7 astuces pour éviter la surcharge d'information et gérer ses e-mails

J'étais accro aux e-mails. J'étais épuisé. Burn-out. J'avais besoin d'une meilleure façon de sortir de ma boîte de réception.

Saviez-vous que l’employé de bureau moyen reçoit 121 e-mails par jour ?

Et que la plupart d’entre nous consultent leurs e-mails au travail toutes les 6 minutes ?

La surcharge informationnelle est une réalité. Et elle doit cesser.

Je me suis entretenue avec Cal Newport. Cal est professeur d’informatique à l’université de Georgetown et l’auteur de 7 livres à succès ! Son dernier ouvrage, A World Without Email, s’attaque à une question essentielle : comment améliorer le lieu de travail pour que les communications importantes n’utilisent pas l’e-mail ?

Regardez notre vidéo ci-dessous :

Notre objectif est de vous aider à passer à la vitesse supérieure en matière de productivité liée aux e-mails. Dans ce guide, vous apprendrez :

• comment éviter la surcharge informationnelle
• pourquoi l’e-mail est le tueur n°1 de la productivité
• pourquoi vous êtes si accro à la consultation de vos e-mails
• comment gérer vos e-mails (et votre temps) comme un pro

Ne puis-je pas simplement traiter mes e-mails par lots ?

Laissez-moi deviner : on vous a dit de traiter vos e-mails par “lots” (batching).

Bien que cela puisse fonctionner pour certains, il y a un bémol de taille. Dans une étude révolutionnaire, des chercheurs de l’Université de Californie ont mené une expérience :

• Ils ont équipé 40 employés de bureau de moniteurs de fréquence cardiaque pendant 12 jours.
• Ils ont découvert que plus on passe de temps sur ses e-mails au cours d’une heure donnée, plus le stress est élevé (ce qui n’est pas surprenant).
• Ils ont également constaté que plus le trait de personnalité lié au névrosisme est élevé, plus les niveaux de stress sont importants lors du traitement des e-mails par lots (ce qui est plus surprenant).

Ainsi, pour certaines personnes, le traitement par lots peut en réalité faire plus de mal que de bien, surtout si elles ont tendance à stresser facilement. Alors, comment résoudre ce problème ? Quelle est la meilleure alternative à la consultation des e-mails ?

Pourquoi l’e-mail ruine la productivité

Consultez-vous constamment vos e-mails chaque jour ? Cela pourrait être préjudiciable, selon une enquête de 2021 réalisée par Mail Manager.

L’enquête, menée auprès de 500 chefs d’entreprise, a révélé que plus de la moitié d’entre eux se disaient frustrés de ne pas pouvoir trouver de documents spécifiques dans leur boîte de réception, ce qui leur donnait l’impression de :

• perdre du temps (63 %)
• être moins productifs (48 %)
• perdre des informations sur les projets (52 %)

Aïe ! Sans oublier que la consultation constante des e-mails peut totalement briser notre concentration (nous y reviendrons plus tard).

Ce qui m’amène à la grande question…

Pourquoi travaillons-nous de cette façon ? Pourquoi laissons-nous l’e-mail remplacer d’autres formes de conversation plus profondes ? Pourquoi les notifications sont-elles activées en permanence ? Pourquoi ne pouvons-nous pas terminer le travail important d’abord, puis consulter nos e-mails plus tard ?

La raison pour laquelle vous consultez toujours vos e-mails

Pour comprendre pourquoi nous utilisons autant l’e-mail, jetons un coup d’œil à son histoire (c’est vraiment fascinant !).

L’e-mail a commencé à se développer au début des années 1990. Lorsque les gens ont découvert que les e-mails étaient généralement moins chers, plus rapides et plus efficaces que les télécopieurs, le nombre d’utilisateurs a explosé, passant de 55 millions dans le monde en 1997 à 400 millions en 1999.

Et c’est là que le problème de communication par e-mail commence…

Avec la croissance rapide de l’e-mail, celui-ci a commencé à remplacer tous nos anciens modes de communication. Nous avons soudainement commencé à avoir :

• moins de réunions
• moins d’appels téléphoniques
• moins de conversations réelles, en personne

Cela a isolé les individus et entravé l’efficacité du travail — l’e-mail n’est pas extensible.

Cela signifie que nous avons sacrifié la communication réelle et sporadique en personne au profit de multiples échanges d’e-mails avec les clients et les managers — des e-mails qui prennent énormément de temps, et avec une seule personne (nous-mêmes) pour y répondre. Nous savons tous à quel point les chaînes d’e-mails peuvent devenir longues, alors nous nous précipitons pour répondre afin de ne pas retarder davantage le processus.

