15 dicas para dominar a atenção aos detalhes e ser mais produtivo

Quer saber como notar as pequenas coisas? Aprenda a dominar a atenção aos detalhes usando estas dicas exclusivas — e aumente a produtividade também!

De acordo com pesquisas, as pessoas passam quase metade do tempo pensando em algo diferente do que estão fazendo no momento. E aqui está o detalhe crucial: fazer isso as torna infelizes!

(Talvez porque acabem tendo que fazer tudo de novo para corrigir os erros da primeira vez?)

Com todas as demandas sobre seu tempo e atenção em casa e no local de trabalho, como você pode aprimorar as habilidades que o tornarão um mestre do seu destino orientado aos detalhes?

Primeiro, vamos garantir que saibamos do que estamos falando.

O Que É Atenção aos Detalhes?

Atenção aos detalhes é ser organizado, consistente, focado na alta qualidade, minúcia e precisão. Funcionários orientados aos detalhes tendem a receber projetos mais complexos porque suas habilidades de gerenciamento de tempo, organização e observação permitem que eles verifiquem o próprio trabalho em busca de erros antes de apresentá-lo para revisão.

O resultado? Uma melhor primeira impressão da qualidade do seu trabalho.

É possível ser detalhista demais, o que tende a resultar em uma pessoa que fica atolada nos detalhes e incapaz de ver o quadro geral.

Também é comum encontrar pessoas inteligentes, engenhosas e trabalhadoras, mas que carecem de atenção aos detalhes. Razões comuns são a má gestão do tempo, priorização das tarefas erradas, um estilo de trabalho que não inclui tempo suficiente para revisão ou inexperiência na área.

Antes de prosseguir, é importante reconhecer que condições de saúde física e mental podem afetar a capacidade de foco de um indivíduo, portanto, os métodos e graus de melhoria variam.

Dito isso, é hora de…

15 Técnicas Para Melhorar Sua Atenção Aos Detalhes

Vamos dividi-las em três categorias diferentes. Primeiro, falaremos sobre melhorar a mentalidade, depois sobre melhorar o ambiente e, finalmente, sobre melhorar os processos.

Pratique habilidades de escuta ativa

A escuta ativa é a capacidade de envolver habilidades cognitivas, emocionais e comportamentais para dar atenção total a uma conversa com outra pessoa.

• Livre-se das distrações e evite interromper para poder prestar atenção ao que a outra pessoa está dizendo; largue o telefone, desligue o computador, afaste-se do unicórnio bebê.
• Mostre interesse usando sinais não verbais. Por exemplo, você pode usar um aceno triplo lento para mostrar engajamento e encorajar a outra parte. Se você quiser uma reciclagem sobre isso, confira Os 7 Sinais Mais Carismáticos para Usar Enquanto Ouve.
• Reflita repetindo para a pessoa os detalhes mais relevantes que ela disse com suas próprias palavras.
• Faça perguntas abertas para esclarecer e encorajar a pessoa a continuar compartilhando. Por exemplo, em vez de uma pergunta com resposta “sim” ou “não”, pergunte: “como poderíamos realizar isso?” ou “qual você acha que é o primeiro passo?”.

Por exemplo, imagine se um colega de trabalho para na sua mesa para pedir sua opinião sobre o desenvolvimento de uma nova política pela qual ele está muito animado. Mas você está tentando terminar um e-mail ao mesmo tempo. Para trabalhar a escuta ativa, você pode tentar algo assim:

Colega: “Tive uma ideia. Você tem um minutinho?”

Você: “Claro, só me deixe fazer uma anotação para eu terminar este e-mail mais tarde.”

Colega: “Ótimo! Eu estava conversando com alguns funcionários novos e acontece que vários deles estão confusos sobre o processo de reembolso.”

Você: *Acena três vezes para mostrar incentivo*

Colega: “Enfim, eu sei que a Tess conhece essas coisas de trás para frente. O que você acha de pedir a ela para fazer um treinamento com os funcionários novos?”

Você: “Pedir para a Tess fazer o treinamento? Acho uma ótima ideia. Quais tópicos você acha que ela deveria abordar?”

