To-Doリストはやめて、代わりにこれを試してみてください
Science of People
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5つのスマートな代替案でTo-Doリストを卒業しましょう。「Alphabet Work」のテクニックで生産性を向上させましょう。
最高の仕事をするためのモチベーションは何ですか？もしかしたら、変化の時かもしれません。最高の仕事ができるようになると…
- 仕事がより簡単になり、効率が上がります
- チーム全員がより戦略的に動けるようになります
- スマートなタスク管理こそが、生産性を向上させる最善の方法です
生産性について語るとき、私たちは通常、ソフトウェアやリスト、タイムトラッキングのことを思い浮かべます。
私の戦略はそれらとは全く異なり、タスクに対する考え方を根本から変えるものになるでしょう。
私が「アルファベット・ワーク」と呼んでいる強力なコンセプトを皆さんに教えたいと思います。
仕組みはこうです。人にはそれぞれ得意なタスクの種類があります。細かな作業やルーチンワークを好む人もいれば、創造性や即興性を好む人もいます。
生産性の鍵は、自分の「最高の仕事」に集中することにあります。
Aワーク：
あなたの最高の仕事は「Aワーク」と呼ばれます。学校なら「A（最高評価）」をもらえるような仕事です。あなたにとって簡単で、自分が賢くなったように感じさせてくれます。フロー状態に入りやすい、あなたのお気に入りの仕事です。「Aワーク」をしていると時間はあっという間に過ぎ、1日がより良いものになります。
Bワーク：
2番目に得意な仕事は「Bワーク」です。こなすことはできるし、かなり上手くやれますが、心が躍るほどではありません。平均以上ではありますが、ずば抜けて得意というわけではありません。
Cワーク：
次は「Cワーク」です。展開が予想できるでしょう！これは、あなたが「ごく平均的」にこなせる仕事です。できなくはないですが、本当に楽しんでいるわけではありません。エネルギーと時間を浪費し、お気に入りではないため、ついつい後回しにしてしまいがちです。
Dワーク：
学校での「D」は落第寸前を意味しました。あなたの「Dワーク」は、最も苦手な仕事です。他の人よりも時間がかかり、正しくできなかったり、質が低かったりすることがよくあります。「Dワーク」ではミスが最も多くなり、達成感も低く、生産性が上がらないと感じます。
Fワーク：
「Fワーク」は絶対にやってはいけません！「Fワーク」は何としても避けるべきです。エネルギーを消耗させるだけでなく、通常、ミスが多発します。
ここに問題があります：
チームでタスクを割り当てたり、自分のToDoリストに取り組んだりするとき、私たちはよく以下のことを考えます。
時間とキャパシティ
「今、これをやる時間があるか？」と自問したり、チームメンバーに「このプロジェクトに取り組む余裕（リソース）はあるか？」と尋ねたりします。しかし、私たちは次のことも考慮しなければなりません。
スキルです！
チーム内では、人によってA、B、C、D、Fワークが異なりますが、このような形でタスクについて話し合うことは滅多にありません。単にキャパシティだけで仕事を分担してしまうと、質の高い仕事が期限通りに上がってくるとは限りません。
あるプロジェクトに取り組む時間がある人がいたとしても、その人が他の人の2倍の時間をかけてしまうなら、それは不適切なタスク割り当てです。
ToDoリストを一度脇に置いて、自分のタスクを「アルファベット・ワーク」の観点から考え始めてみてください。
あなたの主要なタスク
何に最も時間がかかっていますか？毎日、毎週、あるいは毎月行っているタスクは何ですか？このエクササイズの最初のステップでは、あなたの主要なタスクに取り組んでみましょう。最も時間がかかり、かつ最も頭を使うタスクを10〜15個リストアップしてください。例えば、私の今月のリストは以下の通りです。
- ブログの執筆
- コースの作成
- メール対応
- ビデオ脚本の執筆
- チームのチェックイン・コール
- ビデオ編集
- SEO ＋ マーケティング戦略
- 書類整理 ＋ 請求書支払い
- グラフィック作成
- SNSのチェック
リストを作成してください。もっと長くなっても構いません！このエクササイズを何度か行い、50個以上のタスクを追加することも可能です。もしそれほど多くのタスクをこなしているなら、驚きです！
インサイダー・ヒント：私はタスクに番号を振るのが好きです（時間がかかる順）。そうすることで、どこに時間を費やしているかを把握できます。これはオプションの生産性向上テクニックです。
ABC（そしてDとF）をつける
ToDoリストを見て、各タスクの横にアルファベットを書き込んでください。次に、典型的な「1日のToDoリスト」「週間のToDoリスト」「月間のToDoリスト」を作成します。それぞれのタスクにアルファベットを割り当てます。例えば、以下のようになります。
ヴァネッサの1日のToDoリスト：
