Arrêtez de faire votre liste de tâches et essayez plutôt ceci
Science of People
7 min
Dans cet article
Abandonnez les listes de tâches grâce à 5 alternatives intelligentes. Boostez votre productivité avec l'astuce Alphabet Work.
Qu’est-ce qui vous motive à donner le meilleur de vous-même ? Il est peut-être temps de changer les choses. Lorsque vous donnez le meilleur de vous-même…
- Le travail devient plus facile et plus efficace
- Chaque membre d’une équipe travaille de manière plus stratégique
- Une gestion intelligente des tâches est le meilleur moyen d’améliorer votre productivité
Quand on parle de productivité, on pense généralement aux logiciels, aux listes et au suivi du temps.
Ma stratégie est totalement différente – et j’espère qu’elle changera complètement votre façon de concevoir les tâches.
Je veux vous enseigner un concept puissant que j’aime appeler le Travail Alphabet.
Voici comment cela fonctionne : tout le monde excelle dans différents types de tâches. Certaines personnes aiment les détails et la routine, d’autres aiment la créativité et la spontanéité.
La clé de la productivité est d’atteindre votre meilleur travail.
Travail A :
Votre meilleur travail est appelé « travail A ». Le « travail A » vous aurait valu des A à l’école. C’est facile pour vous. Cela vous donne l’impression d’être intelligent. C’est votre type de travail préféré pour entrer dans le « flow ». Le temps passe vite quand vous faites du « travail A » et cela améliore votre journée.
Travail B :
Votre deuxième meilleur travail est appelé votre « travail B ». C’est un travail que vous pouvez faire et pour lequel vous êtes plutôt doué, mais il ne fait pas vibrer votre cœur. Vous n’êtes pas au-dessus de la moyenne, mais vous savez le faire.
Travail C :
Vient ensuite votre « travail C ». Je parie que vous devinez où cela mène ! C’est un travail pour lequel vous êtes tout à fait dans la moyenne. Vous pouvez le faire, mais vous n’aimez pas vraiment ça. Cela demande de l’énergie et du temps, et vous le remettez souvent à plus tard parce que ce n’est pas votre préféré.
Travail D :
Un « D » à l’école signifiait que vous aviez échoué. Et votre « travail D » est celui que vous aimez le moins. Le travail D vous prend plus de temps qu’aux autres, vous ne le faites souvent pas correctement ou pas bien. C’est dans notre « travail D » que nous commettons le plus d’erreurs et que nous nous sentons le moins épanouis et le moins productifs.
Travail F :
Ne faites jamais de « travail F » ! Le « travail F » est à éviter à tout prix. Non seulement il vous épuise, mais il est généralement truffé d’erreurs !
Voici le problème :
Quand nous pensons à attribuer des tâches au sein d’une équipe ou à nous attaquer aux éléments de notre liste de tâches, nous pensons souvent à :
Temps et Bande passante
Nous nous demandons : ai-je le temps de faire ça en ce moment ? Ou nous demandons à un membre de l’équipe : as-tu de la bande passante pour ce projet ? Mais nous devons aussi considérer :
Les compétences !
Dans une équipe, tout le monde a des travaux A, B, C, D et F différents, mais nous en parlons rarement de cette façon. Si nous ne répartissons le travail qu’en fonction de la bande passante, nous n’obtenons pas toujours un travail bien fait ou réalisé à temps.
Quelqu’un peut avoir du temps pour un projet, mais si ce projet lui prend deux fois plus de temps qu’à quelqu’un d’autre, c’est une mauvaise attribution de tâche !
Je veux que vous mettiez de côté votre liste de tâches et que vous commenciez à réfléchir à vos tâches en termes de travail alphabet.
Vos tâches principales
Qu’est-ce qui vous prend le plus de temps ? Faites-vous les mêmes tâches quotidiennement ? Hebdomadairement ? Mensuellement ? Pour la première étape de cet exercice, nous allons nous attaquer à vos tâches les plus importantes. Faites une liste des 10 à 15 tâches principales qui prennent le plus de temps ET le plus de puissance cérébrale. Par exemple, voici ma liste ce mois-ci :
- Rédaction de blogs
- Création de cours
- Réponse aux e-mails
- Rédaction de scripts vidéo
- Appels de suivi d’équipe
- Montage vidéo
- SEO + Stratégie marketing
- Classement + Factures
- Création de graphiques
- Consultation des réseaux sociaux
Faites votre liste, et si elle doit être plus longue, c’est très bien aussi ! Vous pourriez même faire cet exercice plusieurs fois et ajouter 50 tâches ou plus – si vous en faites autant, wow !
Conseil d’initié : j’aime les numéroter – du plus chronophage au moins chronophage – afin d’avoir une idée de la façon dont je passe mon temps. Mais c’est un ajout facultatif pour la productivité.
