Les 33 meilleurs conseils de gestion du temps pour le travail et les études

Ne laissez pas le temps vous filer entre les doigts. Essayez ces 33 conseils de gestion du temps pour maximiser votre productivité et transformer votre journée de travail.

Il n’y a que huit heures dans une journée, mais le temps file plus vite qu’on ne le pense. Les distractions peuvent nous faire perdre le fil et nous rendre improductifs. En fait, une étude récente montre que seulement 12 % des employés sont pleinement productifs au travail. Comment pouvez-vous améliorer votre productivité au bureau ?

Dans notre vidéo ci-dessous, Jenny Blake nous livre ses conseils d’experte. Jenny est auteure et podcasteuse ; elle adore aider les équipes à passer de la fiction au “flow”. Son troisième livre, Free Time: Lose the Busywork, Love Your Business, traite de la création d’opportunités en libérant du temps.

Que sont les stratégies de gestion du temps ?

Les stratégies de gestion du temps sont des techniques que vous employez pour maximiser votre productivité et utiliser votre temps le plus judicieusement possible. Les conseils de gestion du temps peuvent transformer votre journée de travail et faire de vous un meilleur employé.

La stratégie que vous utilisez peut être aussi simple que de noter votre liste de tâches et d’allouer du temps à chacune d’elles. Par exemple, supposons que vous travailliez dans la vente. Aujourd’hui, vous avez quatre choses à faire :

• Passer des appels de vente
• Déjeuner avec un client
• Assister à une réunion avec d’autres commerciaux
• Travailler sur votre présentation

La gestion du temps est efficace lorsque vous les mettez en ordre et que vous donnez à chaque tâche une durée estimée.

Si vous mettiez en œuvre la gestion du temps, votre emploi du temps pourrait ressembler à ceci :

• 9h00-11h00 : passer des appels de vente
• 11h00-12h00 : déjeuner avec un client
• 12h00-14h00 : réunion des commerciaux
• 14h00-17h00 : travailler sur la présentation

Pourquoi les compétences en gestion du temps sont-elles importantes ?

Les compétences en gestion du temps sont vitales au travail, à la maison et dans toutes les autres facettes de votre vie. Gérer votre temps montre que vous avez des capacités d’organisation et vous aide à sentir que vous avez plus de contrôle sur votre vie.

La mise en œuvre de compétences en gestion du temps vous permet d’accomplir plus de travail pendant la journée et vous aide à vous détendre une fois la journée terminée. Vous vous sentirez performant et plus confiant en vous-même.

33 conseils pour une gestion du temps efficace

Chacun a une façon différente d’être le plus productif possible, alors trouvez les conseils de gestion du temps qui vous conviennent. Ces stratégies sont efficaces au travail, à la maison et partout où vous devez les mettre en œuvre.

#1 Thème de la journée

Vous souvenez-vous quand votre école organisait des journées à thème pendant la semaine ? Vous pouvez appliquer la même chose à votre horaire de travail. Attribuez un thème à chaque jour pour savoir ce que vous devez faire.

Prenez l’exemple de Jack Dorsey, l’ancien PDG de Twitter. Dorsey dirigeait simultanément Twitter et Square et attribuait un thème à chaque jour. Par exemple, les mardis sont consacrés aux produits et à l’ingénierie, et les jeudis aux partenariats et aux développeurs.

Étape d’action : Identifiez des thèmes récurrents et intégrez-les dans votre emploi du temps par jour. Par exemple, les lundis et mercredis sont consacrés aux appels de vente. Les mardis et jeudis au développement de produits. Le vendredi est réservé à la réflexion et à la fixation d’objectifs.

#2 Combiner des tâches complémentaires

Ce conseil de gestion du temps peut sembler contradictoire avec ce que nous venons de dire. Cependant, écoutez-nous : il existe des moyens de faire du multitâche tout en restant productif dans chaque mission. Combinez des tâches complémentaires, ce qui signifie que vous pouvez faire les deux simultanément sans compromettre la qualité.

Ces tâches nécessitent généralement une concentration mentale minimale, de sorte que faire plusieurs choses ensemble ne vous submergera pas. Vous pouvez même combiner des tâches complémentaires dans votre vie domestique. Par exemple, supposons que deux de vos objectifs aujourd’hui soient d’écouter un épisode de votre podcast préféré et de marcher pendant 45 minutes sur un tapis roulant. Avec une paire d’écouteurs et une application de podcast, vous pouvez faire les deux.

Y a-t-il une conférence TED que vous vouliez regarder ? Lancez-la sur votre téléphone pendant que vous préparez le dîner. Un collègue vous a-t-il demandé de discuter ? Proposez-lui de vous accompagner lors de votre marche de la mi-journée et accomplissez deux tâches simultanément.

Étape d’action : Listez vos tâches quotidiennes et trouvez celles qui ne nécessitent pas une concentration intense. Combinez les éléments complémentaires de votre liste de tâches et voyez combien de travail supplémentaire vous accomplissez. Vous vous sentez plus accompli lorsque vous cochez des éléments sur votre liste.

#3 Trouvez votre heure d’or

La plupart des gens commencent à travailler tôt et terminent leur journée en fin d’après-midi. Cependant, tout le monde n’a pas son heure la plus productive à 9 heures du matin. Vous êtes peut-être plus un oiseau de nuit qui fait son meilleur travail après le coucher du soleil.

