Los 33 mejores consejos de gestión del tiempo para el trabajo y el estudio

No dejes que el tiempo simplemente pase. Prueba estos 33 consejos de gestión del tiempo para maximizar tu productividad y transformar tu jornada laboral.

Solo hay ocho horas en el día, pero el tiempo vuela más rápido de lo que piensas. Las distracciones pueden desorientarnos y hacernos improductivos. De hecho, un estudio reciente muestra que solo el 12% de los empleados son totalmente productivos en el trabajo. ¿Cómo puedes mejorar tu productividad en la oficina?

En nuestro video a continuación, Jenny Blake nos ofrece consejos de experta. Jenny es autora y podcaster, y le encanta ayudar a los equipos a pasar de la ficción al flujo. Su tercer libro, Free Time: Lose the Busywork, Love Your Business, trata sobre la creación de oportunidades mediante la liberación de tiempo.

¿Qué son las estrategias de gestión del tiempo?

Las estrategias de gestión del tiempo son técnicas que empleas para maximizar tu productividad y utilizar tu tiempo de la manera más inteligente posible. Los consejos de gestión del tiempo pueden transformar tu jornada laboral y convertirte en un mejor empleado.

La estrategia que utilices puede ser tan sencilla como anotar tu lista de tareas pendientes y asignar tiempo a cada una. Por ejemplo, supongamos que trabajas en ventas. Hoy tienes cuatro cosas que hacer:

• Hacer llamadas de ventas
• Almorzar con un cliente
• Asistir a una reunión con otros compañeros de ventas
• Trabajar en tu presentación

La gestión del tiempo resulta muy útil cuando ordenas estas tareas y les asignas un tiempo estimado.

Si implementaras la gestión del tiempo, tu horario podría verse algo así:

• 9 AM-11 AM: hacer llamadas de ventas
• 11 AM-12 PM: almorzar con un cliente
• 12 PM-2 PM: reunión de asociados de ventas
• 2 PM-5 PM: trabajar en la presentación

¿Por qué son importantes las habilidades de gestión del tiempo?

Las habilidades de gestión del tiempo son vitales en el trabajo, en el hogar y en cualquier otra faceta de tu vida. Gestionar tu tiempo demuestra que tienes habilidades organizativas y te ayuda a sentir que tienes más control sobre tu vida.

Implementar habilidades de gestión del tiempo te permite realizar más trabajo durante el día y te ayuda a relajarte una vez que termina la jornada. Te sentirás exitoso y más seguro de ti mismo.

33 consejos para una gestión del tiempo eficaz

Cada persona tiene una forma diferente de ser más productiva, así que busca los consejos de gestión del tiempo que mejor te funcionen. Estas estrategias son eficaces en el trabajo, en el hogar y en otros lugares donde necesites implementarlas.

#1 Tematiza el día

¿Recuerdas cuando tu escuela tenía días temáticos durante la semana? Puedes aplicar lo mismo a tu horario de trabajo. Asigna un tema a cada día para saber qué es lo que tienes que hacer.

Usa a Jack Dorsey —ex CEO de Twitter— como ejemplo. Dorsey dirigía simultáneamente Twitter y Square y asignaba un tema a cada día. Por ejemplo, los martes son para productos e ingeniería, y los jueves para asociaciones y desarrolladores.

Paso de acción: Identifica temas recurrentes e impleméntalos en tu agenda por día. Por ejemplo, los lunes y miércoles son para llamadas de ventas. Los martes y jueves para el desarrollo de productos. El viernes es para la reflexión y el establecimiento de metas.

#2 Combina tareas complementarias

Este consejo de gestión del tiempo puede parecer contradictorio con lo que acabamos de decir. Sin embargo, escúchanos: hay formas de realizar varias tareas a la vez y seguir siendo productivo en cada una. Combina tareas complementarias, lo que significa que puedes hacer ambas simultáneamente sin comprometer la calidad.

Estas tareas suelen requerir un enfoque mental mínimo, por lo que no te abrumará hacer varias cosas juntas. Incluso puedes combinar tareas complementarias en tu vida hogareña. Por ejemplo, supongamos que dos de tus objetivos de hoy son escuchar un episodio de tu podcast favorito y caminar durante 45 minutos en la cinta. Tener un par de auriculares y una aplicación para podcasts significa que puedes hacer ambas cosas.

¿Hay alguna charla TED que hayas querido ver? Reprodúcela en tu teléfono mientras preparas la cena. ¿Un compañero de trabajo te ha estado pidiendo que salgan a hablar? Pídele que te acompañe en tu caminata de mediodía y completa dos tareas simultáneamente.

Paso de acción: Haz una lista de tus tareas diarias y encuentra las que no requieren un enfoque intenso. Combina los elementos complementarios de la lista de tareas y observa cuánto más trabajo completas. Te sentirás más realizado al tachar cosas de la lista.

