¿Deberías llamar o enviar un correo electrónico? (¡Qué hacer en CADA situación!)

Saber cuándo enviar un correo electrónico o levantar el teléfono es un desafío. Aprende a decidir con 9 escenarios que te ayudarán a lograr el resultado deseado.

¿Alguna vez te has propuesto escribir un correo electrónico sencillo solo para que se convierta en un ensayo de 10 párrafos? Vaya… deberías haber descolgado el teléfono y llamado.

A todos nos ha pasado. Pero, ¿cuál es mejor: una llamada o un correo electrónico? ¿La respuesta? Depende.

Si quieres aprender cuándo enviar un correo electrónico y cuándo hacer una llamada telefónica, ¡sigue leyendo para conocer consejos y estrategias para CADA situación!

Ventajas y desventajas de llamar frente a enviar un correo electrónico

Algunos piensan que la comunicación por correo electrónico es tan eficaz como la comunicación por voz, pero te sorprenderá saber lo que las investigaciones demuestran lo contrario.

En 2021, los investigadores Amit Kumar y Nicholas Epley descubrieron que las interacciones basadas en la voz, como hablar por teléfono, el chat de voz y de vídeo, creaban vínculos sociales más fuertes que las interacciones basadas en texto a través del correo electrónico y los mensajes de texto. También observaron que las expectativas de la gente infravaloraban sistemáticamente el beneficio de la conexión de las interacciones basadas en la voz, más íntimas.

En otras palabras, al hablar en lugar de enviar correos electrónicos o mensajes de texto, se producen beneficios sociales y relacionales positivos que son buenos para nuestro propio bienestar y para el de la persona con la que hablamos.

Esto se debe a que en la comunicación verbal intervienen muchos más elementos que las simples palabras. El tono de voz, el volumen, la cadencia y los patrones de habla le dicen al oyente quién eres, cuáles son tus intenciones y si quiere hacer negocios contigo.

Al considerar qué camino tomar, aquí tienes un resumen de los pros y los contras de enviar correos electrónicos y llamar. Dependiendo de la circunstancia y el entorno —personal o profesional—, estos pueden cambiar, por lo que te recomendamos usar esto como una guía general.

Ventajas de la comunicación por correo electrónico
Ideal para compartir datos y hechos sencillos: quién, qué, cuándo y dónde
Útil para múltiples destinatarios del mismo mensaje
Capacidad para redactar el mensaje cuidadosamente
Excelente para fines de mantenimiento de registros
Eficiente para quienes trabajan con horarios diferentes o en distintas zonas horarias
Se puede redactar y programar para una fecha posterior
Eficiente para mensajes sencillos

Desventajas de la comunicación por correo electrónico
Puede no entregarse o perderse en la bandeja de entrada
El tono de voz puede malinterpretarse fácilmente
Los conceptos complejos pueden dar lugar a múltiples conversaciones de ida y vuelta

Ventajas de las llamadas telefónicas
Construir relaciones y desarrollar conexiones personales
Respuesta rápida a las preguntas
Se puede ir y venir eficientemente sobre preguntas o aclarar materiales complejos
Menos probabilidades de ser malinterpretado

Desventajas de las llamadas telefónicas
Puede pillar al destinatario desprevenido
Requiere un entorno tranquilo
Requiere que conozcas tu material en lugar de usar algo guionizado
Podría ir al buzón de voz (¡y ser borrado o ignorado!)
Puede llevar más tiempo localizar a la persona (¡el juego del teléfono!)

Ahora que conoces los pros y los contras, aquí tienes algunas preguntas que te ayudarán a decidir qué es lo mejor para tu situación.

9 escenarios en los que una llamada telefónica es probablemente la mejor opción

Después de un conflicto

Aunque pueda parecer más fácil evitar hablar con la persona enviando un correo electrónico, una conversación puede ayudar mucho a curar los sentimientos heridos y a reparar la relación.

¿Por qué? Porque tus palabras y tu tono expresan tu intención y tu emoción a la otra persona, lo que deja menos margen para malentendidos o impresiones equivocadas. Las conversaciones también tienen más peso que un correo electrónico porque requieren un cierto nivel de vulnerabilidad que genera confianza.