Si vous travaillez de neuf à cinq, votre patron ne vous laissera peut-être pas travailler à minuit. Cependant, il est utile de trouver votre meilleure heure : ce moment de la journée où vous fournissez votre meilleur travail.

Quand êtes-vous le plus productif ? Beaucoup trouvent que ces blocs de temps sont les plus propices à leur flux de travail :

• Tôt le matin : Certaines personnes aiment se lever avec les poules. Vous pouvez en faire plus et vous sentir plus accompli alors que l’horloge indique encore le matin. Par exemple, vous pouvez aller à la salle de sport, faire la lessive ou commencer à travailler avant l’heure habituelle.
• Fin de matinée : Certains d’entre nous ne sont pas du matin. Nous avons besoin de notre café matinal et de temps pour nous mettre doucement au travail. Vous travaillerez peut-être mieux en fin de matinée, une fois que vous aurez eu le temps de prendre le rythme et de vous acclimater aux e-mails, aux mises à jour de projets et aux recherches.
• Le soir : Et puis il y a les oiseaux de nuit. Certaines personnes travaillent mieux quand le soleil se couche parce que leur énergie culmine plus tard dans la journée. Les écrivains se retrouvent souvent à faire leur meilleur travail la nuit, lorsqu’ils sont moins stressés et plus créatifs.

Étape d’action : Trouvez le moment le plus productif pour vous pendant la journée. Utilisez ce segment pour accomplir votre meilleur travail.

#4 Fixez des objectifs SMART

La plupart des gens ont des objectifs de vie qu’ils veulent atteindre. Vous pourriez dire : “Je veux augmenter mes chiffres de vente”. Dans leur vie personnelle, certains disent : “Je veux perdre du poids”. Ces aspirations sont admirables mais plus difficiles à atteindre si elles ne contiennent pas de détails précis.

C’est là qu’interviennent les objectifs spécifiques, mesurables, atteignables, pertinents et temporels (SMART). Voici ce que signifie chaque mot :

• Spécifique : Chaque objectif a une mesure particulière. Par exemple, “Je veux perdre deux kilos”.
• Mesurable : Les objectifs sont mesurables par des chiffres. Par exemple, “Chaque jour, je courrai deux kilomètres”.
• Atteignable : Vos objectifs doivent être réalistes. Par exemple, “Je veux augmenter mes ventes de 5 % ce trimestre”. Les objectifs atteignables renforcent votre confiance par rapport à des normes plus difficiles et décourageantes.
• Pertinent : L’objectif doit être pertinent pour votre travail ou votre vie personnelle. Par exemple, si vous travaillez dans la construction, fixez-vous comme objectif d’obtenir un certificat lié à votre domaine.
• Temporel : L’objectif doit avoir un début et une échéance précis. Avoir une date limite crée un sentiment d’urgence. Par exemple, “Je veux lire trois livres en 30 jours, à partir d’aujourd’hui”.

Étape d’action : Trouvez un objectif que vous souhaitez atteindre au travail ou à la maison et utilisez la méthode SMART pour vous motiver à le réaliser. Après avoir atteint un objectif, continuez avec d’autres dans votre vie professionnelle et personnelle.

#5 Créez un calendrier

Des études montrent que votre rétine transmet des données à 10 millions de bits par seconde, presque aussi vite qu’un câble Ethernet. Utilisez cette idée pour votre flux de travail et créez un calendrier.

Utilisez un code couleur pour votre calendrier et bloquez des segments de temps pour chaque tâche que vous devez accomplir. Par exemple, les employés de bureau peuvent utiliser le bleu pour les réunions, le vert pour les appels téléphoniques, le jaune pour les tâches administratives et le rouge pour le travail de présentation.

Étape d’action : Allez sur votre calendrier physique ou numérique et créez des blocs de temps pour les tâches de la semaine prochaine. À la fin de la semaine, voyez si cela gère mieux votre flux de travail. Un calendrier rend votre emploi du temps tangible.

#6 Créez des blocs de temps

Lister vos activités pour la journée ou la semaine favorise l’organisation, mais vous pouvez aller plus loin. Créez des blocs de temps dans votre emploi du temps quotidien pour allouer une durée spécifique à chaque tâche. Le “time blocking” vous donne le pouvoir sur vos projets.

Par exemple, supposons que vous soyez un agent immobilier avec une journée de travail de huit heures. Deux heures sont consacrées à la recherche d’annonces. Bloquez deux heures pour les visites de propriétés. Les quatre dernières heures sont consacrées à l’inspection et à la mise en valeur des maisons que vous avez en vente. Créer des créneaux horaires pour chaque tâche maintient votre esprit sur la bonne voie et réduit la procrastination.

Étape d’action : Créez des blocs de temps pour votre calendrier de travail. Vous verrez comment cela divise judicieusement votre temps et renforce vos compétences en gestion du temps.

#7 Évitez les “confettis de temps”

Imaginez que vous ayez planifié votre journée à la minute près, mais que des appels téléphoniques, des e-mails urgents et des réunions surprises interrompent votre journée. Soudain, votre flux de travail devient la victime des “confettis de temps”. Ce terme désigne une journée fragmentée par des interruptions qui gâchent votre flux de travail.

