12 pasos para crear la lista de verificación de incorporación perfecta

Facilite que los nuevos empleados comiencen con el pie derecho con esta guía completa para crear una lista de verificación de incorporación personalizada para su empresa.

¡Invertir en su proceso de incorporación vale la pena! Una incorporación adecuada de los empleados puede mejorar la retención del personal¹ y la productividad en más del 70%. Pero solo el 12% de los empleados informan sentirse felices con su proceso de incorporación². Si le preocupan los costos colosales de la rotación de nuevas contrataciones y el bajo rendimiento del nuevo personal, es posible que deba agilizar su proceso de incorporación para preparar adecuadamente a los trabajadores para sus nuevos roles.

Haga que sea más fácil para los gerentes comenzar con sus nuevos empleados con el pie derecho con esta guía completa para crear una lista de verificación de incorporación personalizada para su empresa.

¿Qué es una lista de verificación de incorporación?

Una lista de verificación de incorporación es un documento guía para que los supervisores y RR.HH. lo utilicen al contratar, capacitar e integrar a los empleados en una nueva empresa. La lista de verificación evita confusiones o faltas de comunicación al proporcionar un marco que cada gerente puede seguir con los nuevos empleados.

Esta guía garantiza que cada nueva contratación complete el papeleo adecuado, reciba la capacitación necesaria y tenga una comprensión completa de los objetivos y expectativas de la organización. Una lista de verificación de incorporación bien diseñada sirve para dos propósitos principales:

1. Guiar a los gerentes ocupados a través del proceso de capacitación de los empleados.
2. Crear una estructura para los nuevos empleados para que sepan qué esperar.

Beneficios de usar una lista de verificación de incorporación

Las investigaciones muestran que una nueva contratación tarda hasta ocho meses³ en alcanzar la productividad óptima. Este proceso puede acelerarse significativamente mediante una capacitación adecuada o ralentizarse perjudicialmente por una mala preparación.

Una lista de verificación de incorporación ayuda a todos en su organización al:

• Ahorrar tiempo: El tiempo es dinero. Una lista de verificación tangible acelera el proceso de incorporación para que los empleados puedan comenzar a trabajar lo más rápido posible.
• Impulsar la familiarización cultural: Mantener su cultura de empresa comienza con cada nueva contratación. Un proceso de incorporación establecido ayuda a los nuevos empleados a integrarse en la cultura de su lugar de trabajo.
• Mejorar la confianza del empleado: Nadie quiere ser lanzado a un nuevo trabajo sin saber qué se espera de él. La incorporación mejora la moral de los empleados y les da más seguridad sobre sus acciones. Las encuestas muestran que los empleados que recibieron una incorporación efectiva tenían dieciocho veces más probabilidades de sentirse comprometidos⁴ con su empresa.
• Crear consistencia: Una lista de verificación agiliza el proceso de orientación y capacitación de sus empleados para garantizar que todas las nuevas contrataciones comiencen con una comprensión fundamental de la cultura, las expectativas, los objetivos de la empresa y sus responsabilidades específicas.
• Proporcionar estructura: Facilite la incorporación para los gerentes dándoles un marco claro para integrar a las contrataciones en sus nuevos puestos.
• Fomentar la responsabilidad: Asegúrese de que nada se pase por alto al capacitar a las nuevas contrataciones. Los empleados saben exactamente qué esperar y cómo aclimatarse a su nuevo rol.
• Mejorar las tasas de retención: Las empresas con procesos de incorporación de calidad tienen un 80% más de probabilidades de retener a los empleados⁵ después de su primer aniversario.
• Reducir errores: Las personas que están debidamente preparadas y capacitadas tienen menos probabilidades de cometer errores o causar ineficiencias en los procesos de su empresa. Además, los gerentes ocupados no dependerán únicamente de su memoria al capacitar al nuevo personal.

Qué incluir en una lista de verificación de incorporación

Una lista de verificación para nuevas contrataciones crea primeras impresiones consistentemente buenas para cada empleado que entra por las puertas de su empresa.

