13 Dicas Confiáveis para Gerenciar Funcionários Remotos [2025]

Trabalho com equipes remotas e realizo sessões de treinamento virtual há 15 anos. Aqui estão minhas 12 principais estratégias internas para gerenciar funcionários remotos.

Gerencio funcionários remotos e realizo sessões de treinamento virtual há 15 anos (na época em que os aparelhos de fax ainda eram comuns!). Também ensinei estratégias de comunicação virtual ao longo da minha carreira para empresas da Fortune 500 e para startups.

Ao longo da última década, tive a sorte de palestrar em palcos no SXSW, MIT e CES. E mais de 30 milhões de alunos assistiram aos meus tutoriais virtuais no YouTube.

Agora, quero compartilhar minha aguardada lista de 12 estratégias que utilizo para gerenciar funcionários remotos.

Em cada equipe remota de sucesso, várias estratégias estão em jogo.

Evite o Constrangimento Remoto

Depois de participar de milhares de chamadas de vídeo, posso dizer com segurança que já vi muito constrangimento. Aqui estão mais alguns momentos estranhos em vídeo, cortesia de Ellen:

As chamadas de vídeo podem ser constrangedoras, mas não precisam ser! Aqui estão os momentos estranhos que você deve estar pronto para evitar.

Sua Primeira Impressão em Vídeo:

O constrangimento pode acontecer quando você não sabe o que dizer ou fazer naqueles primeiros segundos. Eu recomendaria fortemente ter uma saudação padrão que você usa em todas as suas chamadas. Você notará, por exemplo, que em quase todos os meus vídeos do YouTube, Instagram Stories e uploads do Facebook, eu começo com a mesma frase:

“Olá, olá amigos!”

Por quê? Eu criei isso por necessidade! Eu continuava tropeçando na minha abertura e acabava dizendo algo bobo como: “Olá a todos!”… ugh, por que eu disse isso!?

Aqui estão as minhas favoritas:

• Olá, olá a todos!
• Oi pessoal!
• Ei, equipe!

Dica de Especialista: NÃO adquira o hábito de dizer “Bom dia” ou “Boa tarde” porque, após um dia de chamadas de vídeo, é fácil se confundir E você frequentemente tem pessoas em fusos horários diferentes.

O Que Fazer Com as Mãos no Vídeo:

A próxima coisa constrangedora acontece quando você simplesmente não tem certeza do que fazer com as mãos. Elas devem estar visíveis? Movendo-se? Você deve tocar o seu rosto? Aqui estão as minhas dicas:

• Tente sempre começar com um aceno (e um sorriso, se isso parecer natural para você).
• Tente mover as mãos apenas com propósito — cutucar o rosto, mexer nas joias ou no cabelo são grandes distrações.
• Use gestos explicativos com as mãos. Eu tenho meus 20 gestos com as mãos favoritos aqui e…

Assista ao meu TED Talk para a explicação completa:

Como Fazer Conversa Informal em Vídeo:

Percebi que sempre há toneladas de falhas técnicas e confirmações que acontecem nos primeiros minutos de um vídeo.

Você consegue me ver?

Você consegue me ouvir?

Isso é um desperdício! Eu recomendo fortemente que, após dizer sua saudação inicial, você seja proativo e diga algo como:

Consigo te ver e ouvir perfeitamente!

Ou: Consigo te ver perfeitamente, mas não consigo te ouvir. Tente o botão no canto inferior esquerdo do microfone.

Isso agilizará o processo e tranquilizará a todos.

Outra coisa constrangedora que acontece em chamadas de vídeo e telefone é que todos recorrem a notícias ruins por padrão.

Ah, aquelas reportagens são terríveis!

O tempo está horrível!

Tem sido tão estressante.

Estou atolado de trabalho.

Acho que muitas dessas são simplesmente aberturas padrão. É por isso que você tem que começar com uma abertura positiva. Tente:

Algo emocionante acontecendo no seu mundo?

Conte-me algo bom.

Algo divertido acontecendo neste fim de semana / no último fim de semana?

É assim que eu começo CADA CHAT DE VÍDEO. E isso ajuda imediatamente a trazer calor aos seus funcionários e construir conexão!

Quer mais maneiras de construir confiança em suas chamadas de vídeo? Leia mais:

15 maneiras de tornar suas chamadas de vídeo instantaneamente melhores

Estabeleça Expectativas Claras para Equipes Remotas

Gerenciar funcionários remotos pode ser difícil se você não estabelecer expectativas desde o início.

É por isso que é importante defini-las o mais cedo possível. Quão cedo?

Antes mesmo de os funcionários serem contratados!

Por exemplo, eu dou aos meus funcionários recém-contratados um contrato específico que eles devem assinar e concordar antes de começarem a trabalhar:

Isso torna tanto as minhas expectativas sobre o funcionário quanto as expectativas do meu funcionário sobre a nossa empresa 100% cristalinas.

Caso meu funcionário ou eu precisemos verificar um detalhe novamente, como férias ou benefícios, sempre há o contrato ao qual podemos recorrer!

