Solía ser adicto al correo electrónico. Estaba agotado. Burnout. Necesitaba una mejor manera de salir de mi bandeja de entrada.
¿Sabías que el trabajador de oficina promedio recibe 121 correos electrónicos al día?
¿Y que la mayoría de nosotros revisamos nuestro correo en el trabajo cada 6 minutos?
La sobrecarga de información es real. Y tiene que parar.
Me senté con Cal Newport. Cal es profesor de ciencias de la computación en la Universidad de Georgetown y autor de 7 libros superventas. Su libro más reciente, A World Without Email, aborda la pregunta esencial: ¿Cómo mejoramos el lugar de trabajo para que las comunicaciones importantes no utilicen el correo electrónico?
Mira nuestro video a continuación:
Nuestro objetivo es ayudarte a mejorar tu productividad con el correo electrónico. En esta guía, aprenderás:
Déjame adivinar: te han dicho que “agrupes” (batch) tus correos.
Aunque eso puede funcionar para algunos, hay un gran inconveniente. En un estudio innovador, investigadores de la Universidad de California realizaron un experimento:
Así que, para algunas personas, agrupar los correos puede causar más daño que beneficio, especialmente si tienden a estresarse fácilmente. Entonces, ¿cómo resolvemos este problema? ¿Cuál es la mejor alternativa a revisar los correos?
¿Revisas constantemente tus correos todos los días? Esto podría ser malo, según una encuesta de 2021 de Mail Manager.
La encuesta, realizada a 500 líderes empresariales, reveló que más de la mitad se sentían frustrados por no poder encontrar documentos específicos en su bandeja de entrada, lo que les hacía sentir que estaban:
¡Vaya! Por no mencionar que revisar constantemente el correo puede romper totalmente nuestra concentración (más sobre esto más adelante).
Lo que me lleva a la gran pregunta…
¿Por qué trabajamos así? ¿Por qué permitimos que el correo electrónico sustituya otras formas de conversación más profunda? ¿Por qué tenemos las notificaciones activadas todo el tiempo? ¿Por qué no podemos terminar primero el trabajo importante y luego revisar el correo?
Para entender por qué usamos tanto el correo electrónico, echemos un vistazo a su historia (¡es realmente fascinante!).
El correo electrónico empezó a crecer a principios de la década de 1990. A medida que la gente descubría que los correos eran generalmente más baratos, rápidos y eficientes que las máquinas de fax, los usuarios de correo electrónico explotaron en crecimiento, pasando de 55 millones de usuarios en todo el mundo en 1997 a 400 millones en 1999.
Y aquí es donde empieza el problema de la comunicación por correo electrónico…
Con el rápido crecimiento del correo electrónico, los correos empezaron a sustituir todas las formas en que solíamos comunicarnos. De repente empezamos a tener**:**
Esto aisló a las personas e inhibió la eficiencia en el trabajo: el correo electrónico no escala.
Esto significa que sacrificamos la comunicación real y esporádica en persona por múltiples correos de ida y vuelta con clientes y gerentes; correos que quitan mucho tiempo y con una sola persona (nosotros mismos) para responderlos. Todos sabemos lo largas que pueden llegar a ser las cadenas de correos, así que nos apresuramos a responder para no retrasar aún más el proceso.
Aquí es donde entra el concepto de la “mente de colmena hiperactiva”.
¿Qué es la mente de colmena hiperactiva? Cal Newport describe la mente de colmena hiperactiva como “un flujo de trabajo centrado en una conversación continua alimentada por mensajes no estructurados y no programados”. En la mente de colmena, las personas tienden a mantener abiertas sus líneas de comunicación respondiendo a correos electrónicos, llamadas telefónicas o llamadas de Zoom a lo largo del día. La mente de colmena hiperactiva puede ser perjudicial para el trabajo profundo.
La mente de colmena hiperactiva arruina nuestro flujo de trabajo ya que estamos constantemente en alerta.
No es irracional. No se trata de ser malos con nuestras herramientas de comunicación. No es culpa nuestra.
Aquí está el gran problema: No somos procesadores de computadora. No podemos simplemente ejecutar procesos uno tras otro; necesitamos tiempo para cambiar nuestra atención de una cosa a otra.
Cuando siempre tenemos abiertas nuestras líneas de comunicación, se nos quitan nuestros valiosos recursos mentales, distrayéndonos del trabajo profundo crítico que necesitamos para terminar las cosas.
La mente de colmena hiperactiva es veneno para la productividad.
Con el flujo constante de mensajes e información, estamos sujetos a un problema mortal: la sobrecarga de información. Según un estudio del Pew Research Center, el 20% de las personas dicen sentirse abrumadas por la información.
