1on1ミーティングを有意義なものにする方法

上司や部下との1on1を控えていますか？素晴らしいミーティングにするために、このガイドをチェックしてみましょう！

1対1のミーティング（1on1）に自信を持って臨む方法を知ることは、十分に活用されていない仕事のスキルです。多くの場合、1on1ミーティングはマネージャーと直属の部下、あるいは同僚間で行われます。

1on1ミーティングでは、仕事に関する質問を明確にしたり、建設的なフィードバックを与えたり、あるいは…週末の義理の両親への訪問について話したりすることもあります。

では、職場において成功し、インパクトのある1on1ミーティングを実現するためには、具体的に何が必要なのでしょうか？この深掘り記事では、以下の内容をカバーします。

1. 1on1ミーティングとは何か
2. 1on1ミーティングのメリット
3. マネージャーとして1on1ミーティングに備える方法
4. チームメンバーとして1on1ミーティングに備える方法
5. 1on1ミーティングで尋ねるべき質問
6. 1on1ミーティングのサンプルテンプレート

1on1ミーティングとは何か？

1on1ミーティングは、マネージャーと直属の部下が非公式でプライベートな会話をするための場です。これらのミーティングの目的は、信頼関係を築き、問題や懸念事項を特定することにあります。人事評価（パフォーマンスレビュー）も1on1セッションの特殊な形態の一つですが、ここでの焦点はそれではありません。

マネージャーは定期的に1on1ミーティングを開催すべきであり、その頻度は特定の関係性によって異なります。しかし、一般的には少なくとも月に1回は実施すべきです。

参加者は両名とも、1on1ミーティングで話し合うトピックを準備して臨むべきです。トピックには以下のようなものが含まれます。

• うまくいっていること
• 目標の進捗確認
• 近況報告
• 改善が必要な領域
• 今後のプロジェクトに関する質問

1on1ミーティングは、長期的な目標を確認し、フィードバックを提供するのに最適な時間です。これらのミーティングは開かれた対話の場であり、双方が自由に自分の考えやアイデアを共有できると感じられるべきです。

なぜ1on1は有益なのか？

マネージャーであれチームメンバーであれ、優れた1on1ミーティングには非常に多くのメリットがあります。

• マネージャーが従業員を個人的に知る機会になります。彼らの生活で何が起きているのか、仕事についてどう感じているのかを知ることができます。仕事以外の話をすることで、従業員はあなたをより信頼するようになるでしょう。
• 1on1ミーティングにより、マネージャーは従業員の目標や志向、達成したいこと、将来の計画をより深く理解できるようになります。
• また、1on1ミーティングは、従業員が報復を恐れることなく、抱えている懸念や問題を提起できる場でもあります。この種のミーティングは、従業員が懸念を表明し、同僚とのトラブルや職場内の問題を解決するための安全な空間を提供します。個人が報復を恐れずに懸念を提起できれば、生産性は向上します。
• 1on1ミーティングは、従業員がマネージャーのパフォーマンスに対してフィードバックを行う機会にもなります。フィードバックは、マネージャーが自身のマネジメントスタイルを改善し、チームに対してより多くのサポートや指導が必要な領域を特定するのに役立ちます。
• マネージャーが定期的に時間を割いて会ってくれることで、従業員は自分が大切にされ、評価されていると感じることができます。

マネージャーとして1on1に備える方法

マネージャーとして（マネージャー向けの完全ガイドはこちらにあります）、1on1ミーティングを成功させるために準備段階で考慮すべき要素がいくつかあります。

ステップ1：目標を持つ

席に着く前に、自分の目標について考えましょう。再会を喜ぶことか、不明点を明確にすることか、それともフィードバックを与えることか？ミーティングから何を得たいのかを正確に把握できるよう、できるだけ具体的に設定してください。

カジュアルな導入（オープナー）を使う

「深刻な事柄」にすぐに飛び込みたい衝動を抑えましょう。チームメンバーはあなたと話すことに緊張しているかもしれないので、まずは仕事に関係のないトピックから始めるのがベストです。検討すべき導入の質問をいくつか挙げます。

• 週末はどうでしたか？
• ここの職場環境はどうですか？
• [会社のイベント]に行きましたか？楽しめましたか？

その場に完全に集中する

部下との1on1ミーティングを、単なる「こなすべきタスク」の一つと考えないようにしましょう。代わりに、チームメンバーと完全に心を通わせることを目標の一つにしてください。スマートフォンやコンピュータなど、気を散らすものはすべて脇に置くのが最善です。

