Como Ganhar Mais Tempo no Seu Dia: 15 Dicas para Criar Tempo

Estar ocupado é o novo normal. Ocupado é o nosso padrão... e essa não é forma de viver. "Essentialism: The Disciplined Pursuit of Less" ajudará você a estar menos ocupado.

Já sentiu que não há tempo suficiente no dia? Acredite em mim, eu já passei por isso.

Lembro-me de encontrar uma amiga para tomar um café e ela perguntou: “Como vão as coisas?”

Sem pensar, respondi com minha resposta padrão: “Está corrido! Estou bem, mas muito ocupada.”

Ela começou a rir e me disse: “Quando foi a última vez que você não estava ocupada?”

Uau — essa pergunta me abalou profundamente.

Eu nem conseguia me lembrar da última vez que não estava correndo contra o tempo nos meus dias.

Se você está balançando a cabeça, sabendo exatamente o que quero dizer, você não está sozinho. Mas aqui está a boa notícia: você pode criar tempo no seu dia, mesmo em nosso mundo hiper-ocupado.

Depois desse despertar, mergulhei fundo na arte de encontrar tempo, o que me levou a ler Essencialismo: A Disciplinada Busca por Menos¹ de Greg McKeown². O que descobri mudou minha vida e, hoje, compartilho 15 dicas práticas para ajudar você a ganhar mais tempo no seu dia.

Veja como ser menos ocupado:

Adote a Mentalidade de um Essencialista

O essencialismo é uma mentalidade; é um estilo de vida e uma nova forma de ser. Aqui está uma visão geral da filosofia essencialista pelo próprio McKeown:

Essencialmente (entendeu?), tudo se resume a uma diferença fundamental na forma como abordamos nossas escolhas e compromissos diários:

Um não-essencialista:

• pensa: “Eu tenho que”
• reage e diz sim sem realmente pensar
• assume compromissos demais e sente-se fora de controle
• está exausto e sobrecarregado

Um essencialista:

• pensa: “Eu escolho”
• executa e diz não a tudo, exceto ao essencial
• faz as coisas certas e sente-se no controle
• realiza um excelente trabalho e sente alegria na jornada

Em qual mentalidade você está agora? Em qual mentalidade você quer estar? Mantenha isso em mente enquanto exploramos o restante das dicas.

Viva Sem Arrependimentos

Antes de mergulhar nos princípios, pense no porquê de você estar aqui. McKeown compartilha a história de uma enfermeira australiana chamada Bronnie Ware, que cuidou de pessoas no fim da vida e registrou os arrependimentos mais discutidos pelos pacientes. Ela afirma eloquentemente que a maioria das pessoas expressa este arrependimento ao final da vida:

“Eu gostaria de ter tido a coragem de viver uma vida fiel a mim mesmo, e não a vida que os outros esperavam de mim.”

Agora é a sua hora de reavaliar. O que você quer alcançar nesta vida? Quem são as pessoas com quem você quer passar tempo? Quais são as coisas que você quer fazer por si mesmo? O que você quer priorizar?

Desafio: Escreva as 5 coisas que você deseja alcançar até o fim da sua vida.

Esta lista é o que o impulsionará a ser um essencialista. Esta lista o centrará e o ajudará a dizer não às pessoas com quem você não quer passar tempo. Ela o ajudará a parar de fazer as coisas que não quer fazer e a priorizar apenas o que importa.

Lembre-se: Você Tem Escolha

Uma das descobertas científicas mais poderosas que McKeown compartilhou no livro veio de um estudo sobre o desamparo aprendido, realizado pelos pesquisadores Seligman e Maier. O experimento deles com cães revelou algo profundo sobre como respondemos ao sentimento de impotência.

Os pesquisadores descobriram que cães que anteriormente não conseguiam controlar seu ambiente pararam de tentar escapar de situações desconfortáveis — mesmo quando a fuga se tornou fácil. Eles aprenderam a ser desamparados. Eles esqueceram que tinham uma escolha.

Isso captura perfeitamente como muitos de nós vivemos nossas vidas. Ficamos tão acostumados com nossas rotinas diárias, compromissos e obrigações que esquecemos que temos escolhas. Esquecemos que temos o poder de mudar. Esquecemos que podemos dizer não.

