6 dicas para delegar como um profissional e gerenciar com eficácia

Siga um processo de 6 etapas para aprender exatamente como delegar, para que você possa ganhar mais tempo, aumentar sua produtividade e elevar o moral da equipe.

De todas as habilidades de liderança¹, a delegação é aquela que os CEOs mais se esforçam ativamente para melhorar. E por um bom motivo.

Delegar libera seu tempo e empodera os membros da sua equipe. É uma habilidade fantástica para cultivar. Mas também é complexa, pois exige confiança, comunicação e desapego.

Assista ao nosso vídeo abaixo para aprender como delegar:

Se você deseja aprender dicas práticas sobre como delegar, este guia é para você.

O Que Significa Delegação?

Delegação é o processo de atribuir tarefas a outro indivíduo. Em um ambiente corporativo, é tipicamente quando um gestor atribui responsabilidades a alguém de sua equipe. No entanto, indivíduos também podem delegar tarefas a um assistente virtual (tanto tarefas de trabalho quanto pessoais).

Geralmente, as pessoas delegam tarefas para liberar espaço em sua carga de trabalho ou para garantir que a pessoa que realiza a tarefa seja aquela que possui as melhores habilidades para ela. Por exemplo, se você quisesse construir um site, você mesmo poderia fazê-lo. Ou você poderia contratar um web designer, que provavelmente tem melhores habilidades para o trabalho — e você estaria delegando a tarefa a ele.

Aqui estão as etapas principais a serem seguidas ao delegar:

• Identificar quais tarefas delegar
• Selecionar o membro da equipe certo para o trabalho
• Estabelecer expectativas e cronogramas claros
• Fornecer suporte e recursos
• Monitorar sem microgerenciar
• Dar feedback e reconhecimento

Vamos entrar em mais detalhes para preparar você para o sucesso na delegação!

Como Delegar em 6 Passos

Se você precisa de ajuda sobre como proceder com a delegação, siga estes seis passos para começar.

1. Identifique quais tarefas delegar

A primeira chave para delegar é descobrir o que delegar. Aqui está um processo pelo qual você pode passar.

Passos de Ação:

1. Liste todas as tarefas nas quais você gastou tempo no trabalho na última semana.

2. Depois, ao lado de cada tarefa, escreva o seguinte:

   • Esta é uma tarefa que farei novamente (ou foi algo pontual)?
   • Quantas horas esta tarefa levou?
   • É necessário que eu seja a pessoa a concluir esta tarefa (ou outra pessoa também poderia fazê-la)?
   • Eu genuinamente gosto desta tarefa?

3. Em seguida, destaque as tarefas que se encaixam nestes três critérios:

4. Você fará a tarefa novamente.

5. Você não precisa ser a pessoa a realizar a tarefa.

6. Você não gosta genuinamente do trabalho.

Essas são as tarefas para começar a delegar imediatamente.

Aqui está um exemplo hipotético deste processo:

Processo de Delegação de Tarefas

Lista de tarefas que fiz esta semana	Esta é uma tarefa que farei novamente?	Quantas horas esta tarefa levou?	É necessário que eu seja a pessoa a concluir esta tarefa?	Eu genuinamente gosto desta tarefa?
Agendamento de reuniões	Sim	2	Não	Não
Criação de PowerPoint	Sim	4	Não	Sim
Condução de reunião de equipe	Sim	2	Sim	Sim
Coleta de dados	Sim	5	Não	Não
Reserva de local de treinamento	Sim	3	Não	Não
Apresentação de episódio de podcast	Sim	3	Sim	Sim

Assim que esta pessoa hipotética delegar essas duas tarefas, ela terá mais sete horas liberadas a cada semana!

Aqui está um link para essa planilha para que você possa preenchê-la você mesmo. Basta clicar em “arquivo” e depois em “fazer uma cópia”.

2. Selecione os membros da equipe (ou freelancers) certos para cada tarefa

Agora que você sabe quais tarefas delegar, deve descobrir a quem entregá-las.

