Comment rendre les réunions individuelles percutantes

Vous avez un entretien individuel prévu avec votre patron ou votre employé ? Jetons un coup d'œil à ce guide pour avoir une réunion extraordinaire !

Savoir participer à un entretien individuel avec assurance est une compétence professionnelle sous-utilisée. Souvent, les entretiens individuels (one-on-one) ont lieu entre les managers et leurs collaborateurs directs ou entre pairs.

Lors de ces entretiens, les participants peuvent clarifier des questions liées au travail, donner des commentaires constructifs ou… parler de la visite du week-end chez leurs beaux-parents.

Alors, qu’est-ce qui fait exactement le succès et l’impact d’un entretien individuel sur le lieu de travail ? Cet article approfondi couvrira :

1. Ce que sont les entretiens individuels
2. Les avantages des entretiens individuels
3. Comment se préparer aux entretiens individuels en tant que manager
4. Comment se préparer aux entretiens individuels en tant que membre de l’équipe
5. Les questions à poser lors des entretiens individuels
6. Des modèles d’entretien individuel

Que sont les entretiens individuels ?

Les entretiens individuels permettent aux managers et aux collaborateurs directs d’avoir une conversation informelle et privée. Le but de ces réunions est d’instaurer la confiance et d’identifier tout problème ou préoccupation. Bien qu’une évaluation de performance soit une forme unique de session individuelle, ce n’est pas le sujet ici.

Les managers devraient organiser des entretiens individuels régulièrement, et la fréquence dépendra de la relation spécifique. Cependant, ils devraient généralement avoir lieu au moins une fois par mois.

Les deux participants doivent arriver préparés avec des sujets à aborder. Il peut s’agir de :

• choses qui se sont bien passées,
• faire le point sur les objectifs,
• prendre des nouvelles (catch up),
• domaines d’amélioration, ou
• questions sur les projets à venir.

Les entretiens individuels sont le moment idéal pour faire le point sur les objectifs à long terme et fournir un feedback. Ces réunions permettent un dialogue ouvert, et les deux parties doivent se sentir libres de partager leurs pensées et leurs idées.

Pourquoi les entretiens individuels sont-ils bénéfiques ?

Que vous soyez manager ou membre d’une équipe, les bons entretiens individuels présentent de nombreux avantages :

• Ils permettent au manager de connaître personnellement ses employés. Vous découvrirez peut-être ce qui se passe dans leur vie et ce qu’ils pensent du travail. Vos employés vous feront probablement plus confiance une fois que vous aurez discuté au-delà des questions professionnelles.
• Les entretiens individuels permettent aux managers de mieux comprendre les objectifs et les aspirations de leurs employés, ce qu’ils veulent accomplir et leurs projets pour l’avenir.
• Les entretiens individuels permettent également aux employés de soulever des préoccupations ou des problèmes qu’ils pourraient rencontrer sans crainte de représailles. Ce type de réunion offre un espace sûr aux employés pour exprimer leurs inquiétudes et résoudre tout problème qu’ils pourraient avoir avec des collègues ou des difficultés au sein de l’espace de travail. Lorsque les individus soulèvent des préoccupations sans crainte, la productivité augmente.
• Les entretiens individuels permettent aux employés de donner leur avis sur les performances de leur manager. Le feedback peut aider les managers à améliorer leur style de gestion et à identifier les domaines où ils doivent fournir plus de soutien ou de conseils à leur équipe.
• Les entretiens individuels permettent aux employés de se sentir valorisés et appréciés parce que leur manager prend le temps de les rencontrer régulièrement.

Comment se préparer à vos entretiens individuels en tant que manager

En tant que manager (nous avons notre guide complet pour les managers ici), il y a certains facteurs que vous devez prendre en compte lors de la préparation de votre entretien individuel pour en assurer le succès.