Le mot “confetti” a généralement une connotation positive, mais vous voudrez éviter ceux-là. Blake combat les confettis de temps en programmant des blocs “DNS” (Do Not Schedule - Ne pas planifier) dans son calendrier. Par exemple, ses blocs DNS indiquent qu’elle n’a pas de réunions les lundis ou vendredis. Planifier des blocs DNS vous donne plus de contrôle sur votre flux de travail.

Étape d’action : Créez un bloc DNS dans votre calendrier pour les moments où vous devez être le plus productif et n’avoir aucune interruption. Donnez-leur des titres comme :

• Travail en profondeur (Deep work)
• Temps de concentration
• Fenêtre de productivité

Les créneaux DNS sont excellents pour dissuader vos collègues d’interrompre votre emploi du temps. Ne faites d’exceptions que si la tâche semble assez pressante pour interrompre vos blocs.

#8 Désactivez les notifications

Posez-vous une question importante : à quelle fréquence les notifications vous détournent-elles de votre tâche actuelle ? L’e-mail de votre collègue avec des photos de vacances à Hawaï est tentant, mais il peut attendre.

Étape d’action : Allez dans votre messagerie professionnelle et désactivez les notifications. Faites de même pour Slack, Microsoft Teams et les autres applications de messagerie instantanée pour le travail. Utilisez-vous les réseaux sociaux sur votre ordinateur ou votre téléphone ? Désactivez également leurs notifications.

#9 Utilisez des outils de gestion d’e-mails

La boîte de réception peut rapidement devenir encombrée et dysfonctionnelle, mais une façon de nettoyer vos e-mails est d’utiliser des outils de gestion. Ces fonctionnalités trient automatiquement votre boîte de réception et répartissent les e-mails dans les catégories de votre choix.

Par exemple, commencez par les règles de boîte de réception. Les règles créent une hiérarchie d’importance, vous permettant de trier les e-mails les plus pertinents. Par exemple, les e-mails de vos clients pourraient être les plus importants, les e-mails du patron au deuxième niveau, et les e-mails des collègues au troisième niveau.

Un outil utile pour les e-mails est la réponse automatique. Cette fonction vous permet d’avoir une réponse prête pour tout e-mail provenant d’un expéditeur particulier ou à un moment précis. Beaucoup de gens utilisent la réponse automatique lorsqu’ils partent en vacances. Par exemple, vous pouvez envoyer un e-mail à un collègue et recevoir une réponse disant : “Je suis actuellement absent du bureau et ne serai de retour que le [insérer la date]”.

La réponse automatique est un excellent outil pour la gestion du temps et pour se plonger dans un travail en profondeur. Par exemple, vous pouvez en configurer une pendant vos heures les plus productives. Si vous avez un bloc de deux heures pour cette session, créez une réponse automatique disant : “Mon emploi du temps est chargé jusqu’à [insérer l’heure]. Dès que j’aurai un moment, j’essaierai de répondre à votre e-mail.”

Étape d’action : Créez des filtres qui trient vos e-mails, réduisant ainsi le travail manuel de fouille dans votre boîte de réception. Ces conseils de gestion du temps pour le travail réduiront le nombre de distractions pendant votre flux de travail.

#10 Formez le système, puis la personne

Le temps est précieux. Nous aimons nos collègues, mais vous n’avez pas le temps de vous répéter après avoir donné des instructions sur quelque chose. Dans ce cas, formez le système, puis la personne.

Blake utilise Airbnb comme exemple. Les hôtes documentent tout ce que les voyageurs doivent savoir avant de séjourner dans la maison. Si les locataires lisent le guide, ils apprendront à utiliser la machine à laver et trouveront le mot de passe Wi-Fi. Sans ce guide, les hôtes Airbnb recevraient de nombreux appels et e-mails de voyageurs désemparés demandant pourquoi ils ne peuvent pas faire leur lessive.

Étape d’action : Créez un document de foire aux questions (FAQ) et permettez à vos collègues d’y accéder. Lorsqu’on vous pose une question, dites à vos collègues de se référer à ce document et de voir que vous y avez déjà répondu. Ajoutez de nouvelles questions si vous voyez qu’elles reviennent fréquemment.

Conseil de pro : Utilisez des programmes comme TextExpander pour les raccourcis. Vous pouvez taper quelques lettres et créer un bloc de texte entier, ce qui vous fait gagner du temps et vous évite d’avoir à vous remémorer les instructions exactes.

#11 Ne poussez pas la rivière

Les rivières coulent naturellement sans aucune perturbation. Les pousser peut vous attirer plus d’ennuis que vous ne le souhaiteriez. Cette métaphore est applicable à vos vies professionnelle et personnelle. Ne forcez pas les choses si elles échappent à votre contrôle, et n’essayez pas de changer de cap si quelque chose se produit naturellement.

Blake aborde cette métaphore dans son livre. Elle dit que tout le monde a un flux de travail naturel et doit rester fidèle à soi-même. Pousser la rivière mène au surmenage et à travailler plus dur, pas plus intelligemment.

Dans son interview avec SOP, Blake donne un excellent exemple. Lorsqu’elle enregistre un podcast, Blake dit qu’il est préférable d’écrire l’introduction le jour même, pendant que c’est encore frais dans son esprit. Attendre une semaine ou deux cause des frictions parce que vous n’êtes plus dans le même état d’esprit que lors de l’enregistrement. Votre journée n’avait peut-être pas prévu la rédaction de la légende, mais il semble naturel de le faire ce jour-là pour obtenir la meilleure légende possible.