Tente isto: Pergunte a um amigo ou parceiro sobre o dia dele e pratique a escuta ativa, incluindo a repetição das coisas mais importantes que ele disser. Quando o vir novamente, pergunte sobre uma das coisas que ele mencionou.

Você conhece seu tipo de personalidade? Assista ao nosso vídeo abaixo para descobrir!

Divida tudo agora, pessoal.

Ser orientado aos detalhes significa ser capaz de pegar um projeto grande e dividi-lo com sucesso em tarefas gerenciáveis. No início, não se preocupe em colocar as coisas na ordem correta; apenas liste tudo o que você consegue pensar que precisa ser feito.

Por exemplo, se você estiver organizando uma grande reunião no final do mês, sua lista pode ser algo assim:

• Criar uma pauta
• Enviar e-mail para o Bob para aprovar a pauta
• Receber as revisões do Bob
• Convidar os participantes
• Confirmar os participantes na semana anterior
• Fazer edições na pauta com base no feedback do Bob
• Designar a Patsy para gerenciar o almoço
• Criar crachás
• Pegar canetas e blocos de notas no armário
• Imprimir as pautas no dia anterior
• Reservar a sala de conferências
• Testar o projetor e os adaptadores de computador
• Garantir que tenhamos café!

Agora, em vez de ter um grande projeto difícil de definir, você tem uma lista de tarefas muito simples. Um bônus adicional é que, à medida que termina cada tarefa, você pode riscá-la da sua lista. (Dopamina, lembra?)

Tente isto: Divida um projeto em tarefas individuais e liste quem é o responsável por realizá-las.

Aprenda o princípio de Eisenhower.

O presidente Dwight D. Eisenhower popularizou a frase:

“Tenho dois tipos de problemas: os urgentes e os importantes. Os urgentes não são importantes, e os importantes nunca são urgentes.”

— Dwight D. Eisenhower

Isso deu origem à “Matriz de Eisenhower”, um sistema de gerenciamento de tempo para ajudar a priorizar tarefas. Cada quadrante representa uma interseção diferente de importância e urgência.

A importância geralmente tem a ver com a capacidade de realizar objetivos pessoais e profissionais, enquanto a urgência é frequentemente imposta por prazos de fontes externas. O problema é que seu cérebro prefere completar tarefas urgentes¹, mesmo que não sejam importantes.

Urgente e Importante

Essas tarefas podem ser imprevistas, como precisar buscar um filho doente na escola, ou procrastinadas, como os slides para a apresentação de amanhã que continuaram sendo adiados.

Não Urgente, Mas Importante

Esta categoria geralmente inclui itens relacionados ao desenvolvimento pessoal, objetivos profissionais e relacionamentos. Por exemplo, um encontro romântico com seu parceiro é essencial, mas não particularmente urgente.

Urgente, Mas Não Importante

Muitas tarefas nesta categoria surgem a pedido de outros. Por exemplo, seu chefe pode precisar do seu relatório até o final do dia porque ele vai viajar.

Não Urgente e Não Importante

Sempre há coisas nesta categoria, e essas tarefas podem variar amplamente dependendo das circunstâncias pessoais, mas aqui está o segredo: você não precisa fazê-las. E como manter esses itens fora da sua lista?

Aceite esta verdade simples: “não” é uma frase completa.

Para saber mais sobre isso, confira 6 Dicas Eficazes para Dizer Não Educadamente (que realmente funcionam!)

Tente isto: Categorize as tarefas em sua agenda esta semana e complete uma tarefa de cada categoria usando a Matriz de Eisenhower.

Seja seu próprio assistente pessoal

Nossos cérebros têm níveis de prioridade para as informações que coletam e retêm. Por exemplo, saber a data do torneio de futebol do seu filho é provavelmente mais importante do que lembrar que você tem um casaco na lavanderia.

Curiosamente, pesquisas² mostram que criar lembretes externos para datas ou tarefas importantes, como o torneio de futebol, na verdade libera sua memória para tarefas de menor prioridade que você não anotou.

Ser orientado aos detalhes não significa que você precise se lembrar de cada detalhe importante. É mais importante ter um sistema confiável para recuperar informações conforme elas se tornam relevantes. Também significa ser um excelente anotador.

