’un candidat a passé un entretien avec vous, il est utile de savoir pourquoi il n’a pas obtenu le poste. À la fois pour qu’il puisse tourner la page et pour qu’il sache sur quoi travailler.

Un feedback exploitable sur les domaines dans lesquels les candidats peuvent s’améliorer peut être bénéfique pour leur croissance professionnelle.

Concentrez-vous sur leurs compétences, leurs qualifications et la manière dont ils peuvent développer davantage leur candidature plutôt que de vous attarder sur des lacunes personnelles.

Certaines personnes peuvent vouloir des commentaires spécifiques qu’elles peuvent mettre en œuvre. D’autres non. Vous pouvez donc demander s’ils souhaitent un retour plus détaillé et, s’ils acceptent, soyez aussi utile que possible.

Considérez cela comme une opportunité de les aider dans leur parcours professionnel.

Faites preuve d’empathie et de respect

Reconnaissez les efforts du candidat et soulignez que la décision ne reflète pas sa valeur en tant que professionnel.

Avant de délivrer la nouvelle, il peut également être utile de la faire précéder d’un sentiment tel que “C’est un message difficile à envoyer”. Cela montre que vous ne prenez pas de plaisir à annoncer la mauvaise nouvelle et leur donne également une chance de s’y préparer.

Tout au long du message de refus, maintenez un ton empathique et respectueux. Utilisez un langage poli, évitez les termes durs ou négatifs, et assurez-leur que leur candidature a été prise au sérieux.

Vous pourriez même inclure une phrase comme : “Je sais que recevoir ce genre de nouvelle peut être difficile.”

Cette approche compatissante peut atténuer leur déception et laisser une impression positive.

Proposez un cadre positif

Présentez le message de refus sous un jour positif.

Environ la moitié des chercheurs d’emploi³ commencent à perdre confiance après leur cinquième refus. Cela ne signifie pas que vous ne devriez pas dire aux gens qu’ils n’ont pas obtenu le poste, mais cela pourrait vous inciter à formuler votre décision d’une manière qui leur laisse un sentiment d’encouragement.

Vous pourriez partager quelque chose que vous admirez chez le candidat et lui faire savoir que cela le mènera loin.

Ou vous pourriez lui faire savoir qu’il faisait partie des X % de meilleurs candidats.

Ou simplement que vous avez aimé son énergie et que vous pensez qu’il serait un excellent contributeur pour n’importe quelle équipe.

Vous devrez être prudent avec ce conseil car si vous essayez trop de faire passer cela pour une bonne nouvelle ou si vous en faites trop, vous pourriez paraître condescendant ou insensible.

Voici un extrait d’un e-mail de refus que j’ai reçu il y a plusieurs années.

Bien que nous appréciions votre énergie et votre intérêt et que nous ayons aimé apprendre à vous connaître, ce poste n’est pas la solution idéale pour la combinaison unique de talent et d’expérience que vous apportez.

Nous croyons de tout cœur qu’il existe un poste phénoménal pour chaque personne, et nous refusons de vous freiner face à l’opportunité d’une vie.

Bien que le cadre qu’ils ont fourni ait du potentiel, leur formulation était excessive, donnant l’impression qu’ils me faisaient une faveur en rejetant ma candidature.

Une meilleure formulation pour cette perspective pourrait être :

Je sais que des e-mails comme celui-ci peuvent être difficiles à recevoir, mais il existe un poste qui vous conviendra parfaitement, peut-être même mieux que celui-ci.

Voici un extrait d’un autre e-mail reçu après un entretien final :

Malheureusement, nous avons décidé de ne pas donner suite pour le moment.

Puisque partager et aider les gens est ce que nous aimons faire, nous avons décidé de partager quelque chose avec vous. Ci-dessous, vous trouverez un lien vers une conférence TED super inspirante, qui montre que les échecs ne doivent pas être pris comme des échecs mais comme des opportunités d’apprendre et de grandir.

Conférence TED :

Encore une fois, il pourrait être utile de présenter le rejet comme une opportunité de croissance, mais la façon dont cela a été fait ici semblait un peu lourde. En partie parce que j’avais l’impression qu’ils m’imposaient la vidéo YouTube au lieu de me la proposer.

Si vous vouliez adopter cet angle, une meilleure formulation pourrait être :

Ce n’est probablement pas le message le plus agréable à recevoir. Ne pas obtenir un emploi que l’on souhaite est difficile — cela m’est arrivé des dizaines de fois dans ma carrière. Une chose qui m’a servi est de considérer ces situations comme une opportunité de renforcer ma résilience. Je me suis dit que je partagerais cela au cas où cela vous serait utile, et si ce n’est pas le cas, n’en tenez pas compte.

