仕事と勉強に役立つ最高のタイムマネジメントのコツ33選

時間をただ過ぎ去らせないでください。生産性を最大化し、仕事の一日を変えるために、これら33のタイムマネジメントのヒントを試してみてください。

1日には8時間しかありませんが、時間は思ったよりも早く過ぎ去ってしまいます。気が散る要因があると、ペースを乱され、生産性が低下してしまいます。実際、最近の研究では、職場で完全に生産的であると感じている従業員はわずか12%に過ぎないことが示されています。オフィスの生産性を向上させるにはどうすればよいでしょうか？

以下のビデオで専門的なヒントを紹介してくれるのは、ジェニー・ブレイク（Jenny Blake）氏です。ジェニーは、チームが「フィクション（作り事）」から「フロー（没頭）」へと移行するのを支援することに情熱を注ぐ著者であり、ポッドキャスターでもあります。彼女の3冊目の著書『Free Time: Lose the Busywork, Love Your Business』は、時間を解放することでチャンスを創出することについて書かれています。

タイムマネジメント戦略とは？

タイムマネジメント戦略とは、生産性を最大化し、時間をできるだけ賢く使うために採用するテクニックのことです。タイムマネジメントのヒントは、あなたのワークデイを一変させ、より優れた従業員へと成長させてくれます。

使用する戦略は、ToDoリストを書き出し、各タスクに時間を割り当てるというシンプルなものでも構いません。例えば、あなたが営業職だとしましょう。今日やるべきことは4つあります。

• 営業電話をかける
• クライアントとランチを共にする
• 営業担当者同士の会議に出席する
• プレゼンテーションの資料作成

タイムマネジメントは、これらを順番に並べ、各タスクに見積もり時間を割り当てることで威力を発揮します。

タイムマネジメントを導入した場合、スケジュールは以下のようになるかもしれません。

• 午前9時〜11時： 営業電話をかける
• 午前11時〜午後12時： クライアントとランチ
• 午後12時〜2時： 営業担当者会議
• 午後2時〜5時： プレゼンテーションの資料作成

なぜタイムマネジメントスキルが重要なのか？

タイムマネジメントスキルは、仕事、家庭、そして人生のあらゆる場面で不可欠です。時間を管理することは、組織力があることを示し、自分の人生をよりコントロールできているという感覚を与えてくれます。

タイムマネジメントスキルを実践することで、日中により多くの仕事をこなせるようになり、一日が終わった後にリラックスしやすくなります。達成感を得られ、自分自身にさらなる自信を持てるようになるでしょう。

効果的なタイムマネジメントのための33のヒント

最も生産的になれる方法は人それぞれですので、自分に合ったタイムマネジメントのヒントを見つけてください。これらの戦略は、職場や家庭、その他実践が必要な場所で効果を発揮します。

#1 デー・テーマ（曜日のテーマ）

学生時代、週の中にテーマが決まった日があったのを覚えていますか？それを仕事のスケジュールにも応用できます。各曜日にテーマを割り当てることで、何をすべきかを明確にします。

Twitterの元CEO、ジャック・ドーシーを例に挙げてみましょう。ドーシーはTwitterとSquareを同時に経営していましたが、各曜日にテーマを設定していました。例えば、火曜日は製品とエンジニアリング、木曜日はパートナーシップと開発者のための日といった具合です。

アクションステップ： 繰り返されるテーマを見つけ、曜日ごとにスケジュールに組み込みましょう。例えば、月曜日と水曜日は営業電話の日、火曜日と木曜日は製品開発の日、金曜日は振り返りと目標設定の日、といった具合です。

#2 補完的なタスクを組み合わせる

このヒントは、先ほど述べたことと矛盾するように思えるかもしれません。しかし、各課題の生産性を損なうことなくマルチタスクを行う方法はあります。補完的なタスクを組み合わせる、つまり、質を落とさずに2つのことを同時に行うのです。

これらのタスクは通常、最小限の精神的集中しか必要としないため、複数のことを同時に行っても圧倒されることはありません。家庭生活でも補完的な仕事を組み合わせることができます。例えば、今日の目標が「お気に入りのポッドキャストを聴く」ことと「トレッドミルで45分間歩く」ことだとします。ヘッドフォンとポッドキャストアプリがあれば、両方を同時に行えます。

ずっと見ようと思っていたTEDトークはありますか？夕食を作っている間にスマホで再生しましょう。同僚から「ちょっと話さないか」と誘われましたか？午後の散歩に誘って、2つのタスクを同時に完了させましょう。

アクションステップ： 毎日のタスクをリストアップし、深い集中を必要としないものを見つけましょう。補完的なToDoリストの項目を組み合わせ、どれだけ多くの仕事が完了するか確認してください。ToDoリストにチェックを入れることで、より大きな達成感を得られます。

