Wie Sie Einzelgespräche wirkungsvoll gestalten

Steht ein Einzelgespräch mit Ihrem Chef oder Mitarbeiter an? Werfen wir einen Blick auf diesen Leitfaden, um ein großartiges Meeting zu führen!

Zu wissen, wie man souverän an einem Einzelgespräch (One-on-One) teilnimmt, ist eine unterschätzte berufliche Fähigkeit. Oft finden Einzelgespräche zwischen Führungskräften und ihren direkten Mitarbeitern oder unter Kollegen statt.

In Einzelgesprächen können Menschen arbeitsbezogene Fragen klären, konstruktives Feedback geben oder… über den Wochenendbesuch bei den Schwiegereltern sprechen.

Was genau macht also ein erfolgreiches und wirkungsvolles Einzelgespräch am Arbeitsplatz aus? Dieser ausführliche Artikel behandelt:

1. Was Einzelgespräche sind
2. Vorteile von Einzelgesprächen
3. Wie Sie sich als Führungskraft auf Einzelgespräche vorbereiten
4. Wie Sie sich als Teammitglied auf Einzelgespräche vorbereiten
5. Fragen, die man in Einzelgesprächen stellen kann
6. Beispielvorlagen für Einzelgespräche

Was sind Einzelgespräche?

Einzelgespräche ermöglichen es Führungskräften und direkten Mitarbeitern, ein informelles, vertrauliches Gespräch zu führen. Der Zweck dieser Treffen ist es, Vertrauen aufzubauen und etwaige Probleme oder Bedenken zu identifizieren. Während eine Leistungsbeurteilung eine spezielle Form einer Einzelsitzung ist, liegt der Fokus hier nicht darauf.

Führungskräfte sollten regelmäßig Einzelgespräche führen, wobei die Häufigkeit von der jeweiligen Beziehung abhängt. Im Allgemeinen sollten sie jedoch mindestens einmal im Monat stattfinden.

Beide Teilnehmer sollten vorbereitet mit Themen erscheinen, die in einem Einzelgespräch besprochen werden können. Dies könnten sein:

• Dinge, die gut gelaufen sind,
• Überprüfung von Zielen,
• allgemeiner Austausch (Catch-up),
• Verbesserungspotenziale oder
• Fragen zu anstehenden Projekten.

Einzelgespräche sind der perfekte Zeitpunkt, um längerfristige Ziele zu überprüfen und Feedback zu geben. Diese Treffen bieten einen offenen Dialog, und beide Parteien sollten sich frei fühlen, ihre Gedanken und Ideen zu teilen.

Warum sind Einzelgespräche vorteilhaft?

Egal, ob Sie eine Führungskraft oder ein Teammitglied sind, großartige Einzelgespräche bieten so viele Vorteile:

• Sie ermöglichen es der Führungskraft, ihre Mitarbeiter persönlich kennenzulernen. Sie erfahren vielleicht, was in ihrem Leben vorgeht und wie sie über die Arbeit denken. Ihre Mitarbeiter werden Ihnen wahrscheinlich mehr vertrauen, wenn Sie über rein berufliche Angelegenheiten hinaus gesprochen haben.
• Einzelgespräche geben Führungskräften ein besseres Verständnis für die Ziele und Ambitionen ihrer Mitarbeiter, was sie erreichen wollen und ihre Pläne für die Zukunft.
• Einzelgespräche ermöglichen es den Mitarbeitern auch, Bedenken oder Probleme anzusprechen, ohne Angst vor Repressalien haben zu müssen. Diese Art von Treffen bietet einen sicheren Raum für Mitarbeiter, um ihre Sorgen zu äußern und Probleme mit Kollegen oder Schwierigkeiten am Arbeitsplatz zu lösen. Wenn Einzelpersonen Bedenken ohne Angst äußern können, steigt die Produktivität.
• Einzelgespräche geben Mitarbeitern die Möglichkeit, Feedback zur Leistung ihrer Führungskraft zu geben. Feedback kann für Führungskräfte hilfreich sein, um ihren Führungsstil zu verbessern und Bereiche zu identifizieren, in denen sie ihrem Team mehr Unterstützung oder Anleitung bieten müssen.
• Einzelgespräche sorgen dafür, dass sich Mitarbeiter wertgeschätzt und geschätzt fühlen, weil sich ihre Führungskraft die Zeit nimmt, sich regelmäßig mit ihnen zu treffen.

