Hören Sie auf, Ihre To-Do-Liste abzuarbeiten, und versuchen Sie stattdessen dies

Verabschieden Sie sich von To-Do-Listen mit 5 smarten Alternativen. Steigern Sie Ihre Produktivität mit dem Alphabet-Work-Trick.

Was motiviert Sie dazu, Ihr Bestes zu geben? Vielleicht ist es Zeit für eine Veränderung. Wenn Sie Ihr Bestes geben…

• Wird die Arbeit einfacher und effizienter
• Arbeitet jeder im Team strategischer
• Ist intelligentes Aufgabenmanagement der beste Weg, um Ihre Produktivität zu steigern

Wenn wir über Produktivität sprechen, denken wir meist an Software, Listen und Zeiterfassung.

Meine Strategie ist völlig anders – und wird hoffentlich die Art und Weise, wie Sie über Aufgaben denken, komplett verändern.

Ich möchte Ihnen ein wirkungsvolles Konzept vorstellen, das ich gerne „Alphabet-Arbeit“ nenne.

So funktioniert es: Jeder zeichnet sich bei unterschiedlichen Arten von Aufgaben aus. Manche Menschen lieben Details und Routine, andere lieben Kreativität und Spontaneität.

Der Schlüssel zur Produktivität liegt darin, Ihre beste Arbeit zu leisten.

A-Arbeit:

Ihre beste Arbeit wird als „A-Arbeit“ bezeichnet. „A-Arbeit“ hätte Ihnen in der Schule eine Eins eingebracht. Sie fällt Ihnen leicht. Sie gibt Ihnen das Gefühl, klug zu sein. Es ist Ihre Lieblingsart von Arbeit, um in den Flow zu kommen. Die Zeit verfliegt, wenn Sie „A-Arbeit“ leisten, und sie macht Ihren Tag besser.

B-Arbeit:

Ihre zweitbeste Arbeit wird als Ihre „B-Arbeit“ bezeichnet. Das ist Arbeit, die Sie erledigen können und in der Sie ziemlich gut sind, aber sie lässt Ihr Herz nicht höher schlagen. Sie sind darin nicht überdurchschnittlich, aber Sie beherrschen sie.

C-Arbeit:

Als Nächstes kommt Ihre „C-Arbeit“. Ich wette, Sie ahnen, worauf das hinausläuft! Das ist Arbeit, in der Sie solide durchschnittlich sind. Sie können sie erledigen, aber sie macht Ihnen wirklich keinen Spaß. Sie kostet Energie und Zeit, und Sie schieben sie oft auf, weil sie nicht zu Ihren Favoriten gehört.

D-Arbeit:

Ein „D“ in der Schule bedeutete, dass man fast durchgefallen ist. Und Ihre „D-Arbeit“ ist Ihre am wenigsten geliebte. D-Arbeit dauert bei Ihnen länger als bei anderen, oft machen Sie sie nicht richtig oder nicht gut. Bei der „D-Arbeit“ machen wir die meisten Fehler und fühlen uns dabei am wenigsten erfüllt und unproduktiv.

F-Arbeit:

Machen Sie niemals „F-Arbeit“! „F-Arbeit“ sollte um jeden Preis vermieden werden. Sie laugt Sie nicht nur aus, sondern ist meist auch voller Fehler!

Hier ist das Problem:

Wenn wir darüber nachdenken, Aufgaben in einem Team zuzuweisen oder Dinge auf unserer To-Do-Liste anzugehen, denken wir oft an:

Zeit & Kapazität

Wir fragen uns – habe ich gerade Zeit, das zu tun? Oder wir fragen ein Teammitglied – hast du Kapazität für dieses Projekt? Aber wir müssen auch Folgendes berücksichtigen:

Fähigkeiten!