#3 自分のゴールデンアワーを見つける

多くの人は朝早くから仕事を始め、午後の遅い時間に一日を終えます。しかし、誰もが午前9時に最も生産的であるわけではありません。日没後に最高の仕事をする夜型の人もいるでしょう。

9時から5時のシフトで働いている場合、上司は深夜に働くことを許可してくれないかもしれません。しかし、自分の「最高の時間」を見つけることには価値があります。この時間帯こそが、あなたが最高のパフォーマンスを発揮できる時です。

あなたはいつ最も生産的ですか？多くの人は、以下のタイムブロックがワークフローに最も適していると感じています。

• 早朝： 鶏と一緒に起きるのが好きな人もいます。時計がまだ午前中を指している間に、より多くのことをこなし、達成感を得ることができます。例えば、ジムに行ったり、洗濯をしたり、通常よりも早く仕事に取り掛かったりできます。
• 午前遅く： 朝型ではない人もいます。朝のコーヒーを飲み、仕事モードに切り替える時間が必要です。メールのチェック、プロジェクトの更新、リサーチなどで仕事のリズムを掴んだ後の午前遅くの方が、効率よく働けるかもしれません。
• 夜間： そして夜型の人たちです。一日の後半にエネルギーがピークに達するため、日が沈んでからが最も捗るという人もいます。作家などは、ストレスが少なく創造性が高まる夜間に最高の仕事ができることが多いようです。

アクションステップ： 一日の中で自分が最も生産的になれる時間を見つけましょう。その時間帯を、最高の仕事を完了させるために使いましょう。

#4 SMARTゴールを設定する

ほとんどの人は、人生で達成したい目標を持っています。「売上を伸ばしたい」と言うかもしれません。プライベートでは「痩せたい」と言う人もいるでしょう。これらの志は立派ですが、具体性に欠けると達成が難しくなります。

そこで、具体的（Specific）、測定可能（Measurable）、達成可能（Achievable）、関連性がある（Relevant）、期限がある（Timely）の頭文字をとった「SMART」ゴールが登場します。それぞれの意味は以下の通りです。

• 具体的（Specific）： 各目標に特定の指標を持たせる。例：「5ポンド（約2.3kg）痩せたい」。
• 測定可能（Measurable）： 数値で測定できる。例：「毎日1マイル（約1.6km）走る」。
• 達成可能（Achievable）： 現実的な目標であること。例：「今四半期の売上を5%伸ばす」。達成可能な目標は、厳しすぎてやる気を削ぐ基準よりも自信を高めてくれます。
• 関連性がある（Relevant）： 仕事や私生活に関連していること。例えば、建設業界で働いているなら、その分野に関連する資格を取得するという目標を立てます。
• 期限がある（Timely）： 明確な開始日と締め切りがあること。締め切りがあることで緊急性が生まれます。例：「今日から30日間で本を3冊読む」。

アクションステップ： 仕事や家庭で達成したい目標を見つけ、SMARTメソッドを使って完了へのモチベーションを高めましょう。一つの目標を達成したら、仕事や私生活の他の目標も続けていきましょう。

#5 カレンダーを作成する

研究によると、網膜は毎秒1,000万ビットのデータを送信しており、これはイーサネットケーブルとほぼ同じ速さです。この考えをワークフローに取り入れ、カレンダーを作成しましょう。

カレンダーを色分けし、完了すべき各タスクに時間枠を割り当てます。例えば、オフィスワーカーなら、会議は青、電話は緑、事務作業は黄色、プレゼン資料作成は赤、といった具合です。

アクションステップ： 物理的またはデジタルのカレンダーを使い、来週の業務のためにタイムブロックを作成しましょう。一週間が終わった後、ワークフローがうまく管理できたか確認してください。カレンダーを使うことで、スケジュールが目に見える形になります。

#6 タイムブロックを作成する

一日や一週間の活動をリストアップすることは組織化を促進しますが、さらに一歩進めることができます。毎日のスケジュールにタイムブロックを作成し、各タスクに特定の時間を割り当てます。タイムブロックは、あなたの計画をコントロールする力を与えてくれます。

例えば、あなたが8時間勤務の不動産業者だとします。2時間は物件のリサーチに。2時間は物件の案内に。残りの4時間は、掲載物件の点検やステージング（演出）に。各タスクにタイムスロットを作ることで、意識を集中させ、先延ばしを減らすことができます。

アクションステップ： 仕事のカレンダーにタイムブロックを作成しましょう。時間が賢く分割され、タイムマネジメントスキルが強化されるのを実感できるはずです。

#7 タイム・コンフェッティ（時間の断片化）を避ける

一日の計画を分単位で立てたとしても、電話や緊急のメール、突然の会議が一日を中断させることがあります。突然、あなたのワークフローは「タイム・コンフェッティ（時間の紙吹雪）」の犠牲になります。この用語は、中断によって一日がバラバラになり、ワークフローが乱されることを指します。

