上司にフィードバックを伝える方法（角を立てずに）

自分自身が自信を持ち、かつ上司があなたの意見をしっかりと受け入れて実行に移せるような、上司へのフィードバックの伝え方を学びましょう。

従業員エンゲージメントの差¹の70%は、マネージャーの行動や振る舞いに起因しています。上司との関係は、仕事の満足度やパフォーマンスに大きな影響を与えます。

そして遅かれ早かれ、上司との関係で壁にぶつかり、フィードバックを伝えなければならない場面がやってくるでしょう。

この記事は、まさにそのための力を皆さんに授けるために書かれました。上司へのフィードバック（上方フィードバック）は勇気がいるものですが、効果的にコミュニケーションをとるための実践的なヒント、よくある不安への対処法、そしてさまざまなフィードバックの種類について掘り下げていきます。

上司に効果的にフィードバックを与えるための6つの具体的なステップ

フィードバックを伝える前に、以下のステップに目を通してください。そうすれば、正しい方向に進むことができます。

適切な時間と場所を選ぶ

タイミングと状況によって、自分の声が届いていると感じられる「安全でつながりのある会話」になるか、それとも「泥沼の防衛戦」になるかの明暗が分かれます。

以下の「やるべきこと」と「やってはいけないこと」を念頭に置いておきましょう。

やるべきこと（Dos）:

• プライベートな設定を選ぶ。 邪魔が入らず、誰にも聞き耳を立てられない場所を選びましょう。プライバシーは安心感を生みます。
• ストレスの少ない時間帯を選ぶ。 あなたも上司も、仕事に追われていたりストレスを感じていたりしない瞬間を狙いましょう。余計なストレスが会話に紛れ込むのは避けたいものです。月曜日は、研究²によると最もストレスの少ない営業日である可能性が示唆されているため、良い選択かもしれません。
• 会議を依頼する。 フィードバックの内容が重要な場合は、上司を不意打ちするのではなく、話し合いのための専用の時間を設けることを検討してください。これにより、お互いに心の準備をする時間が持てます。
• 十分な時間を確保する。 10分間の会議をスケジュールの隙間に無理やり詰め込まないでください。時間に追われないよう、余裕のある会議にしたいものです。ある研究論文³では、簡単なフィードバックには5分、正式なフィードバックには5〜20分、重大なフィードバックには15〜30分を推奨しています。

やってはいけないこと（Don’ts）:

• 不意打ちをしない。 上司がその日どのような状況にいるのか、どれくらい時間があるのか分からない状態で、いきなりこの会話を切り出すのは控えましょう。
• 公開チャネルを使わない。 チームミーティング、グループメール、Slackのチャンネルなどは、上司への個人的なフィードバックを伝える場所としては不適切です。会話の効果が薄れるだけでなく、不必要なトラブルを招く可能性があります。
• 他人の前でフィードバックをしない。 フィードバック専用の会議でない限り、他の同僚、クライアント、シニアリーダーの前でフィードバックを伝えてはいけません。
• 危機の最中に持ち出さない。 可能であれば、緊急事態や高ストレス期ではない時期を選んでください。強いストレス下では会話が混乱しやすく、上司があなたの伝えたいことを受け入れる余裕がなくなってしまいます。

フィードバックを与えるだけでなく、職場での扱いにくい人々への対処についてもサポートが必要な場合は、こちらの無料特典も役立つかもしれません。

フィードバックを伝える意図を共有する

フィードバックの内容に入る前に、なぜその話をしようと思ったのかを説明する時間を設けてください。

根底にある意図を共有することで、会話をポジティブな枠組みで捉えることができ、あなたの目標が建設的であることを上司に再確認させることができます。

これにより、上司は「サムは私を傷つけたり問題を起こそうとしているのではなく、自分自身やチームのために最善を尽くしたいからこの話をしているのだ」と考え、警戒心を解き、防御的になりにくくなります。

考えられる意図の例：

• チームの効率を向上させるため
• 全員にとってより楽しい職場環境を作るため
• オープンなコミュニケーションを促進するため
• 上司やチームとのつながりをより深めるために、胸の内を明かすため

