15 conseils pour maîtriser le sens du détail et être plus productif

Vous voulez savoir comment remarquer les petits détails ? Apprenez à maîtriser le sens du détail grâce à ces conseils uniques — et boostez également votre productivité !

Selon les recherches, les gens passent près de la moitié de leur temps à penser à autre chose qu’à ce qu’ils font sur le moment. Et voici le plus surprenant : cela les rend malheureux !

(Peut-être parce qu’ils finissent par devoir recommencer pour corriger les erreurs de la première fois ?)

Avec toutes les sollicitations de votre temps et de votre attention, à la maison comme au travail, comment affiner les compétences qui feront de vous un maître du souci du détail, maître de votre destin ?

Tout d’abord, assurons-nous de savoir de quoi nous parlons.

Qu’est-ce que le souci du détail ?

Le souci du détail, c’est être organisé, constant, axé sur la haute qualité, la minutie et la précision. On a tendance à confier des projets plus complexes aux employés soucieux du détail, car leurs compétences en gestion du temps, en organisation et en observation leur permettent de vérifier leur propre travail pour y déceler des erreurs avant de le présenter pour révision.

Le résultat ? Une meilleure première impression de la qualité de leur travail.

Il est possible d’être trop pointilleux, ce qui a tendance à donner une personne qui s’enlise dans les détails et devient incapable de voir la situation dans son ensemble.

Il est également courant de trouver des personnes intelligentes, pleines de ressources et travailleuses, mais qui manquent de souci du détail. Les raisons courantes sont une mauvaise gestion du temps, une hiérarchisation erronée des tâches, un style de travail qui ne prévoit pas suffisamment de temps pour la révision, ou un manque d’expérience dans le domaine.

Avant d’aller plus loin, il est important de reconnaître que les conditions de santé physique et mentale peuvent affecter la capacité d’un individu à se concentrer, de sorte que les méthodes et les degrés d’amélioration varieront.

Ceci étant dit, il est temps de passer aux…

15 techniques pour améliorer votre souci du détail

Répartissons-les en trois catégories différentes. Tout d’abord, nous parlerons de l’amélioration de l’état d’esprit, puis de l’amélioration de l’environnement, et enfin, de l’amélioration des processus.

Pratiquez les compétences d’écoute active

L’écoute active est la capacité d’engager des compétences cognitives, émotionnelles et comportementales pour accorder une attention exclusive à une conversation avec une autre personne.

• Débarrassez-vous des distractions et évitez d’interrompre pour pouvoir prêter attention à ce que l’autre personne dit ; posez le téléphone, éteignez l’ordinateur, éloignez-vous de la licorne miniature.
• Montrez votre intérêt en utilisant des indices non verbaux. Par exemple, vous pouvez utiliser un triple hochement de tête lent pour montrer votre engagement et encourager l’autre partie. Si vous voulez un rappel à ce sujet, consultez Les 7 indices les plus charismatiques à utiliser lors de l’écoute.
• Reflétez en répétant à la personne les détails les plus pertinents qu’elle a dits, avec ses propres mots.
• Posez des questions ouvertes pour clarifier et encourager la personne à continuer de partager. Par exemple, plutôt qu’une question avec une réponse par “oui” ou par “non”, demandez : “comment pourrions-nous accomplir cela ?” ou “quelle est selon vous la première étape ?”.

Par exemple, imaginez qu’un collègue s’arrête à votre bureau pour vous demander votre avis sur l’élaboration d’une nouvelle politique qui le passionne. Mais vous essayez de terminer un e-mail en même temps. Pour travailler l’écoute active, vous pourriez essayer quelque chose comme ceci :

Collègue : “J’ai une idée. Tu as une seconde ?”

Vous : “Bien sûr, laisse-moi juste prendre une note pour pouvoir finir cet e-mail plus tard.”

Collègue : “Génial ! Je discutais avec quelques nouveaux employés, et il s’avère que plusieurs d’entre eux sont confus par le processus de remboursement.”

Vous : *Triple hochement de tête pour encourager*

Collègue : “Bref, je sais que Tess connaît ce sujet sur le bout des doigts. Que penses-tu de lui demander de faire une formation avec les nouveaux employés ?”

Vous : “Faire faire une formation par Tess ? Je pense que c’est une excellente idée. Quels sujets penses-tu qu’elle devrait aborder ?”

