So erstellen Sie einen exzellenten Leistungsverbesserungsplan (PIP)

Leistungsverbesserungspläne haben einen schlechten Ruf, aber mit Planung und unterstützenden Führungskräften können PIPs ein wertvolles Instrument für Wachstum sein.

Es ist kein Geheimnis, dass regelmäßiges Mitarbeiterengagement die Leistung steigert. Tatsächlich neigen hoch engagierte Mitarbeiter mit einer um 87 % geringeren Wahrscheinlichkeit[^1] dazu, ihr Unternehmen zu verlassen. Derselben Studie zufolge erhalten 43 % der hoch engagierten Mitarbeiter mindestens einmal pro Woche Feedback. Und wie sieht Engagement aus? Nun, es könnte unter anderem in Form von regelmäßigen Einzelgesprächen oder einer schriftlichen langfristigen Strategie wie einem Leistungsverbesserungsplan erfolgen.

Obwohl Leistungsverbesserungspläne in der Geschäftswelt einen eher schlechten Ruf haben, lassen Sie uns das Potenzial betrachten, das dieses Instrument bei guter Umsetzung bieten kann!

Was ist ein Leistungsverbesserungsplan?

Ein Leistungsverbesserungsplan (Performance Improvement Plan, PIP) ist ein strukturierter Prozess, der spezifische Ziele und Maßnahmen skizziert, um Mitarbeitern zu helfen, ihre Leistung zu steigern und gewünschte Ergebnisse zu erzielen.

Das Beste an PIPs ist, dass sie nicht nur für leistungsschwache Mitarbeiter gedacht sind! Sie können sie nutzen, um Feedback für gute oder sehr gute Mitarbeiter zu geben, die davon profitieren könnten, bestimmte Aspekte ihrer Arbeit zu verbessern.

Ein gut gestalteter PIP sollte keine Bestrafung oder Disziplinarmaßnahme sein. Manager können einen PIP verwenden, um identifizierte Leistungsprobleme anzusprechen, wie zum Beispiel:

• Mangelnde Anwesenheit/Anwesenheitsprobleme
• Ineffektive Kommunikationsfähigkeiten
• Wissenslücken in Bezug auf bestimmte Abteilungen/Bereiche/Funktionen.

Alternativ kann er ein wertvolles Instrument sein, um sich auf spezifische Verbesserungsbereiche zu konzentrieren, um Karriereoptionen und Fähigkeiten weiterzuentwickeln.

Zum Thema Zeitmanagement könnte ein PIP diese Bereiche abdecken:

Zielsetzung: Verbesserung der Zeitmanagement-Fähigkeiten und Steigerung der Produktivität, um Fristen einzuhalten und eine optimale Arbeitseffizienz zu erreichen.

Leistungserwartungen:

• Projektaufgaben innerhalb der zugewiesenen Zeitpläne abschließen, tägliche Arbeitspläne proaktiv planen und organisieren sowie die Zeit für unwesentliche Aktivitäten minimieren.

Aus- und Weiterbildung:

• Teilnahme an einem Zeitmanagement-Workshop, um effektive Priorisierungstechniken zu erlernen, Nutzung von Produktivitäts-Apps oder -Tools zur Optimierung des Workflows und Teilnahme an einem Zielsetzungstraining zur Verbesserung der Aufgabenplanung.

Coaching und Feedback:

• Wöchentliche Check-ins mit dem Manager, um Fortschritte zu besprechen und Verbesserungsbereiche zu identifizieren, spezifisches Feedback zur Zeitallokation für Aufgaben geben und Strategien für eine bessere Priorisierung anbieten.

Unterstützung und Ressourcen:

• Mitarbeiter erhalten Zugriff auf [spezifische] Projektmanagement-Software zur Aufgabenverfolgung sowie eine Schulung zu deren Nutzung.

Leistungsverfolgung:

• Mitarbeiter verfolgen die Abschlussraten von Aufgaben und die Einhaltung von Fristen, analysieren die für verschiedene Aktivitäten aufgewendete Zeit, um Verbesserungsbereiche zu identifizieren, und nutzen Zeiterfassungstools zur Bewertung der Produktivität.

Zeitplan und Meilensteine:

• Mitarbeiter reduzieren die durchschnittliche Zeit für unwesentliche Aufgaben innerhalb des ersten Monats um 20 %, erreichen innerhalb von drei Monaten eine Pünktlichkeitsrate von 90 % bei Projekten und demonstrieren eine konsequente Einhaltung von Aufgabenfristen.