Se você gerencia uma equipe, certifique-se de delegar a alguém em quem você possa confiar e que tenha as habilidades, a experiência e o interesse necessários na tarefa. Também vale a pena ver se você pode alinhar essa tarefa com os pontos fortes, os objetivos de carreira e a trajetória de crescimento de um membro da equipe.

Lembre-se de que a delegação é uma via de mão dupla e é essencial comunicar-se com sua equipe para entender sua capacidade, interesse e disponibilidade.

Se você é um empreendedor individual, pode encontrar freelancers online para delegar. O Upwork é um ótimo lugar para começar; é um site onde você pode postar sua tarefa e orçamento, e então os candidatos enviarão propostas se estiverem interessados em ajudar.

Passo de Ação: Depois de conhecer as tarefas que deseja delegar, existem dois caminhos para encontrar o candidato certo para o trabalho.

1. Intuição sobre quem é o melhor. Basta olhar para a tarefa e ver quem vem à mente.
2. Adotar uma abordagem mais sistemática.
   1. Liste todos os membros da equipe.
   2. Anote os pontos fortes, pontos fracos e áreas onde cada pessoa deseja desenvolver habilidades.
   3. Veja se você consegue combinar os membros da equipe com as tarefas.

Por exemplo, você pode delegar a tarefa de agendar reuniões.

Considere um membro da equipe que seja logisticamente sólido, confiável e atento. Isso também ajuda a desenvolver suas habilidades de coordenação e gestão de pessoas.

Às vezes, um funcionário é a escolha certa para a delegação simplesmente porque está ansioso para assumir mais responsabilidades para seu desenvolvimento profissional.

Passo de Ação: Sente-se com sua equipe e faça o exercício do Trabalho Alfabeto. Identifique o trabalho A, B, C e D de todos. Você deve assumir tarefas que sejam seu trabalho A e B. Você deve delegar tarefas que sejam seu trabalho C e D e entregá-las a pessoas que considerem essas tarefas como seu trabalho A e B.

Mude a Forma Como Você Delega Tarefas e Faz Sua Lista de Afazeres

Assista ao nosso vídeo abaixo para aprender como parar de fazer “isso” com sua lista de afazeres:

3. Estabeleça expectativas e cronogramas claros

Agora que você sabe quem gostaria que ajudasse na tarefa, entre em contato com essa pessoa. Dependendo da sua cultura de trabalho, pode ser apropriado oferecer a responsabilidade em vez de simplesmente atribuí-la. Mas, de qualquer forma, certifique-se de que ela tenha capacidade para isso e dê a ela a chance de informar o contrário.

Além disso, garanta que esteja cristalino o que você está atribuindo, quais resultados espera e o cronograma para conclusão. Seja específico, mensurável e realista, permitindo o treinamento ou recursos necessários.

Também é bom fornecer contexto, histórico e uma noção do panorama geral.

Passo de Ação: Experimente um aplicativo como o Tango para criar instruções passo a passo para delegar tarefas. Ou um aplicativo de organização de projetos como o Asana e o ClickUp para ajudar você a acompanhar o que foi feito.

Ao delegar a tarefa, certifique-se de incluir as seguintes informações:

• Qual é o trabalho (seja o mais específico possível)?
• Quais resultados você espera?
• Quando você quer que a tarefa seja concluída?
• Existe algo que eles devam saber que possa ajudá-los a concluir a tarefa?
• Por que esta tarefa é importante e como ela se encaixa no panorama geral da equipe/empresa?

4. Forneça suporte e recursos

Quando você concede responsabilidade, você também concede autoridade. Incentive sua equipe a assumir a propriedade de seu trabalho e confie neles para tomar decisões.

Ao mesmo tempo, crie um ambiente de apoio onde eles possam pedir ajuda se necessário.

Existem duas coisas que você pode fazer para criar tal ambiente:

Passos de Ação:

1. Ao entregar a tarefa, forneça a eles qualquer informação que possam precisar e quaisquer recursos ou treinamento que os ajudariam.
2. Deixe claro que você está aqui para ajudar. Convide-os a entrar em contato com perguntas ou se encontrarem algum obstáculo. E considere dizer a eles que você manterá as linhas de comunicação abertas durante janelas de tempo específicas.

Experimente um aplicativo como o Donut para ajudar a automatizar comunicações, como verificar o progresso.

