電話すべきか、メールすべきか？（あらゆる状況での対処法！）

メールを送るべきか、電話をかけるべきかの判断は難しいものです。望む結果を得るための判断基準を、9つのシナリオを通して学びましょう。

簡単なメールを書こうとしただけなのに、気づけば10段落もの長文になってしまったことはありませんか？おっと…電話をかけて話すべきでしたね。

誰にでも経験があることでしょう。しかし、電話とメール、どちらが良いのでしょうか？ 答えは「状況による」です。

メールを送るべき時と電話をかけるべき時を見極めるために、あらゆる状況で使えるヒントと戦略を読み進めていきましょう！

電話とメールのメリット・デメリット

メールでのコミュニケーションは音声でのコミュニケーションと同じくらい効果的だと考える人もいますが、研究が示す意外な結果に驚くかもしれません。

2021年、研究者のアミット・クマール氏とニコラス・エプリー氏は、電話での会話や音声・ビデオチャットなどの音声ベースのやり取りは、メールやテキストメッセージによるテキストベースのやり取りよりも強い社会的絆を築くことを発見しました。また、人々はより親密な音声ベースのやり取りから得られるつながりのメリットを一貫して過小評価していることも指摘しています。

言い換えれば、メールやテキストよりも「話す」ことの方が、自分自身の幸福感や話し相手にとって、社会的・関係的にポジティブなメリットがあるということです。

これは、言葉によるコミュニケーションには、単なる「言葉」以上のものが含まれているからです。声のトーン、音量、抑揚、話し方のパターンは、あなた自身やあなたの意図、そして相手があなたとビジネスをしたいと思うかどうかを伝えてくれます。

どちらの手段をとるべきか検討する際、メールと電話の長所と短所の概要を以下にまとめました。個人的な状況か仕事上の環境かによって変わる可能性があるため、一般的なガイドとして活用してください。

メールコミュニケーションのメリット
単純なデータや事実（誰が、何を、いつ、どこで）の共有に最適
同じメッセージを複数の受信者に送るのに便利
メッセージを慎重に作成できる
記録の保存に優れている
スケジュールやタイムゾーンが異なる相手に対して効率的
下書きを作成し、後日の配信予約ができる
簡単な連絡事項に効率的

メールコミュニケーションのデメリット
届かなかったり、受信トレイに埋もれたりする可能性がある
声のトーン（ニュアンス）が誤解されやすい
複雑な概念の場合、何度もやり取りが発生する可能性がある

電話のメリット
人間関係の構築や個人的なつながりの発展に役立つ
質問に対して素早い回答が得られる
質問のやり取りや複雑な内容の明確化を効率的に行える
誤解される可能性が低い

電話のデメリット
相手の不意を突いてしまう可能性がある
静かな環境が必要
台本に頼らず、内容を把握しておく必要がある
留守番電話になる可能性がある（そして削除されたり無視されたりすることも！）
相手に繋がるまで時間がかかる場合がある（電話のすれ違い！）

メリットとデメリットを理解したところで、状況に合わせてどちらが最適かを判断するための質問をご紹介します。

電話の方が適していると思われる9つのシナリオ

1. 対立が起きた後

メールを送って相手と話すのを避ける方が楽に感じるかもしれませんが、会話をすることは、傷ついた感情を癒し、関係を修復するのに大きな役割を果たします。

なぜなら、あなたの言葉とトーンが相手に意図や感情を伝えるため、誤解や悪い印象を与える余地が少なくなるからです。また、会話は一定の「弱さ」を見せる必要があり、それが信頼を築くため、メールよりも重みがあります。

たとえ、自分に謝罪の義務はないと思うような緊迫した状況であっても、単に「この問題を解決する方法を一緒に考えましょう。どうすれば前に進めるでしょうか？」と言うだけで、ストレスや不安を抑えて次のステップに進むことができます。

対立解消のスキルを上げたいですか？こちらの9つの対立解消のヒントを使って、ジェダイのような達人を目指しましょう。

2. 即座の回答が必要なとき

例えば、サプライチェーンの重要な部品を進めるために、今日中に回答が必要なサプライヤーがいるとします。あなたには決定権がありませんが、意思決定者が移動中であることは分かっています。その場合は、迷わず電話をかけましょう。相手が出なくても、時間が差し迫っていることを伝えるメッセージを残すことができます。

また、件名に「至急回答のお願い」と記したメールでフォローアップするのも良いでしょう。

もちろん、この方法は本当に緊急性や時間的制約がある場合にのみ有効です。

3. 誰かを心配しているとき

いつも明るい同僚がふさぎ込んでいるように見えませんか？ 誰かが困難な課題に取り組んでいたり、家族が深刻な病気と診断されたりしていませんか？ 繊細で個人的なトピックは、通常、電話や対面で話す方が適しています。これにより、共感を示し、つながりを作ることで、より人間味のある側面を見せることができます。