「コンフェッティ（紙吹雪）」は通常ポジティブな意味を持ちますが、これに関しては避けるべきです。ブレイク氏は、カレンダーに「予約不可（DNS: Do-Not-Schedule）」ブロックを組み込むことで、タイム・コンフェッティと戦っています。例えば、彼女のDNSブロックは、月曜日と金曜日には会議を入れないことを示しています。DNSブロックを計画することで、ワークフローをよりコントロールできるようになります。

アクションステップ：最も生産的である必要があり、一切の中断を避けたい時間帯に、カレンダーにDNSブロックを作成しましょう。以下のようなタイトルを付けます。

• ディープワーク（深い集中）
• フォーカス・タイム
• 生産性ウィンドウ

DNSスロットは、同僚があなたのスケジュールを邪魔するのを防ぐのに非常に効果的です。そのブロックを中断するほど緊急性が高いと思われるタスクでない限り、例外は認めないようにしましょう。

#8 通知をオフにする

重要な質問を自分に投げかけてみてください。通知によって現在のタスクから引き離されることがどれくらいありますか？ハワイ旅行の写真が添付された同僚からのメールはクリックしたくなりますが、それは後回しにできます。

アクションステップ： 仕事用メールの通知をオフにしましょう。Slack、Microsoft Teams、その他の仕事用インスタントメッセージアプリも同様です。パソコンやスマホでSNSを使っていますか？それらの通知もオフにしましょう。

#9 メール管理ツールを活用する

受信トレイはすぐに散らかり、機能不全に陥りがちですが、メールを整理する一つの方法は管理ツールを使うことです。これらの機能は、受信トレイを自動的に整理し、選択したカテゴリにメールを振り分けてくれます。

例えば、受信トレイのルール設定から始めましょう。ルールによって重要度の階層を作成し、最も関連性の高いメールを仕分けます。例えば、クライアントからのメールを最優先とし、上司からのメールを第2階層、同僚からのメールを第3階層に設定します。

メールで役立つもう一つのツールは自動応答です。この機能を使うと、特定の送信者からのメールや特定の時間帯のメールに対して、あらかじめ用意した返信を送ることができます。多くの人が休暇中に自動応答を利用します。例えば、同僚にメールを送った際に「現在外出中で、[日付]まで戻りません」という返信を受け取ることがあるでしょう。

自動応答は、タイムマネジメントやディープワークに入るための優れたツールでもあります。例えば、自分の「最高の時間」の間に設定することができます。2時間のブロックがある場合、「[時間]まで手が離せません。時間が空き次第、返信させていただきます」という自動応答を作成します。

アクションステップ： メールを整理するフィルタを作成し、受信トレイを精査する手作業を減らしましょう。これらの仕事用タイムマネジメントのヒントは、ワークフロー中の気を散らす要因を減らしてくれます。

#10 人ではなくシステムを訓練する

時間は貴重です。同僚のことは大切ですが、何かの指示を出した後に何度も繰り返す時間はありません。この場合、まずシステムを訓練し、それから人を訓練しましょう。

ブレイク氏はAirbnbを例に挙げています。ホストは、ゲストが滞在中に知っておくべきことをすべて文書化します。ガイドを読めば、洗濯機の使い方やWi-Fiのパスワードがわかります。もしガイドがなければ、Airbnbのホストは、洗濯ができないと困っているゲストから数多くの電話やメールを受けることになるでしょう。

アクションステップ：よくある質問（FAQ）ドキュメントを作成し、同僚がアクセスできるようにしましょう。質問されたら、そのドキュメントを参照するように伝え、すでに回答済みであることを示します。頻繁に発生する新しい質問があれば追加していきましょう。

プロのヒント： ショートカットにはTextExpanderのようなプログラムを使用しましょう。数文字入力するだけでテキストブロック全体を作成できるため、正確な指示を思い出す手間と時間を省けます。

#11 川を無理に押さない（自然の流れに任せる）

川は何の妨げもなく自然に流れます。無理に押そうとすれば、厄介なことになりかねません。この比喩は、仕事にも私生活にも当てはまります。自分のコントロールが及ばないことを無理強いせず、自然に起こっていることの進路を変えようとしないでください。

ブレイク氏はこの比喩について著書で述べています。彼女は、誰にでも自然なワークフローがあり、自分自身に忠実であるべきだと言います。川を無理に押すことは、過度の疲労につながり、「賢く」ではなく「がむしゃらに」働くことになってしまいます。

SOPとのインタビューで、ブレイク氏は素晴らしい例を挙げています。ポッドキャストを録音する際、記憶が新しいうちにその日のうちにイントロを書くのがベストだと彼女は言います。1、2週間待ってしまうと、録音時と同じマインドセットではないため、摩擦が生じます。その日の予定にキャプション作成は入っていなかったかもしれませんが、最高のキャプションを書くためには、その日のうちに行うのが自然に感じられるのです。