E se você estiver interessado em outras ferramentas de comunicação online, aqui está um artigo que descreve tudo o que você precisa saber.

5. Monitore sem microgerenciar

Embora você queira capacitar os membros da sua equipe para assumirem a propriedade do projeto, você também quer garantir que o projeto esteja no caminho certo.

No entanto, fazer isso sem microgerenciar é uma linha tênue a percorrer, já que o microgerenciamento mina a criatividade² e a produtividade.

A melhor maneira de contornar isso é definir intervalos de check-in onde você se coloca à disposição para perguntas e tem uma noção de qual direção eles estão dando ao projeto para garantir que estejam apontando para o lado certo.

Eu costumava escrever conteúdo para um canal no YouTube e me lembro de um projeto no qual gastei cerca de 30 horas. Terminei pensando que tinha feito um trabalho magistral. Mas quando enviei o roteiro para o meu gestor, fiquei alarmado ao descobrir que tinha escrito sobre um tópico ligeiramente diferente do que ele queria! Desperdicei o dinheiro dele e prejudiquei minha confiança. E isso poderia ter sido evitado se tivéssemos feito um check-in na metade do caminho.

Passo de Ação: Agende reuniões de check-in em intervalos regulares. Isso pode ser uma vez por semana ou uma vez por dia, dependendo do cronograma e da urgência da tarefa.

Nessas reuniões, há duas grandes perguntas para você fazer:

1. “Existe algo surgindo com o qual você precise de suporte?”
2. “Posso ouvir sobre a direção geral do seu projeto, apenas para garantir que você está no caminho certo?“

6. Dê feedback e reconhecimento

A comunicação aberta é a chave para uma delegação bem-sucedida, tanto através do incentivo quanto da criação de uma cultura de feedback durante e após o projeto.

Você vai querer saber como poderia delegar e gerenciar de forma mais eficaz, e os membros da sua equipe vão querer saber o que fizeram bem e o que poderiam melhorar.

Um estudo fascinante³ sugere que quanto mais você delega, mais seus funcionários buscarão feedback. É melhor antecipar-se e criar um espaço de feedback antes que eles precisem pedir por isso.

Passo de Ação: Organize uma reunião de feedback post-mortem depois que seu funcionário concluir a tarefa delegada. Considere estes tópicos:

• Pergunte a eles:
  • “Como foi a tarefa?”
  • “Como você se sentiu em relação à quantidade de suporte que eu forneci?”
  • “Como você se sentiu em relação à frequência com que eu fiz o acompanhamento?”
• Compartilhe com eles:
  • “Aqui está o que eu achei que você fez muito bem.”
  • “É assim que você poderia ter sido mais eficaz na conclusão desta tarefa.”

Os Benefícios de Delegar (& Por Que Você Deve Fazê-lo!)

Agora você tem um modelo de como delegar! Para mais inspiração, você pode gostar de entender como a delegação tornará sua equipe mais eficaz.

Delegar maximiza sua produtividade e qualidade.

A Gallup⁴ entrevistou 143 CEOs da Inc. 500 (as 500 empresas privadas de crescimento mais rápido nos EUA) e descobriu que os CEOs que delegam melhor são mais bem-sucedidos.

Especificamente, eles descobriram que os CEOs que eram melhores em delegar fizeram suas empresas crescerem mais rápido, obtiveram mais receita e criaram mais empregos ao longo de três anos.

Simplificando, gestores que delegam tendem a ver melhores resultados.

E faz sentido. A delegação permite que os gestores distribuam tarefas estrategicamente entre os membros de sua equipe. Os gestores podem liberar seu tempo para focar em tomadas de decisão críticas e atividades de maior valor ao atribuir responsabilidades com base em conjuntos de habilidades.

Isso permite que os gestores realizem mais em menos tempo.

Pense desta forma — imagine que existem dois arquitetos e cada um projeta uma casa.

Um arquiteto planeja o design, reúne os suprimentos e assenta cada tijolo.

O outro arquiteto monta uma equipe onde um trabalhador consegue os suprimentos. Um pedreiro assenta os tijolos. E um carpinteiro martela o telhado. Cada trabalhador faz a tarefa na qual é melhor, enquanto o arquiteto coordena os esforços de todos.

