Comment créer un manuel de l'employé pour une culture de travail exceptionnelle

Un manuel de l'employé peut être bien plus que du jargon juridique et des mots à la mode surutilisés. Faites de votre manuel le fondement de la culture de votre entreprise.

Imaginez ceci : c’est le premier jour de votre nouvel employé. Il est arrivé tôt, impatient de faire ses preuves, et il…

S’assoit devant un classeur imposant rempli d’un jargon juridique terriblement aride et de mots à la mode surutilisés.

Beurk !

Il est peut-être temps de mettre à jour votre manuel de l’employé.

Pourquoi, demandez-vous ? Parce que 80 % des nouveaux employés¹ bénéficiant d’une intégration efficace évaluent la performance de leur organisation comme « forte », contre seulement 11 % des employés ayant reçu une intégration inefficace.

Et c’est sans compter les 38 % qui étaient confiants dans leur capacité à faire leur travail ou les 49 % qui ont déclaré contribuer à leur équipe dès la première semaine !

Comment créer un manuel de l’employé qui puisse servir de base à une orientation réussie des employés ?

Plongeons dans le vif du sujet pour le découvrir !

Qu’est-ce qu’un manuel de l’employé ?

Un manuel de l’employé est un document qui fournit aux employés des informations sur leurs droits et responsabilités, ainsi que sur les politiques, les procédures et les attentes de votre organisation. Le manuel est souvent la première introduction d’un nouvel employé aux rouages internes de l’entreprise.

La création d’un manuel de l’employé est importante car elle garantit que tout le monde sait ce qu’on attend d’eux, comment ils doivent se comporter au travail et les conséquences s’ils ne respectent pas ces règles.

Commençons par un bref rappel des différences entre les politiques, les procédures et les attentes telles qu’elles s’appliquent à la création d’un manuel.

Les politiques de l’entreprise décrivent les règles, les directives et les principes qui régissent le comportement des employés, garantissant la cohérence et l’équité.

Les procédures détaillent les processus étape par étape pour effectuer des tâches spécifiques ou gérer des situations, apportant clarté et efficacité.

Fixer des attentes claires aide les employés à comprendre ce qui est requis, favorisant la responsabilité et la productivité.

Le rôle du manuel dans l’intégration des nouveaux employés

L’intégration (onboarding) est le processus de présentation des nouveaux employés à la culture, aux politiques et aux procédures de votre entreprise. Il est important d’avoir des politiques en place pour l’intégration car cela aide à la cohérence et donne aux nouvelles recrues une idée de ce à quoi elles peuvent s’attendre dès le premier jour.

Lors de la création de votre politique d’intégration, demandez-vous ce que vous voulez inclure :

• Combien de temps leur faudra-t-il pour être opérationnels ?
• De quel type de formation ont-ils besoin ?
• Quel type de mentorat recevront-ils ?

Un excellent programme d’intégration aidera vos nouvelles recrues à se sentir accueillies et soutenues tout en les aidant à devenir productives le plus rapidement possible. Il doit fournir un chemin clair vers le succès et permettre aux employés de trouver leur propre voie.

Une communication transparente dans un manuel apporte clarté, cohérence, confiance et un meilleur alignement entre les attentes de l’entreprise et la compréhension de l’employé.

Pourquoi est-il important de créer un manuel de l’employé ?

Les manuels de l’employé sont importants car ils vous aident à vous conformer aux lois locales et nationales. Ils facilitent également l’organisation et l’efficacité.

Un excellent manuel de l’employé est essentiel pour créer une culture d’entreprise florissante qui favorise la confiance entre les employés, les gestionnaires et les dirigeants. Il aide à créer une compréhension claire des valeurs et des attentes de votre organisation ainsi que de la manière dont les employés doivent se comporter au travail ou sur les propriétés de l’entreprise en dehors des heures de travail (par exemple, lors d’événements sociaux au bureau).

Un manuel de l’employé peut également aider à protéger votre entreprise contre les poursuites judiciaires. Un bon manuel doit inclure des informations sur la gestion des conflits sur le lieu de travail et des mesures disciplinaires, ainsi que sur ce que signifie faire partie de la culture de l’entreprise. Il doit également décrire les politiques relatives au harcèlement sexuel, à la discrimination et à d’autres problèmes pouvant mener à des actions en justice.

Que contient un manuel de l’employé ?

Il y a de nombreux éléments à prendre en compte lors de la création d’un manuel de l’employé². Vous voulez qu’il soit facile à comprendre pour les employés, mais aussi approfondi et complet.

