7 Truques para Evitar a Sobrecarga de Informação e Gerenciar E-mails

Eu costumava ser viciado em e-mail. Eu estava exausto. Burnout. Eu precisava de uma maneira melhor de sair da minha caixa de entrada.

Você sabia que o trabalhador de escritório médio recebe 121 e-mails por dia?

E que a maioria de nós verifica o e-mail no trabalho a cada 6 minutos?

A sobrecarga de informações é real. E ela precisa parar.

Eu me sentei com Cal Newport. Cal é professor de ciência da computação na Georgetown University e autor de 7 livros best-sellers! Seu livro mais recente, A World Without Email, aborda a questão essencial: Como melhoramos o local de trabalho para que as comunicações importantes não usem e-mail?

Confira nosso vídeo abaixo:

Nosso objetivo é ajudá-lo a elevar seu nível de produtividade no e-mail. Neste guia, você aprenderá:

• como evitar a sobrecarga de informações
• por que o e-mail é o assassino nº 1 da produtividade
• por que você é tão viciado em verificar e-mails
• como gerenciar e-mails (e seu tempo) como um profissional

Não Posso Apenas Agrupar Meus E-mails?

Deixe-me adivinhar — disseram a você para “agrupar” (batch) seus e-mails.

Embora isso possa funcionar para alguns, há uma grande armadilha. Em um estudo inovador, pesquisadores da Universidade da Califórnia conduziram um experimento:

• Eles conectaram 40 trabalhadores de escritório a monitores de frequência cardíaca por 12 dias.
• Eles descobriram que quanto mais tempo se passa no e-mail em uma determinada hora, maior o estresse (o que não é surpresa).
• Eles também descobriram que quanto maior o traço de personalidade de neuroticismo de uma pessoa, maiores seus níveis de estresse ao agrupar e-mails (mais surpreendente).

Portanto, para algumas pessoas, agrupar e-mails pode, na verdade, causar mais mal do que bem, especialmente se elas tendem a se estressar facilmente. Então, como resolvemos esse problema? Qual é a melhor alternativa a verificar e-mails?

Por que o E-mail Arruína a Produtividade

Você está constantemente verificando seus e-mails todos os dias? Isso pode ser ruim, de acordo com uma pesquisa de 2021 da Mail Manager.

A pesquisa, realizada com 500 líderes empresariais, descobriu que mais da metade relatou estar frustrada por não conseguir encontrar documentos específicos em sua caixa de entrada, o que os fazia sentir como se estivessem:

• desperdiçando tempo (63%)
• sendo menos produtivos (48%)
• perdendo informações do projeto (52%)

Puxa! Sem mencionar que verificar o e-mail constantemente pode quebrar totalmente nossa concentração (mais sobre isso depois).

O que me leva à grande questão…

Por que trabalhamos dessa forma? Por que permitimos que o e-mail substitua outras formas de conversa mais profunda? Por que temos as notificações ligadas o tempo todo? Por que não podemos terminar o trabalho importante primeiro e depois verificar o e-mail?

A Razão Pela Qual Você Está Sempre Verificando o E-mail

Para entender por que usamos tanto e-mail, vamos dar uma olhada na história do e-mail (é realmente fascinante!).

O e-mail começou a crescer no início da década de 1990. À medida que as pessoas descobriam que os e-mails eram geralmente mais baratos, rápidos e eficientes do que os aparelhos de fax, os usuários de e-mail explodiram em crescimento, de 55 milhões de usuários em todo o mundo em 1997 para 400 milhões em 1999.

E é aqui que o problema da comunicação por e-mail começa…

Com o rápido crescimento do e-mail, os e-mails começaram a substituir todas as formas como costumávamos nos comunicar. De repente, começamos a ter**:**

• menos reuniões
• menos chamadas telefônicas
• menos conversas reais e presenciais

Isso isolou as pessoas e inibiu a eficiência do trabalho — o e-mail não escala.

Isso significa que sacrificamos a comunicação presencial real e esporádica por vários e-mails de ida e volta com clientes e gerentes — e-mails que tomam muito tempo e com apenas uma pessoa (nós mesmos) para respondê-los. Todos sabemos o quão longas as correntes de e-mail podem ficar, então corremos para responder aos e-mails para não atrasar ainda mais o processo.

É aqui que entra o conceito da “mente de colmeia hiperativa” (hyperactive hivemind).