Étape d’action : Réajustez légèrement votre temps pour faire de la place aux éléments de l’ordre du jour lorsqu’ils semblent naturels. Supposons que vous soyez un journaliste qui a enregistré une interview mardi. Vous devez extraire les citations les plus importantes que vous utiliserez, mais cette tâche n’est pas prévue avant jeudi. Pourquoi ne pas le faire maintenant ? Profitez du fait que l’interview soit fraîche dans votre esprit.

#12 Regroupez les distractions

Se plonger dans un travail en profondeur peut être difficile si vous l’activez et le désactivez constamment. Lors de l’élaboration de votre emploi du temps, assignez des tâches à faible capacité les unes après les autres.

Par exemple, supposons que vous ayez deux réunions, chacune devant durer une heure. Une réunion est à 9h00 et l’autre à 11h00. Une heure entre les sessions n’est peut-être pas suffisante pour se plonger dans un travail en profondeur. Au lieu de cela, repoussez la première réunion ou avancez la seconde. Avoir des réunions consécutives organise votre emploi du temps quotidien et optimise le temps pour le travail en profondeur.

Étape d’action : Identifiez les distractions au cours de votre journée et placez-les à proximité les unes des autres. Votre journée devrait inclure des sessions de travail en profondeur sans distractions.

#13 Recadrez les lundis

Certains voient le lundi comme le pire jour de la semaine. En fait, 58 % des Américains¹ disent que le lundi est leur jour le moins préféré. Malgré ces sentiments, il existe un moyen de recadrer le début de la semaine de travail et de le faire fonctionner en votre faveur.

Modifiez votre vision du lundi et voyez-le comme un symbole pour votre semaine. Utilisez le lundi matin comme votre moment le plus productif de la semaine. Vous vous sentez reposé du week-end et prêt à recommencer la semaine à zéro.

Étape d’action : Planifiez de longues sessions de travail en profondeur le lundi pour favoriser la productivité et commencer votre semaine sur une note positive. Gardez les réunions pour la période du mardi au jeudi pour obtenir les meilleurs résultats de vous-même.

#14 Automatisez les petites tâches

Au travail, vous pouvez profiter de la technologie pour automatiser certaines tâches. Par exemple, essayez des logiciels de résumé de documents, tels que QuillBot ou TLDR This.

Ces outils résument de longs textes, fournissent les points clés et mettent en évidence les sections importantes. L’utilisation de résumés de documents assistés par IA réduit le temps nécessaire à la lecture de grandes quantités de texte.

Étape d’action : Trouvez des tâches subalternes et automatisez-les. Par exemple, les départements RH peuvent automatiser les paiements pour réduire la charge au moment des salaires. Devez-vous faire des publications sur les réseaux sociaux ? Utilisez un système de gestion de contenu pour programmer les publications.

#15 Atténuez le stress judicieusement

Le stress est un thème commun chez les employés. Un rapport de l’American Psychological Association de 2022 a montré que trois travailleurs sur cinq² ont subi les impacts négatifs de l’anxiété liée au travail.

Si vous vous sentez stressé, parlez de vos difficultés à un collègue ou à un superviseur de confiance pour voir s’il existe des mesures d’atténuation. Beaucoup de gens utilisent la tenue d’un journal ou l’exercice physique comme exutoires à leurs problèmes. Atténuer le stress est une stratégie de gestion du temps réfléchie car cela vous aide à vous concentrer pendant les sessions de travail en profondeur.

Étape d’action : Trouvez le meilleur réducteur de stress pour vous et intégrez 30 minutes à une heure dans votre emploi du temps quotidien. Si votre semaine est chargée, trouvez du temps certains jours précis. La gestion du stress est essentielle à la gestion du temps.

#16 Faites de l’exercice

Le Center for Disease Control recommande de faire 150 minutes³ de mouvement modéré par semaine. Choisissez votre forme d’exercice préférée et intégrez-la dans votre emploi du temps hebdomadaire. Cela peut être la course à pied, le frisbee golf, la natation ou tout ce qui vous fait bouger.

Quel est le lien entre l’exercice et la gestion du temps ? C’est un formidable anti-stress. Utiliser une partie de votre journée pour bouger vous détend, vous permettant de détacher votre esprit du travail et de la vie personnelle pendant un moment. Après, vous vous sentez rajeuni.

Étape d’action : Trouvez au moins deux jours par semaine où vous avez des créneaux libres. Utilisez ces moments pour intégrer 30 minutes d’activité physique.

#17 Utilisez le dimanche pour la planification

Le “blues du dimanche soir” est réel, mais vous ne pouvez pas éliminer le lundi à moins qu’un jour férié ne se profile. Alors, comment contrecarrer l’anxiété ?

L’un des meilleurs conseils de gestion du temps est d’utiliser le dimanche pour planifier. Le dimanche soir, planifiez votre semaine tant pour votre vie professionnelle que personnelle. Avez-vous des réunions ? Allez-vous dîner à l’extérieur un soir ? Visualiser votre semaine rend tout moins intimidant.