C’est ici qu’intervient le concept du “cerveau collectif hyperactif” (hyperactive hivemind).

Qu’est-ce que le cerveau collectif hyperactif ? Cal Newport décrit le cerveau collectif hyperactif comme “un flux de travail centré sur une conversation continue alimentée par des messages non structurés et non planifiés”. Dans ce système, les gens ont tendance à garder leurs lignes de communication ouvertes en répondant aux e-mails, aux appels téléphoniques ou aux appels Zoom tout au long de la journée. Le cerveau collectif hyperactif peut être préjudiciable au travail de fond (deep work).

Le cerveau collectif hyperactif ruine notre flux de travail car nous sommes constamment en état d’alerte.

Ce n’est pas irrationnel. Il ne s’agit pas d’être mauvais avec nos outils de communication. Ce n’est pas notre faute.

Voici le gros problème : nous ne sommes pas des processeurs informatiques. Nous ne pouvons pas simplement exécuter des processus les uns après les autres — nous avons besoin de temps pour déplacer notre attention d’une chose à une autre.

Lorsque nos lignes de communication sont toujours ouvertes, nos précieuses ressources mentales sont siphonnées, nous distrayant du travail de fond critique nécessaire pour accomplir nos tâches.

Le cerveau collectif hyperactif est un poison pour la productivité.

Le vrai danger : la surcharge informationnelle

Avec le flux constant de messages et d’informations, nous sommes sujets à un problème mortel : la surcharge informationnelle. Selon une étude du Pew Research Center, 20 % des personnes disent se sentir submergées par l’information.

Qu’est-ce que la surcharge informationnelle ? La surcharge informationnelle, également connue sous le nom d’anxiété informationnelle ou “infobésité”, survient lorsque nous sommes exposés à plus d’informations que nous ne pouvons en traiter à un moment donné. Elle se produit couramment lorsque nous absorbons une abondance d’informations (par exemple, via les e-mails), ce qui nous conduit souvent à prendre des décisions illogiques ou à retarder encore plus nos décisions.

Lorsque nous sommes surchargés, notre cerveau ne peut tout simplement pas traiter toutes les informations qui arrivent. Et il y a de nombreuses raisons pour lesquelles nous sommes surchargés. Vous reconnaissez-vous dans l’une d’elles ?

• Vous recevez d’innombrables e-mails de vos collègues, managers et patron tout au long de la journée.
• Vous subissez une pression pour produire constamment du contenu de qualité, ce qui vous pousse à adopter une mentalité de “plus, c’est mieux”.
• Vous êtes bombardé d’informations contradictoires (La tâche doit être assignée ici ! Non, elle doit l’être là !).
• Vous jonglez constamment entre plusieurs tâches qui vous sont assignées.
• Vous vous sentez stressé lorsque vous ne pouvez pas traiter l’information aussi vite qu’elle arrive.

Si cela vous ressemble, voici quelques conseils simples que vous pouvez mettre en œuvre immédiatement pour lutter contre la surcharge informationnelle :

5 façons de lutter contre la surcharge informationnelle

Généralement, quand les gens ont un problème, il y a une réponse toute faite :

• Vous voulez perdre du poids ? Mangez moins et faites de l’exercice.
• Vous voulez mieux dormir ? Ne regardez pas votre écran avant de vous coucher et faites quelque chose de relaxant.

Mais qu’en est-il de la surcharge informationnelle ?

Nous ne pouvons pas simplement éteindre notre ordinateur et nos téléphones — surtout si notre travail est en ligne.

Bien que la solution ne soit pas simple, il EXISTE des choses que j’ai essayées et qui aident grandement à lutter contre la surcharge informationnelle :

1. Tempête d’idées (Thoughtstorm). Si vous êtes embourbé et stressé, mettre vos idées sur papier aide VRAIMENT. Prenez un stylo et du papier et commencez à réfléchir — listez TOUT ce qui vous stresse en ce moment. Les 20 e-mails reçus de votre patron. Le manager qui vous a dit de réparer l’imprimante. Cet énorme document de 30 pages que vous avez dû éplucher ce matin. La tempête d’idées, c’est comme canaliser votre stress et vos inquiétudes sur le papier. Une fois que tout est listé, vous pourrez vous concentrer davantage sur la tâche à accomplir au lieu de vous inquiéter du reste.

2. Utilisez votre équipe. Si vous faites partie d’une équipe, n’assumez pas la responsabilité tout seul. Disons que vous avez un manager qui vous envoie constamment des tâches — pourquoi ne pas les partager avec quelqu’un de votre équipe ? S’ils ont de la disponibilité, vous pourriez tous les deux vous attaquer au problème au lieu de compter uniquement sur vous-même (et deux cerveaux valent définitivement mieux qu’un).