Si vous souhaitez commencer à rédiger un manuel de l’employé immédiatement, voici quelques sujets à considérer, selon ce que votre entreprise offre et attend de ses employés.

Informations sur l’entreprise

• Énoncé de mission de l’entreprise
• Énoncé des valeurs
• Culture d’entreprise
• Code de conduite

Politiques, procédures et attentes

• Rémunération
• Périodes de paie, jours de paie et heures supplémentaires
• Vacances, congés de maladie et congés médicaux
• Communication
• Repas et pauses
• Suivi du temps
• Code vestimentaire
• Ressources pour les employés (mentorat, formation continue, etc.)
• Évaluations de performance
• Mesures disciplinaires

Avantages sociaux

• Retraite
• Soins de santé
• Indemnisation des accidents du travail
• Prestations de sécurité sociale
• Assurance chômage
• Autres avantages, remises et récompenses

Avis de non-responsabilité juridique et formulaire d’accusé de réception de l’employé

• Avis de non-responsabilité concernant l’emploi à volonté (Employment-At-Will)
• Avis de non-responsabilité concernant l’égalité des chances en matière d’emploi (EEO)
• Avis de non-responsabilité concernant les conseils ou la représentation juridique
• Politique de confidentialité
• Politique de sécurité
• Avis de non-responsabilité concernant l’accusé de réception
• Autres avis de non-responsabilité pertinents pour votre entreprise et votre secteur d’activité

Ce qu’il faut inclure dans votre manuel

Message de bienvenue

Cela comprendra une brève introduction à la mission, aux valeurs et à la culture de l’entreprise. Vous pouvez tout apprendre sur la création d’un énoncé de mission d’entreprise dans 23 Killer Mission Statement Examples (& How to Make Your Own)

Vous pouvez ajouter des énoncés de valeurs et leur philosophie correspondante, par exemple :

Obsession client : « Nos clients sont au cœur de tout ce que nous faisons. Nous nous investissons dans leur succès, en offrant des expériences exceptionnelles qui dépassent leurs attentes. »

La culture d’entreprise est la façon dont votre organisation fonctionne, y compris ses employés, ses processus et ses produits. Il est essentiel de définir votre culture d’entreprise de manière significative pour vous et en phase avec votre stratégie commerciale. Par exemple :

• « Nous sommes passionnés par l’idée d’avoir un impact positif sur le monde et nous encourageons nos employés à contribuer aux causes qui leur tiennent à cœur. »
• « Travaillez dur, amusez-vous encore plus – notre culture est un terrain de jeu pour des aventures épiques et un sanctuaire pour atteindre le nirvana de l’équilibre travail-vie personnelle. »
• « La transparence est notre ingrédient secret ; nous jouons cartes sur table, favorisons le dialogue ouvert et allumons le feu de la collaboration. »

Il est également important que les employés à tous les niveaux de l’organisation — pas seulement les gestionnaires — comprennent ce que ces déclarations signifient pour eux au quotidien en les mettant en pratique par leurs paroles et leurs actions (ou leur absence d’action).

Vous pouvez également ajouter des informations sur l’entreprise, telles qu’une présentation de l’organisation, son histoire et sa structure.

Conseil pratique : Nous recommandons vivement d’inclure une vidéo avec votre manuel de l’employé. Elle peut provenir du fondateur, du responsable du recrutement ou d’un collègue. Cela ajoute une touche personnelle.

Directives de communication

Prêt pour une statistique choc ? Une étude portant sur 400 entreprises³ a révélé qu’une mauvaise communication vers et entre les employés entraînait une perte moyenne de 62,4 millions de dollars par an !

La communication avec les employés est la clé du succès de l’entreprise. Elle est également cruciale pour créer une culture d’entreprise florissante, ce qui signifie que vous devez vous assurer que vos employés savent ce qui se passe à tout moment.

Il est utile que la communication avec les employés soit claire, cohérente et transparente. Vous voulez que vos employés sentent qu’ils peuvent vous faire confiance et qu’ils ne craignent pas ce qui pourrait arriver ensuite. Cela signifie être honnête avec eux (même quand c’est difficile) et respecter leurs opinions tout en écoutant attentivement pour que chacun se sente entendu.

La communication avec les employés doit être opportune, régulière et continue afin que tout le monde sache quels changements s’annoncent ou pourquoi quelque chose a changé en premier lieu — et comment ces changements les affecteront personnellement.