Desafio: Quais são as 3 coisas para as quais você diz sim sem nem pensar? Pense nas atividades e pessoas em sua vida. Lembre-se de que você tem uma escolha. Você ainda escolhe todas essas atividades e pessoas para estarem em sua vida?

O Filtro do “Com Certeza!”

Se você tivesse que resumir o Essencialismo, poderia ser feito nesta manchete:

Chega de “sim”. Ou é COM CERTEZA! ou é Não

Eu chamo isso de Princípio do “Com Certeza!”. É incrivelmente difícil de implementar, mas é um princípio orientador profundo e vale cada gota de esforço. Por quê? Significa viver com propósito e entusiasmo extremos. Chega de “talvez”, chega de “tanto faz”, chega de tentativas com metade do esforço. Ou você faz e ama, ou não faz de jeito nenhum. Você consegue viver pelo Filtro do “Com Certeza!”?

Desafio: Escreva “Ou é COM CERTEZA! ou é Não” em um post-it ao lado do seu computador. Ao responder e-mails, atender chamadas e fazer suas listas de tarefas, passe tudo pelo filtro do “Com Certeza!” desta nota. Não faça nada que não passe por ele.

Agora Mesmo

Minha coisa favorita a fazer no Science of People é pegar grandes conceitos e dividi-los em tarefas práticas. Se você quer ser menos ocupado, aqui estão as 3 coisas que você deve fazer agora mesmo com base na filosofia Essencialista:

1. Escreva seu único objetivo para o mês. Esta é a sua clareza de propósito. Qual é a única coisa que você quer fazer muito bem no próximo mês?
2. Agora, olhe para sua lista de tarefas e corte-a pela metade. Isso mesmo. Remova todas as coisas que são “bom fazer”, e não “preciso fazer” para você alcançar seu objetivo.
3. Olhe para o seu calendário para o próximo mês e remova 5 eventos, chamadas e reuniões que não são essenciais para o seu objetivo.

Marque no seu calendário para fazer isso no primeiro dia de cada mês.

Lembre-se, estar ocupado não precisa ser o seu padrão. Seja um essencialista e escolha o tempo em vez da ocupação.

Faça Pausas para Produzir Mais

Pense no seu dia típico. Você está tentando forçar a execução de tarefas por horas, apenas para descobrir que seu foco está oscilando e sua produtividade caindo? Um estudo inovador sugere que essa abordagem de “forçar a barra” não é exatamente a mais propícia à produtividade.

Aqui está a verdade: nossos cérebros não foram projetados para foco constante. Quando eu tentava trabalhar por horas sem pausas, tanto minha energia quanto meu rendimento sofriam. Mas quando comecei a fazer pausas estratégicas, tudo mudou. Como os pesquisadores descobriram, breves desvios de uma tarefa podem melhorar drasticamente nossa capacidade de focar nessa tarefa por períodos prolongados.

Ao fazer pausas deliberadas, você pode proteger sua capacidade de focar no que é realmente importante — a base do Essencialismo.

Como implementar pausas estratégicas:

• Trabalhe em sprints focados (25-45 minutos)
• Faça pausas curtas (2-5 minutos) entre os sprints
• Use as pausas para desviar brevemente sua atenção para algo diferente
• Retorne à sua tarefa com foco renovado
• Pense nessas pausas não como distrações, mas como pontos de reinicialização para sua atenção

Desafio: Na próxima semana, em vez de tentar reservar longos períodos de trabalho ininterrupto, planeje intencionalmente breves pausas a cada 30 minutos. Durante essas pausas, mude completamente sua atenção para algo diferente. Observe como esse ritmo ajuda você a manter o foco no que é essencial ao longo do dia.

A Arte do Não

“Não” é uma frase completa, mas para muitos de nós — especialmente para quem gosta de agradar aos outros — parece a palavra mais difícil da língua. Eu sei disso por experiência própria. Meu calendário costumava transbordar de compromissos que eu aceitava apenas para evitar aquela pontada de desconforto que vinha ao dizer não.