Étape d’action : Utilisez un agenda pour organiser votre semaine le dimanche soir. Prenez 20 à 30 minutes pour noter tout ce que vous devez faire pendant la semaine.

#18 Planifiez à la fin de la journée de travail

La vie va vite. Certaines choses peuvent arriver de manière inattendue, positivement ou négativement. Ces événements peuvent interférer avec votre emploi du temps précédemment planifié, mais vous pouvez toujours faire en sorte que cela fonctionne.

Lorsque vous approchez de la fin de votre journée de travail, planifiez la journée suivante en complétant votre agenda. Le lundi, votre patron peut demander une réunion à 10h00 le mardi. Votre ami veut vous emmener dîner le mardi soir. Ces événements arrivent de manière inattendue, mais vous pouvez utiliser vos stratégies de gestion du temps judicieusement pour en tenir compte.

Étape d’action : Que vous soyez enthousiaste ou anxieux, gardez la tête froide lorsque l’imprévu survient. Rester calme vous aidera à vous concentrer et à rester capable de gérer votre temps.

#19 Avalez le crapaud (Eat the frog)

Mark Twain a dit un jour que si vous mangez un crapaud vivant au début de votre journée, ce sera la pire chose que vous aurez à faire. Ses paroles peuvent sembler étranges, mais Twain a raison sur ce point.

Les “crapauds” sont les tâches les plus pressantes de votre emploi du temps. Si vous les terminez le matin, le reste de votre journée sera beaucoup moins stressant.

Supposons que vous ayez une présentation importante jeudi. Essayez de la programmer dès le matin. Une fois la présentation terminée, vous pourrez vous reposer plus tranquillement en sachant que le travail est fait.

Étape d’action : Identifiez le crapaud de chaque jour et programmez-le pour la première heure. Certains crapauds — comme un déjeuner d’affaires — échappent à votre contrôle car ils se situent généralement au milieu de la journée. Si nécessaire, classez vos crapauds par ordre d’importance et utilisez cette hiérarchie pour déterminer votre emploi du temps.

#20 Utilisez la technique Pomodoro

La technique Pomodoro consiste à travailler par tranches de 25 minutes suivies d’une pause de cinq minutes. Quatre sessions équivalent à deux heures de travail en profondeur. Une fois les deux heures écoulées, prenez une pause de 30 minutes.

C’est idéal pour ceux qui travaillent par sprints courts et c’est un excellent moyen de diviser le temps et de conserver son énergie tout au long de la journée. Cela vous permet également une courte fenêtre pour accomplir des tâches superficielles comme vérifier vos e-mails ou les réseaux sociaux.

Étape d’action : Essayez la technique Pomodoro la prochaine fois que vous serez au bureau. Utilisez les sessions de 25 minutes et voyez comment cela affecte votre capacité à faire du travail en profondeur.

#21 Essayez la matrice d’Eisenhower

La matrice d’Eisenhower vient du 34e président des États-Unis. Il utilisait la stratégie de la matrice urgent-important pour décider comment aborder ses journées. La méthode comprend la hiérarchie suivante :

• Urgent-important : Les tâches les plus pressantes de votre journée vont ici. Les éléments urgents et importants peuvent inclure un entretien d’évaluation avec votre patron ou une présentation de produit.
• Urgent-moins important : Cette catégorie est destinée aux tâches que vous devez accomplir, mais que quelqu’un d’autre peut gérer. Déléguez ces tâches à un collègue. Par exemple, vous pourriez demander à un assistant de répondre aux e-mails et aux demandes des clients.
• Important-moins urgent : Certains éléments de votre agenda peuvent être importants, mais vous pouvez les planifier pour plus tard. Par exemple, l’anniversaire de votre collègue est la semaine prochaine et vous voulez lui offrir un cadeau. Le jour est important, mais vous pouvez attendre encore quelques jours.
• Moins important-moins urgent : La dernière catégorie est destinée aux tâches moins importantes et moins urgentes. Vous voulez les faire, mais elles sont de faible priorité. Les exemples peuvent inclure le nettoyage de votre boîte de réception ou la lecture du journal.

Étape d’action : Utilisez la matrice d’Eisenhower lors de la planification de votre journée. Quels éléments sont les plus importants ? Que pouvez-vous déléguer ?

Urgent-important • Entretien d’évaluation • Présentation de produit	Important-moins urgent • Acheter des cadeaux pour les collègues • Développer son réseau sur LinkedIn
Urgent-moins important • Tâches déléguées, ex : appels téléphoniques • Réunions non urgentes	Moins important-moins urgent • Lire le journal • Nettoyer sa boîte de réception

#22 Mettez en œuvre la méthode ABCDE

L’auteur Brian Tracy a développé la technique ABCDE comme un moyen facile de mettre en œuvre des stratégies de gestion du temps. L’idée est simple : listez les tâches que vous devez accomplir dans une journée ou une semaine et étiquetez-les de A à E.

A est le plus important, et E est le moins important. La méthode ABCDE crée efficacement une hiérarchie et détermine l’ordre dans lequel vous effectuez ces tâches.

Étape d’action : Employez la méthode ABCDE cette semaine pour déterminer l’importance de chaque tâche. Cette stratégie vous aide à déchiffrer la priorité la plus élevée de votre emploi du temps et ce qui peut attendre.