Essayez ceci : Interrogez un ami ou un partenaire sur sa journée et pratiquez l’écoute active, y compris en répétant les choses les plus importantes qu’il dit. Quand vous le reverrez, posez-lui une question sur l’un des éléments qu’il a mentionnés.

Connaissez-vous votre type de personnalité ? Regardez notre vidéo ci-dessous pour le découvrir !

Décomposez tout ça maintenant.

Être soucieux du détail signifie être capable de prendre un grand projet et de le décomposer avec succès en tâches gérables. Au début, ne vous souciez pas de mettre les choses dans le bon ordre ; listez simplement tout ce qui vous passe par la tête et qui doit être fait.

Par exemple, si vous organisez une grande réunion à la fin du mois, votre liste pourrait ressembler à ceci :

• Créer un ordre du jour
• Envoyer un e-mail à Bob pour faire approuver l’ordre du jour
• Obtenir les révisions de Bob
• Inviter les participants
• Confirmer les participants la semaine précédente
• Modifier l’ordre du jour en fonction des commentaires de Bob
• Charger Patsy de gérer le déjeuner
• Créer des badges nominatifs
• Prendre des stylos et des blocs-notes dans le placard
• Imprimer les ordres du jour la veille
• Réserver la salle de conférence
• Tester le projecteur et les adaptateurs d’ordinateur
• S’assurer qu’on a du café !

Maintenant, au lieu d’avoir un seul grand projet difficile à définir, vous avez une liste de tâches très simples. Un bonus supplémentaire est qu’à mesure que vous terminez chaque tâche, vous pouvez la cocher sur votre liste. (La dopamine, vous vous souvenez ?)

Essayez ceci : Décomposez un projet en tâches individuelles et listez qui est responsable de leur réalisation.

Apprenez le principe d’Eisenhower.

Le président Dwight D. Eisenhower a popularisé cette citation :

“J’ai deux sortes de problèmes : les urgents et les importants. Les urgents ne sont pas importants, et les importants ne sont jamais urgents.”

— Dwight D. Eisenhower

Cela a donné naissance à la “Matrice d’Eisenhower”, un système de gestion du temps pour aider à prioriser les tâches. Chaque case représente une intersection différente de l’importance et de l’urgence.

L’importance a généralement trait à la capacité d’accomplir des objectifs personnels et professionnels, tandis que l’urgence est souvent imposée par des délais provenant de sources externes. Le problème est que votre cerveau préfère accomplir les tâches urgentes¹, même si elles ne sont pas importantes.

Urgent et Important

Ces tâches peuvent être imprévues, comme devoir aller chercher un enfant malade à l’école, ou avoir été remises à plus tard, comme le diaporama pour la présentation de demain que vous n’avez cessé de repousser.

Pas urgent mais Important

Cette catégorie comprend souvent des éléments relatifs au développement personnel, aux objectifs professionnels et aux relations. Par exemple, une soirée en amoureux avec votre partenaire est essentielle, mais pas particulièrement urgente.

Urgent mais Pas important

De nombreuses tâches de cette catégorie arrivent à la demande des autres. Par exemple, votre patronne peut avoir besoin de votre rapport avant la fin de la journée parce qu’elle quitte la ville.

Pas urgent et Pas important

Il y a toujours des choses dans cette catégorie, et ces tâches peuvent varier considérablement selon les circonstances personnelles, mais voici le secret : vous n’avez pas besoin de les faire. Et comment garder ces éléments hors de votre assiette ?

Adoptez cette vérité simple : “non” est une phrase complète.

Pour en savoir plus à ce sujet, consultez 6 conseils efficaces pour dire non poliment (qui fonctionnent vraiment !)

Essayez ceci : Catégorisez les tâches de votre emploi du temps cette semaine et accomplissez une tâche de chaque catégorie en utilisant la matrice d’Eisenhower.

Soyez votre propre assistant personnel

Nos cerveaux ont des niveaux de priorité pour les informations qu’ils collectent et retiennent. Par exemple, connaître la date du tournoi de football de votre fils est probablement plus important que de se rappeler que vous avez un manteau au pressing.

Il est intéressant de noter que la recherche² montre que la création de rappels externes pour les dates ou tâches importantes, comme le tournoi de football, libère en fait votre mémoire pour les tâches de moindre priorité que vous n’avez pas notées.

Être soucieux du détail ne signifie pas que vous devez vous souvenir de chaque détail important. Il est plus important d’avoir un système fiable pour récupérer les informations au moment opportun. Cela signifie également être un excellent preneur de notes.