Offrez des conseils sur la communication efficace au travail, y compris l’étiquette des e-mails, l’utilisation des outils de communication de l’entreprise et toute règle concernant l’utilisation des médias sociaux. Et, bien sûr, n’oubliez pas l’importance du Body Language For Work !

Conseil pratique : Envisagez de mettre en œuvre une section « Langage de reconnaissance » dans les directives de communication, encourageant les employés à exprimer leur gratitude et à reconnaître les efforts des autres par des messages personnalisés, des notes manuscrites ou de petits témoignages d’appréciation pour améliorer le moral et la camaraderie au travail.

Code de conduite

Celui-ci peut être inclus dès le début comme une vision globale de l’entreprise ou plus tard dans la section des politiques. Un code de conduite est un ensemble de normes éthiques et d’attentes comportementales pour les employés, comprenant des directives sur le professionnalisme, l’honnêteté, l’intégrité et l’utilisation appropriée des ressources de l’entreprise.

Établissez l’objectif et la portée en identifiant les valeurs, les principes et les comportements importants pour votre organisation.

Ensuite, décrivez les attentes et les directives pour les comportements et actions spécifiques attendus des employés.

Enfin, le cas échéant, incorporez des mécanismes de signalement et des conséquences pour communiquer clairement les responsabilités de l’employé.

Considérez cet exemple pour un cabinet d’architecture.

Concevant l’avenir avec intégrité et innovation, notre code de conduite chez XYZ Architecture incarne un mélange harmonieux de professionnalisme, où les lignes éthiques lient nos croquis, nos structures s’élèvent avec une vision durable, et notre collaboration peint des chefs-d’œuvre qui célèbrent la diversité et l’inclusivité.

Conseil pratique : Réfléchissez à la façon dont vous voulez que les employés se sentent lorsqu’ils viennent travailler. Voulez-vous qu’ils soient enthousiastes, inspirés et passionnés ? Voulez-vous qu’ils sentent qu’ils sont une partie importante d’une équipe ? Voulez-vous qu’ils soient convaincus de pouvoir trouver des solutions à des problèmes complexes ? Écrivez plusieurs phrases décrivant une attitude idéale et adaptez votre manuel pour qu’il se concentre sur l’incitation à cette attitude.

Horaires et heures de travail

Certaines des informations les plus élémentaires qu’un employé devra connaître sont le moment où il doit être au travail, pour combien de temps et d’autres détails de planification. Fournissez des informations sur :

• Les heures de travail régulières
• Les temps de pause
• L’assiduité
• La ponctualité

Si les horaires sont rotatifs, vous devrez clarifier comment l’horaire est déterminé et quand et comment ils seront informés.

Par exemple, si vous rédigez un manuel pour un refuge pour animaux, l’employé doit-il prévoir d’être de garde pour les gardes de nuit ? Si oui, à quelle fréquence, et quel impact cela a-t-il sur son horaire de jour habituel ?

Politiques de congés

Soyons réalistes : c’est la section qui rend les nouveaux employés les plus curieux. Et en tant qu’employeur, il est à votre avantage d’encourager les employés à prendre des vacances. Selon les recherches⁴, les plaintes physiques, la qualité du sommeil et l’humeur se sont améliorées après les vacances… et les effets ont duré jusqu’à cinq semaines !

Vous pouvez inclure des informations sur les vacances, les congés de maladie, les congés parentaux, les congés de deuil et d’autres types de congés, y compris les procédures de demande et d’approbation des congés.

Lors de la création de votre manuel de l’employé, il est important d’expliquer clairement la politique de l’entreprise en matière de vacances. Réfléchissez bien à toutes les questions qu’un employé pourrait se poser sur la manière de demander un congé.

Considérez ces questions que votre employé pourrait avoir et traitez-les dans votre manuel.

• À combien de jours de vacances ai-je droit ?
• Les vacances sont-elles différentes des congés de maladie ?
• Comment les vacances sont-elles accumulées ou acquises ?
• Existe-t-il des règles ou des limitations spécifiques à l’utilisation des vacances ?
• Combien de temps à l’avance dois-je demander mes vacances ?
• Quel est le processus pour demander et obtenir l’approbation des vacances ?
• Y a-t-il des saisons où les demandes de vacances peuvent être restreintes ?
• Puis-je reporter les jours de vacances non utilisés à l’année suivante ?
• Serai-je payé mon salaire habituel pendant mes vacances ?
• Que se passe-t-il si ma demande de vacances chevauche celle d’un autre collègue ?
• Puis-je prendre un congé sans solde si j’épuise tous mes jours de vacances ?
• Quel est le processus pour annuler ou reprogrammer une demande de vacances approuvée ?
• Comment puis-je vérifier mon solde de vacances ou suivre mon temps accumulé ?
• Puis-je demander des vacances à l’avance avant de les avoir accumulées ?
• Qu’advient-il de mes jours de vacances accumulés si je quitte l’entreprise ?

