Como dar as boas-vindas a um novo funcionário na equipe (de forma incrível)

Você está se preparando para contratar novos talentos? Aqui estão algumas ideias de como você pode dar as boas-vindas aos novos funcionários para que eles se sintam valorizados no (e antes do) seu primeiro dia.

O primeiro dia em um novo emprego pode ser cansativo e estressante. Há muitos nomes e rostos novos para aprender, uma lista de novas responsabilidades e um ambiente desconhecido para explorar.

Quando sua equipe estiver recebendo um novo membro, pense no que você pode fazer para ajudá-lo a superar o nervosismo do primeiro dia e deixá-lo animado para começar. Veja como…

Por que é importante dar as boas-vindas aos novos funcionários?

É importante dar as boas-vindas a um novo funcionário para que ele esteja animado para se juntar à sua equipe e equipado para mergulhar no trabalho.

Um bom onboarding de funcionários demonstrou melhorar a retenção em 82% e a produtividade em mais de 70%—preparar seus funcionários para se destacarem em seus trabalhos começa antes mesmo de eles pisarem no escritório.

Ao dar as boas-vindas a um novo funcionário, pense no que você pode fazer para ajudar a acalmar os nervos dele, deixá-lo a par dos projetos em que trabalhará e expressar que você está feliz por ele se juntar à equipe.

Mesmo para equipes remotas, é importante deixar seu novo contratado saber que você está animado para trabalhar com ele e reconhecer o talento que ele traz para a mesa.

Como dar as boas-vindas a novos funcionários

Existem tantas maneiras de ajudar seu novo funcionário a se sentir bem-vindo. Aqui estão algumas ideias que você pode usar como inspiração.

Dica: Muitas pessoas não gostam de ser colocadas em evidência e solicitadas a falar para uma multidão de novos colegas. Evite coisas que coloquem o foco excessivo no seu novo contratado e, em vez disso, pense em maneiras de criar espaços onde todos trabalhem para construir relacionamentos de via dupla.

Envie-lhes um documento de plano de ação

O documento de plano de ação permite que eles saibam como será o processo de onboarding. Envie o documento alguns dias antes do dia de início no escritório e tente torná-lo o mais abrangente possível.

Aqui estão algumas coisas para incluir no documento:

• Indique claramente a data de início e dê a eles uma ideia do cronograma para o primeiro dia de trabalho.
• Informe-os com antecedência sobre quaisquer treinamentos ou eventos sociais que você deseja que eles participem—especialmente os membros da equipe mais introvertidos costumam achar útil poder se preparar mentalmente com antecedência para eventos sociais.
• Defina metas para os primeiros 30, 60 e 90 dias.
• Compartilhe as políticas da empresa, como código de vestimenta, código de conduta do funcionário, etc.
• Envie links para as contas que você vai ajudá-los a configurar (por exemplo, Slack, ferramentas de gerenciamento de projetos ou contas de e-mail específicas da empresa).
• Descreva em quais projetos eles trabalharão, com quem colaborarão e em que estágio o projeto se encontra.
• Dê a eles uma pequena introdução aos membros da equipe que eles conhecerão.
• Considere incluir a foto de perfil de todos para que o novo membro da equipe possa começar a conectar rostos e nomes.
• Compartilhe informações de contato do líder da equipe, recursos humanos e seu “parceiro de escritório” (buddy). (Mais sobre parceiros de escritório em um momento!)
• Links para documentos da empresa, como o manual do funcionário, pacote de benefícios ou outros documentos que possam ajudá-los.
• Informe-os se houver alguma papelada que eles precisarão preencher no primeiro dia e, em caso positivo, quais documentos, como identidade emitida pelo governo ou CPF, eles devem levar para o escritório.

Pense neste documento como um “guia completo” para as primeiras semanas. Elimine o máximo de mistério possível do processo de onboarding.