- メール (B)
- SNSチェック (D)
- ブログ執筆 (A)
ヴァネッサの週間のToDoリスト：
- ビデオ脚本の執筆 (A)
- ビデオ編集 (C)
- グラフィック作成 (D)
ヴァネッサの月間のToDoリスト：
- チームのチェックイン・コール (A)
- SEO ＋ マーケティング (B)
- 書類整理 ＋ 請求書支払い (D)
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チームのアルファベットを作成する
次に、チームや同僚のタスクを見てみましょう。彼らにとってのA、B、C、D（あるいはF）ワークを割り当てることができますか？私のビジネスパートナーであるスコットの例を見てみましょう。
スコットの1日のToDoリスト：
- マーケティング戦略 (A)
- SNS管理 (D)
- メール (B)
スコットの週間のToDoリスト：
- SEO (A)
- ビデオ編集 (C)
- グラフィック (B)
スコットの月間のToDoリスト：
- 受講生とのメールやり取り (C)
- コース作成 (D)
- ウェブサイトデザイン (B)
これは共同作業として行ってもいいですし、相手のToDoリストや好みを推測することから始めてもいいでしょう。
私はまず自分で予想してみてから、本人に実際の評価を聞くのが好きです。そうすることで、自分の直感が正しいかどうかを確認できます。
アルファベット・ワークに合わせて最適化する
これらのリストを使って、自分自身やチームに以下の重要な質問を投げかけてみてください。
- 全員にそれぞれの「Aワーク」を任せることができますか？ これには仕事の交換が必要かもしれませんが、それだけの価値があります。以前、私はブログの執筆を外部に委託していましたが、これは大失敗でした！私はブログを書くのが大好きで、それが私のAワークだからです。それを手放したことで、Bワークに費やす時間が増えてしまいました。これではいけません。すぐに元に戻しました。
- Bワークを切り分けることができますか？ Bワークはそれほど悪くありませんが、優先順位を高くすべきではありません。例えば、私は朝一番が最も生産的で創造的です。この時間はAワークに充てるべきであり、Bワークをすべきではありません。Bワークは、昼食後の少しペースが落ちる午後のために取っておくべきです。そうすれば、貴重な時間を奪うことなく完了させることができます。
- CワークやDワークを他人に任せたり、外注したり、あるいはやめたりすることはできますか？ 誰しもCやDの仕事をしなければならない時はありますが、それを最小限に抑えることは可能です。例えば、スコットと私は二人ともビデオ編集が嫌いで、得意でもありません。そこで、ビデオ編集が「Aワーク」であるコントラクター（請負業者）を雇うことにしました。これで全員がハッピーです！
- Fワークを何としても避けることができますか？ 誰もFワークをすべきではありません。絶対にです。それはミス、不幸、そして低い生産性を招く原因になります。
1日をカラーブロックで構成する
リストを視覚的なゲームに置き換えてみましょう。タスクを色で塗り分けて、最高の1日を作る方法です。
- 3つの色を選ぶ: 自分の主な状態に合わせて色を選びます。例えば、創造的な爆発には「赤」、地道な作業には「青」、リラックスした成果には「緑」といった具合です。
- 時間をブロックに分ける: 1日を1〜2時間の塊（ブロック）に分けます。9時から11時は赤、昼食までは青、午後は緑、というように。
- その色を守る: その色の時間には、その色に合ったことだけをします。赤の時間に青のメール対応をしてはいけません。
- 柔軟に対応する: もしあるブロックがうまくいかなければ、入れ替えても構いません。青の作業が盛り上がっているなら、緑の電話対応をずらしてもいいのです。
明日試してみてください。カラープランを書き出してみましょう。Aワークには赤、Bワークには青、それ以外には緑。私はこれを付箋でやってみました。赤の執筆ははかどり、青のメールはサクサク進み、緑の電話は軽やかにこなせました。リストに追われるストレスはありません。これは証明するためのものではなく、感覚を変えるためのものです。リストの線を追いかけるよりも、ブロックを見る方が効果的です。自分なりに調整してみてください。もっと細かくしたいなら4色にしてもいいですが、シンプルに保つのがコツです。そうすれば、1日を主体的にコントロールできるようになります。
結論として： すべての議論は、人々が最高の仕事（ベストワーク）をできるようにすることを中心に据えるべきです。Aワークを最優先することを考えて1日を構成してください。なぜなら、それがあなたの最も得意なことだからです。仕事を任せるときは、キャパシティ（時間的余裕）とスキルの両方を持っている人に任せるようにしましょう。
結論として…：さらなる生産性のハックをお探しですか？今すぐ私たちのキャリアガイドをチェックしてください。