Primero, estudie la demografía de los empleados para comprender:

• Cómo prefieren acceder a la información sus empleados: Por ejemplo, es más probable que los millennials prefieran documentos de firma electrónica, y la Generación Z puede preferir tutoriales en video rápidos y de fácil acceso. Las copias físicas en papel pueden ser necesarias solo para documentos oficiales.
• Qué dispositivos utilizan: ¿Se puede realizar la capacitación de incorporación en un teléfono inteligente o requiere una computadora de escritorio o incluso una pantalla de proyector en persona?
• Qué los motiva en el trabajo: La motivación del empleado comienza desde el primer día en el trabajo. Si sus empleados valoran la cultura de la empresa (la mayoría lo hace), conozca al nuevo personal con pruebas de personalidad o preguntas de compromiso del empleado.
• Qué información es más importante para su rol: Elimine la información innecesaria tanto como sea posible.
• Su zona horaria y horario: Esto es especialmente importante si está realizando la incorporación de forma remota.

A continuación, asegúrese de que su lista de verificación cubra todos los aspectos logísticos y culturales de la orientación para nuevos empleados:

• Documentación oficial (como papeleo de RR.HH. e información fiscal)
• Roles claros del nuevo empleado
• Esquema de capacitación laboral
• Inicios de sesión, software, cuentas e información técnica
• Introducción a la cultura de su empresa
• Fechas para seguimientos y revisiones de desempeño
• Reunión con colegas y superiores

Cómo crear una lista de verificación de incorporación de empleados en 12 pasos

Una orientación de incorporación debe crear una experiencia bien estructurada para cada nueva contratación. Integre estas 12 partes en su lista de verificación.

1. Hacer que se sientan bienvenidos

Lo primero es lo primero, asegúrese de que su nueva contratación se sienta parte del equipo. Puede:

• Enviar un correo electrónico de bienvenida
• Invitarlos a un almuerzo para nuevas contrataciones
• Convocar una reunión de equipo para presentarlos a los miembros del equipo
• Darles una bolsa de artículos promocionales de la empresa (swag bag)

Cree un lugar para que la gerencia marque cada paso del proceso de bienvenida para que cada nuevo empleado reciba el mismo trato.

Aquí hay una guía más detallada: Cómo dar la bienvenida a un nuevo empleado al equipo (de la manera increíble).

2. Definir claramente el rol

Basándose en la información de su anuncio de trabajo, una nueva contratación ya debería tener una buena idea sobre su nuevo puesto. Sin embargo, el proceso de incorporación debe detallar roles y responsabilidades más específicos. Sea lo más detallado posible para que el nuevo empleado sepa exactamente qué hacer durante sus primeros días y semanas en el trabajo.

El gerente de capacitación puede sentarse con el nuevo empleado y explicarle su rol específico mientras marca cada punto:

• Objetivo general del puesto
• Tareas diarias
• Horario diario
• Expectativas semanales
• Plazos o eventos clave para los próximos 6-12 meses
• Dónde deben entregar los proyectos completados
• A quién reportan
• A quién deben acudir para preguntas específicas
• Preferencias de comunicación

Esta parte de la lista de verificación garantiza que nadie se sienta confundido o desinformado sobre lo que debe hacer en el primer día de trabajo.

3. Completar documentos de RR.HH.

Imagine dar la bienvenida a alguien al equipo, solo para descubrir semanas después que nunca firmó un acuerdo de confidencialidad (NDA) o que no se configuró su procesamiento de pagos. El papeleo oficial debe atenderse muy temprano en el proceso de contratación para garantizar que todas sus bases legales estén cubiertas antes de que los empleados accedan a la información interna de su empresa.

En los Estados Unidos, el papeleo para nuevas contrataciones puede incluir:

• Formularios de impuestos W-4 (o 1099 para contratistas independientes)
• Formulario I-9 de Verificación de Elegibilidad de Empleado
• Formulario de retención de impuestos estatales
• Formulario de depósito directo
• Acuerdos de confidencialidad
• Reconocimiento del manual del empleado
• Acuerdos de consentimiento para pruebas de drogas/alcohol
• Acuerdos de confidencialidad y seguridad
• Documentos de beneficios para empleados (atención médica, opciones sobre acciones, etc.)

Cada empresa tiene su propio surtido de papeleo. Esta parte de la lista de verificación garantiza que ningún empleado comience a trabajar sin la documentación adecuada.