アクションステップ： 予定していた項目が「今やるのが自然だ」と感じられたら、スケジュールを少し調整してそのための時間を作りましょう。例えば、火曜日にインタビューを録音したジャーナリストだとします。使用する最も重要な引用を抜き出す必要がありますが、そのタスクは木曜日まで予定に入っていません。なぜ今やらないのでしょうか？インタビューの記憶が鮮明なうちに、その利点を活かしましょう。

#12 邪魔なものをまとめる

ディープワーク（深い集中）に入るのは、頻繁にオン・オフを繰り返していると困難です。スケジュールを立てる際は、負荷の低いタスクを立て続けに割り当てましょう。

例えば、それぞれ1時間かかる予定の会議が2つあるとします。一つは午前9時、もう一つは午前11時です。会議の間の1時間は、ディープワークに没頭するには不十分かもしれません。代わりに、最初の会議を後ろにずらすか、2つ目の会議を前に動かしましょう。会議を立て続けに入れることで、一日のスケジュールが整理され、ディープワークのための時間を最適化できます。

アクションステップ： 一日の中で気が散る要因を見つけ、それらを近くにまとめましょう。一日のうち、邪魔が入らないディープワークのセッションを確保すべきです。

#13 月曜日の捉え方を変える

月曜日を一週間で最悪の日だと考える人もいます。実際、アメリカ人の58%¹が月曜日を最も嫌いな日だと答えています。こうした感情はあっても、週の始まりの捉え方を変え、自分に有利に働かせる方法はあります。

月曜日の見方を変え、それを一週間の象徴として捉えましょう。月曜日の午前中を一週間で最も生産的な時間として利用するのです。週末にリフレッシュし、新しい一週間を始める準備ができているはずです。

アクションステップ： 生産性を高め、一週間を良い形でスタートさせるために、月曜日に長時間のディープワークセッションをスケジュールしましょう。自分自身から最高の結果を引き出すために、会議は火曜日から木曜日に保存しておきましょう。

#14 小さなタスクを自動化する

職場では、テクノロジーを活用して特定のタスクを自動化できます。例えば、QuillBotやTLDR Thisのような文書要約ソフトウェアを試してみてください。

これらのツールは長い文章を要約し、要点を伝え、重要なセクションをハイライトしてくれます。AIによる文書要約を利用することで、大量のテキストを読むのに必要な時間を短縮できます。

アクションステップ： 単純な作業を見つけて自動化しましょう。例えば、人事部門なら支払いを自動化して給与計算時の負担を軽減できます。SNSの投稿が必要ですか？コンテンツ管理システムを使って投稿をスケジュールしましょう。

#15 賢くストレスを軽減する

ストレスは従業員の間で共通のテーマです。2022年のアメリカ心理学会の報告によると、労働者の5人に3人²が仕事関連の不安による悪影響を経験しています。

ストレスを感じているなら、信頼できる同僚や上司に相談し、軽減策があるか確認しましょう。多くの人が、ジャーナリング（日記）や運動を問題の出口として利用しています。ストレスを軽減することは、ディープワークセッション中に集中力を高めるのに役立つため、思慮深いタイムマネジメント戦略と言えます。

アクションステップ： 自分に最適なストレス解消法を見つけ、毎日のスケジュールに30分から1時間組み込みましょう。一週間が忙しい場合は、特定の日に時間を見つけてください。ストレス解消はタイムマネジメントにおいて極めて重要です。

#16 運動

疾病予防管理センター（CDC）は、週に150分³の中程度の運動を推奨しています。お気に入りの運動を選び、週のスケジュールに組み込みましょう。ランニング、フリスビーゴルフ、水泳など、体を動かすものなら何でも構いません。

運動がタイムマネジメントとどう関係するのでしょうか？それは素晴らしいストレス解消法だからです。一日のうち一部を運動に充てることでリラックスでき、仕事や私生活から一時的に離れることができます。その後、リフレッシュした気分になれるでしょう。

アクションステップ： 週に少なくとも2日、空き時間がある日を見つけましょう。その時間を利用して30分の身体活動を取り入れてください。

#17 日曜日に計画を立てる

「サタデー・ナイト・フィーバー」ならぬ「サンデー・スケアリー（日曜日の恐怖）」は実在しますが、労働者の日のような祝日でもない限り、月曜日をなくすことはできません。では、どうすればその不安を阻止できるでしょうか？

最高のタイムマネジメントのヒントの一つは、日曜日に計画を立てることです。日曜日の夜に、仕事と私生活の両方の計画を立てましょう。会議はありますか？外食する予定はありますか？一週間を可視化することで、すべてがそれほど威圧的に感じられなくなります。

アクションステップ： 日曜日の夜にプランナーを使って一週間を整理しましょう。20〜30分かけて、その週にやるべきことをすべて書き出してください。

#18 終業時に計画を立てる

人生は何が起こるかわかりません。ポジティブなこともネガティブなことも、予期せぬ出来事が起こるものです。これらの出来事が以前に立てた計画を邪魔することもありますが、それでもうまくやりくりすることは可能です。

