Deja de hacer tu lista de tareas pendientes y prueba esto en su lugar
Science of People
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En este artículo
Abandona las listas de tareas con 5 alternativas inteligentes. Aumenta la productividad con el truco Alphabet Work.
¿Qué te motiva a dar lo mejor de ti en el trabajo? Puede que sea el momento de un cambio. Cuando das lo mejor de ti…
- El trabajo se vuelve más fácil y eficiente
- Todos en un equipo trabajan de forma más estratégica
- La gestión inteligente de tareas es la mejor manera de mejorar tu productividad
Cuando hablamos de productividad, solemos pensar en software, listas y seguimiento del tiempo.
Mi estrategia es totalmente diferente y, con suerte, cambiará por completo tu forma de pensar sobre las tareas.
Quiero enseñarte un concepto poderoso que me gusta llamar Trabajo Alfabético.
Así es como funciona: cada persona destaca en diferentes tipos de tareas. Algunas personas aman los detalles y la rutina, otras aman la creatividad y la espontaneidad.
La clave de la productividad es alcanzar tu mejor trabajo.
Trabajo A:
Tu mejor trabajo se llama “trabajo A”. El “trabajo A” te habría dado sobresalientes en la escuela. Te resulta fácil. Te hace sentir inteligente. Es tu tipo de trabajo favorito para entrar en el estado de flujo. El tiempo vuela cuando haces “trabajo A” y mejora tu día.
Trabajo B:
Tu segundo mejor trabajo se llama “trabajo B”. Este es un trabajo que puedes hacer y en el que eres bastante bueno, pero no hace que tu corazón cante. No eres superior al promedio en él, pero puedes hacerlo.
Trabajo C:
Luego viene tu “trabajo C”. ¡Apuesto a que adivinas hacia dónde va esto! Este es un trabajo en el que eres sólidamente promedio. Puedes hacerlo, pero realmente no lo disfrutas. Requiere energía y tiempo, y a menudo lo pospones porque no es tu favorito.
Trabajo D:
Una “D” en la escuela significaba que habías fallado. Y tu “trabajo D” es tu menos favorito. El trabajo D te lleva más tiempo que a otras personas, a menudo no lo haces bien o no lo haces correctamente. Cometemos la mayoría de los errores en nuestro “trabajo D” y nos sentimos más insatisfechos e improductivos al hacerlo.
Trabajo F:
¡Nunca hagas “trabajo F”! El “trabajo F” debe evitarse a toda costa. No solo te agota, sino que, por lo general, ¡está plagado de errores!
Aquí está el problema:
Cuando pensamos en asignar tareas en un equipo o abordar cosas en nuestra lista de tareas pendientes, a menudo pensamos en:
Tiempo y capacidad
Nos preguntamos: ¿tengo tiempo para hacer esto ahora mismo? O le preguntamos a un miembro del equipo: ¿tienes capacidad para este proyecto? Pero también tenemos que considerar:
¡Habilidades!
En un equipo, todos tienen diferentes trabajos A, B, C, D y F, pero rara vez hablamos de nuestras tareas de esta manera. Si solo dividimos el trabajo en función de la capacidad, no siempre obtenemos un trabajo bien hecho o a tiempo.
Alguien puede tener tiempo para un proyecto, pero si ese proyecto le lleva el doble de tiempo que a otra persona, ¡es una mala asignación de tareas!
Quiero que guardes tu lista de tareas pendientes y empieces a pensar en tus tareas en términos de trabajo alfabético.
Tus tareas principales
¿Qué es lo que más tiempo te quita? ¿Haces las mismas tareas a diario? ¿Semanalmente? ¿Mensualmente? Para la primera ronda de este ejercicio, vamos a abordar tus tareas más importantes. Haz una lista de las 10 a 15 tareas principales que consumen más tiempo Y más potencia cerebral. Por ejemplo, aquí está mi lista de este mes:
- Escribir blogs
- Crear cursos
- Responder correos electrónicos
- Escribir guiones de video
- Llamadas de control del equipo
- Editar videos
- SEO + Estrategia de marketing
- Archivar + Facturas
- Crear gráficos
- Revisar redes sociales
Haz tu lista, y si necesita ser más larga, ¡también está bien! Siempre podrías hacer este ejercicio varias veces y añadir 50 o más tareas; si haces tantas, ¡guau!
Consejo de experto: Me gusta numerarlas, de mayor a menor tiempo, para tener una idea de en qué estoy gastando mi tiempo. Pero ese es un complemento de productividad opcional.