Wie Sie sich als Führungskraft auf Ihre Einzelgespräche vorbereiten

Als Führungskraft (wir haben hier unseren vollständigen Leitfaden für Manager) gibt es einige Faktoren, die Sie bei der Vorbereitung auf Ihr Einzelgespräch berücksichtigen müssen, um dessen Erfolg zu gewährleisten.

Schritt #1: Ein Ziel haben

Bevor Sie sich zusammensetzen, denken Sie über Ihr Ziel nach. Geht es darum, den Kontakt wiederherzustellen, Dinge zu klären oder Feedback zu geben? Werden Sie so spezifisch wie möglich, damit Sie genau wissen, was Sie mit dem Treffen erreichen wollen.

Nutzen Sie einen lockeren Einstieg

Widerstehen Sie dem Drang, sofort in die “ernsten Angelegenheiten” einzutauchen. Ihre Teammitglieder könnten nervös sein, mit Ihnen zu sprechen, daher ist es am besten, mit nicht arbeitsbezogenen Themen zu beginnen. Hier sind einige Einstiegsfragen, die Sie in Betracht ziehen können:

• Wie war dein Wochenende?
• Wie gefällt dir das Arbeitsumfeld hier?
• Warst du bei [einem Firmenevent]? Wie hat es dir gefallen?

Seien Sie voll präsent

Versuchen Sie, Ihr Einzelgespräch mit Ihrem Mitarbeiter nicht als einen weiteren Punkt auf Ihrer To-do-Liste zu betrachten. Setzen Sie sich stattdessen zum Ziel, eine echte Verbindung zu Ihrem Teammitglied aufzubauen. Legen Sie am besten alles Ablenkende, wie Ihr Telefon oder Ihren Computer, beiseite.

Ihr Teammitglied könnte sich unwichtig fühlen, wenn Sie während des Einzelgesprächs häufig Nachrichten schreiben oder Anrufe tätigen.

Schritt #2: Eine Agenda entwickeln

Sobald Sie das Ziel vor Augen haben, brechen Sie es in Agendapunkte herunter! Wenn Ihr Ziel beispielsweise darin besteht, Vertrauen zu einem neuen Mitarbeiter aufzubauen, möchten Sie vielleicht nach dessen Hintergrund und Motivation fragen. Wenn Ihr Ziel darin besteht, einem Teammitglied zu helfen, ein Projekt reibungslos voranzutreiben, verbringen Sie vielleicht mehr Zeit damit zu verstehen, was erreicht wurde, wie der Plan aussieht und ob es größere Hindernisse gibt.

Nutzen Sie unbedingt unsere Vorlage für Einzelgespräche weiter unten.

Während Sie diese Stichpunkte aufschreiben, können Sie während des Einzelgesprächs flexibel bleiben, sollten aber versuchen, die Diskussion wieder auf Kurs zu bringen, insbesondere wenn etwas Dringendes eine Kurskorrektur erfordert.

Schritt #3: Regelmäßige Termine planen

Ein fester Rhythmus und die Planung von Einzelgesprächen mit Ihrem Teammitglied sind unerlässlich. Sie können sich für wöchentliche oder zweiwöchentliche Sitzungen entscheiden. Dies wird helfen, die Beziehung zu Ihrem Mitarbeiter aufzubauen. Stellen Sie sicher, dass Sie die Termine in Ihren Kalender eintragen, damit Sie sie nicht vergessen.

Wenn Sie regelmäßige Einzelgespräche geplant haben und vor dem nächsten Termin etwas dazwischenkommt, versuchen Sie, den Termin zu verschieben, anstatt ihn abzusagen. Eine Absage könnte Ihrem Mitarbeiter signalisieren, dass das Treffen nicht wichtig ist.

