情報オーバーロードを避け、メールを管理するための7つのコツ

以前の私はメール中毒でした。疲れ果て、燃え尽き症候群になっていました。受信トレイから抜け出すための、より良い方法が必要だったのです。

平均的なオフィスワーカーは、1日に121通のメールを受け取っていることをご存知でしたか？

そして、私たちのほとんどが、仕事中に6分おきにメールをチェックしているということも。

情報過多（インフォメーション・オーバーロード）は現実の脅威です。 そして、それを止める必要があります。

私はカル・ニューポート（Cal Newport）氏と対談しました。カルはジョージタウン大学のコンピューターサイエンス教授であり、7冊の著書を持つベストセラー作家です！彼の最新刊『A World Without Email（メールのない世界）』は、「重要なコミュニケーションにメールを使わないように、どのように職場を改善すべきか？」という本質的な問いに取り組んでいます。

以下のビデオをチェックしてください：

私たちの目標は、あなたのメール生産性を向上させるお手伝いをすることです。このガイドでは、以下のことを学びます：

• 情報過多を避ける方法
• なぜメールが生産性の最大の敵なのか
• なぜメールチェックがやめられないのか
• 上司のようにメール（と時間）を管理する方法

メールの「バッチ処理」だけではダメなの？

おそらく、メールは「バッチ処理（まとめて処理）」するように言われたことがあるでしょう。

一部の人には効果があるかもしれませんが、大きな落とし穴があります。カリフォルニア大学の研究者らが行った画期的な研究で、ある実験が行われました：

• 40人のオフィスワーカーに心拍計を装着し、12日間追跡しました。
• 1時間のうちにメールに費やす時間が長いほど、ストレスが高くなることがわかりました（これは驚きではありません）。
• また、神経症的傾向という性格特性が高い人ほど、メールをバッチ処理したときにストレスレベルが高くなることもわかりました（こちらは驚きです）。

つまり、一部の人にとって、メールのバッチ処理は、特にストレスを感じやすい場合には、かえって害を及ぼす可能性があるのです。では、この問題をどう解決すればいいのでしょうか？メールチェックに代わる、より良い方法は何でしょうか？

なぜメールが生産性を台無しにするのか

毎日絶えずメールをチェックしていませんか？Mail Managerによる2021年の調査によると、これは悪い兆候かもしれません。

500人のビジネスリーダーを対象としたこの調査では、半数以上が受信トレイ内の特定のドキュメントを見つけられないことに不満を感じており、その結果、次のように感じていることがわかりました：

• 時間を無駄にしている (63%)
• 生産性が低下している (48%)
• プロジェクト情報を紛失している (52%)

これは大変です！言うまでもなく、絶えずメールをチェックすることは、私たちの集中力を完全に削いでしまいます（これについては後ほど詳しく説明します）。

そこで大きな疑問が生じます…

なぜ私たちはこのような働き方をしているのでしょうか？ なぜ、メールが他の形態のより深い会話に取って代わることを許しているのでしょうか？なぜ、常に通知をオンにしているのでしょうか？なぜ、重要な仕事を先に終わらせてから、後でメールをチェックすることができないのでしょうか？

あなたが常にメールをチェックしてしまう理由

なぜこれほどまでにメールを使うのかを理解するために、メールの歴史を振り返ってみましょう（これは本当に興味深いものです！）。

メールは1990年代初頭に普及し始めました。メールがFAXよりも一般的に安く、速く、効率的であることがわかると、メールユーザーは爆発的に増加し、1997年の世界全体で5,500万人から、1999年には4億人にまで達しました。

そして、ここからメール・コミュニケーションの問題が始まります…

メールの急速な成長に伴い、メールは私たちがかつて行っていたあらゆるコミュニケーション手段に取って代わり始めました。 私たちは突然、以下のことが少なくなりました：

• 会議の減少
• 電話の減少
• 対面でのリアルな会話の減少

これは人々を孤立させ、業務効率を阻害しました。メールはスケールしない（拡張性がない）のです。

つまり、私たちは、クライアントやマネージャーとの複数回のやり取りが必要なメールのために、リアルで散発的な対面コミュニケーションを犠牲にしました。メールは膨大な時間を要し、返信できるのは自分一人だけです。メールのやり取りがいかに長くなるかは誰もが知っています。そのため、プロセスをさらに遅らせないよう、急いで返信しようとするのです。