#23 Essayez l’analyse de Pareto

Imaginez que vous regardiez dans votre placard et que vous voyiez 100 chemises. Combien en portez-vous ? L’analyse de Pareto dit que vous portez probablement 20 % de vos chemises 80 % du temps. La même logique s’applique au travail. Dans une réunion d’une heure, 80 % des décisions sont prises en 20 % du temps alloué.

Dans votre flux de travail, 20 % de vos activités quotidiennes génèrent 80 % de la valeur que vous produisez. Vous pouvez appeler ces tâches vos “crapauds” car elles prendront le plus de temps et créeront le plus de valeur. Accomplir vos 20 % d’activités prioritaires augmente la valeur de votre productivité.

Étape d’action : Lors de l’élaboration de votre emploi du temps, demandez-vous si chaque tâche que vous notez contribue à vos 20 % de valeur supérieure ou aux 80 % inférieurs.

#24 Suivez la loi de Parkinson

Estimer le temps nécessaire aux activités peut être complexe. Une tâche que vous pourriez faire en une heure se transforme en deux parce que c’est ce que dit votre emploi du temps, mais imaginez réduire la limite de temps à 30 minutes. La loi de Parkinson dit que vous pouvez y arriver.

L’historien Cyril Northcote Parkinson affirme que vos tâches s’étendent pour remplir le temps que vous leur allouez. Avez-vous besoin d’un mois pour travailler sur votre présentation ? La loi de Parkinson dit que vous pouvez la terminer en une semaine si vous désignez ce temps sur votre emploi du temps.

Étape d’action : Après avoir créé votre emploi du temps hebdomadaire, identifiez les points de l’itinéraire où vous pouvez suivre la loi de Parkinson. Raccourcir les délais crée un sentiment d’urgence et fait de vous un employé plus efficace.

#25 Getting Things Done (GTD)

En 2001, l’auteur David Allen a publié Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity. Le livre d’Allen a créé la méthode GTD — une stratégie populaire pour décider comment diviser votre attention si vous avez l’esprit encombré. Les principes GTD d’Allen incluent :

• Collecter : Réfléchissez aux tâches que vous devez accomplir cette semaine. Capturez chaque élément et mettez-le sur votre liste. Cela peut être aussi important qu’une conférence sectorielle ou aussi simple qu’un passage à l’épicerie.
• Clarifier : Une fois que vous avez vos tâches, comment allez-vous les accomplir ? Utilisez des étapes exploitables pour chaque élément. Par exemple, votre passage à l’épicerie nécessite de planifier les repas, de noter les ingrédients, de se rendre au magasin et d’acheter la nourriture.
• Organiser : Certaines tâches auront une date fixe, mais vous devrez en répartir d’autres tout au long de la semaine. Quand passerez-vous les appels de vente ? Quand aurez-vous le déjeuner avec votre collègue dont vous discutez ?
• Réviser : Vous devez réviser et ajuster votre emploi du temps tout au long de la semaine. Par exemple, votre conférence téléphonique pourrait passer du mardi au jeudi. Votre instructeur de yoga a annulé le cours de mardi, vous libérant une heure. Prenez le temps de réviser votre liste.
• Agir : Identifiez les tâches les plus importantes et faites-les en premier. Devez-vous faire des recherches pour un livre que vous écrivez ? Commencez par cette tâche car elle est la plus critique pour votre succès.

Étape d’action : Employez la méthode GTD pour réduire votre niveau de stress quotidien. Son utilisation vous aide à déterminer ce que vous voulez faire cette semaine et à ajuster en conséquence.

#26 Utilisez la règle des deux minutes

La procrastination prend souvent le dessus sur nous. Comment vaincre le retard ? L’auteur James Clear suggère d’utiliser la règle des deux minutes. Clear dit que si vous pouvez faire la tâche en deux minutes, vous devriez la faire immédiatement. Passer deux minutes à faire quelque chose maintenant peut vous faire gagner 30 minutes plus tard quand vous en aurez vraiment besoin. Clear utilise la règle des deux minutes pour vous encourager à prendre de bonnes habitudes.

Par exemple, prenez deux minutes le vendredi pour vider votre boîte de réception. Faire cette tâche une fois par semaine vous fera gagner du temps plus tard lorsque votre boîte de réception sera pleine et aura besoin d’un nettoyage. Prenez également deux minutes pour répondre aux e-mails ne nécessitant qu’une réponse simple. Répondre aux e-mails maintenant évite une accumulation de demandes dans votre boîte de réception.

Étape d’action : Trouvez des tâches qui nécessitent peu d’attention et occupez-vous-en aujourd’hui. Un document a-t-il besoin de modifications rapides ? Prenez deux minutes pour le changer. Devez-vous confirmer l’heure d’une réunion ? Passez l’appel maintenant car cela prendra deux minutes ou moins.

#27 Essayez l’approche des 18 minutes

Les journées peuvent vite sembler longues avec tant de réunions, d’appels téléphoniques, d’e-mails et plus encore. Parfois, vous avez besoin d’un moment pour vous détendre et relativiser. C’est ce que suggère Peter Bregman avec son approche des 18 minutes.

