13 beste Tipps für ein effektives Mitarbeitergespräch

Ein Mitarbeitergespräch ist eine Gelegenheit, über Erfolge zu reflektieren und Ziele für die Zukunft zu setzen. Hier erfahren Sie, wie Sie sicherstellen, dass Ihr Mitarbeitergespräch ein Erfolg wird.

Die Vorbereitung auf eine exzellente Leistungsbeurteilung ist eine geheime Karrierestrategie für High Achiever – sowohl für Führungskräfte als auch für Angestellte!

Lesen Sie unsere Tipps unten für:

• Wie man eine exzellente Leistungsbeurteilung als Arbeitgeber durchführt.
• Wie man eine großartige Leistungsbeurteilung als Arbeitnehmer erhält.

Was ist eine Leistungsbeurteilung für Mitarbeiter?

Eine Mitarbeiterbeurteilung oder Leistungsbewertung ist eine Einschätzung der Leistung einer Person am Arbeitsplatz. Es handelt sich um ein wechselseitiges Gespräch zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer, bei dem beide Feedback zu Stärken, Schwächen, Zielen und Möglichkeiten geben und erhalten können.

Leistungsbeurteilungen finden in der Regel vierteljährlich, zur Jahresmitte und/oder jährlich statt. Diese Beurteilungen sind Meilensteine, die das Mitarbeiter-Feedback formalisieren, dokumentieren und strukturieren. Informellere Karrieregespräche und Check-ins sind wöchentlich oder monatlich unerlässlich.

8 Tipps für Leistungsbeurteilungen (für Arbeitgeber)

Die Umfrage von XpertHR zu Leistungsbeurteilungen aus dem Jahr 2021 ergab, dass über 60 % von 344 großen US-Unternehmen immer noch jährliche Mitarbeitergespräche durchführen. Sie sind entscheidend für die Festlegung von Erwartungen, die Belohnung qualitativ hochwertiger Arbeit und die Dokumentation von Unternehmenskennzahlen.

Hier liegt das Problem: Eine CEB-Umfrage unter Fortune-500-Unternehmen ergab, dass fast 70 % der Mitarbeiter sehr unzufrieden mit den Leistungsbeurteilungen in ihren Unternehmen waren. Die meisten von ihnen hielten sie sogar für völlig irrelevant für ihre Arbeit.

Dennoch ist der regelmäßige Austausch mit den Mitarbeitern entscheidend, um zu wissen, was funktioniert und was nicht. Schließlich gibt es einen klaren Zusammenhang zwischen der Motivation der Mitarbeiter und dem Erhalt von Feedback.

Hier sind 8 Tipps für Arbeitgeber, um jährliche Leistungsbeurteilungen durchzuführen, die motivierend und produktiv wirken, anstatt beängstigend, plus 5 Tipps, die Mitarbeitern helfen, ihrem Beurteilungsgespräch selbstbewusst zu begegnen.

#1 Keine Überraschungen! Regelmäßige Check-ins

Das Wichtigste bei einer Leistungsbeurteilung ist, dass sich weder der Chef noch der Mitarbeiter überrumpelt fühlen sollten. Nichts in einer halbjährlichen oder jährlichen Beurteilung sollte eine große Überraschung sein, da eine gute Führungskraft regelmäßig Kontakt zu ihrem Team hält.

Umfragen zeigen, dass über 90 % der US-Arbeitnehmer häufiger als einmal im Jahr Feedback zu ihrer Arbeitsleistung wünschen. Lockere wöchentliche oder monatliche Check-ins stellen sicher, dass größere Probleme oder kleinere Blockaden im Arbeitsablauf sofort erkannt werden, wenn sie auftreten.

Wenn zum Beispiel ein Mitarbeiter Probleme mit dem Zeitmanagement und Fristen hat, sollte ihm dieses Problem bereits aus den wöchentlichen Besprechungen bekannt sein. Die Leistungsbeurteilung ist nicht der Zeitpunkt, um plötzlich ein Problem mit einem Mitarbeiter anzusprechen, das Sie zuvor noch nie besprochen haben.

Wenn Sie Probleme aufstauen lassen oder mit der Ansprache bis zur Leistungsbeurteilung warten, riskieren Sie, die Motivation der Mitarbeiter und die Teammoral ernsthaft zu schädigen. Niemand möchte das Gefühl haben, dass ihm der Boden unter den Füßen weggezogen wird!