#3 Encuentra tu hora dorada

La mayoría de las personas comienzan a trabajar temprano y terminan su día al final de la tarde. Sin embargo, solo algunos tienen su hora más productiva a las 9 AM. Puede que seas más un búho nocturno que hace su mejor trabajo después de la puesta del sol.

Si tienes un turno de nueve a cinco, es posible que tu jefe no te deje trabajar a medianoche. Sin embargo, es valioso encontrar tu mejor hora: ese momento del día en el que realizas tu mejor trabajo.

¿Cuándo eres más productivo? Muchos encuentran que estos bloques de tiempo son los más propicios para su flujo de trabajo:

• Temprano por la mañana: A algunas personas les gusta levantarse con las gallinas. Puedes hacer más cosas y sentirte más realizado mientras el reloj aún marca la mañana. Por ejemplo, puedes ir al gimnasio, lavar la ropa o empezar a trabajar antes de lo habitual.
• Tarde por la mañana: Algunos de nosotros no somos personas madrugadoras. Necesitamos nuestro café matutino y tiempo para adaptarnos al trabajo. Es posible que trabajes mejor al final de la mañana, cuando has tenido tiempo de entrar en ritmo y aclimatarte con correos electrónicos, actualizaciones de proyectos e investigación.
• Noche: Luego están los búhos nocturnos. Algunas personas trabajan mejor cuando se pone el sol porque su energía alcanza su punto máximo más tarde en el día. Los escritores a menudo descubren que hacen su mejor trabajo por la noche, cuando están menos estresados y son más creativos.

Paso de acción: Encuentra el momento más productivo para ti durante el día. Utiliza este segmento para completar tu mejor trabajo.

#4 Establece metas SMART

La mayoría de las personas tienen metas en la vida que quieren alcanzar. Podrías decir: “Quiero aumentar mis números de ventas”. En su vida personal, algunos dicen: “Quiero perder peso”. Estas aspiraciones son admirables, pero más difíciles de lograr si no contienen detalles específicos.

Ahí es donde entran en juego las metas específicas, medibles, alcanzables, relevantes y temporales (SMART, por sus siglas en inglés). Esto es lo que significa cada palabra:

• Específicas (Specific): Cada meta tiene una métrica particular. Por ejemplo, “Quiero perder cinco kilos”.
• Medibles (Measurable): Las metas se pueden medir con números. Por ejemplo, “Cada día correré un kilómetro y medio”.
• Alcanzables (Achievable): Tus metas deben ser realistas. Por ejemplo, “Quiero aumentar mis ventas en un 5% este trimestre”. Las metas alcanzables aumentan tu confianza en comparación con estándares más difíciles y desalentadores.
• Relevantes (Relevant): La meta debe ser relevante para tu trabajo o vida personal. Por ejemplo, si trabajas en la construcción, establece la meta de obtener un certificado relacionado con tu campo.
• Temporales (Timely): La meta debe tener un inicio y una fecha límite específicos. Tener una fecha límite crea urgencia. Por ejemplo, “Quiero leer tres libros en 30 días, empezando hoy”.

Paso de acción: Encuentra una meta que quieras alcanzar en el trabajo o en casa y utiliza el método SMART para motivarte a completarla. Después de cumplir una meta, continúa con otras en tu vida laboral y personal.

#5 Crea un calendario

Los estudios demuestran que tu retina transmite datos a 10 millones de bits por segundo, casi tan rápido como un cable Ethernet. Usa esta idea con tu flujo de trabajo y crea un calendario.

Codifica tu calendario por colores y bloquea segmentos de tiempo para cada tarea que necesites completar. Por ejemplo, los trabajadores de oficina pueden usar el azul para reuniones, el verde para llamadas telefónicas, el amarillo para tareas administrativas y el rojo para el trabajo de presentación.

Paso de acción: Ve a tu calendario físico o digital y crea bloques de tiempo para las tareas de la próxima semana. Cuando termine la semana, observa si gestionaste mejor tu flujo de trabajo. Un calendario hace que tu horario sea tangible.

#6 Crea bloques de tiempo

Enumerar tus actividades para el día o la semana promueve la organización, pero puedes ir más allá. Crea bloques de tiempo en tu horario diario para asignar una cantidad específica de tiempo a cada tarea. El bloqueo de tiempo te da poder sobre tus planes.

Por ejemplo, supongamos que eres un agente de bienes raíces con una jornada laboral de ocho horas. Dos horas son para investigar listados. Bloquea dos horas para mostrar propiedades. Las últimas cuatro horas son para inspeccionar y preparar las casas que tienes en venta. Crear franjas horarias para cada tarea mantiene tu mente enfocada y reduce la procrastinación.

Paso de acción: Crea bloques de tiempo para tu calendario de trabajo. Verás cómo divide tu tiempo sabiamente y potencia tus habilidades de gestión del tiempo.

#7 Evita el confeti de tiempo

Imagina que has planeado tu día al minuto, pero las llamadas telefónicas, los correos electrónicos urgentes y las reuniones sorpresa interrumpen tu jornada. De repente, tu flujo de trabajo se convierte en víctima del confeti de tiempo. Este término se refiere a un día fragmentado por interrupciones que arruinan tu flujo de trabajo.

