12 Passos para Criar o Checklist de Onboarding Perfeito

Facilite o início de novos funcionários com o pé direito com este guia completo para criar um checklist de onboarding personalizado para sua empresa.

Investir no seu processo de integração (onboarding) vale o esforço! Uma integração adequada de funcionários pode melhorar a retenção de pessoal¹ e a produtividade em mais de 70%. Mas apenas 12% dos funcionários relatam estar felizes com seu processo de integração². Se você está preocupado com os custos colossais da rotatividade de novas contratações e o baixo desempenho da nova equipe, talvez precise simplificar seu processo de integração para preparar os trabalhadores adequadamente para suas novas funções.

Facilite para os gestores começarem seus novos funcionários com o pé direito com este guia completo para criar um checklist de integração personalizado para sua empresa.

O que é um Checklist de Integração?

Um checklist de integração é um documento de orientação para supervisores e RH usarem ao contratar, treinar e integrar funcionários em uma nova empresa. O checklist evita confusão ou falhas de comunicação ao fornecer uma estrutura que cada gerente pode seguir com os novos funcionários.

Este guia garante que cada nova contratação preencha a papelada adequada, receba o treinamento necessário e tenha uma compreensão completa dos objetivos e expectativas da organização. Um checklist de integração bem desenhado serve a dois propósitos principais:

1. Guiar gestores ocupados através do processo de treinamento de funcionários
2. Criar uma estrutura para novos funcionários para que eles saibam o que esperar

Benefícios de usar um Checklist de Integração

Pesquisas mostram que uma nova contratação leva até oito meses³ para atingir a produtividade ideal. Esse processo pode ser significativamente acelerado por um treinamento adequado ou retardado de forma prejudicial por uma má preparação.

Um checklist de integração ajuda todos na sua organização ao:

• Economizar tempo: Tempo é dinheiro. Um checklist tangível acelera o processo de integração para que os funcionários possam começar o trabalho o mais rápido possível.
• Impulsionar a familiarização cultural: Manter a sua cultura organizacional começa com cada nova contratação. Um processo de integração estabelecido ajuda os novos funcionários a se integrarem à cultura do local de trabalho.
• Melhorar a confiança do funcionário: Ninguém quer ser jogado em um novo emprego sem saber o que é esperado. A integração melhora o moral dos funcionários e lhes dá mais segurança sobre suas ações. Pesquisas mostram que funcionários que receberam uma integração eficaz tinham dezoito vezes mais chances de se sentirem comprometidos⁴ com sua empresa.
• Criar consistência: Um checklist simplifica a orientação e o processo de treinamento dos funcionários para garantir que todos os novos contratados comecem com uma compreensão fundamental da cultura da empresa, expectativas, objetivos e suas responsabilidades específicas.
• Fornecer estrutura: Facilite a integração para os gestores, dando-lhes uma estrutura clara para integrar as contratações em suas novas posições.
• Construir responsabilidade: Garanta que nada passe despercebido ao treinar novos contratados. Os funcionários sabem exatamente o que esperar e como se aclimatar à sua nova função.
• Melhorar as taxas de retenção: Empresas com processos de integração de qualidade têm 80% mais chances de reter funcionários¹ após o primeiro aniversário.
• Reduzir erros: Pessoas devidamente preparadas e treinadas têm menos probabilidade de cometer erros ou causar ineficiências nos processos da sua empresa. Além disso, gestores ocupados não dependerão apenas da memória ao treinar a nova equipe.

O que incluir em um Checklist de Integração

Um checklist de nova contratação cria primeiras impressões consistentemente boas para cada funcionário que entra pelas portas da sua empresa.

