7 Tricks, um Informationsüberflutung zu vermeiden und E-Mails zu verwalten

Früher war ich süchtig nach E-Mails. Ich war erschöpft. Burnout. Ich brauchte einen besseren Weg aus meinem Posteingang.

Wussten Sie, dass der durchschnittliche Büroangestellte 121 E-Mails pro Tag erhält?

Und dass die meisten von uns ihre E-Mails bei der Arbeit alle 6 Minuten checken?

Informationsüberlastung ist real. Und sie muss aufhören.

Ich habe mich mit Cal Newport zusammengesetzt. Cal ist Professor für Informatik an der Georgetown University und Bestsellerautor von 7 Büchern! Sein neuestes Buch, A World Without Email, befasst sich mit der wesentlichen Frage: Wie verbessern wir den Arbeitsplatz so, dass wichtige Kommunikation nicht per E-Mail erfolgt?

Schauen Sie sich unser Video unten an:

Unser Ziel ist es, Ihnen dabei zu helfen, Ihre E-Mail-Produktivität zu steigern. In diesem Leitfaden lernen Sie:

• wie man Informationsüberlastung vermeidet
• warum E-Mail der Produktivitätskiller Nr. 1 ist
• warum Sie so süchtig danach sind, E-Mails zu checken
• wie Sie E-Mails (und Ihre Zeit) wie ein Profi managen

Kann ich meine E-Mails nicht einfach stapelweise bearbeiten?

Lassen Sie mich raten – man hat Ihnen gesagt, Sie sollen Ihre E-Mails „batchen“ (stapelweise bearbeiten).

Das mag zwar für einige funktionieren, hat aber einen großen Haken. In einer bahnbrechenden Studie führten Forscher der University of California ein Experiment durch:

• Sie schlossen 40 Büroangestellte 12 Tage lang an Herzfrequenzmonitore an.
• Sie fanden heraus, dass der Stresspegel umso höher ist, je mehr Zeit man in einer bestimmten Stunde mit E-Mails verbringt (nicht überraschend).
• Sie fanden auch heraus, dass der Stresspegel beim Batchen von E-Mails umso höher ist, je ausgeprägter das Persönlichkeitsmerkmal Neurotizismus ist (überraschender).

Für manche Menschen kann das Batchen von E-Mails also tatsächlich mehr schaden als nützen, besonders wenn sie dazu neigen, leicht gestresst zu sein. Wie lösen wir also dieses Problem? Was ist die bessere Alternative zum Checken von E-Mails?

Warum E-Mail die Produktivität ruiniert

Checken Sie jeden Tag ständig Ihre E-Mails? Laut einer Umfrage von Mail Manager aus dem Jahr 2021 könnte das schlecht sein.

Die Umfrage unter 500 Führungskräften ergab, dass mehr als die Hälfte frustriert war, weil sie bestimmte Dokumente in ihrem Posteingang nicht finden konnten, was ihnen das Gefühl gab:

• Zeit zu verschwenden (63 %)
• weniger produktiv zu sein (48 %)
• Projektinformationen zu verlieren (52 %)

Oje! Ganz zu schweigen davon, dass das ständige Checken von E-Mails unsere Konzentration völlig unterbrechen kann (dazu später mehr).

Was mich zu der großen Frage führt…

Warum arbeiten wir so? Warum lassen wir zu, dass E-Mails andere Formen tiefergehender Gespräche ersetzen? Warum haben wir Benachrichtigungen ständig eingeschaltet? Warum können wir nicht zuerst die wichtige Arbeit erledigen und erst später die E-Mails checken?

People School 10,000+ students

After People School, Debbie got a $100K raise. Bella landed a role created just for her.

The science-backed training that turns people skills into career results. 12 modules. Live coaching. A community of high-performers.

Watch with sound

People School entdecken Kostenloses Quiz machen

Schließe dich 10,000+ Studenten an · Results vary

Der Grund, warum Sie ständig E-Mails checken

Um zu verstehen, warum wir so viel E-Mail nutzen, werfen wir einen Blick auf die Geschichte der E-Mail (sie ist wirklich faszinierend!).