El confeti suele tener una connotación positiva, pero querrás evitarlo. Blake combate el confeti de tiempo programando bloques de “no programar” (DNS, por sus siglas en inglés) en su calendario. Por ejemplo, sus bloques DNS indican que no tiene reuniones los lunes ni los viernes. Planificar bloques DNS te da más control sobre tu flujo de trabajo.

Paso de acción: Crea un bloque DNS en tu calendario para los momentos en los que necesites ser más productivo y tener cero interrupciones. Ponles títulos como:

• Trabajo profundo
• Tiempo de enfoque
• Ventana de productividad

Los espacios DNS son excelentes para disuadir a tus compañeros de trabajo de interrumpir tu horario. Solo haz excepciones si la tarea parece lo suficientemente urgente como para interrumpir tus bloques.

#8 Desactiva las notificaciones

Hazte una pregunta importante: ¿con qué frecuencia las notificaciones te alejan de tu tarea actual? El correo electrónico de tu compañero con fotos de sus vacaciones en Hawái es tentador, pero puede esperar.

Paso de acción: Ve a tu correo electrónico del trabajo y desactiva las notificaciones. Haz lo mismo con Slack, Microsoft Teams y otras aplicaciones de mensajería instantánea para el trabajo. ¿Usas redes sociales en tu computadora o teléfono? Desactiva también sus notificaciones.

#9 Usa herramientas de gestión de correo electrónico

La bandeja de entrada puede volverse desordenada y disfuncional rápidamente, pero una forma de limpiar tu correo electrónico es usar herramientas de gestión. Estas funciones clasifican automáticamente tu bandeja de entrada y dispersan los correos en las categorías que elijas.

Por ejemplo, comienza con las reglas de la bandeja de entrada. Las reglas crean una jerarquía de importancia, lo que te permite clasificar los correos más pertinentes. Por ejemplo, los correos de tus clientes podrían ser los más importantes, los correos del jefe están en el segundo nivel y los correos de los compañeros pueden caer en el tercer nivel.

Una herramienta útil con los correos electrónicos es la respuesta automática. Esta función te permite tener una respuesta lista para cualquier correo de un remitente en particular o en un momento específico. Muchas personas usan la respuesta automática cuando se van de vacaciones. Por ejemplo, puedes enviar un correo a un compañero solo para recibir una respuesta que diga: “Estoy fuera de la oficina en este momento y no regresaré hasta el [insertar fecha]”.

La respuesta automática es una excelente herramienta para la gestión del tiempo y para entrar en el trabajo profundo. Por ejemplo, puedes configurar una durante tus mejores horas. Si tienes un bloque de dos horas para esta sesión, crea una respuesta automática que diga: “Mi agenda está ocupada hasta las [insertar hora]. Cuando tenga un espacio, intentaré responder a su correo electrónico”.

Paso de acción: Crea filtros que clasifiquen tus correos electrónicos, reduciendo el trabajo manual de rebuscar en tu bandeja de entrada. Estos consejos de gestión del tiempo para el trabajo reducirán el número de distracciones en tu flujo de trabajo.

#10 Entrena al sistema, luego a la persona

El tiempo es esencial. Amamos a nuestros compañeros de trabajo, pero no tienes tiempo para repetirte después de dar instrucciones sobre algo. En este caso, entrena al sistema y luego a la persona.

Blake usa Airbnb como ejemplo. Los anfitriones documentarán todo lo que los huéspedes necesitan saber antes de quedarse en la casa. Si los inquilinos leen la guía, aprenderán a usar la lavadora y encontrarán la contraseña del Wi-Fi. Si no fuera por la guía, los anfitriones de Airbnb recibirían numerosas llamadas y correos de huéspedes angustiados preguntando por qué no pueden lavar la ropa.

Paso de acción: Crea un documento de preguntas frecuentes (FAQ) y permite que tus colegas accedan a él. Cuando te hagan una pregunta, diles a tus compañeros que consulten este documento y vean que ya has respondido a la pregunta. Añade nuevas preguntas si ves que surgen con frecuencia.

Consejo profesional: Usa programas como TextExpander para crear atajos. Puedes escribir unas pocas letras y crear un bloque de texto completo, ahorrándote tiempo y la molestia de recordar las instrucciones exactas.

#11 No empujes el río

Los ríos fluyen naturalmente sin ninguna perturbación. Empujarlos puede meterte en más problemas de los que deseas. Esta metáfora es aplicable a tu vida profesional y personal. No fuerces las cosas si están fuera de tu control, y no intentes cambiar el rumbo si algo sucede de forma natural.

Blake analiza esta metáfora en su libro. Dice que cada persona tiene un flujo de trabajo natural y debe ser fiel a sí misma. Empujar el río conduce al agotamiento y a trabajar más duro, no de forma más inteligente.