La façon dont vous cadrez une perspective est un puissant outil d’influence. Si vous êtes curieux d’en savoir plus sur les lois de l’influence, vous pourriez apprécier ce petit cadeau gratuit :

Laissez la porte ouverte (le cas échéant)

Encouragez-les à surveiller les offres d’emploi de votre organisation et accueillez favorablement leurs futures candidatures. Mais seulement si vous le pensez vraiment. Sinon, vous ne faites que leur donner de faux espoirs.

80 % des chercheurs d’emploi⁴ disent qu’ils ne postuleraient pas à un autre emploi dans une entreprise qui ne les a pas informés du statut de leur candidature. Et si un chercheur d’emploi est informé du statut de sa candidature, il est 3,5 fois plus susceptible de postuler à nouveau dans cette entreprise.

Soyez sincère dans votre intention, et si vous voyez réellement du potentiel chez le candidat, cela peut être une étape précieuse pour constituer un vivier de talents et créer une image positive pour votre marque.

Écrivez à la première personne du singulier pour rendre le message plus personnel

Si quelqu’un a dépassé l’étape de l’entretien et que l’intervieweur envoie également l’e-mail de refus, utilisez “Je” au lieu de “Nous” dans votre communication.

Cela personnalise le message et souligne que vous, en tant qu’individu, appréciez sincèrement les efforts du candidat et compatissez à sa situation. Cela crée davantage une connexion individuelle et montre que vous vous investissez pour fournir une réponse attentionnée et respectueuse.

Le “Nous” paraîtra plus générique.

Écrivez d’un point de vue émotionnellement neutre

Évitez d’être trop désolé ou sur la défensive dans votre communication.

Annoncer des refus peut être émotionnellement difficile pour vous aussi. Lors de la rédaction de votre e-mail, il est normal de ressentir de l’empathie, de la peur, de la tristesse ou de la déception.

Mais il est préférable de traiter ces émotions de votre côté et de garder l’e-mail professionnel. Vous ne voulez pas que le candidat ait l’impression de devoir gérer vos sentiments.

Soyez rapide pour les réponses de suivi

Répondez rapidement et professionnellement si vous recevez une demande de suivi, même si le candidat exprime de la frustration ou de la déception.

Faites-le si vous pouvez fournir des informations supplémentaires, un retour ou des éclaircissements.

Votre communication de refus continue après votre premier e-mail. Les interactions post-refus contribuent également à la réputation de votre organisation, maintenez donc une attitude serviable et respectueuse.

Exemples de scripts de refus

Vous trouverez ci-dessous quelques modèles pour différentes étapes du processus d’entretien. Utilisez-les comme source d’inspiration ou adaptez-les à vos besoins.

1. Refus standard après la sélection initiale :

En règle générale, les candidats dans ce scénario ont eu des interactions limitées avec l’entreprise. Vous n’avez peut-être vu que leur CV, le message doit donc être bref et poli sans entrer dans les détails.

Cher/Chère [Nom du candidat],

Je vous remercie de l’intérêt que vous portez au poste de [Nom du poste] chez [Nom de l’entreprise]. Après mûre réflexion, nous avons le regret de vous informer que nous avons choisi de poursuivre avec d’autres candidats. Nous apprécions votre candidature et vous souhaitons le meilleur dans votre recherche d’emploi.

Cordialement,

[Votre nom]

[Votre titre]

[Nom de l’entreprise]

2. Refus après entretien (téléphonique ou en personne) :

Les candidats ont investi plus de temps et d’efforts dans les entretiens, le message doit donc reconnaître leur effort et fournir plus de retours si possible.

Cher/Chère [Nom du candidat],

Nous vous remercions de l’intérêt que vous portez au poste de [Nom du poste] chez [Nom de l’entreprise]. Après mûre réflexion et suite à notre récent entretien, j’ai le regret de vous informer que nous avons décidé de ne pas donner suite à votre candidature.

J’apprécie le temps et les efforts que vous avez consacrés au processus d’entretien, et après notre conversation, je crois sincèrement que vous avez beaucoup à offrir. Vous étiez l’un des nombreux candidats solides, mais malheureusement, votre expérience ne correspondait pas tout à fait à ce que nous recherchions.

N’hésitez pas à me contacter si vous souhaitez un retour plus détaillé sur l’entretien ou si vous avez des questions. Je sais que des e-mails comme celui-ci peuvent être délicats à recevoir, mais je vous souhaite bonne chance dans vos futurs projets professionnels.