Ofereça almoço ou sobremesa

Oferecer um almoço dá a você a chance de apresentar seu novo funcionário a outros membros da equipe ou, dependendo do tamanho da empresa, a toda a empresa. Considere enviar uma mensagem a todos os convidados lembrando-os de que o objetivo deste momento é conhecer o novo membro da equipe.

Aqui está um exemplo de como isso poderia ser:

“Olá, equipe! Estamos animados em dar as boas-vindas a [nome do funcionário] à nossa equipe de [nome do departamento] hoje. Em comemoração à sua chegada, vamos almoçar na sala de convivência. Por favor, usem isso como uma oportunidade para desfrutar de uma boa comida e se apresentarem ao nosso mais novo membro da equipe!”

Depois, faça o seu melhor para passar um tempo com o novo contratado e apresentá-lo aos seus novos colegas. Incentive as pessoas a evitarem “falar de trabalho” e se concentrarem em construir relacionamentos uns com os outros como indivíduos.

Aqui estão algumas perguntas que você pode fazer para ajudar a construir relacionamentos com outras pessoas no trabalho:

• Qual é a sua coisa favorita a fazer depois que você “encerra o expediente”?
• O que o levou a esta área? (Embora seja relacionado ao trabalho, vai além do cargo e ajuda você a conhecer seu colega de forma mais profunda.)
• Você viu aquele jogo de basquete ontem à noite?
• Fez algo emocionante no fim de semana?
• O que é algo que acontece com frequência na vida que te faz feliz?

Equipes remotas podem ter mais dificuldade em construir relacionamentos. Esses tipos de encontros informais são difíceis de facilitar quando todos estão a quilômetros de distância. Tente pedir almoço por delivery para a casa de todos e, em seguida, organize uma chamada informal pelo Zoom.

Dica Pro: Se você estiver lidando com um onboarding remoto, peça a toda a equipe para enviar uma breve introdução—você não quer que seu novo contratado seja o único a se apresentar, pois isso pode ser estranho. Você também pode enviar um questionário com algumas perguntas sobre a função de cada indivíduo na equipe e algumas perguntas mais leves para se conhecerem, focando em curiosidades divertidas para ajudar a construir relacionamentos!

Convoque uma reunião de equipe

Uma reunião de equipe é uma recepção um pouco mais profissional e pode ajudar o novo contratado a saber qual é a função de cada pessoa. Peça para as pessoas se apresentarem, dizerem como contribuem para a equipe e algo sobre si mesmas.

Aqui estão algumas ideias de perguntas que você pode pedir para cada pessoa responder na reunião:

• Qual é o seu nome e função na empresa?
• Há quanto tempo você está na empresa?

E então escolha um ou dois quebra-gelos divertidos:

• Se você tivesse um dia inteiro sem tarefas ou responsabilidades, como o passaria?
• Qual foi a melhor refeição que você já comeu?
• Qual é a palavra que descreve como você está se sentindo em relação ao próximo ano?
• Para onde você já viajou e adoraria voltar?
• Qual é um fato sobre você que surpreende as pessoas?

Se você estiver procurando inspiração para uma pergunta divertida para se conhecerem, confira estes quebra-gelos para reuniões.

Dependendo do tamanho da sua empresa, você pode optar por ter a equipe principal do novo contratado, todo o departamento ou toda a empresa participando desta reunião.

Prepare a mesa deles

Antes que o novo membro da equipe chegue para trabalhar, certifique-se de que sua mesa ou escritório tenha sido limpo pelo usuário anterior. Imagine como seria estranho se eles abrissem a gaveta apenas para encontrar o lixo do membro anterior da equipe.

Em vez de deixá-la completamente vazia, considere adicionar alguns toques de cor com um cartão de boas-vindas (mais sobre isso em um momento) ou até mesmo um balão ou dois—se eles parecerem o tipo de pessoa que apreciaria isso.