En su entrevista con SOP, Blake da un excelente ejemplo. Cuando graba un podcast, Blake dice que es mejor escribir la introducción el mismo día mientras está fresca en su mente. Esperar una o dos semanas después causa fricción porque no estás en la misma mentalidad que cuando grabaste. Puede que tu día no tuviera planeado escribir subtítulos, pero se siente natural hacerlo ese día para obtener el mejor resultado posible.

Paso de acción: Reajusta ligeramente tu tiempo para hacer espacio a los elementos de la agenda cuando se sientan naturales. Supongamos que eres un periodista que grabó una entrevista el martes. Necesitas extraer las citas más importantes que usarás, pero esa tarea no está en la agenda hasta el jueves. ¿Por qué no hacerlo ahora? Aprovecha que la entrevista está fresca en tu mente.

#12 Agrupa las distracciones

Entrar en el trabajo profundo puede ser un desafío si lo activas y desactivas constantemente. Al elaborar tu horario, asigna tareas de baja capacidad una tras otra.

Por ejemplo, supongamos que tienes dos reuniones, cada una con una duración prevista de una hora. Una reunión es a las 9 AM y la otra a las 11 AM. Una hora entre sesiones puede no ser tiempo suficiente para profundizar en el trabajo serio. En su lugar, retrasa la primera reunión o adelanta la segunda. Tener reuniones consecutivas organiza tu horario diario y optimiza el trabajo profundo.

Paso de acción: Identifica las distracciones durante tu día y colócalas cerca unas de otras. Tu día debe incluir sesiones de trabajo profundo sin distracciones.

#13 Replantea los lunes

Algunos ven el lunes como el peor día de la semana. De hecho, el 58% de los estadounidenses¹ dice que el lunes es su día menos favorito. A pesar de estos sentimientos, hay una manera de replantear el comienzo de la semana laboral y hacer que funcione a tu favor.

Cambia tu visión del lunes y míralo como un símbolo para tu semana. Usa la mañana del lunes como tu momento más productivo de la semana. Te sientes descansado del fin de semana y estás listo para comenzar la semana de nuevo.

Paso de acción: Programa sesiones largas de trabajo profundo los lunes para promover la productividad y comenzar tu semana con una nota alta. Deja las reuniones para el martes a jueves para obtener los mejores resultados de ti mismo.

#14 Automatiza tareas pequeñas

En el trabajo, puedes aprovechar la tecnología para automatizar tareas particulares. Por ejemplo, prueba software de resumen de documentos, como QuillBot o TLDR This.

Estas herramientas resumen textos largos, ofrecen puntos clave y resaltan secciones importantes. El uso de resúmenes de documentos con IA reduce el tiempo necesario para leer grandes cantidades de texto.

Paso de acción: Encuentra tareas triviales y automatízalas. Por ejemplo, los departamentos de RR. HH. pueden automatizar los pagos para reducir la carga durante el tiempo de nómina. ¿Necesitas hacer publicaciones en redes sociales? Usa un sistema de gestión de contenidos para programar las publicaciones.

#15 Mitiga el estrés sabiamente

El estrés es un tema común entre los empleados. Un informe de la Asociación Americana de Psicología de 2022 mostró que tres de cada cinco trabajadores² han experimentado impactos negativos de la ansiedad relacionada con el trabajo.

Si te sientes estresado, habla con un compañero de confianza o un supervisor sobre tus dificultades para ver si hay medidas de mitigación. Muchas personas usan el diario o el ejercicio como válvulas de escape para sus problemas. Mitigar el estrés es una estrategia de gestión del tiempo reflexiva porque te ayuda a concentrarte durante las sesiones de trabajo profundo.

Paso de acción: Encuentra el mejor reductor de estrés para ti e incorpora de 30 minutos a una hora en tu horario diario. Si tu semana está ocupada, busca tiempo en días específicos. El alivio del estrés es fundamental para la gestión del tiempo.

#16 Haz ejercicio

El Centro para el Control de Enfermedades dice que debes realizar 150 minutos³ de movimiento moderado a la semana. Elige tu forma favorita de ejercicio e incorpórala a tu horario semanal. Puede ser correr, frisbee golf, nadar o cualquier cosa que te mantenga en movimiento.

¿Cómo se relaciona el ejercicio con la gestión del tiempo? Es un excelente calmante para el estrés. Usar parte de tu día para el movimiento te relaja, alejando tu mente del trabajo y de la vida personal por un tiempo. Después, te sientes rejuvenecido.

Paso de acción: Encuentra al menos dos días de la semana en los que tengas espacios libres. Usa estos momentos para incorporar 30 minutos de actividad física.

#17 Usa el domingo para planificar

El miedo al domingo es real, pero no puedes eliminar el lunes a menos que se acerque un día festivo. Entonces, ¿cómo puedes frustrar la ansiedad?

