Die 33 besten Zeitmanagement-Tipps für Arbeit und Studium

Lassen Sie die Zeit nicht einfach an sich vorbeiziehen. Probieren Sie diese 33 Zeitmanagement-Tipps aus, um Ihre Produktivität zu maximieren und Ihren Arbeitstag zu verändern.

Der Tag hat nur acht Stunden, aber die Zeit vergeht schneller, als man denkt. Ablenkungen können uns aus dem Konzept bringen und unproduktiv machen. Tatsächlich zeigt eine aktuelle Studie, dass nur 12 % der Mitarbeiter bei der Arbeit voll produktiv sind. Wie können Sie Ihre Produktivität im Büro steigern?

In unserem Video unten gibt Jenny Blake Experten-Tipps. Jenny ist Autorin und Podcasterin, die Teams leidenschaftlich gerne dabei hilft, von der Fiktion in den Flow zu kommen. Ihr drittes Buch, Free Time: Lose the Busywork, Love Your Business, handelt davon, Möglichkeiten zu schaffen, indem man Zeit freisetzt.

Was sind Zeitmanagement-Strategien?

Zeitmanagement-Strategien sind Techniken, die Sie einsetzen, um Ihre Produktivität zu maximieren und Ihre Zeit so klug wie möglich zu nutzen. Zeitmanagement-Tipps können Ihren Arbeitstag verändern und Sie zu einem besseren Mitarbeiter machen.

Die Strategie, die Sie anwenden, kann so einfach sein wie das Aufschreiben Ihrer To-Do-Liste und das Zuweisen von Zeit für jede Aufgabe. Nehmen wir an, Sie arbeiten im Vertrieb. Heute haben Sie vier Dinge zu tun:

• Verkaufsgespräche führen
• Mittagessen mit einem Kunden
• Teilnahme an einem Meeting mit Vertriebskollegen
• An Ihrer Präsentation arbeiten

Zeitmanagement ist besonders praktisch, wenn Sie diese Aufgaben in eine Reihenfolge bringen und jeder Aufgabe eine geschätzte Zeit zuweisen.

Wenn Sie Zeitmanagement implementieren würden, könnte Ihr Zeitplan etwa so aussehen:

• 9:00 – 11:00 Uhr: Verkaufsgespräche führen
• 11:00 – 12:00 Uhr: Mittagessen mit einem Kunden
• 12:00 – 14:00 Uhr: Meeting mit Vertriebskollegen
• 14:00 – 17:00 Uhr: An der Präsentation arbeiten

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Warum sind Zeitmanagement-Fähigkeiten wichtig?

Zeitmanagement-Fähigkeiten sind bei der Arbeit, zu Hause und in jedem anderen Bereich Ihres Lebens von entscheidender Bedeutung. Das Management Ihrer Zeit zeigt, dass Sie über organisatorische Fähigkeiten verfügen, und hilft Ihnen, das Gefühl zu haben, mehr Kontrolle über Ihr Leben zu haben.

Die Anwendung von Zeitmanagement-Fähigkeiten sorgt dafür, dass Sie tagsüber mehr Arbeit erledigen, und hilft Ihnen, sich nach Feierabend zu entspannen. Sie werden sich erfolgreich und selbstbewusster fühlen.

33 Tipps für effektives Zeitmanagement

Jeder Mensch hat eine andere Art, seine produktivste Seite zu finden. Suchen Sie sich also die Zeitmanagement-Tipps heraus, die für Sie funktionieren. Diese Strategien sind bei der Arbeit, zu Hause und an anderen Orten, an denen Sie sie anwenden müssen, effektiv.

#1 Tagesthemen

Erinnern Sie sich noch daran, als Ihre Schule Mottotage während der Woche hatte? Das Gleiche können Sie auf Ihren Arbeitsplan anwenden. Weisen Sie jedem Tag ein Thema zu, damit Sie wissen, was zu tun ist.

Nehmen Sie Jack Dorsey – den ehemaligen CEO von Twitter – als Beispiel. Dorsey leitete gleichzeitig Twitter und Square und wies jedem Tag ein Thema zu. Dienstags geht es zum Beispiel um Produkte und Technik, donnerstags um Partnerschaften und Entwickler.

Aktionsschritt: Finden Sie wiederkehrende Themen und implementieren Sie diese nach Tagen in Ihren Zeitplan. Zum Beispiel sind Montage und Mittwoche für Verkaufsgespräche reserviert. Dienstage und Donnerstage sind für die Produktentwicklung gedacht. Der Freitag dient der Reflexion und Zielsetzung.