ワークデイの終わりに近づいたら、プランナーに追記して翌日の計画を立てましょう。月曜日に、上司から火曜日の午前10時に会議をしたいと言われるかもしれません。友人が火曜日の夜に夕食に誘ってくれるかもしれません。これらは予期せぬことですが、タイムマネジメント戦略を賢く使えば、それらを考慮に入れることができます。

アクションステップ： 興奮していても不安であっても、予期せぬことが起きたときは冷静さを保ちましょう。落ち着いていることで、集中力を維持し、時間を管理し続けることができます。

#19 カエルを食べてしまえ（Eat the frog）

マーク・トウェインはかつて、「一日の始まりに生きたカエルを食べてしまえば、その日それ以上にひどいことは起こらない」と言いました。奇妙に聞こえるかもしれませんが、トウェインの言葉には一理あります。

「カエル」とは、スケジュールの中で最も緊急性の高いタスクのことです。これらを午前中に終わらせてしまえば、残りの一日はずっとストレスが少なくなります。

例えば、木曜日に大きなプレゼンがあるとします。それを午前中の一番最初の予定に入れるようにしましょう。プレゼンが終われば、仕事が完了したことを知って、より安心して過ごせます。

アクションステップ： 毎日の「カエル」を見つけ、最初の1時間にスケジュールしましょう。ビジネスランチのように、通常は日中の時間帯に設定されるため、自分のコントロールが及ばないカエルもあります。必要に応じて、カエルを重要度順にランク付けし、その階層を使ってスケジュールを決定しましょう。

#20 ポモドーロ・テクニックを使う

ポモドーロ・テクニックとは、25分間の作業と5分間の休憩を繰り返す方法です。4セッションで2時間のディープワークになります。2時間が経過したら、30分間の長い休憩を取ります。

短時間のスプリントで仕事をする人に最適で、時間を区切って一日中エネルギーを維持するのに優れた方法です。また、メールのチェックやSNSの確認といった「浅いタスク」をこなすための短い窓口も確保できます。

アクションステップ： 次にオフィスにいるときにポモドーロ・テクニックを試してみてください。25分間のセッションを利用し、それがディープワークの能力にどう影響するか確認しましょう。

#21 アイゼンハワー・マトリクスを試す

アイゼンハワー・マトリクスは、アメリカ合衆国第34代大統領に由来します。彼は「緊急度・重要度マトリクス」戦略を使って、一日の進め方を決めていました。このメソッドには以下の階層が含まれます。

• 緊急かつ重要： その日の最も差し迫ったタスクがここに入ります。上司との人事評価や製品プレゼンテーションなどが含まれます。
• 緊急だが重要ではない： 完了させる必要はあるが、他の誰かに任せることができるタスクです。同僚に委任しましょう。例えば、アシスタントにメールの返信やクライアントの要望への対応を頼むことができます。
• 重要だが緊急ではない： 議題の中には重要なものもありますが、後回しにできるものです。例えば、来週は同僚の誕生日で、プレゼントを買いたいと思っているとします。その日は重要ですが、あと数日待つことができます。
• 重要でも緊急でもない： 最後のカテゴリは、重要度も緊急度も低いタスクです。やりたいとは思っていても、優先順位は低いです。受信トレイの整理や新聞を読むことなどが例として挙げられます。

アクションステップ： 一日のスケジュールを立てる際にアイゼンハワー・マトリクスを使ってみましょう。最も重要な項目は何ですか？何を委任できますか？

緊急かつ重要 • 人事評価 • 製品プレゼンテーション	重要だが緊急ではない • 同僚へのプレゼント購入 • LinkedInでのネットワーク拡大
緊急だが重要ではない • 委任されたタスク（電話対応など） • 緊急ではない会議	重要でも緊急でもない • 新聞を読む • 受信トレイの整理

#22 ABCDEメソッドを導入する

著者のブライアン・トレーシーは、タイムマネジメント戦略を簡単に実施する方法としてABCDEテクニックを開発しました。考え方はシンプルで、一日または一週間に完了すべきタスクをリストアップし、AからEまでのラベルを付けます。

Aが最も重要で、Eが最も重要度が低いものです。ABCDEメソッドは、階層を作成し、タスクを遂行する順序を決定するのに効果的です。

アクションステップ： 今週、ABCDEメソッドを採用して各タスクの重要度を決定しましょう。この戦略は、スケジュールの中で何が最優先事項で、何を後回しにできるかを解読するのに役立ちます。

#23 パレート分析を試す

クローゼットの中に100枚のシャツがあるところを想像してみてください。実際に着るのは何枚ですか？パレート分析によれば、おそらく20%のシャツを80%の時間着ているはずです。同じ論理が仕事にも当てはまります。1時間の会議において、80%の決定は割り当てられた時間の20%の中で行われます。