Uno de los mejores consejos de gestión del tiempo es usar el domingo para planificar. El domingo por la noche, planifica tu semana tanto en el trabajo como en la vida personal. ¿Tienes alguna reunión? ¿Vas a salir a cenar alguna noche? Visualizar tu semana hace que todo parezca menos intimidante.

Paso de acción: Usa una agenda para organizar tu semana el domingo por la noche. Tómate de 20 a 30 minutos para anotar todo lo que necesitas hacer durante la semana.

#18 Planifica al final de la jornada laboral

La vida te llega rápido. Algunas cosas pueden surgir inesperadamente, positivas o negativas. Estos eventos pueden interferir con tu horario previamente planeado, pero aún puedes hacer que funcione.

Cuando te acerques al final de tu jornada laboral, planifica el día siguiente añadiendo tareas a tu agenda. El lunes, tu jefe puede solicitar una reunión a las 10 AM del martes. Tu amigo quiere invitarte a cenar el martes por la noche. Estos eventos surgen inesperadamente, pero puedes usar tus estrategias de gestión del tiempo sabiamente para tenerlos en cuenta.

Paso de acción: Ya sea que estés emocionado o ansioso, mantén la cabeza fría cuando ocurra lo inesperado. Mantener la calma te ayudará a concentrarte y a seguir siendo capaz de gestionar tu tiempo.

#19 Cómete la rana

Mark Twain dijo una vez que si te comes una rana viva al comienzo del día, eso será lo peor que tendrás que hacer. Sus palabras pueden sonar extrañas, pero Twain tiene razón.

Las ranas son las tareas más urgentes de tu agenda. Si las completas por la mañana, el resto del día se sentirá mucho menos estresante.

Supongamos que tienes una gran presentación el jueves. Intenta programarla para primera hora de la mañana. Una vez que termine la presentación, podrás descansar más tranquilo sabiendo que el trabajo está hecho.

Paso de acción: Encuentra la rana de cada día y prográmala para la primera hora. Algunas ranas —como un almuerzo de negocios— están fuera de tu control porque suelen ser a mitad del día. Si es necesario, clasifica tus ranas por orden de importancia y utiliza esa jerarquía para determinar tu horario.

#20 Usa la técnica Pomodoro

La técnica Pomodoro consiste en trabajar en incrementos de 25 minutos seguidos de un descanso de cinco minutos. Cuatro sesiones equivalen a dos horas de trabajo profundo. Una vez transcurridas las dos horas, tómate un descanso de 30 minutos.

Es ideal para quienes trabajan en ráfagas cortas y es una excelente manera de dividir el tiempo y conservar energía a lo largo del día. También te permite una pequeña ventana para completar tareas superficiales como revisar el correo electrónico o las redes sociales.

Paso de acción: Prueba la técnica Pomodoro la próxima vez que estés en la oficina. Usa las sesiones de 25 minutos y observa cómo afecta a tu capacidad para realizar un trabajo profundo.

#21 Prueba la matriz de Eisenhower

La matriz de Eisenhower proviene del 34º presidente de los Estados Unidos. Utilizó la estrategia de la matriz urgente-importante para decidir cómo abordar sus días. El método incluye la siguiente jerarquía:

• Urgente-importante: Aquí van las tareas más apremiantes de tu día. Los elementos urgentes e importantes pueden incluir una revisión de desempeño con tu jefe o una presentación de producto.
• Urgente-menos importante: Esta categoría es para tareas que necesitas completar, pero que alguien más puede manejar. Delega estas tareas a un compañero. Por ejemplo, podrías pedirle a un asistente que responda a correos electrónicos y solicitudes de clientes.
• Importante-menos urgente: Algunos elementos de tu agenda pueden ser importantes, pero puedes programarlos para más tarde. Por ejemplo, el cumpleaños de tu colega es la próxima semana y quieres comprarle un regalo. El día es importante, pero puedes esperar un par de días más.
• Menos importante-menos urgente: La última categoría es para tareas menos importantes y menos urgentes. Quieres hacerlas, pero son de baja prioridad. Los ejemplos pueden incluir limpiar tu bandeja de entrada o leer el periódico.

Paso de acción: Usa la matriz de Eisenhower al programar tu día. ¿Qué elementos son más importantes? ¿Qué puedes delegar?

Urgente-importante • Revisión de desempeño • Presentación de producto	Importante-menos urgente • Comprar regalos para compañeros • Aumentar red en LinkedIn
Urgente-menos importante • Tareas delegadas, ej. llamadas • Reuniones no urgentes	Menos importante-menos urgente • Leer el periódico • Limpiar la bandeja de entrada

#22 Implementa el método ABCDE

El autor Brian Tracy desarrolló la técnica ABCDE como una forma fácil de implementar estrategias de gestión del tiempo. La idea aquí es simple: haz una lista de las tareas que debes completar en un día o semana y etiquétalas de la A a la E.

La A es la más importante y la E es la menos importante. El método ABCDE crea eficazmente una jerarquía y determina el orden en el que realizas estas tareas.