1on1ミーティング中に頻繁にメッセージを送ったり電話をかけたりすると、チームメンバーは自分が重要ではないと感じてしまうかもしれません。

ステップ2：ミーティングのアジェンダを作成する

目標が決まったら、それをアジェンダ項目に分解しましょう！例えば、新しい従業員と信頼関係を築くことが目標なら、彼らの経歴やモチベーションについて尋ねたいと思うでしょう。チームメンバーがプロジェクトをスムーズに進められるよう支援することが目標なら、計画に対して何を達成したか、大きな障害はないかを理解することに時間を割くかもしれません。

以下の1on1ミーティングテンプレートをぜひ活用してください。

これらの箇条書きを書き留めておくことで、1on1ミーティング中に柔軟に対応しつつも、特に軌道修正が必要な緊急事項がある場合には、議論を本筋に戻すことができます。

ステップ3：定期的なミーティングをスケジュールする

リズムを保ち、チームメンバーとの1on1ミーティングをスケジュールしておくことは不可欠です。週に1回、あるいは隔週のセッションが良いでしょう。これは従業員との関係構築に役立ちます。忘れないように必ずカレンダーに追加してください。

定期的な1on1ミーティングをスケジュールした後、次のミーティングまでに何か用件ができた場合は、キャンセルするのではなく再スケジュールするようにしてください。キャンセルしてしまうと、そのミーティングは重要ではないというメッセージを従業員に与えてしまう可能性があります。

ステップ4：ロジスティクス（形式）を考える

コーヒーチャット、ランチ、あるいは散歩にできますか？

オフィスの外で1on1を行うことは珍しくありません。カフェでのチャットや一緒にランチを食べることは、素晴らしい選択肢になります。従業員はオフィスの外ではよりリラックスする傾向があり、友人に会っているような感覚になります。この方法の方が、より親密な関係を築けるでしょう。それに、健康的な食事は人を幸せにします！

あなたやチームメンバーが活動的なタイプなら、散歩に行くのもいいでしょう。歩数を稼ぐ絶好のチャンスです！

他に誰を招待する必要がありますか？

ここでは1on1について話していますが、トピックが予想できる場合は、他に誰を招待する必要があるか考えてみてください。

例えば、昇給、退職金パッケージ、ガーデンリーブ（退職前の有給休暇）、異例の昇進など、デリケートな事柄について話し合う際、詳細に100%の自信がない場合は、人事担当者を同席させることを検討してもよいでしょう。

別のシナリオとして、チームメンバーが新しい職場環境に馴染むのに苦労していたり、新しい人に会うのを恥ずかしがっていたりすることが予想される場合は、似たようなバックグラウンド（出身国や趣味が同じなど）を持つ人を呼んでみましょう。直属の部下は、同僚とチャットできることに興奮するかもしれません。

ただし、他の誰かを招待する場合は、必ず事前に従業員に伝えておいてください。二人きり以外では話しにくいことがあるかもしれないので、不意打ちにならないようにしましょう。

適切なデバイスを準備する

部下との1on1ミーティングに必要なツールがすべて揃っていることを確認してください。バーチャルで会う場合は、ビデオ通話アプリを決めておく必要があるでしょう。対面でのミーティングなら、さらに説明が必要になった場合に備えてホワイトボードのようなツールが必要かもしれません。

ステップ5：良い雰囲気で終える

彼らが質問する時間を残す

チームメンバーが来週の締め切りに間に合うかどうかを確認したくてたまらないかもしれません。しかし、たとえ業務にあまり関係のないことでも、彼らがあなたに質問できる時間を残すことを忘れないでください。マネージャーは、チームメンバーにとってライフコーチやキャリアコーチのような存在になることがよくあります。

アクションステップで終える

1on1を行うには理由があります。最高の結果を得るために、具体的なアクションステップで終えるようにしてください。

• チームメンバーが働きすぎだと感じていますか？仕事を再分配するか、タスクの優先順位付けをサポートしましょう。
• チームメンバーがサポート不足で圧倒されていると感じていますか？瞑想アプリ、セラピスト、あるいは有給休暇などの会社のリソースを紹介しましょう。
• チームメンバーが次のステップに迷っていますか？良い本を数冊勧めたり、同じ問題を経験した人を紹介したり、次回の1on1で同じ問題について進捗を確認する計画を立てたりしましょう。

