効果的な人事評価のための13のヒント

人事評価は、これまでの成果を振り返り、将来の目標を設定する絶好の機会です。人事評価を確実に成功させるための方法をご紹介します。

優れたパフォーマンスレビュー（人事評価）の準備をすることは、マネージャーにとっても従業員にとっても、ハイアチーバー（高い成果を出す人）にとっての秘訣となる仕事の戦略です。

以下のヒントを参考にしてください：

• **雇用主として**優れたパフォーマンスレビューを行う方法。
• **従業員として**素晴らしいパフォーマンスレビューを受ける方法。

従業員のパフォーマンスレビューとは？

従業員のパフォーマンスレビュー（または従業員評価）とは、職場における個人のパフォーマンスを評価することです。これは雇用主と従業員の間の双方向の対話であり、お互いの強み、弱み、目標、機会についてフィードバックを与えたり受け取ったりする場です。

従業員の業績評価は通常、四半期ごと、半年ごと、および/または年次で行われます。これらのレビューは、従業員へのフィードバックを公式化し、文書化し、構造化するための節目となります。よりカジュアルなキャリアに関する対話やチェックインは、毎週または毎月行うことが不可欠です。

パフォーマンスレビューのための8つのヒント（雇用主向け）

XpertHRの2021年パフォーマンス評価調査によると、米国の主要企業344社のうち60%以上が依然として年次の従業員レビューを実施しています。これらは、期待値を設定し、質の高い仕事を報い、ビジネスの指標を文書化するために不可欠です。

ここに問題があります。フォーチュン500企業を対象としたCEBの調査では、従業員の約70%が自社のパフォーマンスレビューに非常に不満を抱いていることがわかりました。そのほとんどは、レビューが自分の仕事とは全く無関係であるとさえ考えていました。

しかし、何がうまくいっていて何がうまくいっていないかを知るためには、従業員とのチェックインが不可欠です。結局のところ、従業員のモチベーションとフィードバックを受けることの間には明確な相関関係があります。

ここでは、雇用主が、恐ろしいものではなく、やる気を起こさせ生産的だと感じられる年次パフォーマンスレビューを実施するための8つのヒントと、従業員が自信を持ってレビュー会議に臨むための5つのヒントを紹介します。

#1 サプライズはなし！定期的にチェックインを

パフォーマンスレビューについて覚えておくべき最も重要なことは、上司も従業員も不意打ちを食らったと感じてはならないということです。優れたリーダーは定期的にチームとチェックインを行っているため、中間レビューや年次レビューで大きな驚きがあるべきではありません。

調査によると、米国の労働者の90%以上が、年に一度よりも頻繁に仕事のパフォーマンスに関するフィードバックを求めています。毎週または毎月のカジュアルなチェックインにより、大きな問題や軽微なワークフローの停滞が発生した時点で認識できるようになります。

例えば、ある担当者が時間管理や締め切りに苦労している場合、毎週の会議ですでにその問題を認識しているはずです。パフォーマンスレビューは、これまで一度も話し合ったことのない問題を従業員に突然突きつける場ではありません。

問題を溜め込んだり、パフォーマンスレビューまで対処を待ったりすると、従業員のモチベーションやチームの士気を著しく損なうリスクがあります。誰だって、足元をすくわれるような思いはしたくないものです。

代わりに、年間を通じて従業員とオープンなコミュニケーションを維持し、彼らが課題を克服しようとする際にサポートされていると感じられるようにしてください。これにより、パフォーマンスレビューの場を、全体的な指標や目標に関するより大きな視点での議論のために確保できます。

• プロのヒント： パフォーマンスレビューがいつ行われるかを従業員に明確に伝えてください。準備期間が長ければ長いほど、従業員は質問を考え、準備を整える時間を確保できます。今すぐ新しいパフォーマンスレビューのスケジュールをメールで送りましょう！

#2 可能な限り客観的に

パフォーマンスレビューは、偏見があるという悪い評判があります。ドレイク大学のスティーブン・スカレンが主導した研究によると、同僚や仲間がパフォーマンス評価をクロスレビューした際、業界をまたぐ5,000人のマネージャーの間で評価に65%以上のばらつきが見られました。レビューのうち、マネージャーがどれだけ適切に仕事を遂行したかに関連するものはわずか25%でした。