同僚に配慮や懸念を示すことはほぼ常に適切ですが、仕事の場で個人的なメールを受け取ることは、相手にとって心地よくない場合もあります。しかし、電話やボイスメールで可能な限りのサポートを申し出ることは、ポジティブで永続的な影響を与えることができます。

4. 仕事を辞めるとき

次のキャリアが決まり、今のボスに辞意を伝えなければなりません。慎重に言葉を選んだメールを送る方が簡単かもしれませんが、一般的にはボスに電話をするか、さらに良いのはオフィスに行って退職のニュースを伝えることです。

第一に、あなたはその人と時間をかけて関係を築いてきたはずですから、直接話すことは相手の立場を尊重し、あなたのキャリアの歩みにおいて相手が重要であったことを示す合図になります。

第二に、相手に対してどう思っていようと、円満に退職し、関係を維持しておくことは良い考えです。いつ推薦が必要になるか、あるいは会話の中であなたの名前が出るか分かりません。ポジティブな印象を残しておきましょう。

最後に、会話のフォローアップとして、ボスや人事部に正式な退職願を提出し、事務的な手続きに必要な書類を揃えましょう。

5. お願いをするとき

自宅で配管トラブルがあり、同僚に電話会議の代わりを頼まなければならない。あるいは、他社の営業担当者を紹介してほしい。友人や同僚に助けを求める必要があるとき、メールやテキストで十分だと思うかもしれませんが、研究によると、頼み方によって結果が大きく変わることが分かっています。

音声やビデオでの依頼は、メールでの依頼よりも86%効果的であることをご存知でしたか？ そうなんです！ そして研究者のヴァネッサ・ボーンズ氏とM・マーディ・ロガニザド氏は、対面での依頼は音声やビデオ通話よりも67%効果的であることも発見しました。

次に推薦状が必要になったときは、以前のボスに電話をかけ、共通の思い出で笑い合ってから、お願いを切り出すのが得策かもしれません。その再燃したつながりがポジティブな記憶を呼び起こし、素晴らしい推薦状を書いてくれる可能性が高まります。

結論： 何か依頼がある場合は電話をするのが良く、それが大きなお願いであれば、直接会って話すようにしましょう。

6. 内定を辞退するとき

長い面接プロセスを経て、内定を勝ち取りました。しかし、慎重に検討した結果、辞退することに決めました。電話かメールか、判断が難しいところです。

他のシナリオと同様に、判断基準は「関係性」です。一般的に、採用マネージャーと個人的なつながりができたと感じるなら、電話で伝えるのが丁寧です。

良好な関係を保つためのサンプルスクリプトを以下に示します。

「[採用マネージャーの名前]様」

「[挨拶]」

「[ポジション名]の内定についてご連絡いたしました。この度は貴重な機会をいただき、誠にありがとうございます。」

「非常に悩みましたが、今回は[別の道に進む / 現職に留まる]ことにし、[簡潔な理由]という結論に至りました。」

「今後も[LinkedIn / 専門団体]などを通じて、つながりを維持させていただければ幸いです。」

「お時間をいただいたことに改めて感謝申し上げます。」

電話で連絡がつかない場合や、メールの方が適切だと感じる場合は、メールでの返信も全く問題ありません。状況に合わせてテンプレートを調整してください：(他の記事へのハイパーリンク)

7. 返信が遅れすぎたとき

メールを見逃したり、未読のままにしてしまったりすることは誰にでもあります。ハーバード・ビジネス・レビューによると、平均的なビジネスパーソンは毎日100通以上のメールを受け取り、受信トレイには対応待ちのメッセージがさらに200通あるといいます。

もし、その未開封のメールが重要なものだったり、上司など返信が必要な相手からのものだったりした場合は、電話をかけるのが最善の対処法でしょう。単に自分の見落としを認めることは、正直で共感を得やすいものです。さらに、電話をかけることで、相手のメール過多を助長することを避け、あなたの返信が相手の受信トレイで埋もれるのを防ぐことができます。

溢れかえる受信トレイに悩んでいるなら、情報過多を避け、メールを管理するための7つのヒントを読んで、この共通の悩みから解放されましょう。

8. 悪い知らせがあるとき

締め切りが早まった、予算が削減された、あるいはポジションが廃止されたなど、従業員に伝えなければならないことがあります。このような困難な状況で伝達役になりたい人はいません。しかし、悪い知らせを伝える立場にあるなら、メールを送るのではなく、本人と話すことが不可欠です。

辛いことかもしれませんが、会話をすることで誤解や解釈の相違を防ぐことができます。また、共感や理解を示す機会にもなります。質問に答えたり、詳細を明確にしたりするための時間を十分に確保し、状況をさらに悪化させないようにしましょう。

9. 良い知らせがあるとき

仕事で大きな節目を達成しましたか？ 同僚が昇進しましたか？ クライアントがチームのプレゼンを喜んでくれましたか？ こうした状況は、関係者への個人的な電話に値します。関係者と話し、その勝利がどんなに大きくても小さくても、一緒に祝いましょう。