E estabelecer expectativas vai ainda mais fundo do que isso. Todos os membros da minha equipe definem seus próprios prazos, acompanham-nos usando as ferramentas certas (veja a Dica nº 7) e cobram uns aos outros para finalizá-los. Também nos comunicamos uma ou duas vezes por semana através de chamadas de vídeo e temos pautas específicas para cada chamada.

Aqui estão expectativas específicas que você deve estabelecer com sua equipe remota:

• Horário de início / horário de término: Você tem um horário específico em que precisa que sua equipe esteja acessível? Alguém tem conflitos com a criação dos filhos? Esclareça isso cedo!
• Como posso entrar em contato com você? Se houver uma emergência ou uma pergunta rápida, qual é a melhor maneira de entrar em contato com cada membro da equipe? Uma vez tive um funcionário que era muito mais rápido por mensagem de texto do que por qualquer outra via para check-ins rápidos. Isso não foi problema para mim, mas eu gostaria que tivéssemos estabelecido isso antes!
• Protocolo fora do horário de expediente: Existe um protocolo para depois do expediente? E se alguém precisar trabalhar até tarde? Como isso é tratado?

Portanto, se sua equipe está perdendo prazos, se você sente que o fluxo de trabalho poderia ser mais fluido ou se houver qualquer ambiguidade, aqui estão 3 coisas que você pode fazer para estabelecer expectativas claras com seus colegas de equipe:

1. Pergunte a si mesmo: Onde preciso estabelecer expectativas? Há uma falta de comunicação ou os prazos não estão sendo cumpridos? Escreva suas expectativas e onde elas estão falhando.
2. Realize uma chamada virtual com seus funcionários remotos, seja em grupo ou individualmente, e discuta suas expectativas com eles.
3. Escreva os termos acordados em algum lugar (e-mail também funciona) e certifique-se de que seu funcionário saiba o que você espera dele.

Lembre-se…

O segredo para estabelecer expectativas claras é comunicá-las à sua equipe.

Você não pode esperar que alguém leia sua mente, então por que deixar isso ao acaso? Ser minucioso e claro é um aspecto importante do treinamento virtual. Saiba mais sobre como mantenho minha equipe virtual se comunicando de forma clara:

Como construir uma equipe virtual forte em 7 etapas

Agora vamos seguir em frente…

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Seu Checklist de Integração Remota

Contratar novos funcionários é um grande passo, e é fácil ficar confuso e não saber o que fazer. Felizmente, criei um guia passo a passo para a integração de funcionários remotos.

Aqui está um checklist fácil que você pode seguir para garantir que seus funcionários remotos façam a transição sem problemas:

Dê Notas Máximas (Elogios)

Uma das coisas mais difíceis em gerenciar funcionários remotos é que falta o “estímulo social acidental”. Você não tem idas de elevador, pausas para o café, estacionamentos, salas de descanso e mesas de conferência.

É essencial reservar um tempo para a manutenção social. Isso importa mais do que você imagina:

• conversas para colocar o papo em dia
• conversa informal (para transformar em conversa profunda, veja abaixo)
• check-ins
• elogio pelo esforço

Vamos falar sobre elogios. Aqui está um pouco de ciência interessante:

Em 1998, pesquisadores da Universidade de Columbia realizaram estudos com 412 alunos da quinta série, de 10 a 12 anos; eles foram designados para fazer testes difíceis e divididos em dois grupos:

• Um grupo foi elogiado por sua inteligência. “Você é tão inteligente e se sairá muito bem!”
• O outro grupo foi elogiado por seu trabalho árduo. “Você trabalhou muito duro nesses problemas!”

O resultado? O grupo que foi elogiado pelo trabalho árduo disse que gostou mais de fazer o teste difícil.

Além disso, após receberem feedback negativo, o grupo que trabalhou duro foi mais persistente em responder às perguntas e 3 vezes mais interessado em aprender novas estratégias de resolução de problemas!

Confira este elogio definitivo que o jornalista Bob Woodward recebeu de seu chefe:

E aqui está o detalhe…

Este estudo também se aplica a adultos.

Quando somos elogiados por nossa esperteza e inteligência, podemos optar pelo caminho mais fácil para parecer mais inteligentes do que somos.

Isso é um grande problema. Os funcionários devem buscar continuamente a melhoria e não devem fugir de problemas difíceis para evitar parecerem ruins.

Em vez disso, elogie os esforços dos funcionários. Tente um destes elogios na próxima vez que quiser elogiar seu funcionário remoto:

• “Você foi ótimo naquele projeto. Percebo que você se dedicou muito a isso!”
• “Essa imagem deve ter levado muito tempo para ser desenhada, eu amo os pequenos detalhes!”
• “Uau! Estou impressionado com o esforço que você colocou nisso. Ótimo trabalho!”

Substitua o Bebedouro

Como você sabe se seus funcionários remotos estão interagindo ativamente uns com os outros?

“Uma das maneiras de nos tornarmos felizes e nos sentirmos mais realizados em nossos locais de trabalho é construir amizades com as pessoas