ここで「超活性化したハイブマインド（hyperactive hivemind）」という概念が登場します。

超活性化したハイブマインドとは？ カル・ニューポートは、超活性化したハイブマインドを「構造化されておらず、予定も立てられていないメッセージによって煽られる、継続的な会話を中心としたワークフロー」と定義しています。ハイブマインドの中では、人々は一日中メール、電話、Zoomコールに対応することで、コミュニケーションラインを常に開いたままにする傾向があります。この超活性化したハイブマインドは、ディープ・ワーク（深い集中を要する仕事）にとって有害です。

超活性化したハイブマインドは、私たちが常に警戒状態にあるため、ワークフローを台無しにします。

これは不合理なことではありません。私たちのコミュニケーションツールの使い方が下手なわけでもありません。私たちのせいではないのです。

ここでの大きな問題は： 私たちはコンピューターのプロセッサではないということです。プロセスを次から次へと実行することはできません。注意を一つのことから別のことへと切り替えるには時間が必要です。

常にコミュニケーションラインを開いていると、貴重な精神的リソースが奪われ、物事を成し遂げるために必要な重要なディープ・ワークから注意が逸れてしまいます。

超活性化したハイブマインドは、生産性にとっての毒です。

真の危険：情報過多（インフォメーション・オーバーロード）

絶え間ないメッセージと情報の流れの中で、私たちは一つの致命的な問題にさらされています。それが情報過多です。ピュー・リサーチ・センターの調査によると、20%の人が情報に圧倒されていると感じています。

情報過多とは？ 情報過多（情報不安や「情報中毒」とも呼ばれる）とは、一度に処理できる量を超えた大量の情報にさらされる状態のことです。情報過多は、（メールなどを通じて）過剰な情報を吸収したときに一般的に発生し、しばしば非論理的な決定を下したり、意思決定をさらに遅らせたりすることにつながります。

情報過多になると、私たちの脳は入ってくるすべての情報を処理できなくなります。そして、過負荷になる理由はたくさんあります。あなたにも心当たりはありませんか？

• 一日中、同僚、マネージャー、上司から数え切れないほどのメールを受け取る。
• 常に素晴らしいコンテンツを生み出し続けなければならないというプレッシャーに直面し、「多ければ多いほど良い」という考え方に陥っている。
• 矛盾する情報に翻弄される（「このタスクはここに割り当てるべきだ！」「いや、あそこに割り当てるべきだ！」）。
• 自分に割り当てられた複数のタスクを常に掛け持ちしている。
• 情報が届く速さに処理が追いつかないとストレスを感じる。

もし心当たりがあるなら、情報過多に対抗するためにすぐに実行できる簡単なヒントをいくつか紹介します：

情報過多に対抗する5つの方法

通常、人々が問題を抱えているとき、定番の答えがあります：

• 痩せたい？ 食事制限と運動をしましょう。
• よく眠りたい？ 寝る前に画面を見ず、リラックスできることをしましょう。

では、情報過多についてはどうでしょうか？

コンピューターや電話の電源を切るわけにはいきません。特に仕事がオンラインの場合はなおさらです。

解決策は単純ではないかもしれませんが、情報過多に大きく役立つ、私が試した方法がいくつかあります：

1. ソートストーム（思考の書き出し）。 行き詰まってストレスを感じているなら、アイデアを紙に書き出すことが本当に役立ちます。ペンと紙を持って、ブレインストーミングをしましょう。今、あなたにストレスを与えているものをすべてリストアップしてください。上司から届いた20通のメール。プリンターを直すように言ってきたマネージャー。今朝目を通さなければならなかった30ページの膨大な資料。ソートストームは、ストレスや不安を紙にぶつけるようなものです。すべてをリストアップすれば、残りのことを心配する代わりに、目の前のタスクに集中できるようになります。

2. チームを頼る。 チームの一員であれば、責任を一人で背負い込まないでください。例えば、常にタスクを送ってくるマネージャーがいるなら、チームの誰かと共有してみてはどうでしょうか？相手に余裕があれば、自分一人で抱え込む代わりに二人で問題に取り組むことができます（二人の知恵は間違いなく一人より優れています）。