Paso de acción: Emplea el método ABCDE esta semana para determinar la importancia de cada tarea. Esta estrategia te ayuda a descifrar la prioridad más alta en tu agenda y qué puede esperar.

#23 Prueba el análisis de Pareto

Imagina que miras en tu armario y ves 100 camisas. ¿Cuántas te pones? El análisis de Pareto dice que probablemente usas el 20% de tus camisas el 80% del tiempo. La misma lógica se aplica al trabajo. En una reunión de una hora, el 80% de las decisiones se toman en el 20% del tiempo asignado.

In tu flujo de trabajo, el 20% de tus actividades diarias resultan en el 80% del valor que aportas. Puedes llamar a estas tareas tus ranas porque te llevarán más tiempo y crearán el mayor valor. Completar tu 20% superior de actividades aumenta el valor de tu productividad.

Paso de acción: Al esbozar tu horario, pregúntate si cada tarea que anotas contribuye a tu 20% superior de valor o al 80% inferior.

#24 Sigue la ley de Parkinson

Estimar el tiempo para las actividades puede ser complejo. Una tarea que podrías hacer en una hora se convierte en dos porque eso es lo que dice tu horario, pero imagina reducir el límite de tiempo a 30 minutos. La ley de Parkinson dice que puedes lograrlo.

El historiador Cyril Northcote Parkinson dice que tus tareas se expanden hasta llenar el tiempo que les asignas. ¿Necesitas un mes para trabajar en tu presentación? La ley de Parkinson dice que puedes terminarla en una semana si designas ese tiempo en tu agenda.

Paso de acción: Después de crear tu horario semanal, identifica puntos en el itinerario donde puedas seguir la ley de Parkinson. Acortar el cronograma crea urgencia y te convierte en un empleado más eficiente.

#25 Haz que las cosas sucedan (GTD)

En 2001, el autor David Allen publicó Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity. El libro de Allen creó el método Get Things Done (GTD), una estrategia popular para decidir cómo dividir tu atención si tienes la mente desordenada. Los principios GTD de Allen incluyen:

• Capturar: Haz una lluvia de ideas sobre las tareas que necesitas completar esta semana. Captura cada elemento y ponlo en tu lista. Puede ser algo tan grande como una conferencia de la industria o un viaje al supermercado.
• Aclarar: Cuando tengas tus tareas, ¿cómo las completarás? Usa pasos accionables para cada elemento. Por ejemplo, tu viaje al supermercado requiere planificar las comidas, anotar los ingredientes, viajar a la tienda y comprar la comida.
• Organizar: Algunos trabajos tendrán una fecha fija, pero tendrás que repartir otros a lo largo de la semana. ¿Cuándo harás las llamadas de ventas? ¿Cuándo almorzarás con ese compañero con el que has estado hablando?
• Revisar: Debes revisar y ajustar tu horario a lo largo de la semana. Por ejemplo, tu conferencia telefónica podría pasar del martes al jueves. Tu instructor de yoga canceló la clase del martes, dejándote una hora libre. Tómate un tiempo para revisar tu lista.
• Comprometerse: Identifica las tareas más importantes y hazlas primero. ¿Necesitas investigar para un libro que estás escribiendo? Comienza con esa tarea porque es la más crítica para tu éxito.

Paso de acción: Emplea el método GTD para reducir tus niveles de estrés diario. Usarlo te ayuda a determinar qué quieres hacer esta semana y a ajustarte en consecuencia.

#26 Usa la regla de los dos minutos

La procrastinación a menudo nos vence. ¿Cómo puedes derrotar el retraso? El autor James Clear dice que uses la regla de los dos minutos. Clear dice que si puedes hacer la tarea en dos minutos, debes hacerla de inmediato. Pasar dos minutos haciendo algo ahora puede ahorrarte 30 minutos más adelante cuando realmente lo necesites. Clear usa la regla de los dos minutos para animarte a crear buenos hábitos.

Por ejemplo, tómate dos minutos el viernes para limpiar tu bandeja de entrada. Hacer esta tarea una vez a la semana te ahorrará tiempo más tarde cuando tu bandeja de entrada esté llena y necesite limpieza. Además, tómate dos minutos para responder a los correos electrónicos que solo requieren una respuesta sencilla. Responder a los correos ahora evita una acumulación de solicitudes en tu bandeja de entrada.

Paso de acción: Encuentra tareas que requieran poca atención y ocúpate de ellas hoy. ¿Un documento necesita ediciones rápidas? Tómate dos minutos para cambiarlo. ¿Necesitas confirmar la hora de una reunión? Haz la llamada ahora porque te llevará dos minutos o menos.

#27 Prueba el enfoque de los 18 minutos

Los días pueden sentirse largos rápidamente con tantas reuniones, llamadas telefónicas, correos electrónicos y más. A veces, necesitas un momento para relajarte y poner las cosas en perspectiva. Eso es lo que sugiere Peter Bregman con su enfoque de 18 minutos.

