Como Tornar as Reuniões Individuais Impactantes

Tem uma reunião individual agendada com o seu chefe ou funcionário? Vamos dar uma olhada neste guia para ter uma reunião incrível!

Saber como participar de uma reunião one-on-one com confiança é uma habilidade profissional subutilizada. Frequentemente, as reuniões one-on-one ocorrem entre gestores e seus liderados diretos ou entre colegas (peer-to-peer).

Em reuniões one-on-one, as pessoas podem esclarecer dúvidas relacionadas ao trabalho, dar feedback construtivo ou… falar sobre a visita do fim de semana aos sogros.

Então, o que exatamente faz uma reunião one-on-one ser bem-sucedida e impactante no local de trabalho? Este artigo detalhado cobrirá:

1. O que são reuniões one-on-one
2. Benefícios das reuniões one-on-one
3. Como se preparar para reuniões one-on-one como gestor
4. Como se preparar para reuniões one-on-one como membro da equipe
5. Perguntas para fazer em reuniões one-on-one
6. Modelos de amostra para reuniões one-on-one

O Que São Reuniões One-on-One?

As reuniões one-on-one permitem que gestores e liderados diretos tenham uma conversa informal e privada. O objetivo dessas reuniões é construir confiança e identificar quaisquer problemas ou preocupações. Embora uma avaliação de desempenho seja uma forma única de sessão individual, esse não é o foco aqui.

Os gestores devem realizar reuniões one-on-one regularmente, e a frequência dependerá do relacionamento específico. No entanto, elas geralmente devem ocorrer pelo menos uma vez por mês.

Ambos os participantes devem vir preparados com tópicos para discutir em uma reunião one-on-one. Estes podem ser:

• coisas que correram bem,
• verificação de metas,
• colocar o papo em dia,
• áreas para melhoria, ou
• perguntas sobre projetos futuros.

As reuniões one-on-one são o momento perfeito para verificar metas de longo prazo e fornecer feedback. Essas reuniões proporcionam um diálogo aberto, e ambas as partes devem se sentir à vontade para compartilhar seus pensamentos e ideias.

Por Que as One-on-Ones São Benéficas?

Seja você um gestor ou um membro da equipe, há muitos benefícios em realizar ótimas reuniões one-on-one:

• Elas permitem que o gestor conheça seus funcionários pessoalmente. Você pode descobrir o que está acontecendo na vida deles e como se sentem em relação ao trabalho. Seus funcionários provavelmente confiarão mais em você depois que conversarem além de assuntos profissionais.
• As reuniões one-on-one dão aos gestores uma melhor compreensão das metas e aspirações de seus funcionários, o que eles querem alcançar e seus planos para o futuro.
• As reuniões one-on-one também permitem que os funcionários levantem preocupações ou problemas que possam estar tendo sem medo de represálias. Esse tipo de reunião oferece um espaço seguro para os funcionários expressarem suas preocupações e resolverem quaisquer problemas que possam ter com colegas ou questões dentro do espaço de trabalho. Quando os indivíduos levantam preocupações ou problemas sem medo de represálias, a produtividade aumenta.
• As reuniões one-on-one permitem que os funcionários forneçam feedback sobre o desempenho de seu gestor. O feedback pode ser útil para os gestores melhorarem seu estilo de gestão e identificarem quaisquer áreas onde precisam fornecer mais suporte ou orientação à sua equipe.
• As reuniões one-on-one fazem com que os funcionários se sintam valorizados e apreciados porque seu gestor reserva um tempo para se reunir com eles regularmente.

Como se Preparar para Suas One-on-Ones como Gestor

Como gestor (temos nosso guia completo para gerentes aqui), existem alguns fatores que você precisa considerar ao se preparar para sua reunião one-on-one para garantir seu sucesso.

Passo nº 1: Tenha um objetivo

Antes de se sentar, pense no seu objetivo. É para se reconectar, esclarecer ou dar feedback? Seja o mais específico possível para saber exatamente o que deseja obter da reunião.

Use uma abertura casual

Resista ao impulso de mergulhar direto naqueles “assuntos sérios”. Os membros da sua equipe podem estar nervosos para falar com você, então começar com tópicos não relacionados ao trabalho é o melhor. Aqui estão algumas perguntas de abertura para você considerar:

• Como foi seu fim de semana?
• O que você está achando do ambiente de trabalho aqui?
• Você foi ao [evento da empresa]? O que achou?