3. 脱インターネット。 本を読みましょう。散歩に行きましょう。ヨガをしましょう。情報は通常、インターネットに接続しているときに私たちを襲います。結局のところ、インターネット上では、あらゆる人の声が聞こえてきます。現実の世界では、すべての人の声を聞く必要はありません（少なくとも私たちにとっては）。静かな場所へ行き、デトックスしましょう。私は、心地よい散歩や短いハイキングがリフレッシュに最適だと感じています。

4. マルチタスクを避ける。 研究によると、マルチタスクは一つのタスクに集中するよりも生産性を低下させることが示されています。なぜでしょうか？私たちの脳は、あるタスクから別のタスクへと「切り替える」のが苦手だからです。私たちは、気を散らすものなく、一つのタスクに専念できるときに最高のパフォーマンスを発揮します。ですから、タイムボクシングを検討するか、邪魔されずに仕事ができる方法を見つけてください。

5. 「ハンズオフ（干渉しない）」マネジメント。 あなたはマイクロマネージャー（細かく管理しすぎる人）になっていませんか？やりすぎると、他人の害になる可能性があります。ほとんどの従業員は自律性を好みます。結局のところ、プロジェクトに最も密接に関わっているのは彼らなのです。リーダーシップは発揮しつつも、決定は彼らに任せる「ハンズオフ」のアプローチを試してみてください。彼らはそれを感謝するだけでなく、おそらくチームにとって何が最善かも分かっているはずです！

情報過多を避け、仕事のメールを管理するための7つのステップ

さて、最大の問題であるメールに焦点を当てましょう。

メールから逃れるのは簡単ではありませんが、完全に捨てる必要もありません。

コミュニケーション過多の犠牲になるのはもうやめましょう。 最高のメール管理のために、以下の7つのステップに従ってください：

ステップ1：プロセスを書き出す

メールを受け取るたびに、この重要な質問を自分に投げかけてください：

「このメールが前進させようとしている根本的なプロセスは何だろう？」

そのメールは、クライアントへの対応、ビデオ制作の進行、ブログの新しいコンテンツの収集などに関するものかもしれません。メールが重要であれば、送信者は次のステップに進むためにあなたの返信を頼りにしています。

ここでのポイントは、実際に時間を取って、その答えを紙に書くかメモすることです。雑談メールや長ったらしい愚痴など、重要な目的がないメールがあることに気づくかもしれません。

別の考え方として、受信トレイに届くすべてのテーマやプロジェクトのリストやスプレッドシートを作成することです。私がこのリストを作ったとき、いくつかのテーマがあることに気づきました：

• ブログ記事 - 17通
• YouTubeビデオ - 12通
• 講演依頼 - 8通
• スケジューリング - 24通

これは、これらのバケツ（カテゴリー）ごとにシステムを構築することを考えるのに役立ちました。

メールがどのようにリンクしているかを視覚的に確認できたら、次のステップに進みます。

ステップ2：「一つのこと」を探す

ここからが面白いところです：

プロセスを簡単にするためにできる「一つのこと」は何でしょうか？

ここでは「手の届きやすい成果（low-hanging fruit）」、つまり、最も時間を節約できる一つのシンプルな変更を目指してください。

それは、メールで何度もやり取りする代わりに、Calendlyのようなツールを使ってクライアントとの定期的なミーティングを設定するといった簡単なことかもしれません。あるいは、毎週繰り返されるメールのためにメールテンプレートを作成することで、大幅な時間を節約できることに気づくかもしれません。

一つの成果を得られたら、さらにいくつか追加していきましょう。

このステップは、コミュニケーションにはメール以外の方法があることを脳に教えるために非常に重要です。

「一つのこと」を見つけ、絶え間ないメールの重圧から解放されれば、自分の時間を取り戻すための勢いがつき始めます。

自分のメールの分類を見たとき、ブログとYouTubeビデオのシステムを連携させるAsanaのシステムを構築する必要があることに気づきました。

ステップ3：「一日の終わり」リストを書く

私とチームは、メインのプロジェクト管理ツールとしてAsanaを使用しています。優れたプロジェクト管理ソフトウェアと同様に、メールを削減できるという大きなメリットがあります。