¿Qué es la sobrecarga de información? La sobrecarga de información, también conocida como ansiedad por la información o “infoxicación”, es cuando estamos expuestos a más información de la que podemos manejar a la vez. La sobrecarga de información ocurre comúnmente cuando absorbemos una abundancia de información (por ejemplo, a través del correo electrónico), lo que a menudo nos lleva a tomar decisiones ilógicas o a retrasar nuestras decisiones aún más.
Cuando nos sobrecargamos, nuestros cerebros simplemente no pueden procesar toda la información que llega. Y hay muchas razones por las que nos sobrecargamos. ¿Te sientes identificado con alguna de estas?
Si eso te suena familiar, aquí tienes algunos consejos sencillos que puedes implementar de inmediato para combatir la sobrecarga de información:
The science-backed training that turns people skills into career results. 12 modules. Live coaching. A community of high-performers.
Normalmente, cuando la gente tiene un problema, hay una respuesta estándar:
Pero ¿qué pasa con la sobrecarga de información?
No podemos simplemente apagar nuestra computadora y teléfonos, especialmente si nuestro trabajo es en línea.
Aunque la solución puede no ser sencilla, HAY cosas que he probado que ayudan enormemente con la sobrecarga de información:
Tormenta de pensamientos (Thoughtstorm). Si estás atascado y estresado, plasmar tus ideas en papel ayuda REALMENTE. Coge papel y bolígrafo y empecemos a hacer una lluvia de ideas: anota TODO lo que te esté estresando en este momento. Los 20 correos que recibiste de tu jefe. El gerente que te dijo que arreglaras la impresora. Ese enorme documento de 30 páginas que tuviste que revisar esta mañana. La tormenta de pensamientos es como canalizar tu estrés y preocupaciones hacia el papel. Cuando lo tengas todo anotado, podrás concentrarte más en la tarea que tienes entre manos en lugar de preocuparte por el resto.
Usa a tu equipo. Si formas parte de un equipo, no cargues con la responsabilidad tú solo. Digamos que tienes un gerente que te envía tareas constantemente; ¿por qué no compartirlas con alguien de tu equipo? Si tienen disponibilidad, ambos podrían abordar el problema en lugar de depender solo de ti (y dos cerebros son definitivamente mejores que uno).
Desconéctate de internet. Lee un libro. Sal a caminar. Haz algo de yoga. La información suele atraparnos cuando estamos en internet; después de todo, en internet podemos escuchar la voz de TODO EL MUNDO. En el mundo real, no todo el mundo necesita ser escuchado (por nosotros, al menos). Ve a algún lugar tranquilo y desintoxícate. Descubro que un buen paseo o una caminata corta me mantienen rejuvenecida.
Evita la multitarea. Los estudios demuestran que la multitarea en realidad hace que las personas sean menos productivas que si se ciñen a una sola tarea. ¿Por qué? A nuestros cerebros les cuesta mucho “cambiar” de una tarea a otra. Trabajamos mejor cuando podemos concentrarnos exclusivamente en una tarea sin distracciones. Así que considera el timeboxing o busca una forma de trabajar sin distracciones.
Gestión “manos fuera” (Hands-off). ¿Eres un microgestor? Si lo llevas demasiado lejos, podrías estar perjudicando a los demás. A la mayoría de los empleados les gusta tener una sensación de autonomía; después de todo, ellos son los que trabajan estrechamente con el proyecto. Prueba un enfoque de “manos fuera” en el que tú lleves el liderazgo pero les dejes tomar decisiones por sí mismos. No solo lo agradecerán, sino que probablemente también sabrán qué es lo mejor para el equipo.
Muy bien, centrémonos principalmente en el gran problema: los correos electrónicos.
No es fácil alejarse de esos correos, pero tampoco tienes que eliminarlos por completo.
Quiero que dejes de ser una víctima de la sobrecarga de comunicación. Sigue estos 7 pasos para una gestión máxima del correo electrónico:
Cada vez que recibas un correo electrónico, hazte esta pregunta de oro:
El correo podría tratar con clientes, impulsar un video para producción, recopilar nuevas piezas de contenido para el blog, etc. Si el correo es importante, el remitente depende de tu respuesta para poder pasar a los siguientes pasos.
La clave aquí es tomarse el tiempo para escribir la respuesta en un papel o tomar una nota. De algunos correos te darás cuenta de que no tienen un propósito significativo, como correos de charla trivial o quejas interminables.
Otra forma de pensar en esto es hacer una lista o una hoja de cálculo de cada tema o proyecto que llega a tu bandeja de entrada. Así que cuando hice esta lista, noté que tenía temas:
Esto fue útil porque me permitió pensar en configurar sistemas en estas categorías.
Una vez que puedas ver visualmente cómo están vinculados tus correos, pasa al siguiente paso.
Ahora viene la parte interesante:
¿Qué es lo único que puedes hacer para facilitar tus procesos?