Faites votre ABC (…et vos D et F)
Regardez votre liste de tâches et écrivez une lettre à côté de chaque tâche. Maintenant, faites une liste de tâches quotidienne, hebdomadaire et mensuelle typique. Attribuez une lettre à chaque tâche. Cela pourrait ressembler à ceci :
Liste de tâches quotidiennes de Vanessa :
- E-mails (B)
- Consulter les réseaux sociaux (D)
- Écrire des blogs (A)
Liste de tâches hebdomadaires de Vanessa :
- Écrire des scripts vidéo (A)
- Monter des vidéos (C)
- Créer des graphiques (D)
Liste de tâches mensuelles de Vanessa :
- Appels de suivi d’équipe (A)
- SEO + Marketing (B)
- Classement + Factures (D)
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Faites l’alphabet de votre équipe
Maintenant, regardez les tâches de votre équipe ou de vos collègues. Pouvez-vous leur attribuer un travail A, B, C, D (ou même F) ? Regardons mon associé, Scott :
Liste de tâches quotidiennes de Scott :
- Stratégie marketing (A)
- Gestion des réseaux sociaux (D)
- E-mails (B)
Liste de tâches hebdomadaires de Scott :
- SEO (A)
- Montage vidéo (C)
- Graphismes (B)
Liste de tâches mensuelles de Scott :
- Échanges par e-mail avec les étudiants (C)
- Création de cours (D)
- Conception de site web (B)
Vous pouvez faire cela en collaboration, ou deviner la liste de tâches et les préférences de quelqu’un.
J’aime deviner d’abord, puis leur demander leurs notes réelles – de cette façon, vous pouvez vérifier vos instincts !
Optimiser pour le Travail Alphabet
Avec ces listes, vous devez vous poser, ainsi qu’à votre équipe, les questions importantes suivantes :
- Pouvez-vous donner à chacun son travail A ? Cela peut demander quelques échanges de tâches, mais cela en vaut la peine. Pendant un certain temps, j’ai externalisé l’aide à la rédaction du blog. C’était une terrible idée ! J’adore écrire sur le blog et c’est mon travail A. Quand je l’ai délégué, j’ai libéré du temps pour faire mon travail B. Non ! Ça n’a pas duré longtemps !
- Pouvez-vous segmenter le travail B ? Le travail B n’est pas si mal, mais vous ne voulez pas le prioriser. Par exemple, je suis plus productif et créatif tôt le matin. C’est à ce moment-là que je devrais faire mon travail A et NON mon travail B ! Je devrais garder mon travail B pour l’après-midi, pendant la lenteur d’après-déjeuner. Ce sera fait, mais cela ne prendra pas un temps précieux.
- Pouvez-vous déléguer, externaliser ou arrêter de faire le travail C et D des gens ? Tout le monde doit faire un peu de travail C et D parfois, mais pouvez-vous le minimiser ? Par exemple, Scott et moi détestons tous les deux le montage vidéo et nous ne sommes pas doués pour cela. Nous avons décidé d’embaucher un prestataire dont le travail A était le montage vidéo. Tout le monde y gagne !
- Pouvez-vous éviter le travail F à tout prix ? Personne ne devrait jamais faire de travail F. Point final. C’est la recette des erreurs, du mécontentement et d’une faible productivité.
Organisez votre journée avec des blocs de couleur
Remplacez la liste par un jeu visuel — voici comment peindre vos tâches pour une journée d’enfer :
- Choisissez trois teintes : Prenez des couleurs pour vos ambiances principales — comme le rouge pour les élans créatifs, le bleu pour le travail de fond, le vert pour les victoires tranquilles.
- Divisez votre journée : Découpez votre journée en blocs de 1 à 2 heures — rouge de 9h à 11h, bleu jusqu’au déjeuner, vert après.
- Respectez la nuance : Ne faites que ce qui correspond à la couleur — pas d’e-mails bleus pendant le temps rouge.
- Assouplissez les limites : Si un bloc échoue, déplacez-le — les appels verts peuvent glisser si le bleu est intense.
Essayez demain : griffonnez un plan de couleurs — rouge pour votre travail A, bleu pour le B, vert pour le reste. Je l’ai fait sur un post-it ; l’écriture rouge a filé, les e-mails bleus ont foncé, les appels verts ont coulé tout seuls — pas de stress de liste. Ce n’est pas une question de preuve — c’est un changement de ressenti ; voir des blocs est plus efficace que de courir après des lignes. Ajustez-le — ajoutez une quatrième couleur si vous êtes motivé — mais restez simple. Vous gérerez votre journée comme un chef.
L’essentiel est là : Chaque discussion devrait être centrée sur le fait de permettre aux gens de donner le meilleur d’eux-mêmes. Vous devriez penser à votre journée en termes de priorité au travail A parce que c’est ce que vous faites le mieux ! Lorsque vous déléguez du travail, vous devriez le donner à des personnes qui ont la bande passante ET les compétences.
L’essentiel est là… : Envie de plus d’astuces de productivité ? Consultez notre Guide de carrière dès maintenant.