4. Configurar software y cuentas

Termine la parte logística de su proceso de incorporación proporcionando a su nueva contratación acceso interno a todo lo que necesita para realizar su trabajo. Sea muy claro sobre el tipo de dispositivos que necesitarán y cuáles serán proporcionados por la organización.

No olvide configurar su:

• Cuenta de correo electrónico de la empresa
• Cualquier inicio de sesión necesario para completar sus tareas laborales
• Acceso a chats grupales
• Inicios de sesión de software (e instalaciones si usa una computadora personal)
• Acceso a la cuenta de RR.HH. o nómina (si usa software de RR.HH.)
• Código de acceso o llaves para el espacio de la oficina

5. Dar un recorrido por la oficina (o recorrido virtual)

Antes de que un empleado pueda sumergirse en sus tareas, necesita familiarizarse con su espacio de trabajo. Imagine entrar en su primer día de trabajo y no tener idea de a dónde ir. Esta parte de la lista de verificación de incorporación garantiza que nadie se sienta perdido o confundido sobre dónde se llevan a cabo actividades laborales específicas.

Para los equipos presenciales, no olvide mostrar a las nuevas contrataciones dónde pueden encontrar:

• Su escritorio o cubículo
• Baños
• Sala de descanso del personal
• Comedor o cafetería
• Estacionamiento en el sitio
• Salas de reuniones del equipo
• La oficina de su supervisor

Para el personal remoto, esto podría incluir un recorrido virtual (con pantalla compartida) de:

• Software de correo electrónico y programación
• Dónde se realizan las videollamadas/chats
• Portales en línea
• Ubicaciones para compartir documentos

6. Explicar la cultura y los valores de la empresa

Según The Aberdeen Group⁶, las organizaciones que incluyen la socialización en la cultura de la empresa como parte del proceso de incorporación lograrán el mayor ROI del período de capacitación. Esto puede incluir un documento especial, una presentación o un video que muestre el ambiente de su empresa.

Su lista de verificación de cultura de la empresa puede incluir:

• Declaración de misión
• Visión de la empresa
• Valores fundamentales
• Demografía de los clientes
• Un paquete para nuevas contrataciones
• Un manual del empleado
• Expectativas de asistencia
• Expectativas de comportamiento y comunicación
• Política de acoso sexual
• Política de internet y ciberseguridad

Después de completar esta parte del proceso, muchas empresas requieren una firma para verificar que el empleado comprende y acepta las políticas y procedimientos.

Consejo adicional: Mientras discute la cultura de la empresa, no olvide destacar las oportunidades de ascenso de los nuevos empleados y cualquier plan de desarrollo profesional relevante que ofrezca la empresa. Las estadísticas de incorporación revelaron que discutir el desarrollo profesional durante el proceso de capacitación temprana aumenta más del triple la satisfacción laboral⁷.

7. Presentarlos a personas importantes

Organice un momento específico donde la nueva contratación pueda conocer a su(s) supervisor(es), gerentes, clientes u otros contactos importantes a través de una llamada remota o una reunión en persona. Esta reunión permite presentaciones formales y proporciona espacio para que se establezcan relaciones.

La lista de verificación puede incluir conocer a personas específicas, como:

• Gerente de departamento
• Gerente general
• Gerente al que reportan directamente
• Presidente o supervisor superior
• Representante de RR.HH.
• Contactos clave de clientes

8. Discutir metas y expectativas

Las reuniones oficiales mencionadas anteriormente proporcionan el escenario perfecto para discutir las expectativas específicas que tiene para un empleado. El establecimiento de metas es esencial para que la nueva contratación se sienta cómoda, comprometida y productiva. En su lista de verificación, incluya una serie de metas que le gustaría establecer para que la nueva contratación trabaje en ellas.

Por ejemplo, las metas de una nueva contratación en una empresa de marketing podrían incluir:

• Generar 10 nuevos prospectos de clientes por correo electrónico
• Firmar 3 nuevos clientes por mes
• Crear un calendario de gestión de contenido para un cliente clave
• Investigar y crear una estrategia de blog SEO

Si usted es un gerente de capacitación que desea brindar la discusión de establecimiento de metas más inspiradora y efectiva posible, creamos este recurso gratuito para ayudarlo a dominar sus habilidades de comunicación:

9. Asignar materiales de capacitación

Ahora que su nueva contratación se siente más cómoda con el lugar de trabajo y las personas, es hora de sumergirla en su trabajo. Un cronograma de capacitación claramente delineado puede hacer que se sienta más preparada y entusiasmada por lo que viene.