#2 Komplementäre Aufgaben kombinieren

Dieser Zeitmanagement-Tipp mag im Widerspruch zu dem stehen, was wir gerade gesagt haben. Aber bleiben Sie dran – es gibt Möglichkeiten, Multitasking zu betreiben und dennoch bei jeder Aufgabe produktiv zu sein. Kombinieren Sie komplementäre Aufgaben, was bedeutet, dass Sie beides gleichzeitig tun können, ohne die Qualität zu beeinträchtigen.

Diese Aufgaben erfordern in der Regel nur minimale mentale Konzentration, sodass es Sie nicht überfordern wird, mehrere Dinge gleichzeitig zu erledigen. Sie können komplementäre Aufgaben sogar in Ihr Privatleben integrieren. Nehmen wir an, zwei Ihrer heutigen Ziele sind es, eine Folge Ihres Lieblingspodcasts zu hören und 45 Minuten auf dem Laufband zu gehen. Mit Kopfhörern und einer Podcast-App können Sie beides gleichzeitig tun.

Gibt es einen TED-Talk, den Sie schon lange sehen wollten? Lassen Sie ihn auf Ihrem Handy laufen, während Sie das Abendessen kochen. Hat ein Kollege Sie gefragt, ob Sie Zeit für ein Gespräch haben? Bitten Sie ihn, Sie bei Ihrem Mittagsspaziergang zu begleiten, und erledigen Sie so zwei Aufgaben gleichzeitig.

Aktionsschritt: Listen Sie Ihre täglichen Aufgaben auf und finden Sie diejenigen, die keine intensive Konzentration erfordern. Kombinieren Sie die komplementären Punkte Ihrer To-Do-Liste und sehen Sie, wie viel mehr Arbeit Sie erledigen. Sie fühlen sich erfolgreicher, wenn Sie Dinge von der Liste abhaken können.

#3 Finden Sie Ihre goldene Stunde

Die meisten Menschen beginnen früh mit der Arbeit und beenden ihren Tag am späten Nachmittag. Doch nicht jeder hat seine produktivste Stunde um 9 Uhr morgens. Vielleicht sind Sie eher eine Nachteule, die nach Sonnenuntergang am besten arbeitet.

Wenn Sie in einer Nine-to-Five-Schicht arbeiten, lässt Ihr Chef Sie vielleicht nicht um Mitternacht arbeiten. Dennoch ist es wertvoll, Ihre beste Stunde zu finden – die Zeit am Tag, in der Sie Ihre beste Arbeit leisten.

Wann sind Sie am produktivsten? Viele finden diese Zeitblöcke am förderlichsten für ihren Workflow:

• Früher Morgen: Manche Leute stehen gerne mit den Hühnern auf. Sie können mehr erledigen und fühlen sich erfolgreicher, während die Uhr noch Vormittag anzeigt. Sie können zum Beispiel ins Fitnessstudio gehen, Wäsche waschen oder früher als gewöhnlich mit der Arbeit beginnen.
• Später Vormittag: Einige von uns sind keine Morgenmenschen. Wir brauchen unseren Morgenkaffee und Zeit, um in die Arbeit hineinzufinden. Vielleicht arbeiten Sie am späten Vormittag besser, wenn Sie Zeit hatten, in Schwung zu kommen und sich mit E-Mails, Projekt-Updates und Recherchen vertraut zu machen.
• Nachts: Dann gibt es noch die Nachteulen. Manche Menschen arbeiten am besten, wenn die Sonne untergeht, weil ihr Energieniveau erst später am Tag seinen Höhepunkt erreicht. Autoren stellen oft fest, dass sie nachts ihre beste Arbeit leisten, wenn sie weniger gestresst und kreativer sind.

Aktionsschritt: Finden Sie die produktivste Zeit für sich selbst während des Tages. Nutzen Sie diesen Abschnitt, um Ihre beste Arbeit zu erledigen.

#4 Setzen Sie SMART-Ziele

Die meisten Menschen haben Ziele im Leben, die sie erreichen wollen. Sie sagen vielleicht: „Ich möchte meine Verkaufszahlen steigern.“ Im Privatleben sagen manche: „Ich möchte abnehmen.“ Diese Bestrebungen sind bewundernswert, aber schwerer zu erreichen, wenn sie keine konkreten Angaben enthalten.

