ハイパフォーマンスなチームに欠かせない11の生産性の秘訣

チームの生産性が今ひとつだと感じていても、心配はいりません。チームの生産性向上は相乗効果を生みます。これらの秘訣をぜひ参考にしてください。

世界中のチームが大きな問題に直面しています。平均的な従業員が1日に生産的である時間は、わずか2時間53分しかありません！

毎日を価値あるものにするために、チームの生産性を高める時が来ました。このガイドをサポートしてくれるのは、ベストセラー作家のジェームズ・クリア氏です。彼は『ジェームズ・クリアー式 複利で伸びる1つの習慣』（原題：Atomic Habits）の著者であり、週刊ニュースレターの購読者は100万人を超えています。

チームの生産性とは？

チームの生産性とは、グループの取り組みにおける望ましいアウトプットと効率の尺度です。生産性の高いチームは、目標とする時間内に効果的にタスクを遂行できます。一方、生産性の低いチームは、おしゃべりや注意散漫に時間を費やしすぎたり、重要なタスクの優先順位を付けられなかったりします。

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高いパフォーマンスを発揮するチームを作る10の生産性の秘訣

チームの生産性は、長期的にはチームの時間とコストの節約につながります。生産性を向上させる方法は以下の通りです。

マイクロゴールを設定する

マイクロゴールとは、大きな目標を達成するために到達できる最小の節目（マイルストーン）のことです。例えば、経験の浅いチームを率いて最終的に製品デモを開始することが目標なら、マイクロゴールは次のようになります。

1. 製品デモのアウトラインの初稿を完成させる
2. アウトラインの修正を完了する
3. プロダクトマネージャーにアウトラインを提出する
4. デモのための週次チームミーティングについて話し合うメールを送信する

…など。

マイクロゴールとは、最終的に大きな目標につながる、小さくて測定可能な目標のことです。

チーム環境において、マイクロゴールはメンバーが「進捗の法則」を活用できるようにするために不可欠です。ハーバード大学によると、進捗の法則とは、「進捗しているという感覚を頻繁に味わうほど、長期的に創造的な生産性が高まる可能性が高くなる」という現象です。

アクションステップ： チームの目標リストを確認し、そこからマイクロゴールを作成しましょう！大きな目標1つにつき、数個から数十個のマイクロゴールを設定できます。まだ目標リストがない場合は、目標の作成方法を学びましょう。

コミュニケーションの場を作る

1対1の時間が十分に取れないチーム（特にリモートチーム）の場合、オープンなコミュニケーションラインを確立することが生産性の向上に大きく役立ちます。

オープンなコミュニケーションをとるための以下の方法を試してみてください。

• チャットルームで、質問を受け付ける特定の時間と、業務に集中する時間を設定する。
• チームメンバーと週次または隔週で1対1のミーティングを設定する。
• メールの管理を徹底する（そして最高のメールを作成する方法を学ぶ）。
• テキストを活用する。ビデオ通話だけがコミュニケーション手段ではありません（ビデオ通話は燃え尽き症候群につながることさえあります）。ビジネスチャットやSlack、その他のメッセージングアプリを活用してコミュニケーションラインを広げましょう。
• 適切なコミュニケーションツールを使う。オンラインでもオフィスでも、業務に適したツールが数多く存在します。ビジネス向けのベストなチームコミュニケーションツール15選を参考に、最適なものを見つけてください。

ミーティングの監査を行う

「メールで済んだはずの会議」ほど、チームの勢いを削ぐものはありません。実際、調査によると、経営幹部の67%以上が会議を失敗だと考えています。高いパフォーマンスを発揮するチームは、自分たちの時間を猛烈に守ります。単なる慣習で集まるのではなく、目的を持って集まります。時間の浪費を止めるために、以下の会議ルールを試してみてください。

• アジェンダがなければ会議なし： 事前に明確な目的と概要が書面で用意されていない場合は、集まらない。
• スタンドアップ（立ち会議）： 進捗報告は15分以内に。簡潔さと集中を促すために、文字通り立ったまま会議を行う。
• 30分制限： カレンダーの招待をデフォルトで1時間ではなく30分に設定する。仕事は割り当てられた時間を埋めるまで膨張する傾向があるため（パーキンソンの法則）、枠を狭めましょう。

アクションステップ： 来週のチームカレンダーを確認してください。価値の低い定例会議を少なくとも1つ特定し、キャンセルするか、簡単なテキストやメールでの報告に置き換えましょう。

ロールモデルになる

チーム環境では、特にそのタスクに精通している場合、メンバーと同じタスクを時々自分で行う（常に任せきりにしない）のが良いでしょう。

マネージャーは、自分が「マスターした」タスクを部下に任せきりにし、時間の経過とともにそのスキルを失ってしまうという大きな間違いを犯しがちです。他の同僚と一緒にスキルを磨き直すことで、より生産的な方法が見つかるかもしれません。

アクションステップ： 週に一度、チームメンバーが行っているタスクを確認しましょう。しばらくやっていないタスクはありませんか？一人で、あるいはメンバーと協力してそのタスクに取り組んでみてください。