Qual arquiteto você acha que construiria a casa mais rápido? E tão importante quanto, qual casa teria maior qualidade?

Em resumo, delegar é uma ferramenta para ajudar você a alcançar seus objetivos. Se você estiver interessado em focar mais em como definir os objetivos certos e alcançá-los, aqui está um método baseado na ciência que você pode experimentar:

A delegação melhora a colaboração da equipe

A delegação vai além da alocação de tarefas; ela cultiva a colaboração dentro das equipes.

Quando você delega, você está demonstrando confiança em seus funcionários. Você está comunicando que acredita que eles podem fazer um bom trabalho e que você não precisa fazer todas as tarefas sozinho.

Isso constrói um ambiente de confiança, autonomia e engajamento. E sabemos por estudos⁵ que quando os funcionários estão mais engajados, cometem menos erros, faltam menos dias ao trabalho e trabalham de forma mais produtiva.

A delegação catalisa o crescimento pessoal.

A delegação catalisa o crescimento pessoal, beneficiando tanto gestores quanto funcionários.

Ao delegar tarefas, os gestores oferecem oportunidades para os funcionários desenvolverem novas habilidades, expandirem seus conhecimentos e aumentarem sua confiança.

Ao mesmo tempo, quando um gestor delega, ele pode investir mais tempo em seu próprio crescimento, aprimorar suas habilidades de liderança, adquirir novas competências e explorar abordagens inovadoras.

Sem mencionar que delegar é uma prática de liberar o controle e aprender a confiar e treinar os outros. Tudo isso pode ser uma vantagem considerável de crescimento para muitos líderes.

Além disso, quando a Gallup⁶ entrevistou empreendedores, descobriu que os donos de empresas que delegavam melhor esperavam expandir seus negócios mais do que aqueles que não eram bons delegadores. Delegar pode ajudar com sua confiança e visão para criar mais para sua equipe e sua empresa.

Os Maiores Desafios que as Pessoas Têm com a Delegação (& Como Superá-los)

Tudo bem, agora você sabe como delegar. E sabe para quem delegar. E até sabe por que delegar é tão importante.

Mas você ainda pode sentir certa resistência a isso. Vamos revisar os obstáculos internos mais comuns que as pessoas enfrentam ao delegar.

Você tem medo de abrir mão do controle.

Este é um grande obstáculo. Você provavelmente chegou onde está em sua carreira porque faz um ótimo trabalho.

Você é bom no que faz! Por isso, é naturalmente assustador entregar suas tarefas a outras pessoas.

E se eles não fizerem certo? E se eles estragarem tudo?

Eu entendo. Todos nós temos um maníaco por controle dentro de nós.

Mas se você quiser colher os benefícios da delegação, terá que aprender a afrouxar seu controle. Só um pouquinho 🙂

Aqui estão duas dicas para ajudar.

Dica 1: Reconheça que você já delega tarefas o tempo todo

Quando você compra um sanduíche em um restaurante, está delegando a tarefa de cozinhar. Se você anda de Uber, está delegando a tarefa de dirigir.

A maioria dos bens e serviços nos quais você gasta dinheiro é uma forma de delegação.

Você pode ter menos identidade envolvida nessas tarefas, mas reconheça que você já sabe como delegar.

Dica 2: Delegue gradualmente

Se você tem um medo intenso de abrir mão do controle, comece delegando tarefas menores e menos críticas. Você pode começar delegando tarefas administrativas.

À medida que você testemunha resultados bem-sucedidos e constrói confiança nas habilidades dos membros da sua equipe, delegue gradualmente responsabilidades mais significativas — um passo de cada vez.

Você tem medo de sobrecarregar sua equipe.

É comum que gestores resistam a delegar porque não querem sobrecarregar sua equipe. Este é um medo compreensível e, em última análise, vem de um lugar de empatia e cuidado.

Superar esse medo envolve comunicação eficaz, compreensão da capacidade de carga de trabalho e construção de confiança dentro da equipe. Aqui estão algumas estratégias para lidar com esse medo:

Dica 1: Tenha uma conversa sobre a capacidade deles

Uma opção é dar aos membros da sua equipe uma saída quando você lhes der uma tarefa.

