伝えたことを相手に覚えてもらうための6つの方法
Science of People
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やるべきことについて、何度もメッセージを送ることに疲れていませんか？相手の記憶に残るようにメッセージを伝えるためのヒントをご紹介します。
驚くべきことに、研究1によると、人は通常、共有された情報の約半分を1時間後には忘れてしまいます。1日以内には約70%を忘れ、1週間が経過する頃には、なんと90%もの情報を忘れてしまうのが一般的です。
実におびただしい量の忘却です！しかし、絶望する必要はありません。特定の独自の戦略を活用することで、他人に共有する重要な情報を確実に記憶に定着させ、仕事の生産性を高め、人間関係を強化することができます。その方法を詳しく見ていきましょう。
なぜ人は私が話したことを忘れてしまうのか？
人は多くのことを忘れる傾向がありますが、その理由はストレスや睡眠不足から情報過多まで多岐にわたります。
有名なドイツの心理学者、ヘルマン・エビングハウスは、この現象を理解するために研究を捧げました。彼は、時間の経過とともに記憶の保持力がどのように低下するかを説明する「忘却曲線」という概念を開発しました。
では、なぜ人は私たちが話したことを忘れてしまうのでしょうか？それは、彼らが怠慢だったり不注意だったりするからではありません。実は、忘れることは記憶の仕組みにおいて不可欠な要素なのです。
その理由は以下の通りです：
- 記憶の減退： 日光にさらされた紙を想像してみてください。長く放置しておくと、色が褪せ始めます。同様に、情報を再確認したり考え直したりしないと、記憶から薄れ始めます。これは、数週間前に話した物語の詳細を思い出すのに苦労する理由を説明しています。
- 情報過多： 過剰な情報は記憶を混乱させます。古い情報が新しい情報と混ざり合い、思い出すのが難しくなることがあります。誰かがあなたの新しい電話番号を覚えた途端、古い番号を思い出せなくなるようなものです。
- 記憶の紛失： 時には、記憶が頭の中のどこにあるか見つけられないことがあります。まるで屋根裏の箱の中に記憶が隠されているのに、どの箱に入れたか思い出せないような状態です。例えば、勧められた映画を見ようと思っていたのに、その名前が思い出せないといったケースです。
- あえて忘れる： 時折、人は不快感や否定的な感情を引き起こす事柄を無意識に忘れようとすることがあります。感情的な健康を守るために、ストレスの多い会議や不快な会話について考えるのを避けるのです。
忘れることはイライラすることもありますが、実は記憶の正常な一部です。しかし、覚えておくべき情報が忘れられてしまうと問題になります。
他人に確実に覚えてもらうための5つの戦略
情報を定着させることは、決して難しいことではありません！他人の記憶力を高めるために、以下の効果的な戦略を試してみてください。
付箋（ポスト・イット）を作る
古風ながらも非常に効果的なツール、付箋を復活させる時が来ました。
重要な会議、食料品店でのタスク、電話で伝えるべき重要なポイントなど、付箋はこれらに最適です！
なぜ付箋なのか？研究2によると、情報を書き留めることは記憶の保持に役立つことが示唆されています。さらに、付箋は実体があり、自由にカスタマイズでき、そしてもちろん、どこにでも持ち運ぶことができます（その結果、書かれた内容をより覚えやすくなります！）。
ですから、次に誰かに何かを覚えておいてほしいときは、ただ口で伝えるだけでなく、付箋に書いて手渡しましょう。
「ティーチバック」法を活用する
本質的に、「ティーチバック」法とは、相手に情報を自分の言葉で繰り返してもらう方法です。
具体的には、伝えたいことを話した後、その内容を要約してもらうよう頼みます（もちろん、感じの良い方法で）。「私が明確に説明できたか確認したいので、今話したことを簡単にまとめていただけますか？」といった、オープンで批判的でないフレーズを使いましょう。もし重要なポイントが抜けていたり、誤解があったりした場合は、優しく訂正して正しい情報を伝えます。
非常にシンプルな例を挙げます：
情報を伝える： 「ジェーン、明日のチームミーティングは午前10時から会議室Bで行います。」
要約を求める： 「ミーティングがいつ、どこであるか、簡単に繰り返してもらえますか？」
ジェーンのティーチバック： 「もちろんです。明日の午前10時に会議室Bですね。」
間隔を空ける
クイズ番組「ジェパディ！」のチャンピオンであるロジャー・クレイグは、答えを覚えるために「間隔反復（分散学習）」と呼ばれる学習・記憶法を使用していました。間隔反復とは、時間の経過とともに間隔を広げながら情報を復習する方法です。
一度に大量の情報を浴びせるのではなく、情報を細かく分け、一定期間にわたって繰り返し復習します。この手法は、学習を分散させた方がより効果的に学習でき、情報の保持と思い出しやすさが向上するという考えに基づいています。
