11 secretos de productividad que debes conocer de los equipos de alto rendimiento
Science of People
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Si la productividad de tu equipo es un poco deficiente, no estás solo. Aumentar la productividad en un equipo puede ser exponencial, ¡así que echa un vistazo a estos consejos maestros!
Los equipos de todo el mundo se enfrentan a un gran problema: ¡el empleado promedio solo es productivo durante 2 horas y 53 minutos al día!
Es hora de aumentar la productividad de tu equipo para que cada día cuente. Para ayudar con esta guía está el autor de éxitos de ventas James Clear. Es el autor de Hábitos Atómicos y tiene más de un millón de personas suscritas a su boletín semanal.
¿Qué es la productividad del equipo?
La productividad del equipo es la medida del rendimiento deseado y la eficiencia en un esfuerzo grupal. Los grupos con una alta productividad de equipo son capaces de cumplir eficazmente sus tareas en la cantidad de tiempo deseada, mientras que los equipos con una baja productividad pueden pasar demasiado tiempo charlando, distraídos o sin priorizar sus tareas importantes.
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10 secretos de productividad que crean un equipo de alto rendimiento
La productividad del equipo puede ahorrarle tiempo y dinero a tu equipo a largo plazo. Aquí te explicamos cómo aumentar la productividad:
Establece micrometas
Una micrometa es el hito más pequeño que puedes alcanzar para llegar a una meta más grande. Por ejemplo, si tu meta es guiar a tu equipo sin experiencia para que eventualmente comience a hacer demostraciones de tu producto, tus micrometas podrían ser estas:
- Terminar el primer borrador del esquema de la demostración del producto.
- Terminar las revisiones del esquema de la demostración del producto.
- Entregar el esquema al gerente de producto.
- Enviar un correo electrónico para discutir una reunión semanal del equipo para la demostración.
…Y así sucesivamente.
Las micrometas son metas pequeñas y medibles que eventualmente conducen a tu gran meta.
En un entorno de equipo, las micrometas son fundamentales porque permiten a los miembros del equipo utilizar el principio del progreso. El principio del progreso es, según Harvard, un fenómeno en el que “cuanto más frecuentemente experimentan las personas esa sensación de progreso, más probable es que sean creativamente productivas a largo plazo”.
Paso de acción: ¡Mira tu lista de metas para tu equipo y crea micrometas a partir de ellas! Cada meta grande puede tener un par o docenas de micrometas. ¿Aún no tienes una lista de metas? Aprende a crear metas.
Crea tus espacios de comunicación
Si estás en un equipo que no tiene mucho tiempo 1 a 1 (especialmente en equipos remotos), establecer líneas abiertas de comunicación puede ayudar mucho a aumentar la productividad.
Prueba estas formas de tener una comunicación abierta:
- Configura tus salas de chat en línea para tener horarios específicos para preguntas abiertas y horarios para concentrarse.
- Programa reuniones 1 a 1 semanales o quincenales con los miembros de tu equipo.
- Mantente al tanto de tus correos electrónicos (y aprende a redactar los mejores correos).
- Aprovecha los mensajes de texto. Las videollamadas no son el único medio de comunicación (e incluso pueden provocar agotamiento). Intenta abrir tus líneas de comunicación a través de mensajes de texto comerciales, Slack u otras aplicaciones de mensajería.
- Utiliza las herramientas de comunicación adecuadas. Ya sea que estés en línea o en la oficina, hay una gran cantidad de herramientas de comunicación para el trabajo. Encuentra las adecuadas con esta guía: Las 15 mejores herramientas de comunicación de equipo para empresas
Realiza una auditoría de reuniones
Nada mata el impulso del equipo más rápido que una reunión que podría haber sido un correo electrónico. De hecho, las investigaciones sugieren que los ejecutivos consideran que más del 67% de las reuniones son fracasos. Los equipos de alto rendimiento protegen su tiempo ferozmente. No se reúnen solo por tradición; se reúnen con un propósito. Para detener la pérdida de tiempo, prueba estas reglas de reunión:
- Sin agenda, no hay reunión: Si no hay un propósito claro y un esquema escrito de antemano, no se reúnan.
- La reunión de pie (Stand-up): Mantén las actualizaciones de estado en 15 minutos o menos. Haz que el equipo se ponga literalmente de pie durante la reunión para fomentar la brevedad y el enfoque.
- El límite de 30 minutos: Configura tus invitaciones de calendario por defecto a 30 minutos en lugar de una hora. El trabajo tiende a expandirse hasta llenar el tiempo asignado (Ley de Parkinson), así que reduce el contenedor.
Paso de acción: Revisa el calendario de tu equipo para la próxima semana. Identifica al menos una reunión recurrente que aporte poco valor y cancéllala o reemplázala con una actualización rápida por mensaje de texto o correo electrónico.
Sé un modelo a seguir
En un entorno de equipo, puede ser una buena idea realizar las mismas tareas que los miembros de tu equipo de vez en cuando (es decir, no delegues siempre), especialmente si ya estás familiarizado con la tarea.
Los gerentes pueden cometer el gran error de delegar la misma tarea que ya han “dominado”, pero perdiendo lentamente las habilidades para volver a hacerla con el tiempo. Cuando refrescas tus habilidades con tus otros colegas, ¡incluso podrías encontrar mejores formas de ser productivo en el proceso!
Paso de acción: Una vez a la semana, revisa las tareas que están realizando los miembros de tu equipo. ¿Hay algo en la lista que no hayas hecho en mucho tiempo? ¡Intenta realizar la tarea solo o colaborando con ellos!