L’important concernant les vacances est de s’assurer que la politique est cohérente et équitable pour tous les employés.

Attentes de performance

Pour que les employés s’épanouissent et fassent de leur mieux, il est important qu’ils comprennent les attentes de performance de leurs rôles.

La meilleure façon d’y parvenir est d’avoir une compréhension claire de la manière dont vous mesurez la performance et de ce qui se passe lorsqu’un employé ne respecte pas ou dépasse ces normes.

Aidez votre employé à comprendre comment vous mesurez la performance et à quelle fréquence les évaluations ont lieu (hebdomadaire, trimestrielle ou annuelle). Si possible, incluez des exemples de ce à quoi ressemble un bon/excellent travail afin que tout le monde comprenne sa position à tout moment.

Par exemple, pour un nouvel éditeur de livres, un excellent travail consisterait à livrer les corrections avant l’échéance, à fournir des commentaires qui améliorent les manuscrits et à faire preuve d’une attention exceptionnelle aux détails qui rehausse la qualité globale des œuvres publiées.

Incluez des attentes claires en matière de performance, de productivité et de tâches professionnelles, y compris des normes de qualité, des structures de reporting et des processus d’évaluation de la performance.

Soyez clair sur la procédure si quelqu’un ne respecte pas les normes convenues pour son poste ou ne parvient pas à s’améliorer.

À l’autre extrémité du spectre, faites savoir à l’employé comment vous reconnaîtrez ceux qui vont au-delà des attentes de leur rôle.

Rémunération et avantages sociaux

Ah, oui, nous aimons notre chèque de paie. C’est une autre section qui attirera beaucoup d’attention. Mais il est important de se rappeler et de montrer à votre employé que le chèque qu’il reçoit n’est qu’une petite partie des avantages qu’il perçoit. Assurez-vous de fournir aussi clairement que possible des détails sur :

• Le salaire
• Les gages
• Les procédures de paie
• Les programmes d’avantages sociaux
• La couverture d’assurance
• Les plans de retraite
• Tout autre avantage ou récompense pour les employés

Conseil pratique : Passez 10 minutes à rechercher des avantages uniques qui correspondent aux valeurs de votre entreprise. Par exemple, si votre entreprise croit en l’indépendance financière, vous pourriez proposer des initiatives de bien-être financier à vos employés. Si l’impact social est vital pour votre entreprise, vous pourriez envisager d’offrir des journées de bénévolat rémunérées ou des programmes de jumelage de dons.

Indemnisation des accidents du travail

L’indemnisation des accidents du travail⁵ est un type d’assurance qui couvre les employés blessés au travail.

Le cas échéant, vous devriez inclure des informations sur l’indemnisation des accidents du travail dans votre manuel de l’employé.

Elle profite à ceux qui sont blessés dans l’exercice de leurs fonctions, en incluant les soins médicaux et le soutien financier pour la perte de salaire ou l’invalidité.

Par exemple : si votre employée se coupe accidentellement en travaillant dans un magasin de fournitures de bureau et a besoin de points de suture et d’une visite aux urgences, elle peut être admissible à des prestations via la police d’indemnisation des accidents du travail de votre employeur pour couvrir le coût des frais médicaux.

Avis de non-responsabilité juridique et formulaire d’accusé de réception de l’employé

Même si vous aimeriez sauter le charabia juridique, ne le faites pas ! Un manuel de l’employé est le registre officiel des politiques, procédures et attentes des employés. C’est le contrat de l’employeur avec ses travailleurs et il définit les conditions dans lesquelles ils sont embauchés.

Cela dit, n’oubliez pas de garder à l’esprit la culture de votre entreprise lors de la structuration de cette section. Ce n’est pas parce que vous devez l’inclure qu’elle doit être totalement dénuée de personnalité.