適切な勤務形態を提供する

テクノロジーの変化により、オフィスではなく世界中のどこからでも働くという、かつては非現実的だった考えが定着しました。

現在、リモートワーカーは一般的になり、リモートワーカーの95%が、オフィス勤務と同等かそれ以上の生産性を報告しています。[リモートワーク](/remote-work/ “The Definitive Remote Work Guide (2021)のスケジュール、あるいは少なくとも週に数日のリモート勤務を認めることは、生産性だけでなくチーム全体の幸福度を高めるのに役立ちます。

環境をデザインする

置かれている環境は、チームのパフォーマンスに劇的な影響を与えます。例えば、ある研究では、単に緑や風景が見えるようにするだけで、従業員の年間病欠日数が減少したことが示されています。

職場はどのような環境ですか？オフィスであれば、人々がすれ違ってコミュニケーションをとったり、廊下で立ち話をしたくなるような工夫がされていますか？

より小さな視点でも考えられます。画面やデジタルデバイスはその大きなチャンスです。例えば、お気に入りのアプリをスマートフォンの最初の画面に配置して、真っ先に目に入るようにすれば、気を散らすものを減らすのに役立ちます。

利便性、コラボレーション、集中のどれを重視するにせよ、それを反映するように環境をデザインしましょう。

一つのことに超集中する

チーム環境での大きな問題は、全員がバラバラのことをしている可能性があることです。ジェイミーは大口顧客向けのプレゼン、ボブは新しいウェブサイトのプログラミング、ディランは次の会議の計画、といった具合です。

研究によると、マルチタスクは効率を下げ、ミスを誘発しやすくなります。これはチームにも当てはまります。

マルチタスクの代わりに、以下を試してみてください。

• チームで取り組みたい大きなタスクを1つ選ぶ。
• タイマーを15分（またはそれ以上）セットする。
• 超集中（ハイパーフォーカス）する。あらゆる邪魔を排除し、その1つのタスクだけに集中する。

チーム内の細かな雑務を排除し始めれば、より多くの成果を出し、チームの生産性を拡大できるでしょう。

指標を見つける

チームのパフォーマンスを測定できれば、それを改善できます。チームがどのような目標を追いかけていても、明確で測定可能な指標を持つことで、チーム全体の生産性を測ることができます。

つまり、チームにとって本当に重要な指標は何かを深く掘り下げる必要があります。例えば、以下のような指標が考えられます。

• 獲得リード数。 オンラインビジネスを運営しているなら、ニュースレターの購読者数やオプトイン数でパフォーマンスを測定できるかもしれません。
• 売上収益。 製品やサービスを販売しているなら、売上から生み出された総収益を測定する価値があります。
• 顧客満足度。 顧客アンケートを実施することで、顧客の満足度や、製品が長期的にニーズを満たしているかを知ることができます。

「レベルアップ」を可視化する

チームで働いていると、節目を乗り越え、経験を積んでいきます。「レベルアップ」とは、チームのワークスペースで進捗を視覚化するための重要なマイルストーンです。

オフィスに飾るレベルアップの例：

• 壁に貼られた金の星
• 成果を祝うチームのバナーや集合写真
• 進捗に合わせて動くペーパーカットアウト付きのゴールライン

アクションステップ： 環境を飾りましょう！チームの功績を祝うクリエイティブな方法を見つけてください。

感謝の日を設ける

マイルストーンを示すだけでなく、定期的にチームメイトを褒め、感謝を伝えることで生産性が向上します。例えば、牧師であり作家のクレイグ・グロシェル氏を例に挙げましょう。彼は、素晴らしい仕事をした従業員に金の星を贈る「ゴールドスター・フライデー」というアイデアを始めました。

その様子はこちらでご覧いただけます。

高いパフォーマンスを発揮するチームは、自分たちが評価されていると感じています。

他に従業員への感謝のアイデアを知りたいですか？こちらのヒントをチェックしてください：業界別・従業員への感謝のアイデア43選

チームを小さく保つ

BBCによると、グループの人数が20人に達すると、チームの運営方法に大きな変化が生じます。20人になると、人々はメイングループから離れ始め、最終的にグループが小さなチームに分かれるという大きな変化が起こります。

真に効率的なチームであるためには、チームをできるだけ小さく、効率的に保つことを検討すべきです。

アクションステップ： チームメンバーを増やすことを考えていますか？メンバーを増やす前に、すべてのボトルネックを分析し、最適化を試みてください。

ボーナスチップ：確立と維持

チームパフォーマンスの重要な戦略は以下の通りです。

1. 習慣を確立すること、そして
2. それを継続すること。

単純に思えるかもしれませんが、習慣の確立は、最初は大きすぎない適切な目標を設定することから始まります（マイクロゴールを覚えていますか？）。そして、高いパフォーマンスを維持する習慣は、一貫した正しい目標計画から生まれます。

どこから始めればいいかわからない？究極のガイドで、すべての目標に取り組みましょう：目標設定：目標を設定し達成するための科学的に裏付けられた5つのステップ