In einem Team hat jeder unterschiedliche A-, B-, C-, D- und F-Arbeiten, aber wir sprechen selten so über unsere Aufgaben. Wenn wir die Arbeit nur nach Kapazität aufteilen, erhalten wir nicht immer Ergebnisse, die gut oder pünktlich erledigt sind.

Jemand mag Zeit für ein Projekt haben, aber wenn dieses Projekt bei ihm doppelt so lange dauert wie bei jemand anderem, ist das eine schlechte Aufgabenzuweisung!

Ich möchte, dass Sie Ihre To-Do-Liste weglegen und anfangen, über Ihre Aufgaben im Sinne der Alphabet-Arbeit nachzudenken.

Ihre wichtigsten Aufgaben

Was nimmt die meiste Zeit in Anspruch? Erledigen Sie täglich dieselben Aufgaben? Wöchentlich? Monatlich? In der ersten Runde dieser Übung werden wir Ihre größten Aufgaben angehen. Erstellen Sie eine Liste der 10 bis 15 wichtigsten Aufgaben, die die meiste Zeit UND die meiste Denkarbeit erfordern. Hier ist zum Beispiel meine Liste für diesen Monat:

1. Blogartikel schreiben
2. Kurse erstellen
3. E-Mails beantworten
4. Videoskripte schreiben
5. Team-Check-In-Anrufe
6. Videos schneiden
7. SEO + Marketingstrategie
8. Ablage + Rechnungen
9. Grafiken erstellen
10. Social Media checken

Erstellen Sie Ihre Liste, und wenn sie länger sein muss, ist das auch okay! Sie könnten diese Übung jederzeit mehrmals durchführen und 50 oder mehr Aufgaben hinzufügen – wenn Sie so viele erledigen, wow!

Insider-Tipp: Ich nummeriere sie gerne – von der zeitaufwendigsten zur am wenigsten zeitaufwendigen –, damit ich eine Vorstellung davon bekomme, womit ich meine Zeit verbringe. Aber das ist ein optionales Produktivitäts-Add-on.

Machen Sie Ihr ABC (…und D und F)

Schauen Sie sich Ihre To-Do-Liste an und schreiben Sie einen Buchstaben neben jede Aufgabe. Erstellen Sie nun eine typische tägliche, wöchentliche und monatliche To-Do-Liste. Weisen Sie jeder Aufgabe einen Buchstaben zu. Das könnte so aussehen:

Vanessas tägliche To-Do-Liste:

• E-Mails (B)
• Social Media checken (D)
• Blogartikel schreiben (A)

Vanessas wöchentliche To-Do-Liste:

• Videoskripte schreiben (A)
• Videos schneiden (C)
• Grafiken erstellen (D)

Vanessas monatliche To-Do-Liste:

• Team-Check-In-Anrufe (A)
• SEO + Marketing (B)
• Ablage + Rechnungen (D)

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Erstellen Sie das Alphabet Ihres Teams

Schauen Sie sich nun die Aufgaben Ihres Teams oder Ihrer Kollegen an. Können Sie ihnen A-, B-, C-, D- (oder sogar F-) Arbeit zuweisen? Schauen wir uns meinen Geschäftspartner Scott an:

Scotts tägliche To-Do-Liste:

• Marketingstrategie (A)
• Social Media Management (D)
• E-Mails (B)

Scotts wöchentliche To-Do-Liste:

• SEO (A)
• Videoschnitt (C)
• Grafiken (B)

Scotts monatliche To-Do-Liste:

• E-Mails mit Studenten (C)
• Kurse erstellen (D)
• Website-Design (B)

Sie können dies gemeinsam tun oder eine Vermutung über die To-Do-Liste und die Vorlieben von jemandem anstellen.

Ich rate gerne zuerst und frage sie dann nach ihren tatsächlichen Bewertungen – so können Sie Ihr Bauchgefühl überprüfen!