Como você planeja acompanhar os detalhes? Crie um sistema no Notion ou nas notas do seu telefone. Ou use o método tradicional e carregue um caderno e uma caneta.

Tente isto: Faça uma lista das pessoas em sua vida cujos aniversários ou outras datas especiais você gostaria de lembrar. Coloque um evento anual em seu calendário no dia especial delas e defina um lembrete para a noite anterior.

Façam uma pausa, pessoal!

Ao trabalhar em um projeto demorado, não se esqueça de dar um descanso ao seu cérebro.

Se possível, agende tempo suficiente para terminar o projeto, deixá-lo de lado por pelo menos uma hora e até 24 horas, e voltar para uma revisão final com uma perspectiva renovada.

Tente isto: Escolha um projeto para terminar um dia antes do prazo e faça uma revisão final após deixá-lo de lado por pelo menos 12 horas.

Evite o mito da multitarefa

Você provavelmente já ouviu³ que os humanos não realizam multitarefas. Em vez disso, praticamos a alternância de tarefas, embora a eficácia com que fazemos isso dependa de uma série de fatores. A complexidade das tarefas afeta quanto tempo levamos para alternar entre elas.

Pesquisas⁴ mostram que a prática regular pode aumentar a rapidez com que as pessoas conseguem alternar tarefas, mas alternar repetidamente entre tarefas pode reduzir o tempo de produção em até 40%⁵.

Tente isto: Antes de iniciar uma tarefa no trabalho, feche qualquer aba do navegador que não seja imediatamente relevante. Coloque seu telefone no silencioso e fora de vista. Se você mudar de tarefa antes de terminar, anote onde parou e o que deve acontecer a seguir.

Leia 30 minutos diariamente

A leitura pode melhorar a atenção aos detalhes de uma pessoa de várias maneiras. Ler exige foco na gramática, vocabulário, pontuação e outros aspectos do texto. Também desenvolve habilidades de pensamento crítico, incluindo a análise de informações, sua decomposição e a consideração das implicações dos detalhes.

Além disso, a leitura aumenta o conhecimento geral ou específico em diversas áreas.

Cada uma dessas habilidades pode ser transferida para ser mais detalhista quando aplicada a uma tarefa que precisa ser pensada, processada e apresentada sem erros.

Tente isto: Vá à biblioteca e encontre um livro sobre um tópico do qual você sabe pouco. Se você é fã de livros de autoajuda, tente ler algo da seção de história e procure maneiras pelas quais as habilidades de autoajuda que você aprendeu recentemente foram (ou poderiam ter sido) usadas pela figura histórica sobre a qual você está lendo.

Tente algo fora da sua zona de conforto

Quando temos novas experiências⁶, nossos cérebros criam novas vias neurais e melhoram o desenvolvimento. Além disso, novas experiências exigem que foquemos, processemos informações, formemos novas memórias e façamos conexões. Como resultado, novas experiências ajudam a melhorar a função da memória e a capacidade de se tornar mais detalhista.

Tente isto: Faça um caminho diferente na próxima vez que for ao supermercado ou ao trabalho. Para mais ideias, veja 20 Maneiras Simples de Sair da Sua Zona de Conforto.

Crie o hábito de criar hábitos

Hábitos são comportamentos repetidos que geralmente são feitos inconscientemente. Os hábitos levam tempo para se desenvolver, mas, uma vez estabelecidos, um bom hábito torna a vida mais fácil e bem-sucedida.

Colocar o cinto de segurança antes de ligar o carro é um hábito para 91% dos americanos⁷. E, no entanto, quantas vezes por dia os pais se viram para os filhos e dizem…

Da mesma forma, desenvolver o hábito de rolar até o topo de um e-mail antes de clicar em enviar pode não ser natural no início, mas tornar isso um hábito pode diminuir drasticamente o número de e-mails de acompanhamento necessários para esclarecer erros de digitação e outros equívocos.

Eventualmente, as vias neurais em seu cérebro se desenvolverão para aumentar a velocidade e a sensibilidade a esses processos, e o hábito será natural.

