Zu wissen, wann man eine E-Mail sendet oder zum Telefon greift, ist eine Herausforderung. Erfahren Sie anhand von 9 Szenarien, wie Sie sich entscheiden können, um Ihr gewünschtes Ergebnis zu erzielen.
Haben Sie sich jemals vorgenommen, nur eine einfache E-Mail zu schreiben, nur damit daraus ein Aufsatz mit 10 Absätzen wird? Hoppla… man hätte wohl einfach zum Hörer greifen und anrufen sollen.
Wir alle kennen das. Aber was ist besser – ein Anruf oder eine E-Mail? Die Antwort? Es kommt darauf an.
Wenn Sie erfahren möchten, wann Sie eine E-Mail schreiben und wann Sie zum Telefon greifen sollten, lesen Sie weiter für Tipps und Strategien für JEDE Situation!
Manche denken, E-Mail-Kommunikation sei genauso effektiv wie Sprachkommunikation, aber Sie werden überrascht sein zu erfahren, was die Forschung stattdessen zeigt.
Im Jahr 2021 fanden die Forscher Amit Kumar und Nicholas Epley heraus, dass sprachbasierte Interaktionen wie Telefonieren, Sprach- und Video-Chats stärkere soziale Bindungen schufen als textbasierte Interaktionen über E-Mail und SMS. Sie stellten auch fest, dass die Erwartungen der Menschen den Nutzen der Verbindung durch intimere sprachbasierte Interaktionen konsequent unterschätzten.
Mit anderen Worten: Wenn wir sprechen, anstatt zu mailen oder zu simsen, ergeben sich positive soziale und relationale Vorteile, die gut für unser eigenes Wohlbefinden und das der Person sind, mit der wir sprechen.
Das liegt daran, dass in die verbale Kommunikation so viel mehr einfließt als nur Worte. Tonfall, Lautstärke, Rhythmus und Sprachmuster verraten dem Zuhörer etwas über Sie, Ihre Absichten und darüber, ob er mit Ihnen Geschäfte machen möchte.
Wenn Sie abwägen, welchen Weg Sie einschlagen sollen, finden Sie hier einen Überblick über die Vor- und Nachteile von E-Mails und Anrufen. Je nach Umstand und Umfeld – privat oder beruflich – können sich diese ändern, daher sollten Sie dies als allgemeinen Leitfaden verwenden.
| Vorteile der E-Mail-Kommunikation |
|---|
| Ideal für den Austausch einfacher Daten und Fakten – wer, was, wann und wo |
| Hilfreich für mehrere Empfänger derselben Nachricht |
| Möglichkeit, die Nachricht sorgfältig zu formulieren |
| Hervorragend geeignet für Dokumentationszwecke |
| Effizient für Personen mit unterschiedlichen Arbeitszeiten oder in verschiedenen Zeitzonen |
| Kann entworfen und für einen späteren Zeitpunkt geplant werden |
| Effizient für einfache Nachrichten |
| Nachteile der E-Mail-Kommunikation |
|---|
| Kann unzustellbar sein oder im Posteingang verloren gehen |
| Der Tonfall kann leicht missverstanden werden |
| Komplexe Konzepte können zu langwierigen Hin-und-Her-Konversationen führen |
| Vorteile von Telefonaten |
|---|
| Aufbau von Beziehungen und Entwicklung persönlicher Verbindungen |
| Schnelle Antwort auf Fragen |
| Effizientes Klären von Fragen oder komplexen Inhalten im Dialog |
| Geringeres Risiko für Missverständnisse |
| Nachteile von Telefonaten |
|---|
| Kann den Empfänger unvorbereitet treffen |
| Erfordert eine ruhige Umgebung |
| Erfordert Fachwissen, anstatt ein Skript verwenden zu können |
| Könnte auf der Mailbox landen (und gelöscht oder ignoriert werden!) |
| Es kann länger dauern, die Person zu erreichen (Telefon-Tag!) |
Nun, da Sie die Vor- und Nachteile kennen, finden Sie hier Fragen, die Ihnen bei der Entscheidung helfen, was für Ihre Situation am besten ist.