最近導入した非常に便利なテクニックの一つが、「一日の終わり／一週間の終わり」リストの使用です。これはAsanaで作成するタスクで、基本的には次のような内容です：

「ねえ、ヴァネッサ！一日の終わり／一週間の終わりに時間があるときに、X、Y、Zを確認してもらえる？」

このプロセスにより、日中はディープ・ワークに専念する時間を十分に確保し、コミュニケーションを後回しにできるため、無駄なやり取りが大幅に減りました。

ステップ4：スプリントを実施する

チームスプリントとは、一つのプロジェクトやタスクを完了させるために、超集中して取り組むことです。これには通常、タスクを完了させるために必要な重要メンバーのほとんど、または全員が参加します。

スプリントは、タスクの依存関係を満たし、軌道に乗せるためにリアルタイムのコラボレーションが重要なソフトウェア開発チームでは一般的です。

しかし、他の多くの組織では、チームスプリントの習慣が失われています。

スプリントを復活させることをお勧めします。

チームの注意を一つのタスクに集中させ、そのタスクが完了するまでメールは無視します。 そうすることで、チーム全員が誰が何に取り組んでいるかを把握でき、その過程でディープ・ワークを完遂できます。

スプリントの「日」や「午前中」をスケジュールに組み込み、特定の時間にチームで一つのタスクに取り組み、次の時間には別のタスクに取り組むようにすることもできます。これは、厄介なメールの連鎖を避けるのに非常に役立つことがわかりました。

ステップ5：脱・受信トレイ（De-Inbox）

チームが日常的に使用する最も重要なオンラインリソースを考えてみてください：

• プロジェクト管理カレンダー
• オンラインドキュメント作成
• 執筆ツール

これらのリソースは受信トレイにある必要がありますか？私の答えは「ノー」です（そして、99%の企業が受信トレイを捨てても生産性を維持できると確信しています）。チームのリソースにアクセスするために常に受信トレイを覗いているのであれば、受信トレイの外でリソースを利用できるようにすることが鍵となります：

• コメントを残すために共同編集ドキュメントを使用する。
• プロジェクト管理ソフトウェアに、関連リンクをまとめたリソーステンプレートを作成する。
• コミュニケーションソフトウェアをメールの外に設定し、ディープ・ワークの時間外に通知を設定する。

ステップ6：メールよりも会議

メールを何度も送る代わりに、重要なトピックをカバーする週1〜2回の会議をスケジュールしてみてください（その過程でメールの時間を大幅に節約できます）。

メールは一斉送信には適していますが、対話には不向きです。

一般的なルールは： 大きな決定を下す必要がある場合や、重要な会話をする場合は、メールよりも会議の方が適しています。メールは、これからの会議について人々に知らせるためのリマインダーとしては素晴らしいですが、本題は会議のために取っておきましょう。

ステップ7：メール・ダイエットをする

グルテンフリー・ダイエットのように、私とチームも少しずつ「メール・ダイエット」をしています。

そして、あらゆるダイエットと同様に、新しいシステムに慣れるためにゆっくりと着実に始めるのが良いでしょう。わかります。メールは現代のすべての企業にとって不可欠なものに思えます。

しかし、ここでのポイントは、メールやコミュニケーションを完全に止めることではなく、根本的なワークフローを置き換えることです。

チームがメールを他の方法に置き換えるのが上手になればなるほど、そもそもメールを使っていたことが恋しくなくなるでしょう。

ボーナスステップ #8：「ロープ・チャッティング」を避ける

ロープ・チャッティング（引き込みチャット）とは、誰かが他のチームメンバーに対して、時間がないかもしれない会話に引き込もうとして、何気なく「こんにちは」と挨拶することを指す言葉です。

これは避けましょう。代わりに、最初から直接質問をしてください：

• 「ねえ、前回のチーム会議のメモを送ってくれる？」
• 「こんにちは、プロジェクトの進捗状況はどう？」
• 「元気？ 時間があるときにドキュメントを送っておいて。」

チャットを予定する必要がある場合は、文脈を伝え、通話をスケジュールするための余裕を持たせてください。このヒントを教えてくれたRedditユーザーのRockleyBobに感謝します！

読者の皆様へ…

この記事がお役に立てば幸いです！私は、あなたが自分の時間をコントロールし、人生における不要な気を散らすものをすべて排除するお手伝いをしたいと思っています。

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あなたの成功を祈って。

ヴァネッサ