Se você delegar uma tarefa, abra um diálogo para ver se ela cabe na carga de trabalho deles. E dê a eles a opção de dizer não ou de retirar um trabalho pré-existente de suas mãos.

Dica 2: Deixe claro que você quer ajudar

Também será útil se eles souberem que você quer ajudar. Dessa forma, seus funcionários não sentirão que você jogou uma tarefa enorme sobre eles e os abandonou.

Quando eles souberem que podem recorrer a você com perguntas ou desafios, se sentirão mais empoderados e menos sobrecarregados.

Dica 3: Onde mais você sente que está ultrapassando os limites dos outros?

Seu medo de sobrecarregar sua equipe pode ser independente da delegação. Pode valer a pena investigar onde mais você tem medo de pedir o que deseja por causa de como isso impactará a outra pessoa.

Isso aparece em seu relacionamento amoroso? Com seus amigos?

Isso pode ajudar a abrir um caminho para o crescimento pessoal e relacional.

Você se identifica como a pessoa que faz tudo.

Muitos indivíduos bem-sucedidos se identificam como “aquele que faz tudo”. Eles se orgulham de serem altamente autossuficientes. E essa atitude provavelmente os levou até onde estão em suas carreiras.

Mas eles precisarão de mais tempo para chegar ao próximo nível. Identificar-se como a pessoa que tem que fazer tudo coloca um teto no crescimento da sua equipe. Além disso, pode levar ao esgotamento e reduzir a eficiência.

Embora essa identidade tenha servido incrivelmente bem até agora, a única maneira de chegar ao próximo nível é fazer as coisas de forma diferente.

Aqui está como abordar esta questão:

Dica 1: Tenha clareza sobre como esse hábito está impactando você

Escreva uma lista de todas as maneiras pelas quais “fazer tudo” serviu a você. Depois, liste como “fazer tudo” está impedindo seu progresso.

Dica 2: Quais são suas deficiências?

Escreva uma lista de suas fraquezas.

Depois, escreva quais membros da equipe têm pontos fortes que complementam suas fraquezas. Por exemplo, você pode às vezes se sentir desorganizado, mas a Betty é uma mestra da organização.

Então, pense em quanto melhor o trabalho será feito quando sua equipe cobrir suas fraquezas.

Dica 3: Identifique-se com sua equipe, não apenas consigo mesmo

Digamos que a Betty seja uma mestra da organização, enquanto você é desorganizado.

O Chris é um redator genial, enquanto suas habilidades verbais são limitadas.

E o Terry tem habilidades incríveis de estética e design, enquanto seu gosto não é cultivado.

Mas digamos que você seja um mestre estrategista, e a tomada de decisão é onde você brilha.

Pense em quão superior sua equipe será quanto mais a Betty organizar, o Chris escrever, o Terry projetar e você criar estratégias (em oposição a uma equipe onde você organiza, escreve, projeta e cria estratégias).

Assim como qualquer equipe de super-heróis (pense nos Vingadores ou Guardiões da Galáxia), todos na sua equipe têm pontos fortes únicos. E quanto mais tempo de sua vida profissional eles passarem expressando esses pontos fortes, mais forte sua equipe se tornará.

Mesmo que seu escopo de trabalho diminua, sua equipe se destaca como uma unidade forte e coesa. Quando você se identifica com sua equipe, você vai querer delegar mais.

Dica 4: Aproveite o tempo economizado

Cada vez que você delegar uma tarefa, estime quanto tempo isso economizará para você. Então, aprecie quanto mais você pode realizar com essas horas de volta.

3 Estilos Diferentes de Delegação

Existe uma gama de estilos de delegação dependendo de quão colaborativo ou instrutivo você escolhe ser. Observe os três tipos a seguir e veja com qual você mais se identifica.

Delegação diretiva (Também conhecida como O Chefe com Iniciativa)

O Que Eles Fazem:

Neste estilo, o gestor fornece instruções claras e define especificamente as responsabilidades dos subordinados que recebem a tarefa. O gestor declarará explicitamente suas expectativas, prazos e resultados desejados.