Auch wenn es einfacher erscheinen mag, der Person aus dem Weg zu gehen, indem man eine E-Mail schickt, kann ein Gespräch viel dazu beitragen, verletzte Gefühle zu heilen und die Beziehung zu kitten.
Warum? Weil Ihre Worte und Ihr Tonfall dem Gegenüber Ihre Absicht und Emotion vermitteln, was weniger Raum für Missverständnisse oder einen falschen Eindruck lässt. Gespräche haben auch mehr Gewicht als eine E-Mail, da sie ein gewisses Maß an Verletzlichkeit erfordern, was Vertrauen aufbaut.
Selbst in einer hochemotionalen Situation, in der Sie nicht glauben, der Person eine Entschuldigung schuldig zu sein, kann ein einfaches „Lassen Sie uns einen Weg finden, das durchzuarbeiten. Wie können wir weitermachen?“ Ihnen helfen, mit weniger Stress und Sorge zur nächsten Interaktion überzugehen.
Wollen Sie Ihre Fähigkeiten zur Konfliktlösung verbessern? Werden Sie zum Jedi mit diesen 9 gewinnbringenden Tipps zur Konfliktlösung.
Nehmen wir an, Sie haben einen Lieferanten, der bis zum Ende des Tages eine Antwort benötigt, um mit einer kritischen Komponente in Ihrer Lieferkette fortzufahren. Sie haben nicht die Entscheidungsbefugnis, wissen aber, dass der Entscheidungsträger auf Reisen ist. Greifen Sie zum Telefon und rufen Sie die Person an. Selbst wenn sie nicht abhebt, können Sie eine Nachricht hinterlassen, dass die Angelegenheit zeitkritisch ist.
Vielleicht möchten Sie auch eine E-Mail mit dem Betreff „DRINGENDE ANTWORT ERBETEN“ nachfassen.
Natürlich funktioniert dieser Ansatz nur, wenn es wirklich dringend oder zeitkritisch ist.
Haben Sie einen normalerweise fröhlichen Kollegen, der sich zurückgezogen hat? Hat jemand eine schwierige Aufgabe übernommen oder wurde bei einem Familienmitglied vor kurzem eine schwere Krankheit diagnostiziert? Sensible und persönliche Themen werden in der Regel besser telefonisch oder persönlich besprochen. So können Sie Empathie zeigen, eine Verbindung herstellen und eine menschlichere Seite zeigen.
Und obwohl es fast immer angemessen ist, Kollegen gegenüber Fürsorge und Besorgnis auszudrücken, kann sich der Erhalt einer persönlichen E-Mail in einem professionellen Umfeld für den Empfänger unangenehm anfühlen. Die angebotene Unterstützung durch einen Anruf oder eine Nachricht auf der Mailbox kann jedoch eine positive und dauerhafte Wirkung haben.
Sie haben Ihren nächsten Karriereschritt gefunden und müssen Ihrem derzeitigen Chef mitteilen, dass Sie gehen. Auch wenn es einfacher sein mag, eine sorgfältig formulierte E-Mail zu senden, ist es im Allgemeinen besser, Ihren Chef anzurufen – oder noch besser, in sein Büro zu gehen –, um die Nachricht von Ihrer Kündigung zu überbringen.
Erstens hatten Sie in der Regel über einen längeren Zeitraum eine Beziehung zu dieser Person. Ein Gespräch erkennt ihre Position an und signalisiert, dass sie auf Ihrem Karriereweg wichtig war.
Zweitens ist es eine gute Idee, unabhängig davon, wie Sie über die Person denken, im Guten zu gehen und die Beziehung zu wahren. Man weiß nie, wann man eine Referenz benötigt oder wann der eigene Name in einem Gespräch fällt, daher möchte man einen positiven Eindruck hinterlassen.