Comment prévoyez-vous de garder trace des détails ? Créez un système sur Notion ou dans les notes de votre téléphone. Ou faites-le à l’ancienne et transportez un carnet et un stylo.

Essayez ceci : Faites une liste des personnes de votre vie dont vous aimeriez vous souvenir de l’anniversaire ou d’autres dates spéciales. Mettez un événement annuel dans votre calendrier le jour de leur fête, et réglez un rappel pour la veille au soir.

Faites une pause, tout le monde !

Lorsque vous travaillez sur un projet de longue haleine, n’oubliez pas de laisser reposer votre cerveau.

Si possible, prévoyez suffisamment de temps pour pouvoir terminer le projet, le laisser de côté pendant au moins une heure (et jusqu’à 24 heures), et revenir pour une révision finale avec un regard neuf.

Essayez ceci : Choisissez un projet à terminer un jour avant l’échéance et faites une révision finale après l’avoir mis de côté pendant au moins 12 heures.

Évitez le mythe du multitâche

Vous avez probablement déjà entendu³ que les humains ne sont pas multitâches. Au lieu de cela, nous pratiquons le passage d’une tâche à l’autre (task switching), bien que notre efficacité dépende d’une série de facteurs. La complexité des tâches affecte le temps qu’il nous faut pour passer de l’une à l’autre.

La recherche⁴ montre qu’une pratique régulière peut augmenter la rapidité avec laquelle les gens peuvent changer de tâche, mais le fait de passer répétitivement d’une tâche à l’autre peut réduire le temps de production de pas moins de 40 %⁵.

Essayez ceci : Avant de commencer une tâche au travail, fermez tous les onglets du navigateur Web qui ne sont pas immédiatement pertinents. Mettez votre téléphone en mode silencieux et hors de vue. Si vous changez de tâche avant d’avoir terminé, notez où vous vous êtes arrêté et ce qui doit être fait ensuite.

Lisez 30 minutes par jour

La lecture peut améliorer le souci du détail d’une personne de multiples façons. La lecture exige de se concentrer sur la grammaire, le vocabulaire, la ponctuation et d’autres aspects du texte. Elle développe également les compétences de pensée critique, notamment l’analyse de l’information, sa décomposition et la prise en compte des implications des détails.

Au-delà de cela, la lecture augmente les connaissances générales ou spécifiques dans divers domaines.

Chacune de ces compétences peut être transférée vers un plus grand souci du détail lorsqu’elles sont appliquées à une tâche qui doit être réfléchie, traitée et présentée sans erreur.

Essayez ceci : Allez à la bibliothèque et trouvez un livre sur un sujet que vous connaissez peu. Si vous êtes fan de livres de développement personnel, essayez de lire un ouvrage d’histoire et cherchez comment les compétences de développement personnel que vous avez apprises récemment ont été (ou auraient pu être) utilisées par le personnage historique dont vous lisez le récit.

Essayez quelque chose hors de votre zone de confort

Lorsque nous vivons de nouvelles expériences⁶, nos cerveaux créent de nouvelles voies neuronales et améliorent leur développement. De plus, les nouvelles expériences nous obligent à nous concentrer, à traiter l’information, à former de nouveaux souvenirs et à établir des connexions. En conséquence, les nouvelles expériences aident à améliorer la fonction de mémoire et la capacité à devenir plus soucieux du détail.

Essayez ceci : Prenez un itinéraire différent la prochaine fois que vous allez à l’épicerie ou au travail. Pour plus d’idées, consultez 20 façons simples de sortir de votre zone de confort.

Prenez l’habitude de créer des habitudes

Les habitudes sont des comportements répétés qui sont généralement effectués inconsciemment. Les habitudes prennent du temps à se développer, mais une fois installée, une bonne habitude rend la vie plus facile et plus fructueuse.

Mettre sa ceinture de sécurité avant de démarrer la voiture est une habitude pour 91 % des Américains⁷. Et pourtant, combien de fois par jour les parents se tournent-ils vers leurs enfants pour dire…

De même, prendre l’habitude de remonter en haut d’un e-mail avant de cliquer sur envoyer peut ne pas venir naturellement, mais en faire une habitude peut réduire considérablement le nombre d’e-mails de suivi nécessaires pour clarifier des fautes de frappe et d’autres erreurs.

À terme, les voies neuronales de votre cerveau se développeront pour augmenter la vitesse et la sensibilité à ces processus, et l’habitude se fera sans effort.