アクションステップ： フィードバックを伝える前に、少し時間を取って次の問いを考えてみてください。「このフィードバックを与える背景にある、私のポジティブな意図は何だろうか？」

「何が悪いか」ではなく「何が可能か」に焦点を当てる

ポジティブで解決志向のアプローチを採用しましょう。何がうまくいかなかったかに固執するのではなく、状況を改善するために何ができるかに焦点を当てます。

これは、会話を非難や批判から遠ざけ、建設的な成果へと向かわせることを意味します。欠点を指摘することは、相手を防御的にさせ、あなたの言葉を聞き入れにくくさせる可能性があります。

当面の問題を修正したり、再発を防止したりするための具体的なステップについて話し合うことを目指しましょう。

例えば、次のような言い方の代わりに：

「私たちのチームミーティングはいつも整理されておらず、生産性に影響しています。」

このように提案できます：

「チームミーティングをもっと構造化できれば、より効率的になれるのではないかと気づきました。時間をより有効に使うために、アジェンダを導入するのはどうでしょうか？」

このように言い換えることで、会話は「何が悪いか」という批判から、「どうすれば改善できるか」という共同の探求へと変わります。

さらに、解決策に焦点を当てることで、上司がフィードバックを受け入れやすくなるだけでなく、あなた自身が主体的な問題解決者であるという印象を与えることもできます。

アクションステップ： 会議の前に、以下のプロセスを試してみてください。

• 上司に伝えたいフィードバックを書き出す。
  • 例：「会議が長すぎる。」
• 次に、なぜそれが問題なのかを書き出す。
  • 「これらの会議によって全員が不必要に時間を使ってしまい、その結果、仕事が進まなくなっている。」
• 次に、自分が望む状況を書き出す。
  • 「時間を確保するために、会議の長さを半分にしたい。」
• 望みが明確になったら、それを全員の利益になるような形で構成する。
  • 「会議がより効率的になれば、全員がより多くの時間を取り戻せる。」
• 最後に、その望みを促進するアイデアを書く。
  • 「各会議をアジェンダから始めれば、トピックをより効率的に進めることができ、時間の節約に役立つかもしれない。」

どうでしょうか？ このような解決策を含んだフィードバックであれば、上司も受け入れやすいと思いませんか？

具体的な例を挙げて主張を裏付ける

一般的な発言は、曖昧で根拠がないように聞こえ、簡単に聞き流されてしまうことがあります。

しかし、具体的な例に言及すれば、フィードバックを現実に即したものにできます。

これにより、上司はあなたが何を言っているのかをより明確にイメージできるようになります。

例えば、次のように言う代わりに：

「私たちの会議は効果的でないことが多いと感じています。」

このように言えます：

「先週のチームミーティングでは、テレビ番組の『ピーキー・ブラインダーズ』の話に脱線してしまい、次のステップを理解するのが難しくなりました。」

研究者⁴は、出来事の後できるだけ早くフィードバックを与えるのが理想的であると示唆しています。

アクションステップ： フィードバックを与える際は、SBIモデル⁵（Situation：状況、Behavior：行動、Impact：影響）に沿って構成してみましょう。

• Situation（状況）： その行動が起こった具体的な文脈や設定を説明することから始めます。これによりフィードバックの舞台が整い、上司は何について話しているのかを理解できます。

「先週のチームミーティングで……」

• Behavior（行動）： 次に、観察した具体的な行動を特定します。明確なイメージを持ってもらうために、できるだけ詳細かつ客観的に伝えます。

「……議論が数人のメンバーだけに偏っており、他の人が発言する余地がほとんどなかったことに気づきました。」

• Impact（影響）： 最後に、その行動があなた、チーム、またはプロジェクトにどのような影響を与えたかを説明します。これにより、なぜそのフィードバックが重要なのか、問題が解決されない場合に何が危うくなるのかが明確になります。

「……その結果、控えめなチームメンバーからの貴重な意見を聞き逃してしまい、代替案を十分に検討することができませんでした。」

対話を促す

フィードバックは双方向であるべきです。自分の主張を伝えた後は、上司の考えや視点を共有してもらうよう促しましょう。

これは、あなたが上司の意見を尊重していることを示し、一方的な批判ではなく建設的な会話への扉を開くことになります。

アクションステップ： フィードバックを伝えた後、「今の話を聞いて、どう感じられましたか？」と尋ねてみてください。そして、上司が必要なことをすべて話せるようなスペースを作ってください。