Lassen Sie Ihrem Gespräch schließlich ein formelles Kündigungsschreiben an Ihren Chef oder die Personalabteilung folgen, damit diese alles Nötige vorliegen haben.
Sie haben ein Sanitärproblem zu Hause und müssen einen Kollegen bitten, eine Telefonkonferenz zu übernehmen. Oder Sie benötigen eine Vorstellung bei einem Vertriebsmitarbeiter eines anderen Unternehmens. Sie müssen also einen Freund oder Kollegen um Hilfe bitten. Sie denken vielleicht, dass eine E-Mail oder SMS in Ordnung wäre, aber Studien zeigen, dass die Art und Weise, wie Sie fragen, das Ergebnis erheblich beeinflussen kann.
Wussten Sie, dass Audio- und Videoanfragen um 86 % effektiver waren als E-Mail-Anfragen? Ja! Und die Forscher Vanessa Borhns und M. Mahdi Roghanizad fanden auch heraus, dass persönliche Anfragen um 67 % effektiver waren als Audio- und Videoanrufe.
Wenn Sie das nächste Mal ein Empfehlungsschreiben benötigen, ist es vielleicht besser, Ihren ehemaligen Chef anzurufen, über eine gemeinsame Erfahrung zu lachen und dann die Bitte vorzubringen. Hoffentlich weckt diese neu entfachte Verbindung eine positive Erinnerung, was die Wahrscheinlichkeit erhöht, dass er ein glänzendes Empfehlungsschreiben für Sie verfasst.
Fazit: Wenn Sie eine Bitte haben, ist es wahrscheinlich besser anzurufen, und wenn es sich um ein großes Anliegen handelt, versuchen Sie es persönlich zu tun.
Sie haben einen langwierigen Interviewprozess hinter sich und ein Jobangebot liegt auf dem Tisch. Aber nach reiflicher Überlegung haben Sie sich entschieden, es abzulehnen. Die Entscheidung, ob Sie anrufen oder eine E-Mail schreiben sollen, kann knifflig sein.
Wie in den anderen Szenarien ist das Beziehungsgefüge das leitende Prinzip. Wenn Sie einen guten Draht zum Personalverantwortlichen aufgebaut haben, ist es nett, einen persönlichen Anruf zu tätigen.
Hier ist ein Beispielskript, um einen guten Eindruck zu hinterlassen:
Hallo, [Name des Personalverantwortlichen].
[Höflichkeitsfloskel einfügen]
Ich wollte mich bezüglich Ihres Angebots für die Stelle als [Positionsbezeichnung] melden. Ich schätze die Gelegenheit, die Sie mir geboten haben, sehr.
Es war eine schwierige Entscheidung, aber ich bin zu dem Schluss gekommen, dass es für mich am besten ist, [mich in eine andere Richtung zu orientieren / in meiner jetzigen Position zu bleiben] und [kurzen Grund einfügen].
Ich hoffe, dass wir über [LinkedIn / Berufsverband] in Kontakt bleiben können.
Nochmals vielen Dank für Ihre Zeit.
Wenn Sie niemanden telefonisch erreichen können oder das Gefühl haben, dass eine E-Mail angemessener wäre, ist eine Antwort per E-Mail völlig akzeptabel. Sie können gerne eine unserer Vorlagen für Ihre spezifische Situation anpassen: (HYPERLINK ZUM ANDEREN ARTIKEL)
Verständlicherweise werden manche E-Mails übersehen oder bleiben ungelesen. Schließlich fand der Harvard Business Review heraus, dass der durchschnittliche Geschäftsmann täglich über 100 E-Mails erhält, während weitere 200 Nachrichten im Posteingang auf eine Aktion oder Antwort warten.
Wenn eine dieser ungeöffneten E-Mails wichtig ist oder von jemandem stammt, dem Sie antworten müssen (wie Ihrem Chef), ist der Griff zum Telefon wahrscheinlich der beste Weg, um die Situation zu klären. Einfach zu seinem Versäumnis zu stehen, ist ehrlich und sympathisch. Außerdem vermeiden Sie durch den Anruf, die E-Mail-Flut des anderen weiter zu vergrößern, in der Ihre Antwort sonst nur wieder untergehen würde.
