Você deve ligar ou enviar um e-mail? (O que fazer em TODAS as situações!)

Saber quando enviar um e-mail ou pegar o telefone é um desafio. Aprenda a decidir com 9 cenários para ajudar você a alcançar o resultado desejado.

Você já se propôs a escrever um e-mail simples apenas para vê-lo se transformar em uma redação de 10 parágrafos? Opa… deveria ter apenas pegado o telefone e ligado.

Todos nós já passamos por isso. Mas qual é o melhor — uma ligação ou um e-mail? A resposta? Depende.

Se você quiser aprender quando enviar um e-mail e quando fazer uma ligação telefônica, continue lendo para obter dicas e estratégias para CADA situação!

Vantagens e desvantagens de ligar versus enviar e-mail

Alguns pensam que a comunicação por e-mail é tão eficaz quanto a comunicação por voz, mas você pode se surpreender ao saber o que a pesquisa mostra o contrário.

Em 2021, os pesquisadores Amit Kumar e Nicholas Epley descobriram que interações baseadas em voz, como falar ao telefone, chat de voz e vídeo, criaram laços sociais mais fortes do que interações baseadas em texto por e-mail e mensagens de texto. Eles também observaram que as expectativas das pessoas subestimavam consistentemente o benefício da conexão proveniente de interações baseadas em voz mais íntimas.

Em outras palavras, ao falar em vez de enviar e-mails ou mensagens de texto, há benefícios sociais e relacionais positivos que são bons para o nosso próprio bem-estar e para a pessoa com quem estamos falando.

Isso ocorre porque a comunicação verbal envolve muito mais do que apenas palavras. O tom de voz, o volume, a cadência e os padrões de fala dizem ao ouvinte sobre você, suas intenções e se ele deseja fazer negócios com você.

Ao considerar qual caminho seguir, aqui está uma visão geral dos prós e contras de enviar e-mails e ligar. Dependendo da circunstância e do ambiente — pessoal ou profissional — eles podem mudar, então você deve usar isso como um guia geral.

Prós da comunicação por e-mail
Ideal para compartilhar dados e fatos simples — quem, o quê, quando e onde
Útil para vários destinatários da mesma mensagem
Capacidade de elaborar a mensagem cuidadosamente
Ótimo para fins de manutenção de registros
Eficiente para quem trabalha em horários diferentes ou em fusos horários diferentes
Pode ser redigido e agendado para uma data posterior
Eficiente para mensagens simples

Contras da comunicação por e-mail
Pode não ser entregue ou se perder na caixa de entrada
O tom de voz pode ser facilmente interpretado de forma errada
Conceitos complexos podem resultar em múltiplas conversas de ida e volta

Prós das chamadas telefônicas
Construir relacionamentos e desenvolver conexões pessoais
Resposta rápida a perguntas
Pode alternar eficientemente entre perguntas ou esclarecer materiais complexos
Menos probabilidade de ser interpretado de forma errada

Contras das chamadas telefônicas
Pode pegar o destinatário desprevenido
Requer um ambiente silencioso
Exige que você conheça seu material em vez de usar algo roteirizado
Pode cair na caixa postal (e ser apagado ou ignorado!)
Pode levar mais tempo para entrar em contato com a pessoa (desencontros telefônicos!)

Agora que você conhece os prós e contras, aqui estão perguntas para ajudá-lo a decidir o que é melhor para a sua situação.

9 Cenários em que uma Chamada Telefônica é Provavelmente a Melhor Opção

Após um conflito

Embora possa parecer mais fácil evitar falar com a pessoa enviando um e-mail, uma conversa pode ajudar muito a curar sentimentos feridos e consertar o relacionamento.

Por quê? Porque suas palavras e tom expressam sua intenção e emoção para a outra pessoa, deixando menos espaço para mal-entendidos ou impressões erradas. As conversas também têm mais peso do que um e-mail porque exigem um certo nível de vulnerabilidade, o que constrói confiança.

Mesmo em uma situação altamente carregada, onde você não acredita que deve um pedido de desculpas à pessoa, simplesmente dizer: “Vamos encontrar uma maneira de resolver isso. Como podemos seguir em frente?” pode ajudá-lo a passar para a próxima interação com menos estresse e preocupação.