上司から不当に判断されることを恐れている従業員にとって、これは問題です！調査によると、回答した労働者の85%が、パフォーマンスレビューが不公平または偏っていると感じた場合、退職を検討すると答えています。

従業員評価を真に良い方向に活用するには、個人的な癖や意見を可能な限り脇に置くことが重要です。

パフォーマンスの議論に客観性を取り入れる最も簡単な方法は、以下のような評価のためのデータに基づいたシステムを作成することです：

• 個人、チーム、および会社全体のパフォーマンスに対するKPI（重要業績評価指標）
• 勤怠、生産性、時間管理などの定量的測定
• より抽象的な取り組みや創造性を測定するための定性的指標

会社にパフォーマンスを評価するための客観的な基準がない場合、レビューで偏見を排除するのは難しいかもしれません。

アクションステップ：Workableのこのリソースを使用して、従業員のパフォーマンスを評価するための正確で客観的な測定基準を定義してください。また、Trackstar、PeopleGoal、Small Improvementsなどのパフォーマンスレビューアプリを試して、目標に対するスタッフの進捗を追跡するのもよいでしょう。

#3 1〜2週間前に従業員評価シートを送付・実施する

従業員評価の主な機能は、パフォーマンスレビューの法的文書化の部分を担うことです。これにより、部門や職種に関係なく従業員が一貫して評価されるようになり、プロセスに公平性が加わります。

理想的には、これらの文書は組織全体で標準化され、誰もが見たいと思う客観的、定量的、定性的なデータを提供する必要があります。これは、解雇や降格をめぐる法的問題から会社を守ることにもつながります。

従業員評価には通常、年初に設定された特定の目標をカバーする同じ文書に対する2つの回答が含まれます：

• あなたの評価：数値評価と自由記述形式の質問に基づいて従業員のパフォーマンスをレビューします。実際のレビュー会議の少なくとも1週間前にはこれを記入し、従業員の仕事の質を徹底的に振り返る時間を確保してください。
• 自己評価：従業員が過去のパフォーマンスを振り返り、将来の開発目標について意見を述べる機会を与えます。従業員が自分の仕事のパフォーマンスを熟考し、見直す時間を確保できるよう、1〜2週間前にこれを送付してください。

小規模な会社である場合や、それほど形式張らないものを希望する場合は、従業員が準備できるように、1〜2週間前に目標ワークシートとパフォーマンスレビューのアジェンダを送付してください。

アクションステップ：この従業員パフォーマンスレビューフォームと自己評価フォームをダウンロードするか、これらのパフォーマンス評価テンプレートを評価文書の参考にしてください。客観性を確保するために、すべての従業員評価に同じ評価シートを使用してください。

#4 双方向の協力的な対話にする

現代のパフォーマンスレビューは、過去の堅苦しく威圧的なものとはかけ離れたものであるべきです。この会議は、雇用主と従業員の両方が、物事がどのように進んでいるか、そしてそれらをどのように改善できるかについて自由に話す機会であるべきです。

あなたと従業員が協力して過去の指標を見直し、将来の目標達成をサポートする方法を見つける場だと考えてください。

双方向の会話を確実にするために、質問を投げかけ、対話を生み出すことを忘れないでください。そうすることで、スタッフはあなたが一方的に「話しかけている」とは感じなくなります。

評価中に従業員に尋ねる質問のアイデアをいくつか紹介します：

• 過去3〜6ヶ月で最も誇りに思っている成果は何ですか？
• どのような学習やキャリア開発の機会に最も興味がありますか？
• どの分野で私からの指示を増やしたい、あるいは減らしたいですか？
• チームとして一緒にうまく働けていると思いますか？
• 現在のワークライフバランスをどのように評価しますか？

#5 未来に焦点を当てる

従来のパフォーマンスレビューは、過去の成果や挫折に重点を置いていました。過去の成功や改善点を評価することは不可欠ですが、Forbesは、現代の評価は未来志向であるべきだと推奨しています。

パフォーマンスレビューを、各チームメンバーの明確な目標、KPI、目的を再確立する機会として活用してください。これにより、彼らは組織全体の中での個人としての方向性をよりよく理解できるようになります。こう尋ねてみましょう：

