12 étapes pour créer la checklist d'intégration parfaite

Facilitez l'intégration des nouveaux employés dès le premier jour grâce à ce guide complet pour créer une checklist d'onboarding personnalisée pour votre entreprise.

Investir dans votre processus d’intégration en vaut la peine ! Une intégration appropriée des employés peut améliorer la fidélisation du personnel¹ et la productivité de plus de 70 %. Pourtant, seuls 12 % des employés se disent satisfaits de leur processus d’intégration². Si vous vous inquiétez des coûts colossaux liés au roulement des nouvelles recrues et aux mauvaises performances du nouveau personnel, vous devrez peut-être rationaliser votre processus d’intégration pour préparer correctement les travailleurs à leurs nouveaux rôles.

Aidez les managers à faire partir vos nouveaux employés du bon pied grâce à ce guide complet pour créer une liste de contrôle d’intégration personnalisée pour votre entreprise.

Qu’est-ce qu’une liste de contrôle d’intégration ?

Une liste de contrôle d’intégration (onboarding checklist) est un document d’orientation destiné aux superviseurs et aux RH à utiliser lors de l’embauche, de la formation et de l’intégration des employés dans une nouvelle entreprise. La liste de contrôle évite la confusion ou les malentendus en fournissant un cadre que chaque manager peut suivre avec les nouveaux employés.

Ce guide garantit que chaque nouvelle recrue remplit les documents appropriés, reçoit la formation nécessaire et a une compréhension complète des objectifs et des attentes de l’organisation. Une liste de contrôle d’intégration bien conçue sert deux objectifs principaux :

1. Guider les managers occupés tout au long du processus de formation des employés
2. Créer une structure pour les nouveaux employés afin qu’ils sachent à quoi s’attendre

Avantages de l’utilisation d’une liste de contrôle d’intégration

Les recherches montrent qu’une nouvelle recrue met jusqu’à huit mois³ pour atteindre une productivité optimale. Ce processus peut être considérablement accéléré par une formation appropriée ou, au contraire, ralenti par une mauvaise préparation.

Une liste de contrôle d’intégration aide tout le monde dans votre organisation en :

• Gagnant du temps : Le temps, c’est de l’argent. Une liste de contrôle concrète accélère le processus d’intégration afin que les employés puissent commencer leur travail le plus rapidement possible.
• Favorisant l’acculturation : Le maintien de votre culture d’entreprise commence par chaque nouvelle recrue. Un processus d’intégration établi aide les nouveaux employés à s’intégrer dans la culture de votre lieu de travail.
• Améliorant la confiance des employés : Personne ne veut être jeté dans un nouveau travail sans savoir ce que l’on attend de lui. L’intégration renforce le moral des employés et leur donne plus d’assurance dans leurs actions. Des enquêtes montrent que les employés ayant bénéficié d’une intégration efficace étaient dix-huit fois plus susceptibles de se sentir engagés⁴ envers leur entreprise.
• Créant de la cohérence : Une liste de contrôle rationalise l’orientation et le processus de formation de vos employés pour garantir que toutes les nouvelles recrues commencent par une compréhension fondamentale de la culture, des attentes, des objectifs de l’entreprise et de leurs responsabilités spécifiques.
• Fournissant une structure : Facilitez l’intégration pour les managers en leur donnant un cadre clair pour intégrer les recrues dans leurs nouvelles fonctions.
• Renforçant la responsabilité : Assurez-vous que rien ne passe entre les mailles du filet lors de la formation des nouvelles recrues. Les employés savent exactement à quoi s’attendre et comment s’acclimater à leur nouveau rôle.
• Améliorant les taux de rétention : Les entreprises dotées de processus d’intégration de qualité ont 80 % de chances de plus de conserver leurs employés⁵ après leur premier anniversaire.
• Réduisant les erreurs : Les personnes correctement préparées et formées sont moins susceptibles de commettre des erreurs ou de causer des inefficacités dans les processus de votre entreprise. De plus, les managers occupés ne se fieront pas uniquement à leur mémoire lors de la formation du nouveau personnel.

Que faut-il inclure dans une liste de contrôle d’intégration ?

Une liste de contrôle pour les nouvelles recrues crée une première impression systématiquement positive pour chaque employé qui franchit les portes de votre entreprise.