Quer melhorar seu jogo de resolução de conflitos? Torne-se um Jedi usando estas 9 dicas vencedoras de resolução de conflitos.

2. Se você precisar de uma resposta imediata

Digamos que você tenha um fornecedor que precisa de uma resposta até o final do dia para prosseguir com um componente crítico em sua cadeia de suprimentos. Você não tem autoridade para tomar a decisão, mas sabe que o tomador de decisão está viajando. Pegue o telefone e ligue para a pessoa. Mesmo que ela não atenda, você pode deixar uma mensagem indicando que o assunto é urgente.

Você também pode querer fazer um acompanhamento com um e-mail com “RESPOSTA URGENTE SOLICITADA” no assunto.

É claro que essa abordagem só funciona quando é genuinamente urgente ou sensível ao tempo.

3. Quando você estiver preocupado com alguém

Você tem um colega de trabalho normalmente alegre que parece retraído? Alguém assumiu uma tarefa desafiadora ou teve um familiar diagnosticado recentemente com uma doença grave? Tópicos sensíveis e pessoais geralmente são melhor abordados por telefone ou pessoalmente. Isso permite que você mostre empatia e estabeleça uma conexão, demonstrando um lado mais humano.

E embora seja quase sempre apropriado expressar cuidado e preocupação pelos colegas, receber um e-mail pessoal em um ambiente profissional pode não ser confortável para o destinatário. No entanto, oferecer apoio de qualquer maneira que puder com uma ligação telefônica ou mensagem de voz pode ter um impacto positivo e duradouro.

4. Quando você estiver se demitindo de um emprego

Você encontrou seu próximo passo na carreira e precisa dizer ao seu chefe atual que está saindo. Embora possa ser mais fácil enviar um e-mail cuidadosamente redigido, geralmente é melhor ligar para o seu chefe — ou melhor ainda, ir ao escritório dele — para dar a notícia de que está se demitindo.

Primeiro, você normalmente teve algum relacionamento com essa pessoa ao longo do tempo, então falar com ela reconhece a posição dela e sinaliza que ela é importante em sua jornada profissional.

Segundo, independentemente de como você se sente em relação à pessoa, é uma boa ideia sair com uma nota positiva e preservar o relacionamento. Você nunca sabe quando poderá precisar de uma referência, ou seu nome pode surgir em uma conversa, então você quer deixar uma marca positiva.

Finalmente, acompanhe sua conversa com uma carta formal de demissão para seu chefe ou para o departamento de recursos humanos, para que eles tenham o que precisam do lado deles.

5. Quando você estiver pedindo um favor

Você tem um problema de encanamento em casa e precisa pedir a um colega para cobrir uma teleconferência. Ou você precisa de uma apresentação para um representante de vendas em outra empresa. Então, você precisa pedir ajuda a um amigo ou colega. Você pode pensar que enviar um e-mail ou mensagem de texto seria bom, mas estudos mostram que a forma como você pede pode afetar substancialmente o resultado.

Você sabia que pedidos por áudio e vídeo foram 86% mais eficazes do que pedidos por e-mail? Sim! E os pesquisadores Vanessa Borhns e M. Mahdi Roghanizad também descobriram que pedidos pessoais foram 67% mais eficazes do que chamadas de áudio e vídeo.

Na próxima vez que precisar de uma carta de recomendação, talvez seja melhor fazer uma ligação para seu antigo chefe, rir de uma experiência compartilhada e depois fazer o pedido. Esperamos que essa conexão reacendida desperte uma memória positiva, tornando-os mais propensos a escrever uma carta de recomendação elogiosa em seu nome.

Resumo: se você tem um pedido, provavelmente é melhor ligar e, se for um pedido significativo, tente fazê-lo pessoalmente.

6. Se você estiver recusando uma oferta de emprego

Você passou por um longo processo de entrevista e tem uma oferta de emprego na mesa. Mas, após cuidadosa consideração, decidiu recusá-la. Descobrir se deve ligar ou enviar um e-mail pode ser complicado.

Como nos outros cenários, o princípio orientador é o relacionamento. Geralmente, se você se conectou com o gerente de contratação, é gentil fazer uma ligação pessoal.