Politiques d’emploi

Comme requis, offrez des informations sur les politiques de l’entreprise, notamment :

• L’admissibilité à l’emploi
• L’égalité des chances en matière d’emploi
• Les politiques de lutte contre la discrimination et le harcèlement
• Toute autre politique pertinente liée à l’embauche, à la promotion, au licenciement et aux transferts.

Pour plus de détails sur ce qu’il faut inclure, recherchez des sites web qui répertorient les politiques requises par État ou région.

Sécurité des employés

Pour les secteurs soumis à des réglementations de sécurité, incluez des directives de sécurité, des procédures d’urgence et des informations sur les risques sur le lieu de travail, y compris toute formation ou certification requise.

Par exemple, pour une usine où l’équipement de protection est une réglementation fédérale, vous pourriez avoir une section qui dit :

Il est obligatoire pour tous les employés travaillant en usine de porter l’équipement de protection individuelle (EPI) désigné fourni par l’entreprise. Il s’agit d’une exigence fédérale mise en place pour assurer la sécurité des employés.

Conseil pratique : Sortez des sentiers battus sur ce qui constitue la sécurité ! Intéressez-vous à la formation à la pleine conscience ou aux évaluations ergonomiques pour améliorer la santé et le bien-être de vos employés, augmentant ainsi leur productivité.

Procédures de règlement des griefs

Vous ne pouvez pas éviter les conflits au travail. Cela fait partie de la vie, et vos employés y seront confrontés à un moment donné. Il est important qu’un nouvel employé se sente confiant et sache où aller s’il a des problèmes. La clé est de s’assurer que tout le monde sait comment gérer cela de manière saine.

Fournissez des informations sur la manière dont les employés peuvent exprimer leurs préoccupations ou leurs plaintes, y compris le processus de signalement des griefs et les mesures prises pour les traiter.

Dans votre manuel de l’employé, définissez le conflit au travail et expliquez les différents types de conflits (par exemple, problèmes liés aux tâches ou aux projets, heurts de personnalité, désaccords sur les politiques du bureau). Donnez ensuite des exemples de la manière dont les employés doivent gérer chaque type afin qu’ils sachent exactement quelles mesures prendre face à ces situations.

Par exemple : « Chez [Nom de l’entreprise], nous nous efforçons de maintenir un environnement de travail équitable et respectueux pour tous les employés. Nous reconnaissons que des conflits ou des préoccupations peuvent survenir de temps à autre, et nous nous engageons à fournir un processus clair et efficace pour traiter et résoudre ces problèmes. Cette politique de procédure de règlement des griefs décrit les étapes que les employés doivent suivre lorsqu’ils ont un grief ou une plainte liée à leur emploi.

• Résolution informelle
• Procédure de grief formelle
• Enquête et examen
• Résolution et communication
• Processus d’appel

Nous nous engageons à traiter les griefs rapidement, de manière approfondie et d’une manière équitable et respectueuse pour toutes les parties impliquées. Cette politique reflète notre dévouement à maintenir un environnement de travail positif et à résoudre les conflits de manière transparente et équitable. »

Droits et responsabilités de l’employé

Il s’agit d’un aperçu des droits des employés, y compris les droits à la vie privée, la liberté d’expression et les responsabilités concernant la confidentialité, la propriété intellectuelle et la protection des données. Les détails de cette section peuvent varier considérablement selon votre secteur d’activité.

Par exemple, une petite start-up possédant un brevet hautement exclusif en instance voudra clarifier les responsabilités en matière de propriété intellectuelle. À l’inverse, un grand cabinet d’avocats peut être plus concerné par la confidentialité et la protection des données.

Conseil pratique : recherchez « exemple de politique de l’employé [votre domaine ou secteur] » et examinez 2 ou 3 exemples pour trouver les sujets communs que vous devriez envisager d’inclure dans votre manuel.

Dépistage de drogues

Pour certaines entreprises⁶, comme les entrepreneurs fédéraux ou les secteurs sensibles à la sécurité, le dépistage de drogues est une exigence légale. Si votre entreprise a une politique de dépistage de drogues, elle doit être clairement énoncée dans le manuel. Voici un exemple de politique de dépistage de drogues.

Politique de dépistage de drogues : [Nom de l’entreprise] a une politique de tolérance zéro pour l’usage de drogues, tant sur le lieu de travail qu’en dehors. Les employés doivent se soumettre à un dépistage de drogues aléatoire au moins une fois par an, mais cette fréquence peut augmenter selon les circonstances de votre entreprise et les besoins de son secteur.*

Les politiques de dépistage de drogues doivent indiquer clairement quels types de drogues sont testés (par exemple, marijuana, cocaïne), à quelle fréquence vous serez testé, ce qui se passe si quelqu’un est testé positif et, plus important encore, pourquoi cette politique existe !