• 次の3ヶ月を前の3ヶ月とどのように変えたいですか？
• 自分の役割や仕事について何を変えたいですか？
• 来年への希望は何ですか？

#6 オープンな議論を行う

米国の344社を対象としたある調査では、99%の組織において、パフォーマンスレビュー中にマネージャーが最も多くのフィードバックを提供していることがわかりました。しかし、調査対象となった組織の半分以下しか、従業員の発言を考慮していません。この間違いは、チームとの信頼関係やオープンなコミュニケーションを築く上で致命的となる可能性があります。

自己評価を完全に無視するのであれば、誰かに記入してもらう意味はありません。代わりに、パフォーマンスレビューを、チームメンバーが自分の仕事の質やあなたの仕事の質を振り返るための安全な場所にしてください。

• アクションステップ： 予算を確認するか、今後6ヶ月でどのような変更が可能かについてマネージャーと話し合ってください。

#7 科学的根拠に基づいたコツを使って、批判的なフィードバックを親切に伝える

建設的な批判は、評価プロセスにおいて避けられない部分です。驚くべきことに、マネージャーの37%が、従業員が否定的に反応するかもしれないと考え、否定的なフィードバックを提供することに不快感を抱いています。

2014年の「賢いフィードバック（wise feedback）を与える」ことに関する研究で、心理学者は、このシンプルな一文を使うだけで、否定的なフィードバックの効果が最大40%高まることを発見しました：

「私がこれらのコメントを伝えているのは、あなたに高い期待を寄せており、あなたならそれを達成できると確信しているからです。」

建設的なフィードバックの伝え方は、多くの場合、フィードバックそのものよりもはるかに重要です。穏やかな声のトーン、リラックスした落ち着き、そして上記のような一文を使うことで、プロセスを円滑に進めることができます。また、この機会を利用して、将来のパフォーマンスを向上させるための具体的な方法をコーチングすることもできます。

親切心と共感は、チームメンバーとつながり、信頼を築きたいリーダーにとって不可欠な資質です。

ただし、有害なポジティブさ（toxic positivity）も決して良い考えではないことを忘れないでください。従業員を解雇または降格させる必要がある場合は、レビュー中に明るすぎないようにする必要があります。

アクションステップ：建設的な批判と肯定的なフィードバックを区別することを学ぶのは、必ずしも簡単ではありません。しかし、これらは組織がより大きな目標に向かって秀でるのを助けるために不可欠なリーダーシップスキルです。対人スキルを向上させることは、よりカリスマ性があり、力を与えるリーダーになるための次のステップかもしれません。詳細については、受賞歴のあるスピーカー、ヴァネッサ・ヴァン・エドワーズによる科学に基づいたコミュニケーション・トレーニングをチェックしてください：

#8 リラックスできる環境を作る

迷ったときは、歓迎的な環境が不快な会話を和らげてくれます。従業員のパフォーマンスレビューが気まずかったり威圧的だったりする場合は、以下のような、より快適な環境を作るためのステップを検討してください：

• 会議を屋外で行う：仕事を屋外に持ち出すことは、燃え尽き症候群のリスクを軽減し、気分に良い影響を与えることが証明されています。静かな公園や屋外のワークスペース、あるいはオフィスの周りを昼休みに散歩しながらレビューを行うことを検討してください。
• 食べ物や飲み物を用意する：お茶、コーヒー、軽食は、誰の緊張もほぐしてくれます。
• カジュアルな言葉を使う：祖父の時代のパフォーマンス評価は非常に形式的で「公式」なものだったかもしれませんが、現代の職場は間違いなくよりリラックスしています。カジュアルな言葉遣い（難しい言葉や抽象的・専門的な用語ではなく）は、会話を快適でリラックスしたものに保つのに役立ちます。

パフォーマンスレビューのための5つのヒント（従業員向け）

従業員として、パフォーマンス評価に対して不安や不確実さを感じているかもしれません。これらのヒントは、自信と落ち着きを持って部屋に入り、正当に評価され、自分の努力が見逃されないようにするのに役立ちます。

#1 年間を通じて実績を記録する

ペースの速い職場環境では、6ヶ月前はおろか、先月どのプロジェクトに取り組んだかさえ忘れがちです。さらに、ほとんどのマネージャーは非常に忙しいため、チームへのあなたの具体的な「期待以上の貢献」を見落としてしまう可能性があります。パフォーマンスレビューでそれらを強調できるように、年間を通じて主要な成果を記録しておく必要があります。

