As 33 Melhores Dicas de Gestão de Tempo para Trabalho e Estudo

Não deixe o tempo simplesmente passar. Experimente estas 33 dicas de gestão de tempo para maximizar sua produtividade e transformar seu dia de trabalho.

Existem apenas oito horas no dia, mas o tempo voa mais rápido do que você imagina. As distrações podem nos desorientar e nos tornar improdutivos. Na verdade, um estudo recente mostra que apenas 12% dos funcionários são totalmente produtivos no trabalho. Como você pode melhorar sua produtividade no escritório?

Trazendo dicas de especialistas em nosso vídeo abaixo está Jenny Blake. Jenny é autora e podcaster que adora ajudar equipes a passar da ficção ao fluxo. Seu terceiro livro, Free Time: Lose the Busywork, Love Your Business, trata sobre a criação de oportunidades ao liberar tempo.

O Que São Estratégias de Gestão de Tempo?

Estratégias de gestão de tempo são técnicas que você utiliza para maximizar sua produtividade e usar seu tempo da forma mais sábia possível. Dicas de gestão de tempo podem transformar seu dia de trabalho e torná-lo um funcionário melhor.

A estratégia que você usa pode ser tão simples quanto anotar sua lista de tarefas e alocar tempo para cada uma. Por exemplo, digamos que você trabalhe em vendas. Hoje, você tem quatro coisas para fazer:

• Fazer chamadas de vendas
• Almoçar com um cliente
• Participar de uma reunião com colegas de vendas
• Trabalhar em sua apresentação

A gestão de tempo é útil quando você coloca as tarefas em ordem e atribui a cada uma um tempo estimado.

Se você implementasse a gestão de tempo, seu cronograma poderia ser algo assim:

• 9h-11h: fazer chamadas de vendas
• 11h-12h: almoçar com um cliente
• 12h-14h: reunião com colegas de vendas
• 14h-17h: trabalhar na apresentação

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Por Que as Habilidades de Gestão de Tempo São Importantes?

As habilidades de gestão de tempo são vitais no trabalho, em casa e em todas as outras facetas da sua vida. Gerenciar seu tempo mostra que você tem habilidades organizacionais e ajuda você a sentir que tem mais controle sobre sua vida.

Implementar habilidades de gestão de tempo faz com que você realize mais trabalho durante o dia e ajuda você a relaxar quando o dia termina. Você se sentirá bem-sucedido e mais confiante em si mesmo.

33 Dicas para uma Gestão de Tempo Eficaz

Cada pessoa tem uma maneira diferente de ser sua versão mais produtiva, então encontre as dicas de gestão de tempo que funcionam para você. Essas estratégias são eficazes no trabalho, em casa e em outros lugares onde você precise implementá-las.

#1 Tema do dia

Lembra quando sua escola tinha dias temáticos durante a semana? Você pode aplicar o mesmo ao seu cronograma de trabalho. Atribua um tema para cada dia para saber o que precisa fazer.

Use Jack Dorsey — ex-CEO do Twitter — como exemplo. Dorsey dirigia simultaneamente o Twitter e a Square e atribuía um tema para cada dia. Por exemplo, as terças-feiras são para produtos e engenharia, e as quintas-feiras são para parcerias e desenvolvedores.

Passo de ação: Encontre temas recorrentes e implemente-os em seu cronograma por dia. Por exemplo, segundas e quartas são para chamadas de vendas. Terças e quintas são para desenvolvimento de produtos. Sexta-feira é para reflexão e definição de metas.

#2 Combine tarefas complementares

Esta dica de gestão de tempo pode parecer contraditória ao que acabamos de dizer. No entanto, continue conosco — existem maneiras de realizar multitarefas e ainda ser produtivo em cada tarefa. Combine tarefas complementares, o que significa que você pode fazer ambas simultaneamente sem comprometer a qualidade.

Essas tarefas normalmente exigem foco mental mínimo, portanto, não será opressor fazer várias coisas juntas. Você pode até combinar tarefas complementares em sua vida doméstica. Por exemplo, digamos que dois de seus objetivos hoje sejam ouvir um episódio do seu podcast favorito e caminhar por 45 minutos na esteira. Ter um par de fones de ouvido e um aplicativo de podcasts significa que você pode fazer as duas coisas.

Existe alguma palestra do TED que você pretendia assistir? Reproduza-a no seu celular enquanto prepara o jantar. Um colega de trabalho pediu para vocês conversarem? Peça para ele se juntar a você em sua caminhada no meio do dia e complete duas tarefas simultaneamente.

Passo de ação: Liste suas tarefas diárias e encontre as que não exigem foco intenso. Combine os itens complementares da lista de tarefas e veja quanto mais trabalho você conclui. Você se sente mais realizado ao riscar itens da lista.

#3 Encontre sua hora de ouro

A maioria das pessoas começa a trabalhar cedo e termina o dia no final da tarde. No entanto, nem todos têm sua hora mais produtiva às 9h. Você pode ser mais uma coruja noturna que faz seu melhor trabalho após o pôr do sol.

Se você estiver em um turno das nove às cinco, seu chefe pode não permitir que você trabalhe à meia-noite. No entanto, há valor em encontrar sua melhor hora — esse momento durante o dia é quando você faz seu melhor trabalho.