Tout d’abord, étudiez la démographie des employés pour comprendre :

• Comment vos employés préfèrent accéder à l’information : Par exemple, les milléniaux sont plus susceptibles de préférer les documents à signature électronique, et la génération Z peut préférer des tutoriels vidéo rapides et faciles d’accès. Les copies papier physiques ne sont peut-être nécessaires que pour les documents officiels.
• Quels appareils utilisent-ils : La formation d’intégration peut-elle être effectuée sur un smartphone, ou nécessite-t-elle un ordinateur de bureau ou même un écran de projection en personne ?
• Ce qui les motive au travail : La motivation des employés commence dès le premier jour de travail. Si vos employés accordent de l’importance à la culture d’entreprise (ce qui est le cas de la plupart), apprenez à connaître le nouveau personnel grâce à des tests de personnalité ou des questions d’engagement des employés.
• Quelles informations sont les plus importantes pour leur rôle : Éliminez autant que possible le superflu inutile.
• Leur fuseau horaire et leur emploi du temps : Ceci est particulièrement important si vous effectuez une intégration à distance.

Ensuite, assurez-vous que votre liste de contrôle couvre tous les aspects logistiques et culturels de l’orientation des nouveaux employés :

• Documentation officielle (comme les documents RH et les informations fiscales)
• Rôles clairs du nouvel employé
• Plan de formation professionnelle
• Identifiants, logiciels, comptes et informations techniques
• Introduction à votre culture d’entreprise
• Dates des points de suivi et des évaluations de performance
• Rencontre avec les collègues et les supérieurs

Comment créer une liste de contrôle d’intégration des employés en 12 étapes

Une orientation d’intégration doit créer une expérience bien structurée pour chaque nouvelle recrue. Intégrez ces 12 parties dans votre liste de contrôle.

1. Faites en sorte qu’ils se sentent les bienvenus

Tout d’abord, assurez-vous que votre nouvelle recrue se sente membre de l’équipe. Vous pouvez :

• Envoyer un e-mail de bienvenue
• Les inviter à un déjeuner de bienvenue
• Organiser une réunion d’équipe pour les présenter aux membres de l’équipe
• Leur offrir un sac de goodies de l’entreprise

Créez un espace permettant à la direction de cocher chaque étape du processus d’accueil afin que chaque nouvel employé reçoive le même traitement.

Voici un guide plus détaillé : Comment accueillir un nouvel employé dans l’équipe (de la meilleure façon).

2. Définissez clairement le rôle

Sur la base des informations contenues dans votre offre d’emploi, une nouvelle recrue devrait déjà avoir une bonne idée de son nouveau poste. Cependant, le processus d’intégration doit détailler des rôles et des responsabilités plus spécifiques. Soyez aussi précis que possible afin que le nouvel employé sache exactement quoi faire pendant ses premiers jours et ses premières semaines de travail.

Le responsable de la formation peut s’asseoir avec le nouvel employé et lui expliquer son rôle spécifique tout en cochant chaque point :

• Objectif global du poste
• Tâches quotidiennes
• Emploi du temps quotidien
• Attentes hebdomadaires
• Échéances ou événements clés pour les 6 à 12 prochains mois
• Où soumettre les projets terminés
• De qui ils dépendent
• À qui s’adresser pour des questions spécifiques
• Préférences de communication

Cette partie de la liste de contrôle garantit que personne ne se sente confus ou laissé dans l’ignorance de ce qu’il doit faire dès le premier jour de travail.

3. Remplissez les documents RH

Imaginez accueillir quelqu’un dans l’équipe, pour découvrir des semaines plus tard que vous n’avez jamais signé d’accord de non-divulgation (NDA) ou que vous ne l’avez pas configuré pour le traitement des paiements. Les documents officiels doivent être réglés très tôt dans le processus d’embauche pour garantir que toutes vos bases juridiques sont couvertes avant que les employés n’accèdent aux informations internes de votre entreprise.

Aux États-Unis, les documents pour les nouvelles recrues peuvent inclure :

• Formulaires fiscaux W-4 (ou 1099 pour les entrepreneurs indépendants)
• Formulaire I-9 de vérification de l’éligibilité des employés
• Formulaire de retenue d’impôt de l’État
• Formulaire de dépôt direct
• Accords de non-divulgation
• Accusé de réception du manuel de l’employé
• Accords de consentement aux tests de dépistage de drogues/alcool
• Accords de confidentialité et de sécurité
• Documents relatifs aux avantages sociaux (assurance maladie, options d’achat d’actions, etc.)

Chaque entreprise possède son propre assortiment de documents. Cette partie de la liste de contrôle garantit qu’aucun employé ne commence à travailler sans la documentation appropriée.