Procédures disciplinaires

Cette section, bien qu’importante, doit être gardée en perspective. La plupart des employés ne commencent pas un travail en s’attendant à être sanctionnés ou licenciés. Adoptez un ton qui offre de l’espoir pour le meilleur mais qui définit clairement un guide étape par étape sur la gestion des problèmes disciplinaires, y compris les avertissements, les plans d’amélioration de la performance et les conséquences potentielles.

La première étape de la gestion des problèmes disciplinaires consiste à dire aux employés quoi faire s’ils ont un problème avec un autre employé — ou avec eux-mêmes !

Par exemple : « Si vous êtes témoin d’un comportement au travail qui vous met mal à l’aise ou en danger, veuillez nous en informer immédiatement. »

Cela encourage les gens à se défendre et à défendre les autres en fixant des attentes claires sur le signalement immédiat des problèmes au lieu d’attendre qu’ils s’accumulent avec le temps (ce qui peut les rendre trop importants).

Vient ensuite la manière dont l’entreprise gère les plaintes concernant la performance des gestionnaires ou leur conduite envers les autres au sein de notre organisation ; toutes les parties impliquées (y compris celles qui déposent des plaintes) doivent se sentir à l’aise de se manifester pour éviter les représailles des membres de l’équipe de direction qui ne voudraient pas que des commentaires négatifs soient partagés publiquement dans toute l’organisation !

Licenciement et démission

Bien que le licenciement d’un employé ne soit pas une expérience souhaitable, la politique est une partie cruciale de votre manuel car elle permettra aux employés de savoir à quoi s’attendre s’ils quittent l’entreprise. Cela peut vous aider à éviter des problèmes juridiques par la suite.

Voici quelques éléments essentiels qui devraient être inclus :

• Motif du licenciement : Le motif pour lequel un employé est licencié doit être clairement indiqué par écrit afin qu’il n’y ait aucun malentendu sur le fait que son comportement justifie ou non le renvoi.
• Par exemple, si un employé était surpris en train de voler de l’argent dans la caisse enregistreuse et mentait à ce sujet lorsqu’il était confronté à la direction, cela justifierait un renvoi car le vol est contraire à la politique de l’entreprise (et probablement aussi illégal).
• Informations sur le processus de départ volontaire et involontaire, y compris les procédures de sortie, les derniers chèques de paie et la restitution des biens de l’entreprise.

Formulaire d’accusé de réception de l’employé

Il devrait y avoir une section où les employés peuvent signer et reconnaître qu’ils ont lu et compris le manuel. Voici un exemple de formulaire standard :

Je, [Nom de l’employé], reconnais par la présente avoir reçu une copie du manuel de l’employé fourni par [Nom de l’entreprise]. Je comprends qu’il est de ma responsabilité de lire et de me familiariser avec le contenu du manuel.

Je reconnais en outre que le manuel de l’employé sert de guide pour les politiques, les procédures et les attentes de l’entreprise et qu’il peut être mis à jour ou révisé occasionnellement. Je comprends qu’il est de mon obligation de consulter toute mise à jour ou modification apportée au manuel et de respecter la version la plus récente.

Je comprends que les politiques et directives énoncées dans le manuel de l’employé sont contraignantes pendant mon emploi chez [Nom de l’entreprise] et que la violation de ces politiques peut entraîner des mesures disciplinaires, allant jusqu’au licenciement.

J’accepte d’adresser toute question ou préoccupation concernant le manuel de l’employé au département des ressources humaines ou à mon superviseur immédiat.

En signant ci-dessous, je confirme avoir reçu et lu le manuel de l’employé et j’accepte de me conformer à son contenu.

*Signature de l’employé : ___________________________

*Date : ___________________________

*Nom en lettres moulées : ___________________________

*ID de l’employé : ___________________________

*Signature du superviseur : ___________________________

*Date : ___________________________

Notes sur la structure

Il existe d’innombrables façons d’ordonner et de catégoriser les sections d’un manuel. Plutôt que de proposer une liste exhaustive de tout ce qui pourrait être inclus, nous aborderons les catégories les plus courantes que vous devriez envisager et proposerons des suggestions pour réfléchir à votre propre processus de formatage et de structuration.

