Wie man ein Mitarbeiterhandbuch für eine großartige Arbeitskultur erstellt
Science of People
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Ein Mitarbeiterhandbuch kann so viel mehr sein als juristischer Jargon und überstrapazierte Schlagworte. Machen Sie Ihr Handbuch zum Fundament Ihrer Unternehmenskultur.
Stellen Sie sich Folgendes vor: Es ist der erste Tag für Ihren neuen Mitarbeiter. Er ist früh angekommen, begierig darauf, sich zu beweisen, und er…
Setzt sich vor einen riesigen Ordner voller staubtrockenem juristischem Fachchinesisch und überstrapazierter Schlagworte.
Schrecklich!
Vielleicht ist es an der Zeit, Ihr Mitarbeiterhandbuch zu aktualisieren.
Warum, fragen Sie? Weil 80 % der neuen Mitarbeiter[^1] mit einem effektiven Onboarding die Leistung ihres Unternehmens als „stark“ bewerten, verglichen mit nur 11 % der Mitarbeiter, die ein ineffektives Onboarding erhielten.
Ganz zu schweigen von den 38 %, die zuversichtlich in ihre Fähigkeit waren, ihren Job zu erledigen, oder den 49 %, die berichteten, bereits in der ersten Woche einen Beitrag zu ihrem Team geleistet zu haben!
Wie erstellen Sie ein Mitarbeiterhandbuch, das als Grundlage für eine erfolgreiche Einarbeitung dienen kann?
Tauchen wir ein und finden wir es heraus!
Was ist ein Mitarbeiterhandbuch?
Ein Mitarbeiterhandbuch ist ein Dokument, das Mitarbeiter über ihre Rechte und Pflichten sowie über die Richtlinien, Verfahren und Erwartungen Ihres Unternehmens informiert. Das Handbuch ist oft die erste Einführung eines neuen Mitarbeiters in die internen Abläufe des Unternehmens.
Die Erstellung eines Mitarbeiterhandbuchs ist wichtig, da es sicherstellt, dass jeder weiß, was von ihm erwartet wird, wie er sich am Arbeitsplatz verhalten sollte und welche Konsequenzen es hat, wenn diese Regeln nicht befolgt werden.
Beginnen wir mit einer kurzen Auffrischung der Unterschiede zwischen Richtlinien, Verfahren und Erwartungen, wie sie für die Erstellung eines Handbuchs gelten.
Unternehmens-Richtlinien skizzieren die Regeln, Leitlinien und Prinzipien, die das Verhalten der Mitarbeiter regeln und Konsistenz sowie Fairness gewährleisten.
Verfahren beschreiben die schrittweisen Prozesse zur Durchführung spezifischer Aufgaben oder zum Umgang mit Situationen und sorgen für Klarheit und Effizienz.
Das Festlegen klarer Erwartungen hilft den Mitarbeitern zu verstehen, was erforderlich ist, und fördert Verantwortlichkeit und Produktivität.
Die Rolle des Handbuchs beim Onboarding neuer Mitarbeiter
Onboarding ist der Prozess der Einführung neuer Mitarbeiter in die Kultur, Richtlinien und Verfahren Ihres Unternehmens. Es ist wichtig, Richtlinien für das Onboarding zu haben, da dies die Konsistenz fördert und neuen Mitarbeitern eine Vorstellung davon gibt, was sie vom ersten Tag an erwartet.
Berücksichtigen Sie bei der Erstellung Ihrer Onboarding-Richtlinie, was Sie aufnehmen möchten:
- Wie lange wird es dauern, bis sie eingearbeitet sind?
- Welche Art von Schulung benötigen sie?
- Welche Art von Mentoring werden sie erhalten?
Ein großartiges Onboarding-Programm hilft Ihren neuen Mitarbeitern, sich willkommen und unterstützt zu fühlen, und hilft ihnen gleichzeitig, so schnell wie möglich produktiv zu werden. Es sollte einen klaren Weg zum Erfolg aufzeigen und es den Mitarbeitern ermöglichen, ihren eigenen Weg zu finden.
Transparente Kommunikation in einem Handbuch sorgt für Klarheit, Konsistenz, Vertrauen und eine bessere Abstimmung zwischen den Erwartungen des Unternehmens und dem Verständnis der Mitarbeiter.
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Warum ist es wichtig, ein Mitarbeiterhandbuch zu erstellen?
Mitarbeiterhandbücher sind wichtig, weil sie Ihnen helfen, lokale, staatliche und bundesstaatliche Gesetze einzuhalten. Sie erleichtern es zudem, organisiert und effizient zu sein.