3. Déconnectez. Lisez un livre. Allez vous promener. Faites du yoga. L’information nous atteint généralement lorsque nous sommes sur Internet — après tout, sur Internet, nous pouvons entendre la voix de TOUT LE MONDE. Dans le monde réel, tout le monde n’a pas besoin d’être entendu (par nous, du moins). Allez dans un endroit calme et détoxifiez-vous. Je trouve qu’une belle promenade ou une courte randonnée me régénère.

4. Évitez le multitâche. Des études montrent que le multitâche rend en fait les gens moins productifs que s’ils s’en tiennent à une seule tâche. Pourquoi ? Notre cerveau a du mal à “passer” d’une tâche à l’autre. Nous travaillons mieux lorsque nous pouvons nous concentrer exclusivement sur une tâche sans distractions. Envisagez donc le timeboxing ou trouvez un moyen de travailler sans distractions.

5. Management “non interventionniste”. Êtes-vous un micro-manager ? Si vous allez trop loin, vous pourriez nuire aux autres. La plupart des employés aiment avoir un sentiment d’autonomie — après tout, ce sont eux qui travaillent en étroite collaboration sur le projet. Essayez une approche “non interventionniste” où vous dirigez mais les laissez prendre des décisions par eux-mêmes. Non seulement ils l’apprécieront, mais ils sauront probablement aussi ce qui est le mieux pour l’équipe !

Comment éviter la surcharge informationnelle et gérer vos e-mails professionnels en 7 étapes

Très bien, concentrons-nous principalement sur le gros problème : les e-mails.

Il n’est pas facile de s’éloigner de ces e-mails, mais vous n’avez pas non plus à les supprimer entièrement.

Je veux que vous cessiez d’être une victime de la surcharge de communication. Suivez ces 7 étapes pour une gestion optimale des e-mails :

Étape 1 : Notez vos processus

Chaque fois que vous recevez un e-mail, posez-vous cette question d’or :

“Quel est le processus sous-jacent que cet e-mail essaie de faire avancer ?”

L’e-mail peut concerner des clients, l’avancement d’une vidéo pour la production, la collecte de nouveaux contenus pour le blog, etc. Si l’e-mail est important, l’expéditeur compte sur votre réponse pour pouvoir passer aux étapes suivantes.

La clé ici est de prendre le temps de noter la réponse sur un morceau de papier ou de créer une note. Vous réaliserez que certains e-mails n’ont pas de but significatif, comme les e-mails de bavardage ou les longues plaintes.

Une autre façon de penser à cela est de faire une liste ou un tableur de chaque thème ou projet qui arrive dans votre boîte de réception. Quand j’ai fait cette liste, j’ai remarqué que j’avais des thèmes :

• articles de blog - 17 e-mails
• vidéos YouTube - 12 e-mails
• conférences - 8 e-mails
• planification - 24 e-mails

C’était utile car cela m’a permis de réfléchir à la mise en place de systèmes dans ces catégories.

Une fois que vous voyez visuellement comment vos e-mails sont liés, passez à l’étape suivante.

Étape 2 : Cherchez l’élément clé

Vient maintenant la partie intéressante :

Quelle est la chose unique que vous pouvez faire pour faciliter vos processus ?

Visez ici les solutions simples et immédiates — le seul changement simple qui vous fera gagner le plus de temps.

Cela peut être aussi simple que d’utiliser un outil comme Calendly pour organiser des réunions fréquentes avec un client au lieu de faire des allers-retours par e-mail. Ou vous pourriez réaliser que vous pouvez gagner beaucoup de temps en créant des modèles d’e-mails pour ces e-mails hebdomadaires répétitifs.

Une fois que vous avez trouvé une solution simple, ajoutez-en quelques autres.

Cette étape est cruciale car elle indique à votre esprit qu’il y a plus dans la communication que le simple e-mail.

Une fois que vous aurez trouvé votre élément clé et levé ce lourd stress des e-mails constants, vous commencerez à créer une dynamique pour reprendre le contrôle de votre temps.

Quand j’ai vu mes catégories, j’ai réalisé que nous devions créer un système Asana qui reliait notre blog et notre système de vidéos YouTube.

Étape 3 : Rédigez votre liste de “fin de”

Mon équipe et moi utilisons Asana comme outil de gestion de projet de référence. Et comme tout bon logiciel de gestion de projet, l’un des grands avantages est d’aider à réduire les e-mails.

Une astuce super utile que nous avons mise en œuvre récemment est l’utilisation d’une liste de “fin de journée/fin de semaine”. Cette liste est une tâche que nous créons dans Asana qui dit essentiellement :

“Hé, Vanessa ! Quand tu auras un moment à la fin de la journée/semaine, pourrais-tu s’il te plaît jeter un œil à X, Y et Z ?”