En 18 Minutes, Bregman recomienda tres estrategias diarias para mantenerte enfocado durante todo el día. Si tienes una jornada laboral de ocho horas, deberías:

• Por la mañana: Bregman sugiere usar cada mañana para pensar en cómo hacer que el día sea exitoso. Crea un calendario a partir de los elementos de tu lista de tareas pendientes.
• Cada hora: Cuando empiezas a trabajar, puedes distraerte. Bregman dice que te tomes un minuto cada hora para respirar profundamente. Pregúntate si fuiste productivo en la hora anterior. Usa cada hora transcurrida como motivación para seguir trabajando duro.
• Por la noche: Tómate cinco minutos cada noche para revisar tu día. Reflexiona sobre tus logros para ver qué podría haber ido mejor. ¿Impresionaste a tu jefe con la presentación de hoy? ¿Perdiste la oportunidad de cerrar una venta? Piensa en cada lado y en cómo puedes construir hacia adelante.

Paso de acción: Usa el enfoque de los 18 minutos cada día de esta semana como una estrategia de gestión del tiempo. Usa los descansos de un minuto para reenfocarte y las sesiones de cinco minutos de la mañana y la noche para reflexionar.

#28 Acátate a la ley de tres

Lo bueno viene de tres en tres, y eso se aplica a tus estrategias de gestión del tiempo. La idea aquí es que tres actividades representan el 90% del valor de tu negocio.

La ley de tres consiste en anotar tres metas que quieras alcanzar cada día, semana, mes y año. Por ejemplo, ¿qué tres cosas podría hacer hoy para aportar el mayor valor a mi trabajo? Estas tareas podrían incluir asegurar un nuevo cliente o desarrollar una idea de producto.

Paso de acción: Usa esta ley para realizar tus tres contribuciones más significativas hoy, esta semana, mes y año. Concéntrate más en ellas para ver cómo impactan en tu carrera.

#29 Emplea la teoría del frasco de pepinillos

Imagina que estás en la playa con un frasco de pepinillos. Lo llenas con arena, guijarros y rocas. Cada elemento representa una parte diferente de tu gestión del tiempo diaria. Prioriza tu horario basándote en las rocas y los guijarros. La arena puede caber si las otras tareas están completas.

• Rocas: Las rocas son tus tareas más vitales. Hoy puede ser la fecha límite para un proyecto en el que estás trabajando. Si no manejas las rocas, estás en problemas.
• Guijarros: Los guijarros son tareas secundarias. Son vitales para tu jornada laboral, pero puedes delegarlas. Por ejemplo, es posible que necesites hacer llamadas telefónicas o publicaciones en redes sociales.
• Arena: La arena se asemeja a tareas menos críticas en tu día, como el almuerzo con un compañero o el tiempo que pasas navegando en las redes sociales.

Paso de acción: Usa la teoría del frasco de pepinillos en el trabajo esta semana para crear una jerarquía de tareas. Completa los trabajos para ver qué tan productivo es tu día.

#30 Aprende la regla 10/90

La regla 10/90 dice que debes dedicar el 10% del tiempo asignado a una tarea a planificar y organizar lo más posible. Luego, el 90% es para completar la actividad real.

El objetivo es ahorrar tiempo en cualquier proyecto en el que trabajes. La planificación aporta claridad y dirección a tu trabajo. Serás mucho más productivo sabiendo lo que tienes que hacer.

Paso de acción: Prueba la regla 10/90 esta semana para tu tarea más importante. Verás cómo la planificación y el esquema benefician tu éxito y la gestión del tiempo.

#31 Prueba el método de planificación rápida

Tony Robbins creó el método de planificación rápida (RPM, por sus siglas en inglés) para preguntar qué quieres y cuál es tu propósito. Esta técnica requiere cuatro pasos:

• Capturar: El primer paso en el RPM es capturar. Debes capturar lo que te causa estrés anotando lo que necesitas lograr. Escribe una lista de cinco a nueve tareas esenciales para tu trabajo.
• Fragmentar (Chunking): A continuación, deberás dividir cada tarea en fragmentos. Tus tareas diarias pueden caer en deseos comerciales o personales, así que divídelas en categorías. Por ejemplo, tus fragmentos comerciales podrían ser proponer cinco ideas de proyectos este mes, y tus fragmentos personales podrían ser cocinar la cena más veces de las que pides comida a domicilio en una semana.
• Trazar (Charting): Trazar implica anotar tus metas en tres secciones: plan de acción, resultado y propósito. Por ejemplo, tu resultado deseado son tres nuevos clientes este mes. Tu plan de acción para llegar allí es aumentar tus llamadas en frío y hacer visitas en persona. ¿Cuál es tu propósito? Es crecer como vendedor.

Paso de acción: Prueba el método RPM como una táctica organizativa. Usa los fragmentos para ver tus prioridades en tu vida personal y profesional.