Optimieren Sie für Alphabet-Arbeit

Anhand dieser Listen sollten Sie sich und Ihrem Team die folgenden wichtigen Fragen stellen:

• Können Sie jedem seine A-Arbeit geben? Das erfordert vielleicht etwas Tauschgeschäft, aber es lohnt sich. Eine Zeit lang habe ich Hilfe beim Schreiben für den Blog ausgelagert. Das war eine schreckliche Idee! Ich liebe es, für den Blog zu schreiben, und es ist meine A-Arbeit. Als ich sie abgab, schaffte ich mehr Zeit für meine B-Arbeit. Nein! Das hielt nicht lange an!
• Können Sie B-Arbeit segmentieren? B-Arbeit ist nicht so schlecht, aber man sollte sie nicht priorisieren. Zum Beispiel bin ich morgens als Erstes am produktivsten und kreativsten. Dann sollte ich meine A-Arbeit erledigen, NICHT meine B-Arbeit! Ich sollte mir meine B-Arbeit für das Nachmittagstief nach dem Mittagessen aufheben. Sie wird erledigt, aber sie nimmt nicht die kostbare Zeit weg.
• Können Sie C- und D-Arbeit abgeben, auslagern oder damit aufhören? Jeder muss manchmal C- und D-Arbeit erledigen, aber können Sie sie minimieren? Zum Beispiel hassen Scott und ich beide den Videoschnitt und wir sind nicht gut darin. Wir haben uns entschieden, einen externen Mitarbeiter einzustellen, dessen A-Arbeit der Videoschnitt war. Alle gewinnen!
• Können Sie F-Arbeit um jeden Preis vermeiden? Niemand sollte jemals F-Arbeit leisten. Punkt. Das ist ein Rezept für Fehler, Unzufriedenheit und geringe Produktivität.

Stapeln Sie Ihren Tag mit Farbblöcken

Tauschen Sie die Liste gegen ein visuelles Spiel aus – so malen Sie Ihre Aufgaben in einen genialen Tag:

• Wählen Sie drei Farbtöne: Schnappen Sie sich Farben für Ihre wichtigsten Stimmungen – zum Beispiel Rot für kreative Schübe, Blau für Routineaufgaben, Grün für entspannte Erfolge.
• Teilen Sie es ein: Unterteilen Sie Ihren Tag in 1-2-stündige Blöcke – Rot von 9 bis 11 Uhr, Blau bis zum Mittagessen, Grün danach.
• Bleiben Sie beim Farbton: Tun Sie nur das, was zur Farbe passt – keine blauen E-Mails in der roten Zeit.
• Seien Sie flexibel: Wenn ein Block nicht funktioniert, verschieben Sie ihn – grüne Anrufe können warten, wenn es in Blau gerade heiß hergeht.

Probieren Sie es morgen aus: Skizzieren Sie einen Farbplan – Rot für Ihre A-Arbeit, Blau für B, Grün für den Rest. Ich habe das auf einem Klebezettel gemacht; das rote Schreiben lief wie von selbst, die blauen E-Mails waren ruckzuck erledigt, die grünen Anrufe waren ein Kinderspiel – kein Listenstress. Es geht nicht um Beweise – es ist eine Veränderung der Einstellung; Blöcke zu sehen ist besser, als Zeilen hinterherzujagen. Passen Sie es an – fügen Sie eine vierte Farbe hinzu, wenn Sie experimentierfreudig sind –, aber halten Sie es einfach. Sie werden Ihren Tag wie ein Profi meistern.

Fazit: Jede Diskussion sollte sich darum drehen, den Menschen zu ermöglichen, ihr Bestes zu geben. Sie sollten über Ihren Tag so nachdenken, dass Sie A-Arbeit priorisieren, weil Sie diese am besten beherrschen! Wenn Sie Arbeit abgeben, sollten Sie sie an Personen geben, die sowohl die Kapazität ALS AUCH die Fähigkeiten haben.

Fazit…: Lust auf mehr Produktivitäts-Hacks? Besuchen Sie jetzt unseren Karriere-Leitfaden.