Ofrece la política de trabajo adecuada
Los cambios tecnológicos en el mundo han consolidado la idea, antes poco realista, de trabajar en cualquier parte del mundo en lugar de trabajar en la oficina.
Ahora, los trabajadores remotos son cada vez más comunes, y el 95% de los trabajadores remotos informan tener niveles de productividad iguales o superiores a los de trabajar en la oficina. Tener un horario de [trabajo remoto](/remote-work/ “The Definitive Remote Work Guide (2021) o al menos un horario que permita días semirremotos puede ayudar mucho a aumentar no solo la productividad, sino también la felicidad general del equipo.
Diseña el entorno
El entorno en el que te encuentras puede afectar drásticamente el rendimiento de tu equipo. Por ejemplo, este estudio muestra que el simple hecho de proporcionar una vista de vegetación y paisajes redujo la cantidad de bajas por enfermedad que los empleados tomaban al año.
En el trabajo, ¿en qué tipo de entorno te encuentras? Si estás en una oficina, ¿fomenta que las personas se crucen y se comuniquen o que se encuentren en el pasillo para hablar más?
Incluso puedes llevar las cosas a una perspectiva más pequeña. Las pantallas y los dispositivos digitales son una gran oportunidad para esto. Por ejemplo, poner tu aplicación favorita en la primera pantalla de tu teléfono para que sea lo primero que veas puede ayudar con las distracciones.
Ya sea que valores la comodidad, la colaboración o el enfoque, diseña tu entorno para que refleje eso.
Hiperenfócate en una sola cosa
Un gran problema en los entornos de equipo es que todos podrían estar trabajando en algo diferente: Jamie está trabajando en la presentación para un gran cliente, Bob está programando el nuevo diseño del sitio web y Dylan está planificando la próxima reunión.
Los estudios han demostrado que la multitarea nos hace menos eficientes y más propensos a cometer errores, ¡y lo mismo se aplica a los equipos!
En lugar de la multitarea, intenta esto:
- Selecciona la gran tarea en la que te gustaría que trabajara tu equipo.
- Pon un temporizador de 15 minutos (o más).
- Hiperenfócate. Elimina todas las distracciones y concéntrate en esta única tarea.
Una vez que comiences a eliminar las cosas más pequeñas en tu equipo, podrás entregar más y escalar la productividad de tu equipo.
Encuentra tus métricas
Si puedes medir el rendimiento de tu equipo, puedes mejorarlo. Cualesquiera que sean las metas que persiga tu equipo, tener métricas claras y medibles puede ayudar a medir la productividad general del equipo.
Esto significa profundizar realmente para revelar qué métricas importan realmente para tu equipo. Por ejemplo, aquí hay algunas métricas que tu equipo podría querer medir:
- Leads generados. Si diriges un negocio en línea, podrías medir tu rendimiento por la cantidad de nuevos clientes potenciales que se suscriben a tus boletines o formularios de registro.
- Ingresos por ventas. Si estás vendiendo un producto o servicio, podría valer la pena medir la cantidad total de ingresos generados por las ventas.
- Satisfacción del cliente. Encuestar a tus clientes puede ayudarte a conocer qué tan satisfechos están y cómo tus productos están satisfaciendo sus necesidades a largo plazo.
Crea tus subidas de nivel
Al trabajar en equipo, abordarás hitos y ganarás experiencia en el camino. Las subidas de nivel son hitos importantes que puedes ver en el espacio de trabajo de tu equipo para visualizar tu progreso a lo largo del camino.
Algunos ejemplos de subidas de nivel que podrías colocar en tu oficina podrían ser:
- Estrellas doradas colgadas en las paredes.
- Pancartas y fotos grupales de tu equipo celebrando sus logros.
- Una línea de meta con un recorte de papel que se mueve a medida que avanzas.
Paso de acción: ¡Decora tu entorno! Encuentra una forma creativa de celebrar los logros de tu equipo.
Organiza días de agradecimiento
Además de mostrar los hitos, elogiar y mostrar aprecio a tus compañeros de equipo de forma regular puede aumentar la productividad. Por ejemplo, toma al pastor y autor Craig Groeschel. Él inició la idea de los Viernes de Estrella Dorada, donde entregaba una estrella dorada a sus empleados por hacer un gran trabajo.
Puedes ver este increíble día en acción aquí:
Los equipos de alto rendimiento se sienten apreciados.
¿Quieres más ideas geniales para el agradecimiento a los empleados? Consulta estos consejos: Las 43 mejores ideas de agradecimiento a los empleados por industria
Mantén los equipos pequeños
Según la BBC, hay un cambio significativo en la forma en que operan los equipos cuando el número de integrantes llega a 20. El gran cambio que ocurrió es que, al llegar a los 20 miembros, las personas comenzaron a divergir del grupo principal, dividiendo finalmente al grupo en equipos más pequeños.
Para ser un equipo realmente eficiente, podrías considerar mantener a tu equipo lo más pequeño y eficiente posible.
Paso de acción: ¿Estás pensando en añadir más miembros a tu equipo? Intenta analizar todos tus puntos de fricción y optimízalos en lugar de intentar añadir más miembros.
Consejo adicional: Establecer y mantener
Una estrategia crítica del rendimiento del equipo es:
- Establecer el hábito, y
- Continuar haciéndolo.
Puede parecer sencillo, pero establecer el hábito proviene de establecer las metas correctas que no sean demasiado grandes para empezar (¿recuerdas las micrometas?). Y continuar con los hábitos de alto rendimiento proviene de una planificación de metas constante y correcta.
¿No sabes por dónde empezar? Aborda todas tus metas con nuestra guía definitiva: Establecimiento de metas: 5 pasos respaldados por la ciencia para establecer y alcanzar tus metas