Ce processus nous évite TELLEMENT d’allers-retours car nous nous donnons mutuellement beaucoup de temps pour accomplir notre travail de fond pendant la journée tout en réservant la communication pour plus tard.

Étape 4 : Mettez en place des sprints

Un sprint d’équipe consiste à se concentrer intensément sur un projet ou une tâche pour le terminer. Cela implique généralement la plupart ou la totalité des membres importants de l’équipe nécessaires à la réalisation de la tâche.

Les sprints sont courants dans les équipes de développement de logiciels, où la collaboration en temps réel est importante pour rester sur la bonne voie afin que les dépendances des tâches soient respectées.

Cependant, dans la plupart des autres organisations, le sprint d’équipe est délaissé.

Je recommande de revenir au sprint.

Concentrez toute l’attention de votre équipe sur une seule tâche, en ignorant les e-mails jusqu’à ce que cette tâche soit terminée. De cette façon, toute l’équipe sait sur quoi tout le monde travaille, et le travail de fond peut être accompli au cours du processus.

Vous pouvez même planifier des “jours” ou des “matinées” de sprint où votre équipe travaille sur une tâche pendant un temps spécifique et sur une tâche différente le suivant. J’ai trouvé que cela aidait ÉNORMÉMENT à éviter ces désagréables chaînes d’e-mails.

Étape 5 : Sortez de la boîte de réception (De-Inbox)

Pensez aux ressources en ligne quotidiennes les plus importantes de votre équipe :

• le calendrier de gestion de projet
• la rédaction de documents en ligne
• les outils d’écriture

Ces ressources ont-elles besoin d’être dans la boîte de réception ? Ma réponse est non (et je suis sûre que 99 % des entreprises peuvent se passer de la boîte de réception et rester productives). Donc, si vous surveillez constamment votre boîte de réception pour accéder aux ressources de votre équipe, la clé ici est de rendre vos ressources disponibles en dehors de celle-ci :

• Utilisez un document collaboratif pour y laisser des commentaires.
• Créez un modèle de ressources avec les liens pertinents dans votre logiciel de gestion de projet.
• Configurez les logiciels de communication pour qu’ils soient en dehors de l’e-mail, et réglez les notifications en dehors des heures de travail de fond.

Étape 6 : Privilégiez les réunions aux e-mails

Au lieu d’envoyer e-mail après e-mail, essayez de planifier une ou deux réunions hebdomadaires où vous couvrez les sujets importants (et gagnez ainsi un temps fou sur les e-mails).

L’e-mail est excellent pour la diffusion d’informations, mais il est terrible pour l’interaction.

La règle générale est la suivante : si vous devez prendre une décision importante ou avoir une conversation sérieuse par e-mail, il vaut mieux organiser une réunion. Les e-mails peuvent être un excellent rappel pour informer les gens d’une réunion à venir, mais gardez le cœur du sujet pour la réunion elle-même.

Étape 7 : Faites un régime d’e-mails

Tout comme un régime sans gluten, mon équipe et moi avons commencé à suivre progressivement un régime d’e-mails.

Et comme pour tous les régimes, il est normal de commencer doucement et régulièrement pour s’habituer au nouveau système. Je comprends — l’e-mail semble être le passage obligé pour toutes les entreprises modernes.

Mais la clé ici n’est pas d’arrêter complètement l’e-mail ou la communication — il s’agit de remplacer ces flux de travail sous-jacents.

Mieux votre équipe sera capable de remplacer les e-mails, moins l’utilisation des e-mails vous manquera.

Étape bonus n°8 : Évitez le “Rope-Chatting”

Le “Rope-chatting” (hameçonnage par messagerie) est un terme utilisé pour décrire le fait de saluer un autre membre de l’équipe avec un innocent “Salut” dans le but de l’entraîner dans une conversation pour laquelle il n’a peut-être pas le temps.

Évitez cela — posez directement votre question dès le départ :

• “Salut, peux-tu m’envoyer les notes du dernier appel d’équipe s’il te plaît ?”
• “Bonjour, as-tu des nouvelles concernant le projet ?”
• “Comment vas-tu ? Envoie-moi le document quand tu auras un moment.”

Si vous avez besoin de planifier une discussion, donnez du contexte et de la flexibilité pour fixer un appel. Merci à l’utilisateur Reddit RockleyBob pour ce conseil !

Cher lecteur…

J’espère que vous avez trouvé cet article utile ! Je veux vous aider à reprendre le contrôle de votre temps et à mettre fin à toutes les distractions inutiles dans votre vie.

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À votre succès,

Vanessa