Ein PIP muss nicht kompliziert sein. Der Zweck besteht darin, einen Plan zu haben, der die Erwartungen zwischen dem Mitarbeiter und seinem Manager klar festlegt, wie eine Verbesserung aussieht.

Zweck und Vorteile von PIPs

Der Zweck eines PIP besteht darin, einem Mitarbeiter Feedback darüber zu geben, was er verbessern muss und wie er dies tun kann (z. B. durch Schulungen).

Die Schaffung eines strukturierten Prozesses ermöglicht es den Mitarbeitern, die für den Erfolg erforderlichen Fähigkeiten oder Kenntnisse zu entwickeln. Es gibt ihnen auch die Sicherheit zu wissen, wo sie in Bezug auf die von der Geschäftsleitung oder anderen Personen in ihrer Organisation gesetzten Erwartungen stehen.

PIPs können leistungsstarken Mitarbeitern helfen, ihre Ziele zu erreichen und neue Erfolgsstufen zu erklimmen.

Wenn sie gut gemacht sind, können PIPs die Leistung effektiv verbessern, die Fluktuation verringern und Ihr Team zufriedenstellen.

PIPs sind ein paralleles System zu Personalentwicklungsplänen, die wir später noch genauer besprechen werden – bleiben Sie dran!

Wie man einen PIP mit Skripten einführt

Das Gespräch mit einem Mitarbeiter zu beginnen, kann entmutigend wirken, muss es aber nicht! Indem Sie es als Chance für Wachstum und Verbesserung präsentieren, können Sie Ihre Mitarbeiter stärken, anstatt sie zu entmutigen.

Beginnen wir mit einem schlechten Beispiel:

Manager: John, deine Leistung war enttäuschend. Deine Arbeitsqualität ist unterdurchschnittlich, und Kunden haben sich beschwert. Du musst aufhören, Fehler zu machen, und deine Produktivität steigern. Wenn du dich nicht bald verbesserst, müssen wir vielleicht deine Position überdenken.

Können Sie sich vorstellen, John zu sein? Er betritt den Raum, und plötzlich steht sein Job auf dem Spiel, aber ihm wird nicht gesagt, wie er das Problem lösen kann!

Betrachten wir nun einen besseren Ansatz:

Manager: John, ich schätze deinen Einsatz. Lass uns über deine Leistung sprechen und gemeinsam einen Verbesserungsplan erstellen. Ich möchte deine Perspektive verstehen und realistische Ziele setzen. Ich werde dir Anleitung und Schulungsmöglichkeiten bieten und dich mit Kollegen vernetzen, die dir helfen können. Wie klingt das für dich?

John: Das klingt gut. Ich habe mich seit meinem Rollenwechsel ein wenig verloren gefühlt und möchte mich definitiv verbessern.

Manager: Großartig. Lass uns für nächste Woche ein Treffen vereinbaren, um dies weiter zu besprechen. Notiere dir in der Zwischenzeit deine Ziele und Schwerpunkte, und wir werden das als Ausgangspunkt für einen Leistungsverbesserungsplan verwenden.

In diesem Beispiel legte der Manager Wert darauf, das Gespräch mit einer positiven Beobachtung zu beginnen. Dann lud er den Mitarbeiter ein, sich am Prozess zu beteiligen, und vereinbarte einen Termin, damit alle Zeit hatten, sich auf ein produktives Gespräch vorzubereiten.

Grundsätzlich reagieren Mitarbeiter besser auf Vorschläge, wenn sie Führungskräfte haben, bei denen sie sich sicher fühlen, wie Simon Sinek in seinem exzellenten TED-Talk beschreibt.

Weitere Ideen finden Sie in 21 Strategien für Mitarbeiterengagement, die jede Führungskraft ausprobieren muss.

Wie man einen Leistungsverbesserungsplan schreibt

Leistungsverbesserungspläne können von einem Mitarbeiter erstellt werden, der sich verbessern möchte, oder von einem Manager, der seinen direkten Unterstellten helfen will. In jedem Fall finden Sie hier einige Ideen für das Schreiben Ihres PIP.

1. Verwenden Sie eine Vorlage

Sie finden diese online oder in Büchern über Leistungsmanagement. Vorlagen erleichtern den Einstieg und stellen sicher, dass alle wichtigen Informationen in Ihrem Plan enthalten sind.