E-Mail begann in den frühen 1990er Jahren zu wachsen. Als die Menschen feststellten, dass E-Mails im Allgemeinen billiger, schneller und effizienter als Faxgeräte waren, explodierte die Zahl der E-Mail-Nutzer von 55 Millionen weltweit im Jahr 1997 auf 400 Millionen im Jahr 1999.

Und hier beginnt das Problem der E-Mail-Kommunikation…

Mit dem rasanten Wachstum der E-Mail begannen E-Mails all die Wege zu ersetzen, auf denen wir früher kommunizierten. Plötzlich hatten wir**:**

• weniger Meetings
• weniger Telefonate
• weniger echte, persönliche Gespräche

Dies isolierte die Menschen und hemmte die Arbeitseffizienz – E-Mail ist nicht skalierbar.

Das bedeutet, wir haben echte, sporadische persönliche Kommunikation gegen multiple Hin-und-Her-E-Mails mit Kunden und Managern eingetauscht – E-Mails, die eine Menge Zeit in Anspruch nehmen und bei denen nur eine Person (wir selbst) da ist, um sie zu beantworten. Wir alle wissen, wie lang E-Mail-Ketten werden können, also beeilen wir uns, auf E-Mails zu antworten, um den Prozess nicht noch weiter zu verzögern.

Hier kommt das Konzept des „hyperaktiven Hive-Mind“ ins Spiel.

Was ist der hyperaktive Hive-Mind? Cal Newport beschreibt den hyperaktiven Hive-Mind als „einen Workflow, der auf einer laufenden Konversation basiert, die durch unstrukturierte und ungeplante Nachrichten befeuert wird“. Im Hive-Mind neigen Menschen dazu, ihre Kommunikationswege offen zu halten, indem sie den ganzen Tag über auf E-Mails, Telefonanrufe oder Zoom-Calls reagieren. Der hyperaktive Hive-Mind kann für Deep Work schädlich sein.

Der hyperaktive Hive-Mind ruiniert unseren Workflow, da wir ständig in Alarmbereitschaft sind.

Es ist nicht irrational. Es geht nicht darum, schlecht mit unseren Kommunikationstools umzugehen. Es ist nicht unsere Schuld.

Hier ist das große Problem: Wir sind keine Computerprozessoren. Wir können Prozesse nicht einfach nacheinander ausführen – wir brauchen Zeit, um unsere Aufmerksamkeit von einer Sache auf eine andere umzustellen.

Wenn wir unsere Kommunikationswege immer offen halten, werden unsere kostbaren mentalen Ressourcen abgezogen, was uns von der kritischen Deep Work ablenkt, die wir brauchen, um Dinge zu erledigen.

Der hyperaktive Hive-Mind ist Gift für die Produktivität.

Die wahre Gefahr: Informationsüberlastung

Durch den ständigen Strom von Nachrichten und Informationen sind wir einem tödlichen Problem ausgesetzt: der Informationsüberlastung. Laut einer Studie des Pew Research Center geben 20 % der Menschen an, dass sie sich von Informationen überwältigt fühlen.

Was ist Informationsüberlastung? Informationsüberlastung, auch bekannt als Informationsangst oder „Infoxikation“, tritt auf, wenn wir mehr Informationen ausgesetzt sind, als wir auf einmal verarbeiten können. Informationsüberlastung tritt häufig auf, wenn wir eine Fülle von Informationen aufnehmen (z. B. per E-Mail), was uns oft dazu führt, unlogische Entscheidungen zu treffen oder unsere Entscheidungen noch weiter hinauszuzögern.

Wenn wir überlastet sind, kann unser Gehirn die eintreffenden Informationen einfach nicht mehr verarbeiten. Und es gibt viele Gründe, warum wir überlastet werden. Können Sie sich mit einem dieser Punkte identifizieren?