Los materiales de capacitación pueden incluir:

• Un cronograma de capacitación laboral
• Una guía paso a paso
• Un video de orientación
• Actividades virtuales para simular el aprendizaje práctico
• Observación de un colega (shadowing)
• Un proyecto introductorio
• Una lista de verificación de tareas

10. Asignar un mentor o compañero

Antes de que un gerente de capacitación deje a la nueva contratación a su suerte, es posible que desee asignar un mentor o un compañero de trabajo para ayudarlo durante su primera semana en el trabajo. Tenga en cuenta el nivel de experiencia de cada persona, su personalidad y su estilo de trabajo para encontrar la combinación más compatible.

11. Establecer un cronograma de revisión de desempeño

¿Con qué frecuencia deben esperar los empleados recibir comentarios en su nuevo puesto? Al capacitarse para un nuevo rol, puede ser difícil saber si se está haciendo un buen trabajo o no. Dé a su contratación más tranquilidad estableciendo un cronograma específico de comentarios o seguimientos para los primeros 6 meses.

Por ejemplo, puede explicar cómo va a…

• Proporcionar comentarios diariamente: “Guiarlos de la mano” durante la primera semana
• Proporcionar comentarios semanalmente: Continuar la incorporación en el primer mes
• Hacer un seguimiento a los 90 días y a los 6 meses
• Realizar una revisión de desempeño anual
• Entregar los comentarios (vía chat, correo electrónico o reunión formal)

12. Llevar al nuevo empleado a almorzar

Si aún no lo ha hecho, llevar a una nueva contratación a almorzar es una excelente manera de darle la bienvenida y celebrar la finalización del proceso de incorporación. Puede programar este almuerzo como una recompensa por terminar su capacitación o como un medio para darle la bienvenida al equipo.

Plantilla de lista de verificación de incorporación de nuevos empleados

El estilo de una lista de verificación de incorporación depende en última instancia de su industria y de los tipos de puestos que esté cubriendo.

Por ejemplo, una startup tecnológica podría priorizar el acceso a las últimas herramientas y tecnologías, mientras que una organización sin fines de lucro podría enfatizar la misión y los valores de la organización.

Antes de ponerse a crear su propia lista de verificación de incorporación desde cero, ¿por qué no toma una de estas plantillas sencillas? Siéntase libre de personalizar cualquier plantilla para que se adapte a las necesidades específicas de su empresa. Para mayor diversión, personalícela con la marca y los colores de su empresa.

Plantilla de lista de verificación de incorporación para comercio minorista

Bienvenida

• Enviar un correo electrónico de bienvenida
• Invitarlos a un almuerzo para nuevas contrataciones
• Convocar una reunión de equipo para presentarlos a los miembros del equipo
• Proporcionar el uniforme de la tienda
• Darles una bolsa de artículos promocionales de la empresa

Rol del empleado

• Explicar el objetivo del puesto
• Delinear las tareas diarias
• Mostrar el horario de la tienda en la sala de descanso
• Explorar el calendario de la tienda a 6 meses vista
• Explicar las políticas de comunicación por teléfono, texto y correo electrónico

Documentos de RR.HH.

• Formularios de impuestos W-4 (o 1099 para contratistas independientes)
• Formulario I-9 de Verificación de Elegibilidad de Empleado
• Formulario de retención de impuestos estatales
• Formulario de depósito directo
• Acuerdos de confidencialidad
• Reconocimiento del manual del empleado
• Acuerdos de consentimiento para pruebas de drogas/alcohol
• Acuerdos de confidencialidad y seguridad
• Documentos de beneficios para empleados (atención médica, opciones sobre acciones, etc.)