Schritt #4: Über die Logistik nachdenken

Können Sie ein Kaffeegespräch, ein Mittagessen oder einen Spaziergang machen?

Es ist nicht ungewöhnlich, Einzelgespräche außerhalb des Büros zu führen. Ein Chat in einem Café oder ein gemeinsames Mittagessen können großartige Alternativen sein. Mitarbeiter neigen dazu, sich außerhalb des Büros mehr zu entspannen – es fühlt sich an wie ein Treffen mit einem Freund. Auf diese Weise bauen Sie wahrscheinlich engere Beziehungen auf. Außerdem macht gesundes Essen die Menschen sogar glücklicher!

Wenn Sie oder Ihr Teammitglied aktive Typen sind, können Sie auch spazieren gehen – eine perfekte Gelegenheit, um ein paar Schritte zu sammeln!

Wen müssen Sie noch einladen?

Obwohl wir hier über Einzelgespräche sprechen: Wenn Sie die Themen absehen können, überlegen Sie, wen Sie eventuell noch einladen müssen.

Wenn Sie beispielsweise über sensible Themen wie Gehaltserhöhungen, Abfindungspakete, Freistellungen oder ungewöhnliche Beförderungen sprechen und sich bei den Details nicht zu 100 % sicher sind, könnten Sie in Erwägung ziehen, jemanden aus der Personalabteilung hinzuzuziehen.

In einem anderen Szenario, in dem Sie erwarten, dass Ihr Teammitglied Schwierigkeiten hat, sich an das neue Arbeitsumfeld anzupassen, oder schüchtern ist, neue Leute kennenzulernen, bringen Sie jemanden mit, der einen ähnlichen Hintergrund hat (gleiches Herkunftsland oder Hobbys). Ihr direkter Mitarbeiter freut sich vielleicht über den Austausch mit Kollegen.

Denken Sie daran, Ihren Mitarbeiter vorher zu informieren, wenn Sie jemanden einladen – wir wollen ihn nicht überrumpeln, da er vielleicht Vorbehalte hat, Dinge außerhalb des Zweiergesprächs zu teilen.

Sorgen Sie für die passende Ausstattung.

Stellen Sie sicher, dass alle für ein Einzelgespräch mit Ihrem Mitarbeiter benötigten Werkzeuge verfügbar sind. Wenn Sie sich virtuell treffen, sollten Sie sich für eine Video-App entscheiden. Wenn das Treffen persönlich stattfindet, benötigen Sie möglicherweise Hilfsmittel wie ein Whiteboard, falls weitere Erläuterungen erforderlich sind.

Schritt #5: Mit einer positiven Note abschließen

Lassen Sie Zeit für Fragen

Vielleicht brennen Sie darauf zu erfahren, ob Ihr Teammitglied die Deadline nächste Woche einhält. Aber denken Sie daran, Zeit für Fragen zu lassen – auch wenn diese weniger mit den Aufgaben zu tun haben. Führungskräfte können für ihre Teammitglieder oft auch Lebens- oder Karriere-Coaches sein.

Enden Sie mit konkreten Schritten

Sie führen Einzelgespräche aus einem bestimmten Grund. Um die besten Ergebnisse zu erzielen, stellen Sie sicher, dass Sie mit konkreten Handlungsschritten abschließen.

• Fühlt sich Ihr Teammitglied überarbeitet? Verteilen Sie die Arbeit neu oder helfen Sie bei der Priorisierung von Aufgaben.
• Fühlt sich Ihr Teammitglied nicht unterstützt und überfordert? Stellen Sie Unternehmensressourcen wie eine Meditations-App, einen Therapeuten oder vielleicht bezahlten Urlaub vor.
• Ist sich Ihr Teammitglied unsicher über den nächsten Karriereschritt? Empfehlen Sie ein paar gute Bücher, stellen Sie Leute vor, die das gleiche Problem durchgemacht haben, oder planen Sie ein, das Thema beim nächsten Einzelgespräch erneut aufzugreifen.