Aprender a dizer não com elegância transformou minha relação com o tempo. Aqui estão algumas frases que mudaram minha vida:

• “Obrigado por pensar em mim. Preciso recusar, pois estou focado em outras prioridades no momento.”
• “Sinto-me honrado pelo convite e quero ser sincero ao dizer que não posso dar a isso a atenção que merece.”
• “Isso parece maravilhoso, mas estou com minha capacidade esgotada no momento. Talvez possamos retomar isso em [período específico]?”

Lembra-se do Filtro do “Com Certeza!”? Ele ajuda você a decidir o que recusar. Mas saber o que recusar é apenas metade da batalha — entregar esse “não” com elegância é uma forma de arte que vale a pena dominar.

Desafio: Escreva três maneiras de dizer não que pareçam autênticas para você. Esta semana, quando algo falhar no teste do “Com Certeza!”, pratique o uso de uma de suas respostas preparadas. Observe como as palavras certas fazem com que dizer não pareça menos uma rejeição e mais uma proteção.

Silencie Seus Dispositivos

Nossos telefones vibram com notificações infinitas, nossas caixas de entrada transbordam e nossa atenção se dispersa. Para um essencialista, essas distrações digitais são inimigas da clareza. Quando silenciei minhas notificações pela primeira vez, senti ansiedade. Uma semana depois, senti-me livre.

Aqui está o que funcionou para mim:

• Horas de silêncio (20h - 10h)
• Três verificações diárias de e-mail
• Sem telefone no meu espaço de trabalho
• Zonas livres de tecnologia em minha casa

Desafio: Escolha uma distração digital que regularmente o afasta do trabalho importante. Elimine-a completamente por três dias. Observe como isso afeta seu foco e clareza.

Faça Agora

Pequenas tarefas podem criar uma enorme desordem mental. Deixá-las acumular permite que o não essencial obscureça o que mais importa.

A solução é surpreendentemente simples: se algo leva menos de dois minutos e apoia suas prioridades, faça-o imediatamente. Não se trata de ser reativo; trata-se de manter a clareza mental necessária para o seu trabalho mais importante.

Desafio: Pelos próximos três dias, mantenha uma lista de todas as pequenas tarefas que encontrar. Pergunte a si mesmo: “Isso apoia o que é realmente importante?” Resolva as tarefas alinhadas imediatamente e elimine ou delegue conscientemente o restante.

Questione Tudo

A maioria das pessoas aceita suas rotinas, compromissos e obrigações sem questionar. Quando comecei a examinar cada aspecto da minha agenda e responsabilidades, descobri dezenas de atividades que existiam puramente por hábito ou obrigações obsoletas.

Uma auditoria rotineira de seus compromissos pode revelar insights surpreendentes. Muitas atividades que parecem importantes são meros remanescentes de prioridades passadas. Ao questionar tudo, você cria espaço para buscar o que importa agora.

Tente perguntar:

• Se eu já não estivesse fazendo isso, eu começaria?
• Esta atividade apoia minhas prioridades atuais?
• Estou fazendo isso por hábito ou por valor real?
• O que aconteceria se eu parasse de fazer isso completamente?

Desafio: Liste tudo o que você faz regularmente (semanal ou mensalmente). Questione cada item usando as perguntas acima. Identifique três compromissos que você pode abandonar este mês. Observe como a remoção dessas atividades afeta sua capacidade de focar no que é realmente essencial.

A Hora do Poder

As primeiras horas da manhã têm uma qualidade diferente. McKeown enfatiza a importância de designar intencionalmente um espaço para o que mais importa. Eu chamo isso de Hora do Poder — um período diário em que sua energia está no auge e o mundo ainda está calmo.

Depois de inúmeras noites frustradas me perguntando para onde meu dia tinha ido, reivindiquei esta hora para mim. Agora eu a guardo ferozmente, tratando-a com a mesma reverência que os outros dão às suas reuniões mais importantes. Todos os dias, no mesmo horário, sem exceções. Essa consistência transforma uma hora comum em uma extraordinária.

Sua Hora do Poder exige dedicação total. Escolha o mesmo horário todos os dias, elimine todas as interrupções possíveis e concentre-se exclusivamente em sua prioridade máxima. Sem e-mail, sem telefone, sem concessões. Pense nisso como um compromisso inquebrável com seu trabalho mais importante — porque é exatamente isso que é.