Equipo y cuentas

• Configurar el acceso a la computadora del cajero
• Configurar el correo electrónico de la empresa
• Proporcionar el código de acceso y las llaves de la tienda

Recorrido por la tienda

• Baños
• Sala de descanso
• Mostrador principal
• Su escritorio o cubículo
• Estacionamiento en el sitio
• Área de envío/recepción
• Salas de reuniones del equipo
• La oficina de su supervisor
• Recorrido práctico por las diferentes líneas de productos

Cultura de la empresa

• Declaración de misión
• Valores de la tienda
• Demografía de los clientes
• Expectativas de comportamiento y comunicación
• Política de acoso sexual
• Política de internet y ciberseguridad

Presentaciones

• Gerente de la tienda
• Subgerente
• Gerente de departamento
• Líder de turno

Metas y expectativas

• Meta de ventas para el mes
• Promociones actuales
• Competencia a nivel de toda la tienda

Materiales de capacitación

• Video de orientación
• Actividad práctica de reposición de inventario
• Observación del gerente

Integración

• Asignar mentor o compañero
• Llevar a almorzar

Revisión de desempeño

• Establecer seguimiento de 1 semana
• Establecer seguimiento de 1 mes
• Establecer fechas de revisión a los 6 meses y anual

Plantilla de lista de verificación de incorporación para tecnología remota

Bienvenida

• Enviar un correo electrónico de bienvenida
• Organizar una llamada de bienvenida por Zoom
• Presentar en el chat del equipo
• Enviarles por correo un regalo de la empresa

Rol del empleado

• Explicar el objetivo del puesto
• Delinear las tareas diarias

Documentos de RR.HH.

• Formularios de impuestos W-4 (o 1099 para contratistas independientes)
• Formulario I-9 de Verificación de Elegibilidad de Empleado
• Formulario de retención de impuestos estatales
• Formulario de depósito directo
• Acuerdos de confidencialidad
• Acuerdos de confidencialidad y seguridad
• Documentos de beneficios para empleados (atención médica, opciones sobre acciones, etc.)

Equipo y cuentas

• Enviar por correo la computadora de la empresa
• Asignar tableta de la empresa
• Crear correo electrónico de la empresa
• Inicio de sesión en el portal de la empresa
• Inicio de sesión en Google Drive
• Inicio de sesión en el chat de Slack

Recorrido por la oficina virtual

• Envío de formularios
• Entrega de proyectos
• Calendario de llamadas de Zoom
• Portal de la empresa
• Salas de chat grupal

Cultura de la empresa

• Declaración de misión
• Actividad virtual de rompehielo por Zoom
• Demografía de los clientes
• Expectativas de comunicación
• Política de internet y ciberseguridad

Presentaciones

• Supervisor directo
• Gerente de departamento
• Contactos de otros equipos
• Gerente de cuenta del cliente
• Representante de RR.HH.

Metas y expectativas

• Meta de ventas para el mes
• Promociones actuales
• Competencia a nivel de toda la tienda

Materiales de capacitación

• Video de orientación
• Juego virtual
• Tarea de práctica

Integración

• Asignar mentor o compañero remoto
• Invitar al retiro corporativo
• Invitar a la noche de integración de equipo

Revisión de desempeño

• Establecer seguimiento de 1 semana
• Establecer seguimiento de 1 mes
• Establecer fechas de revisión a los 6 meses y anual

Conclusiones clave: Una lista de verificación de incorporación impulsa el compromiso y la integración

Cuando tanto los gerentes como las nuevas contrataciones tienen un marco para la incorporación, hay más espacio para la diversión y la productividad. Un proceso de incorporación efectivo puede disparar el compromiso y la retención de los empleados, al tiempo que garantiza que nadie se quede a oscuras.

Recuerde que las mejores experiencias de incorporación:

• Distribuyen la capacitación a lo largo de 3 a 6 meses.
• Discuten las oportunidades de desarrollo profesional.
• Dan una bienvenida exhaustiva a los recién llegados.
• Integran a las personas en la cultura de la empresa.
• Crean expectativas claras para el rol.

En última instancia, la incorporación es la primera impresión de su empresa en la mente de una nueva contratación. Obtenga más información sobre Cómo causar una gran primera impresión en el trabajo.

Referencias

Footnotes (7)

1. b2b-assets.glassdoor.com ↩

2. gallup.com ↩

3. allied.com ↩

4. bamboohr.com ↩

5. b2b-assets.glassdoor.com ↩

6. aberdeen.com ↩

7. kallidus.com ↩