Aqui está um exemplo de roteiro para manter sua boa reputação:

Olá, [nome do gerente de contratação].

[Insira uma cortesia]

Eu gostaria de dar um retorno sobre sua oferta para o cargo de [nome do cargo]. Agradeço a oportunidade que você ofereceu.

Foi uma decisão difícil, mas concluí que é melhor para mim [seguir em outra direção / permanecer no meu cargo atual] e [insira um breve motivo].

Espero que possamos manter contato através do [LinkedIn / organização profissional].

Obrigado novamente pelo seu tempo.

Se você não conseguir entrar em contato por telefone ou sentir que um e-mail seria mais apropriado, é inteiramente aceitável responder por e-mail. Sinta-se à vontade para modificar um de nossos modelos para sua situação específica: (LINK PARA O OUTRO ARTIGO)

7. Se você demorou muito para responder

É compreensível que algumas mensagens de e-mail sejam perdidas ou não lidas. Afinal, a Harvard Business Review descobriu que o profissional médio recebe mais de 100 e-mails diariamente, com outras 200 mensagens na caixa de entrada aguardando uma ação ou resposta.

Se um desses e-mails não abertos for importante ou de alguém a quem você precisa responder, como seu chefe, pegar o telefone é provavelmente a melhor maneira de lidar com a situação. Simplesmente admitir seu descuido é honesto e gera identificação. Além disso, ao fazer a ligação telefônica, você evita aumentar a sobrecarga de e-mails deles, e sua resposta não fica mofando na caixa de entrada.

Se a luta com uma caixa de entrada transbordando for muito familiar, leia 7 Dicas para Evitar a Sobrecarga de Informações e Gerenciar E-mails para encontrar algum alívio para esse problema comum.

8. Quando há más notícias

Às vezes, você tem que dizer a um funcionário que um prazo foi antecipado, o orçamento foi cortado ou que o cargo dele foi eliminado. Ninguém gosta de ser o mensageiro nessas situações difíceis. Mas se você for o portador de más notícias, é essencial falar com o indivíduo em vez de enviar um e-mail.

Por mais difícil que seja, uma conversa ajuda a eliminar qualquer mal-entendido ou interpretação errada. Também oferece a oportunidade de ser empático e compreensivo. Certifique-se de reservar tempo suficiente para responder a perguntas ou esclarecer detalhes para evitar piorar uma situação ruim.

9. Quando há boas notícias

Você alcançou um marco importante no trabalho? Um colega está sendo promovido? O cliente ficou satisfeito com a apresentação da sua equipe? Essas situações merecem uma ligação telefônica pessoal para os envolvidos. Fale com as pessoas envolvidas e comemore a vitória, não importa quão grande ou pequena seja.

O reconhecimento genuíno contribui muito para que os funcionários se sintam bem com seu trabalho árduo e constrói laços entre colegas. Além disso, celebrar pequenos sucessos inspira as pessoas a tentar e alcançar objetivos maiores.

Sinta-se à vontade para enviar uma nota de acompanhamento de parabéns para a pasta de “sentir-se bem” deles.

10. Quando a informação é complexa

Comunicações mais complexas, como aquelas que exigem contexto adicional ou que provavelmente resultarão em perguntas, podem ser feitas de forma mais eficaz conversando. A capacidade de explicar o histórico e discutir vários elementos torna tudo mais fácil para ambas as partes e muitas vezes é realizada mais rapidamente do que em uma longa sequência de e-mails.

E lembre-se de que, se houver perguntas que você não sabe responder, isso oferece uma excelente oportunidade para fazer um acompanhamento por e-mail com a resposta e um resumo da conversa.

Lembre-se de que você nem sempre precisa iniciar ou terminar uma conversa usando o mesmo método. Às vezes, faz sentido começar com um e-mail para agendar uma ligação telefônica, particularmente quando não há um relacionamento existente e você sente que pode ser mais benéfico do que um contato a frio.

11. Quando a mensagem pode ser mal interpretada

Muitas vezes, as palavras escritas, sem o benefício do tom e da inflexão, não transmitem o que se pretendia. Essa situação pode levar a sentimentos feridos, ressentimento e até mesmo à perda do relacionamento.