Cordialement,

[Votre nom]

[Votre titre]

[Nom de l’entreprise]

3. Refus suite à plusieurs entretiens ou évaluations

Les candidats ont suivi un processus d’évaluation prolongé, le message doit donc reconnaître leur engagement et fournir des retours plus détaillés si possible.

Cher/Chère [Nom du candidat],

Je tiens à saluer votre dévouement et vos efforts tout au long du processus d’entretien pour le poste de [Nom du poste] chez [Nom de l’entreprise].

Je comprends que cette nouvelle puisse être décevante — nous avons décidé de poursuivre avec un autre candidat.

J’ai été sincèrement impressionné par votre professionnalisme et votre [mentionner des attributs ici] lors de notre entretien. Je ne doute pas que vous accomplirez des choses remarquables dans votre carrière.

Nous avons avancé avec quelques candidats possédant un ensemble de compétences plus large pour ce poste spécifique. Sachez que le fait de ne pas progresser dans ce processus d’entretien ne signifie pas que vous ne seriez pas un excellent candidat pour [Nom de l’entreprise] à l’avenir. Je vous encourage à postuler si vous voyez de futures ouvertures qui vous intéressent.

N’hésitez pas à me contacter si vous avez des questions ou si vous souhaitez un retour plus détaillé. Je vous souhaite le meilleur dans vos futurs projets professionnels.

Cordialement,

[Votre nom]

[Votre titre]

[Nom de l’entreprise]

4. Refus au stade final

Ces candidats ont atteint les étapes avancées, le message doit donc reconnaître leur solide candidature et proposer une considération future si approprié.

Cher/Chère [Nom du candidat],

Merci pour tous vos efforts et votre dévouement pour mener à bien ce processus d’entretien pour le poste de [Titre du poste] chez [Nom de l’entreprise]. Ce fut un long parcours !

C’est une nouvelle difficile à annoncer — nous avons choisi de poursuivre avec un autre candidat.

J’ai adoré votre énergie, et vous êtes un professionnel très qualifié. Je n’ai aucun doute que vous continuerez à faire des choses impressionnantes dans votre carrière. Et ne pas avancer avec cet entretien ne signifie pas que vous ne seriez pas un bon candidat pour [Nom de l’entreprise] à l’avenir — si de nouvelles offres d’emploi vous intéressent, n’hésitez pas !

Dans ce cas précis, nous avons avancé avec un candidat ayant une connaissance plus approfondie du secteur. Mais sachez que vous étiez dans les meilleurs Y % des XXX candidats.

N’hésitez pas à me contacter si vous avez des questions ou si vous souhaitez un retour plus détaillé.

Cela signifie beaucoup pour nous que vous ayez mis votre énergie à vouloir travailler chez [Nom de l’entreprise]. Au nom de toute l’équipe avec laquelle vous avez passé l’entretien : nous vous souhaitons tous le meilleur dans vos futures aventures professionnelles.

Bien cordialement,

[Votre nom]

[Votre titre]

[Nom de l’entreprise]

5. Refus pour des stages ou des postes de débutant

Ces rôles concernent souvent des candidats en début de carrière, le message doit donc être encourageant et proposer des suggestions de croissance.

Cher/Chère [Nom du candidat],

Je vous remercie de l’intérêt que vous portez au stage/poste de débutant de [Nom du poste] chez [Nom de l’entreprise]. Nous apprécions l’effort que vous avez mis dans votre candidature, bien que nous ayons décidé d’interviewer d’autres candidats pour ce poste.

Nous savons que des messages comme celui-ci peuvent être difficiles à recevoir, mais nous espérons que vous continuerez à vous lancer, à acquérir de l’expérience et à développer vos compétences, car nous savons que vous avez un énorme potentiel.

N’hésitez pas à postuler à nouveau pour de futures opportunités chez nous.

Si vous avez des questions, n’hésitez pas à nous contacter. Nous vous souhaitons le meilleur dans vos projets futurs.

Cordialement,

[Votre nom]

[Votre titre]

[Nom de l’entreprise]

Questions fréquemment posées sur la façon d’annoncer à quelqu’un qu’il n’a pas obtenu le poste

Comment informer un candidat qu’il n’a pas obtenu le poste ?

Pour informer un candidat qu’il n’a pas obtenu le poste, il est préférable d’envoyer une explication polie et courte par e-mail qui exprime votre gratitude pour son intérêt, communique la décision clairement et laisse la porte ouverte à d’éventuelles opportunités futures.