Se você estiver recebendo um membro da equipe remota, considere usar um criador de cartões online. Você pode até adicionar música de fundo!

Designe um “parceiro de escritório” (buddy)

O primeiro dia em um novo emprego é inevitavelmente um pouco cansativo, mas um parceiro de escritório pode ajudar a remover parte dessa pressão e estresse, pois o novo funcionário tem a chance de se sentar com uma pessoa e conhecê-la um pouco melhor.

Considere apresentar seu novo contratado a alguém de um departamento diferente—isso pode facilitar a realização de perguntas sobre as pessoas e a dinâmica interpessoal.

Certifique-se de que o funcionário antigo esteja disposto a ajudar o novo contratado enquanto ele se aclimatiza à empresa. Seria desanimador se o novo funcionário fosse ignorado pelo seu novo parceiro antes mesmo de tomar a primeira xícara de café.

Dê-lhes um kit de boas-vindas (swag bag)

Muitas empresas têm seus próprios brindes personalizados, mas mesmo que você não tenha, considere o que você pode presentear seu novo funcionário que o ajudará enquanto trabalha com você.

Uma sacola de presentes com um caderno, canetas, notas adesivas, uma agenda, uma caneca de café e uma nota de boas-vindas pode ser uma maneira atenciosa de deixar seu mais novo membro da equipe saber que você está feliz em tê-lo.

Para equipes remotas, considere enviar um pacote programado para chegar no dia ou antes do primeiro dia do seu novo funcionário.

Mensagens de boas-vindas para novos funcionários

Uma mensagem calorosa de boas-vindas pode fazer toda a diferença. Pode ser uma carta escrita à mão em sua mesa, um e-mail ou uma mensagem no Slack.

Não precisa ser longa ou cobrir tópicos sérios do local de trabalho, já que você já enviou o documento de onboarding. Em vez disso, escreva uma nota atenciosa e calorosa que os deixe saber que você está feliz por eles estarem lá e ansioso para trabalhar com eles.

Aqui estão alguns exemplos de mensagens de boas-vindas, mas certifique-se de adaptá-las ao tom específico da sua empresa e ao funcionário que você acabou de contratar!

Mensagens de boas-vindas entusiasmadas:

1. Bem-vindo(a) à equipe, [nome do funcionário]. Estamos muito animados em ter você aqui e ansiosos pelo trabalho que vamos realizar juntos.
2. A [nome da empresa] tem muita sorte de ter um(a) funcionário(a) esforçado(a) como você se juntando à nossa equipe! Mal posso esperar para ver o que realizaremos juntos nos próximos meses e anos.
3. Parabéns por se juntar à equipe! Aqui na [nome da empresa], temos muito orgulho em trabalhar com os melhores dos melhores—exatamente como você. Esperamos que você tenha um ótimo primeiro dia e, por favor, não hesite em entrar em contato se tiver alguma dúvida.
4. As mais calorosas boas-vindas, [nome do funcionário]. Não poderíamos estar mais animados em ter você aqui. Esperamos que você adore trabalhar ao lado de outros indivíduos enérgicos, criativos e inovadores que fazem desta empresa o que ela é.
5. Estamos muito animados em ter você aqui, [nome do funcionário]. Achamos que você se encaixará perfeitamente em nossa equipe de pessoas que valorizam a colaboração, a inovação e o trabalho duro!

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Mensagens de boas-vindas para contratações experientes:

11. Estamos muito felizes por você ter se juntado à nossa equipe, [nome do funcionário]. Seus anos de experiência serão muito valiosos, mal podemos esperar para ouvir suas percepções enquanto você se estabelece nesta posição.
12. Caro(a) [nome do funcionário], estamos muito felizes que alguém com seu talento e entusiasmo esteja se juntando à nossa equipe. Juntos, com certeza alcançaremos novos patamares.
13. Bem-vindo(a) à [nome da empresa]. Sua trajetória e experiência realmente se destacaram para nós durante todo o processo de contratação e estamos muito felizes por você ter escolhido aceitar nossa oferta e se juntar à equipe.
14. Bem-vindo(a)! Nossa equipe de contratação fez um trabalho incrível ao encontrar você. Mal podemos esperar para ver como seu talento e experiência elevarão nossa equipe a novos patamares.
15. Caro(a) [nome do funcionário], a equipe de contratação fez um trabalho incrível ao encontrar você. Acreditamos que sua experiência única realmente nos ajudará a alcançar novos patamares.