これらのアクションステップにはできるだけ早く着手するようにしてください。自分の共有したことが何もつながらない、とチームメンバーに思われないようにしましょう。

アクションアイテム：

• 直属の部下との週次または隔週の1on1ミーティングをスケジュールし、カレンダーに入れましょう。
• 次回の1on1ミーティングのアジェンダを考えるために5分間時間を使いましょう。

マネージャーとの1on1に備える方法

1on1ミーティングは、あなたのキャリア開発に非常に役立ちます。それを最大限に活用するためのヒントをいくつか紹介します。

1on1ミーティングはあなたのチャンスです

マネージャーと直接会う（またはZoomで話す）時間は、いつでも自分の才能をアピールしたり、アイデアを共有したり、マネージャーをより深く知ったりするチャンスです。ミーティングの目標について考えてみましょう。マネージャーに自分を評価してもらい、より深く理解してもらうためには何が役立つでしょうか？以下のような質問で事前に計画を立ててみてください。

• マネージャーに知っておいてほしいことはありますか？
• マネージャーに自分のどんなところを理解してほしいですか？
• マネージャーからの助けやアドバイスが必要ですか？

ミーティングの前に定期的なアップデートを送る

ミーティングのすべてを状況報告（ステータスアップデート）に費やさないでください。ミーティングはキャリアプランニング、目標設定、関係を深めるためのものであり、単に完了したことやToDoのリストを確認するためのものではありません。1on1ミーティングが単なる報告会にならないよう、状況報告は定期的かつ事前に送るようにしましょう。状況報告を共有するには、次の2つのオプションがあります。

1. ミーティングの数日前にメールで更新する：状況報告を頻繁にメールで送り、必要に応じてリマインダーも添えます。これを週次のメールチェックインにしてもよいでしょう。あるいは、
2. 頻繁にスタンドアップミーティングを行う。毎日または毎週のスタンドアップミーティングにより、あなたとチームはマネージャーに仕事の状況を報告できます。

あなたとマネージャーが最も適切だと合意したオプションを選んでください。

マネージャーが状況を把握していればいるほど、1on1ミーティング中にその話題を持ち出そうとする誘惑は少なくなります。これを行うことは有益です。なぜなら、1on1セッションでは、長期的な目標や改善すべき点など、「より大きく、厄介なキャリアに関する事柄」について話し合いたいからです。

プロのヒント： 1on1ミーティングの目標や質問を事前に送っておきましょう。以下のような例を使ってみてください。

• 来週の1on1では、____について話し合いたいと思っています。
• 今度の1on1でぜひお話ししたいことの一つは、社内での将来の成長機会についてです。私はもっと____をやっていきたいと考えています。
• 来週の1on1のアジェンダを作成されているようでしたら、リモートワーク／フレックスタイム／新しいタイムマネジメント戦略／_______の項目を追加していただけないでしょうか。この可能性についてご相談したいです。

話したいポイント（トーキングポイント）を書き出す

スケジュールが決まったら、ミーティングで話し合いたいことのリストを書き出しましょう。何を話せばいいかわからない場合は、以下のリストを参考にしてください。

• キャリア目標
• 個人の成長の軌跡
• 障害となっていること（ロードブロック）
• チーム改善のためのアイデア
• 個人的なトピック、対人関係の問題

あなたが伝えなければ、マネージャーは何が起きているのかを知ることはできません。1on1ミーティングの核心は、マネージャーとつながり、（時には扱いにくい）事柄について話し合うことにあります。

メモを記録しておく

前回の1on1ミーティングで話し合った内容についてマネージャーから尋ねられた際、覚えていないという状況は避けたいものです。これは、あなたがミーティングを十分に重視していないとマネージャーに思わせてしまう可能性があります。

マネージャーとの1on1ミーティングに臨む際は、メモ帳を持っていくか、メモ用ソフトウェアに入力して、これらを防ぎましょう。さらに良いのは、定期的に話し合うトピックのためにテンプレートを使用することです。

このテンプレートを試してみてください。

前四半期の仕事の目標：

将来の目標：

現在の仕事のパフォーマンスはどうですか？

発生した質問や問題：

プロのヒント： 各ミーティングの話したいポイントを保存しておき、すべて持参して後で参照できるようにすることを検討してください。これは、自分がどれだけ進歩したかをマネージャーに示すのにも役立ちます。