Quel est le meilleur moment pour annoncer un refus d’emploi ?

Le meilleur moment pour annoncer un refus d’emploi est rapidement après la prise de décision, en respectant le temps des candidats non retenus et leur investissement émotionnel dans le processus.

Dois-je fournir un retour aux candidats refusés ?

Fournir un retour aux candidats refusés est important, car cela peut les aider à se développer professionnellement. Faites-leur savoir pourquoi ils n’étaient pas le meilleur profil avec des commentaires spécifiques et constructifs axés sur leurs compétences et leurs qualifications pour aider leur développement de carrière.

Quelle est l’importance de l’empathie dans les refus d’emploi ?

L’empathie dans les refus d’emploi est cruciale car elle reconnaît les efforts du candidat et montre du respect. Elle atténue l’impact de la déception et laisse aux candidats une impression positive de votre entreprise. De plus, ils pourraient vouloir postuler à nouveau, ce qui vous permet d’élargir votre vivier de candidats pour une future ouverture de poste.

Quelles sont les erreurs courantes à éviter dans les messages de refus ?

Les erreurs courantes à éviter dans les messages de refus incluent le fait d’être vague, de fournir des explications trop détaillées ou de manquer de respect. Gardez la nouvelle claire, polie et empathique.

Comment un refus peut-il être transformé en une expérience positive ?

Un refus peut être transformé en une expérience positive en offrant des encouragements et des remarques positives, en laissant la porte ouverte à de futures opportunités et en fournissant un retour constructif chaque fois que possible. Lorsqu’une expérience de candidat est positive, cela peut booster son moral et le maintenir dans votre vivier de talents.

Quelles considérations juridiques dois-je garder à l’esprit lors du refus d’un candidat ?

Lors du refus d’un candidat, il est important d’être conscient des considérations juridiques. Assurez-vous que votre message de refus ne contient pas de langage discriminatoire ou de préjugés, et consultez un conseiller juridique si vous avez des inquiétudes concernant d’éventuels problèmes juridiques.

Ce qu’il faut retenir sur la façon d’annoncer à quelqu’un qu’il n’a pas obtenu le poste

Lorsque vous envoyez des e-mails pour informer les gens qu’ils n’ont pas obtenu le poste, n’oubliez pas ces conseils ci-dessous :

• Soyez réactif pour annoncer la nouvelle : Envoyez le message de refus rapidement après avoir décidé, en respectant le temps et l’investissement émotionnel des candidats.
• Choisissez le bon support : Considérez la méthode de communication la plus appropriée à la situation, comme l’e-mail pour la plupart des cas, ou un appel téléphonique pour les candidats au stade final, les retours sensibles ou la construction d’une relation positive.
• Salué leurs efforts : Reconnaissez le dévouement des candidats et exprimez votre gratitude pour leur intérêt pour le poste.
• Soyez clair et concis : Assurez la transparence en délivrant la décision clairement dès les premières phrases, suivie d’une brève explication courtoise si vous le souhaitez.
• Proposez un retour : Si possible, fournissez un retour constructif aux candidats, en vous concentrant sur les compétences, les qualifications et leur potentiel de croissance.
• Faites preuve d’empathie et de respect : Reconnaissez les efforts des candidats, maintenez un ton empathique et respectueux, et évitez les termes négatifs.
• Proposez un cadre positif : Cadrez habilement le message de refus de manière positive, en laissant aux candidats un sentiment de valorisation et d’admiration.
• Laissez la porte ouverte (le cas échéant) : Encouragez sincèrement les candidats à envisager de futures opportunités au sein de votre organisation, en maintenant une image de marque employeur solide en tant qu’entreprise qui valorise le talent.
• Écrivez à la première personne si vous les avez interviewés. Le langage en “Nous” peut paraître générique.
• Écrivez d’un point de vue émotionnellement neutre : Gardez l’e-mail professionnel, même si annoncer des refus peut être émotionnellement difficile.
• Gestion des questions ou demandes de suivi : Répondez rapidement et professionnellement aux demandes de suivi des candidats, en fournissant des informations supplémentaires, des retours ou des éclaircissements au besoin pour maintenir une réputation positive pour votre organisation.

Bonne chance pour vos communications ! Vous allez y arriver 💪

Si vous avez d’autres entretiens à mener dans votre processus d’embauche, vous apprécierez peut-être ce guide qui détaille les meilleures questions à poser en tant qu’intervieweur.

Références

Footnotes (4)

1. careerarc.com ↩

2. animalz.co ↩

3. joblist.com ↩

4. careerarc.com ↩