Mensagens de boas-vindas para contratações menos experientes:

21. Parabéns pela nova posição! Sua disposição para aprender e sua resolução criativa de problemas realmente se destacaram para nós e estamos felizes em tê-lo(a) conosco. Por favor, entre em contato se tiver alguma dúvida.
22. Caro(a) [nome do funcionário], você é um grande trunfo para esta equipe e estamos ansiosos para ouvir suas percepções criativas e sua perspectiva renovada.
23. Você é uma adição incrível à equipe! Mal podemos esperar para começar a trabalhar juntos e acreditamos que você será um recurso valioso para o trabalho que estamos realizando.
24. Bem-vindo(a) à [nome da empresa]. Quando começamos a procurar alguém para preencher esta posição, queríamos muito encontrar um indivíduo apaixonado e dedicado—e achamos que você é o ajuste perfeito!

Mensagens de boas-vindas de congratulações:

29. Parabéns por se tornar parte da equipe! Estamos honrados em ter alguém como você se juntando a nós e ansiosos para conhecê-lo(a) e trabalhar ao seu lado.
30. Parabéns e bem-vindo(a) a bordo! Estamos ansiosos para ver as maneiras como você nos desafiará e nos ajudará a pensar fora da caixa.
31. Parabéns por se juntar à equipe! Você se destacou entre dezenas de candidatos qualificados por causa do seu coração em ajudar as pessoas e sua paixão em ver o mundo se tornar um pouco melhor a cada dia. Mal podemos esperar para realizar grandes coisas juntos.

Mensagens de boas-vindas com um lembrete para pedir ajuda quando necessário:

34. Estamos felizes em ter você conosco, [nome do funcionário]. Esperamos que você tenha uma transição tranquila para sua nova função—por favor, entre em contato com qualquer dúvida que tiver.
35. Bem-vindo(a)! O primeiro dia em um ambiente novo pode ser um pouco cansativo, então, por favor, deixe-nos saber se tiver alguma dúvida. Estamos muito animados em ter você conosco.
36. Parabéns! Desde que conhecemos você, esperávamos que se juntasse à nossa equipe e estamos muito animados que hoje seja esse dia. Por favor, entre em contato se houver algo que possamos fazer para ajudar a transição a ocorrer sem problemas.

Conclusões

O primeiro dia de um funcionário pode ser estressante e cansativo. Faça o seu melhor para apresentá-lo aos outros, deixe-o saber que você está feliz por ele estar lá e esteja disponível para responder a quaisquer perguntas que ele possa ter.

Aqui estão algumas coisas para lembrar ao dar as boas-vindas a um novo colega na equipe:

• Tanto quanto possível, tente não torná-lo o centro das atenções, pois isso pode ser estressante e cansativo para muitas pessoas. Em vez disso, crie espaços onde toda a equipe compartilhe um pouco sobre si mesma.
• Considere fazer algo divertido e festivo, como decorar a mesa dele, montar um kit de boas-vindas ou escrever uma carta de boas-vindas para ajudá-lo a ver como você está animado por tê-lo conosco.
• Desmistifique o processo de onboarding entregando o documento de plano de ação antes de ele chegar ao escritório, para que ele tenha uma ideia de como será o primeiro dia com antecedência.
• Escreva uma nota atenciosa lembrando-o de que você reconhece suas habilidades e está animado para trabalhar com ele.

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