11 secrets de productivité incontournables des équipes performantes

Si la productivité de votre équipe est un peu en berne, vous n'êtes pas seul. Booster la productivité d'une équipe peut avoir un effet exponentiel, alors découvrez ces conseils d'experts !

Les équipes du monde entier sont confrontées à un problème de taille : l’employé moyen n’est productif que pendant 2 heures et 53 minutes par jour !

Il est temps de booster la productivité de votre équipe pour que chaque journée compte. Pour vous aider dans ce guide, nous accueillons l’auteur à succès James Clear. Il est l’auteur d’Atomic Habits et compte plus d’un million d’abonnés à sa newsletter hebdomadaire.

Qu’est-ce que la productivité d’équipe ?

La productivité d’équipe est la mesure de la production souhaitée et de l’efficacité d’un effort de groupe. Les groupes ayant une productivité d’équipe élevée sont capables d’accomplir efficacement leurs tâches dans le temps imparti, tandis que les équipes ayant une faible productivité peuvent passer trop de temps à discuter, être distraites ou ne pas prioriser leurs tâches importantes.

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10 secrets de productivité qui font une équipe performante

La productivité d’équipe peut faire gagner du temps et de l’argent à votre équipe sur le long terme. Voici comment augmenter la productivité :

Fixez des micro-objectifs

Un micro-objectif est le plus petit jalon que vous pouvez atteindre pour parvenir à un objectif plus large. Par exemple, si votre objectif est d’amener votre équipe inexpérimentée à commencer à faire des démonstrations de votre produit, vos micro-objectifs pourraient être les suivants :

1. Terminer le premier brouillon du plan de démonstration du produit
2. Terminer les révisions du plan de démonstration du produit
3. Remettre le plan au chef de produit
4. Envoyer un e-mail pour discuter d’une réunion d’équipe hebdomadaire pour la démo

…Et ainsi de suite.

Les micro-objectifs sont des objectifs petits et mesurables qui mènent finalement à votre grand objectif.

Dans un cadre d’équipe, les micro-objectifs sont essentiels car ils permettent aux membres de l’équipe d’utiliser le principe de progrès. Le principe de progrès est, selon Harvard, un phénomène selon lequel « plus les gens ressentent fréquemment ce sentiment de progrès, plus ils sont susceptibles d’être créativement productifs à long terme ».

Action concrète : Examinez la liste des objectifs de votre équipe et créez des micro-objectifs à partir de ceux-ci ! Chaque grand objectif peut comporter quelques-uns ou des dizaines de micro-objectifs. Vous n’avez pas encore de liste d’objectifs ? Apprenez à créer des objectifs.

Aménagez vos espaces de communication

Si vous faites partie d’une équipe qui n’a pas beaucoup de temps en tête-à-tête (surtout dans les équipes à distance), la mise en place de lignes de communication ouvertes peut réellement aider à booster la productivité.

Essayez ces moyens pour instaurer une communication ouverte :

• Configurez vos salons de discussion en ligne pour avoir des moments spécifiques pour les questions ouvertes et des moments pour la concentration.
• Organisez des entretiens individuels hebdomadaires ou bihebdomadaires avec les membres de votre équipe.
• Restez à jour dans vos e-mails (et apprenez à rédiger les meilleurs e-mails).
• Tirez parti des messages textuels. Les appels vidéo ne sont pas le seul moyen de communication (et ils peuvent même mener à l’épuisement professionnel). Essayez d’ouvrir vos canaux de communication via les SMS professionnels, Slack ou d’autres applications de messagerie.
• Utilisez les bons outils de communication. Que vous soyez en ligne ou au bureau, il existe une multitude d’outils de communication adaptés. Trouvez les bons avec ce guide : Les 15 meilleurs outils de communication d’équipe pour les entreprises