Esteja totalmente presente

Tente não pensar na sua reunião one-on-one com seu funcionário como apenas mais um item na sua lista de tarefas. Em vez disso, tenha como um de seus objetivos conectar-se totalmente com o membro da sua equipe. O ideal seria deixar de lado qualquer coisa que distraia, como seu telefone ou computador.

O membro da sua equipe pode se sentir sem importância se você enviar mensagens ou fizer chamadas frequentemente durante as reuniões one-on-one.

Passo nº 2: Desenvolva uma pauta de reunião

Depois de ter o objetivo em mente, divida-o em itens de pauta! Por exemplo, se o seu objetivo é construir confiança com um novo funcionário, você pode querer perguntar sobre sua trajetória e motivação. Se o seu objetivo é ajudar um membro da equipe a avançar em um projeto sem problemas, você pode gastar mais tempo entendendo o que ele realizou em relação ao plano e se há obstáculos significativos.

Certifique-se de usar nosso modelo de reunião one-on-one abaixo.

Ao escrever esses tópicos, você pode ser flexível durante a reunião, mas deve tentar trazer a discussão de volta ao trilho, especialmente se algo urgente exigir uma correção de curso.

Passo nº 3: Agende reuniões recorrentes

Ter uma cadência e agendar reuniões one-on-one com o membro da sua equipe é essencial. Você pode optar por sessões semanais ou quinzenais. Isso ajudará a construir seu relacionamento com seu funcionário. Certifique-se de adicioná-las ao seu calendário para não esquecê-las.

Depois de agendar reuniões one-on-one recorrentes, se algo surgir antes da próxima reunião, tente reagendar em vez de cancelar. Cancelar pode passar a mensagem ao seu funcionário de que a reunião não é importante.

Passo nº 4: Pense na logística

Você pode fazer um café, um almoço ou uma caminhada?

Não é incomum ter one-on-ones fora do escritório. Um bate-papo em uma cafeteria ou um almoço juntos podem ser ótimas alternativas. Os funcionários tendem a relaxar mais fora do escritório — parece um encontro com um amigo. Você provavelmente construirá relacionamentos mais próximos dessa forma. Além disso, alimentos saudáveis até deixam as pessoas mais felizes!

Se você ou o membro da sua equipe forem do tipo ativo, também podem dar uma caminhada — uma chance perfeita para colocar os passos em dia!

Quem mais você precisa convidar?

Embora estejamos falando de one-on-one aqui, se você puder antecipar os tópicos, pense em quem mais você pode precisar convidar.

Por exemplo, se você estiver falando sobre assuntos sensíveis, como aumento salarial, pacote de rescisão, licença remunerada, promoções incomuns e não tiver 100% de certeza sobre os detalhes, considere trazer alguém do RH.

Em outro cenário, onde você antecipa que o membro da sua equipe está tendo dificuldade em se ajustar ao novo ambiente de trabalho ou é tímido para conhecer novas pessoas, traga alguém que possa ter um histórico semelhante (mesmo país de origem ou hobbies). Seu liderado direto pode ficar animado em conversar com seus pares.

Lembre-se de avisar seu funcionário com antecedência se convidar outra pessoa — não queremos pegá-lo de surpresa, pois ele pode ter reservas em compartilhar coisas além de vocês dois.

Prepare o dispositivo adequado.

Certifique-se de que todas as ferramentas necessárias para uma reunião one-on-one com seu funcionário estejam disponíveis. Se a reunião for virtual, você pode querer decidir sobre um aplicativo de videochamada. Se a reunião for presencial, você pode precisar de ferramentas como um quadro branco, caso haja necessidade de ilustrações adicionais.

Passo nº 5: Termine de forma positiva

Deixe tempo para que eles façam perguntas

Você pode estar ansioso para descobrir se o membro da sua equipe cumprirá o prazo na próxima semana. Mas lembre-se de deixar tempo para que eles façam perguntas a você — mesmo que sejam menos relacionadas às tarefas. Os gestores muitas vezes podem ser mentores de vida/carreira para os membros de sua equipe.

Termine com etapas de ação

Você faz one-on-ones por um motivo. Para obter os melhores resultados, certifique-se de terminar com etapas de ação concretas.

• O membro da sua equipe está se sentindo sobrecarregado? Redistribua o trabalho ou ajude-o a priorizar tarefas.
• O membro da sua equipe está se sentindo sem apoio e exausto? Apresente recursos da empresa, como um aplicativo de meditação, um terapeuta ou talvez uma licença remunerada.
• O membro da sua equipe está se sentindo inseguro sobre o próximo passo? Recomende alguns bons livros, apresente pessoas que passaram pelo mesmo problema ou planeje verificar o mesmo assunto com ele na próxima one-on-one.