Incluso en una situación muy tensa en la que no creas que debas pedir disculpas, el simple hecho de decir: “Busquemos una forma de solucionar esto. ¿Cómo podemos seguir adelante?”, puede ayudarte a pasar a la siguiente interacción con menos estrés y preocupación.

¿Quieres mejorar tu capacidad de resolución de conflictos? Conviértete en un Jedi con estos 9 consejos ganadores para la resolución de conflictos.

2. Si necesitas una respuesta inmediata

Supongamos que tienes un proveedor que necesita una respuesta antes de que acabe el día para seguir adelante con un componente crítico de tu cadena de suministro. No tienes autoridad para tomar la decisión, pero sabes que la persona que decide está de viaje. Coge el teléfono y llama a esa persona. Aunque no responda, puedes dejar un mensaje indicando que el asunto es urgente.

También puedes hacer un seguimiento con un correo electrónico con “SE SOLICITA RESPUESTA URGENTE” en el asunto.

Por supuesto, este enfoque solo funciona cuando es realmente urgente o el tiempo apremia.

3. Cuando te preocupa alguien

¿Tienes un compañero de trabajo habitualmente alegre que parece retraído? ¿Alguien ha aceptado un encargo difícil o a un familiar le han diagnosticado recientemente una enfermedad grave? Los temas delicados y personales suelen tratarse mejor por teléfono o en persona. Esto te permite mostrar empatía y establecer una conexión, demostrando un lado más humano.

Y aunque casi siempre es apropiado expresar cuidado y preocupación por los colegas, recibir un correo electrónico personal en un entorno profesional puede no resultar cómodo para el destinatario. Sin embargo, ofrecer apoyo de cualquier forma posible con una llamada telefónica o un mensaje de voz puede tener un impacto positivo y duradero.

4. Cuando renuncias a un trabajo

Has encontrado tu próximo paso profesional y tienes que decirle a tu jefe actual que te vas. Aunque sea más fácil enviar un correo electrónico cuidadosamente redactado, por lo general es mejor llamar a tu jefe —o mejor aún, ir a su oficina— para darle la noticia de que vas a dimitir.

En primer lugar, normalmente has tenido algún tipo de relación con esta persona a lo largo del tiempo, por lo que hablar con ella reconoce su posición y señala que es importante en tu trayectoria profesional.

En segundo lugar, independientemente de lo que sientas por esa persona, es una buena idea irse con una nota positiva y preservar la relación. Nunca se sabe cuándo podrías necesitar una referencia, o tu nombre podría surgir en una conversación, así que quieres dejar una huella positiva.

Por último, haz un seguimiento de tu conversación con una carta formal de renuncia a tu jefe o al departamento de recursos humanos para que tengan lo que necesitan por su parte.

5. Cuando pides un favor

Tienes un problema de fontanería en casa y tienes que pedirle a un compañero que te cubra en una conferencia telefónica. O necesitas que te presenten a un representante de ventas de otra empresa. Por lo tanto, necesitas pedir ayuda a un amigo o colega. Puedes pensar que enviar un correo electrónico o un mensaje de texto estaría bien, pero los estudios demuestran que la forma en que pides puede afectar sustancialmente al resultado.

¿Sabías que las peticiones por audio y vídeo eran un 86% más eficaces que las peticiones por correo electrónico? ¡Sí! Y los investigadores Vanessa Borhns y M. Mahdi Roghanizad también descubrieron que las peticiones en persona eran un 67% más eficaces que las llamadas de audio y vídeo.

La próxima vez que necesites una carta de recomendación, quizá sea mejor que llames por teléfono a tu antiguo jefe, te rías de una experiencia compartida y luego se lo pidas. Con suerte, esa conexión reavivada evocará un recuerdo positivo, haciendo que sea más probable que escriba una carta de recomendación elogiosa en tu nombre.

En resumen: si tienes una petición, probablemente sea mejor llamar, y si es una petición importante, intenta hacerlo en persona.

6. Si rechazas una oferta de trabajo

Has superado un largo proceso de entrevistas y tienes una oferta de trabajo sobre la mesa. Pero tras considerarlo detenidamente, has decidido rechazarla. Decidir si llamar o enviar un correo electrónico puede ser complicado.

Como en los otros escenarios, el principio rector es la relación. Por lo general, si conectas con el responsable de contratación, es agradable hacer una llamada personal.