Étape n°1 : Avoir un objectif

Avant de vous asseoir, réfléchissez à votre objectif. Est-ce pour renouer le contact, clarifier un point ou donner un feedback ? Soyez aussi précis que possible afin de savoir exactement ce que vous voulez retirer de la réunion.

Utilisez une accroche décontractée

Résistez à l’envie de plonger directement dans les “sujets sérieux”. Les membres de votre équipe peuvent être nerveux à l’idée de vous parler, il est donc préférable de commencer par des sujets non liés au travail. Voici quelques questions d’ouverture à envisager :

• Comment s’est passé ton week-end ?
• Comment trouves-tu l’environnement de travail ici ?
• Es-tu allé à [un événement de l’entreprise] ? Qu’en as-tu pensé ?

Soyez pleinement présent

Essayez de ne pas considérer votre entretien individuel avec votre employé comme une tâche de plus à accomplir. Au lieu de cela, fixez-vous comme objectif de vous connecter pleinement avec le membre de votre équipe. Le mieux est de mettre de côté tout ce qui pourrait vous distraire, comme votre téléphone ou votre ordinateur.

Le membre de votre équipe peut se sentir peu important si vous envoyez fréquemment des messages ou passez des appels pendant les entretiens individuels.

Étape n°2 : Élaborer un ordre du jour

Une fois que vous avez l’objectif en tête, décomposez-le en points à l’ordre du jour ! Par exemple, si votre objectif est d’instaurer la confiance avec un nouvel employé, vous voudrez peut-être l’interroger sur son parcours et ses motivations. Si votre objectif est d’aider un membre de l’équipe à faire avancer un projet en douceur, vous passerez peut-être plus de temps à comprendre ce qu’il a accompli par rapport au plan et s’il y a des obstacles majeurs.

N’oubliez pas d’utiliser notre modèle d’entretien individuel ci-dessous.

Tout en rédigeant ces points, vous pouvez rester flexible pendant l’entretien, mais vous devez essayer de ramener la discussion sur les rails, surtout si une urgence nécessite une correction de trajectoire.

Étape n°3 : Planifier des réunions récurrentes

Il est essentiel d’avoir une cadence et de planifier des entretiens individuels avec le membre de votre équipe. Vous pouvez opter pour des sessions hebdomadaires ou bimensuelles. Cela aidera à construire votre relation avec votre employé. Assurez-vous de les ajouter à votre calendrier pour ne pas les oublier.

Une fois que vous avez planifié des entretiens récurrents et que quelque chose survient avant la prochaine réunion, essayez de la reporter au lieu de l’annuler. L’annuler pourrait envoyer à votre employé le message que la réunion n’est pas importante.

Étape n°4 : Réfléchir à la logistique

Pouvez-vous faire une pause café, un déjeuner ou une marche ?

Il n’est pas rare d’avoir des entretiens individuels en dehors du bureau. Une discussion dans un café ou un déjeuner ensemble peuvent être d’excellentes alternatives. Les employés ont tendance à se détendre davantage à l’extérieur du bureau — on a l’impression de rencontrer un ami. Vous établirez probablement des relations plus étroites de cette façon. De plus, les aliments sains rendent même les gens plus heureux !

Si vous ou le membre de votre équipe êtes du genre actif, vous pouvez aussi aller marcher — une occasion parfaite de faire quelques pas !

Qui d’autre devez-vous inviter ?

Bien que nous parlions ici d’entretiens individuels, si vous pouvez anticiper les sujets, réfléchissez à qui d’autre vous pourriez avoir besoin d’inviter.

Par exemple, si vous parlez de sujets sensibles tels qu’une augmentation de salaire, une indemnité de départ, un congé de jardinage (garden leave), des promotions inhabituelles, et que vous n’êtes pas sûr à 100 % des détails, vous pourriez envisager de faire venir une personne des RH.