O que é a mente de colmeia hiperativa? Cal Newport descreve a mente de colmeia hiperativa como “um fluxo de trabalho centrado em conversas contínuas alimentadas por mensagens não estruturadas e não agendadas”. Na mente de colmeia, as pessoas tendem a manter suas linhas de comunicação abertas respondendo a e-mails, chamadas telefônicas ou chamadas de Zoom ao longo do dia. A mente de colmeia hiperativa pode ser prejudicial ao trabalho profundo (deep work).

A Mente de Colmeia Hiperativa arruína nosso fluxo de trabalho, pois estamos constantemente em alerta.

Não é irracional. Não se trata de sermos ruins com nossas ferramentas de comunicação. Não é nossa culpa.

Aqui está o grande problema: Não somos processadores de computador. Não podemos simplesmente executar processos um após o outro — precisamos de tempo para mudar nossa atenção de uma coisa para outra.

Quando mantemos nossas linhas de comunicação sempre abertas, nossos preciosos recursos mentais são retirados, distraindo-nos do trabalho profundo crítico que precisamos para realizar as coisas.

A mente de colmeia hiperativa é veneno para a produtividade.

O Perigo Real: Sobrecarga de Informações

Com o fluxo constante de mensagens e informações, estamos sujeitos a um problema mortal: a sobrecarga de informações. De acordo com um estudo do Pew Research Center, 20% das pessoas dizem que se sentem sobrecarregadas com informações.

O que é sobrecarga de informações? A sobrecarga de informações, também conhecida como ansiedade de informação ou “infoxicação”, é quando somos expostos a mais informações do que podemos lidar de uma só vez. A sobrecarga de informações ocorre comumente quando absorvemos uma abundância de informações (por exemplo, por meio de e-mail), muitas vezes nos levando a tomar decisões ilógicas ou atrasando ainda mais nossas decisões.

Quando ficamos sobrecarregados, nossos cérebros simplesmente não conseguem processar todas as informações que chegam. E há muitas razões pelas quais ficamos sobrecarregados. Você se identifica com alguma destas?

• Você recebe inúmeros e-mails de seus colegas, gerentes e chefe ao longo do dia.
• Você enfrenta pressão para produzir constantemente ótimos conteúdos, fazendo com que tenha uma mentalidade de “quanto mais, melhor”.
• Você é bombardeado com informações conflitantes (A tarefa deve ser atribuída aqui! Não, deve ser atribuída ali!).
• Você está constantemente equilibrando várias tarefas atribuídas a você.
• Você se sente estressado quando não consegue processar as informações tão rápido quanto elas chegam.

Se isso soa como você, aqui estão algumas dicas simples que você pode implementar imediatamente para combater a sobrecarga de informações:

5 Maneiras de Combater a Sobrecarga de Informações

Normalmente, quando as pessoas têm um problema, há uma resposta padrão:

• Quer perder peso? Coma menos e exercite-se.
• Quer dormir melhor? Não olhe para a tela antes de dormir e faça algo relaxante.

Mas e quanto à sobrecarga de informações?

Não podemos simplesmente desligar nosso computador e telefones — especialmente se nosso trabalho for online.

Embora a solução possa não ser simples, EXISTEM coisas que eu tentei que ajudam muito com a sobrecarga de informações:

1. Tempestade de pensamentos (Thoughtstorm). Se você estiver atolado e estressado, colocar suas ideias no papel REALMENTE ajuda. Pegue papel e caneta e vamos ao brainstorming — liste TUDO o que está estressando você agora. Os 20 e-mails que você recebeu do seu chefe. O gerente que lhe disse para consertar a impressora. Aquele enorme documento de 30 páginas que você teve que analisar esta manhã. A tempestade de pensamentos é como canalizar seu estresse e preocupações para o papel. Quando você tiver tudo listado, poderá se concentrar mais na tarefa em mãos, em vez de se preocupar com o resto.

2. Use sua equipe. Se você faz parte de uma equipe, não assuma a responsabilidade sozinho. Digamos que você tenha um gerente que constantemente lhe envia tarefas para fazer — por que não compartilhá-las com alguém da sua equipe? Se eles tiverem disponibilidade, vocês dois podem enfrentar o problema em vez de depender apenas de si mesmo (e dois cérebros são definitivamente melhores que um).