Dans 18 Minutes, Bregman recommande trois stratégies quotidiennes pour rester concentré tout au long de la journée. Si vous avez une journée de travail de huit heures, vous devriez :

• Le matin : Bregman suggère d’utiliser chaque matin pour réfléchir à la manière de réussir la journée. Créez un calendrier à partir des éléments de votre liste de tâches.
• Chaque heure : Lorsque vous commencez à travailler, vous pouvez être distrait. Bregman dit de prendre une minute chaque heure pour respirer profondément. Demandez-vous si vous avez été productif au cours de l’heure précédente. Utilisez chaque heure écoulée comme motivation pour continuer à travailler dur.
• Le soir : Prenez cinq minutes chaque soir pour passer en revue votre journée. Réfléchissez à vos accomplissements pour voir ce qui aurait pu mieux se passer. Avez-vous impressionné votre patron avec la présentation d’aujourd’hui ? Avez-vous manqué la conclusion d’une vente ? Réfléchissez à chaque aspect et à la manière dont vous pouvez progresser.

Étape d’action : Utilisez l’approche des 18 minutes chaque jour de cette semaine comme stratégie de gestion du temps. Utilisez les pauses d’une minute pour vous recentrer et les sessions de cinq minutes du matin et du soir pour la réflexion.

#28 Respectez la loi de trois

Les bonnes choses vont par trois, et cela s’applique à vos stratégies de gestion du temps. L’idée ici est que trois activités représentent 90 % de la valeur de votre entreprise.

La loi de trois consiste à noter trois objectifs que vous souhaitez accomplir chaque jour, semaine, mois et année. Par exemple, quelles sont les trois choses que je pourrais faire aujourd’hui pour apporter le plus de valeur à mon travail ? Ces tâches pourraient inclure l’acquisition d’un nouveau client ou le développement d’une idée de produit.

Étape d’action : Utilisez cette loi pour apporter vos trois contributions les plus significatives aujourd’hui, cette semaine, ce mois-ci et cette année. Concentrez-vous sur elles au maximum pour voir comment elles impactent votre carrière.

#29 Employez la théorie du bocal à cornichons

Imaginez que vous êtes à la plage avec un bocal à cornichons. Vous le remplissez de sable, de cailloux et de rochers. Chaque élément représente une partie différente de votre gestion du temps quotidienne. Priorisez votre emploi du temps en fonction des rochers et des cailloux. Le sable peut trouver sa place si les autres tâches sont terminées.

• Rochers : Les rochers sont vos tâches les plus vitales. Aujourd’hui est peut-être la date limite d’un projet sur lequel vous travaillez. Si vous ne gérez pas les rochers, vous avez des ennuis.
• Cailloux : Les cailloux sont des tâches secondaires. Elles sont vitales pour votre journée de travail, mais vous pouvez les déléguer. Par exemple, vous pourriez avoir besoin de passer des appels téléphoniques ou de faire des publications sur les réseaux sociaux.
• Sable : Le sable ressemble à des tâches moins critiques dans votre journée, comme un déjeuner avec un collègue ou du temps passé à faire défiler les réseaux sociaux.

Étape d’action : Utilisez la théorie du bocal à cornichons au travail cette semaine pour créer une hiérarchie de tâches. Accomplissez les missions pour voir à quel point votre journée est productive.

#30 Apprenez la règle 10/90

La règle 10/90 dit que vous devriez passer 10 % du temps alloué à une tâche à planifier et à organiser autant que possible. Ensuite, les 90 % restants sont consacrés à la réalisation de l’activité proprement dite.

L’objectif est de gagner du temps sur n’importe quel projet sur lequel vous travaillez. La planification apporte clarté et direction à votre travail. Vous serez beaucoup plus productif en sachant ce que vous devez accomplir.

Étape d’action : Essayez la règle 10/90 cette semaine pour votre tâche la plus importante. Vous verrez comment la planification et l’ébauche profitent à votre succès et à votre gestion du temps.

#31 Essayez la méthode de planification rapide (RPM)

Tony Robbins a créé la méthode de planification rapide (RPM - Rapid Planning Method) pour vous demander ce que vous voulez et quel est votre but. Cette technique nécessite quatre étapes :

• Collecter : La première étape du RPM est de collecter. Vous devez identifier ce qui cause votre stress en notant ce que vous devez accomplir. Écrivez une liste de cinq à neuf tâches essentielles à votre travail.
• Fractionner (Chunking) : Ensuite, vous devrez diviser chaque tâche en “morceaux” (chunks). Vos tâches quotidiennes peuvent relever de désirs professionnels ou personnels, alors divisez-les en catégories. Par exemple, vos morceaux professionnels pourraient être de proposer cinq idées de projets ce mois-ci, et vos morceaux personnels pourraient être de cuisiner le dîner plus souvent que de commander des plats à emporter en une semaine.
• Tracer (Charting) : Le traçage consiste à noter vos objectifs en trois sections : plan d’action, résultat et but. Par exemple, votre résultat souhaité est trois nouveaux clients ce mois-ci. Votre plan d’action pour y parvenir est d’augmenter vos appels à froid et de faire des visites en personne. Quel est votre but ? C’est de vous développer en tant que vendeur.

Étape d’action : Essayez la méthode RPM comme tactique d’organisation. Utilisez les morceaux pour voir vos priorités dans votre vie personnelle et professionnelle.