Sorgen Sie stattdessen für eine offene Kommunikation mit Ihren Mitarbeitern das ganze Jahr über, damit sie sich bei der Bewältigung von Herausforderungen unterstützt fühlen. Dies schafft Raum in der Leistungsbeurteilung für übergeordnete Diskussionen über allgemeine Kennzahlen und Ziele.

• Pro-Tipp: Seien Sie gegenüber Ihren Mitarbeitern sehr klar darüber, wann die Leistungsbeurteilungen stattfinden werden. Je mehr Vorlauf Sie geben können, desto besser haben die Mitarbeiter Zeit, über Fragen nachzudenken und sich vorzubereiten. Versenden Sie noch heute neue Zeitpläne für Leistungsbeurteilungen per E-Mail!

#2 Seien Sie so objektiv wie möglich

Leistungsbeurteilungen haben den schlechten Ruf, voreingenommen zu sein. Eine Studie unter der Leitung von Steven Scullen an der Drake University ergab, dass bei der gegenseitigen Überprüfung von Leistungsbewertungen durch Kollegen und Gleichgestellte eine Varianz von über 65 % in den Bewertungen unter 5.000 Managern über verschiedene Branchen hinweg bestand. Lediglich 25 % der Beurteilungen hängen damit zusammen, wie gut der Manager seine Arbeit erledigt hat.

Für Mitarbeiter, die fürchten, von ihrem Chef ungerecht beurteilt zu werden, ist das ein Problem! Umfragen haben ergeben, dass 85 % der befragten Arbeitnehmer eine Kündigung in Erwägung ziehen würden, wenn sie das Gefühl hätten, ihre Leistungsbeurteilung sei unfair oder voreingenommen.

Um Mitarbeiterbeurteilungen wirklich sinnvoll zu nutzen, ist es entscheidend, persönliche Eigenheiten und Meinungen so weit wie möglich beiseite zu lassen.

Der einfachste Weg, mehr Objektivität in Leistungsgespräche zu bringen, besteht darin, ein datenbasiertes System für diese Bewertungen zu erstellen, einschließlich:

• KPIs (Key Performance Indicators) für Einzelpersonen, Teams und die unternehmensweite Leistung
• Quantitative Messgrößen wie Anwesenheit, Produktivität und Zeitmanagement
• Qualitative Metriken zur Messung abstrakterer Initiativen und Kreativität

Wenn Ihr Unternehmen keine objektiven Kriterien für die Leistungsbewertung hat, kann es schwierig sein, in Beurteilungen unvoreingenommen zu bleiben.

Handlungsschritt: Nutzen Sie diese Ressource von Workable, um präzise und objektive Messgrößen für die Bewertung der Mitarbeiterleistung zu definieren. Sie können auch Apps zur Leistungsbeurteilung wie Trackstar, PeopleGoal und Small Improvements ausprobieren, um die Fortschritte Ihrer Mitarbeiter in Bezug auf ihre Ziele zu verfolgen.

#3 Versenden und führen Sie eine Mitarbeiterbeurteilung 1–2 Wochen im Voraus durch

Die Hauptfunktion einer Mitarbeiterbeurteilung besteht darin, den Teil der rechtlichen Dokumentation der Leistungsbewertung zu erledigen. Dies verleiht dem Prozess eine Ebene der Fairness, um sicherzustellen, dass Mitarbeiter über Abteilungen und Jobtitel hinweg konsistent bewertet werden.

Idealerweise sind diese Dokumente im gesamten Unternehmen standardisiert, um die objektiven, quantitativen und qualitativen Daten zu liefern, die jeder sehen möchte. Dies kann Ihr Unternehmen auch vor rechtlichen Problemen im Zusammenhang mit Kündigungen oder Herabstufungen schützen.

Die Mitarbeiterbeurteilung umfasst in der Regel zwei Antworten auf dasselbe Dokument, das spezifische Ziele abdeckt, die zu Beginn des Jahres festgelegt wurden:

• Ihre Einschätzung ihrer Arbeit: Bewerten Sie die Leistung des Mitarbeiters basierend auf numerischen Bewertungen und offenen Fragen. Füllen Sie dies mindestens 1 Woche vor dem eigentlichen Beurteilungsgespräch aus, damit Sie Zeit haben, gründlich über die Qualität der Arbeit Ihres Mitarbeiters nachzudenken.
• Eine Selbsteinschätzung: Geben Sie dem Mitarbeiter die Möglichkeit, über seine vergangene Leistung zu reflektieren und Input zu zukünftigen Entwicklungszielen zu geben. Versenden Sie dies 1–2 Wochen im Voraus, um den Mitarbeitern Zeit zum Nachdenken und zur Überprüfung ihrer Arbeitsleistung zu geben.