Wenn Ihnen der Kampf mit einem überquellenden Posteingang allzu bekannt vorkommt, lesen Sie 7 Tipps, um Informationsüberflutung zu vermeiden und E-Mails zu verwalten, um Erleichterung bei diesem weit verbreiteten Problem zu finden.
Manchmal müssen Sie einem Mitarbeiter mitteilen, dass eine Frist vorgezogen wurde, das Budget gekürzt wurde oder seine Stelle gestrichen wurde. Niemand ist in diesen schwierigen Situationen gerne der Überbringer der Nachricht. Aber wenn Sie die schlechte Nachricht überbringen müssen, ist es unerlässlich, mit der Person zu sprechen, anstatt eine E-Mail zu senden.
So schwer es auch sein mag, ein Gespräch hilft, Missverständnisse oder Fehlinterpretationen auszuschließen. Es gibt Ihnen auch die Möglichkeit, empathisch und verständnisvoll zu sein. Planen Sie genügend Zeit ein, um Fragen zu beantworten oder Details zu klären, um zu verhindern, dass eine schlechte Situation noch schlimmer wird.
Haben Sie einen wichtigen Meilenstein bei der Arbeit erreicht? Wird ein Kollege befördert? War der Kunde mit der Präsentation Ihres Teams zufrieden? Diese Situationen verdienen einen persönlichen Anruf bei den Beteiligten. Sprechen Sie mit den beteiligten Personen und feiern Sie den Sieg, egal wie groß oder klein er ist.
Echte Anerkennung trägt viel dazu bei, dass sich Mitarbeiter für ihre harte Arbeit geschätzt fühlen, und stärkt die Bindung zwischen Kollegen. Darüber hinaus inspiriert das Feiern kleiner Erfolge die Menschen dazu, größere Ziele anzustreben und zu erreichen.
Schicken Sie gerne eine anschließende Glückwunsch-Notiz für deren „Wohlfühl-Ordner“.
Komplexere Mitteilungen, die zusätzlichen Kontext erfordern oder wahrscheinlich zu Fragen führen, lassen sich oft effektiver im Gespräch erledigen. Die Möglichkeit, den Hintergrund zu erläutern und verschiedene Elemente zu diskutieren, macht es für beide Seiten einfacher und ist oft schneller erledigt als in einem langwierigen E-Mail-Thread.
Und denken Sie daran: Wenn es Fragen gibt, die Sie nicht sofort beantworten können, bietet dies eine hervorragende Gelegenheit, per E-Mail mit der Antwort und einer Zusammenfassung des Gesprächs nachzufassen.
Denken Sie daran, dass Sie ein Gespräch nicht immer mit derselben Methode beginnen oder beenden müssen. Manchmal ist es sinnvoll, mit einer E-Mail zu beginnen, um ein Telefonat zu vereinbaren, insbesondere wenn noch keine Beziehung besteht und Sie das Gefühl haben, dass dies vorteilhafter sein könnte als ein Kaltanruf.
Zu oft kommen geschriebene Worte ohne den Vorteil von Tonfall und Betonung nicht so rüber, wie sie beabsichtigt waren. Diese Situation kann zu verletzten Gefühlen, Ressentiments und sogar zum Verlust der Beziehung führen.
Untersuchungen der New York University und der University of Chicago haben ergeben, dass Leser in ihrer eigenen Perspektive stecken bleiben und die Absicht eines Schreibers nur in 56 % der Fälle richtig verstehen! Was wird wohl in fast der Hälfte unserer schriftlichen Kommunikation sonst noch missverstanden?