4. Configurez les logiciels et les comptes

Terminez la partie logistique de votre processus d’intégration en fournissant à votre nouvelle recrue un accès interne à tout ce dont elle a besoin pour effectuer son travail. Soyez très clair sur le type d’appareils dont elle aura besoin et sur ce qui sera fourni par l’organisation.

N’oubliez pas de configurer :

• Leur compte de messagerie d’entreprise
• Tous les identifiants nécessaires pour accomplir leurs tâches professionnelles
• L’accès aux chats de groupe
• Les identifiants de logiciels (et les installations si l’employé utilise un ordinateur personnel)
• L’accès au compte RH ou de paie (si vous utilisez un logiciel RH)
• Le code d’accès ou les clés des bureaux

5. Faites visiter les bureaux (ou visite virtuelle)

Avant qu’un employé puisse se plonger dans ses missions, il doit se familiariser avec son espace de travail. Imaginez arriver pour votre premier jour de travail et n’avoir aucune idée de l’endroit où aller. Cette partie de la liste de contrôle d’intégration garantit que personne ne se sente perdu ou confus quant à l’endroit où se déroulent les activités professionnelles spécifiques.

Pour les équipes en présentiel, n’oubliez pas de montrer aux nouvelles recrues où se trouvent :

• Leur bureau ou box
• Les toilettes
• La salle de pause du personnel
• La salle à manger ou la cafétéria
• Le parking sur place
• Les salles de réunion d’équipe
• Le bureau de leur superviseur

Pour le personnel à distance, cela pourrait inclure une visite virtuelle (avec partage d’écran) de :

• Le logiciel de messagerie et de planification
• L’endroit où se déroulent les appels/chats vidéo
• Les portails en ligne
• Les emplacements de partage de documents

6. Expliquez la culture et les valeurs de l’entreprise

Selon The Aberdeen Group⁶, les organisations qui incluent la socialisation dans la culture d’entreprise dans le cadre du processus d’intégration obtiendront le meilleur retour sur investissement de la période de formation. Cela peut inclure un document spécial, une présentation ou une vidéo qui montre l’ambiance de votre entreprise.

Votre liste de contrôle de la culture d’entreprise peut inclure :

• L’énoncé de mission
• La vision de l’entreprise
• Les valeurs fondamentales
• La démographie des clients
• Un kit de bienvenue pour les nouvelles recrues
• Un manuel de l’employé
• Les attentes en matière d’assiduité
• Les attentes en matière de comportement et de communication
• La politique de lutte contre le harcèlement sexuel
• La politique d’Internet et de cybersécurité

Après avoir terminé cette partie du processus, de nombreuses entreprises exigent une signature pour vérifier que l’employé comprend et accepte les politiques et procédures.

Conseil bonus : Pendant que vous discutez de la culture d’entreprise, n’oubliez pas de souligner les opportunités d’avancement des nouveaux employés et tout plan de développement de carrière pertinent proposé par l’entreprise. Les statistiques sur l’intégration ont révélé que le fait de discuter du développement de carrière au début du processus de formation fait plus que tripler la satisfaction au travail⁷.

7. Présentez-les aux personnes importantes

Organisez un moment spécifique où la nouvelle recrue peut rencontrer son ou ses superviseurs, managers, clients ou autres contacts importants via un appel à distance ou une réunion en personne. Cette réunion permet des présentations formelles et offre un espace pour établir des relations.

La liste de contrôle peut inclure la rencontre de personnes spécifiques, telles que :

• Le responsable du département
• Le directeur général
• Le manager dont ils dépendent directement
• Le président ou le superviseur principal
• Le représentant des RH
• Les contacts clients clés

8. Discutez des objectifs et des attentes

Les réunions officielles ci-dessus constituent le cadre idéal pour discuter des attentes spécifiques que vous avez pour un employé. La fixation d’objectifs est essentielle pour que la nouvelle recrue se sente à l’aise, engagée et productive. Sur votre liste de contrôle, incluez une série d’objectifs que vous aimeriez fixer pour que la nouvelle recrue y travaille.