Primeiro, estude a demografia dos funcionários para entender:

• Como seus funcionários preferem acessar informações: Por exemplo, os millennials têm maior probabilidade de preferir documentos com assinatura eletrônica, e a Geração Z pode preferir tutoriais em vídeo rápidos e de fácil acesso. Cópias físicas em papel podem ser necessárias apenas para documentos oficiais.
• Quais dispositivos eles usam: O treinamento de integração pode ser realizado em um smartphone ou requer um desktop ou até mesmo uma tela de projetor presencial?
• O que os motiva no trabalho: A motivação do funcionário começa desde o primeiro dia no trabalho. Se seus funcionários valorizam a cultura da empresa (a maioria valoriza), conheça a nova equipe com testes de personalidade ou perguntas de engajamento de funcionários.
• Quais informações são mais importantes para a função deles: Elimine o excesso de informações desnecessárias o máximo possível.
• Seu fuso horário e cronograma: Isso é especialmente importante se você estiver fazendo a integração remotamente.

Em seguida, certifique-se de que seu checklist cubra todos os aspectos logísticos e culturais da orientação do novo funcionário:

• Documentação oficial (como papelada de RH e informações fiscais)
• Funções claras do novo funcionário
• Esboço do treinamento de trabalho
• Logins, softwares, contas e informações técnicas
• Introdução à cultura da sua empresa
• Datas para check-ins e avaliações de desempenho
• Reunião com colegas e superiores

Como criar um Checklist de Integração de funcionários em 12 etapas

Uma orientação de integração deve criar uma experiência bem estruturada para cada nova contratação. Integre estas 12 partes ao seu checklist.

1. Faça com que se sintam bem-vindos

Primeiro as coisas mais importantes: certifique-se de que seu novo contratado se sinta parte da equipe. Você pode:

• Enviar um e-mail de boas-vindas
• Convidá-lo para um almoço de nova contratação
• Convocar uma reunião de equipe para apresentá-lo aos membros da equipe
• Dar a ele um kit de boas-vindas da empresa (swag bag)

Crie um espaço para a gerência marcar cada etapa do processo de boas-vindas para que cada novo funcionário receba o mesmo tratamento.

Aqui está um guia mais detalhado: Como dar as boas-vindas a um novo funcionário na equipe (da maneira incrível).

2. Descreva claramente a função

Com base nas informações do anúncio de emprego, o novo contratado já deve ter uma boa ideia sobre sua nova posição. No entanto, o processo de integração deve detalhar funções e responsabilidades mais específicas. Seja o mais detalhado possível para que o novo funcionário saiba exatamente o que fazer durante seus primeiros dias e semanas no trabalho.

O gerente de treinamento pode sentar-se com o novo funcionário e explicar sua função específica enquanto marca cada ponto:

• Objetivo geral da posição
• Tarefas diárias
• Cronograma diário
• Expectativas semanais
• Prazos ou eventos importantes para os próximos 6 a 12 meses
• Onde devem enviar os projetos concluídos
• A quem eles respondem
• A quem devem recorrer para perguntas específicas
• Preferências de comunicação

Esta parte do checklist garante que ninguém se sinta confuso ou deixado no escuro sobre o que precisa fazer no primeiro dia de trabalho.

3. Complete os documentos de RH

Imagine dar as boas-vindas a alguém na equipe, apenas para descobrir semanas depois que você nunca assinou um NDA ou o configurou para processamento de pagamentos. A papelada oficial deve ser resolvida logo no início do processo de contratação para garantir que todas as suas bases legais estejam cobertas antes que os funcionários acessem as informações internas da sua empresa.

Nos Estados Unidos, a papelada de nova contratação pode incluir:

• Formulários fiscais W-4 (ou 1099 para contratados independentes)
• Formulário I-9 de Verificação de Elegibilidade de Funcionário
• Formulário de Retenção de Imposto Estadual
• Formulário de Depósito Direto
• Acordos de não divulgação (NDA)
• Confirmação de recebimento do manual do funcionário
• Acordos de consentimento para teste de drogas/álcool
• Acordos de confidencialidade e segurança
• Documentos de benefícios do funcionário (plano de saúde, opções de ações, etc.)

Cada empresa tem seu próprio conjunto de papelada. Esta parte do checklist garante que nenhum funcionário comece a trabalhar sem a documentação adequada.