Essayez ceci : Choisissez une mauvaise habitude que vous avez tendance à avoir et créez un processus pour vérifier cette erreur en moins d’une minute. Voici quelques exemples :

• Si vous avez tendance à vous ronger les ongles, essayez d’utiliser un jouet anti-stress à la place.
• Si vous vous couchez tard, essayez de lire un livre et d’éteindre les écrans électroniques.
• Si vous vous jetez sur les chips, essayez de grignoter des bâtonnets de céleri ou de carotte chaque fois que vous ressentez cette envie.

Suivez le conseil de maman : “range ta chambre !”

Des études⁸ ont montré que le désordre est le résultat d’une indécision sur ce qui est important, et qu’un bureau encombré prédisait une plus grande fatigue émotionnelle.

Cela prouve simplement ce que vous savez déjà en regardant votre bureau en désordre le jeudi après-midi : être épuisé émotionnellement peut rendre plus difficile la concentration sur les détails et augmente le risque d’erreurs.

Essayez ceci : prévoyez un moment régulier chaque semaine pour désencombrer votre zone de travail. Jetez les vieux post-it, ramassez les déchets accumulés, classez les documents, etc.

Déconnectez-vous du numérique pour une meilleure attention

Ah, nous aimons la technologie. À tel point que le foyer américain moyen possède 16 appareils connectés⁹, et qu’il existe un mot pour la peur de ne pas avoir de téléphone fonctionnel (histoire vraie, c’est la nomophobie¹⁰).

Une étude¹¹ a révélé que le simple fait d’accomplir une tâche dans une application peut être retardé de 400 % par des interruptions involontaires provenant d’une autre application !

Il n’est pas difficile de comprendre que les compétences en matière de souci du détail peuvent être considérablement améliorées en réduisant les distractions externes comme la technologie.

• Désactivez les notifications de votre montre connectée
• Mettez le téléphone en mode silencieux ou “ne pas déranger” pendant que vous travaillez
• Placez le téléphone hors de votre champ de vision lorsque vous parlez avec d’autres personnes
• Laissez votre téléphone dans une autre pièce, surtout pendant que vous travaillez ou dormez

Essayez ceci : Supprimez les applications de réseaux sociaux de votre téléphone et de votre ordinateur pendant une semaine. Si vous choisissez de consulter les réseaux sociaux, connectez-vous via votre navigateur. Pour aller encore plus loin, consultez Comment faire une détox numérique : 3 étapes faciles pour réussir.

Allez plus loin : Savez-vous combien de temps vous passez sur votre téléphone ? Sur iOS, regardez “Temps d’écran” dans vos réglages. Pour les autres systèmes, installez une application qui suit l’utilisation de votre téléphone et examinez-la chaque jour pendant une semaine.

Réduisez le stress

Pourquoi ces pauses sont-elles si importantes ? Donner au corps et à l’esprit le temps de se réinitialiser aide à réduire le stress.

Il est bien documenté¹² que le stress affecte la capacité d’une personne à créer des souvenirs. Plus une personne subit de stress, plus notre cerveau produit des substances chimiques qui inhibent notre capacité à former des souvenirs à court et à long terme.

C’est pourquoi vous pouvez avoir du mal à vous souvenir de ce qui a été discuté alors que vous vous asseyez avec 20 minutes de retard à une réunion importante parce que vous étiez coincé dans les embouteillages sur l’autoroute.

De nombreuses techniques, notamment la respiration profonde, la visualisation, la méditation ou l’écoute de musique, permettent de ramener l’attention sur le moment présent et le lieu actuel.

La capacité à reconnaître ce qui nous cause du stress est une compétence importante pour réduire ce stress. L’article 24 conseils puissants pour faire face à l’anxiété propose de nombreuses suggestions, notamment :

• Dire merci au lieu de pardon
• Parler à la troisième personne
• Se détendre avec un langage corporel anti-stress
• Dessiner un mandala

Essayez ceci : Choisissez une technique de réduction du stress à essayer la prochaine fois que vous vous sentirez incapable de vous concentrer. Placez un rappel là où vous le verrez.