Haz tu ABC (…y D y F)
Mira tu lista de tareas pendientes y escribe una letra al lado de cada tarea. Ahora haz una lista de tareas diaria, semanal y mensual típica. Asigna una letra a cada tarea. Podría verse así:
Lista de tareas diarias de Vanessa:
- Correos electrónicos (B)
- Revisar redes sociales (D)
- Escribir blogs (A)
Lista de tareas semanales de Vanessa:
- Escribir guiones de video (A)
- Editar videos (C)
- Crear gráficos (D)
Lista de tareas mensuales de Vanessa:
- Llamadas de control del equipo (A)
- SEO + Marketing (B)
- Archivar + Facturas (D)
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Haz el alfabeto de tu equipo
Ahora mira las tareas de tu equipo o colegas. ¿Puedes asignarles trabajo A, B, C, D (o incluso F)? Veamos a mi socio comercial, Scott:
Lista de tareas diarias de Scott:
- Estrategia de marketing (A)
- Gestión de redes sociales (D)
- Correos electrónicos (B)
Lista de tareas semanales de Scott:
- SEO (A)
- Edición de video (C)
- Gráficos (B)
Lista de tareas mensuales de Scott:
- Correos electrónicos con estudiantes (C)
- Crear cursos (D)
- Diseño de sitios web (B)
Puedes hacer esto como una colaboración, o hacer tu mejor suposición sobre la lista de tareas y preferencias de alguien.
Me gusta suponer primero y luego preguntarles sobre sus calificaciones reales; ¡de esta manera puedes comprobar tus instintos!
Optimizar para el trabajo alfabético
Con estas listas, quieres hacerte a ti mismo y a tu equipo las siguientes preguntas importantes:
- ¿Puedes darles a todos su trabajo A? Esto puede requerir algo de intercambio de tareas, pero vale la pena. Durante un tiempo estuve subcontratando ayuda para escribir en el blog. ¡Fue una idea terrible! Me encanta escribir en el blog y es mi trabajo A. Cuando lo delegué, me hice más tiempo para hacer mi trabajo B. ¡No! ¡Eso no duró mucho!
- ¿Puedes segmentar el trabajo B? El trabajo B no es tan malo, pero no quieres priorizarlo. Por ejemplo, soy más productiva y creativa a primera hora de la mañana. ¡Es entonces cuando debería estar haciendo mi trabajo A, NO mi trabajo B! Debería guardar mi trabajo B para la tarde, para la lentitud después del almuerzo. Se hará, pero no quitará el tiempo precioso.
- ¿Puedes delegar, subcontratar o dejar de hacer el trabajo C y D de las personas? Todo el mundo tiene que hacer algo de trabajo C y D a veces, pero ¿puedes minimizarlo? Por ejemplo, Scott y yo odiamos la edición de video y no somos buenos en ello. Decidimos contratar a un contratista cuyo trabajo A era la edición de video. ¡Todos ganan!
- ¿Puedes evitar el trabajo F a toda costa? Nadie debería estar haciendo trabajo F nunca. Punto. Es una receta para errores, infelicidad y baja productividad.
Organiza tu día con bloques de colores
Cambia la lista por un juego visual; aquí te explicamos cómo pintar tus tareas para tener un día increíble:
- Elige tres tonos: Elige colores para tus vibras principales, como el rojo para ráfagas creativas, el azul para cosas rutinarias y el verde para victorias relajadas.
- Bloquéalo: Divide tu día en bloques de 1 a 2 horas: rojo de 9 a 11, azul hasta el almuerzo, verde después.
- Mantente en el tono: Solo haz lo que encaje con el color; nada de correos electrónicos azules en el tiempo rojo.
- Flexibiliza los bordes: Si un bloque falla, muévelo; las llamadas verdes pueden deslizarse si el azul está que arde.
Pruébalo mañana: garabatea un plan de colores: rojo para tu trabajo A, azul para el B, verde para lo demás. Yo hice esto en una nota adhesiva; la escritura roja voló, los correos azules pasaron rápido, las llamadas verdes fueron pan comido; sin estrés de listas. No se trata de pruebas, es un cambio de mentalidad; ver bloques es mejor que perseguir líneas. Ajústalo (añade un cuarto color si te atreves), pero mantenlo simple. Dirigirás tu día como un jefe.
En resumen: cada discusión debe centrarse en permitir que las personas den lo mejor de sí mismas. Deberías pensar en tu día en términos de priorizar el trabajo A porque es lo que mejor haces. Al delegar trabajo, debes dárselo a personas que tengan la capacidad Y las habilidades.
En resumen…: “¿Ansías más trucos de productividad? Visita nuestra Guía de carrera ahora.”