En fin de compte, votre objectif est de créer un document qui puisse être une ressource pour vos nouveaux employés, qu’ils pourront consulter d’eux-mêmes lorsqu’ils auront des questions, afin de leur donner un sentiment de sécurité et d’appartenance à l’entreprise.

Aussi précieux qu’un manuel puisse être, vous devez le considérer et le présenter comme un complément à une bonne communication, et non comme un remplacement !

Format et ton

Rechercher « Employee Handbook Template » sur Google vous fournira diverses options de formats types. Bien que ce soit un bon point de départ, votre manuel de l’employé est l’une des premières introductions au ton et au style de l’entreprise.

Considérez ces différentes phrases d’ouverture et comment elles modifient la première impression d’un employé.

Professionnel : « Merci d’avoir rejoint [Nom de l’entreprise]. Ce manuel de l’employé est conçu pour fournir des informations essentielles sur les politiques et directives de notre entreprise, ainsi que sur vos droits et responsabilités en tant qu’employé. Nous vous encourageons à le lire attentivement et à vous y référer au besoin pendant votre emploi. »

Interactif : « Bienvenue, pionnier de [Nom de l’entreprise] ! Préparez-vous à embarquer pour un voyage interactif à travers notre manuel de l’employé. Ce n’est pas votre lecture habituelle de la première à la dernière page. Nous avons parsemé le parcours de surprises, de quiz et de défis pour en faire une expérience amusante et engageante ! »

Amusant : « Salut, Rockstar de [Nom de l’entreprise] ! Attachez votre ceinture et préparez-vous à plonger dans notre manuel de l’employé unique en son genre. C’est votre passeport pour le monde incroyable de [Nom de l’entreprise], où nous travaillons dur, nous amusons encore plus et créons ensemble quelque chose d’extraordinaire. »

Conseil pratique : Imaginez votre entreprise comme une personne. À quoi ressemblerait-elle, comment agirait-elle et quel serait son ton ? Guindée en costume-cravate ? Décontractée en short et tongs, style surfeur ? Randonneur en chemise de flanelle robuste ? Écrivez votre réponse et gardez-la en vue pendant que vous travaillez sur votre manuel.

Adaptation à la culture organisationnelle unique de votre entreprise

Les manuels de l’employé sont une ressource vitale pour les employés comme pour les gestionnaires. Pourtant, il est important de se rappeler qu’un manuel de l’employé n’est pas une solution universelle.

Pour créer un manuel efficace et utile, adaptez-le aux besoins spécifiques de votre organisation. La meilleure façon d’y parvenir est d’équilibrer les intérêts de votre organisation avec ceux de ses membres — et cela signifie prendre en compte ce qui rend votre entreprise unique.

Par exemple : si vous travaillez dans une animalerie où tout le monde porte des jeans et travaille avec des animaux toute la journée, avoir des politiques détaillées sur le code vestimentaire ne sera probablement pas très utile (et pourrait même susciter du ressentiment).

D’un autre côté, si vous dirigez un cabinet de conseil en gestion où la plupart des gens portent un costume tous les jours ou travaillent occasionnellement à distance — ou les deux — alors avoir des directives strictes sur l’apparence permet de maintenir le bon fonctionnement des choses sans causer de confusion ou de conflit inutile entre collègues.

Ce qu’il ne faut pas inclure dans un manuel de l’employé

• Politiques inapplicables ou illégales : Il est important de consulter des professionnels du droit pour garantir la conformité aux lois sur l’emploi et éviter toute politique discriminatoire ou injuste.
• Détails excessifs : Évitez d’inclure des détails excessifs qui pourraient submerger les employés. Tenez-vous-en aux politiques et directives essentielles, et fournissez des références ou des coordonnées pour des ressources supplémentaires si nécessaire.
• Informations confidentielles ou sensibles : Évitez d’inclure des informations sensibles ou confidentielles sur l’entreprise qui ne devraient pas être divulguées à tous les employés.
• Mesures de performance ou objectifs spécifiques : Les attentes et les objectifs de performance peuvent varier selon les postes et les départements, il est donc préférable de traiter ces questions via les descriptions de poste, les évaluations de performance ou des processus de gestion de la performance distincts.
• Promesses d’avantages futurs : Évitez de faire des promesses ou des garanties d’avantages futurs ou de changements dans la rémunération et les avantages sociaux dans le manuel de l’employé. Il est essentiel de maintenir une flexibilité pour s’adapter aux besoins de l’entreprise et aux circonstances changeantes.