これには、チームメンバーからの感謝のメールや、仕事が大好きだと感じた日のことなど、ポジティブなきっかけを思い出させてくれるものを含めるとよいでしょう。

アクションステップ：成功ファイル（Success File）を作成しましょう。これは、具体的な各成果、パフォーマンスの詳細、プロジェクトの期間をメモするためのスプレッドシートや文書です。レビューの際、特に昇進を控えている場合や昇給を依頼する予定がある場合に、このリソースを提示してください。

#2 正直な自己評価を行う

パフォーマンスレビューの前に、自分の強みや改善点をアピールできる評価フォームを受け取るはずです。もし受け取っていない場合は、以下のようなコアコンピテンシーの指標で自分をどのように評価するかメモしておきましょう：

• 結果の推進：困難な状況下でも一貫して結果を出していますか？主張を裏付けるデータはありますか？
• 効果的なコミュニケーション：メール、電話、ビデオ通話、対面会議を通じて、顧客やチームと明確で簡潔なコミュニケーションが取れていますか？特に得意なプレゼンテーションやコミュニケーション手段は何ですか？どれを効率化する必要がありますか？
• 主導権を握る（イニシアチブ）：自ら進んで行動する人は、最も切望される従業員の一人です。特定のタスクで期待以上の成果を出すために主導権を握ることで知られていますか？年次レビューは、指示されるのを待たずに、どのように手綱を握ってプロジェクトを前進させたかをアピールする絶好の機会です。
• 質の高い意思決定：どのように迅速に意思決定を行っていますか？独立して意思決定を行うためのより良い枠組みが必要ですか、それともより多くの責任を負う準備ができていると感じますか？
• 効果的なチーム作り：あなたはチームプレイヤーですか？チーム全体の効果にどのように貢献しましたか？直属の部下がいる場合でも、主に独立して業務を行っている場合でも、リーダーシップや協力的なスキルセットをアピールしたり、それらを開発する機会について話し合ったりすることが重要です。
• 適応性：この1年で、急速に変化する環境の中で自分の態度や計画を迅速に適応させなければならなかったことはありましたか？困難な状況にどのように対処しましたか？将来、予期せぬ事態への対応をどのように改善できますか？

自分の手柄を誇ることを恐れないでください。ただし、取り組むべき課題については正直になりましょう。このレベルの自己認識は、将来のさらなる向上に役立つだけです。

「自分の弱点を見つめ、それを強みに変えるように努めなさい。それが成功です。」

—ジグ・ジグラー

#3 キャリア開発計画を持参する

まだキャリア開発計画（プロフェッショナル・デベロップメント・プラン）を持っていない場合、中間または年次のパフォーマンスレビューは、それを作成する絶好の機会です。この大きな視点でのロードマップとビジョンは、私生活の指針となるだけでなく、プロフェッショナルな目標に向かって前進できる立場にあなたを置いてくれます。

また、レビュー中にマネージャーに提示する優れたリソースでもあります。なぜなら、あなたが以下のようであることを証明できるからです：

• 整理されている
• 意欲的で情熱がある
• 会社に献身的である
• 自分のために主張する準備ができている

成功に向けたビジョンにおいて「超有能」であるためのヴァネッサ・ヴァン・エドワーズのコツを、このビデオでご覧ください：

アクションステップ：キャリア開発計画：それが何であり、なぜ必要なのかを作成するためのテンプレートを使用してください。5つのステップに従い、マネージャーと一緒に目標を確認して、キャリアビジョンの達成をどのようにサポートしてもらえるか相談しましょう。

#4 報酬や昇進の可能性を検討する

年次レビューの際に昇給を依頼したり、昇進を受けたりすることは一般的です。しかし、これらのキャリアの節目は通常、自然に起こるものではありません。自分自身のために主張し、会社内での成長への意欲を伝える必要があります。

プロのヒント：昇給や昇進の可能性を不適切なタイミングで持ち出すと、逆効果になることがあります。会社によっては、報酬に関する議論をパフォーマンスレビューとは別にすることを好む場合があります。この会話には慎重にアプローチし、人事担当者に相談して、パフォーマンスレビューが昇給について話し合う適切なタイミングかどうかを確認することを検討してください。