Revenez aux méthodes classiques pour une meilleure rétention de la mémoire

Le rappel de mémoire est un facteur essentiel pour produire un travail de haute qualité. Une étude¹³ au Japon a testé la rétention des détails, et voici ce qui s’est passé :

• Les participants ont lu une conversation fictive traitant d’emplois du temps, de devoirs et de rendez-vous.
• Ils ont pris des notes avec l’un des supports suivants : un agenda papier, une application de calendrier sur tablette ou une application de calendrier sur smartphone.
• Une heure plus tard, ils sont entrés dans une machine IRM tout en répondant à une série de questions sur les emplois du temps.
• Ceux qui utilisaient des smartphones ont terminé en 16 minutes. Les utilisateurs de tablettes ont terminé en 14 minutes, et les utilisateurs d’agendas papier ont terminé la tâche en 11 minutes !
• Voici le point le plus intéressant : les participants qui utilisaient du papier “avaient plus d’activité cérébrale dans les zones associées au langage, à la visualisation imaginaire et dans l’hippocampe — une zone connue pour être importante pour la mémoire et la navigation.”

Essayez ceci : La prochaine fois que vous devrez vous souvenir d’une liste de tâches à faire, écrivez-les sur papier et cochez-les quand vous aurez terminé.

Allez plus loin : Nos cerveaux ADORENT accomplir des tâches, et surtout pouvoir cocher une case ! Lorsque nous atteignons un objectif, aussi petit soit-il, notre cerveau libère de la dopamine, une endorphine du “bien-être”. Alors la prochaine fois que vous aurez fini de plier le linge, écrivez-le sur une liste et cochez-le pour un boost supplémentaire de dopamine.

Travaillez à rebours à partir des délais

Travailler à rebours aide à déterminer quelles tâches sont prioritaires, comment séquencer les tâches le plus efficacement possible, et fournit aux personnes impliquées un calendrier dont elles sont responsables.

La création d’un calendrier permet également de prévoir une marge de manœuvre pour les retards imprévus et de prendre en compte les conflits comme les week-ends et les jours fériés.

Essayez ceci : Marquez la date limite d’un projet à venir sur votre calendrier et travaillez à rebours pour déterminer quand commencer chaque tâche nécessaire à sa réalisation.

Utilisez la technique Pomodoro

La technique Pomodoro est une méthode de gestion du temps qui combine bon nombre des compétences abordées dans cet article.

La recherche¹⁴ montre que lorsqu’on leur présente des informations en trois intervalles de 20 minutes avec des pauses de 5 minutes, les adultes retiennent mieux les informations et apprécient davantage l’expérience que si les mêmes informations étaient présentées en un seul bloc d’une heure.

Fait amusant : elle porte le nom d’un minuteur de cuisine en forme de tomate !

• Choisissez une seule tâche sur laquelle travailler et supprimez les autres distractions
• Réglez un minuteur sur 25-30 minutes
• Lorsque le minuteur sonne, faites une pause de cinq minutes
• Répétez l’opération trois fois de plus
• À la fin de la quatrième session, faites une pause plus longue de 15 à 30 minutes

Essayez ceci : Choisissez un projet qui nécessite du souci du détail et utilisez la technique Pomodoro.

Et maintenant, vous êtes prêt à ne plus jamais manquer un détail !

D’accord, pas tout à fait.

Développer le souci du détail ne signifie pas avoir un travail totalement exempt d’erreurs pour tout ce que vous faites. C’est un processus de développement de compétences et de création d’habitudes utiles pour repérer vos propres petites erreurs (ou les grandes !) avant de présenter votre travail aux autres.

Quand vous repérez une petite erreur, célébrez ! Cela signifie que votre souci du détail s’améliore.

Lorsque vous avez un projet important à rendre, demandez à quelqu’un d’autre d’être votre deuxième paire d’yeux. S’il vous signale une erreur dans votre travail, remerciez-le pour son retour. Il vient de vous donner un exemple de souci du détail.

Lorsque vous repérez une erreur dans le travail de quelqu’un d’autre, offrez-lui gracieusement la chance de la corriger.

En résumé, tout revient à ceci :

• Améliorez votre état d’esprit avec moins de multitâche, plus de lecture et de nouvelles expériences, et un accent sur l’amélioration des habitudes et l’écoute active.
• Améliorez votre environnement en désencombrant, en supprimant les distractions technologiques, en faisant des pauses et en réduisant le stress.
• Améliorez votre processus en laissant des rappels, en écrivant les choses, en décomposant les grands projets en petites tâches, en travaillant à rebours à partir de l’échéance, et en utilisant la matrice d’Eisenhower et la technique Pomodoro.

Vous cherchez d’autres idées sur la façon d’être organisé ? Consultez 19 façons de mieux organiser vos pensées (et d’être productif).

Références