Desafio: Reserve uma hora no mesmo horário todos os dias da próxima semana. Use-a apenas para o seu trabalho mais importante. Acompanhe o que você realiza durante essas sessões focadas.

Proteja Sua Energia

O tempo não é o seu recurso mais precioso — a energia é. Esse insight de McKeown transformou a maneira como estruturo meus dias. Aprenda a proteger sua energia e você encontrará mais tempo.

Proteger sua energia tem tudo a ver com conhecer seus próprios padrões, já que cada pessoa é um pouco diferente:

• Acompanhe suas horas de pico
• Reserve seu melhor horário para o trabalho importante
• Estabeleça limites em torno de atividades desgastantes
• Crie períodos de recuperação

A ideia de honrar seus níveis de energia conecta-se fortemente ao conceito de “bateria social” — uma forma metafórica de descrever nossa capacidade de interação social. Assim como uma bateria real, nossa energia social pode estar:

• Carregada (sentindo-se energizado e pronto para interagir)
• Esvaziando (tornando-se gradualmente drenada durante as interações sociais)
• Esgotada (sentindo-se exausto e precisando recarregar através de tempo sozinho)

Desafio: Monitore seus níveis de energia por uma semana. Observe quando você se sente mais focado e criativo. Alinhe seu trabalho mais importante com esses períodos de pico.

E se você for introvertido, não perca nosso artigo! Você é Introvertido? 8 Maneiras de Tornar a Introversão seu Superpoder

Agrupe Semelhante com Semelhante

Quando você dispersa sua atenção em diferentes tipos de trabalho, dilui seu impacto no que mais importa. A abordagem essencialista nos mostra que criar espaço para o trabalho focado amplia nossa contribuição.

Descobri isso quando percebi que meu melhor trabalho estava se perdendo no caos da constante troca de contexto. Agora, ao agrupar atividades semelhantes, mantenho o foco no que é realmente importante, eliminando o custo mental de pular entre diferentes tipos de trabalho.

Desafio: Identifique seus três tipos mais importantes de trabalho (ex: criativo, tarefas administrativas, reuniões e chamadas). Por uma semana, agrupe essas atividades em blocos de tempo dedicados. Observe como esse ritmo ajuda você a distinguir entre o que é apenas bom e o que é verdadeiramente essencial.

Reinicialização Diária

Sem reflexão regular, não conseguimos distinguir entre trabalho ocupado e trabalho importante. Termino cada dia com o que chamo de “reflexão protetora” — uma prática que ajuda a manter a clareza sobre o que mais importa.

Pergunte a si mesmo:

1. O que realmente fez a diferença hoje?
2. Quais atividades drenaram minha energia?
3. O que eu preciso proteger amanhã?
4. Como posso simplificar?

Desafio: Reserve 10 minutos todas as noites para responder a essas perguntas. Use seus insights para ajustar as prioridades do dia seguinte.

Acompanhe o Placar

O que é medido é gerenciado. McKeown enfatiza o foco no que realmente importa. Criei um cartão de pontuação semanal simples que rastreia apenas o que é mais importante em minha vida e trabalho para acompanhar o que importa:

• Progresso nas principais prioridades
• Níveis de energia ao longo da semana
• Qualidade de relacionamentos importantes
• Tempo gasto em trabalho focado vs. disperso

Desafio: Crie seu próprio cartão de pontuação com apenas 3-4 métricas principais. Acompanhe-as por um mês. Use os insights para refinar onde você investe seu tempo e energia.

Reserve Tempo para o que Realmente Importa

A lição? Cada “não” ao não essencial é um “sim” ao que mais importa!

O caminho essencialista nos mostra que, ao fazer menos — mas fazendo o que importa excepcionalmente bem — na verdade criamos mais tempo para o que é verdadeiramente importante.

Comece com uma dica que mais ressoe com você, pratique-a até que se torne natural e, então, adicione outra. Quer aumentar ainda mais sua produtividade? Confira nosso guia sobre 15 Dicas para Dominar a Atenção aos Detalhes e Ser Mais Produtivo para complementar sua jornada essencialista.

Referências

Footnotes (2)

1. gregmckeown.com ↩

2. twitter.com ↩