あなたのワークフローにおいても、日々の活動の20%が、あなたが生み出す価値の80%をもたらしています。これらのタスクは、最も時間がかかり、最も価値を生み出すため、「カエル」と呼ぶこともできます。上位20%の活動を完了させることで、生産性の価値が高まります。

アクションステップ： スケジュールの概要を立てる際、書き留めた各タスクが上位20%の価値に貢献しているか、それとも下位80%のものかを自分に問いかけてみてください。

#24 パーキンソンの法則に従う

活動にかかる時間を見積もるのは難しいものです。1時間でできるタスクが、スケジュールにそう書いてあるからという理由で2時間になってしまうことがあります。しかし、制限時間を30分に短縮したところを想像してみてください。パーキンソンの法則によれば、それは可能です。

歴史家のシリル・ノースコート・パーキンソンは、タスクは割り当てられた時間を満たすまで膨張すると述べています。プレゼンの準備に1ヶ月必要ですか？パーキンソンの法則によれば、スケジュールで時間を指定すれば1週間で終わらせることができます。

アクションステップ： 週間のスケジュールを作成した後、パーキンソンの法則に従える箇所を旅程の中から特定しましょう。タイムラインを短縮することで緊急性が生まれ、より効率的な従業員になれます。

#25 物事を成し遂げる（GTD）

2001年、著者のデビッド・アレンは『Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity』（邦題：『はじめてのGTD ストレスフリーの整理術』）を出版しました。アレンの本は、頭の中が散らかっているときにどこに注意を向けるべきかを決定するための人気戦略「GTDメソッド」を生み出しました。アレンのGTDの原則には以下が含まれます。

• 収集（Capturing）： 今週完了すべきタスクをブレインストーミングします。各項目を書き出し、リストに入れます。業界のカンファレンスのような大きなことから、スーパーへの買い物のような小さなことまで含めます。
• 処理（Clarification）： タスクが決まったら、どうやって完了させますか？各項目に対して実行可能なステップを考えます。例えば、スーパーへの買い物なら、献立の計画、材料の書き出し、店への移動、食品の購入が必要です。
• 整理（Organization）： 特定の日時が決まっている仕事もあれば、一週間の中に分散させる必要があるものもあります。営業電話はいつかけますか？話し合っていた同僚とのランチはいつにしますか？
• レビュー（Review）： 一週間を通してスケジュールを見直し、調整する必要があります。例えば、電話会議が火曜日から木曜日に移動するかもしれません。ヨガのインストラクターが火曜日のクラスをキャンセルし、1時間空きができるかもしれません。時間を取ってリストを修正しましょう。
• 実行（Engagement）： 最も重要なタスクを特定し、それを最初に行います。執筆中の本のためにリサーチが必要ですか？それが成功のために最も重要なら、そのタスクから始めましょう。

アクションステップ： 日々のストレスレベルを下げるためにGTDメソッドを採用しましょう。これを使うことで、今週何をしたいかを決定し、それに応じて調整するのに役立ちます。

#26 2分ルールを使う

先延ばし癖は、しばしば私たちの邪魔をします。どうすれば遅延を打ち負かすことができるでしょうか？著者のジェームズ・クリアは「2分ルール」を使うことを勧めています。クリアによれば、そのタスクが2分以内にできるなら、すぐにやるべきです。今2分かけて何かをすることは、本当に時間が必要になったときに、後々30分を節約することにつながります。クリアは、良い習慣を身につけるために2分ルールを推奨しています。

例えば、金曜日に2分かけて受信トレイを整理しましょう。このタスクを週に一度行うことで、後で受信トレイがいっぱいになって掃除が必要になったときの時間を節約できます。また、簡単な返信だけで済むメールには、2分かけてすぐに返信しましょう。今メールに答えることで、受信トレイにリクエストが溜まるのを防げます。

アクションステップ： ほとんど注意を必要としないタスクを見つけ、今日中に片付けてしまいましょう。文書に簡単な修正が必要ですか？2分かけて変更しましょう。会議の時間を確認する必要がありますか？2分もかからないので、今すぐ電話しましょう。

#27 18分アプローチを試す

非常に多くの会議、電話、メールなどがあると、一日はあっという間に長く感じられます。時には、リラックスして物事を客観的に見る瞬間が必要です。それがピーター・ブレグマンが「18分アプローチ」で提案していることです。