Aquí tienes un guion de ejemplo para quedar bien:

Hola, [nombre del responsable de contratación].

[Insertar cortesía]

Quería hacer un seguimiento de su oferta para el puesto de [nombre del puesto]. Agradezco la oportunidad que me han ofrecido.

Ha sido una decisión difícil, pero he llegado a la conclusión de que lo mejor para mí es [tomar otra dirección / permanecer en mi puesto actual] y [insertar breve motivo].

Espero que podamos seguir en contacto a través de [LinkedIn / organización profesional].

Gracias de nuevo por su tiempo.

Si no puedes contactar mediante una llamada telefónica o crees que un correo electrónico sería más apropiado, es totalmente aceptable responder por correo electrónico. No dudes en modificar una de nuestras plantillas para tu situación específica: (HIPERVÍNCULO AL OTRO ARTÍCULO)

7. Si has tardado demasiado en responder

Es comprensible que algunos mensajes de correo electrónico se pasen por alto o no se lean. Al fin y al cabo, la Harvard Business Review descubrió que el profesional medio recibe más de 100 correos electrónicos al día, con otros 200 mensajes en la bandeja de entrada esperando una acción o respuesta.

Si uno de esos correos electrónicos sin abrir es importante o de alguien a quien debes responder, como tu jefe, coger el teléfono es probablemente la mejor manera de manejar la situación. Simplemente admitir tu descuido es honesto y cercano. Además, al hacer la llamada telefónica, evitas aumentar su sobrecarga de correo electrónico y que tu respuesta languidezca en su bandeja de entrada.

Si la lucha con una bandeja de entrada desbordada te resulta demasiado familiar, lee 7 consejos para evitar la sobrecarga de información y gestionar los correos electrónicos para encontrar algo de alivio a este problema común.

8. Cuando hay malas noticias

A veces, tienes que decirle a un empleado que se ha adelantado un plazo, que se ha recortado el presupuesto o que su puesto ha sido eliminado. A nadie le gusta ser el mensajero en estas situaciones difíciles. Pero si eres el portador de malas noticias, es esencial hablar con la persona en lugar de enviar un correo electrónico.

Por duro que sea, una conversación ayuda a eliminar cualquier malentendido o mala interpretación. También te da la oportunidad de ser empático y comprensivo. Asegúrate de dejar tiempo suficiente para responder preguntas o aclarar detalles para evitar que una mala situación empeore.

9. Cuando hay buenas noticias

¿Has logrado un hito importante en el trabajo? ¿Van a ascender a un compañero? ¿El cliente ha quedado satisfecho con la presentación de tu equipo? Estas situaciones merecen una llamada telefónica personal a los implicados. Habla con las personas involucradas y celebra la victoria, por grande o pequeña que sea.

El reconocimiento genuino contribuye en gran medida a que los empleados se sientan bien con su duro trabajo y crea vínculos entre los compañeros. Además, celebrar los pequeños éxitos inspira a la gente a intentar y alcanzar metas mayores.

No dudes en enviar una nota de seguimiento de felicitación para su archivo de “cosas positivas”.

10. Cuando la información es compleja

Las comunicaciones más complejas, como las que requieren un contexto adicional o que probablemente den lugar a preguntas, pueden realizarse de forma más eficaz hablando. La capacidad de explicar los antecedentes y discutir diversos elementos facilita las cosas a ambas partes y a menudo se logra más rápidamente que en un largo hilo de correos electrónicos.

Y recuerda que si hay preguntas que no sabes responder, ofrece una excelente oportunidad para hacer un seguimiento por correo electrónico con la respuesta y un resumen de la conversación.

Recuerda que no siempre es necesario empezar o terminar una conversación utilizando el mismo método. A veces, tiene sentido empezar con un correo electrónico para concertar una llamada telefónica, sobre todo cuando no existe una relación previa y crees que podría ser más beneficioso que una llamada en frío.

11. Cuando el mensaje puede malinterpretarse

Con demasiada frecuencia, las palabras escritas, sin el beneficio del tono y la inflexión, no se perciben de la forma en que se pretendía. Esta situación puede provocar sentimientos heridos, resentimiento e incluso la pérdida de la relación.