Tente isto: Escolha um hábito ruim que você sabe que costuma ter e crie um processo para verificar esse erro em menos de um minuto. Aqui estão alguns exemplos:

• Se você costuma roer as unhas, tente usar um brinquedo de “fidget” (antiestresse).
• Se você dorme tarde da noite, tente ler um livro e desligar as telas eletrônicas.
• Se você gravita em direção a batatas chips, tente mastigar talos de aipo ou cenoura sempre que sentir esse desejo.

Siga o conselho da mamãe: “arrume este quarto!”

Estudos⁸ descobriram que a desordem é resultado da indecisão sobre o que é importante, e mais desordem no escritório previu maior exaustão emocional.

Isso apenas prova o que você já sabe ao olhar para sua mesa bagunçada na tarde de quinta-feira — estar emocionalmente esgotado pode tornar mais difícil focar nos detalhes e aumenta o risco de erros.

Tente isto: agende um horário regular toda semana para organizar sua área de trabalho. Jogue fora post-its antigos, recolha o lixo acumulado, arquive documentos, etc.

Desconecte-se digitalmente para maior atenção

Ah, nós amamos a tecnologia. Tanto que a casa americana média tem 16 dispositivos conectados⁹, e existe uma palavra para o medo de não ter um telefone funcionando. (História real, é nomofobia¹⁰.)

Um estudo¹¹ descobriu que simplesmente completar uma tarefa em um aplicativo pode ser atrasado em até 400% por interrupções não intencionais de outro aplicativo!

Não é difícil perceber que as habilidades de atenção aos detalhes podem ser significativamente melhoradas reduzindo distrações externas como a tecnologia.

• Desligue as notificações do smartwatch
• Coloque o telefone no silencioso ou “não perturbe” enquanto trabalha
• Mantenha o telefone fora do campo de visão ao conversar com outras pessoas
• Deixe seu telefone em outro cômodo, especialmente enquanto trabalha ou dorme

Tente isto: Exclua aplicativos de redes sociais do seu telefone e computador por uma semana. Se optar por verificar as redes sociais, faça o login pelo navegador. Para ir ainda mais longe, confira Como Fazer um Detox Digital: 3 Passos Fáceis para o Sucesso.

Vá Além: Você sabe quanto tempo passa no seu telefone? No iOS, dê uma olhada em “Tempo de Uso” nas suas configurações. Para outros sistemas, instale um aplicativo que rastreie o uso do seu telefone e revise-o todos os dias durante uma semana.

Reduza o estresse

Por que essas pausas são tão importantes? Dar tempo para a mente e o corpo resetarem ajuda a reduzir o estresse.

Está bem documentado¹² que o estresse afeta a capacidade de uma pessoa de criar memórias. Quanto mais estresse uma pessoa experimenta, mais nosso cérebro produz substâncias químicas que inibem nossa capacidade de formar memórias de curto e longo prazo.

É por isso que você pode ter dificuldade em lembrar o que foi discutido ao se sentar 20 minutos atrasado para uma reunião importante porque estava em um trânsito para-e-anda na rodovia.

Muitas técnicas, incluindo respiração profunda, visualização, meditação ou ouvir música, funcionam para trazer a atenção para o momento e local presentes.

A capacidade de reconhecer o que está nos causando estresse é uma habilidade importante para reduzir esse estresse. O artigo 24 Dicas Poderosas para Lidar com a Ansiedade oferece muitas sugestões, incluindo:

• Diga “obrigado” em vez de “desculpe”
• Fale em terceira pessoa
• Desestresse com linguagem corporal antiestresse
• Desenhe uma mandala

Tente isto: Escolha uma técnica de redução de estresse para tentar na próxima vez que se sentir incapaz de focar. Coloque um lembrete onde você possa ver.