著書『18 Minutes』の中で、ブレグマンは一日中集中力を維持するための3つの日常戦略を推奨しています。8時間勤務の場合、以下のように行います。

• 朝： ブレグマンは、毎朝、その日を成功させるためにどうすべきかを考える時間を取ることを勧めています。ToDoリストの項目からカレンダーを作成します。
• 1時間ごと： 仕事を始めると、脇道に逸れてしまうことがあります。ブレグマンは、1時間ごとに1分間、深呼吸をする時間を取るように言っています。前の1時間で生産的だったか自分に問いかけてください。経過した各時間を、一生懸命働き続けるためのモチベーションとして使いましょう。
• 夕方： 毎晩5分間、その日を振り返る時間を持ちます。達成したことを振り返り、何がもっとうまくできたかを考えます。今日のプレゼンで上司を感銘させることができましたか？成約を逃してしまいましたか？それぞれの側面と、今後どう積み上げていくかを考えましょう。

アクションステップ： 今週、タイムマネジメント戦略として毎日18分アプローチを使ってみましょう。1分間の休憩を集中力の再調整に、朝と夕方の5分間のセッションを振り返りに利用してください。

#28 3の法則に従う

「良いことは3つ重なる」と言われますが、これはタイムマネジメント戦略にも当てはまります。ここでの考え方は、3つの活動がビジネスの価値の90%を占めるというものです。

3の法則では、毎日、毎週、毎月、毎年達成したい3つの目標を書き出すことを求めています。例えば、自分の仕事に最も価値をもたらすために、今日できる3つのことは何でしょうか？これらのタスクには、新規クライアントの獲得や製品アイデアの開発などが含まれるかもしれません。

アクションステップ： この法則を使って、今日、今週、今月、そして今年、最も重要な3つの貢献をしましょう。それらに最も集中し、キャリアにどのような影響を与えるかを確認してください。

#29 ピクルス瓶の理論を採用する

あなたがビーチにいて、ピクルスの瓶を持っているところを想像してください。それを砂、小石、そして岩で満たします。それぞれの項目は、日々のタイムマネジメントの異なる部分を表しています。岩と小石に基づいてスケジュールの優先順位を決めましょう。砂は、他のタスクが完了すれば入れることができます。

• 岩： 岩は最も重要なタスクです。今日は取り組んでいるプロジェクトの締め切りかもしれません。岩を処理しなければ、大変なことになります。
• 小石： 小石は二次的な業務です。ワークデイにとって重要ですが、委任することも可能です。例えば、電話をかけたりSNSの投稿をしたりする必要があるかもしれません。
• 砂： 砂は、同僚とのランチやSNSのスクロールに費やす時間など、一日のうちでそれほど重要ではないタスクに似ています。

アクションステップ： 今週、職場でピクルス瓶の理論を使ってタスクの階層を作成しましょう。仕事を完了させ、一日がどれほど生産的になるか確認してください。

#30 10/90の法則を学ぶ

10/90の法則では、タスクに割り当てられた時間の10%を、可能な限りの計画と組織化に費やすべきだとしています。そして残りの90%を、実際の活動の完了に充てます。

目的は、取り組むあらゆるプロジェクトの時間を節約することです。計画を立てることで、仕事に明確さと方向性が生まれます。何を成し遂げるべきかがわかっていれば、ずっと生産的になれます。

アクションステップ： 今週、最も重要なタスクに対して10/90の法則を試してみてください。計画とアウトラインの作成が、成功とタイムマネジメントにどれほど役立つかがわかるはずです。

#31 ラピッド・プランニング・メソッド（RPM）を試す

トニー・ロビンズは、自分が何を望んでいるのか、そしてその目的は何かを問うために、ラピッド・プランニング・メソッド（RPM）を作成しました。このテクニックには4つのステップがあります。

• 収集（Capturing）： RPMの最初のステップは収集です。達成すべきことを書き出すことで、ストレスの原因となっているものを捉える必要があります。仕事に不可欠な5つから9つの業務のリストを書きます。
• チャンキング（Chunking）： 次に、各タスクを「チャンク（塊）」に分割します。日々の業務はビジネス上の要望や個人的な欲求に分類される可能性があるため、それらをカテゴリに分けます。例えば、ビジネスのチャンクは「今月5つのプロジェクト案を提案する」、個人のチャンクは「一週間にテイクアウトを注文する回数より自炊する回数を増やす」といった具合です。
• チャート作成（Charting）： チャート作成では、目標を「アクションプラン」「結果」「目的」の3つのセクションに書き留めます。例えば、望む結果が「今月3人の新規クライアント獲得」だとします。そこに到達するためのアクションプランは「コールドコール（飛び込み電話）を増やし、対面訪問を行う」ことです。目的は何でしょうか？それは「営業担当者として成長すること」です。

アクションステップ： 組織化の戦術としてRPMメソッドを試してみてください。チャンクを使って、私生活と仕事における優先順位を確認しましょう。

#32 ALPENメソッドを実践する

ALPENメソッドは、ドイツの経済学者ローター・J・ザイヴェルト（Lothar J. Seiwert）によって考案されました。ALPENはドイツ語の頭文字をとったアクロニムですので、それぞれの文字の内容を説明します。