Versuchen Sie, diese Handlungsschritte so schnell wie möglich anzugehen – Sie möchten nicht, dass Ihr Teammitglied denkt, dass sein Austausch zu nichts führt.

Aktionspunkte:

• Planen Sie wöchentliche/zweiwöchentliche Einzelgespräche mit Ihren direkten Mitarbeitern und tragen Sie diese in Ihren Kalender ein.
• Nehmen Sie sich 5 Minuten Zeit, um über die Agenda für Ihr nächstes Einzelgespräch nachzudenken.

Wie Sie sich auf das Einzelgespräch mit Ihrer Führungskraft vorbereiten

Einzelgespräche helfen enorm bei Ihrer Karriereentwicklung. Hier sind Tipps, wie Sie das Beste aus ihnen herausholen können.

Ein Einzelgespräch ist Ihre Chance

Jedes Mal, wenn Sie persönliche Zeit (oder Zeit per Zoom) mit Ihrer Führungskraft bekommen, ist dies eine Gelegenheit, Ihre Talente zu präsentieren, Ideen zu teilen oder Ihre Führungskraft besser kennenzulernen. Denken Sie über Ihr Ziel für das Treffen nach. Was würde Ihrer Führungskraft helfen, Sie besser zu schätzen und zu verstehen? Versuchen Sie, mit einigen dieser Fragen vorzuplanen:

• Gibt es etwas, das Ihre Führungskraft wissen soll?
• Was wünschen Sie sich, dass Ihre Führungskraft über Sie versteht?
• Benötigen Sie Hilfe oder Rat von Ihrer Führungskraft?

Senden Sie regelmäßige Updates vor den Treffen

Machen Sie Ihr Treffen nicht nur zu einer Statusaktualisierung. Ihr Treffen dient der Karriereplanung, Zielsetzung und Vertiefung der Beziehung, nicht nur einer Liste dessen, was erledigt wurde oder noch zu tun ist. Senden Sie Ihre Status-Updates rechtzeitig und regelmäßig vorab, damit Ihr Einzelgespräch nicht zu einem reinen Status-Meeting verkommt. Sie können Status-Updates über eine der beiden Optionen teilen:

1. Einige Wochen vor dem Treffen per E-Mail: Senden Sie Ihre Status-Updates regelmäßig per E-Mail und bei Bedarf einige Erinnerungen. Sie können dies sogar zu einem wöchentlichen E-Mail-Check-in machen. Oder,
2. führen Sie regelmäßige Stand-up-Meetings durch. Tägliche oder wöchentliche Stand-up-Meetings ermöglichen es Ihnen und Ihrem Team, Ihre Führungskraft über den Arbeitsstatus auf dem Laufenden zu halten.

Wählen Sie die Option, die Sie und Ihre Führungskraft für am geeignetsten halten.

Je besser sie informiert sind, desto weniger werden sie versucht sein, das Thema während Ihrer Einzelgespräche anzusprechen. Dies ist von Vorteil, da Sie wahrscheinlich die “größeren, komplexeren Karrierethemen” während der Einzelsitzungen besprechen möchten, wie z. B. Ihre Ziele und langfristigen Verbesserungsbereiche.

Profi-Tipp: Senden Sie Ihre Ziele für das Einzelgespräch oder Ihre Fragen im Voraus. Nutzen Sie Beispiele wie diese:

• In unserem Einzelgespräch nächste Woche würde ich gerne über ____ sprechen.
• Ein Thema, über das ich gerne in unserem nächsten Einzelgespräch sprechen würde, sind zukünftige Entwicklungsmöglichkeiten im Unternehmen. Ich möchte mehr ____ machen.
• Wenn Sie eine Agenda für unser Einzelgespräch nächste Woche erstellen, fügen Sie bitte den Punkt Remote-Arbeit / flexible Arbeitszeiten / eine neue Zeitmanagement-Strategie / _______ hinzu. Ich würde diese Möglichkeit gerne mit Ihnen besprechen.