4. Configure softwares e contas

Finalize a parte logística do seu processo de integração fornecendo ao seu novo contratado acesso interno a tudo o que ele precisa para realizar seu trabalho. Seja muito claro sobre o tipo de dispositivos que eles precisarão e o que será fornecido pela organização.

Não se esqueça de configurar:

• Conta de e-mail da empresa
• Quaisquer logins necessários para completar suas tarefas de trabalho
• Acesso a chats de grupo
• Logins de software (e instalações se estiver usando um computador pessoal)
• Acesso à conta de RH ou folha de pagamento (se estiver usando software de RH)
• Código de acesso ou chaves para o espaço do escritório

5. Faça um tour pelo escritório (ou tour virtual)

Antes que um funcionário possa mergulhar em suas tarefas, ele precisa se familiarizar com seu espaço de trabalho. Imagine chegar para o seu primeiro dia de trabalho e não ter ideia de para onde ir. Esta parte do checklist de integração garante que ninguém se sinta perdido ou confuso sobre onde ocorrem atividades de trabalho específicas.

Para equipes presenciais, não se esqueça de mostrar aos novos contratados onde eles podem encontrar:

• Sua mesa ou cubículo
• Banheiros
• Sala de descanso da equipe
• Refeitório ou lanchonete
• Estacionamento no local
• Salas de reunião de equipe
• O escritório do seu supervisor

Para funcionários remotos, isso pode incluir um tour virtual (com compartilhamento de tela) de:

• Software de e-mail e agendamento
• Onde as chamadas de vídeo/chats são realizados
• Portais online
• Locais de compartilhamento de documentos

6. Explique a cultura e os valores da empresa

De acordo com o The Aberdeen Group⁵, as organizações que incluem a socialização na cultura da empresa como parte do processo de integração alcançarão o maior ROI do período de treinamento. Isso pode incluir um documento especial, apresentação ou vídeo que mostre a “vibe” da sua empresa.

Seu checklist de cultura da empresa pode incluir:

• Declaração de missão
• Visão da empresa
• Valores fundamentais
• Demografia dos clientes
• Um pacote de nova contratação
• Um manual do funcionário
• Expectativas de assiduidade
• Expectativas comportamentais e de comunicação
• Política de assédio sexual
• Política de internet e segurança cibernética

Após concluir esta parte do processo, muitas empresas exigem uma assinatura para verificar se o funcionário entende e concorda com as políticas e procedimentos.

Dica Bônus: Ao discutir a cultura da empresa, não se esqueça de destacar as oportunidades de avanço dos novos funcionários e quaisquer planos de desenvolvimento de carreira relevantes que a empresa oferece. Estatísticas de integração descobriram que discutir o desenvolvimento de carreira durante o processo inicial de treinamento mais do que triplica a satisfação no trabalho⁶.

7. Apresente-os a pessoas importantes

Agende um horário específico onde o novo contratado possa conhecer seu(s) supervisor(es), gerentes, clientes ou outros contatos importantes via chamada remota ou reunião presencial. Esta reunião permite apresentações formais e oferece espaço para que relacionamentos sejam estabelecidos.

O checklist pode incluir conhecer pessoas específicas, como o:

• Gerente de departamento
• Gerente geral
• Gerente a quem ele responde diretamente
• Presidente ou supervisor de topo
• Representante de RH
• Contatos principais de clientes ou consumidores

8. Discuta metas e expectativas

As reuniões oficiais acima fornecem o cenário perfeito para discutir expectativas específicas que você tem para um funcionário. A definição de metas é essencial para fazer com que o novo contratado se sinta confortável, comprometido e produtivo. No seu checklist, inclua uma gama de metas que você gostaria de definir para o novo contratado trabalhar.