3. Desconecte-se. Leia um livro. Vá caminhar. Faça ioga. A informação geralmente nos atinge quando estamos na internet — afinal, na internet, podemos ouvir a voz de TODO MUNDO. No mundo real, nem todo mundo precisa ser ouvido (por nós, pelo menos). Vá para algum lugar tranquilo e desintoxique-se. Acho que uma boa caminhada ou uma trilha curta me mantém rejuvenescido.

4. Evite multitarefas. Estudos mostram que a multitarefa na verdade torna as pessoas menos produtivas do que se elas se concentrassem em uma única tarefa. Por quê? Nossos cérebros têm dificuldade em “mudar” de uma tarefa para outra. Trabalhamos melhor quando podemos nos concentrar sozinhos em uma tarefa sem distrações. Portanto, considere o timeboxing ou encontre uma maneira de trabalhar sem distrações.

5. Gestão “mãos ao largo” (Hands-off). Você é um microgerente? Se você levar isso longe demais, pode estar prejudicando os outros. A maioria dos funcionários gosta de uma sensação de autonomia — afinal, são eles que trabalham de perto no projeto. Tente uma abordagem “mãos ao largo”, onde você assume a liderança, mas permite que eles tomem decisões por si mesmos. Eles não apenas apreciarão isso, mas provavelmente saberão o que é melhor para a equipe também!

Como Evitar a Sobrecarga de Informações e Gerenciar Seus E-mails de Trabalho em 7 Passos

Tudo bem, vamos nos concentrar principalmente no grande problema: os e-mails.

Não é fácil se livrar desses e-mails, mas você também não precisa descartá-los inteiramente.

Quero que você pare de ser uma vítima da sobrecarga de comunicação. Siga estes 7 passos para o gerenciamento máximo de e-mails:

Passo 1: Escreva seus processos

Cada vez que você receber um e-mail, faça a si mesmo esta pergunta de ouro:

“Qual é o processo subjacente que este e-mail está tentando impulsionar?”

O e-mail pode estar lidando com clientes, impulsionando um vídeo para produção, reunindo novos conteúdos para o blog, etc. Se o e-mail for importante, o remetente do e-mail está dependendo da sua resposta para que possa passar para as próximas etapas.

A chave aqui é realmente dedicar um tempo para escrever a resposta em um pedaço de papel ou fazer uma anotação. Você pode perceber que alguns e-mails não têm um propósito significativo, como e-mails de conversa fiada ou reclamações longas.

Outra maneira de pensar sobre isso é fazer uma lista ou uma planilha de cada tema ou projeto que chega à sua caixa de entrada. Então, quando fiz essa lista, notei que tinha temas:

• artigos do blog - 17 e-mails
• vídeos do YouTube - 12 e-mails
• palestras - 8 e-mails
• agendamento - 24 e-mails

Isso foi útil porque me permitiu pensar em configurar sistemas nesses grupos.

Depois de conseguir ver visualmente como seus e-mails estão vinculados, passe para a próxima etapa.

Passo 2: Procure pela “única coisa”

Agora vem a parte interessante:

Qual é a única coisa que você pode fazer para facilitar seus processos?

Busque o resultado mais fácil aqui — a única mudança simples que economizará mais tempo.

Pode ser tão simples quanto usar uma ferramenta como o Calendly para agendar reuniões frequentes com um cliente em vez de trocar e-mails de ida e volta. Ou você pode perceber que pode economizar muito tempo criando modelos de e-mail para aqueles e-mails semanais repetitivos.

Depois de conseguir um resultado fácil, adicione mais alguns.

Este passo é crucial porque diz à sua mente que há mais na comunicação do que apenas e-mail.

Depois de encontrar sua “única coisa” e tirar esse estresse pesado de e-mails constantes de seus ombros, você começará a ganhar impulso para assumir o controle do seu tempo novamente.

Quando vi meus grupos, percebi que tínhamos que criar um sistema no Asana que vinculasse nosso sistema de blog e vídeos do YouTube.

Passo 3: Escreva sua lista de “fim de”

Minha equipe e eu usamos o Asana como nossa ferramenta de gerenciamento de projetos preferida. E, como qualquer bom software de gerenciamento de projetos, um grande benefício é ajudar a reduzir os e-mails.