これらの会話にアプローチする最も簡単な方法は、「私」ではなく「私たち」というメンタリティを持つことです。言い換えれば、単に自分の目的のために増額を求めるのではなく、自分を会社にとって価値のある資産として売り込むように会話を構成します。

昇給や昇進は、「どうすれば私の目的を達成し、より多くのお金を得られるか？」ではなく、「どうすれば（チーム/会社としての）私たちの目的を前進させられるか？」という問いに答えることなのです。

昇給を依頼する前に、以下のことを忘れないでください：

• 「スローバーン・メソッド」を使う：評価に至るまでの数ヶ月間、自分の仕事への姿勢やチームへの献身について、マネージャーと定期的に話し合いを始めてください。例えば、毎週のチェックインで、「最近のプロジェクトで得られた新しい学習機会を楽しんでいます。会社にとってより不可欠な存在になれるよう、X部門での能力をさらに広げていきたいと考えています。年次レビューの前に、一緒に成長計画を立てることはできますか？パフォーマンス評価の際に昇給につながるような、具体的な目標や成長指標について話し合いたいです」と言うことができます。
• 業界調査を行う：ベンチマークとなる数字を持って報酬の議論に臨むことは有益です。これにより、実際の数値データに基づいて、なぜ自分が昇給に値するのかを正当化する準備が整います。この給与検索データベースや給与計算ツールを使用して、自分の職位の一般的な給与推移を把握してください。最も重要なのは、正確な金額または具体的な範囲を持って会議に臨むことです。
• 価値に焦点を当てる：レビュー前の自己評価を、自分がビジネスに提供している価値を強調する機会として活用してください。チームへの最も価値のある貢献をアピールすることをためらわないでください。
• パフォーマンスレビューの前に書面で更新を送る： 書面で進捗を送り、実績をマネージャーに記録しておきましょう。

アクションステップ：職場で上司に昇給を依頼する方法に関するこのリソースを確認して、昇給交渉の戦略を深めてください。その後、パフォーマンスレビューの前にスクリプトを概説し、練習しておきましょう。

#5 重大な懸念事項を隠さない

不満を抱いている従業員は、収益性の観点からも人事の観点からも大きな懸念事項です。しかし、誰もあなたの心を読み取ることはできません。ワークライフバランスに苦労している場合でも、スケジュールの変更を求めている場合でも、年次レビューは、これまで先延ばしにしてきた仕事に関するより大きな懸念事項を持ち出すのに最適な時期です。

これらは気まずかったり難しい会話になったりすることもありますが、できるだけ早く持ち出す必要があります。そして、問題を解決するためのアクションプランを作成するために、どのように協力できるかを上司に尋ねてください。

不満に対する可能な解決策を考えておくとよいでしょう。そうすれば、問題提起と同時に解決策の提案もできます。

アクションステップ：仕事におけるより大きな課題について話し合う前に、何を伝えたいのか、そしてマネージャーと協力してどのような結果を得たいのかを明確にしてください。漠然とした不満は、あなたの仕事体験や会社のパフォーマンスを向上させるための認識可能な変化を得る上であまり生産的ではありません。

良いパフォーマンスレビューと悪いパフォーマンスレビューの例

絶対に避けるべき、見ていて辛くなるような従業員評価も確かに存在します。中間レビューや年次レビューで目指すべきことと避けるべきことの例をいくつか紹介します：

良い例：リーダーとしての個人的な責任

優れたリーダーシップの特徴は、スタッフが期待に応えられなかったときに責任を取れることです。結局のところ、あなたはチームのリーダーなのです。

レビューで否定的なフィードバックを与える場合（例えば、従業員が主要なプロジェクトで失敗したことを明らかにする場合）、その状況で自分がどのように従業員をサポートしきれなかったかを自問するようにしてください。

指示が曖昧だったり不明確だったりしませんでしたか？重要な締め切りのフォローアップを忘れましたか？彼らが仕事を遂行するために必要なリソースは揃っていましたか？

悪い例：個人的な偏見を持ち出す

パフォーマンスレビュー中に上司が不適切なコメントを持ち出すことほど気まずいことはありません。

従業員に対する個人的な意見（例えば、仕事以外の行動、人種やセクシュアリティ、服装の選択、政治的見解の違いなど）をレビューに反映させてしまうと、チームの士気を損なったり、差別を申し立てられたりするリスクがあります。