Par exemple, les objectifs d’une nouvelle recrue dans une agence de marketing pourraient inclure :

• Générer 10 nouveaux prospects clients par e-mail
• Signer 3 nouveaux clients par mois
• Créer un calendrier de gestion de contenu pour un client clé
• Rechercher et créer une stratégie de blog SEO

Si vous êtes un responsable de formation qui souhaite proposer la discussion de fixation d’objectifs la plus inspirante et la plus efficace possible, nous avons créé ce bonus gratuit pour vous aider à maîtriser vos compétences en communication :

9. Attribuez du matériel de formation

Maintenant que votre nouvelle recrue se sent plus à l’aise avec le lieu de travail et les gens, il est temps de l’immerger dans son travail. Un programme de formation clairement défini peut l’aider à se sentir plus préparée et enthousiaste pour la suite.

Le matériel de formation peut inclure :

• Un calendrier de formation professionnelle
• Un guide étape par étape
• Une vidéo d’orientation
• Des activités virtuelles pour simuler l’apprentissage par la pratique
• L’observation d’un collègue (shadowing)
• Un projet d’introduction
• Une liste de tâches

10. Attribuez un mentor ou un parrain

Avant qu’un responsable de formation ne laisse la nouvelle recrue à elle-même, il peut vouloir lui assigner un mentor ou un collègue parrain pour l’aider pendant sa première semaine de travail. Tenez compte du niveau d’expérience, de la personnalité et du style de travail de chaque personne pour trouver la combinaison la plus compatible.

11. Établissez un calendrier d’évaluation des performances

À quelle fréquence les employés doivent-ils s’attendre à recevoir des commentaires dans leur nouveau poste ? Lors de la formation pour un nouveau rôle, il peut être difficile de savoir si l’on fait du bon travail ou non. Donnez plus de tranquillité d’esprit à votre recrue en établissant un calendrier spécifique de feedback ou de points de suivi pour les 6 premiers mois.

Par exemple, vous pouvez expliquer comment vous allez…

• Fournir un feedback quotidien : “L’accompagner étroitement” pendant la première semaine
• Fournir un feedback hebdomadaire : Poursuivre l’intégration au cours du premier mois
• Faire un suivi à 90 jours et à 6 mois
• Réaliser une évaluation annuelle des performances
• Transmettre le feedback (via chat, e-mail ou réunion formelle)

12. Emmenez la nouvelle recrue déjeuner

Si vous ne l’avez pas encore fait, emmener une nouvelle recrue déjeuner est un excellent moyen de l’accueillir et de célébrer la fin de son processus d’intégration. Vous pouvez programmer ce déjeuner comme une récompense pour avoir terminé sa formation ou comme un moyen de l’accueillir dans l’équipe.

Modèle de liste de contrôle d’intégration des nouvelles recrues

Le style d’une liste de contrôle d’intégration dépend en fin de compte de votre secteur d’activité et des types de postes que vous pourvoyez.

Par exemple, une startup technologique pourrait donner la priorité à l’accès aux derniers outils et technologies, tandis qu’une organisation à but non lucratif pourrait mettre l’accent sur la mission et les valeurs de l’organisation.

Avant de vous lancer dans la création de votre propre liste de contrôle d’intégration à partir de zéro, pourquoi ne pas utiliser l’un de ces modèles simples ? N’hésitez pas à personnaliser n’importe quel modèle pour l’adapter aux besoins spécifiques de votre entreprise. Pour plus de plaisir, agrémentez le tout avec l’image de marque et les couleurs de votre entreprise.

Modèle de liste de contrôle d’intégration pour le commerce de détail

Accueil

• Envoyer un e-mail de bienvenue
• Les inviter à un déjeuner de bienvenue
• Organiser une réunion d’équipe pour les présenter aux membres de l’équipe
• Fournir l’uniforme du magasin
• Leur offrir un sac de goodies de l’entreprise

Rôle de l’employé

• Expliquer l’objectif du poste
• Décrire les tâches quotidiennes
• Montrer le planning du magasin dans la salle de pause
• Explorer le calendrier du magasin à 6 mois
• Expliquer les politiques de communication par téléphone, SMS et e-mail

Documents RH

• Formulaires fiscaux W-4 (ou 1099 pour les entrepreneurs indépendants)
• Formulaire I-9 de vérification de l’éligibilité des employés
• Formulaire de retenue d’impôt de l’État
• Formulaire de dépôt direct
• Accords de non-divulgation
• Accusé de réception du manuel de l’employé
• Accords de consentement aux tests de dépistage de drogues/alcool
• Accords de confidentialité et de sécurité
• Documents relatifs aux avantages sociaux (assurance maladie, options d’achat d’actions, etc.)