心からの称賛は、従業員が自分の努力を肯定的に捉えることにつながり、同僚間の絆を深めます。さらに、小さな成功を祝うことは、人々がより大きな目標に挑戦し、達成するための刺激になります。

後で「お祝いファイル」に残せるよう、フォローアップのメッセージを送るのも良いでしょう。

10. 情報が複雑なとき

追加の背景説明が必要だったり、質問が出る可能性が高かったりするような複雑なコミュニケーションは、話す方が効果的です。背景を説明し、さまざまな要素について議論できるため、双方にとって理解しやすく、長いメールのやり取りよりも早く解決することがよくあります。

また、答えられない質問が出た場合は、後でメールで回答を送り、会話の要約を添える絶好の機会になると覚えておきましょう。

常に同じ方法で会話を始めたり終わらせたりする必要はありません。既存の関係がない場合など、いきなり電話をかけるよりもメールで電話の約束を取り付ける方が有益な場合もあります。

11. メッセージが誤解される可能性があるとき

トーンや抑揚のない書き言葉は、意図した通りに伝わらないことがあまりにも多いものです。この状況は、感情を害したり、恨みを買ったり、さらには関係の破綻を招くことさえあります。

ニューヨーク大学とシカゴ大学の研究によると、読み手は自分の視点に固執してしまい、書き手の意図を正しく理解できるのはわずか56%の確率だそうです！ 私たちの書面によるコミュニケーションのほぼ半分で、何らかの誤解が生じていることになります。

メールを異なるトーンで何度か音読してみてください。皮肉っぽく、怒っているように、あるいは不快に聞こえませんか？ わずかでもそのような兆候がある場合は、書き直すか、電話をかけて直接話すことを検討してください。

12. 関係を築こうとしているとき

あなたが営業職であったり、新しい会社やポジションに就いたばかりで、新しい人間関係を築きたいと考えているなら、最も効果的な方法は電話をかけることでしょう。これにより、あなたの個性や声のトーンが伝わり、信頼関係を築くのに役立ちます。パーソナルなアプローチは、相手がいかに重要で価値のある存在であるかを示すことにもなります。

電話をかけるのが苦手な場合は？

電話に不安を感じるのはあなただけではありません。電話不安を克服するための素晴らしいヒントがあります。

読む： 声のトーン、音量、抑揚、話し方のパターンを通じて電話不安を克服するための10のステップ。すぐに電話の達人になれるはずです！

メールの方が適していると思われる5つのシナリオ

相手がメールを好むとき

関係が確立され、信頼関係がある場合、お互いのことをよく知っているため、書き言葉の背後にあるトーンや意図、意味を理解しやすくなります。

誰かと信頼関係を築こうとしている段階で、相手からメールで送るように頼まれた場合は、まずはそこから始め、相手が電話で話す準備ができるまでメールを通じて関係を構築しましょう。最初から相手の希望を無視しては、心をつかむことはできません。

メッセージが単純なとき

データや、誰が・何を・いつ・どこでといった詳細を共有するような単純な会話は、メールで行うことができ、情報を必要とする人に簡単に転送したり再共有したりできます。

しかし、メールを2回やり取りしても問題が不明確なままだったり解決しなかったりする場合は、電話をかけるか直接会って話す方が良いでしょう。状況に応じて最善の判断を下してください。

複数の人に一度に報告する必要があるとき

グループ全員に最新情報を伝えたいが、会議を開くことができない場合、メール（およびその後のスレッド）は全員に情報を共有し続けるのに役立ちます。

会話の内容を確認するためにフォローアップしたいとき

特に初めて電話で連絡を取った場合など、会話の内容を記録しておくことは有用です。不意を突かれた相手は、そのトピックについて議論する心の準備ができていなかったかもしれません。長い会話の後にメールで要約を送ることは、認識のズレがないか確認するのに役立ちます。

電子的な記録を残したいとき

法的、あるいはその他の理由で、情報を書面に残しておく必要がある場合があります。これにより履歴が残り、疑問が生じた際に対話の記録として機能します。

逆に、ニュースになったり、法廷で出されたり、上司の受信トレイに入ったりして困るような内容であれば、そもそも送るのが適切かどうかをよく考えてください。

常に正しい選択を

これらの情報を活用すれば、状況に合わせて最適なコミュニケーション方法を自信を持って選ぶことができるようになります。以下の4つの指針を忘れないでください。

• コミュニケーションは人間関係がすべてです。つながりを「構築」しているのか「維持」しているのかを意識しましょう。
• 内容を理解しましょう。簡潔なものですか、それとも複雑なものですか？
• メールをさまざまなトーンで音読し、誤解を招かないか確認しましょう。
• 新聞の第一面に載って困るようなことは、書面に残さないようにしましょう。

新しい同僚に電話をかける準備はできているけれど、仲良くなるための新しいアイデアが欲しいという方は、57のキラー・カンバセーション・スターター（会話のきっかけ）を読んでみてください。素晴らしく思い出に残る会話への道が開けるはずです。