客観性が不可欠です。個人に対する個人的な意見は、部屋に入る前に捨てておくことを忘れないでください。

悪い例：カジュアルすぎるランチタイムのレビュー

従業員の昼休み中にランダムに座って、低い評価や不適切な行動について話し合うのは、最善の策ではありません。同様に、同僚の前で誰かが恥をかく可能性があるチーム設定でパフォーマンスに関する会話をすべきではありません。

現代のパフォーマンス評価は過去のものほど形式的ではありませんが、それでもプロフェッショナルであり、事前に計画されたものであるべきです。

重要なポイント：パフォーマンスレビューをオープンでポジティブ、かつ未来志向の対話にする

最終的に、従業員レビューは苦痛なものではなく、生産的なものであるべきです。パフォーマンスレビューのプロセスを効率化するには、適切な準備と明確なコミュニケーションが必要です。

マネージャーとして、効果的なパフォーマンスレビューを実施するための以下のヒントを覚えておいてください：

• 年間を通じて定期的にチェックインする：パフォーマンス評価中に大きな驚きがあるべきではありません。毎週または毎月、定期的に従業員とチェックインするようにしてください。
• 可能な限り客観的に：客観性はパフォーマンスレビューにおける最大の課題の一つですが、公平で平等な従業員評価には不可欠です。上司の意見だけで判断されていると誰も感じないように、会社のレビュー基準を合理化するように努めてください。
• 双方向の会話にする：最高のパフォーマンスレビューには、従業員の自己評価とマネージャーの評価の両方からのコメントが含まれます。しかし、調査によると、評価中にマネージャーがほとんどの話をしてしまうことが多いようです。代わりに、オープンに質問を投げかけ、従業員が会話を支配されていると感じないようにしてください。
• 未来に焦点を当てる：誰も過去にこだわりたくはありません。過去のパフォーマンス指標をカバーした後は、レビューの大部分を目標設定や課題克服のためのアクションプランの作成に充ててください。
• 1〜2週間前に準備する：両者がじっくり考える時間を確保できるよう、パフォーマンスレビュー会議を慎重に計画し、事前に準備しておく必要があります。必ず事前に従業員評価シートを送付してください。
• 賢い批判を与える：否定的なフィードバックを提供する必要がある場合は、できるだけ明確かつ親切に伝えてください。その後、従業員の可能性とチームの機能における重要性を強調するフレーズを添えてください。
• 快適な環境を作る：自然、軽食、居心地の良い環境は、厳しい会話の緊張を和らげるのに役立ちます。

従業員として、パフォーマンスレビュー会議に参加する前に、以下のステップを忘れないでください：

• 実績を記録する：年間を通じて主要な成果を追跡するためのスプレッドシートを作成し、評価の際に自分の努力をアピールできるようにします。
• 正直な自己評価を行う：自分の弱点を認めることを拒むことは、長期的には自分のキャリアの軌道に悪影響を及ぼすだけです。自分の手柄を誇ることを恐れず、同時に改善のために助けが必要な部分についても正直に明かしてください。
• キャリア開発計画を持参する：このキャリア軌道に関する文書は、翌年に大きな目標を達成するために上司と協力する上で非常に役立ちます。
• 昇給や昇進について持ち出す：パフォーマンスレビューは、昇給を依頼したり、潜在的な昇進について話し合ったりする絶好の機会です。明確な要求と、それを裏付ける証拠を準備して臨むことを忘れないでください。
• 重大な懸念事項を溜め込まない：前年に発生した重大な問題に不満がある場合は、パフォーマンスレビュー中に遠慮なく持ち出してください。これにより、あなたとマネージャーが協力して、今後の解決策を見つけることができます。

リーダーがすでに信頼とオープンなコミュニケーションの企業文化を築いているのであれば、パフォーマンスレビューは従業員とつながり、彼らの仕事を称えるための簡単で、エキサイティングな方法にさえなり得ます。しかし、チームとの関係を改善したいのであれば、年次レビューはリーダーシップ能力に投資する絶好の機会となります。 リーダーシップスキルと従業員のモチベーションを向上させたい場合は、こちらの強みを活かしたチームを率いるための10の有効なヒントを活用してください。