Tente iniciar essas etapas de ação o mais rápido possível — você não quer que o membro da sua equipe pense que o que ele compartilhou não levará a nada.

Itens de Ação:

• Agende reuniões one-on-one semanais/quinzenais com seus liderados diretos e coloque-as em seu calendário.
• Gaste 5 minutos pensando na pauta da sua próxima reunião one-on-one.

Como se Preparar para Sua One-on-One com Seu Gestor

As reuniões one-on-one ajudam tremendamente no desenvolvimento da sua carreira. Aqui estão dicas de como você pode aproveitá-las ao máximo.

Uma reunião one-on-one é a sua oportunidade

Sempre que você consegue um tempo presencial (ou via Zoom) com seu gestor, é uma oportunidade para mostrar seus talentos, compartilhar ideias ou conhecer melhor seu gestor. Pense no seu objetivo para a reunião. O que ajudaria seu gestor a valorizá-lo e entendê-lo melhor? Tente se planejar com algumas destas perguntas:

• Há algo que você queira que seu gestor saiba?
• O que você gostaria que seu gestor entendesse sobre você?
• Você precisa de alguma ajuda ou conselho do seu gestor?

Envie atualizações regulares antes das reuniões

Não faça da sua reunião apenas uma atualização de status. Sua reunião serve para planejamento de carreira, definição de metas e aprofundamento do relacionamento, não apenas uma lista do que foi feito ou do que precisa ser feito. Certifique-se de enviar suas atualizações de status com antecedência e frequência para que sua reunião one-on-one não se torne uma reunião de atualização de status. Você pode compartilhar atualizações de status usando uma das duas opções:

1. Algumas semanas antes da reunião, atualize-os por e-mail: envie sua atualização de status por e-mail com frequência e alguns lembretes, se necessário. Você pode até transformar isso em um check-in semanal por e-mail. Ou,
2. faça reuniões stand-up frequentes. Reuniões stand-up diárias ou semanais permitirão que você e sua equipe atualizem seu gestor sobre o status do trabalho.

Escolha a opção que você e seu gestor concordarem ser a mais adequada.

Quanto mais atualizados eles estiverem, menos tentados estarão a trazer o assunto durante as reuniões one-on-one. Fazer isso é benéfico porque você provavelmente vai querer discutir “assuntos de carreira maiores e mais complexos” durante as sessões individuais, como suas metas e áreas de melhoria a longo prazo.

Dica Profissional: Envie suas metas para a reunião one-on-one ou suas perguntas com antecedência. Use exemplos como este:

• Na nossa one-on-one da próxima semana, eu adoraria discutir ____.
• Uma coisa sobre a qual eu adoraria conversar na nossa próxima one-on-one são as futuras oportunidades de crescimento na empresa. Eu quero fazer mais ____.
• Se você estiver montando uma pauta para nossa one-on-one na próxima semana, por favor, adicione o item de trabalho remoto / horário flexível / uma nova estratégia de gestão de tempo / _______. Eu adoraria discutir essa possibilidade com você.

Escreva seus tópicos de discussão

Escreva uma lista de coisas que você gostaria de discutir na reunião assim que houver uma data agendada. Se você não tiver certeza sobre o que falar, aqui está uma lista de coisas que você pode considerar:

• suas metas de carreira,
• trajetória de crescimento pessoal,
• obstáculos,
• ideias para melhoria da equipe,
• tópicos pessoais, questões interpessoais.

Seu gestor não saberá o que está acontecendo se você não contar a ele. O objetivo principal de uma reunião one-on-one é conectar-se e discutir coisas (às vezes difíceis) com seu gestor.

Mantenha o registro das notas

Você não gostaria de ser pego em uma situação em que seu gestor lhe pergunta sobre as coisas discutidas na última reunião one-on-one e você não se lembra. Isso pode fazer seu gestor pensar que você não valoriza as reuniões o suficiente.

Ao vir para uma reunião one-on-one com seu gestor, pegue um bloco de notas para fazer anotações da reunião ou digite-as em um software de notas para evitar tudo isso. Melhor ainda, considere usar um modelo para seus tópicos discutidos regularmente.

Tente este modelo:

Metas de trabalho do último trimestre:

Metas futuras:

Como está meu desempenho atual no trabalho?

Perguntas e problemas que surgiram:

Dica Profissional: Considere salvar seus tópicos de discussão de cada reunião e trazê-los todos com você para que possa consultá-los. Isso também ajuda você a mostrar ao seu gestor quanto progresso você fez.