Réalisez un audit des réunions

Rien ne tue l’élan d’une équipe plus vite qu’une réunion qui aurait pu être un e-mail. En fait, les recherches suggèrent que les cadres considèrent plus de 67 % des réunions comme des échecs. Les équipes performantes protègent farouchement leur temps. Elles ne se réunissent pas par simple tradition ; elles se réunissent avec un but précis. Pour stopper la perte de temps, essayez ces règles de réunion :

• Pas d’ordre du jour, pas de réunion : S’il n’y a pas d’objectif clair et de plan écrit au préalable, ne vous réunissez pas.
• Le Stand-up : Limitez les mises à jour de statut à 15 minutes ou moins. Demandez à l’équipe de rester littéralement debout pendant la réunion pour encourager la brièveté et la concentration.
• Le plafond de 30 minutes : Par défaut, réglez vos invitations de calendrier sur 30 minutes au lieu d’une heure. Le travail a tendance à s’étendre pour occuper tout le temps alloué (loi de Parkinson), alors réduisez le contenant.

Action concrète : Regardez le calendrier de votre équipe pour la semaine à venir. Identifiez au moins une réunion récurrente qui apporte peu de valeur et annulez-la ou remplacez-la par une mise à jour rapide par message ou e-mail.

Soyez un modèle

Dans un cadre d’équipe, il peut être judicieux d’effectuer occasionnellement les mêmes tâches que les membres de votre équipe (c’est-à-dire ne déléguez pas toujours), surtout si vous connaissez déjà la tâche.

Les managers peuvent commettre l’erreur de déléguer une tâche qu’ils ont « maîtrisée », mais de perdre progressivement les compétences nécessaires pour la refaire. En rafraîchissant vos compétences avec vos collègues, vous pourriez même trouver de meilleures façons d’être productif au passage !

Action concrète : Une fois par semaine, passez en revue les tâches que les membres de votre équipe effectuent. Y a-t-il quelque chose sur la liste que vous n’avez pas fait depuis un moment ? Essayez de faire la tâche en solo ou de collaborer avec eux !

Proposez une politique de travail adaptée

Les changements technologiques dans le monde ont consolidé l’idée, autrefois irréaliste, de travailler n’importe où dans le monde plutôt qu’au bureau.

Désormais, les travailleurs à distance sont de plus en plus courants, et 95 % des télétravailleurs déclarent avoir des niveaux de productivité identiques ou supérieurs à ceux du travail au bureau. Avoir un planning de [travail à distance](/remote-work/ “The Definitive Remote Work Guide (2021) ou au moins un planning qui autorise des jours de télétravail partiel peut vraiment aider à booster non seulement la productivité, mais aussi le bonheur global de l’équipe.

Concevez l’environnement

L’environnement dans lequel vous vous trouvez peut affecter considérablement les performances de votre équipe. Par exemple, cette étude montre que le simple fait d’offrir une vue sur de la verdure et des paysages réduit le nombre de congés maladie pris par les employés chaque année.

Au travail, dans quel type d’environnement évoluez-vous ? Si vous êtes dans un bureau, encourage-t-il les gens à se croiser et à communiquer ou à se retrouver dans le couloir pour discuter davantage ?

Vous pouvez même voir les choses sous un angle plus réduit. Les écrans et les appareils numériques sont une excellente opportunité pour cela. Par exemple, placer votre application préférée sur le premier écran de votre téléphone pour qu’elle soit la première chose que vous voyez peut aider à limiter les distractions.

Que vous valorisiez la commodité, la collaboration ou la concentration, concevez votre environnement pour qu’il reflète ces valeurs.

Hyper-concentration sur une seule chose

Un gros problème dans les équipes est que tout le monde peut travailler sur quelque chose de différent : Jamie travaille sur la présentation pour un gros client, Bob programme la nouvelle mise en page du site web, et Dylan planifie la prochaine réunion.

Des études ont montré que le multitâche nous rend moins efficaces et plus susceptibles de commettre des erreurs — et il en va de même pour les équipes !

Au lieu du multitâche, essayez ceci :

• Sélectionnez la seule grande tâche sur laquelle vous aimeriez que votre équipe travaille.
• Réglez une minuterie sur 15 minutes (ou plus).
• Hyper-concentration. Éliminez toutes les distractions et concentrez-vous sur cette seule tâche.