Uma pesquisa da Universidade de Nova York e da Universidade de Chicago descobriu que os leitores ficam presos em sua própria perspectiva, entendendo a intenção de um escritor apenas 56% das vezes! O que mais está sendo mal compreendido em quase metade da nossa comunicação escrita?

Leia os e-mails em voz alta algumas vezes em tons diferentes. O conteúdo soa sarcástico, irritado ou ofensivo? Se houver o menor indício desses tons, considere reescrever ou apenas pegar o telefone para ligar para o destinatário pretendido.

12. Quando você está tentando estabelecer um relacionamento

Suponha que você trabalhe com vendas ou seja novo em uma empresa ou cargo e queira desenvolver novos relacionamentos. A maneira mais eficaz de fazer isso é provavelmente pegar o telefone. Isso permite que sua personalidade e tom de voz brilhem e ajuda a estabelecer confiança. Um toque pessoal também mostra o quão importante e valorizado um indivíduo é — e quem não gosta disso?

E se você não gosta de fazer chamadas telefônicas?

Você não está sozinho se tiver ansiedade ao telefone. Temos ótimas dicas para a Ansiedade em Chamadas Telefônicas.

Leia: 10 passos para vencer sua ansiedade ao telefone através do tom de voz, volume, cadência e padrões de fala. Você pode se tornar um ninja do telefone em pouco tempo!

5 cenários em que um e-mail é provavelmente a melhor opção

Quando a pessoa prefere e-mail

Quando seu relacionamento está bem estabelecido e há um senso de confiança, vocês se conhecem melhor, o que torna mais fácil entender o tom, a intenção e o significado por trás da palavra escrita.

Se você está tentando desenvolver um relacionamento com alguém e essa pessoa pediu para você enviar um e-mail, comece por aí e construa o relacionamento por e-mail até que ela esteja pronta para falar ao telefone. Você não conquistará ninguém desconsiderando os desejos dela desde o início.

Quando a mensagem é simples

Conversas simples, como compartilhar dados ou detalhes sobre quem, o quê, quando e onde, muitas vezes podem ser feitas por e-mail e facilmente encaminhadas ou compartilhadas novamente com qualquer pessoa que precise da informação.

Mas se você teve duas trocas de e-mail e o problema ainda não está claro ou resolvido, pode ser melhor pegar o telefone ou conversar pessoalmente. Você precisará usar seu melhor julgamento e o contexto para decidir.

Quando você precisa atualizar várias pessoas ao mesmo tempo.

Se você estiver atualizando um grupo de pessoas e não puder realizar uma reunião, um e-mail e as sequências de e-mail subsequentes podem ajudar a manter todos informados.

Quando você quer dar seguimento a uma conversa confirmando detalhes

Pode ser útil documentar uma conversa, particularmente quando você entra em contato com alguém pela primeira vez por telefone. Se você pegar a pessoa desprevenida, ela pode não estar mentalmente preparada para discutir o assunto. Acompanhar conversas longas com um resumo por e-mail pode ser útil para garantir que vocês estejam na mesma página.

Quando você quer um rastro digital documentado

Às vezes, há um motivo — legal ou outro — para colocar as informações por escrito. Isso fornece um histórico para que, quando surgirem dúvidas, haja documentação da interação.

Por outro lado, se não for algo que você queira ver no noticiário, no tribunal ou na caixa de entrada do seu chefe, considere se é apropriado enviar.

Faça a Escolha Certa, Sempre

Com essas informações, você pode se sentir confiante ao escolher o melhor método de comunicação para você e sua situação. Lembre-se destes quatro conceitos orientadores:

• A comunicação trata de relacionamentos. Saiba se você está construindo ou mantendo uma conexão.
• Entenda seu conteúdo. É curto e direto ou mais complexo?
• Leia seu e-mail em voz alta em vários tons para garantir que ele não seja facilmente mal compreendido.
• Se você não gostaria que estivesse na primeira página do jornal, não coloque por escrito.

Se você estiver pronto para pegar o telefone e ligar para um novo colega, mas quiser algumas ideias novas de como conhecê-lo, leia nossos 57 Iniciadores de Conversa Matadores que o colocarão no caminho para conversas incríveis e memoráveis.