Wenn Sie in einem kleineren Unternehmen sind oder etwas weniger Formelles wünschen, versenden Sie 1–2 Wochen im Voraus ein Arbeitsblatt für Ziele und eine Agenda für die Leistungsbeurteilung, damit Ihr Mitarbeiter Zeit hat, sich vorzubereiten.

Handlungsschritt: Laden Sie dieses Formular für die Mitarbeiterbeurteilung und dieses Selbstbewertungsformular herunter, oder nutzen Sie diese Vorlagen für Leistungsbeurteilungen als Inspiration für Ihr Dokument zur Leistungsbeurteilung. Um Objektivität zu gewährleisten, verwenden Sie für jede Mitarbeiterbewertung dieselben Beurteilungsbögen.

#4 Machen Sie es zu einem wechselseitigen, kollaborativen Gespräch

Moderne Leistungsbeurteilungen sollten weit entfernt sein von den steifen, einschüchternden Beurteilungsgesprächen der Vergangenheit. Dieses Treffen sollte eine Gelegenheit für Arbeitgeber und Arbeitnehmer sein, frei darüber zu sprechen, wie die Dinge laufen und wie sie diese verbessern können.

Stellen Sie sich vor, dass Sie und Ihr Mitarbeiter zusammenarbeiten, um vergangene Kennzahlen zu überprüfen und Wege zu finden, wie Sie ihn beim Erreichen zukünftiger Ziele unterstützen können.

Um ein wechselseitiges Gespräch zu gewährleisten, denken Sie daran, Fragen zu stellen und einen Dialog zu führen, damit Ihre Mitarbeiter nicht das Gefühl haben, dass Sie „auf sie einreden“.

Hier sind ein paar Ideen für Fragen, die Sie Mitarbeitern während ihrer Beurteilung stellen können:

• Was ist Ihr stolzester Erfolg in den letzten 3–6 Monaten?
• An welchen Lern- oder Karriereentwicklungsmöglichkeiten sind Sie am meisten interessiert?
• In welchen Bereichen wünschen Sie sich mehr oder weniger Anleitung von mir?
• Wie gut arbeiten wir Ihrer Meinung nach als Team zusammen?
• Wie würden Sie derzeit Ihre Work-Life-Balance bewerten?

#5 Konzentrieren Sie sich auf die Zukunft

Traditionelle Leistungsbeurteilungen konzentrierten sich stark auf vergangene Erfolge und Rückschläge. Obwohl es wichtig ist, Erfolge und Verbesserungsbereiche der Vergangenheit zu bewerten, empfiehlt Forbes, dass moderne Bewertungen zukunftsorientiert bleiben sollten.

Nutzen Sie Leistungsbeurteilungen als Gelegenheit, klare Ziele, KPIs und Vorgaben für jedes Teammitglied neu festzulegen. Dies wird ihnen helfen, die Richtung besser zu verstehen, in die sie sich als Einzelperson innerhalb des gesamten Unternehmens bewegen. Fragen Sie:

• Wie sollen sich die nächsten 3 Monate von den letzten 3 Monaten unterscheiden?
• Was würden Sie gerne an Ihrer Rolle oder Ihrem Job ändern?
• Was ist Ihre Hoffnung für das nächste Jahr?

#6 Führen Sie eine offene Diskussion

Eine Umfrage unter 344 US-Unternehmen ergab, dass in 99 % der Organisationen Manager das meiste Feedback während der Leistungsbeurteilungen geben. Dennoch berücksichtigt weniger als die Hälfte der befragten Organisationen das, was der Mitarbeiter sagt. Dieser Fehler kann beim Aufbau von Vertrauen und offener Kommunikation mit Ihrem Team schädlich sein.

Es nützt nichts, jemanden eine Selbsteinschätzung ausfüllen zu lassen, wenn man sie völlig ignoriert. Machen Sie die Leistungsbeurteilung stattdessen zu einem sicheren Raum für Ihre Teammitglieder, um über die Qualität ihrer Arbeit und Ihrer Arbeit zu reflektieren.

• Handlungsschritt: Überprüfen Sie Ihr Budget oder sprechen Sie mit Ihrem Vorgesetzten darüber, welche Änderungen in den nächsten 6 Monaten möglich sind.