フォローアップする

フィードバックを再確認するための時間をスケジュールしましょう。これは、状況を改善しようとするあなたのコミットメントを示すものであり、実施された変更を評価する機会にもなります。

シンプルな「数週間後に、この件についてまた確認させてもらえますか？」という言葉が、大きな効果を発揮します。

さらに、この話題を後で振り返るという認識があることで、変化に対する責任感が生まれます。

アクションステップ： 会話の最後に、次回の1対1のミーティングでこのトピックの進捗を確認してもよいか、あるいは数週間後に短いチェックインの電話をスケジュールしたいかを上司に尋ねてみてください。

上方フィードバックの5つのタイプ

上司にフィードバックを与えるのは複雑に感じるかもしれませんが、提供できるフィードバックの種類を理解すれば、プロセスはシンプルになります。

それは結婚式でスピーチをするようなものです。書き始める前に、明るく面白いスピーチにするのか、それとも誠実で心温まるスピーチにするのかを決めておくと役立ちます。この決定がアプローチを形作り、執筆プロセスのガイドとなります。

以下にフィードバックのカテゴリーをいくつか挙げます。読みながら、自分の状況に当てはまるものはどれか考えてみてください。

肯定的評価（ポジティブ・リインフォースメント）

これは、ポジティブな影響を与えた行動や決定を認め、強化することです。ポジティブな評価は、強い信頼関係を築き、それらの良い習慣の継続を促します。

例: 「先週のブレインストーミング・セッションの進め方は素晴らしかったです。全員を巻き込み、励ましてくれましたね。文化にとっても良かったですし、素晴らしい新しいアイデアもいくつか出ました。」

アクションステップ： 最近、上司がしたことで感謝していることは何ですか？ ぜひ伝えてみてください！

マネジメント関係の構築

このタイプのフィードバックは、自分がどのように管理されたいかに関するものです。

もっと自律性が必要な場合もあれば、より頻繁なチェックインが役立つ場合もあるでしょう。

上司と部下の関係には、ある種の親密さがあります。関係が健全で活発であれば、仕事ははるかに楽しくなります。しかし、関係が緊張していたり、力を奪われるようなものであったりすると、おそらくこの古典的な90年代の引用に強く共感することになるでしょう。

自分の仕事のスタイルやニーズを明確にすることで、上司はあなたとお互いにとって心地よい方法でマネジメントできるようになります。

例： 私自身の例を挙げます。

私はマネージャーと面談し、受けている建設的なフィードバックの量に対して、不安や自信のなさを感じ始めていると伝えました。

マネージャーはこれを寛大に受け止め、建設的なフィードバックと並行して、ポジティブなフィードバックも意識的に増やすよう努力することを提案してくれました。

この解決策は私にとって非常に効果的でした。改善点を聞くのは心から好きなのですが、同時に自分がうまくやっていることを聞くことも、自尊心を保つのに役立つからです。

アクションステップ： 次回の上司との1対1のミーティングで、自分がどのようにマネジメントされたいかを伝えてみることを検討してください。以下のような点を考慮してみてください。

• もっと自律性が欲しいか、それとも少なめがいいか？
• もっとガイダンスが欲しいか？
• もっと建設的なフィードバックが欲しいか？
• もっと褒めてほしいか？
• チェックインの回数を増やしたいか、減らしたいか？
• もっとメンターシップを受けたいか？
• 仕事量、ワークライフバランス、燃え尽き症候群の状態はどうか？

これらは、自分の責任範囲を見直したり、昇給を求めたり、業績改善計画（PIP）の策定を支援してもらったりする際の会話でもあります。

建設的な批判

このタイプのフィードバックは、改善が必要な箇所を指摘することを目的としていますが、あくまで建設的な方法で行います。

具体的に伝え、人ではなく行動に焦点を当て、可能な限り解決策を提案することが重要です。

例： 「チームミーティングが予定時間を過ぎることが多く、その後のスケジュールの管理が難しくなっています。予定通りに進めるためにタイマーを設定することは可能でしょうか？」