Como Eles se Beneficiam:

Isso pode ser eficaz quando as tarefas são urgentes, há pouco espaço para erros ou quando a pessoa delegada é inexperiente no trabalho.

No Que Eles São Ruins:

A delegação diretiva pode ser vista como microgerenciamento ou falta de confiança nas capacidades do membro da equipe. Pode limitar a criatividade e a iniciativa do funcionário que assume a tarefa.

Delegação participativa (Também conhecida como O Colaborador)

O Que Eles Fazem:

Aqui, o gestor envolve o delegado na determinação de como a tarefa ou responsabilidade será gerenciada. Isso pode incluir tomada de decisão conjunta, sessões de brainstorming ou planejamento colaborativo.

Como Eles se Beneficiam:

Este estilo aumenta a adesão e o comprometimento dos membros da equipe, permite criatividade e perspectivas variadas, e muitas vezes leva a melhores soluções ou processos devido à contribuição colaborativa.

No Que Eles São Ruins:

Pode consumir mais tempo do que a delegação diretiva e pode não ser adequado para todas as tarefas ou cenários.

Pode haver algumas tarefas ou cenários onde o foco é menos na colaboração e no crescimento do funcionário e mais em apenas realizar o trabalho da forma mais clara e rápida possível.

Delegação laissez-faire (Também conhecida como O Empoderador)

O Que Eles Fazem:

Aqui, o gestor fornece uma meta ou objetivo amplo, mas permite que os membros da equipe decidam sobre os métodos, processos e recursos para alcançá-lo. Este estilo deposita muita confiança e responsabilidade no delegado.

Como Eles se Beneficiam:

Delegar desta forma pode levar a alta criatividade, inovação e satisfação no trabalho. Pode ser altamente motivador para membros da sua equipe que prosperam com autonomia.

No Que Eles São Ruins:

Pode ser arriscado se o membro da equipe não estiver adequadamente preparado e qualificado. Sem pontos de verificação claros ou mecanismos de feedback, este método pode levar a resultados que se desviam das expectativas.

Mude a Forma Como Você Delega Tarefas e Faz Sua Lista de Afazeres

Assista ao nosso vídeo abaixo para aprender como parar de fazer “isso” com sua lista de afazeres:

Pontos Importantes sobre Como Delegar

Delegar é uma arte, não uma ciência.

Envolve comunicar suas expectativas, confiar nas pessoas para tomar decisões e permitir que elas tenham o suporte necessário para entregar de forma eficaz. Não é uma habilidade fácil, mas uma vez que você a domine, você empoderará sua equipe e economizará horas por semana.

Se você está pensando em aprimorar suas habilidades de delegação, considere estas dicas:

• Identifique quais tarefas delegar listando seus trabalhos, observando quais são tarefas rotineiras, quais são as tarefas que mais consomem tempo, quais não exigem necessariamente que você as faça e quais você não gosta.
• Selecione o membro da equipe certo para o trabalho pensando nos pontos fortes, pontos fracos e áreas em que os membros da equipe desejam crescer, mapeando isso nas tarefas disponíveis.
• Estabeleça expectativas e cronogramas claros para garantir que você e sua equipe estejam na mesma página.
• Forneça suporte e recursos tanto antecipadamente quanto durante todo o processo.
• Monitore sem microgerenciar estabelecendo reuniões de check-in para garantir que o projeto esteja indo na direção certa.
• Dê feedback e reconhecimento para aprender como melhorar na próxima vez e incentivar os membros da sua equipe.

Lembre-se de que a delegação exige prática, então confie no processo e não desista. É hora de dominar a arte da delegação e levar sua produtividade para o próximo nível!

Se você estiver interessado em outras formas de empoderar sua equipe, você pode gostar deste artigo sobre como construir uma equipe baseada em pontos fortes.

Referências

Footnotes (6)

1. gsb.stanford.edu ↩

2. ncbi.nlm.nih.gov ↩

3. ncbi.nlm.nih.gov ↩

4. forbes.com ↩

5. hbr.org ↩

6. news.gallup.com ↩