Schreiben Sie Ihre Gesprächspunkte auf

Schreiben Sie eine Liste der Dinge auf, die Sie im Treffen besprechen möchten, sobald ein Termin feststeht. Wenn Sie nicht sicher sind, worüber Sie sprechen sollen, finden Sie hier eine Liste von Themen, die Sie in Betracht ziehen können:

• Ihre Karriereziele,
• persönliche Entwicklungskurve,
• Hindernisse,
• Ideen zur Teamverbesserung,
• persönliche Themen, zwischenmenschliche Probleme.

Ihre Führungskraft wird nicht wissen, was los ist, wenn Sie es ihr nicht sagen. Der ganze Sinn eines Einzelgesprächs besteht darin, eine Verbindung aufzubauen und (manchmal schwierige) Dinge mit Ihrer Führungskraft zu besprechen.

Führen Sie Notizen

Sie möchten nicht in eine Situation geraten, in der Ihre Führungskraft Sie nach den im letzten Einzelgespräch besprochenen Dingen fragt und Sie sich nicht erinnern. Dies könnte Ihre Führungskraft glauben lassen, dass Sie die Treffen nicht genug schätzen.

Wenn Sie zu einem Einzelgespräch mit Ihrer Führungskraft kommen, nehmen Sie einen Notizblock mit, um sich Notizen zu machen, oder tippen Sie diese in eine Notiz-Software, um dies zu vermeiden. Noch besser: Erwägen Sie die Verwendung einer Vorlage für Ihre regelmäßig besprochenen Themen.

Probieren Sie diese Vorlage aus:

Arbeitsziele des letzten Quartals:

Zukünftige Ziele:

Wie ist meine aktuelle Arbeitsleistung?

Fragen und Probleme, die aufgetreten sind:

Profi-Tipp: Erwägen Sie, Ihre Gesprächspunkte aus jedem Treffen zu speichern und sie alle mitzubringen, damit Sie darauf zurückgreifen können. Dies hilft Ihnen auch dabei, Ihrer Führungskraft zu zeigen, wie viel Fortschritt Sie gemacht haben.

Heben Sie Fortschritte hervor & teilen Sie Ihre Arbeit selbstbewusst

Einzelgespräche sind ein hervorragender Ort für Sie, um Ihr Selbstvertrauen und Ihre Fortschritte hervorzuheben. Was haben Sie im letzten Quartal erreicht? Monat? Jahr? Seit Beginn Ihrer Tätigkeit? Teilen Sie es und heben Sie es hervor!

Wenn Sie dann all Ihre Fortschritte teilen, tun Sie dies mit Selbstvertrauen. Nehmen Sie Raum ein, zappeln Sie nicht herum. Denken Sie daran, dass selbstbewusste nonverbale Kommunikation genauso wichtig ist wie selbstbewusste verbale Kommunikation.

Brauchen Sie mehr Selbstvertrauen? Schauen Sie sich unsere 11 Strategien zur Steigerung Ihres Selbstvertrauens an.

Bitten Sie um eine Terminverschiebung, versuchen Sie Absagen zu vermeiden

Eines der größten Hindernisse für ein Einzelgespräch mit Ihrer Führungskraft ist, wenn diese es ständig absagt. Das passiert in der Berufswelt oft, besonders wenn Ihre Chefs viel Zeit mit externen Kunden verbringen. Wenn Ihre Führungskraft den Termin verschiebt oder absagt, seien Sie versichert, dass dies normalerweise nichts mit Ihnen zu tun hat.

Sie sollten konsequent bleiben und um eine Verschiebung des Treffens bitten. Dies zeigt, dass Sie proaktiv sind, Ihre Arbeit ernst nehmen oder etwas Wichtiges mit Ihrer Führungskraft zu teilen haben.

Wenn Ihre Führungskraft Sie fragt, wann das Treffen am besten nachgeholt werden soll, schlagen Sie einen Termin vor, der für Ihre Führungskraft günstig ist, indem Sie vorab in deren Kalender schauen.