Une fois que vous commencez à éliminer les petites choses dans votre équipe, vous pourrez peut-être produire davantage et faire évoluer la productivité de votre équipe.

Identifiez vos indicateurs (metrics)

Si vous pouvez mesurer la performance de votre équipe, vous pouvez l’améliorer. Quels que soient les objectifs poursuivis par votre équipe, le fait d’avoir des indicateurs clairs et mesurables peut aider à évaluer la productivité globale de l’équipe.

Cela signifie qu’il faut creuser en profondeur pour révéler quels indicateurs comptent réellement pour votre équipe. Par exemple, voici quelques indicateurs que votre équipe pourrait vouloir mesurer :

• Prospects (leads) générés. Si vous gérez une activité en ligne, vous pouvez mesurer votre performance par le nombre de nouveaux clients potentiels qui s’abonnent à vos newsletters ou s’inscrivent à vos offres.
• Chiffre d’affaires. Si vous vendez un produit ou un service, il peut être utile de mesurer le montant total des revenus générés par les ventes.
• Satisfaction client. Sonder vos clients peut vous aider à savoir à quel point ils sont satisfaits et comment vos produits répondent à leurs besoins sur le long terme.

Créez vos “passages de niveau”

En travaillant en équipe, vous franchirez des étapes et acquerrez de l’expérience en cours de route. Les “passages de niveau” sont des jalons importants que vous pouvez afficher dans l’espace de travail de votre équipe pour visualiser vos progrès.

Voici quelques exemples de passages de niveau que vous pourriez placer dans votre bureau :

• Des étoiles dorées accrochées aux murs
• Des bannières et des photos de groupe de votre équipe célébrant vos accomplissements
• Une ligne d’arrivée avec une découpe en papier qui avance au fur et à mesure de votre progression

Action concrète : Décorez votre environnement ! Trouvez une manière créative de célébrer les réussites de votre équipe.

Organisez des journées de reconnaissance

En plus de mettre en avant les jalons, complimenter et montrer de la reconnaissance envers vos coéquipiers de manière régulière peut booster la productivité. Prenez par exemple le pasteur et auteur Craig Groeschel. Il a lancé l’idée des Vendredis de l’étoile d’or, où il remettait une étoile dorée à ses employés pour leur excellent travail.

Vous pouvez voir cette superbe journée en action ici :

Les équipes performantes se sentent appréciées.

Vous voulez d’autres excellentes idées de reconnaissance des employés ? Consultez ces conseils : Les 43 meilleures idées de reconnaissance des employés par secteur

Gardez des équipes restreintes

Selon la BBC, il y a un changement significatif dans le fonctionnement des équipes lorsque le nombre de membres atteint 20. Le grand changement qui s’opère est qu’à 20 membres, les gens commencent à s’écarter du groupe principal, finissant par diviser le groupe en plus petites équipes.

Pour être une équipe vraiment efficace, vous devriez envisager de garder votre équipe aussi petite et efficace que possible.

Action concrète : Vous envisagez d’ajouter de nouveaux membres à votre équipe ? Essayez d’analyser tous vos points de blocage et de les optimiser au lieu de chercher à ajouter plus de membres.

Conseil bonus : Instaurer et maintenir

Une stratégie critique de la performance d’équipe consiste à :

1. Instaurer l’habitude, et
2. Continuer à la pratiquer.

Cela peut paraître simple, mais instaurer l’habitude vient de la définition des bons objectifs qui ne sont pas trop ambitieux pour commencer (vous vous souvenez des micro-objectifs ?). Et le maintien des habitudes de haute performance vient d’une planification d’objectifs cohérente et correcte.

Vous ne savez pas par où commencer ? Attaquez tous vos objectifs avec notre guide ultime : Fixation d’objectifs : 5 étapes basées sur la science pour fixer et atteindre vos objectifs