#32 Pratiquez la méthode ALPEN

La méthode ALPEN vient de l’économiste allemand Lothar J. Seiwert. Des mots allemands composent l’acronyme ALPEN, voici donc les lettres détaillées :

• A (Aufgaben) : La première étape consiste à noter vos priorités les plus élevées. Il peut s’agir de terminer un projet ou de faire une présentation aux actionnaires.
• L (Länge) : La deuxième étape consiste à estimer le temps nécessaire pour accomplir les tâches. Notez une durée raisonnable mais efficace pour accomplir chaque tâche. Par exemple, deux tâches nécessitent des blocs de deux heures, et quatre autres nécessitent des blocs d’une heure.
• P (Pufferzeiten) : Ici, vous devrez tenir compte du temps tampon. Des distractions se produiront probablement, alors prévoyez un temps tampon de 20 % de plus que nécessaire. Par exemple, une tâche de deux heures devrait bénéficier d’environ 24 minutes de temps supplémentaire si nécessaire.
• E (Entscheidungen) : La quatrième étape consiste à déterminer les priorités. Vous avez un ensemble de 10 tâches, alors triez-les et décidez lesquelles sont les plus importantes. Pouvez-vous en déléguer certaines ?
• N (Nachkontrolle) : La dernière étape consiste à examiner le succès de vos estimations de temps. Avez-vous eu besoin de plus de temps pour la présentation, ou votre réunion a-t-elle été plus courte que prévu ?

Étape d’action : Utilisez la méthode ALPEN cette semaine pour votre liste de tâches. Cette stratégie de gestion du temps est très efficace pour améliorer vos compétences en estimation du temps et en exécution des tâches. Vous trouverez plus de temps dans votre emploi du temps pour d’autres priorités.

#33 Appliquez la méthode de la tranche de salami

Une tâche peut sembler décourageante parce qu’elle est trop vaste. Comment savoir par où commencer ? Vous la divisez en tranches. Un gros morceau de salami peut sembler trop gros à manger, mais le diviser en petits morceaux est moins intimidant. La même idée s’applique à la gestion du temps.

Imaginez que vous soyez un scientifique travaillant sur une étude. Le processus pourrait prendre des mois ou des années, et cela semble accablant. Cependant, si vous le tranchez comme un salami, cela devient moins intimidant. Vos tranches de salami pourraient ressembler à ceci :

• Formuler une hypothèse
• Faire des recherches de fond
• Mener des enquêtes ou des observations
• Analyser les données
• Tirer des conclusions

Étape d’action : Examinez le plus gros projet que vous avez sur les bras et utilisez la méthode de la tranche de salami pour découper chaque étape en tranches. Abordez chaque morceau comme s’il s’agissait d’un projet à part entière — vous vous sentirez accompli en cochant chaque case au fur et à mesure.

Points à retenir sur la gestion du temps

Vous avez les compétences nécessaires pour faire du bon travail, mais des conseils améliorés en gestion du temps pour le travail peuvent vous faire passer au niveau supérieur. L’utilisation de l’une de ces stratégies de gestion du temps peut sembler étrange au début. Pourtant, vous augmenterez votre productivité à mesure que vous les intégrerez dans votre routine.

Pourquoi avez-vous besoin de compétences en gestion du temps ?

La gestion du temps est cruciale dans de nombreuses facettes de votre vie. Le travail, les études, la garde des enfants, la forme physique et d’autres aspects nécessitent des stratégies de gestion du temps pour l’équilibre. Une meilleure gestion du temps mène à ces avantages cruciaux :

• Meilleur flux de travail : Le principal avantage de la gestion du temps est l’amélioration de votre flux de travail. Trouver vos meilleurs moments de productivité signifie que vous êtes “dans la zone” et prêt à vous attaquer à vos tâches.
• Plus d’énergie : La gestion du temps est aussi une question de gestion de l’énergie. La première heure est généralement plus productive que la huitième. Utilisez des stratégies de gestion du temps pour mieux allouer votre énergie tout au long de la journée.
• Moins de stress : Les conseils de gestion du temps combattent le stress. Travailler efficacement vous fait vous sentir moins stressé et plus satisfait de votre travail.
• Équilibre travail-vie personnelle : Équilibrer votre travail et votre foyer est essentiel — surtout si vous travaillez à distance. La gestion du temps vous aide à laisser le travail au travail et à vous concentrer sur votre vie personnelle à la maison.
• Travail efficace : La gestion du temps augmente la quantité de travail que vous accomplissez et son efficacité. Votre production est bien meilleure lorsque vous faites du travail en profondeur car votre esprit est libéré des distractions.
• Respect des délais : Quel que soit votre secteur d’activité, les délais sont cruciaux. Les compétences en gestion du temps garantissent que vous pouvez respecter n’importe quelle échéance car vous savez gérer votre temps judicieusement.
• Confiance accrue : La gestion du temps mène à une plus grande confiance en soi. Vous vous sentez accompli et épanoui lorsque vous terminez votre travail à temps et efficacement.
• Succès professionnel : Les autres remarqueront votre excellent travail et vos compétences en gestion du temps. C’est un excellent moyen d’impressionner votre patron et de faire progresser votre carrière.

Consultez cet article avec 14 conseils de productivité uniques si vous souhaitez booster vos compétences en gestion du temps et améliorer votre productivité.

Références

Footnotes (3)

1. today.yougov.com ↩

2. apa.org ↩

3. cdc.gov ↩