Dans un autre scénario où vous anticipez que le membre de votre équipe a du mal à s’adapter au nouvel environnement de travail ou est timide à l’idée de rencontrer de nouvelles personnes, faites venir quelqu’un qui pourrait avoir un parcours similaire (même pays d’origine ou mêmes loisirs). Votre collaborateur direct pourrait être ravi de discuter avec ses pairs.

N’oubliez pas de prévenir votre employé à l’avance si vous invitez quelqu’un d’autre — nous ne voulons pas le prendre au dépourvu car il pourrait avoir des réserves à partager au-delà de vous deux.

Préparez l’appareil approprié.

Assurez-vous que tous les outils nécessaires à un entretien individuel avec votre employé sont disponibles. Si vous vous réunissez virtuellement, vous voudrez peut-être choisir une application d’appel vidéo. Si la réunion est en personne, vous pourriez avoir besoin d’outils comme un tableau blanc au cas où des illustrations supplémentaires seraient nécessaires.

Étape n°5 : Finir sur une note positive

Laissez-leur du temps pour poser des questions

Vous êtes peut-être impatient de savoir si le membre de votre équipe respectera l’échéance de la semaine prochaine. Mais n’oubliez pas de lui laisser du temps pour vous poser des questions — même si elles sont moins liées aux tâches. Les managers peuvent souvent être des coachs de vie/carrière pour les membres de leur équipe.

Terminez par des mesures concrètes

Vous organisez des entretiens individuels pour une raison. Pour obtenir les meilleurs résultats, assurez-vous de terminer par des mesures concrètes (action steps).

• Le membre de votre équipe se sent-il surchargé de travail ? Redistribuez le travail ou aidez-le à prioriser les tâches.
• Le membre de votre équipe se sent-il sans soutien et dépassé ? Présentez les ressources de l’entreprise telles qu’une application de méditation, un thérapeute ou peut-être un congé payé.
• Le membre de votre équipe n’est-il pas sûr de la meilleure prochaine étape ? Recommandez quelques bons livres, présentez des personnes qui ont traversé le même problème, ou prévoyez de faire le point avec lui sur ce même sujet lors du prochain entretien.

Essayez de mettre en œuvre ces mesures dès que possible — vous ne voulez pas que le membre de votre équipe pense que son partage ne mènera à rien.

Actions à entreprendre :

• Planifiez des entretiens individuels hebdomadaires/bimensuels avec vos collaborateurs directs et inscrivez-les dans votre calendrier.
• Passez 5 minutes à réfléchir à l’ordre du jour de votre prochain entretien individuel.

Comment se préparer à votre entretien individuel avec votre manager

Les entretiens individuels aident énormément au développement de votre carrière. Voici des conseils pour en tirer le meilleur parti.

Un entretien individuel est votre opportunité

Chaque fois que vous pouvez avoir un moment en face à face (ou sur Zoom) avec votre manager, c’est une occasion de mettre en valeur vos talents, de partager des idées ou de mieux connaître votre manager. Réfléchissez à votre objectif pour la réunion. Qu’est-ce qui aiderait votre manager à vous apprécier et à mieux vous comprendre ? Essayez de planifier à l’avance avec certaines de ces questions :

• Y a-t-il quelque chose que vous voulez que votre manager sache ?
• Qu’aimeriez-vous que votre manager comprenne à votre sujet ?
• Avez-vous besoin d’aide ou de conseils de la part de votre manager ?

Envoyez des mises à jour régulières avant les réunions

Ne faites pas de votre réunion une simple mise à jour de statut. Votre réunion est destinée à la planification de carrière, à la définition d’objectifs et à l’approfondissement de la relation, pas seulement à une liste de ce qui a été fait ou des choses à faire. Assurez-vous d’envoyer vos mises à jour de statut à l’avance et fréquemment afin que votre entretien individuel ne devienne pas une réunion de mise à jour de statut. Vous pouvez partager les mises à jour de statut en utilisant l’une des deux options suivantes :

1. Quelques semaines avant la réunion, informez-les par e-mail : Envoyez fréquemment vos mises à jour de statut par e-mail et quelques rappels si nécessaire. Vous pouvez même en faire un point hebdomadaire par e-mail. Ou,
2. faites des réunions “stand-up” fréquentes. Des réunions quotidiennes ou hebdomadaires vous permettront, à vous et à votre équipe, de tenir votre manager informé de l’état d’avancement des travaux.