• Sie erhalten den ganzen Tag über unzählige E-Mails von Ihren Kollegen, Managern und Ihrem Chef.
• Sie stehen unter dem Druck, ständig großartige Inhalte zu produzieren, was zu einer „Mehr ist besser“-Mentalität führt.
• Sie werden mit widersprüchlichen Informationen bombardiert (Die Aufgabe sollte hier zugewiesen werden! Nein, sie sollte dort zugewiesen werden!).
• Sie jonglieren ständig mit mehreren Ihnen zugewiesenen Aufgaben.
• Sie fühlen sich gestresst, wenn Sie Informationen nicht so schnell verarbeiten können, wie sie eintreffen.

Wenn das nach Ihnen klingt, finden Sie hier einige einfache Tipps, die Sie sofort umsetzen können, um die Informationsüberlastung zu bekämpfen:

5 Wege, wie Sie Informationsüberlastung bekämpfen können

Wenn Menschen ein Problem haben, gibt es normalerweise eine Standardantwort:

• Wollen Sie abnehmen? Essen Sie weniger und bewegen Sie sich mehr.
• Wollen Sie besser schlafen? Starren Sie vor dem Schlafengehen nicht auf den Bildschirm und tun Sie etwas Entspannendes.

Aber was ist mit der Informationsüberlastung?

Wir können nicht einfach unseren Computer und unsere Telefone ausschalten – besonders wenn unsere Arbeit online stattfindet.

Obwohl die Lösung nicht einfach ist, gibt es Dinge, die ich ausprobiert habe und die bei Informationsüberlastung sehr helfen:

1. Gedankensturm (Thoughtstorm). Wenn Sie feststecken und gestresst sind, hilft es WIRKLICH, Ihre Ideen zu Papier zu bringen. Schnappen Sie sich Stift und Papier und lassen Sie uns brainstormen – listen Sie ALLES auf, was Sie gerade stresst. Die 20 E-Mails, die Sie von Ihrem Chef erhalten haben. Der Manager, der Ihnen gesagt hat, Sie sollen den Drucker reparieren. Das riesige 30-seitige Dokument, das Sie heute Morgen durchforsten mussten. Ein Gedankensturm ist wie das Kanalisieren Ihres Stresses und Ihrer Sorgen auf Papier. Wenn Sie alles aufgelistet haben, können Sie sich besser auf die anstehende Aufgabe konzentrieren, anstatt sich um den Rest zu sorgen.

2. Nutzen Sie Ihr Team. Wenn Sie Teil eines Teams sind, tragen Sie die Verantwortung nicht allein. Nehmen wir an, Sie haben einen Manager, der Ihnen ständig Aufgaben schickt – warum teilen Sie diese nicht mit jemandem in Ihrem Team? Wenn diese Person Kapazitäten hat, könnten Sie das Problem gemeinsam angehen, anstatt sich nur auf sich selbst zu verlassen (und zwei Köpfe sind definitiv besser als einer).

3. Internet-Abstinenz (De-Internet). Lesen Sie ein Buch. Gehen Sie spazieren. Machen Sie Yoga. Informationen erreichen uns meistens, wenn wir im Internet sind – schließlich können wir im Internet JEDE Stimme hören. In der realen Welt muss nicht jeder gehört werden (zumindest nicht von uns). Gehen Sie an einen ruhigen Ort und machen Sie einen Detox. Ich finde, dass ein schöner Spaziergang oder eine kurze Wanderung mich regeneriert.

4. Vermeiden Sie Multitasking. Studien zeigen, dass Multitasking die Menschen tatsächlich weniger produktiv macht, als wenn sie bei einer Aufgabe bleiben. Warum? Unser Gehirn hat Schwierigkeiten, von einer Aufgabe zur anderen zu „wechseln“. Wir arbeiten am besten, wenn wir uns ganz auf eine Aufgabe ohne Ablenkungen konzentrieren können. Ziehen Sie also Timeboxing in Betracht.