進捗を強調し、自信を持って仕事を共有する

1on1ミーティングは、自分の自信と進捗をアピールするのに最適な場所です。この四半期、月、年、あるいは在職期間中に何を達成しましたか？それを共有し、強調してください！

そして、すべての進捗を共有するときは、自信を持って共有しましょう。堂々と座り、そわそわしないでください。自信に満ちた非言語コミュニケーションは、自信に満ちた言葉と同じくらい重要であることを忘れないでください。

もっと自信を高める必要がありますか？自信を高めるための11の戦略をチェックしてみてください。

ミーティングの再スケジュールを依頼し、キャンセルされないようにする

マネージャーとの1on1ミーティングを妨げる最大の障害の一つは、マネージャーがキャンセルし続けることです。プロフェッショナルの世界ではよくあることで、特に上司が外部のクライアントと多くの時間を過ごしている場合に起こります。マネージャーが再スケジュールやキャンセルをしたとしても、それは通常あなたとは関係のないことですので安心してください。

一貫性を持って、ミーティングの再スケジュールを依頼しましょう。これは、あなたが積極的で、仕事に対して真剣であり、あるいはマネージャーと共有すべき重要な何かを持っていることを示します。

マネージャーからいつ再スケジュールするのがベストか聞かれたら、事前に彼らのカレンダーを確認して、マネージャーにとって都合の良い日時を提案するようにしてください。

アクションアイテム：

• 次回の1on1で話し合いたいことについて5〜10分間考えましょう。
• 自分の成果や質問を必ず含めてください。
• ミーティングの前にノートやデジタルパッドを持参することを忘れないよう、付箋を貼っておきましょう。

1on1ミーティングのテンプレート

1on1ミーティングでは、ミーティングの目標や相手に応じて、さまざまな質問をすることができます。以下に1on1ミーティングのアジェンダテンプレートをいくつか紹介します。

新しい従業員との最初の1on1

ここでは、新しい従業員と関係を築きたい場合、素晴らしい会話を弾ませるために以下の質問を検討してください。

• あなたについて少し教えてください。
• なぜこの役割を選んだのですか？
• あなたの志は何ですか？
• 仕事上の目標は何ですか？
• どうすればあなたをより良くサポートできますか？
• あなたのモチベーションは何ですか？
• あなたの仕事の習慣について教えてください。朝型ですか、それとも夜型ですか？時間を確保したい重要な活動や家族の伝統などはありますか？
• 趣味は何ですか？
• 今日、他に話したいことはありますか？

定期的なチェックイン

定期的なチェックインミーティングの目標は、信頼関係を深め、潜在的な障害を取り除くことです。以下の質問を試してみてください。

• この1週間はどうでしたか？
• 自分が誇りに思っていることは何ですか？
• やりたいことを達成するのを妨げているものはありますか？
• サポートが必要ですか？
• 私に手伝えることはありますか？
• 今日、他に話したいことはありますか？

目標設定ミーティング

目標設定を、すべての関係者の知識を取り入れた共同作業にしましょう。目標設定ミーティングでは、以下のトピックを確認します。

• なぜ目標を設定するのかを理解しましょう。
• 良い目標とは何でしょうか？
• 設定した目標はどうなりましたか？
• 優先順位を確認しましょう。
• 現在の目標がチームの発展やクライアントの目的にどのように貢献するか話し合いましょう。
• 目標を達成するために取るべき次のステップは何ですか？

アクションアイテム：

• 上記のテンプレートから一つ選び、次回の1on1に合わせてカスタマイズしましょう。

1on1ミーティングのまとめ

1on1ミーティングをインパクトのあるものにするための重要なヒント：

1. ミーティングのアジェンダを事前に書き出しておく。これにより、重要で時間に制約のある事項を確実にカバーできます。
2. 1on1ミーティングを目標の擦り合わせとフィードバックのために使う。単なる状況報告には使わない。
3. 直属の部下との1on1ミーティングを常にスケジュールする。週次または隔週が望ましいです。
4. キャンセルしなければならない場合は、積極的に1on1ミーティングを再スケジュールする。

1on1ミーティングは、仕事の生産性を高め、人間関係を築くための最良の方法の一つです。それは十分に行う価値のある投資です。より良いマネージャーになるためのヒントがさらに必要な場合は、良いマネージャーになる方法をチェックしてください！