Ein großartiges Mitarbeiterhandbuch ist der Schlüssel zur Schaffung einer florierenden Unternehmenskultur, die das Vertrauen zwischen Mitarbeitern, Managern und Führungskräften fördert. Es hilft dabei, ein klares Verständnis der Werte und Erwartungen Ihrer Organisation zu schaffen sowie davon, wie sich Mitarbeiter während der Arbeit oder auf dem Firmengelände außerhalb der Arbeitszeiten (z. B. bei sozialen Veranstaltungen im Büro) verhalten sollten.
Ein Mitarbeiterhandbuch kann Ihr Unternehmen auch vor Klagen schützen. Ein gutes Mitarbeiterhandbuch sollte Informationen über den Umgang mit Konflikten am Arbeitsplatz und Disziplinarmaßnahmen enthalten und darüber, was es bedeutet, Teil der Unternehmenskultur zu sein. Es sollte auch Richtlinien zu Themen wie sexueller Belästigung, Diskriminierung und anderen Problemen enthalten, die zu rechtlichen Schritten führen könnten.
Was gehört in ein Mitarbeiterhandbuch?
Bei der Erstellung eines Mitarbeiterhandbuchs gibt es viele Dinge zu beachten[^2]. Sie möchten, dass es für die Mitarbeiter leicht verständlich, aber auch gründlich und vollständig ist.
Wenn Sie sofort mit dem Entwurf eines Mitarbeiterhandbuchs beginnen möchten, finden Sie hier einige Themen, die Sie in Betracht ziehen sollten, je nachdem, was Ihr Unternehmen anbietet und von den Mitarbeitern erwartet.
Unternehmensinformationen
- Leitbild des Unternehmens (Mission Statement)
- Werteerklärung (Values Statement)
- Unternehmenskultur
- Verhaltenskodex (Code of Conduct)
Richtlinien, Verfahren und Erwartungen
- Vergütung
- Abrechnungszeiträume, Zahltage und Überstunden
- Urlaub, Krankheitstage und medizinischer Urlaub
- Kommunikation
- Mahlzeiten und Pausen
- Zeiterfassung
- Kleiderordnung
- Ressourcen für Mitarbeiter (Mentoring, Weiterbildung usw.)
- Leistungsbeurteilungen
- Disziplinarmaßnahmen
Sozialleistungen für Mitarbeiter
- Altersvorsorge
- Gesundheitsfürsorge
- Arbeitsunfallversicherung
- Sozialversicherungsleistungen
- Arbeitslosenversicherung
- Andere Vergünstigungen, Rabatte und Belohnungen
Rechtliche Hinweise und Empfangsbestätigung für Mitarbeiter
- Haftungsausschluss zum Beschäftigungsverhältnis nach dem „At-Will“-Prinzip
- Haftungsausschluss zur Chancengleichheit (EEO)
- Haftungsausschluss bezüglich Beratung oder rechtlicher Vertretung
- Vertraulichkeitsrichtlinie
- Sicherheitsrichtlinie
- Haftungsausschluss zur Empfangsbestätigung
- Andere relevante Haftungsausschlüsse für Ihr Unternehmen und Ihre Branche
Was Sie in Ihr Handbuch aufnehmen sollten
Willkommensgruß
Dieser enthält eine kurze Einführung in die Mission, die Werte und die Kultur des Unternehmens. Alles über die Erstellung eines Unternehmensleitbilds erfahren Sie unter 23 geniale Beispiele für Leitbilder (& wie Sie Ihr eigenes erstellen)
Sie können Werteerklärungen und die entsprechende Philosophie hinzufügen, zum Beispiel:
Kundenfokus: „Unsere Kunden stehen im Mittelpunkt unseres Handelns. Dennoch geht es um ihren Erfolg, indem wir außergewöhnliche Erlebnisse liefern, die ihre Erwartungen übertreffen.“
Unternehmenskultur ist die Art und Weise, wie Ihre Organisation funktioniert, einschließlich ihrer Menschen, Prozesse und Produkte. Es ist wichtig, Ihre Unternehmenskultur so zu definieren, dass sie für Sie bedeutsam ist und mit Ihrer Geschäftsstrategie übereinstimmt. Zum Beispiel:
- „Wir setzen uns leidenschaftlich dafür ein, einen positiven Einfluss auf die Welt zu haben, und wir ermutigen unsere Mitarbeiter, zu Zwecken beizutragen, die ihnen wichtig sind.“
- „Hart arbeiten, härter feiern – unsere Kultur ist ein Spielplatz für epische Abenteuer und ein Zufluchtsort, um das Work-Life-Nirvana zu erreichen.“
- „Transparenz ist unsere Geheimzutat; wir schenken reinen Wein ein, fördern den offenen Dialog und entfachen ein Lauffeuer der Zusammenarbeit.“
Es ist auch wichtig, dass Mitarbeiter auf allen Ebenen der Organisation – nicht nur Manager – verstehen, was diese Aussagen für sie im Alltag bedeuten, indem sie sie durch ihre Worte und Taten (oder deren Unterlassen) in die Tat umsetzen.