Choisissez l’option que vous et votre manager jugez la plus appropriée.

Plus ils sont informés, moins ils seront tentés d’aborder le sujet pendant vos entretiens individuels. C’est bénéfique car vous voulez probablement discuter de “sujets de carrière plus importants et complexes” pendant les sessions individuelles, tels que vos objectifs et vos domaines d’amélioration à long terme.

Conseil de pro : Envoyez vos objectifs pour l’entretien individuel ou vos questions à l’avance. Utilisez des exemples comme celui-ci :

• Lors de notre entretien individuel la semaine prochaine, j’aimerais discuter de ____.
• Une chose dont j’aimerais discuter lors de notre prochain entretien est les opportunités de croissance future au sein de l’entreprise. J’aimerais faire plus de ____.
• Si vous préparez l’ordre du jour de notre entretien de la semaine prochaine, veuillez ajouter le point sur le télétravail / les horaires flexibles / une nouvelle stratégie de gestion du temps / _______. J’aimerais discuter de cette possibilité avec vous.

Notez vos points de discussion

Dès qu’une date est fixée, dressez une liste des points que vous aimeriez aborder lors de la réunion. Si vous ne savez pas de quoi parler, voici une liste de sujets que vous pouvez envisager :

• vos objectifs de carrière,
• votre trajectoire de croissance personnelle,
• les obstacles,
• des idées pour l’amélioration de l’équipe,
• des sujets personnels, des problèmes relationnels.

Votre manager ne saura pas ce qui se passe si vous ne le lui dites pas. Tout l’intérêt d’un entretien individuel est de se connecter et de discuter de choses (parfois délicates) avec votre manager.

Prenez des notes

Vous ne voudriez pas vous retrouver dans une situation où votre manager vous interroge sur les points discutés lors du dernier entretien et que vous ne vous en souvenez pas. Cela pourrait faire croire à votre manager que vous n’accordez pas assez d’importance à ces réunions.

Lorsque vous venez à un entretien individuel avec votre manager, prenez un carnet pour prendre des notes ou tapez-les sur un logiciel de prise de notes pour éviter tout cela. Mieux encore, envisagez d’utiliser un modèle pour vos sujets de discussion réguliers.

Essayez ce modèle :

Objectifs de travail du dernier trimestre :

Objectifs futurs :

Comment est ma performance actuelle ?

Questions et problèmes survenus :

Conseil de pro : Envisagez de sauvegarder vos points de discussion de chaque réunion et de les apporter tous avec vous afin de pouvoir vous y référer. Cela vous aide également à montrer à votre manager les progrès que vous avez accomplis.

Mettez en avant vos progrès et partagez votre travail avec assurance

Les entretiens individuels sont un excellent endroit pour mettre en avant votre assurance et vos progrès. Qu’avez-vous accompli au cours du dernier trimestre ? Mois ? Année ? Depuis votre arrivée ? Partagez-le et mettez-le en valeur !

Ensuite, lorsque vous partagez tous vos progrès, faites-le avec assurance. Tenez-vous droit, ne gigotez pas. N’oubliez pas que le langage non verbal assuré est tout aussi crucial que le langage verbal assuré.

Besoin d’un coup de pouce supplémentaire pour votre confiance ? Consultez nos 11 stratégies pour booster votre confiance.

Demandez à reporter la réunion, et essayez d’éviter qu’ils ne l’annulent

L’un des plus grands obstacles à un entretien individuel avec votre manager est qu’il continue de l’annuler. Cela arrive souvent dans le monde professionnel, surtout si vos patrons passent beaucoup de temps avec des clients externes. Lorsque votre manager reporte ou annule, soyez assuré que cela n’a généralement rien à voir avec vous.