Destaque o progresso e compartilhe seu trabalho com confiança

As reuniões one-on-one são um excelente lugar para você destacar sua confiança e progresso. O que você realizou no último trimestre? Mês? Ano? Tempo de casa? Por favor, compartilhe e destaque isso!

Então, ao compartilhar todo o seu progresso, faça-o com confiança. Sente-se de forma aberta, não fique inquieto. Lembre-se, a comunicação não verbal confiante é tão crucial quanto a verbal confiante.

Precisa de mais um impulso de confiança? Confira nossas 11 Estratégias para Aumentar sua Confiança.

Peça para reagendar a reunião e tente não deixar que a cancelem

Um dos maiores obstáculos que impedem uma reunião one-on-one com seu gestor é se ele continuar cancelando. Isso acontece frequentemente no mundo profissional, especialmente se seus chefes passam muito tempo com clientes externos. Quando seu gestor reagendar/cancelar com você, fique tranquilo, pois geralmente não tem nada a ver com você.

Você pode querer ser consistente e pedir o reagendamento da reunião. Isso mostrará que você é proativo, sério sobre seu trabalho ou tem algo crítico para compartilhar com seu gestor.

Se o seu gestor perguntar quando seria melhor reagendar a reunião, certifique-se de sugerir uma data que seja conveniente para ele, consultando o calendário dele com antecedência.

Itens de Ação:

• Gaste de 5 a 10 minutos pensando no que você gostaria de discutir na sua próxima one-on-one.
• Certifique-se de incluir suas conquistas e perguntas.
• Faça um lembrete adesivo para trazer um caderno/tablet digital antes da reunião.

Modelos de Reuniões One-on-One

Em uma reunião one-on-one, diferentes perguntas podem ser feitas dependendo dos objetivos da reunião e de com quem você está se reunindo. Aqui estão alguns modelos de pauta de reunião one-on-one.

Primeira one-on-one com um novo funcionário

Aqui, se você quiser construir um relacionamento com um novo funcionário. Considere fazer estas perguntas para iniciar uma ótima conversa:

• Conte-me um pouco sobre você.
• O que fez você escolher este cargo?
• Quais são suas aspirações?
• Quais são suas aspirações profissionais?
• Como posso apoiá-lo melhor?
• Quais são suas motivações?
• Conte-me sobre seus hábitos de trabalho — você é uma pessoa matutina ou noturna? Existem atividades essenciais/tradições familiares para as quais você quer garantir que tenha tempo?
• Quais são seus hobbies?
• Há mais alguma coisa sobre a qual você gostaria de falar hoje?

Check-in regular

Em uma reunião de check-in regular, o objetivo é desenvolver confiança e suavizar potenciais obstáculos. Tente estas perguntas:

• Como foi a última semana para você?
• Do que você diria que se orgulha?
• Há algo impedindo você de alcançar o que deseja?
• Você precisa de suporte?
• Onde posso ajudar?
• Há mais alguma coisa sobre a qual você gostaria de falar hoje?

Reunião de definição de metas

Faça da definição de metas uma colaboração que envolva o conhecimento de todas as partes. Aborde estes tópicos durante uma reunião de definição de metas:

• Vamos entender por que definimos metas.
• O que faz uma meta ser boa?
• Como foi a meta que definimos?
• Vamos dar uma olhada em nossas prioridades.
• Vamos discutir como a meta atual contribuirá para o desenvolvimento da nossa equipe/objetivos do cliente.
• Qual é o próximo passo para alcançar nossas metas?

Itens de Ação:

• Escolha um dos modelos acima e personalize-o para sua próxima one-on-one.

Conclusões sobre Reuniões One-on-One

Dicas essenciais sobre como tornar as reuniões one-on-one impactantes:

1. Escreva sua pauta de reunião com antecedência. Isso garantirá que você cubra assuntos críticos e urgentes.
2. Use as reuniões one-on-one para alinhamento de metas e feedback. Não as use como uma atualização de status.
3. Sempre agende reuniões one-on-one com seus liderados diretos — preferencialmente semanais ou quinzenais.
4. Reagende proativamente a reunião one-on-one se tiver que cancelar.

As reuniões one-on-one são uma das melhores maneiras de aumentar a produtividade no trabalho e construir relacionamentos. É um investimento que vale muito a pena. Se você quiser mais dicas sobre como ser um gestor melhor, confira Como Ser um Bom Gerente!