• A（Aufgaben）： 最初のステップは、最優先事項を書き出すことです。これらはプロジェクトの完了や、株主へのプレゼンテーションなどが考えられます。
• L（Länge）： 第2のステップでは、タスクの完了にかかる時間を見積もります。各業務を完了させるための、合理的かつ効率的な時間を書き留めます。例えば、2つの仕事には2時間のブロックが必要で、他の4つには1時間のブロックが必要、といった具合です。
• P（Pufferzeiten）： ここでは、バッファ（余裕）時間を考慮する必要があります。気が散ることは起こりうるため、必要な時間よりも20%長いバッファ時間を組み込みます。例えば、2時間のタスクには、必要に応じて約24分の追加時間を与えます。
• E（Entscheidungen）： ステップ4は優先順位の決定です。10個のタスクがあるなら、それらを精査してどれが最も重要かを決定します。委任できるものはありますか？
• N（Nachkontrolle）： 最後のステップは、時間の見積もりが成功したかを確認することです。プレゼンにもっと時間が必要でしたか？それとも会議が予想より短く終わりましたか？

アクションステップ： 今週のToDoリストにALPENメソッドを使ってみましょう。このタイムマネジメント戦略は、時間を見積もり、タスクを実行するスキルを向上させるのに非常に効果的です。他の優先事項のために、スケジュールにさらなる時間を見つけられるようになるでしょう。

#33 サラミ・スライス法を適用する

一つのタスクがあまりに大きいため、気が遠くなるように思えることがあります。どこから始めればいいのかわからないときは、それを「スライス」に分割します。サラミの大きな塊は食べきれないように見えますが、小さな断片に分ければそれほど威圧的ではありません。同じ考えがタイムマネジメントにも当てはまります。

あなたが研究に取り組んでいる科学者だと想像してください。そのプロセスには数ヶ月、あるいは数年かかるかもしれず、圧倒されそうになります。しかし、サラミのようにスライスすれば、それほど怖くなくなります。サラミのスライスは以下のようになるかもしれません。

• 仮説を立てる
• 背景調査を行う
• 調査や観察を実施する
• データを分析する
• 結論を導き出す

アクションステップ： 抱えている最大のプロジェクトを検討し、サラミ・スライス法を使って各ステップをスライスに切り分けましょう。各チャンクをそれ自体が一つのプロジェクトであるかのように取り組んでください。途中で各ボックスにチェックを入れるたびに、達成感を得られるはずです。

タイムマネジメントのまとめ

あなたには良い仕事をするための適切なスキルが備わっていますが、仕事のための改善されたタイムマネジメントのヒントは、あなたを次のレベルへと引き上げてくれます。これらのタイムマネジメント戦略のいずれかを使うことは、最初は奇妙に感じるかもしれません。それでも、ルーチンに定着させるにつれて、生産性は向上していくでしょう。

なぜタイムマネジメントスキルが必要なのか？

タイムマネジメントは、人生の数多くの場面で極めて重要です。仕事、学校、育児、フィットネス、その他の側面において、バランスを保つためにタイムマネジメント戦略が必要です。より良いタイムマネジメントは、以下のような重要なメリットをもたらします。

• ワークフローの改善： タイムマネジメントの主な利点は、ワークフローを改善することです。生産性のための最適な時間を見つけることは、集中モードに入り、タスクに取り組む準備ができていることを意味します。
• エネルギーの増大： タイムマネジメントはエネルギー管理でもあります。通常、1時間目は8時間目よりも生産的です。タイムマネジメント戦略を使って、一日を通してエネルギーをより適切に配分しましょう。
• ストレスの軽減： タイムマネジメントのヒントはストレスと戦います。効果的に働くことで、ストレスが減り、自分の仕事に対してより良い気分になれます。
• ワークライフバランス： 仕事と家庭のバランスをとることは、特にリモートワークの場合に重要です。タイムマネジメントは、仕事を職場に置いておき、家では私生活に集中するのに役立ちます。
• 効果的な仕事： タイムマネジメントは、完了する仕事の量とその効果を高めます。ディープワークを行っているときは、頭の中から気が散る要因が排除されているため、成果物ははるかに優れたものになります。
• 締め切りの遵守： どのような業界であっても、締め切りは重要です。タイムマネジメントスキルがあれば、時間を賢く管理する方法を知っているため、あらゆる締め切りを守ることができます。
• 自信の向上： タイムマネジメントは自信の向上につながります。仕事を期限内に効果的に完了させると、達成感と充実感を得られます。
• プロフェッショナルとしての成功： あなたの優れた仕事とタイムマネジメントスキルは、周囲の目に留まるでしょう。上司に感銘を与え、キャリアを前進させる素晴らしい方法です。

タイムマネジメントスキルを高め、生産性を向上させたい場合は、こちらの14のユニークな生産性のヒントの記事をチェックしてください。

参考文献

Footnotes (3)

1. today.yougov.com ↩

2. apa.org ↩

3. cdc.gov ↩