プロセスや大局的な提案

フィードバックは行動についてだけでなく、プロセス、ワークフロー、方向性に関するものである場合もあります。業務をより効率化する方法についての洞察を提供することは、非常に価値があります。

このタイプのフィードバックでは、マネージャーの視点に立って、仕事のシステムをどのように改善できるかを考えます。

この種のフィードバックを提案する際は、「提案」という形をとるのが役立ちます。例えば、「目標をより効果的に達成するためのアイデアがあるのですが、お聞きいただけますか？」といった具合です。

上司が聞くことに同意していないアドバイスをいきなり与えるのではなく、このように提示することで、上司が防御的になったり、自分の領域を侵されていると感じたりするのを防ぐことができます。

これにより、上司があなたのフィードバックに対して次のような反応をする可能性を減らせます。

例： 「プロジェクト管理ツールを導入すれば、チームのワークフローが合理化され、コミュニケーションが改善される可能性があります。」

アクションステップ： もしあなたとマネージャーの役割が入れ替わり、会社の目標を達成するのがあなたの責任だとしたら、どのような変更を加えますか？ 戦略を少し変えますか？

感情的な影響の共有

職場での出来事が感情的な影響を及ぼし、傷ついたり動揺したりすることがあります。

それは誰のせいでもないかもしれません。しかし、会議で上司に話を遮られたと感じ、引きこもったような気持ちでその場を去ったとしたら、わだかまりを解かない限り、今後の二人の関係に間違いなく影響します。

関係がオープンであればあるほど、信頼を感じることができます。

このような場合、フィードバックは、特定の行動や言葉があなた個人にどのような影響を与えたかを共有するための、感情表現の一形態となり得ます。

例： 「今日のチームミーティングで、自分のアイデアが議論もされずに却下されたとき、尊重されていないと感じて傷つきました。誰かが私を黙らせようとしていたとは思いません。ですが、今後自分のアイデアを共有することにためらいを感じている自分に気づきました。どうすればいいか分かりませんが、これを共有しておくことが重要だと感じました。」

上司やマネージャーにフィードバックを与える価値はあるか？

フィードバックを与える価値は十分にあります。なぜなら、オープンなコミュニケーションこそが、あらゆる成功するプロフェッショナルな関係の礎だからです。あなたの声は、日々の仕事を改善し、より効果的で調和のとれたチーム環境に貢献する、根本的で意味のある変化をもたらすことができます。

さらに、懸念事項や課題、複雑な感情を正直に伝えれば伝えるほど、あなたはよりエンパワーメント（自信と力）を感じられるようになるでしょう。

上方フィードバックをためらわせる3つのよくある不安について探ってみましょう。

報復への恐れ

多くの従業員が抱く最大の懸念は、フィードバックが歓迎されず、昇進の機会を逃したり、居心地の悪い職場環境になったりといった、何らかの形の報復を招くのではないかということです。

強力なフィードバック文化がない場合、この恐怖は非常に強くなる可能性があります。

実践的なヒント： まずは小さな問題で様子を見て、上司がどれくらいフィードバックを受け入れてくれるかを確認しましょう。小さなフィードバックをうまく処理してくれるなら、より大きな問題についても耳を傾けてくれるかもしれません。

もし上司がフィードバックをうまく受け止められなかった場合は、不満や防御反応など、相手の感情的な反応を受け入れる余地を作ってください。そして、相手が「自分の話を聞いてもらえた」と感じたところで、誤解があれば自分の意図と主張を明確に伝えましょう。

雇用不安

報復への恐れと密接に関連していますが、フィードバック（特に否定的または批判的なもの）を与えることが、自分の雇用を危うくするのではないかと心配する従業員もいます。

「不平家」や「問題児」と見なされると、人員削減の際などに真っ先に切り捨てられるのではないかという考えです。

実践的なヒント： フィードバックを、非難するのではなく建設的な方法で構成しましょう。その変更がチーム全体やプロジェクトにどのように利益をもたらすかに焦点を当てれば、あなたは「問題を作る人」ではなく「問題を解決する人」になれます。

関係性の変化への懸念

フィードバックは通常、トップダウン（上から下）の活動と見なされているため、その流れを逆転させることは不自然で不快に感じられることがあります。フィードバックを伝えることで上司との関係が悪化し、日々のやり取りが気まずくなるのではないかと恐れるかもしれません。