Por exemplo, as metas de uma nova contratação de uma empresa de marketing podem incluir:

• Gerar 10 novos leads de clientes via e-mail
• Conquistar 3 novos clientes por mês
• Criar calendário de gestão de conteúdo para cliente principal
• Pesquisar e criar uma estratégia de blog de SEO

Se você é um gerente de treinamento que deseja fornecer a discussão de definição de metas mais inspiradora e eficaz possível, criamos este brinde gratuito para ajudá-lo a dominar suas habilidades de comunicação:

9. Atribua materiais de treinamento

Agora que seu novo contratado se sente mais confortável com o local de trabalho e as pessoas, é hora de fazê-lo mergulhar em seu trabalho. Um cronograma de treinamento claramente delineado pode fazê-lo se sentir mais preparado e animado para o que está por vir.

Os materiais de treinamento podem incluir:

• Um cronograma de treinamento de trabalho
• Um guia passo a passo
• Um vídeo de orientação
• Atividades virtuais para simular o aprendizado na prática
• Acompanhamento (shadowing) de um colega
• Um projeto introdutório
• Um checklist de tarefas

10. Atribua um mentor ou “buddy” (parceiro)

Antes que um gerente de treinamento deixe o novo contratado por conta própria, ele pode querer designar um mentor ou um colega parceiro para ajudá-lo durante a primeira semana de trabalho. Leve em conta o nível de experiência de cada pessoa, personalidade e estilo de trabalho para encontrar a combinação mais compatível.

11. Defina um cronograma de avaliação de desempenho

Com que frequência os funcionários devem esperar feedback em sua nova posição? Ao treinar para uma nova função, pode ser difícil saber se você está ou não fazendo um bom trabalho. Dê ao seu contratado mais paz de espírito estabelecendo um cronograma específico de feedback ou check-in para os primeiros 6 meses.

Por exemplo, você pode explicar como você irá…

• Fornecer feedback diariamente: “Segurar a mão deles” na primeira semana
• Fornecer feedback semanalmente: Continuar a integração no primeiro mês
• Fazer o acompanhamento aos 90 dias e 6 meses
• Realizar uma avaliação de desempenho anual
• Entregar o feedback (via chat, e-mail ou reunião formal)

12. Leve o novo contratado para almoçar

Se você ainda não o fez, levar um novo contratado para almoçar é uma ótima maneira de recebê-lo e celebrar a conclusão do processo de integração. Você pode agendar este almoço como uma recompensa por terminar o treinamento ou como um meio de dar as boas-vindas à equipe.

Modelo de Checklist de Integração de Nova Contratação

O estilo de um checklist de integração depende, em última análise, do seu setor e dos tipos de cargos que você está preenchendo.

Por exemplo, uma startup de tecnologia pode priorizar o fornecimento de acesso às ferramentas e tecnologias mais recentes, enquanto uma organização sem fins lucrativos pode enfatizar a missão e os valores da organização.

Antes de começar a criar seu próprio checklist de integração do zero, por que não pegar um destes modelos fáceis? Sinta-se à vontade para personalizar qualquer modelo para atender às necessidades específicas da sua empresa. Para diversão extra, dê um toque especial com a marca e as cores da sua empresa.

Modelo de Checklist de Integração para Varejo

Boas-vindas

• Enviar um e-mail de boas-vindas
• Convidá-lo para um almoço de nova contratação
• Convocar uma reunião de equipe para apresentá-lo aos membros da equipe
• Fornecer uniforme da loja
• Dar a ele um kit de boas-vindas da empresa

Função do Funcionário

• Explicar o objetivo da posição
• Delinear tarefas diárias
• Mostrar a escala da loja na sala de descanso
• Explorar o calendário da loja com 6 meses de antecedência
• Explicar as políticas de comunicação por telefone, texto e e-mail

Documentos de RH

• Formulários fiscais W-4 (ou 1099 para contratados independentes)
• Formulário I-9 de Verificação de Elegibilidade de Funcionário
• Formulário de Retenção de Imposto Estadual
• Formulário de Depósito Direto
• Acordos de não divulgação (NDA)
• Confirmação de recebimento do manual do funcionário
• Acordos de consentimento para teste de drogas/álcool
• Acordos de confidencialidade e segurança
• Documentos de benefícios do funcionário (plano de saúde, opções de ações, etc.)