Sie können auch Informationen über das Unternehmen hinzufügen, wie z. B. einen Überblick über die Organisation, die Geschichte und die Struktur.
Aktions-Tipp: Wir empfehlen dringend, dem Mitarbeiterhandbuch ein Video beizufügen. Dies kann vom Gründer, dem Personalverantwortlichen oder einem Kollegen stammen. Das verleiht eine persönliche Note.
Kommunikationsrichtlinien
Bereit für eine beeindruckende Statistik? Eine Studie mit 400 Unternehmen[^3] ergab, dass schlechte Kommunikation an und zwischen Mitarbeitern zu einem durchschnittlichen Verlust von 62,4 Millionen US-Dollar jährlich führte!
Die Kommunikation mit den Mitarbeitern ist der Schlüssel zum Unternehmenserfolg. Sie ist auch entscheidend für die Schaffung einer florierenden Unternehmenskultur, was bedeutet, dass Sie sicherstellen sollten, dass Ihre Mitarbeiter jederzeit wissen, was passiert.
Es ist hilfreich, wenn die Mitarbeiterkommunikation klar, konsistent und transparent ist. Sie möchten, dass Ihre Mitarbeiter das Gefühl haben, Ihnen vertrauen zu können und keine Angst davor haben müssen, was als Nächstes passieren könnte. Das bedeutet, ehrlich zu ihnen zu sein (auch wenn es schwierig ist) und ihre Meinungen zu respektieren, während man aufmerksam zuhört, damit sich jeder gehört fühlt.
Die Mitarbeiterkommunikation sollte zeitnah, regelmäßig und fortlaufend sein, damit jeder weiß, welche Änderungen anstehen oder warum sich etwas überhaupt geändert hat – und wie sich diese Änderungen persönlich auf ihn auswirken werden.
Bieten Sie Orientierungshilfe für eine effektive Kommunikation am Arbeitsplatz, einschließlich E-Mail-Etikette, Nutzung von Kommunikationswerkzeugen des Unternehmens und Regeln für die Nutzung sozialer Medien. Und vergessen Sie natürlich nicht die Bedeutung der Körpersprache am Arbeitsplatz!
Aktions-Tipp: Erwägen Sie die Einführung eines Abschnitts „Sprache der Anerkennung“ in den Kommunikationsrichtlinien, der die Mitarbeiter ermutigt, Dankbarkeit auszudrücken und die Bemühungen der anderen durch personalisierte Nachrichten, handgeschriebene Notizen oder kleine Aufmerksamkeiten zu würdigen, um die Arbeitsmoral und den Zusammenhalt zu stärken.
Verhaltenskodex
Dieser kann schon früh als Gesamtvision des Unternehmens oder später im Abschnitt Richtlinien aufgeführt werden. Ein Verhaltenskodex ist eine Reihe ethischer Standards und Verhaltensregeln für Mitarbeiter, einschließlich Richtlinien für Professionalität, Ehrlichkeit, Integrität und die angemessene Nutzung von Unternehmensressourcen.
Legen Sie Zweck und Umfang fest, indem Sie die Werte, Prinzipien und Verhaltensweisen identifizieren, die für Ihre Organisation wichtig sind.
Skizzieren Sie als Nächstes Erwartungen und Richtlinien für spezifische Verhaltensweisen und Handlungen, die von den Mitarbeitern erwartet werden.
Integrieren Sie schließlich, falls zutreffend, Meldemechanismen und Konsequenzen, um die Verantwortlichkeiten des Mitarbeiters klar zu kommunizieren.
Betrachten Sie dieses Beispiel für ein Architekturbüro:
Die Zukunft mit Integrität und Innovation gestalten – unser Verhaltenskodex bei der XYZ Architekturfirma verkörpert eine harmonische Mischung aus Professionalität, bei der ethische Linien unsere Skizzen binden, unsere Strukturen mit nachhaltiger Vision emporragen und unsere Zusammenarbeit Meisterwerke schafft, die Vielfalt und Inklusivität feiern.
Aktions-Tipp: Überlegen Sie, wie sich die Mitarbeiter fühlen sollen, wenn sie zur Arbeit kommen. Sollen sie begeistert, inspiriert und leidenschaftlich sein? Sollen sie das Gefühl haben, ein wichtiger Teil eines Teams zu sein? Sollen sie zuversichtlich sein, dass sie Lösungen für komplexe Probleme finden können? Schreiben Sie mehrere Sätze auf, die eine ideale Einstellung beschreiben, und schneiden Sie Ihr Handbuch darauf zu, diese Einstellung hervorzurufen.