Vous devriez être constant et demander le report de la réunion. Cela montrera que vous êtes proactif, sérieux dans votre travail ou que vous avez quelque chose de critique à partager avec votre manager.

Si votre manager vous demande quand la réunion devrait être reportée, assurez-vous de suggérer une date qui lui conviendra en consultant son calendrier à l’avance.

Actions à entreprendre :

• Passez 5 à 10 minutes à réfléchir à ce que vous aimeriez aborder lors de votre prochain entretien individuel.
• N’oubliez pas d’inclure vos réalisations et vos questions.
• Mettez un post-it pour vous rappeler d’apporter un carnet ou une tablette numérique avant la réunion.

Modèles d’entretien individuel

Lors d’un entretien individuel, différentes questions peuvent être posées en fonction des objectifs de la réunion et de la personne que vous rencontrez. Voici quelques modèles d’ordre du jour pour les entretiens individuels.

Premier entretien individuel avec un nouvel employé

Ici, si vous voulez construire une relation avec un nouvel employé, envisagez de poser ces questions pour susciter une excellente conversation :

• Parle-moi un peu de toi.
• Qu’est-ce qui t’a fait choisir ce poste ?
• Quelles sont tes aspirations ?
• Quelles sont tes aspirations professionnelles ?
• Comment puis-je mieux te soutenir ?
• Quelles sont tes motivations ?
• Parle-moi de tes habitudes de travail — es-tu du matin ou du soir ? Y a-t-il des activités essentielles ou des traditions familiales pour lesquelles tu veux t’assurer d’avoir du temps ?
• Quels sont tes loisirs ?
• Y a-t-il autre chose dont tu aimerais parler aujourd’hui ?

Point régulier (Check-in)

Dans une réunion de suivi régulière, l’objectif est de développer la confiance et d’aplanir les obstacles potentiels. Essayez ces questions :

• Comment s’est passée la semaine dernière pour toi ?
• De quoi es-tu fier ?
• Y a-t-il quelque chose qui t’empêche d’accomplir ce que tu veux ?
• As-tu besoin de soutien ?
• Où puis-je t’aider ?
• Y a-t-il autre chose dont tu aimerais parler aujourd’hui ?

Réunion de définition d’objectifs

Faites de la définition des objectifs une collaboration qui implique les connaissances de toutes les parties. Abordez ces sujets lors d’une réunion de définition d’objectifs :

• Comprenons pourquoi nous fixons des objectifs.
• Qu’est-ce qui fait un bon objectif ?
• Comment s’est passé l’objectif que nous avions fixé ?
• Jetons un coup d’œil à nos priorités.
• Discutons de la manière dont l’objectif actuel contribuera au développement de notre équipe ou aux objectifs des clients.
• Quelle est la prochaine étape pour atteindre nos objectifs ?

Actions à entreprendre :

• Choisissez l’un des modèles ci-dessus et personnalisez-le pour votre prochain entretien individuel.

Points clés à retenir sur les entretiens individuels

Conseils essentiels pour rendre les entretiens individuels percutants :

1. Rédigez votre ordre du jour à l’avance. Cela vous permettra de couvrir les questions critiques et urgentes.
2. Utilisez les entretiens individuels pour l’alignement des objectifs et le feedback. Ne les utilisez pas comme une simple mise à jour de statut.
3. Planifiez toujours des entretiens individuels avec vos collaborateurs directs — de préférence de manière hebdomadaire ou bimensuelle.
4. Reprogrammez proactivement l’entretien individuel si vous devez l’annuler.

Les entretiens individuels sont l’un des meilleurs moyens d’augmenter la productivité au travail et de construire des relations. C’est un investissement qui en vaut la peine. Si vous voulez plus de conseils pour être un meilleur manager, consultez Comment être un bon manager !