Hier kommen spezifische, messbare, attraktive, relevante und terminierte (SMART) Ziele ins Spiel. Das bedeutet jeder Begriff:

• Spezifisch: Jedes Ziel hat eine bestimmte Kennzahl. Zum Beispiel: „Ich möchte fünf Kilo abnehmen.“
• Messbar: Die Ziele sind durch Zahlen messbar. Zum Beispiel: „Jeden Tag werde ich eine Meile laufen.“
• Attraktiv/Erreichbar: Ihre Ziele sollten realistisch sein. Zum Beispiel: „Ich möchte meine Umsätze in diesem Quartal um 5 % steigern.“ Erreichbare Ziele stärken Ihr Selbstvertrauen im Vergleich zu härteren, entmutigenden Standards.
• Relevant: Das Ziel sollte für Ihre Arbeit oder Ihr Privatleben relevant sein. Wenn Sie zum Beispiel auf dem Bau arbeiten, setzen Sie sich das Ziel, ein Zertifikat in Ihrem Fachbereich zu erwerben.
• Terminiert: Das Ziel sollte einen bestimmten Beginn und eine Deadline haben. Eine Deadline erzeugt Dringlichkeit. Zum Beispiel: „Ich möchte in 30 Tagen drei Bücher lesen, beginnend heute.“

Aktionsschritt: Finden Sie ein Ziel, das Sie bei der Arbeit oder zu Hause erreichen möchten, und nutzen Sie die SMART-Methode, um sich zur Umsetzung zu motivieren. Wenn Sie ein Ziel erreicht haben, machen Sie mit anderen in Ihrem Berufs- und Privatleben weiter.

#5 Erstellen Sie einen Kalender

Studien zeigen, dass Ihre Netzhaut Daten mit 10 Millionen Bits pro Sekunde überträgt, fast so schnell wie ein Ethernet-Kabel. Nutzen Sie diese Erkenntnis für Ihren Workflow und erstellen Sie einen Kalender.

Verwenden Sie Farbcodes für Ihren Kalender und blocken Sie Zeitsegmente für jede Aufgabe ab, die Sie erledigen müssen. Büroangestellte können zum Beispiel Blau für Meetings, Grün für Telefonate, Gelb für administrative Aufgaben und Rot für die Arbeit an Präsentationen verwenden.

Aktionsschritt: Gehen Sie zu Ihrem physischen oder digitalen Kalender und erstellen Sie Zeitblöcke für die Aufgaben der nächsten Woche. Prüfen Sie am Ende der Woche, ob dies Ihren Workflow besser strukturiert hat. Ein Kalender macht Ihren Zeitplan greifbar.

#6 Zeitblöcke erstellen

Das Auflisten Ihrer Aktivitäten für den Tag oder die Woche fördert die Organisation, aber Sie können noch weiter gehen. Erstellen Sie Zeitblöcke in Ihrem Tagesplan, um jeder Aufgabe eine bestimmte Zeitspanne zuzuweisen. Time-Blocking gibt Ihnen die Macht über Ihre Planung.

Nehmen wir an, Sie sind Immobilienmakler mit einem Acht-Stunden-Arbeitstag. Zwei Stunden sind für die Recherche von Angeboten reserviert. Blocken Sie zwei Stunden für Besichtigungstermine ab. Die letzten vier Stunden dienen der Inspektion und dem Staging Ihrer gelisteten Häuser. Das Erstellen von Zeitfenstern für jede Aufgabe hält Ihren Geist fokussiert und reduziert Prokrastination.

Aktionsschritt: Erstellen Sie Zeitblöcke für Ihren Arbeitskalender. Sie werden sehen, wie dies Ihre Zeit klug einteilt und Ihre Zeitmanagement-Fähigkeiten stärkt.

#7 Vermeiden Sie Zeitkonfetti

Stellen Sie sich vor, Sie haben Ihren Tag minutengenau geplant, aber Telefonanrufe, dringende E-Mails und überraschende Meetings unterbrechen Ihren Tag. Plötzlich wird Ihr Workflow zum Opfer von „Zeitkonfetti“. Dieser Begriff bezieht sich auf einen Tag, der durch Unterbrechungen zersplittert wird, die Ihren Arbeitsfluss stören.

Konfetti ist normalerweise positiv besetzt, aber dieses hier sollten Sie vermeiden. Blake bekämpft Zeitkonfetti, indem sie DNS-Blöcke (Do-not-schedule) in ihren Kalender einträgt. Ihre DNS-Blöcke zeigen zum Beispiel an, dass sie montags oder freitags keine Meetings hat. Die Planung von DNS-Blöcken gibt Ihnen mehr Kontrolle über Ihren Workflow.

Aktionsschritt: Erstellen Sie einen DNS-Block in Ihrem Kalender für die Zeiten, in denen Sie am produktivsten sein müssen und keine Unterbrechungen wünschen. Geben Sie ihnen Titel wie:

• Deep Work
• Fokuszeit
• Produktivitätsfenster

DNS-Slots eignen sich hervorragend, um Kollegen davon abzuhalten, Ihren Zeitplan zu unterbrechen. Machen