Quando você é mais produtivo? Muitos consideram estes blocos de tempo os mais propícios ao seu fluxo de trabalho:

• Início da manhã: Algumas pessoas gostam de acordar com as galinhas. Você pode fazer mais e se sentir mais realizado enquanto o relógio ainda marca manhã. Por exemplo, você pode ir à academia, lavar roupa ou começar a trabalhar antes do horário normal.
• Final da manhã: Alguns de nós não somos pessoas matinais. Precisamos do nosso café da manhã e de tempo para entrar no ritmo de trabalho. Você pode trabalhar melhor no final da manhã, quando teve tempo para entrar no fluxo e se aclimatar com e-mails, atualizações de projetos e pesquisas.
• Noite: Depois, há as corujas noturnas. Algumas pessoas trabalham melhor quando o sol se põe porque sua energia atinge o pico mais tarde no dia. Escritores frequentemente descobrem que fazem seu melhor trabalho à noite, quando estão menos estressados e mais criativos.

Passo de ação: Encontre o horário mais produtivo para você durante o dia. Use este segmento para realizar seu melhor trabalho.

#4 Defina metas SMART

A maioria das pessoas tem objetivos na vida que deseja alcançar. Você pode dizer: “Quero aumentar meus números de vendas”. Em suas vidas pessoais, algumas pessoas dizem: “Quero perder peso”. Essas aspirações são admiráveis, mas mais difíceis de alcançar se não contiverem especificidades.

É aí que entram as metas específicas, mensuráveis, atingíveis, relevantes e temporais (SMART). Veja o que cada palavra significa:

• Específica (Specific): Cada meta tem uma métrica particular. Por exemplo, “Quero perder dois quilos”.
• Mensurável (Measurable): As metas são mensuráveis por números. Por exemplo, “A cada dia, correrei dois quilômetros”.
• Atingível (Achievable): Suas metas devem ser realistas. Por exemplo, “Quero aumentar minhas vendas em 5% neste trimestre”. Metas atingíveis aumentam sua confiança em comparação com padrões mais difíceis e desanimadores.
• Relevante (Relevant): A meta deve ser relevante para o seu trabalho ou vida pessoal. Por exemplo, se você trabalha na construção civil, defina a meta de obter um certificado relacionado à sua área.
• Temporal (Timely): A meta deve ter um início e um prazo específicos. Ter um prazo cria urgência. Por exemplo, “Quero ler três livros em 30 dias, começando hoje”.

Passo de ação: Encontre uma meta que você deseja alcançar no trabalho ou em casa e use o método SMART para se motivar a concluí-la. Após satisfazer uma meta, continue com outras em sua vida profissional e pessoal.

#5 Crie um calendário

Estudos mostram que sua retina transmite dados a 10 milhões de bits por segundo, quase tão rápido quanto um cabo Ethernet. Use essa ideia em seu fluxo de trabalho e crie um calendário.

Codifique seu calendário por cores e bloqueie segmentos de tempo para cada tarefa que você precisa concluir. Por exemplo, funcionários de escritório podem usar azul para reuniões, verde para chamadas telefônicas, amarelo para tarefas administrativas e vermelho para trabalho de apresentação.

Passo de ação: Vá ao seu calendário físico ou digital e crie blocos de tempo para as tarefas da próxima semana. Quando a semana terminar, veja se isso gerencia melhor seu fluxo de trabalho. Um calendário torna seu cronograma tangível.

#6 Crie blocos de tempo

Listar suas atividades para o dia ou semana promove a organização, mas você pode ir além. Crie blocos de tempo em seu cronograma diário para alocar uma quantidade específica de tempo para cada tarefa. O bloqueio de tempo (time blocking) lhe dá poder sobre seus planos.

Por exemplo, digamos que você seja um corretor de imóveis com uma jornada de trabalho de oito horas. Duas horas são para pesquisar listagens. Reserve duas horas para visitas a propriedades. As últimas quatro horas são para inspeção e preparação das casas listadas. Criar intervalos de tempo para cada tarefa mantém sua mente focada e reduz a procrastinação.

Passo de ação: Crie blocos de tempo para seu calendário de trabalho. Você verá como isso divide seu tempo sabiamente e potencializa suas habilidades de gestão de tempo.

#7 Evite o “confete de tempo”

Imagine que você planejou seu dia minuto a minuto, mas chamadas telefônicas, e-mails urgentes e reuniões surpresa interrompem seu dia. De repente, seu fluxo de trabalho se torna vítima do confete de tempo (time confetti). Este termo refere-se a um dia fragmentado por interrupções que atrapalham seu fluxo de trabalho.

Confete normalmente traz uma conotação positiva, mas você vai querer evitá-lo. Blake combate o confete de tempo agendando blocos de “não agendar” (DNS - do-not-schedule) em seu calendário. Por exemplo, seus blocos DNS indicam que ela não tem reuniões às segundas ou sextas-feiras. Planejar blocos DNS dá a você mais controle sobre seu fluxo de trabalho.

Passo de ação: Crie um bloco DNS em seu calendário para os momentos em que você precisa ser mais produtivo e ter zero interrupções. Dê a eles títulos como:

• Trabalho profundo (Deep work)
• Tempo de foco
• Janela de produtividade

Os slots DNS são excelentes para dissuadir seus colegas de interromper seu cronograma. Só abra exceções se a tarefa parecer urgente o suficiente para interromper seus blocos.

#8 Desligue as notificações

Faça a si mesmo uma pergunta importante: com que frequência as notificações o afastam de sua tarefa atual? O e-mail do seu colega com fotos das férias no Havaí é tentador, mas pode esperar.

Passo de ação: Vá ao seu e-mail de trabalho e desligue as notificações. Faça o mesmo para o Slack, Microsoft Teams e outros aplicativos de mensagens instantâneas para o trabalho. Você usa redes sociais no seu computador ou celular? Desligue as notificações para elas também.

#9 Use ferramentas de gestão de e-mail

A caixa de entrada pode rapidamente tornar-se desordenada e disfuncional,