Lesen Sie E-Mails ein paar Mal laut in verschiedenen Tonfällen vor. Klingt der Inhalt sarkastisch, wütend oder beleidigend? Wenn es auch nur den geringsten Hinweis auf solche Untertöne gibt, sollten Sie den Text umschreiben oder einfach zum Telefon greifen, um den Empfänger anzurufen.
Angenommen, Sie sind im Vertrieb oder neu in einem Unternehmen oder einer Position und möchten neue Beziehungen aufbauen. Der effektivste Weg, dies zu tun, ist wahrscheinlich der Griff zum Telefon. Dies ermöglicht es Ihrer Persönlichkeit und Ihrem Tonfall, durchzuscheinen, und hilft, Vertrauen aufzubauen. Eine persönliche Note zeigt auch, wie wichtig und geschätzt eine Person ist – und wer mag das nicht?
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Sie sind nicht allein, wenn Sie Telefonangst haben. Wir haben einige großartige Tipps gegen Telefonangst.
Lesen Sie: 10 Schritte zur Überwindung Ihrer Telefonangst durch Tonfall, Lautstärke, Rhythmus und Sprachmuster. Sie können in kürzester Zeit zum Telefon-Profi werden!
Wenn Ihre Beziehung gefestigt ist und Vertrauen besteht, kennen Sie sich gegenseitig besser, was es einfacher macht, den Tonfall, die Absicht und die Bedeutung hinter dem geschriebenen Wort zu verstehen.
Wenn Sie versuchen, eine Beziehung zu jemandem aufzubauen, und dieser Sie gebeten hat, ihm eine E-Mail zu schicken, dann fangen Sie dort an und bauen Sie die Beziehung per E-Mail auf, bis die Person bereit ist, am Telefon zu sprechen. Sie werden niemanden für sich gewinnen, indem Sie dessen Wünsche von Anfang an missachten.
Einfache Gespräche, wie der Austausch von Daten oder Details über das Wer, Was, Wann und Wo, können oft per E-Mail erledigt und problemlos an jeden weitergeleitet oder geteilt werden, der die Informationen benötigt.
Aber wenn Sie bereits zwei E-Mails ausgetauscht haben und das Problem immer noch unklar oder ungelöst ist, könnte es besser sein, zum Telefon zu greifen oder persönlich zu sprechen. Sie müssen Ihr bestes Urteilsvermögen und den Kontext nutzen, um zu entscheiden.
Wenn Sie eine Gruppe von Personen auf den neuesten Stand bringen und kein Meeting abhalten können, können eine E-Mail und anschließende E-Mail-Threads dazu beitragen, alle auf dem Laufenden zu halten.
Es kann hilfreich sein, ein Gespräch zu dokumentieren, insbesondere wenn Sie jemanden zum ersten Mal telefonisch kontaktieren. Wenn Sie jemanden unvorbereitet treffen, war er vielleicht mental nicht darauf eingestellt, das Thema zu besprechen. Das Nachfassen längerer Gespräche mit einer E-Mail-Zusammenfassung kann hilfreich sein, um sicherzustellen, dass Sie auf derselben Wellenlänge sind.
Manchmal gibt es Gründe – rechtliche oder andere –, Informationen schriftlich festzuhalten. Dies bietet eine Historie, sodass bei Fragen eine Dokumentation der Interaktion vorliegt.
Umgekehrt gilt: Wenn es nichts ist, was Sie in den Nachrichten, vor Gericht oder im Posteingang Ihres Chefs sehen möchten, sollten Sie sich überlegen, ob es überhaupt angemessen ist, es zu versenden.
Mit diesen Informationen können Sie sich sicher fühlen, die beste Kommunikationsmethode für sich und Ihre Situation zu wählen. Denken Sie an diese vier Leitgedanken:
Wenn Sie bereit sind, zum Telefon zu greifen, um einen neuen Kollegen anzurufen, aber noch Ideen brauchen, wie Sie ihn am besten kennenlernen, lesen Sie unsere 57 genialen Gesprächsstarter, die Ihnen den Weg zu erstaunlichen und unvergesslichen Gesprächen ebnen werden.
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