Equipamentos e Contas

• Configurar acesso ao computador do caixa
• Configurar e-mail da empresa
• Fornecer código de acesso e chaves para a loja

Tour pela Loja

• Banheiros
• Sala de descanso
• Balcão de atendimento
• Sua mesa ou cubículo
• Estacionamento no local
• Área de envio/recebimento
• Salas de reunião de equipe
• O escritório do seu supervisor
• Tour prático pelas diferentes linhas de produtos

Cultura da Empresa

• Declaração de missão
• Valores da loja
• Demografia dos clientes
• Expectativas comportamentais e de comunicação
• Política de assédio sexual
• Política de internet e segurança cibernética

Apresentações

• Gerente da Loja
• Gerente Assistente
• Gerente de Departamento
• Líder de Turno

Metas e Expectativas

• Meta de vendas para o mês
• Promoções atuais
• Competição em toda a loja

Materiais de Treinamento

• Vídeo de orientação
• Atividade prática de reposição de estoque
• Acompanhamento do gerente

Integração

• Atribuir mentor ou parceiro (buddy)
• Levar para almoçar

Avaliação de Desempenho

• Definir check-in de 1 semana
• Definir check-in de 1 mês
• Definir datas de revisão de 6 meses e anual

Modelo de Checklist de Integração para Tecnologia Remota

Boas-vindas

• Enviar um e-mail de boas-vindas
• Realizar chamada de boas-vindas via Zoom
• Apresentar ao chat da equipe
• Enviar um presente da empresa pelo correio

Função do Funcionário

• Explicar o objetivo da posição
• Delinear tarefas diárias

Documentos de RH

• Formulários fiscais W-4 (ou 1099 para contratados independentes)
• Formulário I-9 de Verificação de Elegibilidade de Funcionário
• Formulário de Retenção de Imposto Estadual
• Formulário de Depósito Direto
• Acordos de não divulgação (NDA)
• Acordos de confidencialidade e segurança
• Documentos de benefícios do funcionário (plano de saúde, opções de ações, etc.)

Equipamentos e Contas

• Enviar computador da empresa pelo correio
• Atribuir tablet da empresa
• Criar e-mail da empresa
• Login no portal da empresa
• Login no Google Drive
• Login no chat do Slack

Tour pelo Escritório Virtual

• Envio de formulários
• Envio de projetos
• Cronograma de chamadas via Zoom
• Portal da empresa
• Salas de chat em grupo

Cultura da Empresa

• Declaração de missão
• Atividade virtual de quebra-gelo no Zoom
• Demografia dos clientes
• Expectativas de comunicação
• Política de internet e segurança cibernética

Apresentações

• Supervisor direto
• Gerente de departamento
• Contatos de outras equipes
• Gerente de conta do cliente
• Representante de RH

Metas e Expectativas

• Meta de vendas para o mês
• Promoções atuais
• Competição em toda a empresa

Materiais de Treinamento

• Vídeo de orientação
• Jogo virtual
• Tarefa prática

Integração

• Atribuir mentor ou parceiro remoto
• Convidar para retiro corporativo
• Convidar para noite de team building

Avaliação de Desempenho

• Definir check-in de 1 semana
• Definir check-in de 1 mês
• Definir datas de revisão de 6 meses e anual

Principais conclusões: Um Checklist de Integração impulsiona o engajamento e a integração

Quando tanto os gestores quanto os novos contratados têm uma estrutura para a integração, há mais espaço para diversão e produtividade. Um processo de integração eficaz pode disparar o engajamento e a retenção dos funcionários, garantindo que ninguém seja deixado no escuro.

Lembre-se de que as melhores experiências de integração:

• Espalham o treinamento ao longo de 3 a 6 meses
• Discutem oportunidades de desenvolvimento de carreira
• Dão boas-vindas completas aos recém-chegados
• Integram as pessoas na cultura da empresa
• Criam expectativas claras para a função

Em última análise, a integração é a primeira impressão da sua empresa na mente de um novo contratado. Saiba mais sobre Como causar uma ótima primeira impressão no trabalho.

Referências