Use o método tradicional para melhor retenção de memória

A recordação da memória é um fator essencial na produção de um trabalho de alta qualidade. Um estudo¹³ no Japão testou a retenção de detalhes, e aqui está o que aconteceu:

• Os participantes leram uma conversa fictícia discutindo agendas, tarefas e compromissos.
• Eles fizeram anotações com um dos seguintes: uma agenda de papel, um aplicativo de calendário em tablet ou um aplicativo de calendário em smartphone.
• Uma hora depois, eles entraram em uma máquina de ressonância magnética enquanto respondiam a uma série de perguntas sobre as agendas.
• Aqueles que usaram smartphones terminaram em 16 minutos. Os usuários de tablets terminaram em 14 minutos, e os usuários de agendas de papel completaram a tarefa em 11 minutos!
• Aqui está a parte mais interessante: os participantes que usaram papel “tiveram mais atividade cerebral em áreas associadas à linguagem, visualização imaginária e no hipocampo — uma área conhecida por ser importante para a memória e navegação.”

Tente isto: Na próxima vez que precisar lembrar de uma lista de tarefas, escreva-as no papel e risque-as quando terminar.

Vá Além: Nossos cérebros AMAM completar tarefas, e especialmente poder marcar uma caixa! Quando alcançamos um objetivo, não importa quão pequeno, nosso cérebro libera dopamina, uma endorfina do “bem-estar”. Então, da próxima vez que terminar de dobrar a roupa, escreva isso em uma lista e risque para um impulso extra de dopamina.

Trabalhe de trás para frente a partir dos prazos

Trabalhar de trás para frente ajuda a determinar quais tarefas são de maior prioridade, como sequenciar as tarefas de forma mais eficiente e fornece aos envolvidos um cronograma pelo qual são responsáveis.

Criar um cronograma também torna possível construir um tempo de reserva para atrasos desconhecidos e considerar conflitos como fins de semana e feriados.

Tente isto: Marque o prazo de um projeto futuro em seu calendário e trabalhe de trás para frente para determinar quando começar cada tarefa necessária para realizá-lo.

Use a Técnica Pomodoro

A Técnica Pomodoro é um método de gerenciamento de tempo que combina muitas das habilidades discutidas neste artigo.

Pesquisas¹⁴ mostram que, quando apresentados a informações em três intervalos de 20 minutos com pausas de 5 minutos, os adultos retêm melhor a informação e aproveitam mais a experiência do que a mesma informação apresentada em um único bloco de uma hora.

Curiosidade: O nome vem de um cronômetro de cozinha em formato de tomate!

• Escolha uma tarefa para trabalhar e remova outras distrações
• Defina um cronômetro para 25-30 minutos
• Quando o cronômetro tocar, faça uma pausa de cinco minutos
• Repita mais três vezes
• Ao final da quarta sessão, faça uma pausa mais longa de 15-30 minutos

Tente isto: Escolha um projeto que exija atenção aos detalhes e use a Técnica Pomodoro.

E Agora Você Está Pronto Para Nunca Mais Perder Um Detalhe!

OK, não exatamente.

Desenvolver atenção aos detalhes não significa ter um trabalho completamente livre de erros em tudo o que você faz. É um processo de desenvolver habilidades e criar hábitos úteis para capturar seus próprios pequenos erros (ou grandes!) antes de apresentar seu trabalho a outros.

Quando você pegar um pequeno erro, comemore! Isso significa que sua atenção aos detalhes está melhorando.

Quando você tiver um projeto importante para entregar, peça a outra pessoa para ser seu segundo par de olhos. Se ela apontar um erro em seu trabalho, agradeça pelo feedback. Ela acabou de lhe dar um exemplo de ser detalhista.

Quando você notar um erro no trabalho de outra pessoa, ofereça gentilmente a chance de ela corrigi-lo.

Então, Tudo Se Resume A Isto:

• Melhore sua mentalidade com menos multitarefa, mais leitura e novas experiências, e um foco em hábitos aprimorados e escuta ativa.
• Melhore seu ambiente organizando, removendo distrações tecnológicas, fazendo pausas e reduzindo o estresse.
• Melhore seu processo deixando lembretes, escrevendo as coisas, dividindo grandes projetos em tarefas menores, trabalhando de trás para frente a partir do prazo e usando a Matriz de Eisenhower e a Técnica Pomodoro.

Procurando mais ideias sobre como ser organizado? Confira 19 Maneiras de Organizar Melhor Seus Pensamentos (E Ser Produtivo).

Referências