Pièges courants à éviter

Nous avons couvert beaucoup de terrain ! Une fois que vous avez rédigé une ébauche, envisagez de faire une relecture spécifique pour repérer ces zones de problèmes courants :

• Accent excessif sur les politiques de discipline et de licenciement. Un accent excessif sur ces politiques peut entraver le développement d’un environnement de travail positif, nuire au moral des employés et limiter les opportunités de croissance et d’amélioration.
• Incohérence avec les lois sur l’emploi : Assurez-vous que votre manuel est conforme aux lois locales et nationales régissant l’emploi, telles que les lois anti-discrimination, les réglementations sur les salaires et les heures, et les droits aux congés.
• Manque de mise à jour : Négliger de réviser et de mettre à jour régulièrement le manuel peut entraîner l’utilisation de lois, de réglementations et de pratiques d’entreprise obsolètes. Planifiez un événement annuel récurrent dans votre calendrier pour réviser le manuel dont vous êtes responsable.
• Oubli des incohérences : Relisez l’intégralité du manuel pour vous assurer que les politiques sont cohérentes entre elles et ne se contredisent pas.
• Manque de flexibilité : Prévoyez de la flexibilité là où c’est approprié pour traiter des situations uniques ou des besoins individuels tout en maintenant l’intégrité des politiques.
• Documentation inadéquate : Assurez-vous d’avoir un processus pour documenter les accusés de réception des employés confirmant qu’ils ont reçu et compris le contenu du manuel.
• Échec de la communication et de la formation : Nous l’avons déjà dit et nous le répétons — se contenter de distribuer le manuel sans communication ni formation adéquate est inefficace. Organisez des sessions de formation ou des orientations pour expliquer le contenu du manuel, répondre aux questions et vous assurer que les employés comprennent les politiques et les procédures.

Tirer le meilleur parti de votre manuel de l’employé

Un manuel bien conçu peut encourager la communication et faciliter le travail d’équipe au sein de votre entreprise.

Décrivez dans le manuel l’approche de l’organisation pour reconnaître et apprécier le travail d’équipe et les efforts de collaboration. Décrivez les programmes ou pratiques de reconnaissance formelle, tels que les prix de l’employé du mois, les célébrations d’équipe ou les initiatives de reconnaissance par les pairs. Si vous n’en avez pas en place, il est temps de planifier une réunion pour en discuter !

Si votre entreprise dispose de groupes de ressources pour les employés ou de comités, le manuel est un excellent moyen d’informer les nouveaux employés des nombreuses opportunités disponibles. Vous pouvez également mentionner les opportunités de collaboration interdépartementale, de formation et de développement.

Réaffirmez dans le manuel que la communication et le travail d’équipe sont des processus continus qui peuvent toujours être améliorés. Assurez-vous d’encourager les employés à donner leur avis sur les pratiques de communication, les processus de collaboration et les défis qu’ils pourraient rencontrer.

Rassembler le tout dans un seul manuel

Rédiger un manuel peut être un processus tout à fait divertissant si vous restez concentré sur les valeurs fondamentales et la culture de votre entreprise. Voici quelques rappels pour vous lancer :

• Un manuel de l’employé est un document qui décrit les droits, les responsabilités, les politiques, les procédures et les attentes des employés dans une organisation.
• La création d’un manuel de l’employé est importante pour la conformité aux lois et réglementations et aide à organiser et à rationaliser les opérations.
• Un manuel de l’employé bien conçu favorise la confiance, crée une culture d’entreprise positive et protège l’organisation contre d’éventuels problèmes juridiques.
• Adaptez le manuel pour qu’il corresponde à la culture organisationnelle unique de l’entreprise et tenez compte des besoins et circonstances spécifiques.
• N’oubliez pas que le manuel de l’employé est un complément à une bonne communication, pas un remplacement, et qu’il doit être considéré comme une ressource à laquelle les employés peuvent se référer lorsqu’ils ont des questions.

Est-il temps de réécrire votre manuel parce que votre entreprise est passée du présentiel au télétravail et que vous essayez de rattraper le retard ? Consultez The Definitive Remote Work Guide pour obtenir des conseils sur la manière de renforcer virtuellement la culture d’entreprise.

Références

Footnotes (6)

1. bamboohr.com ↩

2. formswift.com ↩

3. shrm.org ↩

4. allinahealth.org ↩

5. dol.gov ↩

6. samhsa.gov. ↩