Una investigación de la Universidad de Nueva York y la Universidad de Chicago descubrió que los lectores se quedan estancados en su propia perspectiva, ¡entendiendo la intención de un escritor solo el 56% de las veces! ¿Qué más se está malinterpretando en casi la mitad de nuestra comunicación escrita?

Lee los correos electrónicos en voz alta varias veces con distintos tonos. ¿Suena el contenido sarcástico, enfadado u ofensivo? Si hay el más mínimo indicio de estos tonos, considera la posibilidad de reescribirlo o simplemente coge el teléfono para llamar al destinatario.

12. Cuando intentas establecer una relación

Supongamos que te dedicas a las ventas o que eres nuevo en una empresa o puesto y quieres desarrollar nuevas relaciones. La forma más eficaz de hacerlo es probablemente coger el teléfono. Esto permite que tu personalidad y tu tono de voz brillen y ayuda a establecer confianza. Un toque personal también demuestra lo importante y valorada que es una persona, ¿y a quién no le gusta eso?

¿Qué pasa si no te gusta hacer llamadas telefónicas?

No estás solo si tienes ansiedad al teléfono. Tenemos algunos consejos excelentes para la ansiedad por las llamadas telefónicas.

Lee: 10 pasos para vencer tu ansiedad al teléfono a través del tono de voz, el volumen, la cadencia y los patrones de habla. ¡Puedes convertirte en un ninja del teléfono en poco tiempo!

5 escenarios en los que un correo electrónico es probablemente la mejor opción

Cuando la persona prefiere el correo electrónico

Cuando tu relación está bien establecida y hay una sensación de confianza, os conocéis mejor, lo que facilita la comprensión del tono, la intención y el significado de la palabra escrita.

Si estás intentando entablar una relación con alguien y te ha pedido que le envíes un correo electrónico, empieza por ahí y construye la relación a través del correo electrónico hasta que esté listo para hablar por teléfono. No te ganarás a nadie ignorando sus deseos desde el principio.

Cuando el mensaje es sencillo

Las conversaciones sencillas, como compartir datos o detalles sobre quién, qué, cuándo y dónde, a menudo pueden hacerse por correo electrónico y reenviarse o compartirse fácilmente con cualquier persona que necesite la información.

Pero si has tenido dos intercambios de correos electrónicos y el asunto sigue sin estar claro o sin resolverse, podría ser mejor coger el teléfono o hablar en persona. Tendrás que usar tu mejor criterio y el contexto para decidir.

Cuando necesitas informar a varias personas a la vez.

Si estás informando a un grupo de personas y no puedes celebrar una reunión, un correo electrónico y los hilos de correo electrónico posteriores pueden ayudar a mantener a todo el mundo al tanto.

Cuando quieres hacer un seguimiento de una conversación confirmando detalles

Puede ser útil documentar una conversación, especialmente cuando contactas con alguien por teléfono por primera vez. Si le pillas desprevenido, puede que no estuviera preparado mentalmente para discutir el tema. Hacer un seguimiento de las conversaciones largas con un resumen por correo electrónico puede ser útil para asegurarse de que estáis en la misma página.

Cuando quieres un rastro documental electrónico

A veces hay una razón —legal o de otro tipo— para poner la información por escrito. Proporciona un historial para que, cuando surjan dudas, haya documentación de la interacción.

Por el contrario, si no es algo que quieras ver en las noticias, en los tribunales o en la bandeja de entrada de tu jefe, considera si es apropiado enviarlo.

Toma la decisión correcta, siempre

Con esta información, puedes sentirte seguro al elegir el mejor método de comunicación para ti y tu situación. Recuerda estos cuatro conceptos rectores:

• La comunicación tiene que ver con las relaciones. Identifica si estás construyendo o manteniendo una conexión.
• Comprende tu contenido. ¿Es corto y sencillo o más complejo?
• Lee tu correo electrónico en voz alta con varios tonos para asegurarte de que no se malinterprete fácilmente.
• Si no quieres que aparezca en la portada del periódico, no lo pongas por escrito.

Si estás listo para coger el teléfono y llamar a un nuevo colega pero quieres algunas ideas nuevas sobre cómo conocerlo, lee nuestros 57 iniciadores de conversación infalibles que te pondrán en el camino hacia conversaciones increíbles y memorables.