Équipement et comptes

• Configurer l’accès à l’ordinateur de caisse
• Configurer l’e-mail de l’entreprise
• Fournir le code d’accès et les clés du magasin

Visite du magasin

• Toilettes
• Salle de pause
• Réception
• Leur bureau ou box
• Parking sur place
• Zone d’expédition/réception
• Salles de réunion d’équipe
• Bureau de leur superviseur
• Visite pratique des différentes gammes de produits

Culture d’entreprise

• Énoncé de mission
• Valeurs du magasin
• Démographie des clients
• Attentes en matière de comportement et de communication
• Politique de lutte contre le harcèlement sexuel
• Politique d’Internet et de cybersécurité

Présentations

• Directeur du magasin
• Directeur adjoint
• Responsable de département
• Chef d’équipe

Objectifs et attentes

• Objectif de vente pour le mois
• Promotions en cours
• Compétition à l’échelle du magasin

Matériel de formation

• Vidéo d’orientation
• Activité pratique de mise en rayon
• Observation du manager (shadowing)

Intégration

• Attribuer un mentor ou un parrain
• Emmener déjeuner

Évaluation des performances

• Fixer un point de suivi à 1 semaine
• Fixer un point de suivi à 1 mois
• Fixer les dates de l’évaluation à 6 mois et annuelle

Modèle de liste de contrôle d’intégration pour la technologie à distance

Accueil

• Envoyer un e-mail de bienvenue
• Organiser un appel Zoom de bienvenue
• Présenter sur le chat de l’équipe
• Leur envoyer un cadeau de l’entreprise par la poste

Rôle de l’employé

• Expliquer l’objectif du poste
• Décrire les tâches quotidiennes

Documents RH

• Formulaires fiscaux W-4 (ou 1099 pour les entrepreneurs indépendants)
• Formulaire I-9 de vérification de l’éligibilité des employés
• Formulaire de retenue d’impôt de l’État
• Formulaire de dépôt direct
• Accords de non-divulgation
• Accords de confidentialité et de sécurité
• Documents relatifs aux avantages sociaux (assurance maladie, options d’achat d’actions, etc.)

Équipement et comptes

• Envoyer l’ordinateur de l’entreprise par la poste
• Attribuer une tablette d’entreprise
• Créer l’e-mail de l’entreprise
• Connexion au portail de l’entreprise
• Connexion à Google Drive
• Connexion au chat Slack

Visite virtuelle du bureau

• Soumission de formulaires
• Soumission de projets
• Calendrier des appels Zoom
• Portail de l’entreprise
• Salles de chat de groupe

Culture d’entreprise

• Énoncé de mission
• Activité virtuelle de brise-glace sur Zoom
• Démographie des clients
• Attentes en matière de communication
• Politique d’Internet et de cybersécurité

Présentations

• Superviseur direct
• Responsable de département
• Contacts inter-équipes
• Responsable de compte client
• Représentant des RH

Objectifs et attentes

• Objectif de vente pour le mois
• Promotions en cours
• Compétition à l’échelle du magasin

Matériel de formation

• Vidéo d’orientation
• Jeu virtuel
• Exercice pratique

Intégration

• Attribuer un mentor ou un parrain à distance
• Inviter au séminaire d’entreprise
• Inviter à la soirée de team building

Évaluation des performances

• Fixer un point de suivi à 1 semaine
• Fixer un point de suivi à 1 mois
• Fixer les dates de l’évaluation à 6 mois et annuelle

Points clés à retenir : Une liste de contrôle d’intégration booste l’engagement et l’intégration

Lorsque les managers et les nouvelles recrues disposent d’un cadre pour l’intégration, il y a plus de place pour le plaisir et la productivité. Un processus d’intégration efficace peut faire monter en flèche l’engagement et la fidélisation des employés tout en garantissant que personne n’est laissé dans l’ignorance.

N’oubliez pas que les meilleures expériences d’intégration :

• Étalent la formation sur 3 à 6 mois
• Discutent des opportunités de développement de carrière
• Accueillent chaleureusement les nouveaux arrivants
• Intègrent les personnes dans la culture de l’entreprise
• Créent des attentes claires pour le rôle

En fin de compte, l’intégration est la première impression de votre entreprise dans l’esprit d’une nouvelle recrue. En savoir plus sur Comment faire une excellente première impression au travail.

Références

Footnotes (7)

1. b2b-assets.glassdoor.com ↩

2. gallup.com ↩

3. allied.com ↩

4. bamboohr.com ↩

5. b2b-assets.glassdoor.com ↩

6. aberdeen.com ↩

7. kallidus.com ↩