Aktionspunkte:

• Nehmen Sie sich 5 - 10 Minuten Zeit, um darüber nachzudenken, was Sie bei Ihrem nächsten Einzelgespräch besprechen möchten.
• Achten Sie darauf, Ihre Erfolge und Fragen einzubeziehen.
• Machen Sie sich eine Klebenotiz, die Sie daran erinnert, vor dem Treffen ein Notizbuch/digitales Tablet mitzubringen.

Vorlagen für Einzelgespräche

In einem Einzelgespräch können je nach Ziel des Treffens und der Person, die Sie treffen, unterschiedliche Fragen gestellt werden. Hier sind einige Agenda-Vorlagen für Einzelgespräche.

Erstes Einzelgespräch mit einem neuen Mitarbeiter

Hier geht es darum, eine Beziehung zu einem neuen Mitarbeiter aufzubauen. Erwägen Sie diese Fragen, um ein gutes Gespräch anzuregen:

• Erzähl mir ein wenig über dich.
• Warum hast du dich für diese Rolle entschieden?
• Was sind deine Bestrebungen?
• Was sind deine beruflichen Ziele?
• Wie kann ich dich besser unterstützen?
• Was motiviert dich?
• Erzähl mir von deinen Arbeitsgewohnheiten – bist du ein Morgenmensch oder eine Nachteule? Gibt es wichtige Aktivitäten/Familientraditionen, für die du sicherstellen möchtest, dass du Zeit hast?
• Was sind deine Hobbys?
• Gibt es noch etwas, worüber du heute sprechen möchtest?

Regelmäßiger Check-in

In einem regelmäßigen Check-in-Meeting ist das Ziel, Vertrauen aufzubauen und potenzielle Hindernisse aus dem Weg zu räumen. Probieren Sie diese Fragen:

• Wie war die vergangene Woche für dich?
• Worauf bist du besonders stolz?
• Gibt es etwas, das dich daran hindert, das zu erreichen, was du willst?
• Benötigst du Unterstützung?
• Wo kann ich helfen?
• Gibt es noch etwas, worüber du heute sprechen möchtest?

Zielsetzungsgespräch

Machen Sie die Zielsetzung zu einer Zusammenarbeit, die das Wissen aller Parteien einbezieht. Gehen Sie diese Themen während eines Zielsetzungsgesprächs durch:

• Lass uns verstehen, warum wir Ziele setzen.
• Was macht ein gutes Ziel aus?
• Wie ist es mit dem Ziel gelaufen, das wir uns gesetzt haben?
• Lass uns einen Blick auf unsere Prioritäten werfen.
• Lass uns besprechen, wie das aktuelle Ziel zu unserer Teamentwicklung/den Kundenzielen beiträgt.
• Was ist der nächste Schritt, um unsere Ziele zu erreichen?

Aktionspunkte:

• Wählen Sie eine der oben genannten Vorlagen aus und passen Sie sie für Ihr nächstes Einzelgespräch an.

Fazit zu Einzelgesprächen

Wichtige Tipps, um Einzelgespräche wirkungsvoll zu gestalten:

1. Schreiben Sie Ihre Meeting-Agenda im Voraus auf. Dies stellt sicher, dass Sie kritische und zeitkritische Angelegenheiten abdecken.
2. Nutzen Sie Einzelgespräche zur Zielabstimmung und für Feedback. Nutzen Sie sie nicht als reine Statusaktualisierung.
3. Planen Sie Einzelgespräche mit Ihren direkten Mitarbeitern immer fest ein – vorzugsweise wöchentlich oder zweiwöchentlich.
4. Verschieben Sie das Einzelgespräch proaktiv, wenn Sie absagen müssen.

Einzelgespräche sind einer der besten Wege, um die Arbeitsproduktivität zu steigern und Beziehungen aufzubauen. Es ist eine Investition, die sich lohnt. Wenn Sie weitere Tipps möchten, wie Sie eine bessere Führungskraft werden, schauen Sie sich Wie man eine gute Führungskraft ist an!