Apunta a lo más fácil aquí: el único cambio simple que te ahorrará más tiempo.
Puede ser tan sencillo como usar una herramienta como Calendly para programar reuniones frecuentes con un cliente en lugar de enviar correos de ida y vuelta. O podrías darte cuenta de que puedes ahorrar mucho tiempo creando plantillas de correo electrónico para esos correos semanales repetitivos.
Una vez que tengas una cosa fácil, añade un par más.
Este paso es crucial porque le dice a tu mente que hay más en la comunicación que solo el correo electrónico.
Una vez que hayas encontrado tu “única cosa” y te hayas quitado ese pesado estrés de los correos constantes de encima, empezarás a ganar impulso para volver a tomar el control de tu tiempo.
Cuando vi mis grupos, me di cuenta de que teníamos que crear un sistema en Asana que vinculara nuestro sistema de blog y de videos de YouTube.
Mi equipo y yo usamos Asana como nuestra herramienta de gestión de proyectos de referencia. Y como cualquier buen software de gestión de proyectos, un gran beneficio es ayudar a reducir los correos electrónicos.
Un truco superútil que hemos implementado recientemente es usar una lista de “final del día/final de la semana”. Esta lista es una tarea que creamos en Asana que básicamente dice:
“¡Hola, Vanessa! Cuando tengas tiempo al final del día/semana, ¿podrías revisar X, Y y Z?”
Este proceso nos ahorra TANTO ida y vuelta porque nos hemos dado tiempo suficiente para realizar nuestro trabajo profundo durante el día mientras guardamos la comunicación para más tarde.
Un sprint de equipo consiste en hiperconcentrarse en un proyecto o tarea para terminarlo. Esto suele involucrar a la mayoría o a todos los miembros importantes del equipo necesarios para completar la tarea.
Los sprints son comunes en los equipos de desarrollo de software, donde la colaboración en tiempo real es importante para mantenerse en el camino correcto de modo que se cumplan las dependencias de las tareas.
Sin embargo, en la mayoría de las demás organizaciones, el sprint de equipo se ha perdido.
Recomiendo volver al sprint.
Concentra toda la atención de tu equipo en una sola tarea, ignorando los correos electrónicos hasta que esa tarea esté terminada. De esa manera, todo el equipo sabe en qué está trabajando cada uno y se puede completar el trabajo profundo en el proceso.
Incluso puedes programar “días” o “mañanas” de sprint en los que tu equipo trabaje en una tarea durante un tiempo específico y en una tarea diferente al siguiente. Descubrí que esto ayuda MUCHÍSIMO a evitar esas desagradables cadenas de correos.
Piensa en los recursos en línea más importantes del día a día de tu equipo:
¿Es necesario que estos recursos estén en la bandeja de entrada? Mi respuesta es no (y estoy segura de que el 99% de las empresas pueden prescindir de la bandeja de entrada y seguir siendo productivas también). Así que, si estás pendiente constantemente de la bandeja de entrada para acceder a los recursos de tu equipo, la clave aquí es hacer que tus recursos estén disponibles fuera de ella:
En lugar de enviar correo tras correo, intenta programar una o dos reuniones semanales en las que trates temas importantes (y ahorres un montón de tiempo de correos en el proceso).
El correo electrónico es genial para difundir, pero es terrible para interactuar.
La regla general es: Si tienes que tomar una decisión importante o tener una conversación relevante por correo electrónico, es mejor tener una reunión en su lugar. Los correos pueden ser un gran recordatorio para avisar a la gente sobre una próxima reunión, pero guarda lo sustancial para la reunión.
Al igual que una dieta sin gluten, mi equipo y yo también nos hemos puesto poco a poco a dieta de correos electrónicos.
Y como en todas las dietas, está bien empezar despacio y con constancia para adaptarse al nuevo sistema. Lo entiendo: el correo electrónico parece el recurso necesario para todas las empresas modernas.
Pero la clave aquí no es detener el correo o la comunicación por completo, sino reemplazar estos flujos de trabajo subyacentes.
Cuanto mejor sea capaz tu equipo de reemplazar los correos, menos echarás de menos usarlos en primer lugar.
Rope-chatting es un término utilizado para describir cuando alguien saluda a otro miembro del equipo con un inocente “Hola” en un intento de “enredarlo” (rope) en una conversación para la que puede que no tenga tiempo.
Evita esto; en su lugar, haz directamente una pregunta de entrada:
Si necesitas programar una charla, proporciona contexto y margen de maniobra para programar una llamada. ¡Gracias al usuario de Reddit RockleyBob por este consejo!
¡Espero que este artículo te haya resultado útil! Quiero ayudarte a tomar el control de tu tiempo y acabar con todas las distracciones innecesarias en tu vida.
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Por tu éxito,
Vanessa