間隔反復を効果的に使用すると、記憶と想起は以下のようになります（緑の線は間隔反復を使用した場合、赤の線は使用しなかった場合を示しています）：
次に、タスクを委任する場合など、まとまった情報を伝えるときは、間隔を空けることを検討してください。方法は以下の通りです：
- 情報を分解する： タスクや情報を管理しやすいセクションに分けます。重要なポイントや、タスク完了に必要なステップに基づいて分割するとよいでしょう。
- 復習スケジュールを立てる： 共有した直後に各セクションを復習することから始めます。次に、その日の終わり、翌日、というように再度リマインドすることを検討してください。復習の間隔を徐々に広げていきます。一般的なスケジュールは、直後、数時間後、1日後、3日後、1週間後です。
- 混ぜ合わせる： 脳を飽きさせないために、セクションを常に同じ順番で繰り返さないようにしましょう。順番を混ぜ合わせることで、元の順序に関係なくタスクの一部を思い出す能力が高まり、適応力や柔軟性が必要な場面で役立ちます。
- 異なる文脈で復習する： 異なる環境で情報を復習します。これにより、情報が特定の場所に結びつかなくなり、記憶が強化されます。
- 異なる手法を使う： 復習の際、視覚資料を使ったり、メモを取るよう促したり、口頭で確認したりします。異なる方法を組み合わせることで、記憶を定着させることができます。
画像と色を活用する
研究によると、大きな視覚資料3は小さなものよりも50%記憶に残りやすく、資料に色4を加えることで内容の覚えやすさが39%向上することがわかっています。
ポイントを伝えるときは、大きく意味のある画像を使用しましょう。メモを渡す場合は、情報の種類に応じて異なる色のペンやマーカーを使用することを検討してください。
カラフルなグラフや画像 ＞ データ
コミュニケーション、プレゼンテーション、またはリーダーシップスキルの向上については、こちらをご覧ください：
背景雑音を制限する
一連の実験において、イギリスの研究者5は、会話を含むオフィスの騒音が、書かれた情報を覚えたり暗算を解いたりする必要があるタスクに悪影響を及ぼすことを発見しました。
簡単に言えば、典型的なオフィス環境のざわめきは、同僚が前回の会議の重要な詳細を思い出したり、次のプレゼンテーションのために迅速に数値を処理したりすることを難しくしている可能性があるのです。
では、背景雑音の影響を抑えるために何ができるでしょうか？以下のステップを試してみてください：
- 静かな場所を探す： 可能であれば、重要な情報を共有するために職場の静かな場所を探しましょう。あまり使われていない会議室や、オフィスのカフェテリアの静かな隅などでも構いません。
- 「集中時間」を設定する： チームで話し合い、おしゃべりやその他の騒音を最小限に抑えることに全員が同意する「集中時間（クワイエット・アワーズ）」を設けることを検討してください。この共有された静かな時間は、全員の集中力と記憶力を向上させる可能性があります。
- 外に出る： オフィスや周囲が騒がしいですか？情報を伝えるために、自然の中の静かな場所へ行ってみましょう。脳を活性化させるために、10分程度の短い散歩をするのも良いでしょう（運動の重要性については次のヒントで詳しく説明します！）。
- ホワイトノイズを活用する： 扇風機やホワイトノイズマシンのような、一定の低いレベルの音がある方が、他の気が散る音をかき消すのに役立つと感じる人もいます。
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他人が記憶のプロになるのを助ける
ここまで読んだあなたは、他人が情報をより効果的に覚えられるようにするための実践的なヒントを身につけました。これらの戦略は、日々のやり取りにスムーズに取り入れることができます：
- 付箋を作る： 覚えてほしいことを書き留め、どこにでも持ち運べるように付箋を手渡します。
- 「ティーチバック」法を実施する： 確認のため、そして詳細を覚えるのを助けるために、話した内容を要約してもらいます。
- 間隔反復を使用する： 情報をセクションに分け、時間をかけて間隔を広げながら復習します。直後、数時間後、翌日、といった具合です。
- 視覚資料と色を活用する： 大きな視覚資料は記憶保持を50%向上させ、色を加えることで覚えやすさが39%向上します。プレゼンやメモでは大きな画像と戦略的な色の使用を心がけましょう。
- 背景雑音を最小限にする： オフィスの騒音は記憶の保持を妨げます。ノイズキャンセリングヘッドホンの使用、静かなワークスペースの確保、または集中を助けるためのホワイトノイズの使用を提案しましょう。
- 相手の学習スタイルに合わせる： 相手の学習スタイル（視覚、聴覚、読み書き、または運動感覚）を特定し、それに合わせてコミュニケーションを調整します。一日の終わりに、自分の学習スタイルに合った方法で会話を振り返るよう勧めてみてください。
記憶に関するさらなる読み物として、なぜ私たちの記憶が思っているものと違うのかを学んでみましょう：マンデラ効果とは何か（そして51の興味深い例）