ZU VERBESSERNDE FÄHIGKEITEN/VERHALTENSWEISEN Listen Sie die Fähigkeiten, Verhaltensweisen, Pflichten oder Handlungen auf, die verbessert werden müssen. Seien Sie spezifisch.	ZU ERGREIFENDE MASSNAHMEN Welche Schritte oder Maßnahmen müssen ergriffen werden, um eine Verbesserung zu gewährleisten?	ENTWICKLUNGSMÖGLICHKEITEN/RESSOURCEN Welche Schulungen, Ressourcen oder Unterstützung werden zur Verbesserung benötigt?	ABSCHLUSSDATUM	ERFOLGSMASSSTAB Wie sieht eine Verbesserung aus?

2. Achten Sie auf gute Lesbarkeit

Verwenden Sie Aufzählungspunkte anstelle von langen Absätzen – verkomplizieren Sie die Dinge nicht unnötig, indem Sie sich zu sehr um ausgefallene Wörter bemühen!

Beispiel ohne Aufzählungszeichen

Die Mitarbeiterin wird ihre Zeitmanagement-Fähigkeiten verbessern, um Projektfristen konsequent einzuhalten, indem sie an Zeitmanagement-Workshops teilnimmt, um Techniken zur Priorisierung und Aufgabenorganisation zu erlernen.

Sie wird ihre Kommunikationsfähigkeiten verbessern, um eine effektive Zusammenarbeit mit Teammitgliedern zu gewährleisten, indem sie an Kommunikationstrainings teilnimmt, um ihre verbalen und schriftlichen Kommunikationsfähigkeiten zu verbessern.

Darüber hinaus wird sie Problemlösungsfähigkeiten entwickeln, um Herausforderungen proaktiv anzugehen, indem sie Mentoring von einem erfahrenen Teammitglied sucht, um Einblicke in effektive Problemlösungsstrategien zu gewinnen.

Beispiel mit Aufzählungszeichen

Ziele:

• Verbesserung der Zeitmanagement-Fähigkeiten, um Projektfristen konsequent einzuhalten.
• Üben von Kommunikationsfähigkeiten, um die Interaktion mit Teammitgliedern zu verbessern.
• Entwicklung proaktiver Problemlösungsfähigkeiten.

Maßnahmen:

• Teilnahme an einem Zeitmanagement-Workshop, um Techniken zur Priorisierung und Aufgabenorganisation zu erlernen.
• Teilnahme an Kommunikationstrainings für neue Ideen zu Kommunikationstechniken.
• Treffen mit einem Mentor aus dem Senior-Team, um effektive Problemlösungsstrategien zu besprechen.

3. Reflektieren Sie Ihre (oder deren) Stärken und Schwächen.

Beginnen Sie mit der Bewertung Ihrer aktuellen Fähigkeiten, Fertigkeiten und Verbesserungsbereiche. Überlegen Sie, bei welchen Aufgaben oder Projekten Sie glänzen und welche Sie als herausfordernd empfinden. Diese Reflexion wird Ihnen helfen, Bereiche zu identifizieren, auf die Sie Ihre Verbesserungsbemühungen konzentrieren sollten.

4. Seien Sie klar darüber, was verbessert werden muss.

Seien Sie spezifisch in Bezug auf die Verhaltensweisen/Handlungen, die sich ändern sollten, um Verwirrung und Zeitverschwendung in der Zukunft zu vermeiden. Anstatt beispielsweise nur „Anwesenheit“ zu sagen, klären Sie, ob damit übermäßige Fehlzeiten, regelmäßiges Zuspätkommen oder das Fernbleiben von Besprechungen gemeint ist.

5. Setzen Sie sich spezifische Ziele.

Definieren Sie klar die Ziele, die Sie in Ihrem persönlichen Verbesserungsplan erreichen möchten. Stellen Sie sicher, dass Ihre Ziele spezifisch, messbar, erreichbar, relevant und zeitgebunden sind (SMART-Ziele). Neugierig, was jede Kategorie bedeutet? Schauen Sie sich SMART-Ziele: 5 Tipps für eine erfolgreiche Zielsetzung an.

Wenn Sie beispielsweise Ihre Präsentationsfähigkeiten verbessern möchten, könnte ein SMART-Ziel lauten: „Halten Sie in den nächsten drei Monaten mindestens drei gut vorbereitete und ansprechende Präsentationen vor unterschiedlichem Publikum.“

6. Überlegen Sie, welche Ressourcen Sie für den Erfolg benötigen.

Stellen Sie sicher, dass Sie über die notwendigen Ressourcen verfügen, um diese Ziele zu erreichen (und noch mehr). Dazu können Unterstützung von Kollegen und Mentoren, mehr Zeit für das Erlernen einer neuen Fähigkeit oder eine App wie Monday.com oder Asana.com gehören, die