実践的なヒント： フィードバック以外の場面で上司との信頼関係を築くことを目指しましょう。強固な協力関係があれば、フィードバックのやり取りは日常的な交流の自然な一部になります。

また、対立的な雰囲気を作らないよう、否定的なフィードバックと肯定的なフィードバックのバランスを取りましょう。

上司へのフィードバックの与え方に関するよくある質問（FAQ）

上司にフィードバックを与えることの重要性は何ですか？

上司にフィードバックを与える重要性は、コミュニケーションが活発で生産的な職場環境を育むことにあります。オープンな対話は、双方の協力関係とパフォーマンスを向上させることができます。さらに、フィードバックの会話が成功すれば、士気が高まります。

上司にフィードバックを与えることへの恐怖をどうすれば克服できますか？

批判的なフィードバックを提供することへの恐怖を克服するには、まず小さな問題で様子を見て、上司の受容性を確認することを検討してください。さらに、自分の主張を明確かつ建設的に伝えられるよう、事前に準備をしましょう。また、フィードバックを与えることは最も重要なコミュニケーションスキルおよびリーダーシップスキルの一つであるため、これをプロフェッショナルとしての成長のための練習と捉えることも役立ちます。

上司にフィードバックを与える際によくある課題は何ですか？

よくある課題には、報復への恐れ、雇用不安、フィードバックをどのように提示すべきかという不確実性などがあります。準備を整え、自分の意図をしっかりと理解しておくことで、これらの課題を軽減できます。

上司と話す際に意識すべきフィードバックの種類はありますか？

はい、フィードバックにはさまざまな種類があり、それに応じて伝えるためのテンプレートも異なります。一般的な種類には、肯定的評価、建設的な批判、プロセスやワークフローの提案などがあります。これらのカテゴリーを理解することで、効果的なフィードバックを与えるためにメッセージを調整しやすくなります。

フィードバックの会話を始めるために、どのように上司にアプローチすべきですか？

フィードバックの会話を始めるには、邪魔が入らずに二人で話せる適切な時間と場所を選んでください。建設的なトーンを作るために、話し合いの意図を率直に伝えましょう。

上司がフィードバックに対して否定的な反応を示した場合はどうすればよいですか？

上司が否定的な反応を示した場合は、まず防御的にならずに相手の感情を認めましょう。その上で、自分の主張と意図を明確にし、目標は建設的な改善と正直なフィードバックであることを改めて伝えてください。

上司から受け取ったフィードバックを自分のパフォーマンス向上にどう活かせばよいですか？

上司からのフィードバックを使ってパフォーマンスを向上させるには、まず、提供された批判や提案に沿った実行可能な項目を特定します。次に、それらのアクションアイテムを日々の業務に取り入れ、進捗を確認するためにフォローアップのフィードバックを求めることを検討してください。これにより、自分の責任をしっかりと果たすことができるようになります。

上司へのフィードバックの与え方に関するまとめ

上司にフィードバックを与えるのは緊張するものですが、そうすることが不可欠な時もあります。マネージャーにフィードバックを伝える必要があるときは、以下のヒントを思い出してください。

• プライバシーと余裕を確保するために、適切な時間と場所を選ぶ。
• 上司があなたのポジティブな姿勢を理解できるよう、フィードバックの意図を共有する。
• 可能性と解決策を生み出すために、「何が悪いか」ではなく「何が可能か」に焦点を当てる。
• 会話の根拠を明確にするために、具体的な例を挙げる。
• 対話を促し、上司がそれをどう受け止めたかを聞く。
• 1週間後または1ヶ月後にフォローアップを行い、その後の経過を確認する。

フィードバックがうまくいくことを願っています。あなたなら大丈夫です！

上司との関係を深めるためのさらなるアイデアが必要な場合は、上司に尋ねるべき140の質問のこちらのリストも役立つかもしれません。

参考文献

Footnotes (5)

1. news.gallup.com ↩

2. firstbeat.com ↩

3. mcgaw.northwestern.edu ↩

4. ncbi.nlm.nih.gov ↩

5. ccl.org ↩