Um truque super útil que implementamos recentemente é usar uma lista de “fim de dia/fim de semana”. Esta lista é uma tarefa que criamos no Asana que basicamente diz:

“Ei, Vanessa! Quando você tiver tempo no final do dia/semana, poderia, por favor, dar uma olhada em X, Y e Z?”

Este processo nos economiza MUITA ida e volta porque damos uns aos outros tempo suficiente para realizar nosso trabalho profundo durante o dia, enquanto guardamos a comunicação para mais tarde.

Passo 4: Implemente sprints

Um sprint de equipe é o hiperfoco em um projeto ou tarefa para concluí-lo. Isso geralmente envolve a maioria ou todos os membros importantes da equipe necessários para realizar a tarefa.

Sprints são comuns em equipes de desenvolvimento de software, onde a colaboração em tempo real é importante para manter o cronograma e garantir que as dependências das tarefas sejam atendidas.

No entanto, na maioria das outras organizações, o sprint de equipe se perdeu.

Eu recomendo voltar ao sprint.

Concentre toda a atenção da sua equipe em uma tarefa, ignorando e-mails até que essa tarefa seja concluída. Dessa forma, toda a equipe sabe no que todos estão trabalhando, e o trabalho profundo pode ser concluído no processo.

Você pode até agendar “dias” ou “manhãs” de sprint, quando sua equipe trabalha em uma tarefa durante um tempo específico e em uma tarefa diferente no próximo. Descobri que isso ajuda MUITO a evitar aquelas correntes de e-mail desagradáveis.

Passo 5: Des-Caixa de Entrada (De-Inbox)

Pense nos recursos online mais importantes do dia a dia da sua equipe:

• o calendário de gerenciamento de projetos
• escrita de documentos online
• ferramentas de escrita

Esses recursos precisam estar na caixa de entrada? Minha resposta é não (e tenho certeza de que 99% das empresas podem descartar a caixa de entrada e continuar produtivas também). Portanto, se você está constantemente de olho na caixa de entrada para acessar os recursos da sua equipe, a chave aqui é disponibilizar seus recursos fora da caixa de entrada:

• Use um documento colaborativo para deixar comentários.
• Crie um modelo de recurso com os links relevantes em seu software de gerenciamento de projetos.
• Configure o software de comunicação para ficar fora do e-mail e defina as notificações para fora do horário de trabalho profundo.

Passo 6: Reuniões em vez de e-mails

Em vez de enviar e-mail após e-mail, tente agendar uma ou duas reuniões semanais onde você aborda tópicos importantes (e economiza muito tempo de e-mails no processo).

O e-mail é ótimo para transmissão (broadcasting), mas é terrível para interação.

A regra geral é: Se você tiver que tomar uma grande decisão ou ter uma conversa importante por e-mail, é melhor fazer uma reunião. Os e-mails podem ser um ótimo lembrete para avisar as pessoas sobre uma próxima reunião, mas guarde o conteúdo principal para a reunião.

Passo 7: Faça uma dieta de e-mail

Assim como uma dieta sem glúten, minha equipe e eu também estamos entrando lentamente em uma dieta de e-mail.

E como todas as dietas, não há problema em começar devagar e com constância para se adaptar ao novo sistema. Eu entendo — o e-mail parece ser a solução necessária para todas as empresas modernas.

But the key here is not stopping email or communication altogether—it’s about replacing these underlying workflows.

Quanto melhor sua equipe for capaz de substituir os e-mails, menos você sentirá falta de usá-los.

Passo Bônus nº 8: Evite o “Rope-Chatting”

Rope-chatting é um termo usado para descrever quando alguém cumprimenta outro membro da equipe com um inocente “Oi” na tentativa de “laçá-lo” (rope) em uma conversa para a qual ele pode não ter tempo.

Evite isso — em vez disso, faça uma pergunta direta logo de cara:

• “Ei, você pode, por favor, me enviar as notas da última chamada da equipe?”
• “Oi, você tem alguma atualização sobre o projeto?”
• “Como vai você? Por favor, envie o documento quando tiver tempo.”

Se você precisar agendar um bate-papo, forneça contexto e margem de manobra para agendar uma chamada. Obrigado ao usuário do Reddit RockleyBob por esta dica!

Caro Leitor…

Espero que você tenha achado este artigo útil! Quero ajudá-lo a assumir o controle do seu tempo e acabar com todas as distrações desnecessárias em sua vida.

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Para o seu sucesso,

Vanessa