#32 Practica el método ALPEN

El método ALPEN proviene del economista alemán Lothar J. Seiwert. Las palabras alemanas componen el acrónimo ALPEN, así que aquí están las letras explicadas:

• A (Actividades): El primer paso es anotar tus prioridades más altas. Estas podrían ser terminar un proyecto o realizar una presentación a los accionistas.
• L (Longitud): El segundo paso consiste en estimar cuánto tiempo se tarda en completar las tareas. Anota una cantidad de tiempo razonable pero eficiente para completar cada tarea. Por ejemplo, dos trabajos requieren bloques de dos horas y otros cuatro requieren bloques de una hora.
• P (Previsión): Aquí, deberás tener en cuenta el tiempo de reserva (buffer). Es probable que ocurran distracciones, así que incorpora un tiempo de reserva de un 20% más de lo que necesitas. Por ejemplo, una tarea de dos horas debería tener unos 24 minutos de tiempo extra si es necesario.
• E (Establecer prioridades): El cuarto paso es para determinar las prioridades. Tienes un conjunto de 10 tareas, así que clasifícalas y decide cuáles son las más importantes. ¿Puedes delegar alguna de ellas?
• N (Nota/Control): El paso final es examinar el éxito de tus estimaciones de tiempo. ¿Necesitaste más tiempo para la presentación o tu reunión terminó siendo más corta de lo esperado?

Paso de acción: Usa el método ALPEN esta semana para tu lista de tareas pendientes. Esta estrategia de gestión del tiempo es muy eficaz para mejorar tus habilidades para estimar el tiempo y ejecutar tareas. Encontrarás más tiempo en tu agenda para otras prioridades.

#33 Aplica el método de la rodaja de salami

Una tarea puede parecer desalentadora porque es muy grande. ¿Cómo saber por dónde empezar? La divides en rodajas. Un trozo grande de salami puede parecer demasiado para comer, pero dividirlo en trozos pequeños es menos intimidante. La misma idea se aplica a la gestión del tiempo.

Imagina que eres un científico trabajando en un estudio. El proceso podría llevar meses o años, y se siente abrumador. Sin embargo, si lo cortas como un salami, se vuelve menos intimidante. Tus rodajas de salami podrían verse así:

• Formular una hipótesis
• Realizar una investigación de antecedentes
• Realizar encuestas u observaciones
• Analizar datos
• Sacar conclusiones

Paso de acción: Examina el proyecto más grande que tengas entre manos y usa el método de la rodaja de salami para cortar cada paso en rodajas. Aborda cada fragmento como si fuera un proyecto por sí solo; te sentirás realizado al marcar cada casilla a lo largo del camino.

Conclusiones sobre la gestión del tiempo

Tienes las habilidades adecuadas para hacer un buen trabajo, pero los consejos mejorados de gestión del tiempo para el trabajo pueden llevarte al siguiente nivel. El uso de una de estas estrategias de gestión del tiempo puede parecer extraño al principio. Aun así, aumentarás tu productividad a medida que las integres en tu rutina.

¿Por qué necesitas habilidades de gestión del tiempo?

La gestión del tiempo es crucial en numerosas facetas de tu vida. El trabajo, la escuela, el cuidado de los niños, el ejercicio y otros aspectos requieren estrategias de gestión del tiempo para mantener el equilibrio. Una mejor gestión del tiempo conduce a estos beneficios cruciales:

• Mejor flujo de trabajo: El principal beneficio de la gestión del tiempo es mejorar tu flujo de trabajo. Encontrar tus mejores momentos para la productividad significa que estás concentrado y listo para abordar tus tareas.
• Más energía: La gestión del tiempo también se trata de la gestión de la energía. La primera hora suele ser más productiva que la octava. Usa estrategias de gestión del tiempo para asignar mejor tu energía a lo largo del día.
• Menos estrés: Los consejos de gestión del tiempo combaten el estrés. Trabajar de forma eficaz te hace sentir menos estresado y mejor con tu trabajo.
• Equilibrio entre vida laboral y personal: Equilibrar el trabajo y el hogar es fundamental, especialmente si trabajas de forma remota. La gestión del tiempo te ayuda a dejar el trabajo en el trabajo y a concentrarte en tu vida personal en casa.
• Trabajo eficaz: La gestión del tiempo aumenta la cantidad de trabajo que completas y su eficacia. Tu producto es mucho mejor cuando realizas un trabajo profundo porque tu mente está libre de distracciones.
• Éxito con las fechas límite: No importa tu industria, las fechas límite son cruciales. Las habilidades de gestión del tiempo aseguran que puedas cumplir con cualquier fecha límite porque sabes cómo gestionar tu tiempo sabiamente.
• Mayor confianza: La gestión del tiempo conduce a una mayor confianza. Te sientes realizado y satisfecho cuando completas el trabajo a tiempo y de manera eficaz.
• Éxito profesional: Otros notarán tu excelente trabajo y tus habilidades de gestión del tiempo. Es una excelente manera de impresionar a tu jefe y avanzar en tu carrera.

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Referencias

Footnotes (3)

1. today.yougov.com ↩

2. apa.org ↩

3. cdc.gov ↩